Paso 2 – Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Trabajo Colaborativo

Presentado por:
Jenny Paola Acosta Cod. 1110545552

Tutor

Diego Fernando Pacheco

Universidad Nacional Abierta y a Distancia “UNAD”

Curso de Protocolo
 Marzo_2020

INTRODUCCION

La comunicación o intercambio de información es una acción que se encuentra presente

en todas las actividades realizadas por los seres humanos en nuestra sociedad actual, esta se

da de manera simple y compleja, así como de manera directa e indirecta.

La comunicación si es bien utilizada puede llegar a ser la más importante herramienta

para el crecimiento y desarrollo de las instituciones, entidades y empresas; pero si la

comunicación no está establecida o estandarizada puede generar confusiones, problemas,

atrasos y demás.

En la actualidad las instituciones y empresas, cuentan con gran cantidad de retos para su

crecimiento y desarrollo y tal vez uno de los principales es la comunicación y los canales

que esta necesita para que sea eficiente y efectiva. Con el pasar de los años las instituciones

y empresas desarrollaron formas y métodos para poder comunicarse de manera efectiva y

asertiva siendo estos los protocolos de comunicación, los cuales son establecidos y hechos

por cada empresa según su conveniencia o necesidad.

Por medio del presente trabajo se espera investigar, explicar y dar a conocer los canales

de comunicación y los protocolos de comunicación, su importancia, creación y como estos

deben ser aplicados a una empresa o institución; para así lograr ser más competitiva, poder
adaptarse a los cambios, poder satisfacer las necesidades internas y externas, lograr el

cumplimiento de metas y objetivos y generar motivación dentro de la misma.

OBJETIVOS

OBJETIVOS
Objetivo especifico
 Comprender la importancia del valor de una buena comunicación en los diferentes
entornos que maneja el ser humano como el personal, social y profesional para
lograr desarrollo de los mismos haciendo del lugar donde habitamos un sitio de
valores y atributos morales ejemplares que puedan ser vistos como guía.
Objetivos Especifico

 Se analiza la comunicación y las relaciones laborales con el fin de comprender las

diferentes formas de comunicaciones, expresiones y lineamientos, al igual que las

relaciones internas y el trabajo en equipo.

 Mediante la presente actividad, logramos discernir las distintas competencias

comunicativas y relaciones interpersonales que se presentan en las diferentes

empresas y la importancia que estas conllevan.

 Por medio de la construcción de un protocolo de comunicaciones y el plan

motivacional, nos permite fortalecer y adquirir los conocimientos para identificar,

 determinar y reconocer los tipos de comunicaciones en las diferentes empresas y los

diagnósticos en las comunicaciones internas y eficiencia en relaciones laborales.

Identificación de La Empresa ROPA SPORTS

Descripción de la empresa: la empresa de ropa Sport busca ser la mejor empresa de

fabricación y venta de ropa deportiva para mujeres desde los 15 años hasta los 30 años de

edad en el 2020 a nivel nacional, contando con más de 3 sucursales a nivel Nacional. Esta

organización pretende vender las mejores prendas con un alto nivel de calidad y modelos

únicos y llamativos para sus clientes.

Nombre de la empresa: Ropa Sports

Ciudad Sede Principal: Florencia Caquetá

Fecha de Creación28 febrero 2020

Número de empleados:

 Operarios: 80

 Administrativos: 20

La empresa de Ropa Sports, tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa para deportiva para jóvenes bebe de 0 a 4 años, su sede principal

está ubicada en la Ciudad de Florencia, Av el caraño , su estructura organizacional

jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de departamento y los subordinados

(departamentos de producción y de ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física de 1000m cuadrados donde las áreas se dividen

de la siguiente manera, El primer Pis. consta del área de producción, en esta área laboran 60

operarios, En el segundo Pis. Se encuentran ubicadas las oficinas administrativas, además

de un local comercial destinado para las ventas; le empresa tiene tres puntos de venta en

diferentes ciudades de Colombia, una en la sede principal de Florencia y las otras dos en

Bogotá, huila

Dirección de la Tienda de Ropa cra10a Ni.3ª-68 barrio Jorge Eliecer Florencia

Carrera 10 No.13-25 Bogotá

  Tipo de comunicación de la Empresa Ropa Sports

La estructura organizativa es formal, es una estructura planificada, los empleados

cumplirán unas funciones y objetivos de producción y ventas, la empresa tiene establecido

un reglamento interno de trabajo, existen unas jerarquías el cual se debe respetar y seguir

un conducto regular.

Dentro de cada departamento existe un líder los cuales los empelados asignados a este

departamento deben reportarse y seguir las indicaciones e instrucciones y los jefes a su vez

lo harán con el Gerente general quien es el mando superior de la empresa.

