Políticas y Sistemas de inventarios.

Las políticas de inventarios son las instrucciones escritas de la alta dirección sobre el nivel

y la ubicación del inventario que debe tener una empresa. Inventario es el término
utilizado en manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la
producción, los productos terminados o los productos que están en proceso de
fabricación.

El propósito principal de las políticas de inventarios es aumentar las ganancias de la

empresa, buscando asegurar niveles adecuados de existencias en todo momento. Los
procedimientos utilizados para lograr esto variarán según el tipo de empresa.

El activo más valioso de una empresa suele ser el valor del inventario que posee. Las
políticas y procedimientos se usan para proteger esos activos contra el vencimiento, el
robo, u otros tipos de pérdidas.

Además de proteger el inventario, las empresas quieren asegurarse tener las existencias
suficientes para satisfacer la demanda, de lo contrario se podrían perder ventas. Por otro
lado, mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daños o
pérdidas, sino por el espacio requerido para almacenarlo.

Los sistemas de inventarios existentes son:

1. Periódico
2. Permanente

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios

(inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo
cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras
netas e inventario final.
2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las
mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad
o pérdida).
3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a
efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas,
contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.
 4. No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435),
debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de
mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; en
igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435,
su registro afecta directamente la cuenta 6225.
5. En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435,
solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario
inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.
6. No utiliza tarjetas de Kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo
hace determinando las cantidades.

Características del Sistema de Inventario permanente:

1. El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.
2. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en
cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las
mercancías.
3. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o
sobrantes de mercancías.
4. Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan
directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que
en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.
5. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque
permanentemente según el Kardex se conocen las existencias y su respectivo
costo.
6. El Kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.

Tipos

Tipos de inventarios

1. Inventario Perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el

almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor
auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A
intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se
ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la
cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de
control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.

2. Inventario Intermitente.Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se

recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario
contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
3. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de
dicho periodo.

4. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

5. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada
una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.

6. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de

conteo. Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.
La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La
preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases: Manejo de
inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y Adiestramiento.

7. Inventario en Transito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para

abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes,
respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el
inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

8. Inventario de Materia Prima. Representan existencias de los insumos básicos de

materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

9. Inventario en Proceso. Son existencias que se tienen a medida que se añade mano

de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que
llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado;
mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

10. Inventario en Consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser

vendida, pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

11. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el

almacén.

12. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o

venta.

13. Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de
producción.

14. Inventario Agregado. Se aplica cuando al administrar las existencias de un único

artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración
del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de
materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
15. Inventario de Previsión. Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura
perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de
previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por
lo tanto, involucra un menor riesgo.

16. Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a

la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos
sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta.

17. Inventario de Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas

y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y
la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios
existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse
completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera
que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones
aleatorias de la demanda.

18. Inventario de Anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los

periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de
cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y
horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

19. Inventario de Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se piden en

tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario
satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de
inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o
pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

20. Inventarios Estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para
cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción
para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el
nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que
contratarse o despedirse frecuentemente.

21. Inventario Intermitente. Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola
vez al final del periodo contable.

22. Inventario Permanente. Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas,

en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier
momento con el valor de los stocks.

23. Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de

operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o
transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta
manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Valoración del inventario

Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado

adecuadamente, evitando así pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso como
de los productos terminados.

Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de la
mercancía a vender.

Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado, estableciendo

que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para determinar así el valor de
cada artículo.

Reserva de inventario

Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los ingresos
generados y con el período contable.

Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra
cuenta de reserva de inventario.

Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al

comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y
acreditando la reserva de inventario.

Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el inventario.

Perpetuo vs periódico

Si se utiliza un sistema de inventario perpetuo, los registros se actualizan continuamente

ante cambios en el inventario, mediante un sistema informático. El costo de mercancía
vendida siempre está actualizado.
Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero no
proporciona información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida como
una suma global al final del período.

¿Cómo se establecen las políticas de inventario?

Se deben evaluar los requerimientos de cada área de la empresa, buscando un balance

entre las mismas. Las variables a tomar en cuenta son:

Costos

El primer aspecto se refiere al costo de mantener los productos almacenados. Se debe

examinar el monto a pagar por el almacén, y el personal que maneja y vigila el inventario.

El segundo punto son los costos por obsolescencia, que corresponden al caso de
productos alimenticios perecederos o medicinas. Estos poseen un corto margen de vida,
ya que expiran luego de un tiempo determinado y no se pueden comerciar.

En tercer lugar están los costos del pedido, concernientes a la organización administrativa
que se encarga de realizar las compras.

Nivel de servicio

Esta variable toma en cuenta qué expectativas tienen los clientes frente al servicio, qué
porcentaje de pedidos completos se entregan al cliente, y cuál es el tiempo de entrega
prometido que la empresa ha cumplido.

Ejemplo

A continuación, como ejemplo se presenta el modelo de políticas de inventarios para una

universidad.
Declaración de políticas

Se definen los inventarios como los artículos de papelería, repuestos, materiales de

laboratorio, productos químicos, stock en consignación y equipos menores, vendidos a
estudiantes o público en general.

Gestión de inventario

Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de
registros para registrar:

– Adiciones.

– Ventas o transferencias.

– Devoluciones.

Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables
del manejo físico del stock en el almacén.

Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar
y confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes,
existencias obsoletas y dañadas.

Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario

oficialmente autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.

Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y
teórico, deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el
recuento físico.

Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente
autorizado bajo el procedimiento de delegaciones financieras.
Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las
existencias, incluida la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las
áreas de almacenamiento está restringido.

Valoración

Todos los inventarios que se valoran con el fin de incluirlos en los estados financieros
deben valorarse al menor costo y al valor neto realizable. Cuando sea práctico, el costo
de los inventarios para artículos particulares se asignará sobre una base FIFO.

La investigación realizada asumió como objetivo que una unidad de base empresarial sea
capaz de utilizar los métodos para el mejor control de inventarios aplicando métodos de
clasificación a los productos y políticas que permitan calcular las normas que establecen
niveles adecuados de existencia y así garantizar una eficaz gestión del subsistema de
aprovisionamiento. Se partió de un diagnóstico y se detectó entre las principales causas
del incumplimiento, la carencia de una política de inventario afectando la liquidez
financiera, aumento de los costos de almacenamiento y niveles de inventarios ociosos y
lento movimiento, lo que pone en riesgo el cumplimiento de los pagos a sus proveedores
internos y el reaprovisionamiento de nuevas mercancías con mayor demanda. Para el
procesamiento de la información se determinaron las cantidades de materiales con
demanda dependiente del plan de producción y gestión para los principales productos en
inventario con demanda independiente. Se estableció para determinar su rotación el
principio de Pareto, determinando su demanda, niveles máximos y mínimos un periodo fijo
según el método de la cantidad económica del pedido, el punto de reorden y decretos
para la gestión del inventario de lento movimiento.