PROYECTO

FORMULACIÓ N Y Benposta

EVALUACIÓ N DE
PROYECTOS
Amoríos entre cielo y tierra Inspirado en las tradiciones, la música y la danza
del pacifico Colombiano. Compañía de Danza y Música Benposta
 PROYECTO FORMULACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROYECTOS

POR:

MARISOL SEGURA 0911340025

TUTOR
JOSÉ JULIÁN MUÑOZ

POLITECNITO GRANCOLOMBIANO
BOGOTA, MAYO 31 DE 2014
BENPOSTA NACIÓN DE MUCHACHOS

TABLA DECONTENIDO
DESCRIPCIÓN SUMARIA..........................................................................................
Objetivos......................................................................................................................
Objetivo General:...............................................................................................

Objetivos Específicos:.........................................................................................

1) ESTUDIO DEL MERCADO...................................................................................

2) ESTUDIO TECNICO………………………………………………………………..
3) TAMAÑO Y LOCALIZACIÓN…………………………………………………………
4) ESTUDIO DE INGENIERÍA…………………………………………………………..
5) ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN………………………………………………….
6) ESTUDIO LOGISTICO…………………………………………………………………
7) ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS…………………………………………...
8) EVALUACIÓN DEL PROYECTO……………………………………………………

Conclusiones...............................................................................................................
Bibliografía...................................................................................................................

DESCRIPCIÓN SUMARIA
BENPOSTA , tiene como Misión formular, estudiar, ejecutar, evaluar y controlar
proyectos en las áreas de la cultura, comunicación, recreación, medio ambiente
y deporte; igualmente facilitar y orientar los procesos educativos y de
mejoramiento de estilo de vida, para el fomento, promoción y desarrollo social y
económico de la región; a través del talento humano y de los medios técnicos,
tecnológicos, financieros y económicos de la comunidad en general; Siempre
buscando un crecimiento en el bienestar personal y familiar.

OBJETIVO GENERAL

Fomentar las raíces culturales de nuestra idiosincrasia, Incluyendo a los

individuos desde la identidad y valor cultural de las Danzas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Permitir desarrollar imaginación y su creatividad, elaborando sus propias

coreografías, vestuario, escenarios, etc.
2. Fomentar la democracia y la participación colectiva, en la toma de
decisiones, acerca de las danzas a practicar, las presentaciones etc.
3. Asimilar los conocimientos del lenguaje Artístico.
4. Valorar el trabajo cooperativo y el mejoramiento de aptitudes artísticas.
5. Adquirir el trabajo corporal como propio de una identidad.
6. Incorporar a la familia en cada en el desarrollo de las presentaciones
culturales.
7. Reflexionar sobre los estilos de danzas que dejaron huella en la sociedad.
8. Sentir la danza como propia del desarrollo social.
9. Evidenciar disposición y capacidad para programar, organizar y ejercitar n
grupos de actividades artísticas.
 JUSTIFICACIÓN

Gran parte de los eventos sociales, recreativos y culturales en nuestro país

tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no
conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades
o las empresas. Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formación
técnica y profesional del personal que planea en el campo social, empresarial,
cultural, recreativo y turístico.
 
Se pretende suministrar principios, procesos y herramientas prácticas que
conduzcan a planificar, organizar, ejecutar y controlar más técnicamente el
espectáculo recreativo con miras a lograr efectivos resultados, se buscó el
evento que llegue a la mayoría de público. 

Para lograr el propósito de apreciar el proceso de planeación e implementación

del concierto, que dentro del proceso de formación, se hace importante referir
algunos conceptos en cuanto al proceso de planificación, organización,
ejecución y control de los eventos recreativos y/o culturales.
 
Se pretende así, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los
módulos virtuales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se
reviertan en la planeación de diferentes actividades que se puedan
implementar, de tal manera que se pueda conocer el proceso lógico e integral
de la planeación y operación en el evento y así mismo que se pueda replicar
nuevamente para la generación de otras propuestas que sirvan tanto para el
fortalecimiento de los conceptos para su propio desarrollo laboral.
 
Colombia es un país rico en diversidad cultural y étnica. Hacemos parte de una
sociedad que a pesar de los diferentes conflictos internos, evoca acciones que
le permita ser y hacer feliz a otros y otras contagiando de esta magia a la
comunidad internacional. Lo anterior se ve reflejado en las múltiples
celebraciones que se realizan durante todo el año a lo largo y ancho del país;
algunas cobrando tanta importancia y tradición que han sido denominadas por
la UNESCO como patrimonio inmaterial de la humanidad.

La globalización continúa su camino en una de sus ramas hacia la

homogenización de la cultura, lo que pone en riesgo aquellas culturas y
expresiones que no estén posicionadas. En el caso de la región pacifica la
situación es preocupante puesto que muchas practicas ancestrales en el
ámbito de tradición oral, en lo gastronómico, lo folklórico, artístico, costumbres
entre otras, están siendo amenazadas por la modernización. Y si no se
generan acciones concretas a mediano plazo estas riquezas ancestrales
podrían desaparecer.
 1. ESTUDIO DE MERCADO

El proyecto tendrá acogida por parte de la población que gusta del arte, como
expectativas para incrementar en parte sus necesidades Esto sucederá cuando
haya sido ejecutado el proyecto con responsabilidad, con profesionalismo ético,
participativo y solidario.

Apunta integrar en un llamado nacional a los grupos, gestores culturales y

reinas de diferentes municipios y departamentos del país, que son, quienes han
respondido a nuestro llamado.

Pretende que las danzas de la costa pacífica y todo el contenido histórico,

filosófico y antropológico que posee, pueda viajar en las mochilas de quienes
participen, a partir de los espacios de intercambio que se propiciaran.

