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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

EMPRESA “AGUA LA RÍA”

 002

INTRODUCCIÓN.

El presente manual tiene como fin determinar la estructura de la

organización, la distribución de funciones y los principios estratégicos que tiene.

La organización es una función pre-ejecutiva en la cual por medio de esta no

se logran materialmente los objetivos de cualquier negocio o empresa, sino que pone
en orden los esfuerzos y formula la estructura adecuada y la posición relativa de las
actividades que se habrán de desarrollar. La organización relaciona entre sí las
actividades necesarias y dispone quien deberá desempeñarlas.

Hoy en día la situación económica de nuestro estado crea la necesidad de un

cambio de actitud y mentalidad para fomentar nuevas formas de crecimiento. Una de
ellas es el establecimiento de nuevas empresas que contribuyan al cambio y
transformación de la economía. Hoy en día la administración y en especial la
organización es una herramienta muy valiosa para poder llevar un adecuado
funcionamiento de un determinado organismo.

Aunque esta empresa es de tamaño pequeño y poco formal, con el presente

manual se pretende establecer las diversas áreas, funciones y relación con los demás
departamentos.

Esperemos que este manual cumpla con su principal objetivo para poder
llevar una adecuada organización que nos permita trabajar con la mejor eficiencia y
eficacia posible.

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 003

ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

La empresa se fundó en 1998 pon iniciativa del C.P. Carlos Slim González,
como persona física, en la que inició sus operaciones el día 1 de Enero de 1998 con
el objeto de efectuar la instalación de una planta industrial para el tratamiento y
purificación del agua para consumo humano, restando minerales y posibles
contaminantes como el plomo, sodio, cloro, químicos y deshechos de hidrocarburos,
a base de filtros de arena, carbón activado, osmosis inversa con agentes
antibacterianos y ozonización en el envasado de la misma, resaltado de estos
procesos aguas altamente purificadas con una excelente calidad.

El Sr. Carlos Slim González estudió la carrera de contador público en la

Universidad Autónoma de Campeche. Se ha desempeñado laboralmente como
auditor de una importante empresa embotelladora y posteriormente como gerente
de de Seguros Comercial América de Campeche. Debido a su pronto jubilación
decide invertir su capital y es como surge la empresa “Agua la Ría”.

Esta empresa es relativamente joven y actualmente sigue en manos de su

fundador. El C.P. Carlos Slim González es el representante legal y responsable ante
los clientes, proveedores y cualquier institución o instancia que tenga relación con la
cadena productiva.

La empresa Agua Purificada La Ría ha crecido significativa desde su creación

en 1998 a la fecha. Al inicia existía una producción de 250 garrafones diarios de 20
litros, actualmente se producen cerca de 600 garrafones diarios, es decir 12, 000
litros diarios. Con todos estos antecedentes se espera que la empresa pueda seguir
desarrollándose en el medio y pronto, con las buenas utilidades netas que obtienen

VI/2003.

005
 003

se podrá ampliar su cobertura en el mercado con la creación de una sucursal y así

poder dominar la región.

VI/2003.

005
 005

100
DIRECCIÓN
GENERAL

200 300 400 500

Dirección de Dirección de Dirección de Recursos Dirección de Finanzas
producción mercadotecnia Humanos

310 320 410 420 510

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento
de ventas de mercado de nómina de personal y Contable
capacitación

VI/2003. 005
 100 DIRECCIÓN GENERAL

.1 CARTA DE ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL

Dirección de Dirección de Dirección de Dirección de

producción Mercadotecnia Recursos Finanzas
Humanos

VI/2003 100.1
 100 DIRECCIÓN GENERAL

.2 FUNCIONES

o Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y de la empresa en

general.

o Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.

o Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.

o Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del

personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.

o Autorizar las compras.

o Autorizar todo cheque expedido.

o Atender y promover nuevos clientes y rutas de ventas.

o Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas.

o Analizar los informes de las áreas.

o Coordinar la programación de actividades.

VI/2003 100.2
 100 DIRECCIÓN GENERAL.

.3 DESCIPCIÓN DE PUESTOS.

Integración de puestos
1 – Director general
1 – Secretaria

Puestos Subordinados
Dirección de Producción
Dirección de Mercadotecnia
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Finanzas

Relaciones internas:
Relaciones constantes con todas las áreas.

Relaciones externas.
Con el Sistema de Administración Tributaria (SAT), Banco Santander Mexicano,
Proveedores, Clientes, Acreedores diversos.

VI/2003 100.3
 200 DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN.

