Qu son los subsistemas de organizacin.

Los subsistemas de organizacin son todas las partes de una organizacin que
funcionan juntas para un propsito comn (para que la operacin funcione con
xito). Los ejemplos de los subsistemas de organizacin son la estructura, la
visin, la estrategia y la cultura. Independientemente, estos subsistemas tienen su
propia estructura e ideas, pero juntos se convierten en el ncleo de la
organizacin. Cada organizacin es slo tan fuerte como su eslabn ms dbil, de
modo que todos los subsistemas tienen que trabajar juntos con la misma misin
para fortalecer la organizacin en su totalidad.

SUBSISTEMA DE FINANZAS

El subsistema de Finanzas del SIIU integra informacin contable, presupuestal y

financiera que permite a los directivos responsables de la administracin tener
datos estratgicos, los cules necesitan para la toma de decisiones oportuna.

Uno de sus principales objetivos es hacer eficientes los procesos de gestin

administrativa y financiera (presupuesto, ejercicio presupuestal, contable,
inventario, adquisicin de bienes y servicios, cuentas por cobrar y pagar, entre
otros) con la finalidad de brindar informacin confiable y oportuna para la
evaluacin y planeacin requerida por los usuarios.

Su alcance llega a todo el personal de los distintos niveles (funcionarios,

acadmicos y administrativos) de las entidades acadmicas y dependencias
administrativas que intervienen y participan en las actividades relacionadas con
los procesos de gestin administrativa financiera.

Est integrado por los siguientes componentes: libro mayor y operaciones

financieras, compras y adquisiciones, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
activo fijo, presupuesto; as como interfaces entre el Subsistema de Recursos
Humanos y el de Estudiantes.

Descripcin de los Componentes

El subsistema de Finanzas del SIIU contempla los siguientes componentes
integrados:
Libro Mayor y Operaciones Financieras
El Libro Mayor es el principal elemento del subsistema de Finanzas. Es
alimentado de manera automtica por cada uno de os otros componentes que
contiene el subsistema. Comprende la contabilidad de los fondos, el catlogo de
cuentas y el mantenimiento y actualizacin de las tablas de la base de datos del
sistema. A su vez, el subsistema controla adicionalmente al libro Mayor, el Diario y
el de Compromisos, proporcionando grandes facilidades para la consulta de
informacin financiera.

Los componentes principales del Libro Mayor incluyen las siguientes secciones:

Control del catlogo de cuentas de todo el sistema.

Cdigos de catlogo de cuentas especficos y jerarquas.
Seguimiento de las transacciones de la contabilidad por fondos.
Otra de las caractersticas de este componente es que permite pasar
compromisos presupuestales que no se ejercieron de un ao al siguiente y el
registro de operaciones del ao anterior en el ao actual.

El componente de operaciones financieras contiene una serie de funciones que

ayudan a administrar el subsistema de Finanzas del SIIU. Las funciones en este
componente permiten especificar una seleccin de parmetros globales, as como
definiciones de acceso, aprobaciones y seguridad, como las siguientes:

Establecimiento de la seguridad en la base de datos.

Establecimiento de perfiles de usuario.
Seguridad de reglas y grupo de reglas.
Seguridad de tipo de fondo, fondo y organizacin.
Mantenimiento de tipos de documentos (requisiciones, facturas,
compromisos presupuestales, entre otros) y nmeros de secuencia de cada
documento.
Compras y Abastecimiento
El componente de Compras y Abastecimiento permite: el procesamiento de
solicitudes de insumos de manera centralizada y descentralizada, la funcionalidad
de asignacin automtica de requisiciones a analistas de compras en funcin del
tipo de artculo o de la dependencia solicitante, la consolidacin de varias
requisiciones en una sola orden de compra.

El procesamiento de rdenes de compra permite la asignacin automtica de

datos ingresados desde la requisicin, como instrucciones de embarque o
destino. Este mdulo tambin asiste en el control de requisiciones y recepcin de
mercancas.

Los cuatro procesos bsicos son:

Requisiciones de bienes y servicios.

rdenes de compra.
Recepcin de bienes.
Contratos o acuerdos con proveedores y licitaciones.
En virtud de que la institucin adopta la poltica de justo a tiempo, no tiene
aplicacin el inventario en los almacenes, ya que lo bienes requeridos son
entregados en donde se necesitan directamente por el proveedor.

Cuentas por Pagar

El proceso de cuentas por pagar contribuye significativamente a la administracin
financiera de la Institucin. Los pagos a tiempo de las facturas de los proveedores
permiten saber exactamente en lnea el flujo de efectivo, el incremento en las
ganancias de las inversiones y el establecimiento de buenas relaciones con los
proveedores.

