SERVICIO

GESTIÓN SOCIAL

PROYECTO

ADMINISTRACIÓN DE EVENTO TEMÁTICO MASIVO

TEMA

PLANIFICACIÓN SOCIAL DE UN EVENTO TEMÁTICO MEDIEVAL CON FINES LÚDICOS,

RECREATIVOS Y FORMATIVOS PARA LA POBLACION ECUATORIANA EN LA CIUDAD DE QUITO
PARA LA “FERIA MEDIEVAL DEL ECUADOR”.

PERSONAL A CARGO:
CLUB MIKIDO – AWANA ROOTS

AUTORES: MCS DANIEL GUERRA

DANIEL ALBUJA

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RESUMEN EJECUTIVO

La gran “Feria Medieval del Ecuador” es un innovador festival de dos días que se celebra en
Quito, Ecuador, el 23 y 24 de Marzo. El evento es una fusión de competencias de softcombat,
celebraciones de cosplay y unión entre diferentes culturas del rededor del mundo, ofreciendo un
escenario único para el entretenimiento, la competencia y la inmersión cultural. Este festival es
organizado por "Asociación Ecuatoriana de Softcombat", un equipo de personas de todas las
provincias de nuestro país que se esfuerza por promover este deporte y la cultura del Softcombat
en Ecuador.

El festival se diseñará y organizará en torno a una serie de actividades principales, incluyendo

torneos de softcombat, un concurso de habilidades y diversas exhibiciones y talleres enfocados
en la diversión e inmersión del público presente. Con un fuerte énfasis en la comunidad y el
compromiso, el "El Festival de la Serpiente" buscará atraer a los entusiastas del softcombat, los
fans del cosplay y aquellos interesados en la cultura antigua de todo el mundo.

Para garantizar el éxito del "El Festival de la Serpiente", se llevará a cabo una estrategia de
marketing integral para atraer a participantes y espectadores, y se implementará un plan de
operaciones eficiente para la gestión de los recursos y actividades del festival. La meta
financiera es alcanzar el punto de equilibrio y generar un retorno de la inversión, a la vez que se
ofrece un evento memorable que contribuya al crecimiento y reconocimiento del softcombat en
Ecuador.

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CAPÍTULO 1

1.- CAPÍTULO 1: DESCRIPCIÓN DEL FESTIVAL

1.1 HISTORIA DEL El “FESTIVAL DE LA SERPIENTE”

El "El Festival de la Serpiente" nace de la visión de los equipos que conforman "Asociación
Ecuatoriana de Softcombat" por crear un evento único que fusione la emoción y el dinamismo
del softcombat con las ricas tradiciones culturales de las distintas civilizaciones que han
resaltado con el paso de los años. Inspirados por su amor por este deporte y su profundo respeto
por la apreciación cultural, los organizadores vieron la oportunidad de unir estos dos mundos y
ofrecer una experiencia única para los participantes y espectadores.

1.2 DEFINICION DEL FESTIVAL

El "El Festival de la Serpiente" es un evento de dos días que se celebrará en Quito, Ecuador.
Combina torneos de softcombat, una competencia de habilidades, y la oportunidad de aprender
y experimentar la cultura mundial. Es un espacio donde los entusiastas del softcombat pueden
competir y aprender, los fans del cosplay pueden mostrar sus creaciones, y todos los asistentes
pueden sumergirse en una inmersión cultural a través del mundo y sus distintas épocas.

1.3 CLASIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO POR SUS ACTIVIDADES

PRINCIPALES

El "El Festival de la Serpiente" se puede clasificar en tres categorías principales por sus
actividades:

Softcombat: El festival incluirá torneos de softcombat en los que los participantes podrán
competir en varias categorías. También habrá talleres para aquellos que quieran aprender más
sobre este deporte y cómo fabricar sus propias réplicas de softcombat.

Cosplay: Habrá una competencia de cosplay que permitirá a los participantes mostrar sus trajes
inspirados en las culturas antiguas del mudo.

Encuentro Cultural: Se organizarán exposiciones y talleres que mostrarán la rica cultura de los
Samurai, Vikingos, entre otros, ofreciendo a los asistentes la oportunidad de aprender y
experimentar diversas tradiciones y artesanías.

Desafíos en el camino: realizar misiones de la cartelera y ganar puntos a medida que avancen, se
encontrarán con desafíos que pondrán a prueba su fuerza, coraje y habilidades tácticas. Los
desafíos podrían incluir la superación de obstáculos físicos, enfrentamientos con grandes
guerreros y pruebas de agudeza mental.

Misiones honrosas: Cada clan recibirá misiones específicas que demandarán cohesión,
estrategia y determinación.

El Gran Banquete y la Celebración: cada día se realizara una celebración en un banquete donde
los guerreros tendrán la oportunidad de contar sus historias y aventuras

1.4 CATEGORIZACIÓN DEL FESTIVAL POR ESCALA Y ALCANCE

En términos de escala, el "El Festival de la Serpiente" aspira a ser un evento a nivel nacional,
atrayendo a participantes y espectadores de todo Ecuador. Aunque el festival tendrá sus raíces
dentro de la “Feria medieval Ecuador”, su alcance va más allá de la región y tiene como

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objetivo promover el softcombat y la cultura antigua a un público más amplio. El festival tiene
el potencial de atraer a una amplia variedad de personas, desde entusiastas del softcombat y del
cosplay hasta aquellos interesados en la cultura y las actividades de festival en general.