Los grupos de trabajo se organizan de tal manera que estos tengan la misma formación o

preparaciones es decir personal de confección con personal de confección, ventas con

ventas etc., esto les permitirá tener una retroalimentación dentro de su misma área lo cual

ayudara a mejorar la producción y desempeño de sus colaboradores, cumpliendo con la

misión, visión y objetivos establecidos por la organización.

Cada trabajador tendrá una inducción inicial en el momento de ingresar a la

organización donde se le recalcara cuales son los niveles jerárquicos y en qué nivel se

encuentra, esto con el fin de lograr una comunicación rápida, eficaz y sepan a quienes

deben dirigirse en el caso de tener dudas e inconvenientes, logrando con esto que ellos

realicen su mejor trabajo, respetándose de unos a otros, creando en ellos lealtad, amor y

compromiso por su empresa. El tipo de comunicación que esta empresa realizará será la de

comunicación formal; comunicación ascendente, comunicación descendente, comunicación

horizontal, comunicación diagonal, comunicación gestual, visual. Dependiendo del tipo de

información que se maneje por área

La comunicación que más se utilizará será la de correos internos de la empresa y

llamadas telefónicas el cual se harán mediante celular y radioperadores.

Además de esto se establecerán protocolos de atención al cliente, relaciones

interpersonales para todos los empleados, el cual deben seguir unas reglas, pasos e

instrucciones para atener a un cliente interno y externo feliz.

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Se debe tener en cuenta que todos los individuos tienen diferentes formas de

comunicarse y de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran

necesidad de protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que

nuestro colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la

atención directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para

que este protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la

mano con los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen

trato de la empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.

Los protocolos de comunicación están orientados a la mejora de una institución por lo

cual estos buscan generar efectos en las instituciones y así mismo generan ventajas para la

misma como se ve en la figura presentada a continuación:

Protocolo de comunicaciones
objetivo Busca: ventajas 
 comunicación efectiva Reforzar sentido de pertenencia Motivación Buenas
Crear, desarrollar y reforzar relaciones
cultura organizacional interpersonales
Buen clima laboral -
Crecimiento
organizacional
Crear, desarrollar e Incremento de la
implementar herramientas, competitividad
métodos y medios efectivos de Aumento en la
comunicación productividad y
compromiso
Comunicación asertiva
y oportuna

Para que el protocolo de comunicaciones funcione y de resultados se debe tener en

cuenta la coherencia del mismo y la adecuación de este para que se acomode a nuestras

necesidades de entrega de información, en este caso la empresa ve necesario la creación de

un protocolo para las distintas comunicaciones hechas en la empresa las cuales abarcan:

 Oficio o cartas: el cual tiene como objetivo brindar información el cual se usa

cuando está dirigido a varias personas dentro de la empresa, este debe llevar

numeración y debe brindar la posibilidad de escribir el nombre y cargo cuando esto

sea necesario, se usa normalmente para gestionar acuerdos, invitaciones,

felicitaciones, solicitud de colaboración, agradecimiento, entre otros.

 Circulares: las cuales tienen como objetivo principal dar a conocer información de

carácter general de la empresa (lineamientos, resoluciones, normas y políticas)

 Memorando: se utilizan para transmitir información, orientaciones, pautas y

direccionamientos dentro de la empresa, así como la jerarquía y llamados de

atención.
  Correo: el cual se utiliza para realizar comunicaciones de manera formal e informal

de una manera más concisa rápida, información de responsabilidades,

reglamentaciones internas y autorizaciones

 Informe: el cual tiene como objetivo la presentación de resultados y determina los

pasos para mostrar un proyecto

 Llamadas: las cuales tienen como objetivo entregar información o disipar dudas de

los usuarios o cualquier otra información que este necesite

1. Protocolo para los oficios u cartas

Para este tipo de comunicación tanto interna y externa se deberá utilizar la siguiente

plantilla y la comunicación de la siguiente manera:

Numero de consecutivo: Sports,001

Fecha: 278-Marzo-2020

Señor (a):

OVIDIO RAMIREZ

Dirección: Cra 10ª n3a-68

Teléfono: 3143491471

Florencia

Cordial saludo:
  En atención a su solicitud y dentro del término legal para emitir respuesta, me

permito informarle que…

 Mediante la presente me permito informar que la empresa…

 Por medio de la presente nos permitimos extender a usted un agradecimiento,

invitación, felicitación etc…

(Nota: Dependiendo de cuál sea la ocasión o información a enviar; para el oficio o carta se

puede utilizar distintas frases las cuales siempre deben atenerse a las normas de buen trato y

respeto)

