Actividad no.

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Conversatorio de herramientas ofimáticas

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

Asignatura:

Informática empresarial NRC: 24508

Presenta: Maria del pilar Aldana ID: 503119

Angelica Lozada castro ID: 658355

Laura Ximena Sabogal ID: 679445

Adrian steven Villarreal ID: 659090

Tutora

Doris andrea Montenegro portilla

Colombia, Ibagué - Tolima 08/11/2018

 Introducción

Las herramientas ofimáticas son un conjunto de aplicaciones y herramientas informáticas que

se utilizan para la optimización de la información. Estas herramientas nos ayudan a

almacenar, a manipular o procesar y a transmitir información lo más óptimamente posible. En

el siguiente informe se describe la historia, principales características, ventajas y desventajas

de las hojas de cálculo de google como herramienta ofimática online y offline, también se

mencionan cuales son las formas más adecuadas para utilizar esta herramienta y de este modo

sacar el mayor provecho de las hojas de cálculo online y offline.

Objetivos

● Desarrollar la gestión del conocimiento.

● desarrollar la construcción del conocimiento autónomo.

● conocer algunos conceptos que abordan el tema de las herramientas ofimáticas.

● abordar y conocer más a profundidad una herramienta ofimática en específico, en este

caso las hojas de cálculo.

● establecer las ventajas y desventajas de utilizar las hojas de cálculo.

 Herramientas ofimaticas

las herramientas ofimáticas son una serie de aplicaciones de técnicas y herramientas

informáticas que tienen como objetivo optimizar el proceso de la información. Procesos
como: crear, almacenar, manipular y transmitir información. Antes de que salieran al
mercado las computadoras personales se les denominaban herramientas ofimáticas a la
máquina de escribir y a la fotocopiadora, pero a medida que fue avanzando la tecnología estas
herramientas pasaron de ser trabajos manuales a trabajos digitales. Las herramientas
ofimáticas se comenzaron a utilizar en la década de los 70’s cuando las primeras
computadoras personales fueron aptas para trabajos de oficina, es por ello que a las
herramientas ofimáticas también se les llaman herramientas de automatización de la oficina
moderna. Estas herramientas sirven de utilidad en varias áreas de trabajo, por ejemplo en el
área de contabilidad, en el área administrativa y logística, en el campo de la comunicación
etc.

Lista de algunas herramientas ofimáticas:

- microsoft office word, excel, publisher, power point, access.

- adobe inc.
- iwork apple inc.
- ihome apple inc.
- open office
- coreldraw
- google docs (documento, hoja de calculo y presentacion).
-
 Hojas de cálculo

Historia
El primer planteamiento sobre hojas de cálculo fue en 1961. Richard Mattessich creó la
primera hoja de cálculo computarizada. En ese momento no existían los ordenadores
personales, por lo tanto las hojas de cálculo de 1961 las utilizaban algunas pocas compañías
para elaborar informes contables.. En 1978, Dan Bricklin, estudiante de la universidad de
harvard, creó la primera hoja de cálculo electrónica que con la ayuda de la PC fue más
accesible para una mayor población. Bricklin llamó a su hoja de cálculo Visicalc. Desde
aquel entonces se fueron creando nuevas actualizaciones de la primera hoja de cálculo
electrónica, unas de ellas fueron Lotus 1-2-3 y 4. En 1984 bill gates y su compañía microsoft
trabajaron en una hoja de cálculo para los ordenadores de apple inc. Esta hoja de cálculo se
llamó Excel y desde entonces se ha ido utilizando en la mayoría de ordenadores del mundo.
En la actualidad Excel es la hoja de cálculo más utilizada por los estudiantes y en el hogar por
tener la interfaz más sencillas de utilizar, pero con la desventaja de que es una herramienta
ofimática offline, es decir, no se puede trabajar en línea. Por otro lado las empresas y
universidades se han ido familiarizando más con el método de trabajo colaborativo que
google docs les ha ofrecido por medio de sus hojas de cálculo online.

