TRABAJO DE CONTROL GERENCIAL

YERALDIN PERNA VILLACOB

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
MODALIDAD: DISTANCIA – SABATINA

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR

“CUN”

2018
 TALLER DEL MODULO CONTROL GERENCIAL

El presente trabajo está establecido con el propósito de tomar las respectivas

notas en taller del módulo Control gerencial. Para ello deberá conseguir con su
grupo una empresa real mediana o grande de la región, que este dividida en
diversas áreas y que tenga un mínimo de 15 empleados distribuidos en cada área.
De la cual deberá extraer información relacionada con los controles que se
ejecutan y deberán presentar un informe final de la información recolectada, así
como evidencia fotográfica o video de la visita. Las notas se tomarán de la
siguiente manera. Del punto 1 al 5 equivalen al 30%, el punto 6 al 10 al 30% y el
punto 11 al 14 y la sustentación final al 40%.

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVOS.

3. RESEÑA HISTÓRICA Y DATOS DE LA EMPRESA. (Nombre del gerente,

teléfono de contactos, dirección, teléfonos, mail, administración privada o pública
etc.)

4. EXPLIQUE DETALLADAMENTE COMO ESTÁN DISTRIBUIDOS LA

ASIGNACIÓN DEL PERSONAL PARA LOS DISTINTOS TRABAJOS.

5. ¿CÓMO ES EL CONTROL INTERNO APLICADO A LA EMPRESA SEGÚN EL

CASO?

6. ¿COMO SE MIDE LA EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES?

¿QUE MECANISMOS UTILIZAN PARA ELLO?

7. ¿Quién ES LA (S) PERSONA (S) ENCARGADA DEL CONTROL INTERNO? Y

¿QUE ACTIVIDADES DE CONTROL EJECUTA?

8. ¿Qué CASOS ESPECIFICOS DE FALLAS SE HA DETECTADO HASTA LAS

FECHA? Y ¿Cómo SE CONTROLO EN ESE MOMENTO?

9. ¿LA EMPRESA CUENTA CON MANUALES DE PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS Y/O DE FUNCIONES ACTUALIZADOS?
10. ¿EXISTE SUPERVISIÓN Y CONTROL EN LA RECEPCIÓN DE LOS
PRODUCTOS O SERVICIOS?

11. LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA Y ELECTRÓNICA RECIBIDA Y ENVIADA

POR CADA AREA DE LA EMPRESA Y QUE SUSTENTEN LAS
TRANSACCIONES O PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS SE ARCHIVAN Y
CUSTODIAN ADECUADAMENTE? ¿BAJO QUE PROCEDIMIENTO?

12. ¿EL PERSONAL DE LA EMPRESA ES CAPACITADO CONSTANTEMENTE

EN ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DE CADA UNA DE LAS ÁREAS, ASÍ
COMO DE TEMAS GENERALES? ¿CADA CUANTO TIEMPO SE CAPACITA?
¿COMO Y QUIEN LLEVA DICHO CONTROL?

13 ¿EXISTEN TÉCNICAS DE CONTROL ESTABLECIDAS PARA EL ANÁLISIS

DE COMPRAS DE PRODUCTOS, MATERIA PRIMA, MANEJO FINANCIERO Y
CONTABLE, RECURSO HUMANO, ¿ENTRE OTROS? ¿Cuáles SON DICHAS
TÉCNICAS DE CONTROL?

14. ¿COMO SE HACE EL CONTROL DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS DE LA

EMPRESA?
1.
INTRODUCCION

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada
y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe
como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento
de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado
por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma
parte central de la acción de control. Mediante el siguiente trabajo quiero identificar
el control gerencial tomando a la empresa ganadera Inversiones Bethania S.A.S.
2.
OBJETIVOS

Objetivos Específicos
Medir el ambiente y los sistemas de control interno en que se
desenvuelven los empleados en la empresa.
Documentar las áreas a mejorar. 
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
Crear mejor calidad para enfrentar el cambio.
Promover la efectividad, eficiencia y economía en la ejecución de
operaciones.