Se ha proyectado la llegada de 28 grupos de danzas y más de 15 grupos, que

harán que durante cada presentación se vea visitado por más de 3500
personas (delegaciones acompañantes) en el marco del desarrollo de tres
presentaciones por día para 7000 promedio día.

En este propósito hemos convocado el apoyo de la Alcaldía de Ideartes,

quienes han visto en la propuesta, una iniciativa sana, que posibilitará seguir
impulsando el trabajo desarrollado por los cultores de la zona y fortalecer las
dinámicas que contribuyen a la construcción de identidades.

PARTICIPACIONES NACIONALES

 Festival Nacional del folklore - Ibagué Tolima

 Reinado Nacional del Bambuco - Neiva Huila
 Concurso Nacional de Aires Colombianos - Pereira Risaralda
 CREA Encuentro de la cultura Colombiana - Santa Fe de Bogota.
 Festival del Mono Núñez - Ginebra Valle
 Festival Nacional del Pasillo Colombiano - Aguadas Caldas
 Carnaval de Blancos y Negros - Ipiales Nariño
 Festival Iberoamericano de Teatro - Santa Fe de Bogota.

PARTICIPACIONES INTERNACIONALES

 Festival Internacional de Teatro Callejero - Santa fe de Bogota

 Encuentro Colombo – Venezolano de cultura - Maracaibo Venezuela
 Reinado Indígena la SARAÑUSTA -Otavalo Ecuador
 Taller de intercambio cultural Escuela Politécnico Nacional de Quito – Ecuador.
Encuentro internacional de folclor en Arequipa Perú.
 2. ESTUDIO TÉCNICO

BENPOSTA NACION DE MUCHACHOS, es una organización no

gubernamental de desarrollo social y cultural, sin ánimo de lucro, que tiene
como propósito fortalecer y difundir las expresiones culturales propias de la
región norte caucana y de la región pacífico en general (Chocó, Valle, Cauca,
Nariño), contenidas en la cotidianidad de la población, buscando también
puedan ser valoradas como elementos para el desarrollo social, económico,
político y ambiental.

AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, Cuenta con elementos como la

celebración de Navidad en el Pacífico, labores cotidianas como pescar y lavar
ropa a orillas del río; la muerte de un ser querido y la alegría por el retorno de
alguien.

La celebración de la Navidad en el Pacífico, las labores cotidianas de pescar y

lavar ropa en las orillas de los ríos, la muerte de un ser querido y la alegría por
el retorno de un familiar. Todos estos elementos forman parte de la obra
Amoríos entre cielo y tierra, montaje de la Fundación Benposta, que se
presenta en el Teatro Jorge Eliécer Gaitán.

La creación colectiva se presentó por primera vez en 1993, gracias a la beca

de creación que les otorgó en ese entonces Colcultura. Durante cuatro años, el
grupo compuesto por 40 actores, bailarines y músicos recorrió los escenarios
del país para mostrar el montaje.

Desde hace diez años no se presenta la obra, pues el elenco tomó diferentes
rumbos. "La mayoría ingresó a prestigiosas agrupaciones de danza como la de
Delia Zapata y el Ballet de Colombia", comenta el anterior director del montaje,
el bailarín Juan Carlos Ávila y la nueva directora Luz Mery Galeano.

'Amoríos entre cielo y tierra' se presenta de nuevo al público para rescatar el

trabajo de investigación y montaje, que les tomó a los creadores más de dos
años. "El 80 por ciento de los protagonistas de hace diez años están
actualmente. Ahora, todos tienen más experiencia", señala Ávila.

Durante una hora y media, el público disfrutará de la historia de amor entre

Amaury y Rosalía, a través de la cual se presentan los bailes de ritmos
tradicionales, como el bunde, la juga, el abozao, el chigualo, el makerule, la jota
chocoana, el bamabazú,la mazurka, el saporrondó, el barré y el famoso
currulao. Una de las protagonistas del relato es la Tunda, uno de los mitos más
famosos de la zona.
 FICHA TECNICA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO: AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA

NOMBRE DEL BENPOSTA NACIÓN DE MUCHACHOS

SOLICITANTE:

DIRECCIÓN Y DATOS Teatro Jorge Eliecer Gaitán

GENERALES DE LA
Evento: Los consentidos
ORGANIZACIÓN
PROPONENTE: Av. Carrera 7 # 22-47, Bogotá, D.C. 3346800

http://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecer-
gaitan

REPRESENTANTE LEGAL: JOSÉ PROSCOPIO RÍOS CÓRDOBA

COORDINADOR: JOSE LUIS CAMPO ALIAS PEQUENO

Promover, difundir, posicionar, conservar y enriquecer el prácticas

culturales y artísticas de cada región colombiana participante en el
OBJETIVO GENERAL DEL encuentro; por medio de la danza folklórica, así como favorecer la
apertura de espacios para el reconocimiento del Currulao a nivel
PROYECTO: nacional, estrechando lazos de unión entre el pacifico colombiano y el
resto del país a través la realización del CONCURSO NACIONAL DE
DANZAS FOLCLORICAS PROGRAMA CONSENTIDOS

GRUPOS ÉTNICOS: Afrodescendientes

ALCALDIA MUNICIPAL DE BOGOTÁ

CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA
APOYAN SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE BOGOTA
MINISTERIOS DE CULTURA IDEARTES
ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES DE BOGOTA
ASOCIACIÓNES FOLCLÓRICAS
  Se tiene una fecha específica para la realización del concierto
soportado por el contrato firmado directamente con la Alcaldía de
1. Bogotá en el cual se estima una asistencia de 70.000 personas,
ORGANIZACIÓN razón por la cual implementaremos un montaje especial para esta
clase de eventos masivos. De igual forma la Policía Nacional será
la encargada de brindar la seguridad en este evento.
2. LEGALIDAD
 Por ser un contrato firmado directamente con la Alcaldía nos
(PERMISOS E
facilitan el espacio y los permisos requeridos.
IMPUESTOS)
 
