DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, DE

ACUERDO CON EL ANÁLISIS FACTORIAL

Castrillón Gonzales Erika Julieth

Franco Mendivelso Karol Yolima
Prieto Rueda Adriana Milena
Vargas Villegas Víctor Manuel

Tutor: Oscar Daniel Carvajal Clavijo

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Auditoría Administrativa
Administración de Empresas

Septiembre 16 de 2019
 1

Tabla de contenido

pág.

1. Introducción.............................................................................................................................3

2. Análisis Factorial.....................................................................................................................4

1.1 Combinar los hallazgos y diagnosticar.............................................................................4

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?.................................................4

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planteado?...............5

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?..............................6

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?.............................................................7

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones?.............................................9

¿Cuáles objetivos no pueden alcanzarse?..................................................................................10

f. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.......................................11

3. Presentación del informe........................................................................................................12

a. Presentación del Diagnóstico.................................................................................................12

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan................................14

c. Exponer a las personas involucradas..............................................................................15

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.........................................15

4.Bibliografia.................................................................................................................................18
 2

1. Introducción

El análisis factorial aplicado a una auditoría administrativa consiste en examinar y evaluar los

factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social. Este análisis se

debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la

empresa.

Por lo anterior y teniendo como base la planeación de la auditoría administrativa del eje 2

donde se revisó los procesos direccionados por la empresa Ecopetrol, este trabajo muestra los

resultados de la técnica factorial aplicada en el proceso de una forma descriptiva, que presenta

diferentes variables que permitieron culminar el proceso de hallazgos y diagnosticar, presentando

el documento final con base al análisis factorial.

 3

2. Análisis Factorial

1.1 Combinar los hallazgos y diagnosticar

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Para lograr los objetivos se deben establecer metas y estrategias, las cuales permitan tanto a

corto como a largo plazo que los objetivos estratégicos se puedan desarrollar, para con ello

alcanzar los mejores resultados; eso sí teniendo en cuenta que dentro de estos objetivos se debe

realizar siempre la implementación tanto de la misión como de la visión, esto ayuda a establecer

hacia dónde se está dirigiendo la empresa, gracias al buen desarrollo de estas estrategias se

lograran óptimos objetivos, además de introducir cambios que pueden llevar a la empresa a

alcanzar el éxito basados en una buena planificación, organización y control; algunos de los

factores a tener en cuenta para el logro de los objetivos son:

● Crear la misión y visión del negocio.

● Construir “el mapa” considerando las áreas clave o niveles de la planeación a cargo de

asumir los retos,

● Simular el futuro en papel, recordemos que las alternativas de simulación son reversibles

● Por último, hay que establecer metas y objetivos.

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planteado?

La auditoría tiene un tiempo de desarrollo de seis meses, donde desde su inicio está

direccionado a tres áreas de la empresa que determinan las más relevantes por su actividad, que

son producción por el seguimiento y riesgo ambiental que implica, talento humano por los

diferentes cambios que se puedan dar y el óptimo desempeño de los trabajadores, y el área

comercial por el constante cambio del mercado y la competencia.

 4

La ejecución en la auditoría es un proceso que permite la transformación de la empresa, por

los diferentes hallazgos dados que generan cambios y a su vez mayor producción en sus

productos servicios, en el transcurso del desarrollo de lo planteado en el eje anterior se evidencia

los constantes cambios a lo que se somete el direccionamiento de este proceso dado que la

información solicitada a la empresa es extensa, comprende varios ítems de los cuales se audita y

donde la empresa ve el éxito como la razón de la cual funciona hoy en día, siempre se quiere

sembrar para luego cosechar, pero como en todo proceso las cosas que se quieren muchas veces

no están alineadas con los resultados y acciones concretas.