Objetivo General

Analizar el clima en materia de Control Gerencial presente en la empresa

Inversiones Bethania S.A.S, ubicada en Sincelejo - Sucre.
3.
DATOS DE LA EMPRESA

Razón Social: INVERSIONES BETHANIA S.A.S

Nit: 901012206-0
Objetivo: Con ánimo de Lucro
Capital: Privada
Tamaño: Pequeña
N° de Trabajadores: 30
Actividad: Cría de ganado Bovino
Nombre Del Gerente: María Victoria Sotto García
Teléfonos De Contacto: 2810125 – 3225694209
Dirección: Carrera 18 N° 18-61 Barrio Centro – Edificio el comercio Piso 701
E-Mail: oficinasincelejo@hotmail.com

RESEÑA HISTORICA
Inversiones Bethania S.A.S es una empresa que se constituyó en el 2017, nació
por la unión de 3 empresas que tenían a nombre propio que venía desde 1995,
esta decisión de unir las empresas se debió a muchos factores, uno de ellos era la
contabilidad de las mismas, los pagos y los reportes legales.
Inversiones Bethania S.A.S trabaja con el fin de lograr una gran implementación
en el sector de la alimentación. En una decidida apuesta por conseguir como
actividad principal la compra-venta, cría, engorde, sacrificio y comercialización de
ganado. Comienza abriendo una cadena de carnicerías (1997) a lo largo de toda
la Región. En el compromiso por la búsqueda de consolidarse como líder en
producción y comercialización de carnes frescas en los departamentos de Sucre y
Córdoba, en 1999 se dedica al ganado pie de cría, el pie de cría es el conjunto de
animales, machos y hembras, por medio de los cuales se busca obtener crías de
alto valor genético para conformar el hato y que contribuyan a los objetivos de la
empresa, la comercialización o la producción. Ganado de ceba, El negocio de
cebar o engordar ganado bovino consiste en comprar animales destetos (terneros
de un año de edad y unos 180 kilos de peso), suministrarles pasto, agua, sal y
algún suplemento (si lo requieren), para que en un plazo máximo de 30 meses
(dos años y medio de edad) el animal llegue a pesar 480 kilos. La inseminación
artificial consiste en colocar en el útero los espermatozoides seleccionados
previamente de una muestra. Y lechería, convirtiéndola en una empresa doble
propósito, obteniendo buenos resultados y generando ingresos positivos.
Actualmente solo se maneja Pie de cría y lechería, debido a que las otras
funciones ya no estaban siendo tan satisfactorias como en ese entonces, durante
todo este tiempo nos hemos enfrentado a diferentes cambios por múltiples
razones, una de ellos se debió a las pérdidas de animales lo cual se implementó
un sistema de inventario, que se lleva a través de un software el cual controla,
natalidades, palpaciones, muertes, ventas, compras, destetes etc. Facilitándole
también a los jornaleros el trabajo de identificar mejor los bovinos ya que ellos
tienen una numeración y el programa ganadero arroja proyecciones, hembras en
preparto, hembras a destetar, hembras aptas para palpación y cuando se generan
problemas también lo indica. En cuanto a la numeración de los animales, también
se generaron muchos cambios, la secuencia de estos números se realiza con el
mes que ellos nacen seguidos del 01 con la raya del año que corresponda, pero
como esta empresa cuenta con 5 fincas diferentes, se estaban repitiendo los
números entonces se implementó una nueva forma de que las fincas tengan una
raya distinta, así no se repetían y cuando se hicieran traslados identificar con mas
rapidez en que finca nacieron y se enumeraron.
Inversiones Bethania S.A.S, actualmente cuenta con nuevas actualizaciones en
los pagos, transacciones y extractos, ya que anteriormente tenían a una persona
encargada de eso, ahora se hace a través de un token bancario por la página de
Bancolombia y demás bancos. Todas estas nuevas implementaciones en la
empresa se han hecho única y exclusivamente con el fin de corregir y mejorar la
labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los nuevos propósitos de la
empresa.
 4.

GERENTE
GENERAL

AREA
PROGRAMAS
ADMINISTRATIVA

ORGANISMO DE CONTABILIDAD ADMINISTRADOR

AFTOSA
INSPECCION

ASISTENTE ASISTENTE
GENERAL ADMINISTRATIVA
AUDITORIA
GENERAL
CAPATAZ SERVICIOS
GENERALES
AUXILIAR

JORNALEROS

COORDINADOR

ASISTENTE MEDICOS
VETERINARIOS
Gerente General (María Victoria Sotto García): Es la responsable legal de la
empresa y en ese sentido vela por el cumplimiento de todos los requisitos legales
que afecten los negocios y operaciones de ésta.

Área Administrativa

Contador Público (Ingrid Acosta Romero): Encargada de crear estados

financieros que son informes resumidos sobre el uso de los fondos de las
empresas y la situación en la que esta se encuentra. Declarar impuestos es la
declaración se realiza ante la administración tributaria. En dicha declaración se
manifiesta la cantidad de ingresos que se ganó en un año en particular. Preparar
nóminas, las nóminas son los documentos en donde se registran los días
trabajados, así como los sueldos percibidos por los trabajadores. Manejo de
Software Contable. (Sotfland) Etc.

