CÓDIGO

PROCEDIMIENTO DE
COMUNICACIÓN EXTERNA E Versión:
INTERNA Fecha:
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Elaborado por: Omar De La Cruz S. Revisado Por: Pablo Avendaño Aprobado por: Ricardo De La Cruz Silva

PROCEDIMIENTO
DE COMUNICACIÓN
E INTERNA
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OBJETIVO
El objeto del presente procedimiento es establecer un sistema de comunicación eficaz, tanto
externa como interna, con las partes afectadas que aseguren la inocuidad, legalidad y calidad de
los alimentos.

RESPONSABILIDADES

- Implementar el presente procedimiento para comunicación interna y externa,

GERENCIA
que asegure la inocuidad, legalidad y calidad de los alimentos.
LIDER DE
- Implementar el procedimiento de comunicación interna y externa. Verificar la
INOCUIDAD eficacia del sistema de comunicación.
EQUIPO DE
- Asegura que la información generada en la comunicación interna se incluye en
INOCUIDAD el SSLC.
TODO EL PERSONAL - Participan en la comunicación interna y externa (cuando proceda).

DESARROLLO
Sistema de Comunicación

Toda comunicación que se realice en Inca Mystic Grain S.A.C, tanto interna como externa, debe
tener evidencia de su realización. En caso de que dicha comunicación sea verbal o escrita en
formato libre, ésta quedará registrada en el formato de Comunicación en el que se detalla:

 Tipo de comunicación. Interna (procedente del personal de la organización) o Externa

(procedente de personal ajeno a la organización), así como si es verbal o escrita.
 Persona que realiza la comunicación.
 Fecha en la que se realiza.
 Destinatario. A quien va dirigida.
 Motivo de la comunicación.
 Documentos asociados.
 Fecha en la que el destinatario recibe la comunicación.
 Firma del destinatario como señal de recibo.
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Comunicación Externa

Inca Mystic Grain S.A.C establece su sistema de comunicación externa de manera que esté
disponible la suficiente información sobre los temas que conciernen a la inocuidad de los alimentos.
Esta comunicación externa se mantiene con:

 Proveedores y subcontratistas. Se informa mediante comunicación verbal o escrita a los

mismos de las condiciones en las que tienen que suministrar la materia prima o realizar ciertos
procesos subcontratados, según el caso, mediante manuales de buenas prácticas, además de
indicar las normas higiénicas para cuando se encuentran en las instalaciones de Inca Mystic
Grain S.A.C
 Clientes y consumidores. Se les informa de las condiciones de uso, almacenamiento y
caducidad a través de la etiqueta del producto. Además se pone a su disposición un número
de atención al cliente para recoger quejas o sugerencias. El departamento comercial se
encarga de recoger los contratos de los clientes y atender sus pedidos.
 Autoridades legales y reglamentarias. Inca Mystic Grain S.A.C, en cumplimiento de todos los
requisitos legales que involucran al producto, pone a disposición de las autoridades legales y
reglamentarias la documentación necesaria para el cumplimiento de los mismos. Además, en
caso de emergencia alimentaria, se establecerá comunicación telefónica directa con las
autoridades competentes en materia de inocuidad o salud pública.
 Otras organizaciones que afectan a, o serán afectadas por, la eficiencia o la actualización del
SSLC.

Inca Mystic Grain S.A.C mantiene registro de todas las comunicaciones que se realizan con otras
organizaciones de la cadena alimentaria.
El Líder de Inocuidad de los alimentos es el encargado de comunicar externamente cualquier
información concerniente a la inocuidad, legalidad y calidad de los alimentos.
La información obtenida a través de comunicación externa es incluida como elemento de entrada
para la actualización del sistema y la revisión por la dirección de lo cual queda constancia en la
Minuta de Revisión por la Dirección.

Comunicación Interna
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En Inca Mystic Grain S.A.C se ha establecido un sistema de comunicación interna eficaz sobre
cuestiones que afectan a la inocuidad de los alimentos. Debe informarse al equipo de la inocuidad
de los alimentos de los cambios que se llevan a cabo en la empresa relativos a:

 Productos o nuevos productos

 Materias primas, ingredientes y servicios
 Sistemas y equipos de producción
 Instalaciones de producción, ubicación de los equipos, entorno circundante
 Programas de limpieza y desinfección
 Sistema de embalaje almacenamiento y distribución
 Niveles de calificación del personal y/o asignación de responsabilidades y autorizaciones
 Requisitos legales y reglamentarios
 Conocimientos relativos a los peligros para la inocuidad alimentaria y las medidas de control
 Requisitos del cliente, del sector y otros requisitos que la organización tiene en cuenta
 Consultas pertinentes de las partes interesadas externas
 Quejas indicando peligros relacionados con la inocuidad de los alimentos, asociados al
producto
 Otras condiciones que tengan un impacto en la inocuidad de los alimentos

Adicionalmente, el Líder de Inocuidad elabora comunicados en formato libre (marcada como

comunicación interna) que pone a disposición de todo el personal en los lugares que proceda;
comedor, zona de producción, almacén, oficinas, tableros, etc.

Toda información es compilada por el equipo de inocuidad de los alimentos y es incluida en la

actualización del SSLC y como elemento de entrada en la revisión por la dirección de lo cual
queda constancia en la Minuta de Revisión por la Dirección.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Formato de Comunicación R-xxxx
- Acta Revisión por la Dirección, R-xxxx
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5. CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Motivo del Cambio Fecha de Cambio

00 Documento inicial Octubre 2016