CAPÍTULO 2

2. ANÁLISIS DEL ENTORNO

2.1 MACRO ENTORNO

2.1.1 Social - Cultural

La sociedad ecuatoriana, y en particular la de Quito, cuenta con una rica diversidad cultural. La
cultura, japonesa, nordica, europea, etc. a la que pertenecen los integrantes de “Asociación
Ecuatoriana de Softcombat", tiene una larga historia y profundas raíces en todo el mundo. En
este entorno, el "El Festival de la Serpiente" tiene la oportunidad de promover la cultura, sus
distintas lenguas, sus artesanías y tradiciones a un público más amplio.

2.1.2 Económico

El "El Festival de la Serpiente" puede generar un impacto económico positivo en la Asociación

y en el deporte y para la Feria Medieval Ecuador en general. Al atraer a participantes y
espectadores de otras regiones, se puede fomentar el gasto en la economía local. Además, la
promoción del softcombat y la cultura pueden llevar a más inversión y apoyo para estas áreas en
el futuro.

2.1.3 Tecnológico

La tecnología puede desempeñar un papel importante en el éxito del "El Festival de la

Serpiente". La promoción del evento en las redes sociales y en plataformas de video en línea
puede ayudar a atraer a un público más amplio. Además, el uso de tecnología en la gestión del
evento puede contribuir a una organización más eficiente.

2.1.4 Político

Es importante considerar las regulaciones y políticas locales y nacionales que pueden afectar al
"El Festival de la Serpiente". Esto puede incluir permisos para la realización de eventos,
regulaciones de salud y seguridad, y políticas relacionadas con la promoción de la cultura y el
deporte.

2.2 MICRO ENTORNO

El micro entorno de la “Feria Medieval Ecuador" y "El Festival de la Serpiente" es el contexto

inmediato que puede afectar directamente el éxito del evento. Este entorno consta de varios
factores clave:

2.2.1 PARTICIPANTES

Los participantes en los torneos de softcombat y la competencia de habilidades son una parte
crucial del micro entorno. Su experiencia, satisfacción y nivel de compromiso pueden influir
significativamente en el éxito del evento. Por lo tanto, es esencial considerar sus necesidades y
expectativas en la planificación y ejecución del festival.

Como participantes principales al evento tenemos el honor de contar con invitados que abarcan
la mayor parte del territorio nacional entre ellos estarán.

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PUBLICO EN GENERAL

Público en general que asista a la Feria Medieval, también será invitada a participar en las
diferentes actividades de “El Festival de la Serpiente”

PROVINCIA DE IMBABURA

Hermandad del cuervo Oscuro-IBARRA

Club de artes marciales mixtas Warriors Strong-OTAVALO

Raíces Nocturnas-OTAVALO

PROVINCIA DE PICHINCHA

Club MIKIDO-VALLE

New Blood Academy-QUITO

PROVINCIA DE GUAYAS

Trinidad Del Orden-GUAYAQUIL

PROVINCIA DE CHIMBORAZO

Shadow Warriors-RIOBAMBA

Vanguardia del Valhalla-RIOBAMBA

PROVINCIA DE TUNGURAHUA

Spectral Dragons-AMBATO

2.2.2 ESPECTADORES

Los espectadores que asisten al "El Festival de la Serpiente" también son una parte vital del
micro entorno. Crear una experiencia emocionante y atractiva para ellos puede no solo
garantizar su satisfacción sino también fomentar la asistencia en futuros eventos y el boca a
boca positivo.

Como punto de enfoque se prevé utilizar métodos de inmersión al espectador que pueden ir
desde el rol play hasta el comentario deportivo de los encuentros para mayor comprensión de
todas las personas que gusten de los encuentros y actividades en general.

2.2.3 PATROCINADORES

Los patrocinadores pueden proporcionar apoyo financiero y otros recursos para el "El Festival
de la Serpiente". Mantener buenas relaciones con los patrocinadores actuales y potenciales es
fundamental para asegurar su apoyo continuo. Esto puede implicar garantizar que obtengan
suficiente visibilidad y reconocimiento durante el evento.
Al momento de presentar este documento se cuenta con el apoyo de marcas que están
involucradas en el desarrollo del deporte y la cultura. Por lo tanto se tiene previsto que la

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materialización de los premios para los eventos sea llevado a cabo por parte de nuestros
patrocinadores los cales hasta el momento podemos confirmar como.

AWANA ROOTS COMPANY – OTAVALO

AWKANAKUK – OTAVALO
AUTENTICO YAMOR DE YOLANDA CABRERA – OTAVALO
ANDES LOGISTICS CARGO – OTAVALO
ESCRIBIR LOS DEMAS PATROCINADORES QUE SE LOGREN ENCONTRAR
HASTA LA FECHA PACTADA

2.2.4 PROVEEDORES

Los proveedores que proporcionan los materiales y servicios necesarios para el evento también
forman parte del micro entorno. Esto puede incluir proveedores de comida y bebida,
proveedores de equipos para el torneo de softcombat y proveedores de servicios como seguridad
y limpieza. Es esencial mantener buenas relaciones con estos proveedores para asegurar que
todas las necesidades del evento se satisfacen de manera oportuna y eficiente.
En esta ocasión los principales proveedores serán aquellos que presten el servicio de armamento
y equipo para todos los asistentes y se deberá llegar a un acuerdo para cancelar su servicio de la
menor manera posible, siempre teniendo en cuenta las garantías necesarias para la reparación de
equipo y afines.
Como principales proveedores de armas tenemos hasta el momento a.

