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CLASIFICACION DE EVENTOS
INSTRUCTOR
FRANCISCO PAEZ
ÁREA TÉCNICA
SENA C.T.A
CENTRO DE TECNOLOGÍAS AGROINDUSTRIALES
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
CARTAGO VALLE
2014
TIPOS DE
EVENTOS
ACTIVACIÓN DE MARCA
CUADRO COMPARATIVO
Clase Nombre del Concepto Objetivo Publico Tipo
Evento
Seleccionar y preparar a
los deportistas que
representan al país en
Deportivo Juegos Deportivos Es un evento multideportivo y se le competiciones o eventos General Público
Nacionales de denomina como el máximo evento internacionales en las
Colombia deportivo del país y se realizan en categoría diferentes modalidades.
abierta cada cuatro años desde 1968.
Atletismo
Baloncesto
Béisbol
Bolos
Boxeo
Ciclismo
Futbol
Gimnasia
Deportes
acuáticos.
El objetivo de la Feria
consiste en generar el
acercamiento entre
Europa que aporta
tecnologías más
eficientes para el
negocio e inversión y
Latinoamérica que
ofrece conocimiento,
talento.
Festival folclórico y
reinado nacional
del bambuco.
Este evento, que congrega cientos de
grupos del nivel nacional e internacional, y
a miles de espectadores en la ciudad de
Manizales, se celebró por primera vez en
1968 y fue presidido por Miguel Angel
Asturias. Múltiple y diverso, el Festival ha
acogido las más diferentes propuestas de
todas las provincias, propiciando la Responde a la necesidad
controversia y el intercambio de trabajos de los autores,
escénicos y planteamientos teóricos, que intérpretes y aficionados
han enriquecido el ya dinámico quehacer de contar con un espacio
artístico de los realizadores del gesto que fortalezca los valores
teatral. musicales y los proyecte
más allá del ámbito
regional.
Festival del mono
Núñez.
Festival de teatro
en Manizales.
Festival Petronio
Alvares de Cali.
Festival
internacional de
música popular
amazonense.
Reinado nacional
de Belleza
11 de
Noviembre
General Público
Declaración de la
independencia
absoluta de
España
ASPECTOS PARA REALIZAR EVENTOS
Establezca objetivos claros: Cuanto más sepa acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo
será lograrlo. ¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar
información o venderles un producto?
Elija el lugar adecuado: Determine primero qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se
realizará el evento, localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico.
Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones del evento en orden de prioridad, le permitirá estar
enfocado a la hora de elegir. Visite personalmente los sitios antes de tomar la decisión.
Fije la fecha: Dependiendo del propósito del evento, existen numerosos factores a considerar, (época mas
conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas, clima) ser
flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del sitio y otros costos.
Haga un presupuesto: Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino
apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos
similares y haga una proyección realista.
Planee como usará el espacio: La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo
organizar el salón. Tenga en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento (foro,
conferencia, panel).
DIFUSIÓN
El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre esos objetivos sin lugar a
dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público potencial. Para lograr esto, es necesario
trabajar durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a la audiencia objetivo y les
interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga.
En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y que responda una serie de interrogantes que van a definir el
interés o no del posible asistente a nuestro evento: Las 5 W
What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el nombre y sus contenidos.
Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, coordinadores, etc.
Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura.
When / Cuándo: la fecha y duración del evento.
Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión.
Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben
sobre el evento.
Correo Electrónico: Si se cuenta con una base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto
alcance a muy bajo costo.
Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar el evento en las redes
sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube.
Correo Directo: Confección de Folleto informativo o “Anuncios” previos al evento y envío por correo postal. Este
medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que se debe diseñar e imprimir y luego hacer envío por correo postal
para que llegue a los domicilios de la base de datos.
Ayudas audiovisuales: Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas
audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y
adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo.
Alimentación: Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes.
Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y
logísticas, entre un buffet o un servicio regular. Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien
diferente al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso.
Facilite el registro de su evento: Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio
del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y
responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención.
Atención: Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos
como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para
los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores.
La relación que existe es secuencial ya que la interacción de estos aspectos entre si son la clave para realizar un
evento con excelentes resultados.
LOS EVENTOS COMO ESTRATEGIA PARA PROMOVER LA IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA
Existen múltiples acontecimientos para promover la identidad corporativa de una empresa, entre ellas las
siguientes:
La Etiqueta Social: Son todas aquellas reglas del decoro que gobiernan y guían el comportamiento humano.
