UNIDAD V.

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE INVENTARIOS

5.1 Administración financiera de inventarios
La eficiente administración de los inventarios lleva a establecer un sistema de
planeación que servirá para llevar un mejor control sobre el inventario de la
empresa, se plantean modelos básicos como: el lote optimo de compra, reserva de
inventario y punto de reorden de pedido, esto permite contestar las preguntas ¿en
que momento pedir? Y ¿Cuánto pedir?
5.2 Concepto y clasificación de inventarios
Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la
producción para su posterior venta tales como: materias primas, producción en
proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque,
envase de mercancías o las relaciones para mantenimiento que se consuman en el
ciclo normal de las operaciones.
1. Inventario Perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias
en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como
mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas.
2. Inventario Intermitente. Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se
recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del
inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
3. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva
situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones
mercantiles de dicho periodo.
4. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
5. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas
y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en
existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se
realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
6. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de
conteo. Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los
auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro
fases: Manejo de inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y
Adiestramiento.
7. Inventario en Transito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para
abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus
clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar a
otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil
para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
8. Inventario de Materia Prima. Representan existencias de los insumos básicos
de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una
compañía.
9. Inventario en Proceso. Son existencias que se tienen a medida que se añade
mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta,
la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto
terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en
proceso.
10. Inventario en Consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser
vendida, pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
11. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el
almacén.
12. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la
producción o venta.
13. Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la
línea de producción.
14. Inventario Agregado. Se aplica cuando al administrar las existencias de un
único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la
administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo
de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
15. Inventario de Previsión. Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura
perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los
de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza
razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
16. Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran
para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las
mercancías disponibles para la Venta.
17. Inventario de Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las
ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en
la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de
seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo
no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan
de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para
enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
18. Inventario de Anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los
periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo
de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-
trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas
de producción.
19. Inventario de Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se piden
en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea
necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar
cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir
costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos
adquiridos.
20. Inventarios Estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se diseñan
para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de
producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda.
21. Inventario Intermitente. Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de
una sola vez al final del periodo contable.
22. Inventario Permanente. Método seguido en el funcionamiento de algunas
cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en
cualquier momento con el valor de los stocks.
23. Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de
operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar,
producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar
por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes
lugares dentro del sistema.

