Documentacion Administrativa

DOCUMENTACION
UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN

ADMINISTRATIVA
Capítulo
II
Documentos
Administrativos
CPC. Hugo García Rivadeneira

hgarciape@yahoo.com
1
DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVA
Documentos
Administrativos
Introducción
La complejidad de las actividades mercantiles fue motivo
de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido
por la constancia escrita de los pactos o acuerdos.
En el mundo de los negocios cualquier paso que se dé en
el ámbito comercial se consta en algún documento y
conforme a su importancia el documento puede llevar la
firma de algún funcionario calificado.
Las continuas operaciones efectuadas por la empresa
requieren la emisión y recepción de documentos de
diversas índole.
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DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN
Documentos
Administrativos
Definición
Los documentos empresariales toman forma al momento
en que la operación se realiza, y su objeto es el de
certificar entendimiento que existe entre las dos partes que
han efectuado un convenio.
El ticket que emite una caja registradora entregado a un
cliente que a comprado al contado, o un complicado
contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de
un inmueble; ambos casos describen la operación en
forma escrita, reduciendo así en gran parte las
posibilidades de discrepancia futuras por parte de los
interesados.
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Documentos
Administrativos
Dentro del concepto de documentación mercantil se

comprenden no solamente los papeles de características
formales y legales (comprobantes de pago), sino todos
los que puedan sustituirlos como por ejemplo una carta.
Los documentos que intervienen en una transacción
mercantil facilitan la conclusión de está, informan a
contabilidad respecto de las operaciones y sirven para
hacer la anotación de los libros de contabilidad.
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Documentos
Administrativos
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento

de Contabilidad donde se toman de ellos los datos
necesarios para efectuar los asientos en los libros.
Cuanto más grande sea la empresa mayor será la
necesidad del empleo de documentos.
En una gran empresa de ventas por retail sería imposible
que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran
cantidad de documentos mercantiles.
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Documentos
Administrativos
Podemos concluir como idea de documentación mercantil a

toda constancia escrita de una transacción comercial o de
un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
 Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y
en ciertos casos puede convertirse en elemento para
decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia
surgida de un comprobante escrito y revestido de las
características legales.(Importancia)
Los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados
en un archivo de documentos bien organizado. 6
Documentos
Administrativos
Clasificación de la Documentación Administrativa
Documentos societarios
Las acciones
Las actas
Los contratos
Documentos administrativos
La carta
El memorando
La solicitud
El informe
La declaración jurada
El oficio
El certificado
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Documentos
Administrativos
Clasificación de la Documentación Administrativa
Documentos comerciales
El pedido u orden de compra
La factura o Boleta de venta
La Guía de Remisión
La Nota de abono
La Nota de cargo
Documentos financieros
El recibo
El Vale
El Cheque
La Letra de cambio
El pagaré 8
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Capítulo
II
Documentos
Societarios
CPC. Hugo García Rivadeneira

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Documentos
Societarios
Acciones
Son inversiones de capital social, lo cual significa que al

comprar acciones de una corporación se convierte en
accionista y realmente es propietario de una parte de
dicha empresa.
Su participación en el valor líquido, o propiedad, en una
empresa que puede emitir millones de acciones es
mucho más pequeña que el valor líquido, o valor real,
que posee en un bien que compró.
Es propietario de algo que puede vender o retener,
según lo que desee.
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Documentos Societarios -
Acciones
Hay dos razones principales para comprar acciones:
 Se espera que el precio por acción aumente de
manera que al vender sus acciones en el futuro
logre obtener una ganancia.
 Se espera que las acciones generen ingresos en
la forma de dividendos.
Algunas acciones tienden a hacer uno o lo otro, mientras
que otras hacen ambas cosas.
La razón por la que son inversiones populares a pesar
del hecho de que pueden ser volátiles, (cambian de
valor rápidamente en el corto plazo) es debido a que
las acciones en general proporcionan un mayor
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rendimiento que otros valores.
Acciones
Definición
Una acción es una parte alícuota del capital social de
una sociedad anónima.
Representa la propiedad que una persona tiene de una
parte de esa sociedad. Normalmente, salvo
excepciones, las acciones son transmisibles
libremente y otorgan derechos económicos y políticos
a su titular (accionista).
Como inversión, supone una inversión en renta variable,
dado que no tiene un retorno fijo establecido por
contrato, sino que depende de la buena marcha de
dicha empresa . 12
Acciones
La acción como método de control de una sociedad
Una acción otorga a su poseedor derecho para emitir un
voto en la Junta de Accionistas.
Dicha Junta, aparte de decisiones estratégicas, es la
encargada de nombrar un Gerente o un Directorio
para la sociedad.
Cuantas más acciones se posea, más votos se puede
emitir, mayor es el control de la sociedad y se tiene
mayor capacidad de decisión dentro de la misma.
(Salvo excepciones (acciones sin voto).
En grandes compañías, basta con poseer entre el 15 y el

