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Objetivo : Dar directrices sobre las actividades que se deben llevar a cabo por parte de la Dirección de
Sanidad y las Unidades de Salud Policial (USP) a nivel nacional, unificando criterios con el procedimiento
“Administrar Cuentas Por Pagar”, que permitan mejorar sus procesos Administrativos en lo relaciona con la
gestión de las cuentas médicas y glosas que se realicen a las mismas.
Alcance: Esta guía es aplicable para la Central de Cuentas de las USP y tiene como finalidad orientarlas en lo
relacionado con los requisitos, controles y seguimientos que deben llevarse a cabo por parte de los
responsables de central de cuentas y auditores de cuentas médicas, para el pago de las diferentes
obligaciones
Contenido de la Actividad
La Central de Cuentas, es el sitio de la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y USP, donde se reciben y
radican las obligaciones a su cargo y se suministra información veraz y oportuna sobre el trámite de las misma,
de igual manera ejerce el control y seguimiento para el pago de las obligaciones contraídas por la Dirección
de Sanidad y USP, para lo cual se crea la siguiente guía en aras de optimizar el procedimiento y dar un
eficiente manejo a los recursos tecnológicos y humanos, que permitan el logro del objetivo propuesto en la
presente guía.
Lo anterior teniendo en cuenta la misionalidad y volumen significativo en la recepción de facturación por parte
de las Unidades de Salud Policial. Para lo cual se desarrolla la presente Guía, así:
1. Las Unidades de Salud Policial , deben contar con un funcionario que será la persona encargada de
recibir la documentación correspondiente a servicios contratados con los prestadores de servicios de
salud.
2. La documentación se debe recibir dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes; cuando
se trate de documentación de servicios sin respaldo presupuestal (urgencia médica) es viable en los
primeros veinte (20) días calendario de cada mes, en la ventanilla de central de cuentas de cada
Unidad de Sanidad Policial,
CONTRATO
Factura (de acuerdo a la normatividad establecida y los requisitos de Ley artículos 616-1,616-3 617
y 618 E. T; artículos 772, 773, 774 Código de Comercio, Modificado Ley 1231 de 2008), este
documento debe estar a nombre de la USP con el respectivo NIT.
Firma del paciente y/o acudiente en los comprobantes de recibido del servicio.
Nota: Para el caso de documentos que se requieran para el trámite de la cuenta y que no son anexados, pero
reposan en la en entidad, la auditoría de cuentas medicas deben realizar las gestiones pertinentes para su
verificación, dejando registro de ello.
“Articulo 57.TRAMITE DE GLOSAS. Las entidades responsables del pago de servicios de salud
dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación de la factura con todos sus
soportes, formularán y comunicarán a los prestadores de servicios de salud las glosas a cada
factura, con base en la codificación y alcance definidos en la normatividad vigente. Una vez
formuladas las glosas a una factura no se podrán formular nuevas glosas a la misma factura, salvo
las que surjan de hechos nuevos detectados en la respuesta dada a la glosa inicial.
El prestador de servicios de salud deberá dar respuesta a las glosas presentadas por las entidades
responsables del pago de servicios de salud, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su
recepción, indicando su aceptación o justificando la no aceptación. La entidad responsable del
pago, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta, decidirá si
levanta total o parcialmente las glosas o las deja como definitivas.
Si cumplidos los quince (15) días hábiles, el prestador de servicios de salud considera que la glosa
es subsanable, tendrá un plazo máximo de siete (7) días hábiles para subsanar la causa de las
glosas no levantadas y enviar las facturas enviadas nuevamente a la entidad responsable del pago.
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Los valores por las glosas levantadas total o parcialmente deberán ser cancelados dentro del
mismo plazo de los cinco (5) días hábiles siguientes, a su levantamiento, informando al prestador la
justificación de las glosas o su proporción, que no fueron levantadas”. (En este ultimo evento se
procederá a citar al prestador a una conciliación directa en las dependencias de sanidad policial, que no
debe superar los sesenta (60) hábiles posteriores a la radicación).
“Una vez vencidos los términos, y en el caso de que persista el desacuerdo se acudirá a la
Superintendencia Nacional de Salud, bien sea en uso de la facultad de conciliación o jurisdiccional
a elección del prestador, en los términos establecidos por la Ley.
El Gobierno Nacional reglamentará los mecanismos para desestimular o sancionar el abuso con el
trámite de glosas por parte de las entidades responsables del pago”.
Decreto 4747 de 2007, “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los
prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la
población a su cargo, y se dictan otras disposiciones” y la resolución 3047 de 2008.