AWKANAKUK ARMERIA – OTAVALO

MIKIDO ARMERIA – QUITO

Alos cuales se deberá llevar a cabo un documento de apoyo para la prestación de este servicio.

2.2.5 COLABORADORES DEL EVENTO

Los colaboradores del evento, que pueden incluir voluntarios y personal contratado, son
esenciales para el funcionamiento del "El Festival de la Serpiente". Su dedicación y esfuerzo
pueden influir directamente en la calidad de la experiencia de los participantes y espectadores.
Tenemos como colaboración principal para este evento a todas las organizaciones que
conforman la “Asociación Ecuatoriana de Softcombat” quienes de manera voluntaria prestaran
su servicio para la buena organización del evento.
A demás debemos tomar en cuenta la participación del grupo designado por la organización de
“Feria Medieval del Ecuador” quienes como guías deberán tener en cuenta el flujo de personas
y brindar un soporte para la buena finalización del evento.

2.2.6 COMUNIDAD LOCAL

La comunidad local de Quito también forma parte del micro entorno. Su apoyo y participación
en el evento puede contribuir al éxito de "El Festival de la Serpiente". Por lo tanto, es
importante considerar sus necesidades e intereses en la planificación del evento y asegurar que
el festival también les beneficie de alguna manera.

2.2.7 DESCRIPCIÓN DE LA ZONA

Quito es una ciudad en la provincia de Pichincha y capital de Ecuador, Albergará la “Feria

medieval” donde proponemos un evento LARP (Rol en Vivo) y torneo interno "El Festival de la
Serpiente", lo que hace de su entorno cultural vibrante y su atractivo turístico un activo para el
evento.

2.2.8 SECTOR DE VENTA O IMPACTO

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El "El Festival de la Serpiente" generará ventas e impacto dentro de en varios sectores la “Feria
medieval”, incluyendo la venta de comida y bebida, la venta de productos y recuerdos del
festival, y la venta de armas de softcombat. Además, el evento también puede tener un impacto
indirecto en la economía local, al atraer visitantes que pueden gastar en alojamiento, transporte
y otros negocios locales.

2.2.9 COMPETENCIA DIRECTA

La competencia directa puede incluir otros eventos de softcombat en Ecuador, así como otros
festivales que combinan deportes y actividades culturales. Es importante investigar estos
eventos para entender qué ofrecen y cómo el "El Festival de la Serpiente" puede diferenciarse y
destacar.

2.2.10 COMPETENCIA INDIRECTA

La competencia indirecta puede incluir otros tipos de eventos y actividades de entretenimiento

en Ecuador, desde eventos deportivos hasta conciertos y festivales culturales. Aunque estos
eventos no son exactamente similares al "El Festival de la Serpiente", todavía compiten por la
atención y el tiempo libre de las personas. Entender esta competencia puede ayudar a posicionar
mejor el "El Festival de la Serpiente" y atraer a un público más amplio.

2.2.5 PROYECCIÓN DE LA DEMANDA

Dado que el "El Festival de la Serpiente" es un evento único que combina softcombat, cosplay y
la cultura del mundo, se espera que atraiga a una amplia gama de asistentes. Esto puede incluir
aficionados y practicantes de softcombat, entusiastas del cosplay, personas interesadas en la
cultura japonesa, nórdica, etc. y aquellos que simplemente buscan un evento entretenido para
asistir.
Para estimar la demanda, se podrían considerar factores como el número de personas que
practican softcombat en Ecuador, la popularidad del cosplay, y la cantidad de personas que
asisten regularmente a festivales culturales en Quito. También se podrían realizar encuestas o
usar los datos de las redes sociales para estimar el interés potencial en el evento.

Es importante tener en cuenta que la demanda puede variar dependiendo de factores como la
fecha y el lugar del evento y las actividades específicas que se ofrecen. Por lo tanto, la
planificación y la promoción efectivas son cruciales para maximizar la demanda y la asistencia
al evento.

Por lo tanto para garantizar la buena afluencia de gente y se ha previsto la participación de 10

clubes de todo el país y considerando la plena acogida que tendrá el evento nos vemos
obligados a requerir de un espacio que cumpla con el abasto de los deportistas.

2.3 HERRAMIENTAS DEL ESTUDIO DE MERCADO

Un estudio de mercado puede ser útil para entender mejor el público objetivo del "El Festival de
la Serpiente" y planificar el evento de acuerdo a sus necesidades y preferencias. Esto puede
incluir encuestas y entrevistas con posibles participantes y espectadores, análisis de las
tendencias actuales en eventos similares, y la utilización de datos de las redes sociales para
entender mejor los intereses y comportamientos del público objetivo

2.3.1 Análisis FODA

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Fortalezas

Un concepto único: La fusión de softcombat, cosplay y culturas del mundo hace que "El
Festival de la Serpiente" sea un evento distinto a cualquier otro.