Después de haber formulado el programa de trabajo, con su orden en la ejecución de cada una

de las actividades en las fases con el propósito estratégico de mejorar los procesos internos de la

empresa frente a las tres áreas intervenidas, partiendo de la observación como métodos de

recolección de datos inicialmente, donde se evidencia la organización y el trabajo conjunto de los

operarios permite dar una descripción de primera mano que puede estar muy acorde frente a la

encuesta realizada a cada área, algunas entrevistas complementan la técnica para iniciar con los

hallazgos vistos en conjunto con toda la información encontrada.

Se está ejecutando lo planeado, teniendo en cuenta que dadas muchas circunstancias no

siempre se da como se plantea, ya que existieron muchas variables que de cierto modo

permitieron darle otra visión al plan de auditoría planteado, que sin salirse de los lineamientos

establecidos pueden aportar más información base para la evaluación final de las áreas.

En conclusión, es un trabajo que permitió darle cambios dentro de él, que a medida que se

analizaba la información junto con las técnicas de recolección de datos, se fue abordando los

resultados.
 5

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Durante la ejecución del proceso de auditoria vamos detectando los posibles riesgos que

serían los causantes de alterar el plan que se había propuesto desde su inicio, es nuestra

obligación estar atentos de los factores que podrían alterar el desarrollo de la auditoría y

ocasionar que emitimos una información errada debido a que pasamos por alto algunos errores o

faltas significativas.

Conocemos las áreas que serán auditadas dentro de la empresa, algunos de los factores que

podrían causar falencias los asumimos en cuanto a:

● Que las áreas no tengan la información necesaria o sea muy escasa a la hora de la

revisión.

● Que no se encuentren preparados los responsables de cada área, es decir, que

desconozcan sus funciones y no conozcan los objetivos de la empresa.

● Que los documentos que se soliciten se encuentren desactualizados.

● Que existan irregularidades como, por ejemplo: no pago de seguridad social a algún

empleado, retención del salario sin aviso, ventas no registradas, salida de productos sin control

previo de calidad, entre otros.

● Falta de comunicación por parte del equipo auditor.

Las causas anteriormente mencionadas son algunas de las muchas incidencias que se

encuentran a lo largo del desarrollo de una auditoría administrativa, no se puede asegurar un

100% de efectividad, sin embargo, como equipo auditor es de gran responsabilidad asegurar que

el trabajo que se realice como resultado de un informe veraz y eficaz.

 6

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Dentro de los factores más importantes y que debemos tener en cuenta se encuentra la

Planeación Estratégica de la Empresa, para lo cual se deben identificar los principios

corporativos, Misión, Visión, los objetivos y proyectos estratégicos para poder establecer los

planes de acción para su ejecución. Igualmente se verifica que dentro de las áreas de intervención

de la auditoría se encuentran las de Producción, Talento Humano y Comercial, las cuales

corresponden a Procesos y Subprocesos misionales que tiene la compañía y que por supuesto son

los de mayor importancia y relevancia en la organización. Con respecto al área de producción se

debe tener muy en cuenta el riesgo ambiental que se puede dar, por lo tanto, se debe hacer un

seguimiento muy detallado y obtener información de las mediciones que existen de dicho riesgo,

para poder identificar si existen, se presentan o están controlados, lo anterior debido a que es una

empresa dedicada a la exploración, perforación de pozos de hidrocarburos y el transporte de

crudo, actividades que generan riesgos para el medio ambiente. El área de Talento Humano se

deben verificar los aspectos más importantes de toda la relación laboral, allí se encuentra el

capital humano con el que desarrollan todos los procesos y de acuerdo con la información

obtenida será suficiente para poder concluir que se cumplen con todos los requisitos de ley y

además para identificar deficiencias y oportunidades de mejora y así poder lograr el óptimo

desempeño organizacional. Y en el área Comercial se debe tener en cuenta que sea competitivo,

innovador y en constante evolución de los procesos, teniendo en cuenta que las estrategias de

mercado son cambiantes, la gestión del equipo de ventas debe estar en permanente desarrollo y a

la vanguardia de los nuevos adelantos, en tecnología y demás.