El componente de cuentas por pagar permite la creacin de facturas con cargo a

rdenes de compras, comparando los montos, ordenado contra lo facturado y
cancela de manera automtica el compromiso presupuestal generado.

Presupuesto
El control presupuestal del sistema puede establecerse por tipo de fondos o por
fondo en especfico, es decir, para validar la disponibilidad presupuestal puede
ser parametrizada dependiendo de las polticas de ejercicio del gasto y un
requerimiento continuar con su trmite si cumple con este requisito. As mismo,
el presupuesto inicial gestionado en el Programa Operativo Anual, es registrado
contable y presupuestalmente como parte de este componente.

Cuentas por cobrar

El componente de cuentas por cobrar comparte muchas de sus caractersticas
con el subsistema de estudiantes o de control escolar. Cuentas por cobrar permite
la creacin de cdigos de detalle para el registro de cargos y pagos del alumno,
incluyendo la distribucin contable apropiada para el registro de ingresos y del
efectivo en bancos. Estn disponibles en lnea los estados de cuenta de un
alumno para identificar sus cargos, pagos y saldo por cobrar.

La actividad del cajero de cuentas por cobrar permite los procedimientos de

registro, cierre y conteo del efectivo cobrado. As tambin, permite el cobro de
transacciones miscelneas o conceptos de cobro que corresponden al personal
de la institucin o a egresados.

El componente de cuentas por cobrar tiene un control especfico de los perfiles

de cajero y supervisor para fines de seguridad en el manejo del efectivo y en
general de la actividad de usuarios que originan cargos o pagos al estudiante. As
mismo, mediante el portal MiPago se generan lneas de captura asociadas a los
conceptos de cobro, mediante los cuales los estudiantes y participantes de
eventos de la institucin pueden realizar pagos en la ventanilla bancaria o
mediante pagos en lneas, registrando la informacin de los pagos como parte de
este componente.

Tambin conocido como la interfaz entre el subsistema de Estudiantes y

Finanzas, ya que la informacin de pagos de alumnos es registrada en los libros
de la contabilidad de dicho subsistema.

Activos Fijos
El mdulo de activos fijos le permite establecer y mantener un registro de los
activos fijos. Est integrado con los componentes de Cuentas por Pagar y
Abastecimiento, permitiendo crear automticamente registros de inventario con
etiquetas temporales de control por cada equipo comprado. El procedimiento
incluye una capitalizacin automtica que trabaja en conjunto con el sistema del
Valor del Activo Mnimo.

El mdulo de activo permite asignar su propia etiqueta convirtiendo un registro de

etiquetas temporales en un registro de etiqueta permanente.

Los ajustes financieros individuales pueden hacerse para una etiqueta

permanente; esos ajustes son originados en el mdulo de activos fijos y son
sincronizados entre el Auxiliar del Libro Mayor de Activos Fijos y el Libro Mayor.

Este mdulo tambin incluye transferencias, historia y reportes capaces de

mantener un inventario exacto de la custodia y locacin de los activos fijos y
circulantes.

Relacin con Recursos Humanos

El subsistema de Finanzas, tiene relacin directa con el subsistema de Recursos
Humanos, al registrar hacia los libros contables de Diario y Mayor los conceptos
por pago de nmina y ayudas mdicas o servicio mdico financiado.

Esto se lleva a cabo mediante la interfaz dentro del subsistema de Finanzas en el

cual interacta la informacin proveniente de Recursos Humanos.

SUBSISTEMAS DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

1. DOTACIN

2. APLICACIN

3. MANTENIMIENTO

4. DESARROLLO

5. CONTROL

1. DOTACIN

El objetivo es lograr que el personal nuevo se interiorice en la empresa

conociendo su misin, visin, polticas, etc. Los pasos son: Reclutamiento,
seleccin, induccin y planificacin

se trata de integrar y orientar a los nuevos empleados en la organizacin,

capacitar a los empleados para el trabajo y desarrollar relaciones agradables de
trabajo.

1.1. RECLUTAMIENTO
Es el proceso que busca la dotacin del recurso humano que la empresa necesita.
Es una de las actividades ms importantes de las organizaciones que se define
como el conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un
nmero suficiente de personas calificadas, de forma que la organizacin pueda
seleccionar a aquellas ms adecuadas para cubrir sus necesidades de trabajo.