Ubicación culturalmente rica: Al tener lugar en Quito, el festival está situado en el corazón de
una zona turística y de carácter necesario para la realización del evento, lo que puede atraer a
los amantes de la cultura.

Experiencia del equipo organizador: "Asociacion Ecuatoriana de Softcombat" tiene experiencia

en softcombat y una comprensión profunda de las distintas culturas del mundo, lo que puede
ayudar a garantizar un evento auténtico y bien organizado.

Oportunidades

Crecimiento del interés en softcombat y cosplay: A medida que estos hobbies ganan
popularidad, puede haber más personas interesadas en asistir al "El Festival de la Serpiente".

Promoción de la cultura: Al integrar la cultura del mundo en el evento, el festival puede atraer a
aquellos interesados en aprender más sobre estos temas en especial.

Potencial para patrocinios y asociaciones: Dada la singularidad del evento, puede haber
oportunidades para atraer patrocinadores y asociarse con organizaciones culturales o deportivas.

Debilidades

Conocimiento limitado del softcombat: Si el softcombat no es ampliamente conocido o

entendido en Ecuador, esto puede limitar el número de participantes y espectadores.

Dependencia del clima: Como evento al aire libre, "El Festival de la Serpiente" puede verse
afectado por el mal tiempo.

Amenazas

Competencia con otros eventos: Otros eventos deportivos o culturales pueden competir por la
atención de las personas y reducir la asistencia al "El Festival de la Serpiente".

Cambios en las restricciones de Estado de Excepción y toques de queda: Si se imponen nuevas

restricciones debido a la crisis de seguridad del Ecuador, esto podría afectar la capacidad de
celebrar el evento.

Posibles dificultades logísticas: Organizar un evento de esta magnitud puede presentar desafíos
logísticos, desde la gestión de permisos hasta la coordinación de las actividades del día del
evento.

CAPÍTULO 3

CAPÍTULO 3: EL ORGANIZADOR

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3.1 "Asociación Ecuatoriana de Softcombat"

El "El Festival de la Serpiente" es organizado por "Asociación Ecuatoriana De Softcombat", un

equipo de personas con una rica historia y una profunda conexión con las diferentes culturas del
mundo. Estos a su vez conforman las distintas selecciones deportivas de cada provincia que
participarán representando a sus distintas ciudades y provincias en el torneo nacional en
Guayaquil del presente año.

3.1.1 Misión

La misión de "Asociación Ecuatoriana de Softcombat" es promover y popularizar el deporte del

softcombat en Ecuador, y enriquecer estas actividades con la celebración y promoción de la
cultura. A través del "El Festival de la Serpiente", buscan crear un espacio para la competencia
de softcombat, la creatividad del cosplay y el intercambio cultural que es accesible,
emocionante y gratificante para todos los participantes y espectadores.

3.1.2 Visión

"Asociación Ecuatoriana de Softcombat" aspira a hacer del "El Festival de la Serpiente" un

evento anual que atraiga a más participantes y espectadores cada año. Su visión es ver un
creciente reconocimiento y aprecio por el softcombat y la cultura, tanto dentro como fuera de
Ecuador, y creen que el "El Festival de la Serpiente" puede jugar un papel importante en la
realización de esta visión.

3.1.3 Valores

Los valores de "Asociación Ecuatoriana de Softcombat" están profundamente arraigados en el

respeto por la tradición cultural, la pasión por el deporte y la competencia, y el compromiso con
la comunidad. Estos valores se reflejan en todos los aspectos del "El Festival de la Serpiente",
desde la planificación del evento hasta las actividades que se ofrecen.

3.1.4 Filosofía Organizacional

La filosofía organizacional de " Asociación Ecuatoriana de Softcombat " es que el softcombat es

más que un deporte, y que la cultura es más que una tradición. Ven ambos como medios para la
conexión, la comunidad y el crecimiento personal. Por lo tanto, se esfuerzan por crear un
ambiente en el "El Festival de la Serpiente" que sea inclusivo, enriquecedor y divertido, donde
cada participante y espectador pueda encontrar algo de valor.

CAPITULO 4

4. PLAN DE MARKETING

4.1 Logo empresarial y nombre comercial

El logo del "El Festival de la Serpiente" debe ser una representación visual de la fusión entre
softcombat, cosplay y cultura. Por lo tanto, el diseño podría incluir elementos de cada uno de
estos aspectos. La tipografía y los colores deben ser atractivos y reflejar la energía y la
diversidad del evento.

El nombre "El Festival de la Serpiente" tiene un fuerte vínculo con la cultura Nórdica, ya que se
relaciona a la “Serpiente” con el Dios nórdico “Loki”. Este nombre es efectivo ya que resalta el
aspecto de softcombat del festival, a la vez que muestra su compromiso con la cultura del
mundo.

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4.2 Marketing Mix

4.2.1 Política de producto

El gran “Festival de la Serpiente” es un evento de dos días el cual integra las competencias de
softcombat, el rol play en vivo y concursos de habilidades de toda índole para el deleite e
inmersión de todos los asistentes, además es una oportunidad para sumergir al público general
en el ambiente medieval inspirando el enfrentamiento de ideologías, valores y espíritus al
momento de entrar en la GRAN FERIA MEDIEVAL ECUADOR.

