CASO PRÁCTICO QUALA SA

 ¿Cuál es la objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A? Consulte las

fuentes referenciadas en el siguiente cuadro y tome citas textuales

RESPUESTA:
Quala SA tiene como objeto principal coordinar y controlar los documentos cumpliendo
con los estándares vigentes de manufactura, para que cuando se presenten las
inspecciones a la planta de producción se cuente con un sistema de gestión confiable
eficaz cumpliendo con jurisprudencia que lo rige y de fácil manejo para cumplir a
tiempo esto con el fin de evitar posibles sanciones. Partiendo de este tema con las
nuevas normas de calidad la implementación de un sistema de gestión estará a la
vanguardia.

1. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa

del caso de estudio?

RESPUESTA
Siendo Quala SA una compañía líder en la producción y comercialización de alimentos
no perecederos maneja un gran volumen de documentos, adicional sus procesos de
producción son bastantes complejos. En el momento de levantar procesos y
procedimientos esta complejidad dificulta su ejecución, esto hace que no sea atractivo
para los profesionales de calidad. Por otro lado la falta de un plan de entrenamiento y
capacitación en la parte operacional es quien lleva a la compañía a realizar una
reestructuración en el manejo de los documentos.

2. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

RESPUESTA

Todas las empresas implementan un sistema de gestión documental con el fin de

mejorar sus procesos y la productividad, Quala debe estructural su SGD ya que esto le
permitirá reducir costos en documentos en un 20%, mejorar sus procedimientos y
empezar a capacitar a sus colaboradores, capacitación que se podrán guardar como
evidencias para futuras inspecciones.
En un futuro esta estructuración le permitirá expandir su conocimiento, en el plan piloto
permitirá ejecuciones completas con soportes una estructuración confiable y la creación
de mecanismos de control efectivos.

3. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?

RESPUESTA
 En la cantidad documentos que manejan el archivarse y contar con la información a
tiempo almacenada de manera ordenada reduce tiempos en la búsqueda.
 Permitiría que la actualización de los procedimientos sean más agiles y oportunos.
 Al validar el proceso de entrenamiento y capacitación se llevara un control a tiempo
validando que se estén cumpliendo con los requisitos de ley.
 En la planta No. 2 de la compañía se mejoraría los procesos de creación y
actualización de documentos.
 Se llevara un control efectivo en POM.

4. Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente
gestión documental? (una cuartilla con letra Arial tamaño 11.

RESPUESTA

Siempre se debe partir de una necesidad, una de las mayores necesidades de una
organización es almacenar evidencias, soportes, documentos que hacen parte de la
historia de sus procesos internos y externos, en cada área de una empresa existen
documentos que muestran la historia, su proceso y ejecución. Ahora si se trata de ser una
empresa eficaz que utilice sus recursos en pro de mejoras contar con un SGD le
permitirá contar con la información en el momento que la requiera.
El contar con un SGD le permitirá a la organización contar con sus soportes, evidencias
y documentos centralizados y controlados.

5. Elaborar un cuadro comparativo en el cual se referencie mínimo tres (3) fuentes con
citas textuales en los que se aborde el concepto de Documentación:
 RESPUESTA
FUENTE 1 FUENTE 2 FUENTE 3
Ciencia que consiste en Es el hecho y el resultado de Es el conocimiento
documentar y el procesar documentar. soportado por
el almacenamiento de la información impresa.
Definición información
Esto depende del tipo de Son compuestos por acreditar Los documentos
Importancia documento, y el país en la palabra de una empresa, oficiales que prueban
donde se encuentre. persona, etc. la identidad de
alguien.
Documentos de ayuda, de Documentos personales, Evidencias que
soporte y de técnica, acreditan la identidad, son soportan hechos,
documentos legales; que documentos emitidos por entes fotografías, videos,
Características permiten explicaciones, estatales. impresiones, en
resolver y explicar enciclopedias, en
problemas, y confirma informes.
información.
https://conceptodefinicion https://definicion.de/document https://www.definicio
.de/documentacion/ acion/ nabc.com/general/doc
umentacion.php