Unidad4. Los Libros de Contabilidad.

“La vida es el único libro que no podemos terminar de escribir,, para

empezar a leerlo”
Anónimo

La contabilidad, tal y como se ha estudiado hasta ahora, posee un conjunto

de prescripciones, normas, principios y terminología particular, que permite
homologar la información contable que se genera en una entidad. Sin
embargo aún no se ha determinado cuál es el instrumento que permite
registrar esa información que se produce.

El propósito de esta unidad es precisamente abordar la definición,

clasificación, características y usos de los libros contables.

Los libros de contabilidad

Son todos los instrumentos de registro (o entradas) originales y libros de

entradas finales, así como facturas, comprobantes, contratos,
correspondencias y documentos similares resultantes de la operación de un
sistema contable.

Para el registro de la información contable se cuenta con ciertos métodos de

trabajo; uno de ellos es el registro manual que se lleva a cabo por medio de
asientos efectuados “a mano”; sin embargo, es importante destacar que
gracias a los avances tecnológicos este método de registro tiende a
desaparecer.
Tenemos entonces que el método manual se subdivide en: Diario
Continental; Tabular; Centralizador; y Pólizas; no obstante, para los efectos
del presente material se centrará la atención en el primero de ellos.

Diario Continental o Clásico

Este método se sustenta en el libro diario, que se emplea desde la época del

Renacimiento gracias a Luca Pacioli. Fundamentalmente este método

consiste en registrar una serie de datos importantes que permiten seguir la
huella de las operaciones realizadas; para ello el libro diario adopta un
rayado que es conocido como diario continental.

En Venezuela, el código de comercio en su artículo 32, establece que: “Todo

comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá obligatoriamente el libro Diario, el libro mayor y el de
inventario”. En este sentido se hace necesario el estudio y adopción de las
normas vigentes para su correcto uso y registro. A continuación se
describen cada uno de ellos.

Libro diario

Consiste en realizar un registro cronológico, diario, de todas las operaciones

realizadas por un entidad, en el cual se deben anotar la fecha y los cargos y
abonos resultantes de una operación, los nombres de las entidades con las
que se celebró la transacción (bancos, clientes, deudores, proveedores, etc.
y el tipo de documentación comprobatoria originada por la operación
(facturas, recibos, notas, títulos de crédito, etc.), número de los documentos,
condiciones bajo las cuales se pactó la operación, fechas de vencimiento,
etc.

Las anotaciones de los hechos contables en el Libro Diario se denominan

asientos, las cuales exigen la identificación de los elementos afectados y la
coordinación entre las cuentas que intervienen en los mismos. La suma total
del Debe ha de ser igual a la suma del Haber. Habitualmente los asientos
presentan la forma siguiente:

Antes de ser utilizado, los libros deben ser foliados, es decir, inicializados
por una autoridad mercantil competente para que sirvan como documentos
legales de la entidad a la cual pertenecen. A continuación se observa un
ejemplo de libro diario y su correspondiente descripción.

Columna 1: Número de asiento. El número que se coloca en esta columna

debe ser progresivo, comenzando con el asiento de apertura.

Columna 2: Número de Folio de Mayor. En esta columna se registra el

número de la hoja (folio) que le corresponda en el libro mayor a cada cuenta
de cargo o abono que intervino en la operación realizada.
Columna 3: Concepto. En esta columna se anota una serie de datos
importantes como lo son:

Fecha: Esta corresponde con el día en que la operación fue realizada, y no el

día del registro.

Nombre(s) de la(s) cuenta(s) de cargo. El nombre de las cuentas de cargo

debe anotarse inmediatamente debajo de la fecha.

Nombre de las subcuentas de cargo: Integran el importe del cargo de una

cuenta colectiva.

Nombre de las cuentas de abono: El nombre de las cuentas de abono deben

registrarse debajo de las cuentas de cargo, dejando una pequeña sangría.

Nombre de las subcuentas de abono: Integran el importe de un abono de una

cuenta colectiva.

Redacción. En este espacio se registra de forma clara y breve todos los

demás datos que permitan identificar la operación con la documentación
comprobatoria.

Columna 4: Parciales En esta columna se registran las cantidades de las

subcuentas que integran un cargo y un abono.