Administrador (Ruby De Jesús Pupo Gómez): Es la responsable de llevar a

cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Más
específicamente, desempeña ciertas funciones básicas para que la organización
se encamine hacia la consecución de dichas metas.

Asistente Administrativa (Yeraldin Perna Villacob): Las principales funciones

son asistir, coordinar y ejecutar tareas gerenciales, entrega de informes de labores
y presentación de cumplimiento de metas. Manejo de Software Ganadero (Usati),
archivos e inventarios.

Servicios Generales (Ligia Romero Villamizar): Es la encargada de mensajería,

proporcionar el servicio de reproducción y fotocopiado de documentos. Distribuye
para cada unidad el material de limpieza, equipos de trabajo y demás bienes de
consumo que las mismas requieren. Realiza inventarios de equipos y materiales
de trabajo y de limpieza. Etc.

Capataz de todas las fincas (Alex Romero Baquero): Coordinar y vigilar las
tareas que realiza el equipo de personas que tiene a su cargo (Jornaleros).
Colaborar en la formación continua del personal que tiene a su cargo
transmitiendo los conocimientos de que dispone. Comprobar que la maquinaria y
las herramientas que utiliza su equipo de trabajo están en buen estado. Cuando se
vende, estar pendiente a la báscula de peso de los bovinos. Encargado de
coordinar los transportes.

Jornaleros

 Preparación de la comida de los animales.

 Ordeñar.
 Carga y descarga de ganado para el transporte.
 Ayuda con programas de alimentación.
 Evaluación del estado de los animales para detectar signos de enfermedad.
 Mantenimiento de un registro preciso del número de animales de la granja y
de cualquier tratamiento que se les haya aplicado.
 Mantenimiento de cercas eléctricas.
 Desmonte.
 Fumigación.
 Siembra de pastos. Etc.
5. El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta
más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los
recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores
violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias.

El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la

administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes
áreas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La empresa Inversiones Bethania S.A.S, tomas diferentes medidas de control

interno

1. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma

consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener
información de estos.
2. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando
los resultados esperados.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por
personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
4. Todos los pagos realizados tienen que tener su soporte, de tal manera que
se pueda evidenciar si en realidad se hizo.
5. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas
sean las correctas.
6. Control de asistencia de los trabajadores.
7. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la
Empresa es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.
8. Auditorías internas para comprobar la eficacia de los trabajadores.
9. Delegación de funciones.
10. Archivadores en perfecto orden.
 11. Pagos puntuales.

Los controles internos son utilizados por las empresas para hacer que la
información financiera sea exacta y válida. Los controles internos son importantes
porque protegen la integridad de la información financiera de la empresa y
permiten a los inversores externos tener una medida de la salud financiera. Unos
fuertes controles internos también pueden aumentar la rentabilidad de una
empresa.

6. Eficiencia. No debe confundirse con la eficacia, que se define como 'la

capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera'. ... En cambio, Eficiencia
es la capacidad de lograr ese efecto en cuestión con el mínimo de recursos
posibles o en el menor tiempo posible.

La empresa Inversiones Bethania S.A.S, maneja distintos mecanismos en su

objeto social, que es lo que le produce la estabilidad económica y rentable de la
misma.

“No se puede dirigir lo que no se mide” “Lo único permanente es el

cambio”

En este caso es la parte productiva, (ganadería y agricultura).

1. Mantener buen pasto en los potreros, ya que el alimento de los bovinos es

muy importante para su rendimiento.
2. Vigilar y verificar que todo esté en buen estado, así se sabe si los jornaleros
están cumpliendo con sus tareas.
3. Para verificar que la eficacia y eficiencia se está logrando, se hacen
palpaciones cada 3 meses, para comprobar el estado reproductivo de cada
vaca si el intervalo de partos que se requiere que es un año (365 días
abiertos) se logra, o si se puede lograr preñar en menor tiempo, pero para
que eso sea efectivo se requieren:
 Destetos en 8 meses. (descansa la vaca 2 meses)
  Pruebas de fertilidad. (reproductores)
 Medicinas (desparasitantes, antiinflamatorios, vitamina)
 Personal altamente capacitado.

En la actualidad todos esos propósitos se están logrando ya que hay un buen

manejo por parte de todo el equipo de trabajo, tanto administrativo, como en el
área de programas productivos.

7. Las actividades de control interno son políticas y procesos que las

organizaciones implementan para lograr diversos objetivos operacionales,
financieros y de cumplimiento.

