CALIDAD, ESPECIFICACIÓN E INSPECCIÓN

En las ultima décadas un interés renovado en la calidad a reforzado la necesidad de un

equipo de compras que se aboque a las compras, la tendencia a una racionalización del
vendedor a las relaciones cooperativa entre comprador proveedor, a contrato a largo plazo y
a una revaluación del papel de las decisiones de compras con base en precio, calidad y
comercio.

En toda organización hay un proceso de transformación con insumos y productos. Antes

que se pueda adquirir un insumo efectivo y eficiente, es necesario identificar con exactitud
qué es lo que se necesita y porque. Esta identificación se complica con frecuencia debido a
que diferentes personas dentro de la organización comparten la responsabilidad de la
preparación y análisis de las especificaciones, y también porque consideraciones externas
pueden tener una influencia relevante.

Finalmente, la seguridad de calidad, la inspección y control de la calidad deberán cubrir el

acceso para asegurar que se especifica y que se abastecerá verdaderamente. El desafío de la
obtención es asegurar el abastecimiento y al mismo tiempo lograr un buen precio.

LA FUNCIÓN
Para realizar cualquier adquisiciones debe determinar que se necesita y porque.
Esto se debe hacer n un proceso de tres fases:

Para determinar que se necesita en la organización, es útil enfocar la atención en la función del
articulo o servicio que se necesita.la función es el corazón del sistema de compras valido, clave
principal para mejorar el valor, la calidad satisface la función.
La separación de funciones en categorías primarias y secundarias también identifica lo que en
verdad se necesita contra lo que se puede atrasar.

CALIDAD, CONVENIENCIA
Calidad es sinónimo de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes interno y
externo, y responsabilidad en la dirección de cada empresa. Se dice que un artículo es de “mala
calidad” cuando falla e su uso; aun cuando la requisición original o la especificaciones hayan sido
deficientes. Desde luego, lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan
satisfactoriamente esta prueba de uso.

CONFIABILIDAD
Confiabilidad es la probabilidad matemática de que un producto pueda funcionar durante un
periodo estipulado. La complejidad es el enemigo de la confiabilidad debido al hecho multiplicador
de la probabilidad desde fallas de los componentes. La distribución de las fallas se considera
normalmente como exponencial, con fallas que ocurren al azar. Esto facilita los cálculos
considerando aditivas la confiabilidad de los componentes.

LA MEJOR COMPRA
La “mejor compra” considera la necesidad de un cierto nivel mínimo de adaptabilidades, pero toma
en consideración el costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad.

La decisión sobre que constituye la mejor compra para cualquier necesidad especifica está
condicionada por la obtención, así como consideraciones técnicas. Debe precisarse que n el
ingeniero, ni el usuario por un lado, ni el comprador por otro están capacitados para tomar una
decisión bien fundamentada sobre la mejor compra, a menos que trabajen estrechamente. La
capacidad y la buena voluntad de toda las partes interesadas para considerar las compras en
perspectivas influirán significativamente en las decisiones finales.

LA DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES (DE LOS PEDIDOS)

El departamento usuario que solicita o especifica debe ser capaz de describir razonablemente que es
lo que requiere para asegurar que se obtiene exactamente lo que se desea. Aunque la
responsabilidad para determinar que se necesita normalmente recae en primer lugar en el
departamento usuario, el departamento de compras tiene la responsabilidad directa de comprobar la
descripción dada. El departamento de compras tiene la autoridad para insistir en que la descripción
sea lo suficientemente precisa y detallada para que sea clara para cualquier proveedor potencial. El
agente de compras también debe llamar la atención del solicitante sobre la disponibilidad de otras
opciones que podrían representar mejor valor.

Descripción significa cualquiera de los diversos métodos mediante los cuales un agente de compras
obtiene un panorama preciso del artículo requerido para llevarlo aun vendedor. El termino
especificación se usara en sentido ms estricto y aceptado comúnmente respecto a una forma especial
de descripción.

Los métodos e descripción usados normalmente son:

FUENTES DE DATOS PARA ESPECIFICACIÓN
(REQUERIMIENTOS O INSUMOS)
Existen tres fuentes principales de las cuales se pueden derivar las especificaciones:

Los estándares individuales requieren amplia consulta entre los usuario, los departamentos de
ingeniera, de compras, de control de calidad, los de proveedores, el departamento de mercadotecnia
y consumidores finales. Esto significa que la función es bastante laboriosa y costosa.

