Introduccin SAP

Qu es SAP?
SAP corresponde a la marca de uno de los software de gestin empresarial ms
conocidos y utilizados en el mundo, su sigla significa Sistemas, Aplicaciones y
Productos.
SAP es un sistema de administracin que integra todas las partes del negocio,
como planificacin, administracin, gestin, logstica y produccin. El sistema
tiene como meta integrar y optimizar tanto la informacin de toda la empresa
como los procesos que ella necesita operar, eliminando los que no son
necesarios.
Es importante destacar que SAP permite acoplarse a otros sistemas de negocios
existentes o Verticales dentro de la organizacin.

Qu es la Seguridad de la
Informacin?
Seguridad de la informacin.
El concepto de seguridad de la informacin gira alrededor de tres premisas
fundamentales:
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad

Por qu es importante?
Garantiza la existencia de al informacin: La informacin esta disponible en todo
momento para los usuarios autorizados.
Garantiza la integridad de la informacin: La informacin no es alterada por usuarios o
procesos no autorizados, modificaciones no autorizadas no son realizadas por usuarios
autorizados, la informacin es interna y externamente consistente.
Garantiza la confidencialidad de la informacin: La autorizacin solo es vista por usuarios
autorizados, el utilizar una red pblica (internet) no representa un riesgo, un usuario
autorizado no tiene acceso a informacin que no le pertenece.

Seguridad SAP.

Podemos definir la Seguridad en SAP como cualquier medida que impida la ejecucin de
operaciones no autorizadas sobre el sistema SAP, cuyos efectos pueden conllevar
daos sobre la informacin, comprometer su confidencialidad, autenticidad o integridad,
disminuir el rendimiento de los equipos o bloquear el acceso de usuarios autorizados al
sistema.

Iconos de uso Frecuente en

SAP

Recuerde que
Las claves de acceso son intransferible
Los accesos a SAP estn limitados segn los roles
otorgados a su cuenta de usuario
La trazabilidad se sustenta en la identificacin de cada
usuario

Panel de Integracin

Soporta
proceso
de
abastecimiento de materiales,
insumos y servicios

FI

FI

Plan de Cuentas
Sociedades FI
Medios de Pago
Bancos

Proceso de administracin de
Bodega

Mdulo MM
Gestin
Abastecimient
o

Elementos de
Imputacin:
Centros de
Costo /
Elementos PEP
Datos Maestros de
Materiales

SD

PP
Solped de Materiales
y Servicios asociados
a ordenes de
produccin

CO

ETM /
PM

Datos Maestros de
Materiales

Visin General de Sistemas

Integracin con otros Sistemas No SAP

SAP
SAP MM
MM

Sistemas
Sistemas Externos
Externos

Generacin Pedido
de
Compras
Administracin de
Subcontratos
Administracin de
Datos Maestros
(Materiales)

SAM
SAM

Sistema
Sistema de
de Administracin
Administracin
de
de Maestros
Maestros

Beneficios del Mdulo

Ganancias para el Negocio

Estandarizacin, control y
exportacin de los
procesos de
abastecimiento,
administracin y control
de bodega.
Impacto en la consistencia
y oportunidad en la
gestin gerencial
Aumento de la
transparencia
organizacional al exterior

Apoyo significativo a la gestin

y toma de decisiones acceso
a informacin operacional
confiable, oportuna y en lnea
en las obras
Mitigacin del esfuerzo para la
trazabilidad de operaciones y
de informacin en las obras

Ganancias para la
Operacin

Ampliacin de competencias
incorporacin de mejores
prcticas y herramientas de
trabajo en obras

Estructura Logstica
Y
Estructura Logstica de
Gestin

Estructura Organizativa
Logstica

Sociedad
Sociedad FI
FI

Empresas
Empresas del
del grupo
grupo Salfa
Salfa Corp
Corp (RUTs)
(RUTs)
(Constructora
Salfa
S.A.,
Salfa
Construccin
(Constructora Salfa S.A., Salfa Construccin S.A.,
S.A., Etc.)
Etc.)