Características de las hojas de cálculo

las 10 características más comunes de las hojas de cálculo son su presentación en cuadrículas
llamadas celdas, sus funciones de automatización de cálculo con numerosas fórmulas y la
posibilidad de crear la presentación de gráficas. Las hojas de cálculo para computadoras y
otros dispositivos similares son usados para el almacenamiento, organización y manipulación
de datos.
El manejo básico de excel se ha convertido en un requerimiento casi obligatorio de todo
aquel que desee ser contratado para un empleo convencional; ya que es una necesidad.
Algunas de las herramientas más importantes de las hojas de cálculo son:
Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas cruzadas que forman la famosa y conocida
cuadrícula. la información se introduce en las celdas, las columnas están de manera vertical
identificadas con letras de izquierda a derecha, las filas están presentadas horizontalmente y
se enumeran cardinalmente de arriba hacia abajo en la columna guia a la izquierda de esta
manera, cada celda es fácilmente identificable con letra y número.

Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sabana completa de cuadrículas donde estan todas las celdas.
las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que
pueden renombrar a la necesidad del usuario.

Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de excel los cuales pueden contener varias hojas de
trabajo. para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo
y a la izquierda de la pantalla del programa.
las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario
es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.

Cintas de opciones
Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas, cada cinta
contiene una serie de funciones relacionadas con iconos característicos. por ejemplo la cinta
de inicio tiene las opciones más comunes como tipo de color tamaño de fuente entre otros.

Fórmulas y Funciones
Las celdas pueden contener fórmulas y esto es lo que hace que excel sea una hoja de cálculo
por excelencia, esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos
numéricos insertados en las celdas. Todas las operaciones de aritmética básica pueden
calcularse con formulas de excel en sus hojas de trabajo. algunas de las funciones mediante
fórmulas de las hojas de cálculo son:
Función Suma:
Esta fórmula suma los valores de la celda en su interior ​ ​soporta celdas separadas como
intervalos.
=SUMA(A1:A50)

Funcion Resta:
Para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta entre ambas celdas
seleccionadas.
=A2-A3

Función Multiplicación :
Para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar un asterisco entre ellas. ​=
A1*A3*A5*A8

Función division:
Para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas /. ​=A2/C2
Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y divisiones
primero, luego sumas y restas) soporta el uso de paréntesis para dar prioridad a unas
operaciones sobre otras de este modo puedes crear operaciones sobre otras y crear fórmulas.
por ejemplo
promedio​:
=PROMEDIO (A2:B2 )

Función contara:
Es una fórmula para contar valores, a diferencia del simple CONTAR, CONTARA cuenta
también valores que no sean números. lo único que ignora son las celdas vacías,de modo que
te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente si los datos
son numéricos o no.
Uso: =CONTARA(rango de celdas)
Funcion contara.si:

La fórmula CONTARÁ si es una mezcla de las dos anteriores, contará el rango de celdas
especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos.
Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)

Función aleatorio entre:

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, por tanto resulta
ideal cuando necesites elegir algo al azar.
Uso: =ALEATORIO.ENTRE( número menor, numero mayor)
Funcion días:

Cálculos de fechas la fórmula hace el trabajo.

Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)

Funcion ahora:

Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará cada vez que
abres la hoja de cálculo.
Uso: =AHORA()

Hipervínculo:

Las hojas de cálculo convierte las direcciones web automáticamente en enlaces​, ​pero si
quieres crear un enlace con un texto distinto necesitas usar una fórmula que es
HIPERVÍNCULO, con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.
Uso: =HIPERVÍNCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )
 Hojas de cálculo online

Hojas de cálculo de google

E​s ​un programa o aplicación informática que bajo la disposición de tablas permiten la
manipulación de datos numéricos en operaciones de cálculos básicos y complejos de
finanzas, contabilidad u otro tipo de operaciones. Son inmensas las posibilidades y opciones
en este tipo de aplicaciones, ya que permite trabajar con cálculos y fórmulas complejas,
diferentes funciones y gráficos, además los trabajos son colaborativos.

Ventajas
● Nos facilita entender mejor las operaciones y fórmulas matemáticas, ya que en las
celdas nos muestra todo el proceso antes de llegar a un resultado determinado.
● Se guarda automáticamente lo que estemos haciendo.
● Se puede compartir el trabajo o el documento con más personas.
● Se puede trabajar en el documento varias personas a la vez.
● Se puede trabajar desde cualquier parte cuidad país y por medio de computadores,
tablets o celulares.
Desventajas
● No sirve sin internet y es un poco lenta dependiendo de lo pesado el documento.
● Si no conoces el programa te puedes confundir.
● No todos los paquetes de Oficina de hojas de cálculo son gratuitos.