9. Los auditores médicos de las USP, deberán dejar registros que demuestren la trazabilidad de las
gestiones adelantadas con los prestadores de servicios, lo cual será verificado por los responsables del
grupo central de cuentas de cada unidad y Jefe Financiero, formato control de auditoría médica.
10. El líder Nacional de Auditoria Médica con su equipo de trabajo realiza seguimientos y acompañamientos a
las unidades en lo que concierne a la auditoría de cuentas médicas, con el fin de verificar el porcentaje de
glosas sobre la facturación, la calidad y el porcentaje (%) de recuperación sobre las mismas. El
seguimiento es mensual, se retroalimenta a todos los médicos auditores en normatividad y calidad del
trabajo y se hacen acompañamiento trimestrales, para verificación de cumplimientos y evaluación de
desempeño, dejando registros mediante actas y/o informes.
11. De igual manera los auditores médicos entregan a central de cuentas la auditoria en físico debidamente
firmada y en medio magnético a central de cuentas de cada unidad, para que el responsable de central de
cuentas lleve el control de las glosas por cada IPS y realice seguimiento.
12. El funcionario de la Central de Cuentas encargado de la radicación, recibe las facturas debidamente
auditadas para el pago, con el formato de “certificación de auditoría médica. Posteriormente procederá a
actualizar la base de datos formato “tramite de obligaciones” código 1AR-FR-0014 diligenciando las
columnas adicionales a este formato que son de uso exclusivo de las USP(ver anexo 2), al igual que el
sistema de información financiera SGF (modulo de radicación), sobre las novedades respecto a la
facturación glosada, sin objeciones y la fecha de su recepción. Información requerida por el responsable de
la Central de Cuentas para llevar un control de la facturación y glosa de las mismas.
13. Al terminar la actualización y revisión de la facturación se procede dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes a remitir la cuenta mediante oficio al supervisor que corresponda para revisión y expedición de
Recibido a Satisfacción (servicios contratados), ejerciendo control de su devolución dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes, es de aclarar que se debe actualizar base de datos formato “tramite de
Obligaciones” y sistema de información financiera SGF (modulo de radicación), para tener la trazabilidad
en tiempos de las cuentas (facturación).
15. El funcionario de la Central de Cuentas encargado de la radicación, recibe las facturas con recibo a
satisfacción y procede a realizar la tarea dos (2) del procedimiento “Administrar Cuentas Por Pagar”.
16. Previo cumplimiento tarea tres (3) del procedimiento “Administrar Cuentas Por Pagar”; el analista de cuenta
procede a realizar la liquidación, en el sistema de información financiera SGF (ver anexo1 “Instrucciones
Para La Inclusión de da Información de Servicios Médicos en el SGF); teniendo presente la siguiente
causacion:
La cuenta contable 242590106 se debe causar en las casillas “Otros Descuentos y/o Reintegros” por el valor
total de las glosas, es de aclarar que en SGF se debe evidenciar en la casilla valor de la factura el 100%, en la
casilla V.Eje.Ppto (ejecución presupuestal) valor factura menos valor de glosa aplicadas al prestador; en SIIF
Nación la radicación y obligación es por el valor neto teniendo en cuenta la naturaleza de la glosa y que no
existe un concepto por deducciones de esta naturaleza en dicho sistema.
Para la cancelación de las glosas que justifique la no aceptación por el prestador, el responsable del pago
DISAN decidirá levantar la glosa y bastara con el respectivo informe de auditoría que así lo ratifique; si la glosa
es aceptada por el prestador el auditor medico DISAN la dejara como definitiva, emite informe de auditoría a
central de cuentas para que esta gestione la respectiva Nota Crédito ante el prestador.
Con esta actividad quedaran registradas las glosas realizando así el cruce y la conciliación, previa generación
de los archivos del sistema de información financiera SGF modulo radicación y los movimientos de la cuenta
contable donde se registran las glosas, por parte de la Central de Cuentas y Contabilidad, frente a información
suministrada de la auditoria medica de cuentas. Además se podrán generar los estados de cartera reales a
solicitud de los prestadores de servicios en salud.
ANEXO 1
El modulo de Cuentas por Pagar permite la radicacion, generacion, liquidacion afectacion presupuestal y
registro contable, de las ordenes de pago originadas por todos los compromisos adquiridos por la DISAN en
desarrollo de sus actividades.