3.DIVULGACION
En conjunto con la alcaldía, la Empresa será la encargada de
, PUBLICIDAD Y
divulgar el evento por medio de volantes, afiches publicitarios,
PROMOCION
radio, televisión y redes sociales en Internet.
4.
AMBIENTACION  
, RENTABILIDAD
Para este evento será necesaria la adecuación de una tarima, dos
pantallas de gran dimensión, parlantes y amplificadores. La
VALOR
inversión para el pago de artistas es por un valor de $100.000.000.
APROXIMADO
El contrato firmado con la Alcaldía es de $210.000.000 que da
DE LA
como resultado una utilidad de $110.000.000
INVERSION

  El evento se realizará en el Teatro Jorge Eliecer Gaitán situado en

5. LOGISTICA Y la ciudad de Bogotá, por ser un evento cultural, para los usuarios el
LOCACIONES costo del espacio es asumido por Ideartes y nosotros seremos
encargados de realizar el montaje de sonido, tarimas y luces.

Contamos con amplia experiencia para el montaje de eventos

6. CALIDAD DEL
masivos con equipos de la tecnología más avanzada y un conjunto
SERVICIO
de personas capacitadas en el tema.
 
 Nuestra Empresa se encargará directamente de realizar los
7. contratos con los artistas invitados y nosotros a su vez haremos un
CONTRATACIO contrato con la Alcaldía de Bogotá, quien será la encargada de
NY cancelar el valor facturado por nosotros, cabe resaltar que dichos
FINANCIACIÓN contratos están soportados con la debidas pólizas de cumplimiento.
La Alcaldía delegará las funciones de seguridad por medio de la
Policía Nacional.
8. CAPACIDAD  Contamos con los equipos más avanzados a nivel tecnológico
TECNOLOGICA para la realización de eventos masivos.
 
 El personal de nuestra compañía está capacitado para brindar un
excelente servicio en la realización de este gran evento. De esta
9. TALENTO
forma el equipo de trabajo que estará encargado de realizar el
Evento “Los consentidos” la presentación amoríos entre cielo y
HUMANO
tierra será: 3 publicistas encargados de gestionar la pauta
REQUERIDO
publicitaria, el Dpto. Logístico se encargará de la asistencia técnica
del evento (montaje de tarima, parlantes, amplificadores, luces,
pantallas, etc.). La contratación con la Alcaldía y artistas estará
liderada por la Gerencia.
  Culminado el evento el equipo de trabajo de Global Eventos y
10. MEJORA Promociones solicitará a la Alcaldía una evaluación de los
CONTINUA aspectos anteriormente mencionados con el fin de mejorar para
seguir brindando un excelente servicio en futuros eventos.

DEBILIDADES
 Falta de recursos estatales y privados para el desarrollo de la cultura.
 Falta de espacio de participación ciudadana para el acceso a los bienes
culturales.
 Falta de infraestructura para la realización de actividades culturales.

AMENAZAS
 Flagelos como la drogadicción, desempleo, delincuencia del entorno.
 Bajo nivel de cultura
 Mínimas fuentes de arte.
 Escasos recursos por el estado para actividades artísticas y culturales.

FORTALEZAS
 Profesionales en cada una de las áreas (Danza, Música y Teatro).
 Credibilidad, confianza, idoneidad en el montaje Amoríos entre cielo y tierra
 La trayectoria de 37 años en el medio artístico como investigadores,
capacitadores y difusores.

OPORTUNIDADES
 Espacios ganados en Colcultura
 Pocas ONG culturales brindando espacios de formación en Bogotá.
 Inclusión de Benposta dentro del plan de desarrollo cultural.
 Niños, niñas y jóvenes sin actividades de ocupación del tiempo no escolar.

DEBILIDADES AMENAZAS
AMORIOS ENTRE Culturalmente los eventos El folclor no es muy
CIELO Y TIERRA de danza y música patrocinado en Colombia, el
folclórica no son llamativos público que acompaña los
para todo tipo de escenarios es para población
población, corriendo el específica o que conoce del
riesgo de no llenar las tema o artistas en este
expectativas del público. género.
FORTALEZAS
Hay zonas del país que Las nuevas generaciones Se conserva la esperanza por
conservan y se se inclinan por raíces inculcar a las nuevas
especializan en no culturales urbanas o generaciones al talento
perder sus raíces extranjeras y ven la danza artístico como expresión de
culturales, en folclórica como parte del arte para el desarrollo cultural
instituciones de pasado. Podría no ser un y así darnos a conocer a otros
educación tienen en su evento llamativo para la países. Aunque no hay
pensum danzas y/o población que no esté inversión y apoyo de la cultura
grupos de danzas y inclinada por el arte. en nuestro país.
música.
OPORTUNIDADES
Es una pasión de Dar a conocer a la mayoría Hay ferias de arte, fiestas y
muchos artistas la de población nuestras fechas donde hay bastante
expresión y talentos de muestras de danza y que está a la expectativa de
los sentidos, en la
este tipo de eventos tanto para
actualidad hay variedad
participar como para visualizar
de grupos que se están música que muchos
y ver otro tipo e experiencias
dando a conocer artistas de este género
para poder conceptualizar y
internacionalmente tenga la oportunidad de
tener una proyección, criterio o
complementan la danza y lanzar el arte.
crítica constructiva para
música con el Ballet, afro
mejorar o innovar
y folclor.

3. TAMAÑO Y LOCALIZACIÓN

3.1 La labor de Benposta

La Fundación Benposta llegó a Colombia en 1977, con el objeto de educar a

jóvenes con problemas económicos y conflictos familiares, no solo en sus
estudios básicos, sino para formarlos en distintas artes. En la actualidad, en la
sede de la fundación, niños, entre los 7 y 14 años, aprenden danza, teatro y
música, a bajo costo y excelente nivel.