Igualmente en todos los procesos auditados un factor importante es la obtención de la

información, por lo tanto se requiere que sea clara, precisa y la suficiente para poder evaluar el
 7

proceso auditado, se deben efectuar los registros que se consideren claves e importantes, se

deben revisar muy bien los documentos recolectados, hacer las adiciones y aclaraciones que sean

necesarias para poder hacer el análisis de la información y tomar decisiones posteriores, se debe

depurar la información para tomar la más importante y relevante y desechar la que no lo es,

utilizar los datos más relevantes que arroja toda la inspección y recolección de datos para poder

elaborar las conclusiones del trabajo realizado, después de verificar toda la información obtenida.

Por último y no menos importante debemos tener en cuenta dentro de la Auditoría las tres

actividades del ciclo PHVA, tanto para la preparación, la ejecución y los informes de la

auditoría, como también en los procesos que desarrolla la organización, esto nos ayuda a

identificar oportunidades de mejora y a identificar si en pasadas auditorías se efectuaron planes

de mejoramiento o acciones correctivas, preventivas o de mejora, las cuales aplicando el ciclo

mencionado es un medio para llegar a cumplir los objetivos que se pretenden lograr.

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones?

De acuerdo con todo lo planteado y el análisis realizado a través de todas las etapas entre los

objetivos alcanzables del proceso de auditoría son:

Objetivo de productividad: es de los más importantes porque refleja el diagnóstico previo de

un proceso con resultados de información objetiva y real, además que encauza acciones para

optimizar el aprovechamiento de los recursos.

Objetivo de calidad: es un complemento al anterior objetivo porque determina si las

actividades realizadas cumplen las disposiciones establecidas y si están implantadas de forma

efectiva y son adecuadas para alcanzar el objetivo.

 8

Objetivo General: Es aquel objetivo que se formula como propósito general de la auditoría,

incluye el campo que se desea describir, analizar, evaluar, pero sin entrar en los detalles de los

aspectos medibles que configuran cada componente del estudio planteado.

Objetivos Específicos se derivan de los objetivos generales, por lo tanto, debe tenerse especial

cuidado en que los mismos orienten las actividades particulares que deben realizarse para

desarrollar, en todas sus fases y alcances, el objetivo general.

De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,

funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en

equipo.

De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización está

inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y

satisfacción de sus clientes

De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la

organización.

De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional

para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en

oportunidades de mejora.

De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento

de soporte al proceso de gestión de la organización

¿Cuáles objetivos no pueden alcanzarse?

 9

Si la auditoría se desarrolla como se ha planeado, se escogen los auditores más idóneos para

adelantar el trabajo de campo, se efectúan los estudios y evaluaciones a los procesos

adecuadamente, las evidencias obtenidas por los auditores se efectúan mediante la inspección,

observación, indagación y confirmación de los datos resultado del trabajo sólido que permita

concluir y emitir conformidades y no conformidades, se podrán alcanzar los objetivos propuestos

y si por algún motivo se presentan obstáculos durante el desarrollo de la auditoría, se debe estar

en la capacidad de sortearlos y solucionarlos. Sin embargo, teniendo en cuenta la magnitud de la

empresa que se está auditando podemos inferir que el objetivo que no se puede llegar alcanzar es

el cumplimiento de tiempos, debido a que durante el proceso irán surgiendo algunos factores que

frenan el avance que se ha conseguido, sugiriendo replantear la entrega final de informes junto

con sus hallazgos y sugerencias.

f. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

Cuando la complejidad o el alcance de la auditoría lo hacen necesario, la auditoría la puede

realizar un equipo de auditores en lugar de uno único.

La composición del equipo auditor depende de los objetivos y alcance de la auditoría; de las

características de la organización auditada; de los procesos, productos o servicios a auditar, etc.