.2 FUNCIONES

o Mantener un buen nivel de inventarios y una adecuada rotación del mismo.

o Verificar la producción diaria del producto para la confirmación de pedidos y

ventas.

o Supervisar todo el proceso de producción del agua purificada y reporta al gerente

general cualquier problema o necesidad que surga.

o Vigilar a diario la temperatura de los tanques de agua, la sección se lleva a cabo el

lavado de los garrafones, el filtro de carbón utilizado, la osmosis inversa y la calidad

del producto que este saliendo al momento.

o Vigilar la higiene de toda el área, así como el contar con el equipo y las

herramientas necesarias para el trabajo.

o Vigilar que el personal del área de producción realice eficazmente sus labores y

despache adecuadamente el producto.

o Formular y desarrollar los métodos más adecuados para la elaboración del producto

o Hacer informes sobre los avances del proceso de producción.

o Coordinar la mano de obra, los materiales, herramientas y las instalaciones para

mejorar en lo mejor posible la producción.

VI/2003 200.2
 200 DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN.

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

Jefe inmediato: Director general.

Integración de puestos:
1 - Director de producción
1 - Encargado de producción
2 - Auxiliar de producción
1 - Almacenista
1 - Vigilante

Relaciones Internas:
Departamento de contabilidad.
Departamento de ventas.
Departamento de mercado.

Relaciones externas:
Proveedores, Acreedores diversos, Clientes.

VI/2003 200.3
 300 DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA.

.1 CARTA DE ORGANIZACIÓN.

300

Dirección de
mercadotecnia

310 320

Departamento de Departamento de
ventas mercado

VI/2003 300.1
 300 DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA.

.2 FUNCIONES

o Reunir todos los factores y hechos que influyen en el mercado.

o Planear y desarrollar nuevas formas de venta del producto.

o Promover las ventas en todos los lugares de la región

o Fijar el precio deseado de las distintas presentaciones.

o Vigilar que el producto se encuentre en todas las tiendas en el momento deseado.

o Sastifacer la demanda de los consumidores.

o Tener un STOCK elevado para cumplir con dicha demanda.

VI/2003 300.2
 300 DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA.

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

Integración de Puestos
1 - Jefe de mercadotecnia

Jefe inmediato.
Dirección General.

Puestos Subordinados
Departamento de Ventas
Departamento de Mercado

Relaciones Internas
Departamento de Producción
Departamento de Finanzas

Relaciones Externas
Clientes
Proveedores

VI/2003 300.3
 310 DEPARTAMENTO DE VENTAS

.2 FUNCIONES

o Promover las ventas en toda la región.

o Tener un control de las necesidades del consumidor.

o Establecer contacto con los distribuidores para sastifacer la demanda del

mercado.

o Distribuir el producto en el momento necesario

o Proporcionar la atención adecuada a los clientes con un servicio amables,

oportuno y honesto.

o Verifica la existencia del producto para la confirmación de pedidos.

o Llevar un perfecto control de los pedidos, preparación y entrega de los

mismos.

o Supervisar la atención a los clientes para que estos queden sastifechos con el

servicio otorgado.

o Supervisar las rutas de ventas en toda la región.

o Informar semanalmente a la dirección de mercadotecnia los resultados de las

operaciones realizadas.

VI/2003 310.2
 310 DEPARTAMENTO DE VENTAS

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

Integración de Puestos
1 - Jefe de ventas
2 - Repartidor

Jefe inmediato.
Dirección General.

Relaciones Internas
Departamento Mercado
Dirección de mercadotecnia

Relaciones Externas
Clientes
Proveedores
Bancos

VI/2003 310.3
 320 DEPARTAMENTO DE MERCADO

.2 FUNCIONES

Analizar las preferencias de los consumidores para sastifacer la demanda.

Realiza la coordinación eficiente de la ruta de los vendedores.

Realizar estudios de mercado sobre nuevas maneras de ofrecer el producto y las

necesidades de los consumidores.

Promover el producto en el mercado con constantes campañas publicitarias.

Crear el slogan, logotipo y topo tipo de promociones para inducir al consumidor a

comprar nuestros productos.