Smartsheet
Esta aplicación es de muy fácil uso y se encuentra disponible on line por lo cual puedes
acceder a ella desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Su imagen es como el resto de las hojas electrónicas que conoces, destaca su cantidad de
consejos, videos y ejemplos a los que puedes acceder rápidamente y que explican con
claridad cómo realizar cada proceso.

Ventajas
● Se puede crear espacios de trabajos.
 ● Se puede compartir con varias personas
● Disponible Online.
● Se puede utilizar gran variedad de dispositivos para acceder y gestionar fácilmente los
documentos almacenados.
Desventajas
● No está disponible sin internet.
● Es un poco lenta.
ThinkFree
El servicio ThinkFree Online proporciona un paquete Office Web gratuito de 1 GB de
almacenamiento en línea. Puede utilizar gran variedad de dispositivos para acceder y
gestionar fácilmente los documentos almacenados. Ofrece utilidades tanto para editar
sencillas y pequeñas hojas de cálculo como para poder crear hojas de cálculo avanzadas.
Teniendo la mayoría de las características que traen el resto de programas descritos y que son
de esperar en una aplicación de hojas electrónicas.

Ventajas
● permite crear, editar y publicar documentos en línea.
● Se nos guarda automáticamente nuestros trabajos o documentos.
Desventajas
● Solo tenemos 1 Gb de almacenamiento.
● Hay que registrarnos para poder trabajar en ella.

Zoho Sheet
Es una hoja de cálculo on line permite crear, editar y compartir hojas de cálculo, además en
tiempo real. Puede trabajar con gran cantidad de datos, funciones, fórmulas y gráficos. Es una
aplicación de gran productividad que permite la colaboración entre diferentes usuarios.
Para empezar de forma rápida con este programa puedes importar hojas de cálculo Excel que
ya tengas. También permite exportar hojas de cálculo a varios formatos.

Ventajas
● Admite todo tipo de formatos excepto en texto.
● Permite ver archivos externos.
 ● dispone de filtros de organización.
● Tiene aplicación para móvil.
● Permite exportar archivos, subirlos a una web,enviarlos por correo.
Desventajas
● El modo de pago es más caro que google.
● pierde el diseño de algunos archivos externos.
● no admite todo tipo de formatos en texto.

Office 365
te permite tener los programas de oficina de Microsoft, Microsoft Office, entre ellos por
supuesto Excel, en la nube en vez de en tu ordenador personal. Puedes ampliar información
en: ​Office 365 y puedes probarlo gratis durante 1 mes si bien has de introducir los datos de
pago previo al acceso.

Ventajas
● Es totalmente gratuito
● Podemos guardar los ficheros en OneDrive (también gratuito)
● Tiene la mayoría de funciones básicas de sobre, tanto del Word, de Excel como del
PowerPoint.
● Podemos acceder desde cualquier parte del mundo.

Desventajas

● ​No es tan potente ni tiene tantas opciones como el de escritorio.

● Al ser desde el navegador todo es extremadamente más lento.
● Si quieres guardarlo localmente tenemos que descargar el documento.
● Una vez creado el documento, se guarda en OneDrive, pero al ser la versión gratuita,
tendremos sólo 200Mb.
 Hojas de cálculo offline

Hojas de cálculo de Excel

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de la oficina
Microsoft Office. Es una herramienta donde se pueden plasmar gráficas, es utilizada para
tareas financieras y contables.Excel se distingue de otros programas ya que nos permite
trabajar datos numéricos, es decir, podemos realizar cálculos crear tablas y también podemos
analizar datos con herramientas avanzadas como tablas dinámicas.
Las hojas del cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de
trabajo contable de papel y de esa manera ayudar a la automatización del trabajo contable.
Excel es una herramienta utilizada por muchas personas estudiantes, trabajadores e incluso en
las empresas requieren de personal capacitado para manejar dicha herramienta ya que esto les
ayuda y les facilita para realizar tareas contables, financieras, ventas, producción y
suministros de todas la empresa.
Como también se puede manejar base de datos de clientes de una compañía, datos sobre sus
empleados o incluso para realizar nomina de una empresa.
Una de sus características es la personalización. Con una sencilla combinación de iconos,
puedes crear esquemas. Realizar cálculos financieros presentes, pago de intereses futuros.