Un procedimiento común es que la organización compradora formule sus propias especificaciones

sobre la base de los fundamentos establecidos por el gobierno o sociedades técnicas. Para estar
doblemente seguros de que no se ha cometido serios errores, algunas empresas envían por correo
todas las especificaciones tentativas, a varios proveedores importantes de la industria para obtener
la ventaja de sus competidores y sus sugerencias antes de la adopción final.

Las especificaciones estándar han sido desarrolladas por varias empresas de ingeriría y grupos
técnicos no gubernamentales. Por ejemplo: instituto americano de ingeniero y metalúrgicos.
Además las oficinas gubernamentales han desarrollado sus propios estándares, como la oficina
nacional de estándares.
 LA CANTIDAD
La productividad y la competitividad han dado lugar a una nueva perspectiva sobre la cantidad. La
mayor evidencia es el procedimiento para incrementar los envío, mientas se disminuye la cantidad
enviada a una entrega. Lo acompañan los esfuerzos para lograr reducción en los tiempos, estableces
sistemas de justo a tiempo, reducción en el costo de las órdenes e intercambiar de datos
electrónicos.

La decisión sobre que tanto adquirir sigue lógicamente después de precisar que es lo que se
requiere. La respuesta natural es decir “compre tanto como necesito. Sin embargo esa respuesta no
es suficiente.

Muchos factores complican significativamente la decisión sobre cantidad.

 En primer lugar: LOS ADMINISTRADORES deben haber tomado alguna decisión Previa,
con frecuencia mucho antes de conocer los requisitos reales. Deben basarse en pronósticos, no
solamente sobre la demanda futura, sino en los tiempos en que se debe tomas la iniciativa, los
precios y otros costos.
 En segundo lugar: hay costos asociados con la asignación de órdenes, de mantenimiento de
inventarios y los gastos de operaciones de los materiales y artículos.
 Tercer lugar: los materiales pueden no estar disponibles en las cantidades que se requieren,
a menos que se pague a un precio más alto que o los gastos de envío.
 En cuarto lugar: los proveedores pueden ofrecer menores precios si se compran grandes
cantidades. Finalmente, la escasez puede ocasionar serias consecuencias.

En muchas organizaciones, la decisión de cuanto comprar tiene mayor importancia por la relación
estrecha de cantidad comparada y sus programados.

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Se dispone de una diversidad de clasificación de sistemas para ayudar al control de inventaros y a
las decisiones sobre cantidad. Existe una diferencia entre los requerimientos; por ejemplo, materia
prima, partes y artículos, número de artículos para venta o bienes de capital.

Una segunda forma de clasificar los artículos es con la frecuencia con la cual se compran. Algunos
artículos, de capital muchas veces, se obtienen con poca frecuencia, en tanto que otros son
compradores sobre una base repetitiva.

Una tercera clasificación es cuando son o no compras para reabastecimiento de inventarios. La

mayor parte de los artículos que están en reserva son compras repetitivas y el riesgo de comprar de
más se puede observar de modo muy diferente que comprar demasiado compras no repetitivas.

Una cuarta clasificación se basa en la naturaleza física de los artículos que se compran. Se pueden
comprar sólidos líquidos o gaseosos. Algunos pueden ser demasiado inestables, volátiles o bienes
perecederos.

Una quina clasificación se basa en el tipo de transporte. Los equipos que son enviados a corta
distancia en el camión del comprador, pueden ser comprados en cantidades menores que aquellos
que provienen de largas distancias comúnmente enviados en barcos o por empresas transportistas.

Una clasificación final está basada en el valor monetario.

Clase Porcentaje del total de Porcentaje del total de dinero

artículos comprados de las compras
Materiales 200 800
Envases y embalajes 100 350
Utiles de oficina 20 15

Estos porcentajes pueden variar ligeramente de una organización a otra, y algunas organizaciones
pueden usar mayor número de clases. El principio de separación es muy poderoso en la
administración de materiales, porque permite la concentración de los esfuerzos administrativos en
las aéreas decisivas.