La composición típica de un equipo auditor es un auditor jefe y uno o varios auditores. Cuando

es necesario, se pueden integrar expertos técnicos dentro del equipo auditor, que aportan

experiencia o conocimientos específicos, pero que no actúan como auditores en el equipo.

Respecto a la aprobación del equipo auditor por el cliente o auditado, es preciso tener presente

que tanto el cliente de la auditoría como el auditado pueden requerir la sustitución de uno o
 10

varios miembros del equipo auditor con argumentos razonables, tales como conflicto de intereses

o un comportamiento previo no ético.

3. Presentación del informe

a. Presentación del Diagnóstico

En una entidad como Ecopetrol que es la primera empresa de petróleo en Colombia, según la

revista Forbes, se encuentra entre las 40 petroleras más grandes del mundo y es la segunda

empresa petrolera más grande américa, con 68 años desde su fundación encargada de administrar

los recursos hidrocarburíferos de la nación, así como el comercio de petróleos y sus afines, que

fue creciendo en la medida en que otras concesiones revirtieron e incorporó su operación; con un

equipo de empleados de 9315 a nivel nacional.

Un análisis que identifica una empresa totalmente constituida con los reglamentos

establecidos y que ha ganado trayectoria por su actividad principal y las que ha generado por

tener la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación del país,

conocimiento geológico de cuencas, exploración y producción de hidrocarburos, puertos de

exportación e importación de combustibles y crudos y la red de transporte de 8.500 kilómetros de

oleoductos y poliductos a lo largo de la geografía nacional, muy organizada para cada una de sus

actividades, con lo establecido por la ley adoptando el código de buen gobierno.

Según lo dicho anteriormente es una empresa que ha tenido reconocimiento por la

operaciones y distribuciones con que maneja cada una de las actividades y que hemos descrito en

análisis anteriores las fallas identificadas a lo largo de tres áreas respectivamente como lo son

producción, talento humano y comercial.

 11

Desde un punto de vista económico se pudo evidenciar que muchos de los procesos de

producción generan un alto impacto como la producción en el medio ambiente donde al extraer

el gas que es compuesto por metano que es el que se libera de la atmósfera antes de quemarse

puede producir efectos secundarios como atrapar calor y eso contribuye al cambio climático, este

es uno de los puntos, expuestos como hallazgo de investigación frente a lo que representa el daño

al medio ambiente.

Entre los puntos más exigibles por las empresas se encuentra el área de recursos humanos,

que quizás es la más importante porque son quienes conforman el capital humano activo que

permite el desarrollo óptimo de las operaciones, del análisis se identifica que es una empresa que

genera mucho empleo y que por la magnitud del tamaño de esta muchas veces tienen demasiadas

personas para alguna actividad específica, teniendo el poder de acomodarlas en actividades que

requieran mayor personal, para esto existe una base de pruebas que establecen qué personas

tienen las competencias para realizarlo y así mismo la capacitación y entrenamiento para asumir

cada rol de acuerdo a lo que arroje la prueba.

A través de la actividad comercial Ecopetrol abastece el mercado nacional de combustibles

como gasolinas, gas natural y GLP y ofrece productos petroquímicos como disolventes alifáticos,

aromáticos, parafinas, polietileno asfaltos y azufre, y la exportación de crudos y derivados a

otros países; encontramos que la comercialización ha tenido una disminución debido a que en los

complejos procesadores de gas hubo una menor disponibilidad de gas húmedo amargo que

también impacta la producción y disminuye la comercialización de este, así mismo impacta

también el medio ambiente.