5.3 Planeación estrategia y los inventarios

El objetivo de una estrategia de inventario eficaz es reducir al mínimo los costos de
inventario, manteniendo un nivel de inventario adecuado para satisfacer la demanda
del cliente, mientras que obtienes un beneficio para la empresa. Las
consideraciones en la elección de la estrategia correcta de inventario implican un
análisis del costo del inventario y el costo de la compra de inventario. Una estrategia
eficaz responderá a las preguntas de qué cantidad de inventario ordenar y cuándo
pedirlo. Un empresario debe analizar las ventajas y desventajas de cada estrategia
para determinar qué método funciona mejor.
Manejo de Inventario Justo a Tiempo (JIT según sus siglas en inglés)
Muchos gerentes han llegado a darse cuenta de que mantener un gran inventario
puede ser costoso. Con un Manejo de Inventario Justo a Tiempo, los pedidos se
hacen sólo cuando sea necesario para cumplir con los pedidos de los clientes. El
dinero se guarda mediante la reducción de costos de inventario. Pequeñas
cantidades de inventario se ordenan según sea necesario para producir productos.
Una estrecha vigilancia debe mantenerse en los niveles de inventario en todo
momento para evitar la escasez que daría lugar a una incapacidad para cumplir con
los pedidos de los clientes.
Cantidad de Orden Económica (EOQ, según sus siglas en inglés)
La estrategia de inventario Cantidad de Orden Económica asume que la demanda
de un producto se mantendrá en una constante o cerca del nivel constante. El
objetivo es reducir al mínimo los costos, incluido el mantenimiento y orden de los
costos. Esta estrategia también supone que el tiempo de espera para la recepción
de las órdenes se mantendrá constante. No se permite la escasez. La clave para
EOQ es seleccionar una cantidad de pedido que reduzca al mínimo su costo y el
tiempo promedio de gestión de inventario, por lo tanto, evitar la escasez o exceso
de inventario.
Planeamiento de los Requerimientos de Material (MRP según sus siglas en
inglés)
La estrategia Planeamiento de los Requerimientos de Material utiliza los sistemas
de inventario de computadora para mantener los niveles de inventario adecuados
para asegurar que los materiales necesarios estén disponibles cuando sea
necesario. Este sistema puede ser útil para empresas con múltiples líneas de
productos con una lista de inventario de materias primas de gran tamaño. Los
componentes principales de un sistema MRP son los certificados de estado de
inventario, el plan maestro de producción y los registros de la estructura del
producto. MRP analiza los registros de programación maestra de la producción y de
la estructura del producto para determinar los requerimientos de inventario, mientras
que mantiene el nivel más bajo posible de inventario.
5.4 Técnicas de planeación para el manejo de inventarios
Técnicas para controlar el sistema de inventarios:
Ahora veremos algunas técnicas y consejos para controlar adecuadamente el
sistema de inventarios:
- Considerar compras económicas en cuanto al precio y a la cantidad de productos
adquiridos.
- Tener en cuenta los niveles de re orden y elaborar un calendario para fijar fechas
en las que se harán los pedidos.
 - Tener siempre una reserva segura o un inventario mínimo para cuando aumente
impredeciblemente las ventas. La empresa debe proyectar los costos y gastos
necesarios para cada pedido, para administrar y controlar el inventario y reducir en
la medida de lo posible los costos. No siempre es conveniente comprar artículos o
productos en gran cantidad por aprovechar alguna oferta, ya que el tenerlos
almacenados también genera un costo.
- Se debe considerar también el costo que generan las órdenes y las existencias
almacenadas. Las primeras incluyen gastos de transporte cuando se trata de
pequeñas cantidades, ya que esto es más caro que trasladar grandes cantidades y
otros costos en los que se incurre como franqueo, faxes, teléfonos, sueldos, etc.
Los costos de las existencias almacenadas se refieren principalmente a los
intereses de inversión, es decir impuestos, tasas de interés, el espacio ocupado por
las existencias, gastos de electricidad, etc., que conllevan tener altos niveles de
inventario.
5.5 Sistematización de operaciones en la administración de inventarios
Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de
tener dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser
incapaces de ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El
objetivo es lograr ese equilibrio entre la oferta y la demanda, así como tener
confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu proveedor como en la
entrega a tus clientes.
Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas
para tu compañía al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que
te ayudará a tener una mejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para
ser más eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para
controlar sus inventarios son:
 Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de
venta por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.
 Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más
eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el
dinero no esté sentado en tu almacén sino trabajando.
 Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear
mejor.
 Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar
estrategias para poder desprenderse de ellos fácilmente.
 Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de
las compras de emergencia.
5.6 El control de la administración de inventarios
El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan al
suministro, accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía para
minimizar los tiempos y costos relacionados con el manejo del mismo: es un
mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente el
movimiento y almacenamiento de mercancía, así como el flujo de información y
recursos que resultan de ello. Involucra distintos aspectos, pero en términos
generales se subdivide en lo correspondiente a gestión y optimización.
La gestión se encarga de mantener la productividad en las operaciones
relacionadas con la administración del inventario, mientras que la optimización se
ocupa de incrementar las ganancias de la empresa provenientes del uso y manejo
de este.
5.7 Técnicas mas usuales aplicables a la administración de inventarios
1. Método ABC
Este método de valuación también es conocido como método 80/20 y consiste
en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que
representan. Usualmente, se utilizan 3 categorías:
 Artículos clase A. Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario;
sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo. Tienden a tener
una baja frecuencia de ventas.
 Artículos clase B. Representan el 40% del total de los artículos y rondan el
15% del valor total del mismo. Suelen contar con una frecuencia de ventas
moderada.
 Artículos clase C. Son el 40% restante de los artículos. Representan el
inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen contar
con una alta frecuencia de ventas.
Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen
mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero requerirá
los mayores esfuerzos en su gestión Recuerda que los porcentajes del método
ABC son únicamente una guía y pueden variar según las características de tu
empresa.
2. Método PEPS (Primeras entradas primeras salidas)
El método PEPS, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés, consiste
en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los
primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por
ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento
constante y oportuno.
3. Método EOQ (Cantidad Económica de Pedido)
Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido (CEP) en español, es
una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en mayor
medida los costos de inventario y está caracterizado por estar basado en 3
supuestos clave:
1. Que la demanda es constante y conocida a priori.
2. Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
3. Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios se
agotan.
¿Cómo funciona? Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de
Pedido (CEP), justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.
4. Conteo cíclico
Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de una
parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al menos
una vez en un periodo de tiempo determinado. Se complementa con el método ABC,
ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de recuento diferente.
Entre sus beneficios se encuentran la mejora de la exactitud y fiabilidad del
control de los inventarios, ya que permite encontrar y corregir en tiempo
discrepancias que puedan afectar a nuestra empresa, sin requerir de un conteo total
de los artículos.