Centro
Centro
Logstico
Logstico

Emplazamiento
Emplazamiento Fsico
Fsico // Planta
Planta // Bod.
Bod. Central
Central

Almacn
Almacn

Bodega
Bodega de
de Obra,
Obra, de
de Planta
Planta o
o Bod.
Bod. Central
Central

Organizacin
Organizacin
de
de Compras
Compras

Salfa
Salfa Comercial
Comercial -- MAQSA
MAQSA

Grupos
Grupos de
de
Compras
Compras

Ejecutivos
Ejecutivos de
de Compra
Compra

Estructura Logstica
SalfaCorp

Salfa
Comercial
FI 1011

MAQSA
FI 1039
CL
1701

CL
3201
CL
3202

CL
1702

CL
1703

Centro
CL
1704

Montajes
Industriales
Soc. FI 1001

Salfa
Construccin
FI 1008

1005
1000
Centro

1014
1002

Centro

1016
1006

1007

Centro

102V

CL
3301

1002

1000

1049
Centro

1023
1001
1002

1000
1005

1009

1014

Centro

107H
1001

CL
339L

1000

1008

Centro

1003

CL
3399

Centro

1083
1001

1011

1001
1004
1019
1021

Estructura Logstica y de
Gestin

SalfaCorp

Montajes
Industriales
SALFA

Centro

1023

Sociedad FI
1001

Atacama - Tierra
Amarilla

Almacn
Proyecto
1001
Caserones

PEP
10000771
Cliente o Destinatario:
G10231001

CeBe 10000771

ICSA
Vicepresidencia
Empresa
Segmento
CeBe

Vicepresidencia

Mdulo MM
Gestin de Abastecimiento

Modulo MM
El mdulo MM (Gestin de Abastecimiento), es quien brinda
soporte a todas las fases de gestin de materiales y
servicios, dentro de las cuales se encuentran la planificacin
de necesidades y su control, todos los requerimientos de
compras, las entradas, los consumos y la gestin del stock.
Por ltimo, y para cerrar el ciclo, la verificacin de facturas.
Beneficios
Permite
estandarizar
los
distintos
procesos
de
abastecimiento y de control de stock de la compaa,
logrando con esto, aumentar el valor de las unidades de
negocio.
Trazabilidad de operaciones y de informacin.
Reportera operacional y de gestin.

Solicitar Materiales, Insumos

y/o Servicios
Planificacin de
Necesidades
(an no est
en SAP)

Generacin
Solped

Flujo de
Aprobacin

SCOM
SCOM o
o MAQSA
MAQSA
(Grupo
(Grupo de
de Compras)
Compras)

Necesidad de Requerimientos

ZOB Obra
Crear ME51N
Centro y Almacn
Visualizar
Cdigo Material o
Servicio
ME53N
Cantidades
Editar
Fechas
ME52N
PEP
Eliminar
Grupo de Compras
Flujo Secuencial (JB-JT-AO)
Sin Montos
Si no se libera, no
llega a compras

Generacin de Pedido de
Compras
SCOM o Maqsa
NB desde SolPed

Planificacin de
Secuencia Lgica (Transacciones
SAP):
Necesidades

Generacin
Pedido

Flujo de
Aprobacin

Orden de
Compra al
Proveedor

OBRA
ZCON Convenio Obra
ZREG Regularizacin
ZSER Servicios (no
genera OC)

Crear ME21N
Visualizar ME23N
Editar ME22N
Eliminar

Flujo Secuencial
Con Montos (a excepcin de ZCO
Si no se libera, no
llega a Proveedor
(a excepcin de ZSER)

Mdulo MM
Recepcin de Materiales

Recepcin de Pedido en Obra:

Materiales
Trx. MIGO

Pedido de
Compras

Entrada
es por lnea

45000XXXX (NB)
42000XXXX
(ZCON)
49000XXXX
(ZREG)

Ingresa cantidades Igual o

Parcial
Ingreso en Exceso (%
Tolerancia)

Se ingresa
Nota de EntregaCampo Obligatorio (Gua Despacho)