Columna 5: Cargos. Se registra aquí el importe del total del cargo que
corresponda a la cuenta o cuentas de la operación.

Columna 6: Abonos. Se registra la cantidad de las cuentas de abono que

intervinieron en la transacción.

A continuación se coloca otro ejemplo de libro diario

Libro Mayor

Es el registro donde se concentran los movimientos que tienen las cuentas

de activo, pasivo, capital contable y resultados como consecuencia de las
operaciones realizadas durante un período contable. En este libro se
registran de forma independiente, en cada folio, cada cuenta del código
contable.

A este libro se transcriben los asientos registrados previamente en el libro

diario.

La función del libro mayor es acumular los movimientos y saldos de cuentas

con las cuales se está en la posibilidad de prepara los estados financieros.

Es importante comprender la importancia del registro en el libro mayor,

como herramienta para el resguardo de la información financiera.

A continuación se ejemplifica una hoja de Libro mayor.

Tomado de: www.gabilos.com/comosehace/LibrosEmpresarios/

Libro de inventario y de balances

El libro de inventario y balances refleja los inventarios al inicio y al final del

ejercicio o período económico de la empresa, la situación financiera: balance

general a una fecha determinada y el resultado de operaciones: estado de

ganancias y pérdidas, para un período contable.

Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e
incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta
de Pérdidas y ganancias y Memoria). Además este libro incorpora los
balances de Sumas y Saldos, que tienen el siguiente formato:

Nº CONCEPTO SUMAS SALDOS

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y

detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada
empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su
tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus

aspectos más importantes son:

 Registro de las operaciones cronológicamente.

 Detalle de las actividades realizadas.
 Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.

Existe una clasificación que distingue diferentes tipos de libros

auxiliares, tal y como se expresa a continuación:
 Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información
de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes
que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de
una cuenta.

 Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el

libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las
subcuentas y sus auxiliares.

 Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de

compras y ventas donde se registran en forma detallada la
información solicitada por la administración de impuestos.

 Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas

por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información
financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios,
el libro fiscal, el registro de facturación etc.

Lectura Complementaria Unidad 4

Los deberes formales y las sanciones

La ampliación de las penas y la severidad de las sanciones contra

delitos de evasión fiscal fue uno de los requisitos exigidos en la
Disposición Transitoria Quinta de la Constitución de la República,
desarrollado en la reforma del Código Tributario, según los cuatro
tipos de ilícitos previstos en su actual artículo 80: 1. Ilícitos formales;
2. Ilícitos relativos a las especies fiscales y gravadas; 3. Ilícitos
materiales, y 4. Ilícitos sancionados con pena restrictiva de libertad.