3.2. Alcance del mercado

El ámbito del mercado inicialmente será la demanda proveniente de las mismas

organizaciones capacitadas en arte; y según la demanda de la oferta del
proyecto, ésta podrá orientarse al mercado regional, sin dejar de lado la
promoción, difusión y potenciación del sistema de comercialización de parte del
equipo de trabajo que maneja la publicidad de Benposta.

3.3. Análisis de la Oferta

Se ha constatado que existe muy pocas ONG brindan capacitación y formación

en artes pues esta formación es de alto costo o difícil acceso, sin embargo la
demanda actual excede ampliamente a la oferta, inclusive la presencia de
turistas permite aumentar la oferta actual. Otro indicador señala que en épocas
de fiestas patronales (locales y regionales) y los meses de Mayo, Junio
(andinismo), Julio (fiesta nacional), Setiembre, Octubre (Festival teatro, Danza
y música), Noviembre (visita de promociones de colegios) y Diciembre, en
estas épocas los eventos requeridos se incrementan en más del 40%.

Existe a la fecha, falta de información, promoción y capacitación para hacer

que los pobladores se orienten a fomentar y activar el arte como alternativa de
desarrollo cultural.

3.4 Localización.

La producción del proyecto se realizara cerca de los eventos culturales del

centro de Bogotá, los ensayos en el teatro Benposta a 15 minutos del centro a
pie, donde se concentra los teatros como la candelaria, el Colon, el Jorge
Eliecer Gaitán etc. Por facilidad de desplazamiento, bajos costos de alquiler y
facilidad de ubicación del mercado objetivo y transporte de los clientes.

3.5 Población beneficiaria

La ejecución del presente proyecto, estaría beneficiando a grupos de jóvenes,

adultos de ambos sexos (en forma directa a 10 grupos al inicio) a turistas
nacionales e internacionales, instituciones educativas, instituciones públicas y
privadas, centros parroquiales, centros de salud, organizaciones comunales,
partidos políticos, organizaciones etc. y concretamente a Benposta que son
aproximadamente más de 80,000 habitantes.

3.6 Muestra
El método de muestreo utilizado es el aleatorio simple, de tal modo que las
unidades que conforman la muestra fueron elegidas al azar. Dada que la
población de Quito es grande, y no tenemos certeza sobre la proporción del
número de consumidores de bebidas no alcohólicas, pero sabemos que es
grande, utilizamos la fórmula para calcular el tamaño de la muestra para
proporciones cuando N es muy grande:

k² P(1 – Q) n
= e² donde,

k = 1,96 (asociada a un nivel de confianza del 95%)

P = Q = 0,50 (valor elegido para maximizar el tamaño de la muestra)
E = ± 5%

Dando como resultado un tamaño de muestra de aprox. 3850 participantes.

3.7 Antecedentes

Sin embargo pese a estos importantes avances, se ha tenido las siguientes

limitaciones:

 Recursos económicos insuficientes para cubrir óptimamente los costos

en cuanto se refiere a los servicios técnicos sobre Arte y folclor.
 Limitada programación de Ferias artísticas, (una vez por año)
 Falta ampliar nuestros ámbitos de acción en más comunidades
campesinas
 Y el más álgido, el de no contar con asesoramiento permanente con
profesionales en escenografía, música, Difusión publicitaria,
nutricionista.

3.8 Contexto

En la última década la importancia al arte, al folclor, han sido muy escasos,

esto a raíz de la poca información brindada por las autoridades de gobierno, a
los miembros integrantes de la sociedad, e inclusive por la notoria
discriminación y marginación, especialmente en lo concerniente a la educación.
En tal sentido Benposta asumió la responsabilidad de promover el proceso
formativo de nuevos grupos, centrados en la formación y conocimiento de los
deberes y derechos de la sociedad y tomar conciencia de que el arte y la
erradicación del analfabetismo son base importante como alternativa de
desarrollo.

4. ESTUDIO DE INGENIERÍA

4.1 Disposición general

El ámbito de acción en cuanto se refiere a las capacitaciones y ensayos de
arte, al monitoreo, seguimiento, instalación de un teatro en la finca de
Benposta.
4.2 Coordinación
Para una labor fructífera y seria, es necesaria la coordinación respectiva con
las autoridades de cada comunidad Benposta y al Instituto Nacional de Cultura)
para poder realizar el montaje de Amoríos entre cielo y tierra.
4.3 Capacitación
Luego de la aprobación del proyecto, el segundo paso a tomar es
específicamente referente a la capacitación, que estará a cargo de los mismos
bailarines de la antigua escuela de Benposta para continuar con un grupo de
formación, en aras de Promoción Social y Comunicación, compuesto por un
Técnico en luces, un director artístico, un nutricionista y cuatro promotores en
publicidad que estarán a completa disposición del proyecto.
Además se contará con colaboradores de las propia comunidad; aclarando que
el 90% de las capacitaciones se realizaran con ensayos rutinarios organizados
y miembros integrantes del cuerpo de baile, percusión y música que ya no
vivimos en Benposta, al inicio toda capacitación y prácticas se harán con sus
propias herramientas y materiales de cada uno de los participantes; esto para
bajar costos.
4.4 Tiempo de Ejecución
De 02 años a partir de su aprobación y de acuerdo a la disponibilidad del
presupuesto, prolongar el contrato del técnicos por un año más, esto para
continuar con las orientaciones técnicas y asesoramiento.
4.5 Actividades

 Elaboración del proyecto

 Gestión de financiamiento
 Adquisiciones de material logístico
 Adquisición de materiales e insumos
 Contratación de técnico en luces y tramoya, Dr. (artístico), nutricionista.
  Contactos y Coordinación con convocatorias

El arte hace parte del folclore de nuestra cultura Colombiana, pero ha sido el
que menos difusión ha merecido, por lo tanto, es menester de los profesores de
danzas, bailarines, cantores y demás cultores, encontrar en este proyecto, la
posibilidad de dar un salto más ambicioso a que se conozca, escuche, baile y
cante en todos los rincones del país.

5. ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN
LOGO:

MISION:

Brindar un excelente y completo servicio en la organización

de eventos de carácter cultural, donde la seriedad y
cumplimiento son la garantía para lograr la satisfacción de
nuestros clientes.

VISION:

En al año 2015 ser una empresa líder, difundiendo cultura artística por medio
del profesionalismo de quienes la integran, ostentando la calidez humana como
virtud principal, consolidando nuestra organización como una de las mejores a
través de sus distintos programas y eventos culturales a lo largo del país.

ORGANIGRAMA
GERENCIA GENERAL:

El objetivo o función del cargo es brindar el direccionamiento administrativo,

operativo y logístico estableciendo objetivos claros, realizando control con el
propósito de medir en forma cualitativa y cuantitativa la ejecución de los planes
y el éxito de la empresa.
DIRECTOR COMERCIAL:
Es la persona responsable del cumplimiento de los objetivos, diseñando con su
equipo las estrategias para conseguir resultados previstos, las comunicaciones,
los procesos de decisión, ya sea logístico o de infraestructura
DEPARTAMENTO FINANCIERO:
Este departamento tiene como responsabilidad la recepción y verificación de
los documentos, llevando registros contables con bases acumulativas para
poder determinar los costos, facilitando así la formulación, ejercicio y
evaluación de los presupuestos y sus programas, con objetivos, metas y
unidades responsables de su ejercicio. Es el encargado de administrar y
gestionar los eventos con que cuenta Benposta. Se basa en las mejores formas
de obtención de recursos y la forma más eficiente para canalizarlos mejorando
su rendimiento. Es decir controla las utilidades de estos eventos a lo largo de la
ciudad.
DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS:
Es el encargado de la publicidad institucional (folletos del evento, boletería,
organización y distintas actividades.

 En los medios de comunicación prensa, radio, tv, internet, videos

informativos.
 Protocolo organización de eventos.
 Exhibiciones y muestras.
 Disertaciones.

DEPARTAMENTO LOGISTICO:
Tiene como objetivo llevar a cabo el control de todo aquello que se requiere
para el funcionamiento del evento, en cantidades específicas, para la fecha
señalada, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud, calidad,
seguridad y disposición así como la custodia de todos los materiales, atender
los requerimientos del usuario, encargándose de la entrega de la mercadería.
DEPARTAMENTO CULTURAL
Encargado de coordinar, planificar, y desarrollar los diferentes y variados
eventos culturales, que apruebe la gerencia general y comercial, presentar las
propuestas a desarrollar por la empresa en los distintos eventos.
 6. ESTUDIO LOGISTICO

6.1 TIPO DE ESPECTACULO:

CULTURAL.

Obras de teatro, canto, espectáculo circense, danza folclórica, danza afro,

danza contemporánea, teatro infantil y juvenil, cuenteros (egresados ASAB).

NOMBRE DEL EVENTO

“AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA.”

LEMA

VIVE TU CULTURA CON BENPOSTA NACIÓN DE MUCHACHOS S.A.S

BOGOTA.

TAMAÑO DEL EVENTO

Para 7.000 personas

Lugar: Centro Cultural Teatro Jorge Eliecer Gaitán Bogotá

Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y

especificar sus y a quien tienen que pedir autorización. Crear las cartas para
los patrocinios y permisos.

Nombre del evento: El evento seleccionado para este proceso de planeación

es el AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, el cual servirá como herramienta para los
procesos de planeación, ejecución y proyección de eventos recreativos.

Fecha: Este evento se desarrollará el 27 de septiembre del año 2014.

Lugar: En el Teatro Jorge Eliecer Gaitán.

Boletas: $10.000, $20.000, $ 25.000, $ 30.000, $35.000
Se consiguen en la taquilla del Jorge Eliécer Gaitán
Hora: 7:00 p.m.

Capacidad: Para este concierto se estima una asistencia aproximada de

70.000 espectadores.

Patrocinio y financiación: La Empresa realizará un contrato directamente con

la Alcaldía de Bogotá, quienes a su vez serán los encargados de cancelar el
valor total facturado por nuestra Empresa.

Pagos locales: Es hacer el contrato con el IDRD y definir los días para hacer
los pagos.

IMPUESTOS Y PERMISOS

Trámites Legales: Es comenzar hacer todos los trámites para el concierto y

sacar todos los permisos para el conciertos. (Documento 1)

La Dirección Administrativa de la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante el decreto

539 de 2006, tiene asignada además de las funciones propias de apoyo a las áreas
misionales, las funciones relacionadas con rifas, juegos, concursos y espectáculos, de
acuerdo con la normatividad vigente.

http://www.gobiernobogota.gov.co/servicio/DA/formulario_espectaculos.php
Elaboración de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los
permisos y otras solicitudes para realizar el concierto.

Otras Solicitudes

 Solicitud de presencia de efectivos de la cruz roja (Documento 2)

 Solicitud de presencia de efectivos de bomberos (Documento 3)
 Solicitud de presencia de la Policía Nacional (Documento 4)
 Solicitud de utilización del Pabellón Municipal al IDRD (Documento 5)

Notas De Requerimiento (Anexo IV):

 Nota de requerimiento de instalación eléctrica para concierto barra de

barra y presencia electricista de servicio durante el día del concierto
(Documento 6)
 Notas de requerimiento de solicitud a empresa concesionaria
recogida residuos sólidos de barriles para el depósito de residuo
solidos (Documento 7)

Entrega definitiva de trámites: La entrega de todos los trámites que se

necesita para el concierto.

Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y

autoricen los boletos.

Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y

después otra para que la prensa hable con la artista.

Elaboración del libro de logística y producción del concierto

Buscar información sobre cómo se realiza la documentación referente a

conciertos para realizar los registros de las evidencias.

6.2 LA BÚSQUEDA DEL CONTRATO

En la actualidad, el panorama artístico es amplio, heterogéneo y competido, en

evolución y en busca de apoyar el talento colombiano a la hora de invitar que
se identifiquen con la finalidad del presente evento genera buenos contactos y
credibilidad al evento el cual se realizará en el festival de verano muy popular
en Bogotá en esta fecha.

6.3 PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN

Elaboración de cuñas de radio: Es hacer dos cuños de radio para la

publicidad del concierto y fijar el tiempo de cada cuña que se usa al aire para la
publicitar el concierto.
Elaboración de cuñas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la
publicidad del concierto y fijar el tiempo del comercial.

Pautaje cuñas de radio venta 1: Es hacer una planificación para pasar el

comercial en la radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.

Pautaje cuñas de radio venta 2: Es hacer una planificación para pasar el

comercial desde la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el día del
concierto.

Pautaje cuñas de TV: Es hacer una planificación para pasar el comercial en la

tele hasta el día del concierto.

Prensa anuncios: Es hacer un boletín de prensa y mandar a todos los medios

para anunciar el concierto.

Artes gráficas del concierto: Son los posters, entradas, gafetes, hojas
volantes, etc.

Elaboración de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.

6.4 PÚBLICIDAD Y MERCADEO

Definición paquetes: Es hacer propuestas diferentes para conseguir

auspiciantes para el concierto.

Búsqueda de Clientes: Es comenzar a enviar propuestas a empresas que

sean posibles auspiciantes.

Cierre de auspicios: Es definir el público del concierto y firmar los contratos.

Entrega de material publicitario: Es entregar la publicidad de lo ofrecido en

las propuestas.

6.5 PRODUCCIÓN Y LOGISTICA

EQUIPO TÉCNICO: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en

el concierto.

Entrega de raider técnico: Es crear el raider técnico y entregar a las

empresas que van hacer todo lo eléctrico.

Definición de iluminación y sonido: Es definir con que empresas se va hacer

la iluminación y sonido.

Firma contratos iluminación y sonido: Es firmar los contratos con las

empresas la iluminación y sonido.

Coordinación transporte aéreo: Es coordinar la llegada de la artista y su

grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.
 Aduanas trámites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas
hasta todo lo que usa en su presentación para que todas las cosas entren al
país sin problema.

Contrato Artistas Invitados: Es coordinar la participación y llegada

permanencia en nuestro país de los artistas.

Comunicaciones celulares: Es la coordinación de tal forma que se va a

comunicar la producción desde el primer día hasta el último a través de
celulares, etc.

Definición local de venta de boletos: Es la coordinación de los lugares en

donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los
locales.

Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya

en lugares definidos.

Definición seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y

definir los lugares que necesitan seguridad.

Alquiler de sala apropiada: Tramitar el espacio físico y de tiempo el concierto

en el festival de verano como lugar usual para dicha actividad, el cual será en
el tercer día del Festival de Verano que corresponde al concierto dirigido a los
amantes de la música Balada Romántica, con amplia experiencia accesibilidad
y características geográficas y artísticas del lugar.

6.6 MONTAJE DE LA PRESENTACIÓN

Todos estos trabajos se llevan a cabo durante no menos de 12 horas de

montaje y con la implicación de unas 20 personas y deben ser trabajados
para la comodidad delos organizadores y artistas.

 Decoración
 Luces e iluminación
 Equipos y amplificadores
 Sonido

Medios Hay que destacar el material y clasificarlo para luego realizar el

montaje. Paralelamente se está montando el escenario que previamente ha
elegido el personal especializado.

Mantenimiento y seguridad.

Si el concierto dura más de un día y el recinto donde se celebra no es cerrado

se suele contratar seguridad durante esos días para un funcionamiento
correcto y evitar males mayores y disgustos con el público en general.

Equipo Técnico: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas del

teatro como acomodadores, taquilleros etc.
Técnicos que manejan la escenografía, las luces, el sonido, el cableado y la
multimedia.

6.7 PRUEBAS

También los auxiliares de limpieza empiezan a preparar el escenario para

cuando los artistas quieren hacer el simulacro del concierto.

 Pruebas de Luces.
 Prueba de multimedia.
 Prueba de Sonido.
 Prueba de puesta en escena.
 Ensayo general.

Son necesarias las pruebas para ultimar detalles.

6.8 DESMONTAJE DE LA PRESENTACIÓN: Esta fase se prepara y se

dispone de personal para evitar fatigas de última hora por la prisa del cierre
del concierto y situaciones indeseadas.
 CRONOGRAMA DE LA PRESENTACIÓN AMORIOS ENTRE CIELO Y
TIERRA

Fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el concierto y ponerles
fecha. (Vea Archivo en Excel)

ACTIVIDAD/MES 1 2 3 4 5 6 7 8

ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Elaboración del proyecto X
Diseño de imagen (logo, afiches, pendones, X
pasacalles)
Impresión y difusión de publicidad X
1 Envío de Publicidad a departamentos, grupos X X X X X X X X
culturales.
2 Socialización de la propuesta X X X
Comités de trabajo X
Reuniones comités de trabajo X X X X X X X
3
Convocatorias a los diferentes departamentos, X X X X X
municipios y grupos culturales.
Entrega formatos de inscripción X X
Recepción de inscripciones (confirmación de X X
4
participación)
Solicitudes de apoyo X X X X
Confirmación de apoyos X X X
5
6 Elaboración de programación X
7 Recepción de participantes, desarrollo y X
evaluación del evento

7. ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

Con todos los gastos e ingresos que va a ver por la realización del
concierto, después van todos los gastos uno por uno y lo último es un
punto de equilibrio. Finalmente las Ganancias (Vea Archivo en Excel)
COSTOS Y GASTOS

Costos Fijos 

 
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:
 
- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
- Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
- Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje
de los costos totales del evento.
- Área  y servicio de estacionamiento.
- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
- Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
- Traductores si fuera necesario.
- Sistema de inscripción y acreditación.
- Contratación de show o actividades, extra al evento.
- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

Costos Variables

 
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o
invitados, entre ellos:
 
- Material de acreditación, credenciales, programas, etc
- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas. 