Ventajas
● Gráficos de excel es una herramienta que tiene la capacidad de que con datos ya
ingresados en hojas de cálculo nos representa gráficas.
● Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya
que podemos ordenarlos, filtrarlos, hacer búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas
avanzadas para analizar la información.
● Utilidad financiera: Excel no necesita ser personalizado con subconjuntos financieros.
La aplicación incluye módulos financieros como depreciación y amortización de
activos.
● Sus hojas son fáciles de manejar y la mayoría de usuarios tienen acceso para editar los
archivos si son compartidos.
● Seguridad los archivos:En excel puede protegerse con contraseñas para su mayor
seguridad de acuerdo al criterio de la persona que realice su trabajo .
Desventajas
● Solo tiene compatibilidad con Microsoft y Mac.
● Los archivos tienen a ocupar demasiado espacio.
● Para enviar hojas de excel deben ser documentos no muy pesados, ya que no se deja
enviar la información o toca minimizar la información.

Conclusiones
➢ En este trabajo visualizamos lo importante que es saber manejar las herramientas
ofimáticas, esto nos permite tener un conocimiento amplio sobre qué son y para qué
nos sirve las diferentes herramientas y en qué momento la podemos emplear para
nuestra vida profesional y laboral. Teniendo en cuenta de todas son importantes y
tienen sus características principales que nos ayudarán a ejecutar muchas tareas y
trabajos, pero también que tienen falencias y que podemos utilizar otras herramientas
parecidas.

➢ En conclusión entiendo que las hojas de cálculo nos permite hacer desde Lista,
operaciones matemáticas, Tablas (de diferentes tipos y tamaños) animaciones,
encabezados, anuncios, un simple examen. Etc. Pero también sirve para diseñar y
crear cualquier tipo de enunciado, formato, operaciones, tablas, con tus propios datos,
y modificaciones .

➢ la finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen es

facilitar ya sea las tareas, trabajos o mejorar el desempeño de una empresa, ayuda a
perfeccionar una contabilidad o manejo de inventarios implementar la ofimática en
cualquier organización nos trae muchas ventajas como por ejemplo ser más
competentes teniendo todos los datos claros, por eso es indispensable que en todas las
organizaciones implementen la ofimática de manera indispensable ya que son unas
herramientas necesarias para el buen manejo y desarrollo de cualquier actividad que
requiera llevar un control estricto de datos.
 ➢ por medio del trabajo anterior logramos extender nuestro conocimiento sobre las
herramientas ofimáticas, especialmente sobre las hojas de cálculo online y offline.
Este conocimiento adquirido nos servirá de insumo para la realización de futuras
actividades y trabajos académicos y profesionales. Se debe destacar la importancia de
las herramientas ofimáticas online, ya que son de gran ayuda para realizar trabajos de
manera colaborativa, sin importar la distancia que separa a los integrantes del grupo
de trabajo, además en la actualidad el medio más utilizado para almacenar y procesar
información es la nube. Este es el motivo principal de la importancia de las
herramientas ofimáticas online.

Referencias bibliográficas:

- Trigos, V., Pérez, D., & Oliveira, R., (2016).​ “herramientas ofimaticas”. ​Slide

share, archivo recuperado de:

https://es.slideshare.net/danielaperez137/historia-de-las-herramientas-ofimticas-66024

456.

- ​ lide share, archivo

Gómez, R., (2012). ​“breve historia de las hojas de cálculo”. S

recuperado de: ​https://es.slideshare.net/RubenGmez2/historia-de-la-hojas-de-clculo

- Gonzales, P, (2017)​ “Ventajas Y desventajas de este tipo de Hoja”​Archivo

recuperado

de:​http://epoem12informatica3.blogspot.com/2012/09/ventajas-y-desventajas-de-este-

tipo-de.html

- Tomado de ​Software de Aplicación Ejecutivo E2 (2016) “​Tipos de hojas de

​ rchivo recuperado de:​ h​ ttps://www.youtube.com/watch?v=FGFGvnrExKU

cálculo”A

- González, E,(2017)​“KSPREAD”​Archivo recuperado

de:​https://www.youtube.com/watch?v=we5AIji6CCA