No Existe
Liberacin
Aumento
Aumento de
de
Stock
Stock en
en
el
el Almacn
Almacn

En desarrollo envo de mail a JT y AO

y deber chequear en ZAMM_031
contra Stock Fsico
Al grabar, se genera el
Documento de material,
registro trazable

Recepcin de Pedido en Obra:

Materiales
Llamado el Pedido, se despliegan las posiciones por recibir. Se
indica :

2
3

a
b

Cabecera
1. Fecha
documento,
2. Nota de entrega
N,
3. Carta de porte
GD
Detalle
En pestaa Ctd.:
a. Ctd. en UM
de entrada lo
que realmente
se recibe,
b. Ctd. en nota
entrega lo que
indica la gua o
documento de

Recepcin de Pedido en Obra:

Materiales
Campos claves a indicar al momento de la recepcin con la MIGO:
-Nota de entrega, en donde se especifica el N del documento
(gua o factura) con el cual se recepciona las mercancas:
- Fecha documento, de la Nota de entrega;
- Carta de porte, que identifica el tipo de Nota de entrega: gua o
factura;
-Ctd. en UM de entrada, que se indica la cantidad real
recepcionada;
-Ctd. en nota de entrega, en donde se escribe la cantidad que
indica la gua o factura recepcionada. Puede que este valor sea
distinto al real recibido.
Se deben tener en cuenta las imputaciones aplicadas en la pestaa
Se.
Recuerde que el ingreso de la MIGO es su VB para la

Mdulo MM
Aprobacin de Pedidos de
Compra

Aprobacin Pedidos: WorkFlow

Materiales

Los flujos de aprobaciones de compras estn siendo

informadas va correo WorkFlow, a cada uno de los
responsables, y se van acumulando en la bandeja de entrada
Ejemplo
de
cada uno de los liberadores.
Informativo:

Ejemplo por
aprobar:

Revisar: WF-SAP-Paso a PasoCompras

Mdulo MM
Recepcin de Servicios

Recepcin de Pedido en Obra:

Servicios
Trx. ML81N

Pedido de
Compras

Entrada
es por Servicio

HES
HES
Se ingresa
N externo y
Referencia
Existe
Liberacin
Contabilizacin
Contabilizacin y
y
programacin
programacin
a
a pago
pago

45000XXXX
(NB)
49000XXXX
(ZREG)
54000XXXX
(ZSER)

Ingresa
cantidades
Igual o Parcial

Seleccin de Servicio
y cantidad recibida

Al grabarla,
se genera la
HES,
registro
trazable.
Una vez
liberado, se
puede pagar.

Recepcin de Pedido en Obra:

Servicios
Trx. ML81N

Mdulo MM
Aprobacin de hoja de
entrada de servicios - HES

Aprobacin HES: WorkFlow

Servicios

Los flujos de aprobaciones de hojas de entrada de servicios

(HES) estn siendo informadas va correo WorkFlow, a cada
uno de los responsables, y se van acumulando en la bandeja
de entrada de cada uno de los liberadores.

Revisar: WF-SAP-Paso a Paso-HES

Mdulo MM
Recepcin y Contabilizacin
de Facturas

Recepcin de factura en
Control Pagos
Verificacin de
facturas/Guas
Definiciones
La factura podr ser ingresada contra el pedido o contra la nota
de entrega (documento de recepcin).
Se configurar un evento para evitar posibles ingresos dobles de
facturas.

Se solicita que an cuando el documento de recepcin no se

haya recibido en el almacn, la factura debe ser contabilizada (se
ingresara contra el pedido).

Factura que encuentre calce entre documento de entrega y

pedido, en valores y cantidades, quedar liberada para pago.

Las que no, quedarn bloqueadas (bloqueo logstico) a la espera

de solucin y liberacin.