- Personal temporario.
- Estacionamiento.
- Computadoras y mobiliario.
- Gastos bancarios.
- Personal de seguridad y limpieza

  Imprevistos
 
Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o
contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar
con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales.

Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del
evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.
 

VALOR
ITE CANTIDA DESCRIPCIÓ VALOR
ACTIVIDAD UNITARI
M D N TOTAL
O
1 CONVOCATORIA
Papelería 1 1.500.000 1.500.000
(evento y pre Global
1,1 lanzamiento)
Publicidad 1 10.000.00 10.000.000
(evento y pre Global 0
1,2 lanzamiento)
1,3 Transporte 50 Unidad 100.000 5.000.000
Internet y 1 1.000.000 1.000.000
Global
1,4 Llamadas
SUBTOTAL CONVOCATORIA 17.500.000
2 LOGÍSTICA Y ADECUACIÓN DE ESCENARIOS
Alquiler de 5 Días 2.000.000 10.000.000
equipos por
cinco días
incluyendo el
pre
2,1 lanzamiento
Alquiler de 4 Días 2.000.000 8.000.000
tarima por
2,2 cuatro días
Alquiler de 4 Días 2.500.000 10.000.000
Gradería por
2,3 cuatro días
alquiler de 3 Días 2.000.000 6.000.000
2,4 pasarela
SUBTOTAL L. A. E 34.000.000
3 CONSENTIDOS
Transporte 50 200.000 10.000.000
Persona
3,1 Nacional
Decoración y 25 150.000 3.750.000
alquiler de carrozas
3,2 carrozas
Hospedaje por 150 30.000 4.500.000
tres días por Días
3,3 persona
3,4 Alimentación 150 Días 21.000 3.150.000
 por tres días
por persona
Premiación 1 10.200.00 10.200.000
3,5 efectivo 0
Gastos de 3 1.000.000 3.000.000
Persona
3,6 jurados
Premiación 6 300.000 1.800.000
reconocimiento Premios
3,7 s
SUBTOTAL C. N. C 36.400.000
4 CONCURSO NACIONAL DE DANZAS
Gastos de 3 1000000 3.000.000
Persona
4,1 jurados
Hidratación y 1 1.600.000 1.600.000
global
4,2 refrigerios
Hospedaje por 625 10.000 6.250.000
PERSONA
4,3 persona
Alimentación 625 21.000 13.125.000
PERSONA
4,4 por persona
Premiación 1 11.550.00 11.550.000
 
4,5 efectivo 0
Premiación 8 300.000 2.400.000
reconocimiento Premios
4,6 s
SUBTOTAL C.N.D 37.925.000
125.825.00
GRAN TOTAL 0
  VENTAS COMPRAS NOMINA
1000000
septiembre 0 4000000 1000000
1200000
octubre 0 300000 1200000
noviembre 8000000 600000 1300000

PRESUPUESTOS COSTOS ADM

BALANCE INICIAL MAYO PRESUPUESTO DE VENTAS (NOMINA)
VENTAS CONCEPT SEPTIEM OCTU NOVIEM
TOTALES   9000000 MES VENTAS TOTALES O BRE BRE BRE
SEPTIEM PAGO 120000
BRE 10000000 NOMINA 1000000 0 1300000
4500000
DEUDORES POR OCTUBR
VENTAS (30 DIAS) E 12000000
NOVIEM
SALDO FINAL 500000 BRE 8000000

PRESUPUESTO DE COMPRAS FINANCIACION DE VENTAS COMPRA ESCENOGRAFIA

30
CONTAD
MES VALOR MES VENTAS DIAS VALOR 10000
O (50%)
(50%)
SEPTIEMBR 450000
AGOSTO 9000000 4500000
E 4000000 0 CUOTAS  
OCTUBRE 3000000 SEPTIEM 1000000 5000000 500000 OCTUBRE 2500000
 BRE 0 0
OCTUBR 1200000 600000
6000000
NOVIEMBRE 60000 E 0 0 NOVIEMBRE 2500000
NOVIEM 400000
4000000
BRE 8000000 0 DICIEMBRE 2500000
3900000 1950000 195000
TOTAL 0 0 00 ENERO 2500000
1000000
TOTAL 0

                 

  PRESUPUESTO DE CAJA  
       
SEPTIEM OCTUB NOVIEM
    BRE RE BRE  
  SALDO INICIAL 500000 70000 103000  
  INGRESOS    
VENTAS DE
    CONTADO 5000000 6000000 4000000  
    COBRANZAS 4500000 5000000 6000000  
OTROS
    INGRESOS 0 0 0  
           
       
1107000 1010300
    TOTAL INGRESOS 10000000 0 0  
       
  EGRESOS    
 COMPR
    AS 40000 30000 60000  
    PAGO NOMINA 1000000 1200000 1300000  
PAGO COMPRA
    UTILERÍA 0 2500000 2500000  
    OTROS EGRESOS 0 0 0  
           
       
    TOTAL EGRESOS 1040000 3730000 3860000  
       
  UTLIDAD NETA   8960000 7340000 6243000  
                 

DA COMO RESULTADO UTILIDAD POSITIVA EN TODOS LOS

PERIODOS PRESUPUESTADOS
 8. EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Es evaluar la efectividad y repercusión de Global Eventos y Promociones S.A.

en la eficiencia del concierto de los enamorados el día 03 de Agosto del 2013.

