INTRODUCCIÓN​CREACIÓN Y

SENA ​- Servicio Nacional de Aprendizaje ​1​

ACTUALIZACIÓN DE ​
INFORMACIÓN DOCUMENTADA,
NORMA NTC ISO 9001
En el contexto de un Sistema de Gestión de la Calidad, la documentación de la
información es altamente relevante, pues es así como se logra estandarizar los
procesos para alcanzar niveles óptimos de operación, mantener el enfoque hacia los
objetivos de la calidad, controlar las actividades mediante registro, y sobre todo,
preservar el capital intelectual o “saber hacer” de la compañía.
Dada la gran importancia de la gestión documental, resulta indispensable conocer y
entender todo lo relacionado con la creación y actualización de la información
documentada. Por tal motivo, dentro de este documento se presenta información
detallada sobre la jerarquía de la documentación, la identificación y descripción de la
información documentada, y los medios de soporte de la documentación. Todos los
contenidos aquí presentados están basados en los lineamientos de la Norma Técnica
Colombiana NTC ISO 9001.
CREACIÓN ​Y ACTUALIZACIÓN
DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA, NORMA NTC ISO 9001 ​

En el contexto de un Sistema de Gestión ​de la Calidad, la documentación de la información es altamente relevante, pues es así como se logra estandarizar los procesos para alcanzar

niveles óptimos de operación, mantener el enfoque hacia los objetivos de la calidad, controlar las actividades mediante registro, y sobre todo, preservar el capital intelectual o “saber

hacer” de la compañía.
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Creación y actualización de información documentada, norma
NTC ISO 9001

ESTRUCTURA DE
CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN ​.................................................................................................... ....

11.JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN.​...............................................................

4​2.IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA​....

5​2.1. Autor...................................................................................................................
 5​2.2. Aprobación de los documentos..........................................................................

6​2.3. Título y asignación de códigos...........................................................................

6​2.4. Versión del documento.......................................................................................

7​2.5. Fecha de emisión de los documentos................................................................ ​7​3.

FORMATO Y MEDIO DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA​.. ​8​3.1.

Formatos de la información documentada......................................................... ​8​3.1.1.

Idioma...................................................................................................... ​8​3.1.2.

Gráficos................................................................................................... ​8​3.1.3.

Texto........................................................................................................ ​8​3.2. Medios de

soporte de la información documentada........................................... ​8​3.2.1.

Impreso.................................................................................................... ​8​3.2.2.

Electrónico............................................................................................... ​8​GLOSARIO
.................................................................................................................

10​BIBLIOGRAFÍA ​..........................................................................................................

11​CONTROL DE DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS ​..........................................

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Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001
SENA ​

MAPA TEMÁTICO
INFORMACIÓN DE ​
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA ​ OBLIGATORIA DOCUMENTACIÓN
REGISTROS ESPECIFICACIONES
IDENTIFICACIÓN Y
FORMATO Y MEDIO DESCRIPCIÓN
DE SOPORTE
FORMATO AUTOR
APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
IDIOMA
TÍTULO Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS
GRÁFICOS, TABLAS E ILUSTRACIONES
VERSIÓN DEL DOCUMENTO
TEXTO
FECHA DE EMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
MEDIO DE SOPORTE
IMPRESO
ELECTRÓNICO
AUDIOVISUAL
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Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001
SENA ​

DESARROLLO DE CONTENIDOS
1- JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN.
La información documentada de origen interno y las especificaciones pueden
clasificarse bajo la siguiente estructura documental según el nivel de especificidad de
los mismos:
NIVEL 1
Información de obligatoria documentación:
Alcance ​Política Objetivos de ​del ​de la ​SGC. ​la calidad. calidad.

Adicionalmente: ​NIVEL 1
Manual del sistema de gestión de calidad.
NIVEL 2
Especificaciones como: ​NIVEL 2
Guias. Procedimientos.
​ ​Instructivos.
NIVEL 3
NIVEL 3
Especificaciones como:
Formatos.
NIVEL 4
Información documentada que proporciona ​NIVEL 4
evidencias de la ejecución de actividades:
Formatos diligenciados. ​Registro de actividades.