Complementamos nuestras actividades aportando y ayudando a los puestos y stands que se

encuentran dentro del evento haciendo promoción constante de todas las actividades que pueden
realizarse dentro de la feria.

La compra de comida y demás objetos relacionados al consumo también se verán

favorablemente apoyada debido a la alta afluencia de personas que vamos a integrar el evento
de softcombat durante los 2 días que se llevará a cabo la GRAN FERIA MEDIEVAL
ECUADOR.

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4.2.2 Política de precio

Al ser un SUB-EVENTO perteneciente a la “GRAN FERIA MEDIEVAL ECUADOR” se

considera que los gremios participantes y que pertenecen a la “AES” Asociación Ecuatoriana de
Softcombat cancelen un valor de 5,00$ para las categorías avanzadas valido para participar en
todas sus modalidades y para los que no pertenecen al colectivo nacional se cancelará un valor
de 2,50$ para categorías novatos en todas sus modalidades.

Alquiler de armas 1 dolar

Con el objetivo de poder realizar el vento de la mejor manera se dispone la aplicación del aporte
mínimo con la siguiente distribución de los fondos totalmente recaudados.

CATEGORÍA AVANZADOS

5,00$ = 100% p/p

1,00$ = 20% = Devolución al líder de Gremio

1,00$ = 20% = Retención para Gremio Organizador
0,50$ = 10% = Arbitraje
1,00$ = 20% = Mantenimiento y Alquiler de Réplicas
1,50$ = 30% = Premios

CATEGORÍA NOVATOS

2,50$ = 100% p/p

0,50$ = 20% = Retención para Gremio Organizador

0,50$ = 20% = Arbitraje
0,50$ = 20% = Mantenimiento y Alquiler de Réplicas
01,00$ = 40% = Premios

4.2.3 Política de plaza

El evento será realizado en la ubicación conocida como “PARQUE LA CAROLINA –

RUMIPAMBA – QUITO – 170102 – MUNDO JUVENIL” por lo tanto se tiene previsto una
buena recepción por parte de turistas locales y de fuera de la provincia.

Para un buen desarrollo se debe planificar una organización y planificación de espacios para que
las actividades del “Festival de la serpiente” se complementen con todo lo que la GRAN FERIA
MEDIEVAL ECUADOR tiene para ofrecer.

4.2.4 Política de promoción

Aunque el evento está dentro de una gran organización de impacto aun se debe tener presente
políticas de promoción las cuales ayuden a una mejor difusión y viabilidad del proyecto, por lo
tanto, las redes sociales juegan un papel muy importante a la hora de representar las capacidades
y ofertas que tenemos para llevar a cabo este magnífico festival.

Contaremos con el apoyo de marcas independientes, recursos periodísticos y empresas de

promoción que nos ayudaran a compartir y crear contenido para una fácil y correcta difusión del
evento en cuestión.

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Entre las entidades que nos ayudarán estarán involucrados activistas locales desde cada una de
las provincias del ecuador en donde ejercen sus funciones a favor del crecimiento de este
deporte.

Contamos con alrededor de 15 paginas que nos respaldaran en esta campaña de promoción.

CAPÍTULO 5

CAPÍTULO 5: PLAN DE OPERACIONES

El éxito del "Festival de la Serpiente" depende en gran medida de la eficiente planificación y

ejecución de sus operaciones. A continuación, se detallan los aspectos clave de este plan:

5.1 DISEÑO DEL ESPACIO DEL FESTIVAL

El diseño del espacio será adaptado a la ubicación en Quito. Se considerarán factores como la
accesibilidad, la distribución de actividades y la seguridad del público. Se trabajará en
colaboración con autoridades locales para garantizar el cumplimiento de regulaciones y
normativas

Se ha suministrado la siguiente información y planificación en su primera etapa para poder

realizar la respectiva documentación a favor de la organización y distribución de los espacios a
ocuparse por la “Asociación Ecuatoriana de Softcombat”, cabe resaltar que este capitulo se
volverá a redactar una vez se haya concretado la reunión física con el MSc. Daniel Guerra y
posterior se presentará la propuesta de organización de espacio y distribución final.

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5.2 DISEÑO DE LAS ÁREAS DE ACTIVIDADES Y CÁLCULO DE DISTRIBUCIÓN

Se crearán áreas específicas para cada actividad, como softcombat, cosplay y gastronomía. El
diseño se optimizará para facilitar la participación del público y la transición fluida entre las
diversas experiencias. Se realizarán simulaciones y pruebas para garantizar la eficiencia del
diseño.

Al contar con 2 meses de anticipo se puede organizar la distribución de una manera ordenada y
Fácil de identificar para los asistentes, para una mejor compresión de todos los invitados al
evento se deberá proveer de un mapa de actividades que se realizará una vez se llegue a
concretar la reunión con el MSc. Daniel Guerra.

Mientras tanto se adjunta la información a la cual se tiene acceso y es de carácter reservado,

agradecemos a los organizadores la facilidad de imágenes y preplanificaciones referentes a la
GRAN FERIA MEDIEVAL DEL ECUADOR.

Se volverá a presentar los diseños de las áreas de actividades y cálculo de distribución una vez
se haya especificado las medidas en relación al espacio designado para las actividades a
realizarse en este proyecto.