Los puntos a evaluar son los siguientes:

1) Cumplimiento de Objetivos.
2) Cronograma del evento.
3) Calidad.
4) Presupuestos.
5) Alcance.
6) Impacto.
7) Liquidación final.

POST- EVENTO (AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA)

Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para
saber cuántos boletos se vendieron.

Liquidación final: Para saber cómo nos fue en el Evento si hay ganancia o
pérdida.

Cumplimiento de Objetivos.

Si se encuentra participación, creatividad, capacidad receptiva y aprendizaje de

esquemas secuencias o pasos, comprensión de consignas, integración del
esquema corporal y uso de la imagen corporal como herramienta de expresión.
Seguimiento del ritmo y uso del espacio.

Cronograma del evento.

Se evalúa el indicador Dar respuesta oportuna a Convocatorias

Calidad

Se evalúa el indicador Optimizar Calidad y Cumplimiento

Alcance e Impacto

Se evalúa el indicador Determinar y Satisfacer requisitos y necesidades.

Liquidación final. Se evalúa si se cumplió el estudio de costos y presupuestos

y si el PYG es favorable y hay utilidades.
 INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADORES DE FRE
PROCE INDICA GESTIÓN CUE RESPON FUEN
OBJETIVO META
SO DOR NCI SABLE TE
ÍNDICE (formula)
A
       
Resultado
  convocatorias x1
Dar Conformes 00 Asistente
respuesta   Prome Base
PUBLIC Satisfac Anua de
oportuna a No. Convocatorias dio 4.0 de
IDAD ción l Publicida
Convocator postuladas   datos
d
ias    
 
 
       
      Repor
Optimizar PRODU Eventos con no Jefe de te de
Calidad y CCIÓN Cumpli   conformidades x1 máxim Men
Producci NC
Cumplimie ARTIST miento 00 o 5% sual
  Eventos Planeados ón Intern
nto ICA
as
     
Cumpli
Selecciona Crono
miento
r, Vincular TALEN grama
de Sem Jefe de
y mantener TO Mínim Regist
cronogr     estra Talento
personal ARTIST o 95% ros de
ama de l Artístico
competent ICO asiste
ensayo
e ncia
s
No. ensayos
 
realizados ×1
No. Ensayos 00
 
programados
     
      Evalu
No de evaluaciones acion
Frec
no efectivas ×1 es
Eficacia uenci
de las Total No. de 00 Máxim a de Regist
evaluaciones o ros de
Capacit Eval
0.5% Plan
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de
      nes
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Determinar ESCEN Cumpli       Men Jefe de Requ
y satisfacer OGRAF miento No de Requerim No sual Escenogr erim.
requisitos y IA en la   cumplidos ×1 Máxim afía Satisf
necesidade entrega Total 00 o 8% echos
s   Progr
Requerimientos
    amaci
      Mínim ón de
o 90% Requ
  Fecha Acordada x1
erimie
  00
   Fecha Real
      ntos
     
Eficacia
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del   Repor
Compras. Máxim Men
proceso x1 te de
total No. Compras o 1% sual
compra   00 NC
mes
s
   
ESCEN   Jefe de Evalu
OGRAF Resultado de Escenogr acion
IA ×1 afía es de
Confiab Calificaciones
00 Prome Sem dese
ilidad
dio estra mpeñ
proveed No. de proveedores 90% l o de
ores evaluados durante
    prove
el semestre edore
s

INDICADORES FINANCIEROS

1. NIVEL DE
ENDEUDAMIENTO            
Nivel de endeudamiento= Total
  formula pasivo con terceros      
        Total Activos    
             
2. ENDEUDAMIENTO
FINANCIERO            
Endeudamiento financiero=
  formula Obligaciones financieras      
        Ventas Netas    
             
 FLUJOGRAMA CLASE

INICIO

Planeación
Lista de Chequeo

Registro de asistencia
Alistamiento

Acondicionamiento y
Vestuario Lista de Chequeo

Preparación musical

NO V.B
IYC

SI
Calentamiento

NO

IYC V.B

SI

Rutina danzas, música, teatro y Música teatro y Danzas.

FIN ensayo

NO

IYC V.B Evidencia de análisis

SI
Almacenamiento y
entrega
Guardar vestuario
 CONCLUSIONES

Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este
medio porque hay mucha gente informal.

Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que

presupuesto contamos.

Fecha: Definir el alcance con fechas y responsables.

Plaza: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay y escoger el más
apropiado.

Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos

en medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colocar;
También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos,
realizar el diseño, la impresión y distribución de la publicidad, etc.

Búsqueda de patrocinadores: Elaboración y envío de propuestas de patrocinio

a empresas, cierre de ofertas.

Producción: Definir las personas encargadas de la iluminación y el sonido.

Personal de seguridad que controlará a la gente en las entradas al concierto.

Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer

contratos con empresas de seguridad.

Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para

llevar a cabo el concierto.

Rueda de prensa, elaboración y difusión de notas de prensa (bien redactada,

estructurada y sin faltas de ortografía): Hacer una rueda de prensa para lanzar
el evento y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa
especializada. Tanto antes del evento para su comunicación como después
con las conclusiones sacadas tras el evento.

Liquidación final: Para saber cómo nos fue en AMORIOS ENTRE CIELO Y
TIERRA si hay ganancia o pérdida.

Para concluir diremos que organizar un concierto no tiene por qué ser muy
difícil, aunque parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa, es
conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseñado con
anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada
que nos gestione todo esto es más sencillo puesto que en la misma, todos
saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien
 BIBLIOGRAFIA:

http://www.culturarecreacionydeporte.gov.co

http://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecer-gaitan