Este modulo permite liquidar, manejar, controlar la cuentas por pagar una a una, proporcionar
informacioninmediata y confiable acerca de los compromisoso vigentes y canceladospor beneficiario o en
general
RADICACION DE CUENTAS
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Modo de ingresar al modulo de radicacion en el SGF, despues de haber ingresado al aplicativo y verificacion de
Usuario y Password.
Cuenta por Pagar
Operativo
Radicacion de ctas
Por esta ruta se registran todas las facturas pertenecientes a cada proveedor, teniendo en cuenta que
correspondan al mismo documento presupuestal (REG), con el mismo numero de registro.
Empresa presione la tecla “F9” seleccione la empresa según la USP en la cual registrara las facturas,
Luego “enter”.
Vig Radicacion el sistema trae automaticamente el año en el cual se esta trabajando, “enter”.
Beneficiario se debe digitar el número de identificación del proveedor o contratista (Nit, cc), “enter”.
Vig Doc corresponde al año correspondiente a la vigencia del documento presupuestal, “enter”.
Tipo Doc “F9” y seleccione el documento presupuestal que se afectara (REG), “enter”.
Numero “F9” se debe seleccionar el número del documento correspondiente, el sistema mostrara los
números de aquellos documentos presupuestales que corresponden al beneficiario digitado, “enter”.
Seguidamente nos mostrara el valor total del documento (Valor Doc. Ppto), el valor total de lo que se ha
radicado (Vr. Radicado), y los respectivos saldos.
Valor a Radicar se digita el valor correspondiente a la sumatoria de las facturas; este valor no podrá
ser mayor al (Valor Doc. Ppto), ni al saldo del documento presupuestal.
Observación se anotan observaciones a tener en cuenta y que sean relevantes para la liquidación de
la obligación.
Presione la tecla “tab”, luego “enter” o presione el icono continuar (lado derecho de Observacion) y lo llevara al
manejo de facturas.
Prefijo si la factura relaciona algún prefijo se digita en este espacio, de lo contrario se deja en blanco,
“enter”.
Numero Fact. Digite una a una las facturas correspondientes al proveedor, “enter”.
Fecha corresponde a la fecha de la factura, esquema (DD/MM/AAAA). Esta fecha no puede ser
anterior a la fecha del documento Pptal.
Valor se registra el valor bruto de cada una de la(s) factura(s), este valor acumula en la casilla total y
debe ser igual al valor a radicar.
Para imprimir y anular una radicación se debe utilizar los iconos que aparecen en la parte inferior derecha de la
pantalla:
Imprimir al darle un click al icono nos muestra la relación de la facturación digitada con el número
consecutivo de Radicación.
Empresa presione la tecla “F9” seleccione la empresa según la USP en la cual se realizara la
causacion de las cuentas, Luego “enter”.
Fech pago Fecha en la que se realizará el pago, puede ser la misma fecha de causación de la orden,
pero no aceptará nunca días no hábiles, ni fecha anterior a la causación, “enter”.
TpMv Presione la tecla F9, y seleccione con "enter", el tipo de movimiento de Cuentas por Pagar a
utilizar para realizar la liquidación según sea el caso, “enter”.
Tpco Gen En este campo el sistema trae el tipo de comprobante genérico parametrizado (módulo
Cuentas por Pagar) , “enter”.
Especif Corresponde al comprobante específico creado para esta causación, Presione la tecla F9 y
seleccione según sea el caso, guarde relación con TpMv, “enter”.
Nit corresponde al nit del proveedor o la persona a quien se le va a efectuar el pago. Si tiene afectación
presupuestal el nit debe ser el mismo del documento de presupuesto, “enter”.
Benef nit del proveedor al cual se le realizará el egreso. A este
beneficiario es al cual se le cargan todos los descuentos tributarios, “enter”.
Si el documento ha tenido anticipo mostrará el Valor del anticipo y el valor amortizado del anticipo y saldo
del mismo, en el momento de crear un anticipo este se parametriza desde TpMv opción 5 CONSTITUCION
DE ANTICIPOS.
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Con la información anteriormente digitada el sistema traerá automáticamente los datos del documento de
presupuesto para registrar la afectación al documento.
Valor Factura Corresponde al valor de la factura que vamos a liquidar, corresponde al valor radicado,
“enter”.
V.Eje.Ppto corresponde al valor a ejecutar presupuestalmente, como por ejemplo el valor de la
facturación menos la glosa, igual al valor a digitar en esta casilla.
V. a Pagar Valor a pagar que generalmente es el mismo de la factura, enter”.
Al dar "Enter" el cursor se posiciona en la columna de Valor a Causar donde digitamos el valor a causar para
cada uno de los rubros de presupuesto. Con control Av Pág. continuamos con la liquidación.
