Acta de constitución

del proyecto
[Apertura de una tienda de donas en Montería, Córdoba]
Fecha: [15/02/2020]

Plantilla actualizada a la última versión de la guía PMBOK 6 publicada en 2017.

Tabla de contenido
Información del proyecto........................................................................................................3

Datos....................................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores..............................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto.....................................................................................3

Descripción del proyecto y entregables..................................................................................3

Requerimientos de alto nivel...................................................................................................4

Requerimientos del producto...............................................................................................4

Requerimientos del proyecto...............................................................................................4

Objetivos.................................................................................................................................4

Premisas y restricciones..........................................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel.................................................................................................5

Cronograma de hitos principales.............................................................................................5

Presupuesto inicial asignado...................................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders).........................................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto...................................................................................6

Criterios de cierre o cancelación.............................................................................................6

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad.......................................................7

Gerente de proyecto.............................................................................................................7

Niveles de autoridad............................................................................................................7

Personal y recursos preasignados............................................................................................7

Aprobaciones..........................................................................................................................8
Información del proyecto
Datos

Empresa / Organización TriDonas

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de proyecto
Apertura de una tienda de donas en Montería, Córdoba
15/02/2020
Consumidores de donas en la ciudad de Montería
Fondo Emprender
Daniel Caro Carvajal

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Fondo Emprender Fondo adscrito al
SENA.

Propósito y justificación del proyecto

El resultado final del proyecto pretende la apertura de una tienda para la producción y
comercialización de donas fitness y tradicionales que satisfagan las necesidades de una
gran variedad de clientes. El mercado de donas en Colombia se caracteriza por contar
con franquicias internacionales que se posesionan solo en las principales ciudades del
país, razón por la cual Montería no cuenta con un lugar dedicado a la comercialización
de este tipo de productos, en donde además se busca innovar en el mercado ofreciendo
una línea de donas fitness.

Descripción del proyecto y entregables

El proyecto busca la apertura de una tienda llamada “TriDonas”, en donde las personas
puedan pasar un momento agradable consumiendo un producto dependiendo de sus
gustos, ya que este puede elegir entre las dos líneas que serán ofrecidas: fitness o
tradicional. Ambas se caracterizarán por la variedad de sabores, calidad en textura,
esponjosidad y sabor, además de presentar precios módicos y asequibles para satisfacer
las exigencias y el paladar de cada uno de los futuros clientes.
Los principales entregables que tendrá este proyecto son los siguientes:

 Acta de constitución.
 Registro de interesados.
  Cronograma del proyecto.
 Receta para la preparación de donas.
 Resultados de ensayos.
 Diseños y planos de instalaciones físicas.
 Política de precios de TriDonas.
 Cotización de los ingredientes.
 Diseño de imagen (logo, etiqueta y empaque).
 Lista de proveedores.
 Diagramas de producción de las donas.
 Lista de equipos y maquinas.
 Listado de personal.
 Registro y matricula mercantil.
 Registro Único Tributario (RUT).
 Organigrama de la empresa.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

 Especificaciones técnicas del producto.

 Invima.
 Diseño del Empaque
 Diseño Conservación y desecho de producto
 Materias primas e insumos de alta calidad.

Requerimientos del proyecto

Legal de restaurantes y ventas de alimentos

 Equipos y utensilios de cocinas especializados para la producción de donas.
 Personal idóneo y capacitado en la elaboración de donas.
 Espacio suficiente y apto para el desarrollo de las actividades. productivas y de
comercialización.
 Certificado de manipulación de alimentos.
 HACCP
 Registro y matricula mercantil.
 Registro Único Tributario (RUT).
Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Apertura de una tienda de donas (fitness y
tradicionales) en la ciudad de Montería, Aceptación de los clientes y usuarios.
Córdoba.
Cronograma (Tiempo)
Concluir el proyecto en 5 meses a
Concluir dentro del cronograma planificado y
partir de la fecha del Acta de
acordado.
constitución.
Costo
Desarrollar el proyecto con el presupuesto No exceder el presupuesto acordado
aprobado. para la ejecución del proyecto
Calidad
Duración
Comodidad del punto de venta

Premisas y restricciones

 Premisas: disponibilidad de equipos e insumos en las fechas pactadas, el

presupuesto destinado no puede variar y el producto ofrecido tendrá una buena
demanda inicial apta para cubrir los gastos.

 Restricciones: finalizar el proyecto en un tiempo máximo de 5 meses, la tienda

de donas debe estar ubicada en una zona comercial de la ciudad y se cuenta con
un presupuesto máximo de $60.000.000 COP para la ejecución del proyecto.

Riesgos iniciales de alto nivel

Los riesgos más importantes que pueden desencadenarse durante el desarrollo del
proyecto son:

 Presencia no prevista de un nuevo competidor en el mercado.

 El producto ofrecido no satisfaga las necesidades reales de los clientes objetivos.
 Una mala planificación del proyecto.
 Los costos iniciales sean mayores de lo que se había previsto.
  Problema de financiación por parte de patrocinador.
 Problema en la capacitación del personal.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Acta de Constitución 19/02/2020
Entrega de instalaciones 21/05/2020
Registro y matricula mercantil 01/06/2020
Prueba de consumidor 5/07/2020
Apertura del punto de venta 20/07/2020

Presupuesto inicial asignado

El presupuesto inicial para dicho proyecto es de $60.000.000 COP.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
María Carolina
Sponsor
Vergara Orozco
Eveling García de
Sponsor
la Barrera
Daniela Paola
Sponsor
Galván Ramírez
Daniel Caro Director del
Carvajal Proyecto
Casa del panadero Proveedor
Postobon Proveedor
Equipo del proyecto
Usuarios / clientes

Requisitos de aprobación del proyecto

 Las recetas cumplen con las expectativas de los clientes durante la prueba.
 Cumplimiento de requisitos legales para la constitución del negocio.
 Establecimiento listo para entrar en funcionamiento.
  Entrega de planos
 Diseños de logos, empaques aprobados por el Gerente

Criterios de cierre o cancelación

 Negación de registro Invima.
 Incumplimiento por parte de la fuente de financiamiento.
 Cambios abruptos en el precio de las maquinarias.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Daniel Caro Gerente de proyecto
Carvajal

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)
Gestión de presupuesto y de sus
variaciones
Decisiones técnicas
Resolución de conflictos
 Autoridad para contratar y despedir
personal.
 Asigna responsabilidad al equipo de
trabajo.
 Controla la asignación de tareas del
personal.
 Administra el presupuesto pactado
con el sponsor.
 Aprobación de cargos adicionales a
los inicialmente aprobados.
 Crea el cronograma de las
actividades.
 Efectuar cambios en la
programación de las tareas.
 Asigna los recursos necesarios.
 Autoridad para abrir procesos
disciplinarios.

Ruta de escalamiento y limitaciones de
autoridad
Personal y recursos preasignados
Recurso Departamento /
María Carolina Vergara Orozco
Eveling García de la Barrera
Daniela Paola Galván Ramírez
Computadores
Aprobaciones
Patrocinador Fecha
María Carolina Vergara Orozco
Eveling García de la Barrera
Daniela Paola Galván Ramírez
 Posibilidad de tomar decisiones
sobre el relacionamiento del equipo
de trabajo y de los interesados.
 Evaluar constante el avance del
proyecto.
 Supervisar las tareas.
 Medir el desempeño del equipo y de
los interesados.
 Detectar los riesgos asociados a las
actividades que se llevaran a cabo
en el proyecto.
Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Firma