1.1.1. FINES E IMPORTANCIA DEL RECLUTAMIENTO

 Determinar la importancia y necesidades actuales y futuras de
reclutamiento

Suministrar el nmero suficiente de personas calificadas

Aumentar la tasa de xitos en el proceso de seleccin

Reducir la probabilidad de que los candidatos a los puestos de trabajo

abandonen la organizacin al poco tiempo de incorporarse

Cumplir la normativa jurdica existente

Aumentar la eficiencia individual

1.1.2. RELACIONES E IMFLUENCIAS SOBRE EL RECLUTAMIENTO

Direccin estratgica y de recurso humano
Anlisis de puesto de trabajo
Formacin y perfeccionamiento
Sistemas de compensaciones
Planificacin y gestin de la carrera profesional.

1.1.3. FUENTES DE RECLUTAMIENTO

La identificacin, seleccin y mantenimiento de las fuentes de reclutamiento
presentan las siguientes ventajas:
1) La disminucin del tiempo de reclutamiento
2) La disminucin de los costos operacionales del reclutamiento
3) Incremento del rendimiento del proceso de reclutamiento.

1.1.3.1. FUENTES INTERNAS

La empresa acude a la promocin de sus empleados (movimientos verticales) o a
los traslados de stos (movimientos horizontales)
Algunos argumentos que defienden el reclutamiento interno: el nivel de
conocimiento que el candidato ya tiene sobre la organizacin y sta sobre el; los
empleados se sienten ms seguros y asocian sus intereses a largo plazo con los
de la organizacin cuando sta les ofrece a ellos, en primer lugar, las
oportunidades.
Existen muchos mtodos para anunciar internamente la oferta de puestos a cubrir.
Puede utilizarse desde el boca a boca hasta los archivos de personal, las listas de
ascensos y el inventario de habilidades.
El aviso en el tabln de anuncios como medio de publicitar la oferta parece el
medio ms recomendado dada las ventajas que presenta:
Da igualdad de oportunidades a todos los empleados.
Crea una mayor apertura en la organizacin
Aumenta el conocimiento de los empleados sobre las caractersticas del puesto
ofertado
Da la oportunidad a cada individuo de elegir por si mismo cul ser el lugar en que
mejor encaje en la estructura de puestos de trabajo de la organizacin.

1.1.3.2. FUENTES EXTERNAS

Algunas ventajas del reclutamiento externo son:

Traer gente con ideas nuevas

Aprovechar las inversiones en formacin realizadas en otras empresas

Como inconvenientes ms destacables:

La duracin del reclutamiento externo suele ser alta.

Su costo suele ser elevado

Puede afectar la poltica salarial de la empresa, produciendo desequilibrios.

Las tcnicas ms frecuentes utilizadas en el reclutamiento externo son:

Presentacin espontanea

Recomendaciones de los empleados

La publicidad

Agencias de empleo

Las empresas de trabajo temporal

Asociaciones y colegios profesionales

Radio y televisin

Reclutamiento por internet

1.2. SELECCIN Y ORIENTACIN

El proceso de seleccin comprende la recopilacin de informacin sobre los
candidatos a un puesto de trabajo.
La orientacin y la ubicacin del empleado tiene que ver con el hecho de
asegurarse de que las caractersticas del puesto de trabajo y de la organizacin se
adecen a los conocimientos, habilidades y aptitudes del individuo.

2. APLICACIN

Integrar a los nuevos mienbros a los equipos de trabajo de las empresas y

serciorarse que comprendan y compartan principios y valores.

el proceso que se sigue es: socializacin e induccin, diseo de cargos, anlisis y

descripcin del cargo, y evaluacin del desempeo.

2.1. DISEO DE CARGOS

2.1.1. ANLISIS DE PUESTOS

El Anlisis del Puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar informacin
relativa a los puestos dentro de una organizacin. Dicha informacin se registra en
lo que comnmente se denomina Descripciones y Especificaciones del Puesto.
Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en
claro qu significa tener un "puesto" o a los que algunos denominan tambin
"cargo" dentro de una organizacin. Un PUESTO es un conjunto de funciones con
posicin definida dentro de la estructura organizacional.
Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos:
- nivel jerrquico
- rea o departamento en que est localizado
- superior jerrquico y,
- los subordinados

2.1.1.1. ETAPAS DEL ANLISIS DE UN PUESTO

Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:
1)- Etapa de Planeacin: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo
el trabajo de anlisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia.
Dependiendo de la situacin en que se encuentra la empresa, pueden darse los
siguientes pasos:
Determinacin de los cargos que van a describirse: deben examinarse
cuidadosamente cules son los cargos que van a describirse e incluir sus
caractersticas.
Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se
obtiene informacin adicional.
Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y por donde se
iniciar el programa de anlisis. El xito de un programa puede verse afectado si
el programa se inicia durante un perodo de incertidumbre econmica o
intranquilidad laboral, ya que los empleados podran considerar al programa como
una amenaza para su seguridad. Es importante que el programa se introduzca en
el departamento en que los supervisores y empleados estn ms dispuestos a
cooperar.
Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos se escogen
segn la naturaleza y las caractersticas del cargo.
Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de dos
criterios,

Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes

en la totalidad de los cargos.

Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben variar

segn el cargo.

Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores de

especificacin constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un
cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos para establecer que segmento
de su totalidad servir para analizar un determinado conjunto de cargos.
Graduacin de los factores de especificaciones: un factor de especificacin se
grada para facilitar y simplificar su aplicacin. La graduacin consiste en
asignarles valores que representan segmentos de su amplitud de variacin.

2)- Etapa de Preparacin: en esta etapa se renen a las personas y se preparan

los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes
actividades:
Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que conformarn el
equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los
propsitos que se persiguen y cmo se obtendrn con objeto de poder explicar el
programa a otros miembros de la organizacin.
Preparacin del material de trabajo: confeccin del material impreso para que
ayude al personal a familiarizarse con los propsitos y beneficios del anlisis de
puestos.
Disposicin del ambiente
Recoleccin previa de datos

3)- Etapa de Ejecucin: en esta etapa se proceder a recolectar los datos relativos
a cada uno de los cargos que se analizarn y luego se redactar el anlisis. Un
detalle de las actividades que se realizarn en esta etapa son:
Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del puesto segn el
mtodo escogido. Para que el anlisis de puestos cumpla los objetivos, los datos
proporcionados deben ser precisos. Las personas responsables de reunir y revisar
los datos deben estar atentas a la omisin de hechos importantes, la inclusin de
declaraciones imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del
cargo.
Seleccin de los datos obtenidos
Redaccin provisional del anlisis
Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones provisionales de
cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y
apruebe.
Redaccin definitiva del anlisis
Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la aprobacin por el
organismo responsable de su oficializacin en la empresa.

2.1.2. DESCRIPCIN DE PUESTOS

La Descripcin del Puesto se refiere a las tareas o funciones, los deberes y
responsabilidades del cargo, en tanto que la Especificacin del Puesto se ocupa
de los requisitos que el aspirante debera cumplir para ocupar ese cargo. Mientras
la descripcin del cargo presenta al contenido de manera impersonal, la
especificacin suministra la percepcin que tiene la organizacin respecto de las
caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo.
Estructura de la Descripcin de un Puesto
El siguiente es un ejemplo de la estructura que podra tener una descripcin de
puestos:

IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Nombre de la Organizacin:

Nombre del puesto: Departamento:

Nivel Jerrquico del puesto:

Subordinacin:

Comunicaciones colaterales:

DESCRIPCIN GENERAL

...

DESCRIPCIN DETALLADA

...
 1. Seccin de identificacin del puesto: mediante el ttulo del puesto y otros
datos de identificacin, ayuda a distinguir un puesto entre los dems de la
organizacin.

2. Seccin de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para

proporcionar una visin general que deber ser suficiente para identificar y
diferenciar las obligaciones de ese puesto.

3. Seccin de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones

breves, en las que debe indicarse:
- Lo que hace el trabajador
- Cmo lo hace
- Por qu lo hace
Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos
a seguir.

2.1.3. ESPECIFICACIN DEL PUESTO

El anlisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos,
responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo exige para poder
desempearlo de manera adecuada. Es una verificacin comparativa de las
exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.

2.1.3.1. Estructura de la Especificacin de un Puesto

El siguiente es un ejemplo de la estructura que podra tener una especificacin de
puestos:

REQUISITOS INTELECTUALES

Instruccin bsica:

Experiencia:

Adaptabilidad al puesto:

Iniciativa necesaria:

Aptitudes necesarias:

REQUISITOS FSICOS

Esfuerzo fsico necesario:

Habilidades: ...
 RESPONSABILIDADES IMPLCITAS

...

CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente de trabajo:...

3. MANTENIMIENTO

Consiste en velar por al retribucin de los empleados. Dentro de este subsistema

esta la compensacin al personal, los planes de beneficios sociales,
administracin de la nmina, las teoras de motivacin, el ciclo motivacional y los
diferentes tipos de factores ya sea que generen satisfacin o insatisfacin en el
cargo.

4. DESARROLLO

Se trata de la competitividad de la empresa. Desarrollar las competencias para

una contratacin. formar trabajadores expertos en su puesto de trabajo y
desarrollar las potencialidades de los individuos.

El proceso que se sigue es: capacitacin, entrenamiento y evaluacin del

desempeo.

5. CONTROL

Consiste en los procesos de control, base de datos y la auditoria de recursos

humanos. tambin estn los patrones de evaluacin: calidad, cantidad y
resultados finales.