Agradecemos la atención prestada si necesita mayor información favor presentarse a

nuestras oficinas o comunicarse con nuestras oficinas a la línea XXXXX

ATENTAMENTE

QUIEN FIRMA EL DOCUMENTO

CARGO

Proyecto: (cuando haga a sus veces)

Reviso:

Aprobó:
Anexos:

2. Protocolo para circulares

Sports (enunciar la empresa)

Bogotá D.c , a 28 de Marzo de 2020 (fecha y ciudad)

A todos los empleados y colaboradores: (se escribe a quien o quienes va la información de

carácter general de la empresa)

(se da la información necesaria de manera corta y precisa)

Ejemplo: es un placer para la empresa invitarlos este próximo viernes a la reunión para la

celebración del día del trabajador, el cual se llevará a cabo en las instalaciones de la

empresa a partir de las 8:00 Pm esperamos su amable presencia

Los invita cordialmente,

_____________________
Xxxxxx xxxxxx xxxxx.
Gerente general

3. Protocolo para Memorando:

 MEMORANDO

No. M-0001

Florencia ,Caqueta 26 de marzo 2020

PARA: xxxxx xxxxxx xxxxxx

DE: DRA. XXXXX XXXXX jefe área talento humano

ASUNTO: llamado de atención por retrasos

Por medio del presente me permito informar que lamentablemente se han presentado

repetidas veces faltas al cumplimiento del horario establecido para la llegada al su puesto

de trabajo; por lo cual se procederá a realizar un seguimiento y llamado de atención escrita

la cual reposará en su hoja de vida. Así mismo se recuerda que la persistencia en este tipo

de acciones y el no cumplimiento de las normas y lineamientos de la empresa dará por

realizada la terminación de su contrato por mutuo acuerdo.

Teniendo en cuenta que su trabajo se ha realizado de manera impecable y teniendo en

cuenta sus repetidos retrasos en el último mes es de mal gusto el tener que hacer este

llamado de atención y espero no se vuelva a repetir este tipo de incidentes.

Atentamente
Dra. XXXXX XXXXX

jefe área talento humano

4. Protocolo para Correo:

Nota: para la comunicación por medio de correo electrónico se deben tener en cuenta una

serie de normas para el buen uso del correo electrónico, así como la información debe ser

consistente corta y precisa sin alargarse y sin contenido innecesario, ya que esta

comunicación pretende enviar la información de manera rápida.

Algunas de las normas principales para la buena comunicación por correo electrónico son:

 Usar un tono correcto y las normas mínimas de educación (saludo- despedida, etc.)

 Redacción adecuada (no uso de formalismo, emoticones, frases personales etc. –

utilizar lenguaje formal y profesional)

 Usar siempre el campo “asunto”

 No usar fuentes o textos distintos o información que desvié la información (solo

usarlos cuando sea necesario)

 No usar mayúsculas (se entiende o equivale a gritar la información)

 Escribir por párrafos para enviar más fácilmente la información

 Al responder los mensajes dar un contexto para que quien recibe la información

sepa de qué tema se está hablando

  Eliminar información que esta demás al momento de reenviar los mensajes (para

evitar posible envió de virus, spam entre otros)

 No responder correos que sean enviados a otras personas en el caso de que se

marque copia o información.

5. Protocolo para Llamadas

Se debe tener en cuenta este tipo de comunicación y su gran importancia ya que, es este

tipo de comunicación quien da la imagen primaria a nuestros usuarios y colaboradores por

esa razón el protocolo para llamadas telefónicas debe ser estandarizado en todas las áreas

de la empresa y siempre basado en las normas de educación, buen trato y respeto.

Ejemplo:

Interlocutor: “buenas tardes, Sports S.A, ¿habla leonora de recepción en que puedo servirle

o colaborar?”

Usuario: “buenas tardes necesito información acerca de las ventas realizadas por su

empresa”

Interlocutor: “con mucho gusto caballero permítame lo comunico con el área indicada es

decir el área financiera”

Usuario: “gracias”

Interlocutor: buenas tardes, Sports S.A, ¿habla Andrés del área financiera en que puedo

servirle o colaborar?”
Usuario: “buenas tardes necesito información acerca de las ventas realizadas por su

empresa”

Nota: la información que los usuarios soliciten puede ser de carácter reservado o no la cual

sin importar el caso se debe dar respuesta de manera cordial y amable así:

(Respuesta. Positiva) Interlocutor: claro caballero con mucho gusto, permítame ubico la

información necesitada y se la envió a su correo electrónico o la forma que más le

convenga o usted necesite… ha sido un placer atenderlo hasta luego …

(Respuesta. Negativa) Interlocutor: caballero me permito informar que ese tipo de

información es de carácter reservado por lo cual si usted le desea puede acercarse a nuestras

oficinas y solicitarlo directamente con la persona encargada del área o hacerlo por medio de

una comunicación escrita o derecho de petición, la cual será respondida por nuestra área

jurídica o personas responsables explicándole las razones de la negación de su solicitud….