En esta ocasión, con las limitantes que este espacio impone, se

presenta un resumen de los principales ilícitos formales según el
Código reformado, los cuales derivan en multas saladísimas.
Según el artículo 99, los ilícitos formales se originan por el
incumplimiento de los siguientes deberes: 1. Inscribirse en los
registros exigidos; 2. Emitir o exigir comprobantes; 3. Llevar libros y
registros; 4. Presentar declaraciones y comunicaciones; 5. Permitir el
control de la Administración Tributaria; 6. Informar y comparecer ante
la Administración; 7. Acatar las órdenes de la Administración, y 8.
Cualquier otro deber legal.
Los ilícitos relativos a la inscripción en los registros contemplan como
subtipos: a) No inscribirse en los registros, o proporcionar la
información en forma insuficiente o errónea, lo cual genera multa de
50 UT incrementada en 50 UT por cada nueva infracción, hasta un
máximo de 200 UT, y b) Inscribirse en los registros o proporcionar las
informaciones requeridas fuera del plazo establecido, cuya multa es
de 25 UT, incrementada en 25 UT por cada nueva infracción, hasta
llegar a un máximo de 100 UT.
Los ilícitos relativos a la emisión o la exigencia de comprobantes son:
a) No emitir facturas u otros documentos exigidos, lo cual implica
multa de una UT por cada documento dejado de emitir, hasta un
máximo de 200 UT por cada período o ejercicio fiscal, pudiendo ser
objeto de clausura el local, de uno hasta cinco días continuos; b) No
entregar las facturas y otros documentos exigidos, o emitir facturas u
otros documentos obligatorios con prescindencia de los requisitos
previstos, o emitir los documentos obligatorios a través de máquinas
fiscales u otros medios tecnológicos que no reúnan los requisitos
respectivos, lo cual acarrea multa de una unidad tributaria por cada
documento emitido, hasta un máximo de 150 UT por cada período; c)
No exigir a los vendedores o prestadores de servicios los
comprobantes de las operaciones realizadas, cuya multa es de una a
cinco UT; d) Emitir o aceptar facturas cuyo monto no coincida con el
correspondiente a la operación real, lo cual podrá ser sancionado con
multa de cinco a 50 UT. Como ilícitos formales relacionados con la
obligación de llevar libros y registros están previstos: a) No llevar los
libros y registros exigidos, cuya sanción es multa de 50 UT,
incrementada en 50 UT por cada nueva infracción, hasta un máximo de
250 UT; b) Llevar los libros y registros sin cumplir con las
formalidades establecidas, o llevarlos con atraso superior a un mes, o
no llevar en castellano o en moneda nacional los libros de
contabilidad y otros registros contables, excepto para los
contribuyentes autorizados, o no conservar durante el plazo
establecido los libros y documentos, así como los sistemas o
programas computadorizados de contabilidad y otros soportes, cuya
multa es de 25 UT, incrementada en 25 UT por cada nueva infracción,
hasta un máximo de 100 UT. En caso de impuestos indirectos, la
comisión de estos ilícitos puede originar además la clausura del
establecimiento por un plazo de hasta tres días continuos. Con
relación a la obligación de presentar declaraciones y comunicaciones,
están previstas las siguientes infracciones: a) No presentar las
declaraciones que contengan la determinación de los tributos u otras
comunicaciones, cuya sanción es de 10 UT, incrementada en 10 UT
por cada nueva infracción, hasta un máximo de 50 UT; b) Presentar las
declaraciones en forma incompleta o fuera de plazo, o presentar más
de una declaración sustitutiva, o con posterioridad al plazo
establecido, o presentar las declaraciones en formularios o lugares no
autorizados. En estos casos la multa es de cinco UT, incrementada en
cinco UT por cada nueva infracción, hasta un máximo de 25 UT; c) No
presentar o presentar con retardo la declaración informativa de las
inversiones en jurisdicciones de baja imposición fiscal, cuya sanción
es de mil a dos mil UT, y si se presentare con retardo será de 250 a 750
UT.
Los ilícitos formales relacionados con la obligación de permitir el
control de la Administración Tributaria son: a) No exhibir los libros y
documentos que la Administración solicite, o producir, circular o
comercializar productos gravados sin el signo de control visible, o no
mantener en condiciones de operación los soportes
computadorizados, o no exhibir, ocultar o destruir carteles, señales y
demás medios utilizados, exigidos o distribuidos por la
Administración, o no facilitar a la Administración Tributaria los
equipos técnicos necesarios para la revisión de la documentación
micrograbada que se realice en el local del contribuyente, o imprimir
facturas y otros documentos sin la autorización otorgada por la
Administración, o imprimir facturas y otros documentos en virtud de la
autorización otorgada por la
Administración Tributaria, incumpliendo con los deberes previstos, o
fabricar, importar y prestar servicio de mantenimiento a las máquinas
fiscales en virtud de la autorización otorgada por la Administración,
incumpliendo con los deberes previstos en las normas respectivas. En
estos supuestos la multa prevista es de 10 UT, la cual se incrementará
en 10 UT por cada nueva infracción, hasta un máximo de 50 UT; b)
Impedir el acceso a los locales donde deba desarrollarse la
fiscalización, cuya multa es de 150 a 500 UT; c) La no utilización de la
metodología establecida en materia de precios de transferencia, que
se traduce en una multa de 200 a 500 UT.