 12

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

Ecopetrol dentro de su marco estratégico explora, refina y transporta hidrocarburos, dentro de

la excelencia que maneja la empresa, busca reflejar una muy buena estrategia ambiental en la

cual haya equilibrio con grupos de interés y el medio ambiente reduciendo con ello impactos que

lleguen al desarrollo sostenible de Colombia y en el exterior; pese a que han habido estudios por

parte de Ecopetrol en compañía del Ministerio de Ambiente y Desarrollo sostenible que han sido

de gran impacto a nivel ambiental la empresa; se destaca por ser la mejor se vio afectada por

fallas en el ambiente, ya que hubo un gran daño que se vio reflejado por el derrame de petróleo

en uno de los pozos de Lizama 158 (Santander), ante esta emergencia se presentaron los

siguientes factores que generaron este daño.

1. En noviembre de 2017 se intervino el pozo, lo cual produjo la caída de una sección de

tubería, que a su vez originó una ruptura en un tapón, que impedía que los fluidos del yacimiento

llegarán a la cabeza del pozo.

2. Tras la ruptura del tapón se produjo un influjo imprevisto que requirió, para su control, la

inyección de fluidos a presión, “medida que pudo generar la pérdida de integridad mecánica en el

revestimiento de producción de 95/8, afectado por corrosión”

3. Esta situación terminó en la generación de un orificio de 6 pulgadas de diámetro, a una

profundidad de 961 pies, “que, sumado a los otros factores, permitió que los fluidos del pozo

migraran por dichas fallas y afloraran en la superficie”.

4. El tiempo de exposición de las formaciones superiores a la sobrepresión del yacimiento,

que desembocó en el afloramiento de los fluidos, una mezcla de agua, lodo, crudo y gas.

Esta falla se debió a la falta de medidas preventivas por parte de Ecopetrol pues esto ha

puesto al país en alerta ambiental ya que el petróleo es tóxico y estas sustancias pueden ser muy
 13

tóxicas para determinadas especies de flora y fauna, partiendo de la idea de que sólo con que

cubra un ser vivo este puede morir en el proceso, esto ocasionó uno de los mayores daños

ambientales en la historia de Ecopetrol.

c. Exponer a las personas involucradas

Oscar Daniel Carvajal

Adriana Prieto

Erika Castrillón

Karol Franco

Víctor Vargas

Junta Directiva de Ecopetrol

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Ecopetrol debe continuar y multiplicar su gestión para que durante su proceso de exploración,

producción y transporte de crudo, la empresa trabaje de manera organizada en la conservación y

protección del medio ambiente, se debe manejar un plan detallado que contenga los protocolos

necesarios para poder actuar en forma rápida de manera correctiva en el momento que se

presente un accidente por derrame de crudo y de manera preventiva para el manejo de los pozos

inactivos y también el control de los que se encuentran en producción.

Ecopetrol presentó sus resultados financieros del segundo semestre 2019, en el cual se

incrementó en la producción de crudo, no obstante la caída de los precios internacionales, de allí

que la empresa está en permanente evolución buscando incrementar las reservas de crudo para

Colombia y buscando nuevos negocios, en ésta labor se debe dar una participación bastante
 14

importante a todo lo relacionado con el manejo, la conservación y protección del medio ambiente

y de las poblaciones que se encuentran cerca de las zonas productoras y de los oleoductos.

Adicionalmente Ecopetrol también se dedica al negocio de la Refinación en las refinerías de

Barrancabermeja y Cartagena, con una producción de 379.000 barriles diarios para el año 2019,

aquí es bien importante que durante la auditoría se pueda realizar una inspección detallada a la

incidencia del precio del crudo VS el precio de la Gasolina en Colombia, ya que se generan

demasiados interrogantes para la ciudadanía que paga unas de las gasolinas más costosas del

mundo, pero tiene una empresa como Ecopetrol que genera bastantes utilidades pero los

colombianos no se benefician de esa exitosa empresa, mientras que en Estados Unidos un galón

de gasolina tiene un valor en las estaciones de servicio de US 2.12, que corresponde a $7.300

aproximadamente, mientras que ese mismo galón en Colombia tiene un costo de $9.450 aprox, y

teniendo en cuenta que aquí se produce el crudo y se refina la gasolina.