VI/2003 320.2
 320 DEPARTAMENTO DE MERCADO

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

Integración de Puestos
1 - Jefe de publicidad

Jefe inmediato.
Dirección de mercadotecnia

Relaciones Internas
Departamento Mercado
Dirección de mercadotecnia
Dirección de finanzas

Relaciones Externas
Clientes
Proveedores
Dirección general

VI/2003 320.3
 400 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

.1 CARTA DE ORGANIZACIÓN

Dirección de
Recursos
Humanos

Departamento Departamento de
de Personal y
Nómina Capacitación

VI 400.1
 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

.2 FUNCIONES

o Fomentar una relación de cooperación entre directivos y trabajadores para evitar

enfrentamientos derivados por una relación jerárquica tradicional.

o Fomentar la participación activa entre todos los trabajadores, para que se

comprometan con los objetivos a largo plazo de la empresa.

o Establecer el monto del salario mediante el proceso de negociación entre la

empresa y los sindicatos de trabajadores.

VI/2003 400.2
 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Integración de Puestos
1 Director de Recursos Humanos
1 Secretaria

Puestos Subordinados
Departamento de Nómina
Departamento de Personal y Capacitación

Relaciones Internas
Departamento de Ventas
Departamento de Contabilidad

Relaciones Externas
Clientes
Proveedores

VI/2003 400.3
 DEPARTAMENTO DE NÓMINA

.2 FUNCIONES

o Analizar las listas de asistencias para llevar el control de los empleados.

o Verificar las faltas, si están justificadas, investigar si estas cumplen de acuerdo con
las políticas de la empresa.

o Elaborar nómina.

o Pagar salarios, comisiones, gratificaciones, reparto de utilidades.

VI/2003 410.2
 DEPARTAMENTO DE NÓMINA

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Integración de Puestos
1 Jefe de Departamento
2 Auxiliar Administrativo

Relaciones Internas
Departamento de Contabilidad
Departamento de Finanzas

Relaciones Externas
Banco “La Ardilla Feliz”

VI/2003 410.3
 DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN

.2 FUNCIONES

o Proporcionar formación profesional a los trabajadores

o Vincular la política de contratación a otros aspectos de la empresa como la

producción, mercado, ventas.

o Impartir seminarios de actualización para que los trabajadores estén al día en

cuanto al manejo de los recursos de la empresa.

VI/2003 420.2
 DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN

.3 Descripción de Puestos

Integración de Puestos
1 Jefe de Departamento
1 Secretaria

Relaciones Internas
Todas las áreas

Relaciones Externas
Personas solicitantes de empleo

VI/2003 420.3
 DIRECCIÓN DE FINANZAS

.1 CARTA DE ORGANIZACIÓN.

Dirección
de
Finanzas

Departamento
de
Contabilidad

VI/2003 500.1
 DIRECCIÓN DE FINANZAS

.2 FUNCIONES

o Realizar la compra-venta de activos financieros de la empresa, como títulos de

valores, bonos, acciones.

o Pagar los préstamos otorgados por instituciones financieras.

o Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas.

o Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa.

VI/2003 500.2
 DIRECCIÓN DE FINANZAS

.3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Integración de Puestos
1 Director de Finanzas

Puestos Subordinados
Departamento de Contabilidad

Relaciones Internas
Departamento de Ventas
Departamento de Nómina
Departamento de Mercado

Relaciones Externas
Proveedores
Banco “La Ardilla Feliz”

VI/2003 500.3
 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

.2 FUNCIONES

o Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables

de la empresa.

o Formular estados financieros.

o Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para

el registro contable.

o Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de

decisiones de las autoridades superiores.

o Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e

informar periódicamente al Director General.

VI/2003 410.2
 Departamento de Contabilidad

 3 Descripción de Puestos

Integración de Puestos
1 Jefe de Departamento
1 Auxiliar Administrativo

Relaciones Internas
Departamento de Nómina
Departamento de Ventas

Relaciones Externas
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Banco “La Ardilla Feliz”

VI/2003 510.3
 001

INDICE.

Introducción………………………………………………………………. 002
Directorio ……………………………………………………………… 003
Antecedentes históricos………………………………………………….. 004
Organigrama………………………………………………………………. 005
Dirección general …………………………………………………………. 100
. 1 Carta de organización
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Dirección de producción ………………………………………………….. 200
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Dirección de mercadotecnia……………………………………………... 300
.1 Carta de organización
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Departamento de ventas ………………………………………………….. 310
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Departamento de mercado…………………………………………………. 320
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Dirección de recursos humanos ………………………………………… 400
.1 Carta de organización
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Departamento de nómina ……………………………………………….. 410

VI/2003 001/p 1
 001

.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Departamento de personal y capacitación ………………………………… 420
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Dirección de finanzas……………………………………………………. 500
.1 Carta de organización
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos
Departamento de contabilidad ……………………………………………. 510
.2 Funciones
.3 Descripción de puestos

VI/2003 001/p 1