Los ilícitos formales relacionados con la obligación de informar y

comparecer ante la Administración Tributaria son: a) No proporcionar
la información requerida por la Administración Tributaria sobre sus
actividades o las de terceros con los que guarde relación dentro de los
plazos establecidos, o no notificar a la Administración las
compensaciones y cesiones realizadas, cuya multa es de 10 UT,
incrementada en 10 UT por cada nueva infracción, hasta un máximo de
200 UT, y b) Proporcionar a la Administración Tributaria información
parcial, falsa o errónea, o no comparecer cuando ésta lo solicite, cuya
multa es de 10 UT, incrementada en 10 UT por cada nueva infracción,
hasta un máximo de 50 UT.
Se considera como desacato a las órdenes de la Administración
Tributaria: 1. La reapertura de un establecimiento, con violación de
una clausura impuesta; 2. La destrucción o alteración de los sellos,
precintos o cerraduras puestos por la Administración Tributaria; 3. La
utilización, sustracción, ocultación o enajenación de bienes o
documentos que queden retenidos en poder del presente infractor, en
caso que se hayan adoptado medidas cautelares. Quien incurra en
alguno de los ilícitos señalados podrá ser sancionado con multa de
200 a quinientas UT. El incumplimiento de cualquier otro deber formal
sin sanción específica podrá ser penado con multa de 10 a 50 UT.
Tomado de: Juan Antonio Golía Amodio. Disponible en:
www.dinero.com.ve/165/portada/tributos.html
 Actividades Unidad 4

Generando reflexión 
1. ¿Cuáles son las obligaciones que impone la ley en relación a los
libros contables?
2. ¿En qué consisten los libros contables?
3. ¿Cuáles son los tipos de libros contables?
4. ¿Qué caracteriza a cada uno de los libros contables?

Aplicando la información 
1. Los señores Martínez y Giffoni deciden constituir una empresa
que se dedicará a la compra-venta de materiales educativos.
Después de haber hecho todos los trámites legales, se
realizaron las siguientes operaciones:

a. El 05/05/03 para iniciar operaciones y así constituir el capital, los

señores Pérez y Juárez aportaron Bs. 50.000.000,00 cada uno en
efectivo que depositaron en el Banco Banesco a nombre de la
empresa Eléctricos Pérez Juárez, C.A.

b. El 06/05/03 compran mobiliario para ser utilizado en las oficinas por

un monto de Bs. 10.000.000,00, los cuales fueron cancelados con un
cheque.

c. El 08/05/03 Se compró mercancía así: 3 Lavadoras a Bs. 800.000,00

c/u y 4 Pulidoras a Bs. 50.000,00 c/u. Costo Total de la mercancía Bs.
1.000.000,00. Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 200.000,00
cada una para ser pagadas a diferentes vencimientos.

d. El 09/05/03 Se canceló una letra de cambio por Bs.200.000,00 de

aquellas aceptadas en la operación Nº3, mediante la emisión de un
cheque.

e. La empresa compró un vehículo por Bs. 15.000.000,00 el cual fue

pagado así:

1.-Como cuota inicial se pagó Bs. 5.000.000,00 con un cheque

2.-Por el resto, Bs. 10.000.000,00 se aceptaron giros para ser pagados

en diferentes fechas. Con las anteriores operaciones realiza los
asientos de diario que correspondan.

2. Seguidamente se describen en forma breve las operaciones del

primer mes de Corporación Infantiles de Venezuela, C.A.:

a. El 05/06/03 Se aportó Bs.3.000.000 en efectivo por la

constitución inicial de la sociedad.

b. El 06/06/03 Se pagaron 4 meses de alquiler por adelantado a

Bs.230.000 cada uno.

c. El 09/06/03 Se compró de contado mobiliario por Bs.500.000.

d. El 10/06/03 Se compró a crédito artículos de oficina por

Bs.85.000.
 e. El 11/06/03 Se adquirió a crédito mercancía por Bs.1.200.000.

f. El 12/06/03 Se vendieron mercancías de la siguiente forma

g. Al Contado Bs.300.000

h. A Crédito Bs.890.000
i. El 13/06/03 Se pagó alquiler de un galpón por Bs.80.000.
j. El 14/06/03 Se pagó el recibo del teléfono por Bs.35.250.
k. El 16/06/03 Se pagó la nómina por Bs.856.000.

Se pide:
Registre las operaciones en el libro diario y traspase las
operaciones al mayor utilizando hojas columnadas.

Detalle todas las partes de los dos libros nombrados.