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5.3 LISTADO DE RECURSOS Y MATERIALES NECESARIOS

Se elaborará un inventario detallado de todos los recursos y materiales necesarios para el

festival. Desde requisitos técnicos para las actividades hasta infraestructuras como escenarios y
puestos de comida, cada elemento será identificado y documentado para garantizar su
disponibilidad.

Esta lista será adaptada a la informacion que se vaya presentando y de acuerdo con los
organizadores del evento se planificará la mejor forma en llevar a cabo este gran festival.

ARMAMENTO
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR
ESPADAS

ESCUDOS

ACHAS

LANZAS

MAZAS

DAGAS

ARCOS

FLECHAS

UTILERIA
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR
MESAS

SILLAS

CARPA

MANTEL

SISTEMA DE AUDIO

OBJETIVOS

PREMIOS

DISFRACES

PAPELERÍA

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5.4 LISTADO DE PERMISOS LEGALES DE FUNCIONAMIENTO

En el marco de lo establecido por la ley y aceptando la situacion actual del país se debe realizar
toda la documentacion adecuada para la realizacion de este distinguido evento, por lo tanto los
organizadores de la GRAN FERIA MEDIEVAL ECUADOR, deberán contar con los permisos
y documentos oficiales que avalen la realizacion sin complicaicones de la cuestion
anteriormente nobrada.

Por otro lado la “Asociacion Ecuatoriana de Softcombat” garantiza la realizacion de este torneo
con su aval y su certificacion respectiva para los certificaos o diplomas que serán entregados a
los distintos ganadores de las categorías que se establecerán en los 2 dias de evento a realizarce.

CAPÍTULO 6: GESTIÓN DE RECURSOS

La gestión efectiva de los recursos es esencial para el éxito del "Festival de la Serpiente". Aquí
se detallan los aspectos clave de esta gestión:

6.1 PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

La planificación meticulosa de las actividades es crucial. Esto incluye la creación de un

cronograma detallado que abarque desde la preparación previa hasta la conclusión del festival.
Se deben asignar tareas específicas a equipos designados, garantizando una distribución
equitativa de responsabilidades.

El festival de la serpiente vendrá a ser una actividad de LARP (LIVE ACTION ROL PAY) o rol
en vivo interactivo entre las diferentes agrupaciones de softcombat que forman parte de la ASE
Asociación de Softcombat Ecuatoriana y del público en general quienes deseen participar activa
como esporádicamente ya que este festival aparte de presentar una mini historia con temática
medieval vikinga también constara de varias actividades, talleres y competencias que estarán
permanentemente activas y abiertas al público.

6.1.1 TEMÁTICA PRINCIPAL: hacer la invitacion

Un llamado anónimo

¡Saludos, valientes! Soy LOKI eso ya lo sabrán los invito a participar en una aventura solo para
aquellos que sean dignos de llamarse verdaderos guerreros.

¡Escuchen atentamente, mortales, porque en esta aventura te convertirás en protagonista de tu

propia leyenda! Sé testigo de cómo tus habilidades y destrezas son puestas a prueba en un festín
de hazañas dignas de cantares épicos.

Junto a mí guía llena de intrigas, te invito a unirte a esta aventura tejida con hebras de misterio y
magia. ¿Aceptarás el desafío y te unirás a mí en esta búsqueda por la gloria y la inmortalidad?

Convoco a todos los dignos de corazón y fuerte de espíritu a embarcarse en una aventura épica
que pondrá a prueba su valentía y astucia.

En esta odisea, se enfrentarán a desafíos dignos de los antiguos dioses y cumplirán misiones
gloriosas que les llevarán a la victoria y el honor eterno.
¡Que resuenen los gritos de guerra y retumbe el sonido de los cuernos de beber, pues la gloria y
el honor aguardan a aquellos que demuestren ser dignos.

¡Qué empiece la odisea, mortal intrépido!

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6.1.2 ACTIVIDADES:

Dentro de esta propuesta de festival se presentaran actividades lúdicas y recreativas de manera

permanente en los siguientes formatos:

Misiones de la cartelera para ganar puntos, a medida que avance la feria y el festival, se
encontrarán con desafíos que pondrán a prueba su fuerza, coraje y habilidades tácticas. Los
desafíos podrían incluir la superación de obstáculos físicos, enfrentamientos con grandes
guerreros y pruebas de agudeza mental.

6.1.2.1 MISIONES HONROSAS: planificar lista de misiones por niveles

Cada clan recibirá misiones específicas que demandarán cohesión, estrategia y determinación.

6.1.2.2 EL GRAN BANQUETE Y LA CELEBRACIÓN:

Cada día se realizara una celebración en un banquete donde los guerreros tendrán la oportunidad
de contar sus historias y aventuras

6.1.2.3 TORNEO DE LA SERPIENTE: establecer fecha para inscripciones

Se realizara un torneo organizado por parte de la ASE quienes se encargaran de la inscripción y

proporción de los materiales y personal.