Sugerencias que contribuyen a desarrollar en nosotros un sentido de los buenos modales, principalmente la
consideración y el respeto que deben ser practicados por todos los seres humanos para poder vivir armoniosamente.
Etiqueta Empresarial: Es que tengan los trabajadores y empleadores un buen desempeño social, ese será el punto
clave para competir entre las empresas, la educación, el buen trato, la amabilidad, la caridad humana... aspectos que
redundarán de manera positiva, porque no sólo conseguirán clientes fieles, sino también el logro de las metas propuestas
Además de los bueno modales, existen reglas que serán de mucha utilidad dentro de las empresas:
1. Empleados Honestos. Empezando desde el jefe, es lo primordial, lo más importante dentro de una empresa y de ésto
depende en gran parte el buen funcionamiento de la misma.
2. Puntualidad: Se es o no se es puntual, en éste punto, el más o menos o el quizá no tiene cabida y dentro de una
empresa, el ser impuntual puede perjudicar a todo el entorno, las excusas están vetadas, si existe impuntualidad se
represan cartas, documentos, llamadas, etc.
3. La Discreción: Es quizá uno de los aspectos más relevantes dentro de una empresa, discreción igual a prudencia,
cuando hacemos parte de una empresa debemos ser éticos y discretos ante todo y con todo lo que ocurra dentro de la
empresa, es saber guardas los secretos o problemas no sólo de orden personal, sino también todo lo referente a los
negocios.
4. Respeto: Si no respetamos nadie nos respetará. Dentro de las empresas existen cargos desde el más alto hasta el
inferior, no debería existir discriminaciones, todos están con el mismo fin, trabajar para conseguir un sustento familiar y
nadie es más que otro, pero si con cargos diferentes o circunstancias diferentes, pero a todas las personas se las debe
tratar en igualdad de condiciones.
5. Amabilidad: La amabilidad no es igual a lambonería, una persona amable es sincera y ésta es la clave para que las
empresas y las personas escalen peldaños, no hay nada más agradable que ingresar a una oficina y ser recibida con una
sonrisa, unos ojos amables y un saludo afectuoso, de seguro que traerá muchos más clientes de los que tiene.
6. Positivismo: Las empresas están llenas de personas tóxicas que a cada momento se quejan de todo, influyen para
que las relaciones se dañen, todo está mal, éstas personas negativas no son útiles en una empresa, lo que se requiere
es de personas con actitud positiva, con mentes abiertas, que sean capaces de enfrentar cualquier problema con
decencia, que al momento de una situación difícil, como es el caso de lidiar con clientes molestos tengan una buena
actitud, el positivismo está cogido de la mano con la amabilidad y es una de las herramientas más valiosas cuando tienen
a su cargo la atención al cliente.
7. Comunicación: Si no existe comunicación entre jefes y compañeros, las empresas seguirán como una rueda suelta,
éste aspecto tan fundamental puede impedir que haya progreso empresarial.
8. La Imagen: Es la pieza clave dentro de una organización, una imagen pulcra será la buena impresión que se lleven
los clientes de una empresa, así como una mala imagen será recordada por años. La imagen no sólo está enfocada en lo
visible, sino también en lo que proyecten los funcionarios.
9. La Elegancia: Los empleados deben recordar que son la imagen de una empresa, hay muchos errores que comenten
al momento de vestir, la apariencia personal será siempre agradable a los ojos de los demás, no es sólo portar un
vestido, es vestirse con discreción, sumado a un excelente comportamiento social.
10. Lenguaje Verbal: No sólo es saber hablar, es nuestro tono de voz, el vocabulario, lo que expresamos con nuestras
palabras.
Si tienen en cuenta todos los anteriores aspectos, pueden generar un excelente ambiente laboral.
ESTRATEGIAS PARA LA COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN DE EVENTOS
Redacción y envío de gacetillas y material a la prensa (digital, gráfica, audiovisual) para que publiquen el evento
Envío de nuevas gacetillas con actualización de las novedades del evento (mensual o semanal si falta poco
para la reunión)
Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios
Invitaciones personales a la prensa especializada (al evento y, si los hubiera, a eventos particulares para la
prensa)
Entrevistas a los organizadores, oradores e invitados especiales
Armado de un diario interno del evento, con notas y entrevistas especialmente realizadas, y difusión gratuita del
mismo, entre los asistentes.
Organización de una conferencia de prensa (durante o después del evento)
Publicación de las conferencias post evento
Realización del clipping (un resumen de las publicaciones en los distintos medios)
Es importante controlar las publicaciones y medir sus repercusiones, para poder ir mejorando la estrategia de
difusión evento tras evento.