El gráfico anterior muestra la estructura jerárquica de la documentación del Sistema de

Gestión de la Calidad (SGC) de una organización. En esta medida, el Nivel 1 (parte
superior de la pirámide) recoge la totalidad de los lineamientos documentales y del
sistema, mientras que en el Nivel 4 se encuentran agrupadas en detalle las evidencias
de ejecución de las diferentes actividades.
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Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001
Ahora bien, es importante señalar que toda la
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documentación independientemente del ​

nivel que ocupe en la jerarquía documental,
debe tener en cuenta unas consideraciones básicas que garanticen la coherencia y
homogeneidad en el desarrollo del Sistema de Gestión. Para esto, la norma NTC ISO
9001 ha definido requisitos para la creación y actualización de la información
documentada (Numeral 7.5.2 de la NTC ISO 9001).
2- IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
2.1. Autor.
La organización debe asignar responsabilidades frente al Sistema de Gestión de la
Calidad, una de estas responsabilidades consiste en la creación y actualización de
documentos.
En términos generales, cualquier persona de la organización podría crear un
documento, siempre y cuando se identifique la necesidad de estandarizar una
actividad. No obstante, hay que tener en cuenta que, para la inclusión de los nuevos
documentos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, estos deben ser revisados y
aprobados por el líder del proceso o por quien tenga asignada la autoridad de aprobar
la documentación del sistema.
Todo documento nuevo y/o actualizado en el marco del Sistema de Gestión, deberá
seguir los lineamientos que establezca el Procedimiento de Control de la Información
Documentada que diseñe y adopte la compañía. De esta forma se asegurará la
estandarización de la documentación y en parte, la adecuación para su uso.
En cualquier caso, se recomienda identificar con nombre y cargo el autor del
documento, de manera que en el momento de la revisión se pueda acudir a dicha
persona si existe algún tipo de inquietud.
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Creación y actualización de información documentada, norma
NTC ISO 9001

2.2. Aprobación de los documentos.

Todo documento nuevo y/o modificado debe ser revisado y

aprobado por el líder de proceso o quien tenga la autoridad
y responsabilidad para tal fin. Por lo tanto, ningún
documento debe ser incluido al SGC, ni divulgado a los
trabajadores, sin contar antes con una aprobación explícita.

2.3. Título de asignación de

códigos.

Según la norma NTC ISO 9001, al crear y/o actualizar la información documentada, la
organización debe asegurar que ésta esté identificada, por ejemplo, a través de un
título. De igual manera, debe contar con una fecha de emisión, un autor o un número
de referencia.

Quien aprueba la creación y/o actualización de los documentos en cada uno de los
procesos es el responsable de asignarle el título a los mismos, sin embargo, esta
persona debe remitirlos al área encargada del SGC con el fin de asignarle un código
único de identificación.

Generalmente, los lineamientos que se siguen para la asignación de títulos y

códigos son las siguientes:

TÍTUL
 O
Se recomienda que sea corto, claro y conciso.

Debe del documento permitir la al cual

identificación se tiene acceso. directa y clara

Se recomienda que el tipo de documento sea

incluido identificación. Diseño y dentro

Patronaje”. Por del título ejemplo: con

“Procedimiento el fin de facilitar de su

CODIFICACIÓN
Generalmente ​siglas, por ejemplo: para
​ realizar la codificación de los documentos se hace uso de Adicionalmente, ​nombre de la compañía, es
​ común ​el

tipo ​que ​de ​las ​documento, ​empresas diseñen ​el proceso ​códigos ​al cual ​que ​está ​incluyen ​asignado ​el ​el generado documento en el y momento el

consecutivo de la creación según la del cantidad mismo. de documentos que se haya ​ 6​SENA ​- Servicio Nacional de Aprendizaje
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Aprendizaje
Creación y actualización de información documentada, norma NTC ISO 9001
Por ejemplo:
La ​Patronaje”, ​empresa ​el cual ​Confecciones ​se asocia al ​S.A. ​proceso ​diseñó ​de Diseño ​el “Procedimiento ​y es el primer procedimiento ​de Diseño y ​creado

para dicho proceso.

¿Cómo se identificaría?
SIGLA EMPRESA
SIGLA PROCESO
CO
DI

Entonces el código del Procedimiento de Diseño y Patronaje, asociado al ​proceso de Diseño de la empresa Confecciones S.A. Sería: CO-DI-PR-001.