Muchas gracias…

¿Puedo ayudarlo(a) con algo más?

Ha sido un placer atenderlo (a)

Nota: el protocolo de atención telefónica se estandariza en las frases utilizadas por nuestros

colaboradores y se aplica a todas las áreas y situaciones que puedan prestarse siempre

basados en la cordialidad y respeto por los usuarios y siempre procurando cumplir los

deseos o disipar las dudas de estos.

 PRESENTAR UN PLAN DE MOTIVACIÓN QUE DINAMICEN LAS

RELACIONES LABORALES Y EL TRABAJO EN EQUIPO.

Campaña para dar a conocer los valores corporativos y sentido de pertenencia de

Ropa Sports S.A,

De manera trimestral se realizarán reuniones con el personal de la empresa con el fin de

integrar a todos sus trabajadores, permitiendo que se involucren los altos, medios y bajos

cargos, interactuando entre sí, mediante dinámicas participativas donde de evidencien

cuales son los valores corporativos de la empresa, como contribuir a mejor desempeño de la

actividades que se vienen relacionando de tal manera que todos y cada uno de sus

empleados puedan dar su punto de vista a las nuevas tendencias en el mercado y cómo

hacer para poder mejorar como empresa, destacando así las mejores ideas de los empleados

las cuales pueden ser catalogas por equipo de trabajo, los cuales pueden ser reconocidos

dentro de la empresa los que fomentara la competitividad leal dentro de la empresa

Campaña de integración del personal:

Cada dos meses la oficina de talento humano lleva a cabo actividades de integración

para todos los empleados de las tiendas de ropa sports la cual tiene como objetivo afianzar
los lazos de compañerismo dentro de la empresa al igual fomentar las relaciones que

contribuyan a desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea reflejado en los

balances que se presentan periódicamente contribuyendo al crecimiento de la empresa, y al

crecimiento personal de cada uno de sus empleados, este tipo de actividades se llevara a

cabo en las afueras de la ciudad en donde cada uno de los empleados puede llevar a su

familia para poder realizar dinámicas, charlas motivacionales y un almuerzo donde todos

los empleados a igual que sus familias van a disfrutar de estos espacios los cuales

contribuyen a mejorar las relaciones de comunicación y compañerismo dentro y fuera de la

empresa.

Campaña para promover la actividad física y el deporte dentro la empresa:

La oficina de talento humano de la empresa sports implementa una estrategia que

fomente la actividad física y el deporte dentro de la empresa. La cual consta la realización

de campeonatos de organizados por las diferentes dependencias las cuales contribuyan a

estilos de vida saludables para los empleados de esta empresa, se organizarán campeonatos

de futbol en grama mixtos, en donde es necesario contar con la participación de todo el

personal de la empresa, ya que estas actividades son para el beneficio de todos los

empleados de la empresa contribuyendo a fomentar un estilo de vida saludables y trabajo en

equipo.

Además, se realizará la respectiva premiación a todos los quipos por su participación de

estas actividades las cuales ayudan a fomentar una mejor organización al momento de
realizar trabajos en equipo dentro de la empresa al igual mejorar la comunicación dentro de

sus diferentes cargos.

Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa. Para nuestra organización el

recurso humano es lo más importante, creemos en el talento de nuestra gente, por lo tanto,

se abrirán inscripciones para que el personal de confección opte por postularse para el cargo

de auxiliar de diseño, quienes con su amplia experiencia podrán demostrar sus capacidades

en el diseño de nuevas prendas para la empresa, sabiendo que esto le generara mayores

ingresos. Esta convocatoria la organizara Recursos humanos y será publicada en cartelera

para quienes quieran postularse.

 CONCLUSIONES

 Por medio del presente estudio, se logró conocer, aprender y aplicar la

comunicación organizacional establecida en las instituciones o empresas y sus

diferentes categorías.

 A través del presente trabajo se logró adquirir habilidades y competencias las cuales

son de gran importancia para nuestro desarrollo como futuros profesionales.

 El buen desarrollo de la comunicación mejora la interacción entre los miembros de

empresas, comunidades y grupos familiares generando una buena calidad de vida.

 Adquirimos conocimientos en la implementación de un buen protocolo de

comunicaciones para nuestros entornos profesionales creando bienestar, motivación

y sentido de pertenencia.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
 Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?

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Torres, S. ( 26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281