Modalidades: ojo manual interno

Armas de 1 mano
Armas de 2 manos

Categorías:

Novatos: todos aquellos que no han participado con anterioridad en un torneo nacional o en no
más de 3 torneos de softcombat o menos de 1 año de practica

Avanzados: todos aquellos que han participado con anterioridad en un torneo nacional o en más
de 3 torneos de softcombat o más de 1 año de practica

6.2. ACTIVIDADES CONTEMPLADAS

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 FERIA MEDIEVAL

DIA 1 DIA 2 CATEGORIAS

CATEGORIAS X X NOVATO AVANZADO
ELIMINACION SIMPLE 1 mano X X NOVATO AVANZADO
TORNEO 2 manos X X NOVATO AVANZADO
distancia
ARQUERIA POR DEFINIR
obstaculos

TALLER
1V1
DUELOS PACTADOS 2V2 DUELOS LIBRES
3V3
5V5

VENTA
ARMAS TALLER STAND POR DEFINIR
PERSONALIZACION

ACTIVIDADES
FOTO/COMIDA/BAILE/PARTI
RETOS CIPAR EN EL TORNEO
CABALLERO
ROL MURAL DEL CAZARECOMPENZAS NEGRO/VIKINGO/SAMURAI/ HACER LISTA DE ACTIVIDADES
DUELOS MERCENARIO
ADIVINANZAS RECOMPENZAS
TESOROS BUSQUEDA
RIFA

6.2.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

CRONOGRAMA
DIA 1
9:00 /9:30 CONCENTRACION DE EQUIPOS
9:30/10:00 FORMACION DE GREMIOS
10:00 / 11:00 INSTALACION DEL CAMPAMENTO
11:00 / 12:00 TALLER BASICO DE HABILIDADES EN SOFTCOMBAT DEPORTIVO
12:00 / 13:00 DUELOS PACTADOS
13: 00 / 14:00 BANQUETE DEL VALHALLA
14: 00 / 15:00 TALLER BASICO DE COMBATE Y TORNEO AVANZADO
15:00 / 17:00 TORNEO
17:00 / 18:00 ACTIVIDADES LUDICAS
DIA 2
9:00 /9:30 CONCENTRACION DE EQUIPOS
9:30/10:00 FORMACION DE GREMIOS
10:00 / 12:00 TORNEO AVANZADO
12:00 / 13:00 BANQUETE
13:00 / 14:00 TALLER
14:00 / 16:00 TORNEO NOVATO
16: 00 / 17:00 ACTIVIDADES LUDICAS
17:00 / 18:00 CLAUSURA

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6.3 PLAN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN

El plan de mercadeo se centrará en estrategias multicanal para maximizar la visibilidad. Se

utilizarán redes sociales, publicidad en línea y colaboraciones con influencers. La promoción
temprana y ofertas especiales ayudarán a aumentar la participación y generar anticipación.

Contamos con el apoyo de empresas de diseño gráfico y productores audiovisuales, siempre

llevamos la fotografía, el comentario deportivo y la inclusion de la cultura a todos los eventos
alrededor del pais, como una entidad privada contamos con un grupo de talento humano que
brinda sus servicios por el beneficio del crecimiento del deporte en el país.

En este sentido se debrá concretar si se desea trabajar con los servicios que podemos ofrecer o si
por su parte los organizadores ya tienen asignado personal para cada una de las siguientes areas.

Contamos con experiencia relacionado a la cobertra de eventos deportivos de toda indole.

FOTOGRAFÍA
VIDEO
PUBLICIDAD
DISEÑO GRÁFICO
MANEJO DE REDES SOCIALES

En caso de necesitar estos servicios se presentará de manera formal una cotizacion con los
servicois requeridos.

A continuacion un breve catalogo de los productos a ofrecer.

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6.3 SOLICITUD DE PATROCINIOS Y APOYOS

La obtención de patrocinios y apoyos financieros es esencial para cubrir los costos y garantizar
el éxito financiero del evento. Se elaborará una propuesta detallada para atraer a patrocinadores,
destacando los beneficios de asociarse con el "Festival de la Serpiente".

Como principal objetivo tenemos la mision de recurrir a empresas publicas y privadas para
poder cubrir con ciertos gastos y eventos que se planean resolver referente a premios, estadía y
otros temas relacionados a los gremios que asistirán al evento.

Contamos con el apoyo de 10 gremios de todo el país y es fundamental el apoyo de empresas

para que todos sean atendidos de la manera que corresponde, pues hoy en dia a pesar de no
haber un apoyo gubernamental se presentarán deportistas de elite, maestros en diferentes artes
marciales y disciplinas, a demás de expertos en el uso de armas y tecnicas de combate.

Con el uso de nuestros recursos ateriormente presentados podemos realizar un cambio con las
empresas que nos prestan su servicio y ofrecer un apoyo digital con material audiovisual y
realse de marca impresindible en la actualiad.

Al llevar a cabo un plan de promocion digital nuestros auspiciantes y patrocinadores serán

beneficiados en todas las publicidades que se generarán oficialmente para las publicaiones y
promocion de tan distiguido evento como es la “GRAN FERIA MEDIEVAL ECUADOR”,
VIDEOS, HISTORIAS, PUBLICACIONES Y AGRADECIMIENTOS serán puestos en todas
las redes sociales asociadas a los participantes, beneficiando así a todas las empresas y personas
que apoyan este deporte con una exausta campaña publicitaria y en esta iniciativa nacional de
promocionar a los jovenes talentos del ecuador se beneficiarian con campañas digitales
valoradas hasta en 100$.

Contamos con un grupo amplio de patrocinadores a los cuales se les hará llegar este proyecto
para que puedan evaluar las oportunidades que un plan de trabajo enfocado a la juventud y al
deporte pueden ofrecer.