20% del capital para ejercer una influencia decisiva 13
en la dirección de la empresa.
Acciones
Clasificación de las acciones
Acciones comunes: Son las acciones propiamente dichas.
Acciones preferentes: Su poseedor tiene prioridad en el
pago de dividendos y/o en caso de la disolución de la
empresa, el reembolso del capital.
No da derecho a voto en la Junta General de Accionistas,
excepto cuando se especifica éste derecho.
La diferencia fundamental es que usualmente son
accionistas cortoplacistas por que no buscan mantener
sus recursos en la empresa a largo plazo .
14
Acciones
Acciones de voto limitado: Sólo confieren el derecho a
votar en ciertos asuntos de la sociedad determinados en
el pacto social o estatuto, son más que una variante de
las acciones preferentes.
Acciones convertibles: Son aquellas que tienen la
capacidad de convertirse en bonos y viceversa, pero lo
más común es que los bonos sean convertidos en
acciones.
Acciones industriales: El aporte de los accionistas es
realizado en la forma de un servicio o trabajo. Este tipo
de acciones se encuentra prohibido en algunos países.
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Acciones
Acciones liberadas de pago o crías: Son aquellas que
son emitidas sin obligación de ser pagadas por el
accionista, esto se debe a fueron pagadas con cargo a
las utilidades que debió percibir éste (reinversión).
Acciones con valor nominal: Son aquellas en que se hace
constar numéricamente el valor del aporte.
Acciones sin valor nominal: Son aquellas que no
expresan el monto del aporte, tan solo establecen la
parte proporcional que representan en el capital social.
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Las
Acciones
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Actas
LAS ACTAS
Viene del latín y significa "los hechos"; no es más que un

testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier
circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea
de miembros de una comisión directiva de cualquier
entidad, una certificación del nacimiento de una persona,
etc.
Son hechos que se asientan por escrito y que resulta
importante registrar y conservar.
Debe contener datos del lugar, fecha y hora; una breve

introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo
que da lugar a su escritura y, un detalle pormenorizado18
Actas
Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de
lo que dicen, así como las conclusiones a las que se
arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y
resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones
que los presentes proponen), detalle del contenido de
cada una y mención de quien la formuló.
Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo",
indicando la hora en que termina el acto y señalando
que al pie firmarán los presentes "prestando su
conformidad" a lo actuado.
Son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en

libros además se las numera correlativamente.
19
Las
Actas
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Contrato
EL CONTRATO
Es definido como un acuerdo privado, oral o escrito, entre

partes que se obligan sobre materia o cosa determinada,
y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas.
Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y
obligaciones para las partes.
Por ello se señala que habrá contrato cuando varias partes
se ponen de acuerdo sobre una manifestación de
voluntad destinada a reglar sus derechos.
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Contrato
Las partes en un contrato son personas físicas o jurídicas.

En un contrato hay dos polos o extremos de la relación
jurídica obligacional, cada polo puede estar constituido
por más de una persona revistiendo la calidad de parte.
El contrato, tiene una connotación patrimonial, y forma parte
de la categoría más amplia de los negocios jurídicos.
La función del contrato es producir efectos jurídicos.
22
El
Contrato
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DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
DOCUMENTOS
SOCIETARIOS
TRABAJO EN GRUPO
Tema 02:
Documentos Societarios.
Desarrollo:
1. Elaborar un modelo de cada uno de los
documentos societarios estudiados.
2. Considere en sus contenidos los datos
personales de todos los miembros del
grupo.
3. Un solo trabajo por grupo.
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Estos documentos mercantiles se envían al Departamento

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Son inversiones de capital social, lo cual significa que al

En grandes compañías, basta con poseer entre el 15 y el

Viene del latín y significa "los hechos"; no es más que un

Debe contener datos del lugar, fecha y hora; una breve

Son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en

Es definido como un acuerdo privado, oral o escrito, entre

Las partes en un contrato son personas físicas o jurídicas.

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