Es ​todas ​importante ​las organizaciones, ​resaltar que ​ya que ​este ​esto ​tipo ​dependerá ​de codificación ​del tamaño ​no es ​y obligatorio
​ ​las necesidades ​para

particulares CO-PR-001, documento y en de el donde consecutivo. la misma. sólo Por se identifica ejemplo, el otro nombre tipo de de codificación la empresa,

podría el tipo ser: del ​¡ATENCIÓN!

No es lo miso revisar un documento, que ​actualizarlo.

La ​momento ​revisión ​del ​puede ​año y no ​realizarse ​genera un ​en ​cambio ​cualquier ​de versión,

cambios en mientras el fondo que o la forma la actualización del documento implica y por ende,

conlleva a un ajuste en la versión del mismo.

TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO
PR 001

2.4. Versión del documento.

La versión del documento hace referencia a un consecutivo utilizado para conocer el
nivel de actualización del mismo.
Una vez un documento es aprobado y cuenta con un código único de identificación, le
es asignada una versión. Algunas compañías manejan versiones desde la “00” o desde
la “01”, esto depende de lo que se establezca en el procedimiento de Control de la
Información Documentada de cada organización. La versión de los documentos será
cambiada cada vez que el documento sea modificado.
2.5. Fecha de emisión de los documentos.
Corresponde al día, mes y año en el cual cada documento entra en vigencia, para así
conocer en qué momento el personal debe iniciar su implementación.
La fecha de emisión varía conforme se realicen actualizaciones al documento y por
ende a la versión del mismo.
Generalmente, la fecha de emisión de los documentos equivale a la fecha en la cual el
documento es divulgado al personal de la compañía.
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SENA ​ 3-
FORMATO Y MEDIO DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
3.1. FORMATOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
3.1.1. Idioma: ​Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo
posible el uso de abreviaturas y términos en un idioma o dialecto diferente al que
conoce el personal que los utilizará. En caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas y explicarlas al inicio del documento.
Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los
símbolos y unidades ya establecidos y reconocidos por la organización.
3.1.2. Gráficos: ​Tablas e ilustraciones: Siempre que sea aplicable, se recomienda
utilizar e incluir gráficos, tablas e ilustraciones que brinden mayor claridad al texto, esto
con el fin de asegurar una buena comprensión del documento.
Siempre que se usen gráficos, tablas y/ o ilustraciones se debe hacer referencia
explícita a las mismas, incluyendo algún tipo de texto explicativo.
3.1.3. Texto: ​Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo
únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.
3.2. MEDIOS DE SOPORTE DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
3.2.1. Impreso: ​Incluye como soporte documental el papel u otros medios físicos
sólidos.
3.2.2. Electrónico: ​Información en archivos digitales como Microsoft Word, Microsoft
Excel, Microsoft Power Point, Páginas web, bases de datos, software.
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SENA ​

Audiovisual: ​Hace referencia a fotografías, fonogramas filminas, sonido digital (wav,

mp3).
¡ATENCIÓN!
La documentación del sistema de gestión NO se tiene que adaptar al esquema de apartados de la
norma. Por el contrario, este debe acoger los requisitos de la norma, pero adaptándose a las
necesidades de la empresa. Cuanto más sencilla es la documentación, mejor.
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documentada, norma NTC ISO 9001 ​

GLOSARIO
Procedimiento: ​Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
Realización del sistema de gestión de la calidad: ​Proceso de establecimiento,
documentación, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de
gestión de la calidad.
Sistema: ​Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.
Sistema de gestión: ​Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados o
que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos
objetivos.
Sistema de gestión de la calidad: ​Parte de un sistema de gestión relacionada con la
calidad.
SGC: ​Abreviación de Sistema de Gestión de la Calidad.
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Creación y actualización de información documentada, norma
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BIBLIOGRAFÍ
A

Departamento Nacional de Planeación - DNP. (2015). DNP. Consultado el ​

02 de
Septiembre de 2016, de ​https://www.dnp.gov.co

Gómez, Adriana. (Junio de 2014). Asesor de Calidad. Consultado el 01 de Septiembre

de 2016, de ​http://asesordecalidad.blogspot.com

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario. Bogotá: ICONTEC.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Requisitos. Bogotá: ICONTEC.

Pereiro, J. (28 de Noviembre de 2004). Portal Calidad. Consultado el 01 de

Septiem- bre de 2016, de ​http://www.portalcalidad.com

Portal Calidad. (s.f.). Método de codificación de documentos. Consultado en 4 de

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DOCUMENTO

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