“Apreciado/a Señor/a: las preguntas consignadas por usted en cada uno de los ítems

son muy importante para la sistematización de la información en el presente estudio

investigativo. Muchas gracias por su tiempo.”

EL OBJETIVO DE ESTA ENCUESTA ES CONOCER LOS

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN LAS

UNIDADES DE EMPRESA PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN

FUNCIONES PÚBLICAS EN BUENAVENTURA VALLE, CON BASE A

LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS ENTIDADES

Unidad administrativa:

Fecha:
Cargo:
1. ¿Qué tipo de archivo está
bajo su resguardo? (Puede
señalar más de uno)

Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
4. Indique el tipo de
2. ¿Cuenta con áreas
ordenación que emplea para
destinadas especialmente
la organización de sus
para el archivo?
expedientes.?
Sí No
Cronológica
3. Señale el tipo de mobiliario Alfabética
en que está colocada la Geográfica
documentación para su Cromática
resguardo.?
Mixta
Otro. Especifique: _________
Anaquel
Gaveta
Archivero
Estante
Otros. Especifique: ____
 5. ¿Señale con cuáles de los
siguientes instrumentos
archivísticos para el control
y consulta de la
documentación cuentan?:
Cuadro de clasificación archivística
Inventarios de transferencia
Inventarios de baja documental
Inventarios por expediente
Catálogo de disposición
documental
Guía simple de archivos
6. Indique cómo se encuentran
físicamente los expedientes
en el archivo.
En legajos
Guardados en cajones
Apilados
Documentación suelta
En cajas
Otros. Especifique: ______
7. ¿El área de resguardo
documental cuenta con algún
tipo de seguridad para su
protección?
Sí ¿Cuáles?
Extintores
Personal de seguridad
Alarmas contra incendios
Sistema contra robo
Sistema de control de temperatura
Salidas de emergencia
Lámparas de seguridad
Alarmas de agua
Detectores de humedad
Otros. Especifique:
_________________________________
________
Ninguno
8. ¿El área de archivo brinda el
servicio de préstamo
documental?
Sí
En sala _______________
A domicilio ______________
No
9. ¿Qué tipo de usuarios son los
que solicitan la
documentación?
Usuarios internos (personal adscrito
al órgano jurisdiccional)
Usuarios externos
Otros. Especifique: ________
10. ¿Qué criterios se utilizan
para digitalizar un
expediente?
Todo es digitalizado.
Se digitalizan los de mayor
consulta.
Se digitalizan los de valor histórico.
Sólo se digitalizan para un rápido
envío de información.
Se digitalizan a solicitud de un
tercero.
Se digitalizan expedientes
maltratados para tener un respaldo.
En atención a solicitudes de
usuarios con fundamento en la normativa
sobre transparencia y acceso a
la información pública.
Otros. Especifique: ________