Contabilizacin de factura en
Control Pagos
Verificacin de
facturas/Guas
Proceso realizado a travs de la transaccin MIRO, con el cual se
cierra el ciclo de aprovisionamiento para stock mediante el
ingreso de la factura con referencia al Pedido (orden de compra) o
al documento de recepcin (gua, gua de tercero, etc.) y para el
caso de compra de materiales de consumo y servicios con
referencia a la hoja de entrada de servicios (HES)
De esta verificacin de factura podran resultar diferencias que
debern ser tratadas de la siguientes forma:
Si la diferencia es mnima (tolerancia), esta se ajustara
Si esta es considerable y se produce por un error de facturacin
se solicitara una nota de crdito
Si esta se produce por un error en la confeccin del pedido, se
solicitara la regularizacin de este.
Si se produce por un error en la recepcin de los materiales, se
solicitara al respectivo almacn que regularice esta recepcin.

Contabilizacin de factura en
Control Pagos
Verificacin de
facturas/Guas
Ingreso de
Factura

Se solicita
Nota de crdito
NO

Se
Con Referencia
corrige
El origen de esta
Pedido
es interno
Docto. recepcin
Hoja entrada Servicios

Verificacin Factura
(Saldo mayor a tolerancia)

Se contabiliza
Factura

Se analiza diferencia

Ciclo de abastecimiento por

MM
Ventajas

Aprobacin inmediata de factura

Permite controlar que las mercaderas facturadas fueron recibidas
Deteccin temprana de errores
Procesar los documentos de proveedores a travs de un solo sistema
Eliminar el despacho documentos a VB va valija
Verificacin en lnea facturas de servicios
Tener una visin real de lo que adeudamos a los proveedores
Poder proyectar flujos de caja

Puntos crticos en la verificacin de facturas

Error generacin del pedido (cantidades y precios)

Que el JB no pueda recepcionar materiales despachados por partes y
comprados en kit
Error en la recepcin de materiales
Plazos en que sean ingresados los documentos de recepcin, ya sean
mercancas (MIGO) o Servicios (HES)

Mdulo MM
Liberacin Pedidos de
Compra actual sin WorkFlow
ME29N y ZME28

Liberacin de Pedidos de
Compra
Transaccin ME29N: Se conoce el N del Pedido a
liberar

Liberacin de Pedidos de
Compra
Transaccin ZME28 :

4 Datos claves para generar el filtro

Liberacin de Pedidos de
Compra
Transaccin
ZME28

Liberacin de Pedidos de
Compra
Transaccin
ZME28

Mdulo MM
Reportes
ME5A ME2K ME2N
ZAMM_031 MB51

Reportes MM: SolPed

Trx. ME5A: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV y
luego
Ejecutar

Reportes MM: Pedidos de

compra
Trx. ME2K: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV
y luego
Ejecutar

Reportes MM: Pedidos de

compra
Trx. ME2N: Indicando variables, cambiar alcance de lista ALV
y luego
Ejecutar

Identificar este
icono ,Delimitaciones opcionales

Reportes MM: Resumen Stocks

Trx. ZAMM_031: Indicando Centro-Almacn y/o PEP, y luego
Ejecutar

Reportes MM: Movimientos de

material
Trx. MB51: Indicando Centro-Almacn y/o PEP, y luego
Ejecutar

Mdulo MM
Consultas
ZFI_FDC_INF
ZMM_FACT_PRELIMINAR
ZSD_DET_FACTURA

Consulta: Pago de facturas a

Proveedores
Trx. ZFI_FDC_INF: Indicando Sociedad y RUT del Proveedor, y
luego
Ejecutar

Consulta: Facturas de Proveedores

sin contabilizacin, por falta de
ingreso MIGO-HES
Trx. ZMM_FACT_PRELIMINAR : Indicando Sociedad, PEP, y
luego
Ejecutar

Consulta: facturas emitidas a

Terceros
Trx. ZSD_DET_FACTURA : Indicando rango de fechas, PEP, y
luego
Ejecutar

Visualizacin Flujo Liberacin

Tabla
ZMM_WF_REPORTE

Gestionador de responsables
Trx. ZMM_WF_REPORTE: Se indica el PEP, y luego
Ejecutar

Introduccin SAP
Modulo MM
Consultas - Observaciones Alcances