Igualmente se debe hacer especial revisión a todo lo relacionado con la contratación del

personal, las condiciones laborales y ambientales, tanto de los trabajadores que están en la

producción como en la parte administrativa.

 15

2. Conclusiones

Con el desarrollo del eje 2 y posterior continuación con este documento hemos concluido que

para la realización de una auditoría administrativa se han de tener en cuenta varios factores de

gran relevancia que llevarán a un óptimo resultado para que la empresa logre alcanzar sus

objetivos. Es responsabilidad del equipo auditor detectar los riesgos a los que se ve expuesta la

empresa, en cuanto al alcance de sus objetivos, y buscar soluciones eficaces que den respuesta a

la problemática del cliente.

Se pudo evidenciar que durante este proceso de auditoría se tuvo presente el método de

análisis factorial, donde se infiere que gracias a sus cinco etapas y la metodología que emplea

arroja resultados precisos donde se puede presentar un informe y dar un diagnostico al cliente, de

la misma manera que el auditor propondrá el plan de mejora si así se requiere.

Toda auditoría empieza desde la planeación y organización de cómo se va a llevar a cabo

dicho proceso teniendo en cuenta al cliente y los requerimientos del mismo, el equipo auditor

debe estar preparado para todo imprevisto que se presente durante el desarrollo de la misma y ser

ágiles a la hora de solucionar un problema para que no haya retrasos y se pueda cumplir con los

tiempos establecidos.

Por último, se deben tener en cuenta los cambios a los que se ve sometida la industria con el

paso del tiempo, pues es obligación del auditor estar actualizado en las normas que rigen el

proceso de auditoría para poder desempeñar su labor con óptimos resultados dando al cliente la

confianza de una buena ejecución en el proceso.

4.Bibliografia
 16

Herrera, G. (2018). ¿Cómo se logra ejecutar correctamente lo planeado? people & business.

Tomado de https://pbacr.com/blog/como-ejecutar-lo-planeado.html

Rodriguez, J. (2009). Introducción al análisis factorial. Auditoria administrativa. Tomado de

http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/11/analisis-factorial.html

Jiménez, Y. (2017). Auditoria administrativa. Gerencie.com. Tomado de

https://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html.

El Deber ser de la auditoría Montilla G y Herrera M. (2005). Tomado de

https://areandina.instructure.com/courses/3339

Gerence.co. 8 de octubre de 2017. Tomado de https://www.gerencie.com/tipos-de-riesgos-de-

auditoria.html

Wolters Kluwer Diago S. Equipo auditor de sistemas de gestión. Recuperado de:

http://diccionarioempresarial.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?

params=H4sIAAAAAAAEAMtMSbF1jTAAASNjUwsLtbLUouLM_DxbIwMDS0NDA1OQQ

GZapUt-ckhlQaptWmJOcSoAHvkWazUAAAA=WKE

San Martin R. Mi propio jefe. Recuperado de: https://mipropiojefe.com/como-alcanzar-metas-

y-objetivos-en-una-empresa/
 17

Gerencie.com. (octubre 2017). Auditoria administrativa. Recuperado de:

https://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html

Ecopetrol. (2019). Portal. Tomado de https://www.ecopetrol.com.co/wps/portal/es/ecopetrol-

web/nuestra-empresa/quienes-somos/lo-que-hacemos/suministro/suministro-

informacion/Comercial-y-de-Mercadeo-informacion

El tiempo. (1994). ecopetrol el patrón más deseado. Periódico el tiempo. Tomado de

https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-223838

Herrera (2018). La fm. Tomado de

https://www.lafm.com.co/colombia/ecopetrol-revelo-los-factores-que-originaron-emergencia-

en-la-lizama

Ecopetrol. (2014). Portal. Tomado de https://www.ecopetrol.com.co/wps/portal/es/ecopetrol-

web/nuestra-empresa/quienes-somos/lo-que-hacemos/lo-que-hacemos-informacion