El sistema desplegará una nueva pantalla donde se diligenciarán los siguientes campos:
Ciudad Presione la tecla F9, y seleccione el numero de la ciudad donde se está realizando la
causacion.
Observac se incorpora datos de importancia en el momento de la liquidación, “enter”.
Al dar "Enter" en la observación el sistema traerá automáticamente la pantalla para liquidación
Concepto Presione la tecla F9, liquidación a aplicar para esta cuenta Previamente se deben haber
creado en conceptos de liquidación
Mayor Código de la cuenta contable en la cual se registrará el débito esta cuenta es colocada por
defecto según parametrización hecha, pero es perfectamente modificable por el usuario cuando
considere que la cuenta que el sistema le asigna automáticamente no es la apropiada.
CenCosto Código del centro de costos en caso de que el sistema lo pida.
Vr.Cpto El sistema lo calcula teniendo en cuenta la fórmula aplicada y el % de IVA, este valor es el
valor de la factura antes de IVA y sobre el cual calculará las retenciones.
ICA Código de Industria y Comercio en caso de aplicar.
Mayor Pasivo Contrapartida que se trae en forma automática pero que es susceptible de ser cambiado
por el usuario y que representa un crédito de constitución de la cuenta por pagar.
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Descuentos Según Formula En este bloque muestra información de la Liquidación de la cuenta; Retención en la
fuente, Retención de IVA y Retención ICA que fueron aplicados.
Otros Descuentos y/o Reintegros El siguiente bloque se refiere a todas las posibles deducciones y/o menores
valores a liquidar en la orden de pago y que no están directamente relacionados con los descuentos
anteriormente relacionados y que normalmente no son calculados sino digitados en forma directa previa
liquidación manual como lo son las glosas (GLO), reintegros N/A.
OK quiere decir que estamos de acuerdo con la liquidación hecha y que continué con el
proceso.
Si en el anterior campo digitamos S, al oprimir la tecla "Enter" el sistema nos mostrará la contabilización
preliminar que hará en contabilidad, si estamos de acuerdo con esta contabilización, oprimimos el botón
continuar, para aprobar la orden y hacer el registro contable correspondiente.
ANEXO 2
Columnas que se deben adicionar al formato “tramite de obligaciones” código 1AR-FR-0014 y en la casilla
cumplimientoque se adiciona se debe incorporar la siguiente formula =SI(casilla plazo="","",SI(casilla
plazo<=HOY(),"VENCIDA","TRAMITE")), en medio magnético.
Referencia documental
Glosario
GLOSAS: es una no conformidad que afecta en forma parcial el valor de la factura por prestación de los
servicios de salud, encontrada por la EPS, que requiere ser resuelta por parte de la IPS.
URGENCIA MÉDICA: Por definición es cualquier condición de salud que requiera de atención médica en el
lugar más próximo y con la disponibilidad adecuada para tratar el problema por el que el paciente consulta.
CONCILIACIÓN: Es una forma directa de solucionar conflictos o diferencias que surjan entre las personas, por
virtud de una relación contractual o de otra naturaleza, que sea susceptible de transacción o desistimiento y en
la cual la definición de la situación corresponde a las partes, quienes a través de la mediación de un tercero
experto e imparcial, que propicia un espacio de diálogo, pueden lograr un acuerdo amistoso y de mutuo
beneficio, con pleno efecto jurídico.
CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades escrito, manifestado en común entre dos o más personas con
capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una
determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es
bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
NOTA CRÉDITO: es un soporte contable por medio del cual la IPS disminuye el saldo a pagar de una factura
por parte de la EPS, en señal de aceptación parcial o total de la glosa o devolución.
DEVOLUCIÓN: es una no-conformidad que afecta en forma total el valor de la factura por prestación en
servicios de salud.
URGENCIAS: es la alteración de la integridad física, funcional y/o psíquica por cualquier causa con diversos
grados de severidad, que comprometen la vida o funcionalidad de la persona y que requiere de la protección
inmediata de servicios de salud, a fin de conservar la vida y prevenir consecuencias críticas presentes o futuras.
TA. WILSON GOMEZ MOLINA TC. CRISTINA LEAL CARRILLO BG. LUZ MARINA BUSTOS CASTAÑEDA
Coordinador Central Cuentas Jefe Planeación DIRAF Directora Administrativa y Financiera
DISAN
Fecha: 26/11/12 Fecha:28/11/12 Fecha: 29/11/12