FUNCIONES AUXILIAR ADMINSITRATIVA

1. Apertura de oficina
2. Atención al personal de la agremiación vía telefónica o presencial, recibir sugerencias, quejas,
reclamos y gestionar soluciones a estos inconvenientes o diferentes requerimientos.
3. Recepción de correspondencia interna y externa de acuerdo a los procedimientos establecidos.
4. Informar al administrador (a) de todas las novedades como ingreso y retiro de los agremiados para
el pago de seguridad social y la nómina.
5. archivo – oficina-hospital
6. Organización de los archivos (hojas de vida-correspondencia interna y externa).
7. Trasladarse hasta el archivo en la sede del hospital con el propósito de archivar las carpetas de los
nuevos agremiados
8. Contestación de correos (PQRS)
9. Realización de cartas - documentos relacionados con ASMEPCOL.
10. Entrega de tortas mensual para los agremiados
11. Diligenciamiento de pólizas de responsabilidad civil
12. Recepcionar documentación requerida para la vinculación de los nuevos agremiados.
13. llevar documentos al hospital (patinadora) – entrega de cuadros de turno en físico al departamento
de enfermería del hospital
14. Proyección de certificación de contratos de agremiados
15. Recepción por de la dependencia de contabilidad de desprendibles de pago y posterior reenvío a
cada uno de los agremiados
16. Verificar la idoneidad de los certificados de títulos profesional, técnico o tecnólogo en la respectiva
entidad que lo expidió.
17. Realizar la respectiva afiliación a la respectivas ARL de los agremiados.
18. Revisión en el sistema de ARL y a la vez realizar su actualización.
19. Elaborar memorando de Novedades del personal (novedades de ingreso – retiros- permisos no
remunerados-cambio de asignación salarial-cambio de cargo y cambio de servicio).
20. Elaboración de lista para solicitud de certificaciones de soporte vital básico y avanzado -código rojo-
violencia sexual-transfusión sanguínea-toma de muestra- y los demás que se lleguen a solicitar.
21. Diligenciamiento del formato dirigido al departamento de enfermería del hospital para efectos de
la creación del id índigo del hospital.
22. Proyectar de la información general y datos personales de los agremiados.
23. Proyección de las actas de junta y asamblea general
24. Remitir al personal que ingresa a los respectivos exámenes de ingreso correspondientes.
25. Mensualmente pasar a la interventora del contrato una caracterización de la información
actualizada de los agremiados.
FUNCIONES CONTADOR

1. Proporcionar información veraz, expedida y oportuna sobre la información financiera.

2. Revisar los registros y soportes de carácter contable, financiero y tributario; verificar la
exactitud de los mismos y presentar los informes.
3. Reportar oportunamente las novedades, inconsistencias o irregularidades que se
presenten en los procedimientos y controles establecidos por y ante la administración.
4. Verificar y autorizar mensualmente las conciliaciones de bancos para la organización de los
registros contables.
5. Elaborar y presentar los estados financieros con sus correspondientes notas,
mensualmente a cierre del último día del mes.
6. Mensualmente pasar un informe comunicando al representante Legal y a su vez a la junta
acerca de la contabilidad de la empresa.
7. Preparar las declaraciones tributarias nacionales y territoriales, con los respectivos
anexos.
8. Mantener la debida reserva sobre los asuntos que elabore o tramite.
9. Prepara las declaraciones e información tributaria vigente.
10. Supervisar las tareas realizadas por la auxiliar contable.
11. Llevar control de libros contables de la empresa.
12. Revisar, aprobar declaraciones tributarias de renta anual, retención en la fuente mensual,
reteica bimensual.
13. Revisar, aprobar la información exógena requerida por la DIAN.
14. Preparar los estados financieros e informes que requiera la administración.
15. Preparar y revisar los libros auxiliares.
16. Preparar y revisar que todos los documentos, soportes contables y todo software contable
funcione adecuadamente bajo las normas legales.
17. Direccionar y dar las políticas necesarias para el control interno.
18. Arqueo de caja menor junto con el administrador.
19. Realizar la liquidación de prestaciones sociales de todo el personal.
20. Analizar y responder correspondencias concernientes a su área de trabajo.
21. Revisar balances de prueba y revisión general de la contabilización.
22. Revisar y aprobar el pago de aportes patronales y parafiscales de los empleados
administrativos.
Funciones del coordinador de Seguridad y Salud

1. Liderar el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST) acorde a la normativa legal vigente.

2. Desarrollar y mantener actualizada la matriz de identificación de peligros, evaluación y

valoración de riesgos laborales.

3. Diseñar e implementar el plan de preparación, respuesta y atención de emergencias.

4. Asesorar permanentemente al COPASST de la agremiación frente al tema de Seguridad y Salud

en el Trabajo.

5. Reportar e investigar, acorde a los procedimientos internos y legales, los accidentes e incidentes
de trabajo ocurridos en la agremiación.

6. Presentar mensualmente los informes de las actividades ejecutadas del SG-SST a la oficina de
seguridad y salud del hospital.

7. entregar a la administración de la agremiación el certificado de cumplimiento de actividades del

SG-SST que expide la oficina de seguridad y salud del hospital.

9. Diseñar e implementar un plan de inducción / reinducción en materia de riesgos laborales a los

colaboradores nuevos y antiguos de la agremiación.

10. Participar de los consejos administrativos y diferentes reuniones administrativas de la

agremiación.

11. Liderar las inspecciones de Seguridad y Salud en el trabajo planeadas y no planeadas con
apoyo del COPASST.

12. diseñar y desarrollar el plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo de la

agremiación.

13. diseñar y desarrollar las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido
en el plan de capacitación del SG-SST

Estas funciones adicionales son las que deben cumplir los agremiados:

 Procurar el cuidado integral de su salud.

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

 Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo de la empresa.

 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos

latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido
en el plan de capacitación del SG-SST.

 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo. SG-SST.

 Rendición de cuentas del cargo a sus superiores.

FUNCIONES AUXILIAR CONTABLE.

1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de la agremiación.

2. Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios.
3. Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales la agremiación este obligada.
4. Realizar los pagos correspondientes de embargos
5. Realizar el cuadre de la seguridad social de los agremiados del mes correspondiente y realizar a su vez el reajuste para el pago de la seguridad social.
6. Realiza la nómina de los agremiados con sus respectivas deducciones.
7. Realizar el cuadre de las horas mensuales liquidadas y el reajuste de estas.
8. organizar la carpeta para pasar la cuenta al hospital
9. Ingresarlos aportes en línea para el pago de la seguridad social
10. Ingresar a los agremiados nuevos a la base de datos y estar actualizándola.
11. Conciliaciones Bancarias.
12. Elaborar y a su vez presentar el informe mensual resumiendo todo lo relacionado a la contabilidad de ASMEPCOL con sus hallazgos y novedades que
se puedan estar presentando.

13. Manejo de software contable

14. Elaboración de comprobantes de egreso en el sistema: (verificar cada soporte con el sello de cancelado)
15. Elaboración de comprobantes de ingreso en el sistema; (verificar recibir por consecutivo los recibos de caja manuales)
16. Cuadrar caja Menor contablemente y anexar los soportes que se requieran.
17. Organizar las hojas de vidas de los nuevos agremiados en carpetas.
18. Generar los desprendibles de pago
19. Generar certificado de pagos y retenciones del año.
20. Realizar los diferentes pagos que se requieran en la agremiación.