La persona encargada del control interno es la Gerente, y las actividades de

control que ejecuta son:

 Seguimiento y revisión.
 Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad,
autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos,
análisis de consistencia, prenumeraciones.
 Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
 Segregación de funciones.
 Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
 Visitas regulares a las fincas.
 Comunicación diaria con el capataz.
 Documentación legal de todo lo que salga de la empresa.
 Niveles definidos de autorización.
 Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.
 Auditorias.
 Coordinación entre áreas.
8. Lo importante de las fallas es que se aprende de ellas y se trata de no
cometerlas más. Evitar el fracaso se vuelve fundamental en un mundo laboral tan
competitivo como el actual, en el que constantemente se buscan nuevas formas
de impulsar la productividad, además de la calidad de los productos y servicios
que ofrecen. Algunos de sus objetivos incluyen diferenciarse de la competencia,
mejorar la experiencia de los clientes, reducir el costo de operaciones, conquistar
nuevos terrenos de negocio o proponer un flujo de trabajo diferente.

o Cuando la empresa comenzó a funcionar como tal, a los trabajadores no les

cotizaban pensión, por ahorrar dinero. Luego de varios años ellos se dieron
cuenta de que no les cotizaban y demandaron la empresa, les toco buscar
un abogado quien le realizo todo lo pertinente al caso, pero les toco pagar
un cálculo actoral muy alto. Sin embargo, ahora todo trabajador que ingrese
a la empresa se le afilia a su salud y pensión.
o No hacer seguimientos le causo mucha perdida a la empresa, ya que los
ganados se estaban perdiendo y nadie daba razón alguna, no había
manera de justificar la falla, porque no se llevaba un inventario como tal,
tras eso la empresa decidió comprar un software que les ayudara a
controlar esa parte, eso se fue solucionando poco a poco. Hoy en día se
maneja un orden muy estricto en cada una de las fincas en cuanto al
manejo de bovinos.

9. La empresa no cuenta con manuales de procesos.

10. Si existe una supervisión por parte del veterinario, hacia los jornaleros y
personal encargado del cuidado de los animales.

Administra y controla tratamientos preventivos y curativos.

 Esteriliza, organiza y prepara materiales y equipos a ser utilizados.

Registra datos relacionados con diversas condiciones, evolución y

características de los animales bajo su cuidado.

Lleva el control de la entrada, salida y existencia de materiales, equipos y

medicinas.

Lleva el archivo de la unidad.

Chequea la veracidad de los datos registrados de las intervenciones

quirúrgicas.

Prepara y suministra materiales y equipos.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

11. La documentación física y electrónica recibida y enviada por cada área de la

empresa y que sustenten las transacciones o procedimientos desarrolladas, si se
archivan y cada área maneja un archivador, contabilidad maneja un archivo con A-
Z una por cada mes, donde archiva, conciliaciones, egresos e ingresos etc. Aparte
lleva todo lo relacionado con la parte legal de la empresa. Eso es uno de los
controles que mas se maneja en la empresa, todo tiene que archivarse en su
carpeta correspondiente tanto digital como físico.
12. Al hablar de capacitación, básicamente nos referimos a una herramienta que
permite a los colaboradores desarrollar sus habilidades y conocimientos para que
puedan realizar sus tareas de una manera más efectiva.

 Contadora: Siempre que hay una capacitación o nuevas actualizaciones en

cuanto a NIFF u otra actualización que le puede ser útil en su desempeño
laboral, la administradora se encarga de gestionarle a ella esa capacitación
aquí o en otra ciudad. También en las nuevas funciones del Software
contratan a una asesora durante un lapso de tiempo, para que pueda
transmitir toda su información.

 Veterinario y Capataz: En cuento a el capataz, las empresas proveedoras

de insumos para el agro y la ganadería, brindan capacitaciones para el
manejo adecuado de los animales y nuevos productos que son de ayuda al
ganadero para mejorar su empresa.

13. Control de Calidad, Control de Inventarios: Para el área sanitaria y productiva

de la empresa.

Control de finanzas: Balance general comparativo, estado de perdidas y

ganancias, auditorias financieras, reportes e informes.

14. Se maneja el estado de ingresos y costos por equipo, grupo de equipos y el

total de la maquinaria, control de costos internos y externos de la mano de obra
que se emplea para el mantenimiento de los equipos, pedidos por orden de
trabajo, agrupando insumos según la necesidad de mantenimiento de cada
equipo, control de rendimiento de combustibles por equipo, tomando en cuenta el
esfuerzo de trabajo, altitud y desempeño del operador. orden de mantenimiento
especificando las actividades, los insumos, la mano de obra y las herramientas
requeridas para la ejecución del mantenimiento preventivo programado, según el
medidor acumulado por reporte de actividades en la bitácora de uso o suministro
de combustible. Contrata el suministro de combustible con terceros y llevar un
control por despacho de combustible en estaciones de servicio.