6.4 ORDEN DE REQUISICIÓN DE MATERIALES Y RECURSOS

Se llevará un registro detallado de los materiales y recursos necesarios para el festival, desde
suministros para el softcombat hasta equipos de escenario y servicios de catering. Las órdenes
de compra se realizarán de manera oportuna para garantizar la disponibilidad.

En cuanto al evento centrado en la prestacion de servicios, equipos y demas relacionado al

softcomabt y al correcto funcoinamiento del “FESTIVAL DE LA SERPIENTE” los asistentes
deberán llenar pequeñas hojas de control con las cuales llevaremos un control de los objetos,
servicios y otras particularidades que se presten para la realizacion de todas las actividades
descritas en la planificacion actual.

6.5 INVENTARIO Y REGISTRO DE RECURSOS

Un sistema de inventario eficiente se implementará para rastrear el uso de recursos antes,

durante y después del evento. Esto incluirá elementos como equipos, materiales promocionales
y mercancía. Un registro detallado facilitará la evaluación del rendimiento y la planificación
para futuras ediciones.

Esta estructura sienta las bases para una gestión de recursos integral, asegurando que cada
aspecto del "Festival de la Serpiente" esté respaldado de manera eficiente y efectiva.

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Por lo tanto contaremos con un Inventario que será presentado a los organizadores y a los
responsables dias antes del evento. Se realizara una verificacion antes durante y despues del
evento para garantizar el mejor resultado.

Por motivos de aceptacion de proyecto el inventario se presentará en un tiempo acordado por

todas las partes involuradas.

CAPÍTULO 7: PLAN DE TALENTO HUMANO

El éxito del "Festival de la Serpiente" dependerá en gran medida de un equipo bien coordinado
y capacitado. Aquí se presenta el plan para la gestión del talento humano:

7.1 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL FESTIVAL

Líder del Evento: Encargado de la supervisión general y toma de decisiones estratégicas.

Coordinadores de Actividades: Responsables de la ejecución y coordinación de actividades

específicas, como softcombat, rolplay y mural de cazarecompenzas.

Equipo de Logística: Encargado de la planificación y ejecución de la logística del evento,

desde la disposición del espacio hasta la gestión de equipos y materiales.

Personal de Atención al Cliente: Proporcionará asistencia a los participantes y visitantes,

garantizando una experiencia positiva.

7.2 ROLES Y SALARIOS

Los roles y salarios se asignarán considerando la experiencia y responsabilidad de cada

posición. Se establecerá un presupuesto para los salarios del personal, y se buscarán incentivos
para motivar un desempeño excepcional. La capacitación continua será prioritaria para mejorar
las habilidades del equipo.

Se fomentará un ambiente de trabajo colaborativo y se establecerán canales de comunicación

eficientes para garantizar una ejecución fluida del evento. ¿Hay algún aspecto específico que
desees agregar o ajustar en este capítulo?

Las obligaciones y responsabilidades de los involucrados serán.

FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DE LA ASOCIACION

APOYO LOGISTICO
CAPACITACIONES AL PUBLICO
SEGURIDAD
ACTIVIDADES
ROL PLAY EN VIVO
PROMOCIONAR EL DEPORTE

Como unico salario previsto hasta el momento se considera al “ARBITRO” o “REFERI”

avalado por la “Asociacion Ecuatoriana de Softcomabt” un total de 0,50$ centavos de Dólar por
cada partido que resuelvan con eficacia y como manda la normativa nacional 2023-2024, cuyo
valor será cubierto por las inscripciones de los participantes de manera voluntaria.

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CONCLUSIONES

Las conclusiones del plan para el "Festival de la Serpiente" destacan los siguientes puntos clave:

Se espera que el evento contribuya significativamente a la promoción del softcombat, el cosplay

y la cultura en Ecuador a demás al ser el primer evento de L.A.R.P masivo en el país estamos al
a espera de una acogida grande en medio de toda la FERIA MEDIEVAL ECUADOR..

La adaptación a la cultura nórdica ha agregado un elemento único al festival, proporcionando

una experiencia distintiva para los participantes y visitantes.

La planificación y ejecución detalladas de operaciones, marketing y recursos humanos son

esenciales para el éxito del festival.

RECOMENDACIONES

Basándonos en la planificación actual, se presentan las siguientes recomendaciones:

Mantener una comunicación constante con autoridades locales para garantizar el cumplimiento
de regulaciones y permisos.

Explorar asociaciones estratégicas con empresas locales y marcas para ampliar las fuentes de
ingresos.

Implementar encuestas y feedback para recopilar opiniones de los participantes y realizar

mejoras continuas en futuras ediciones.

ANEXOS

En los anexos se incluirán documentos adicionales relevantes para el "Festival de la Serpiente".

Estos pueden incluir:

Contratos con proveedores y patrocinadores.

Mapas detallados del espacio del festival.

Documentación legal y permisos obtenidos.

Resultados de encuestas y feedback de participantes.

Una vez aprovado esta primera fase de proyecto podemos redactar y acoplar los anexos
necesarios que se encuentren involucrados en la realizacion de este magnifico evento.

Saludos Cordiales.

Att. Equipo de Trabajo de “Asociación Nacional de Softcombat”

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