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Contabilidad y Finanzas

Guía N° 5 Documentos Comerciales Y Títulos Valores

SENA: centro de servicios financieros

Presentado por: Daniel Felipe Saavedra Barajas

Presentado a: Ada Mireya Gonzales Clavijo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Ficha: 1693759-4

BOGOTA D.C
REFLEXION

Competencias:

210301019 Contabilizar los recursos de operación, inversión y financiación de acuerdo con las
Normas y políticas organizacionales.

240201501 Comprender textos en inglés en Forma Escrita y Auditiva.

Resultado de competencias:

21030101902 Clasificar los documentos comerciales y los títulos valores según el objetivo del
registro.

24020150101 Comprender frases y vocabulario habitual sobre temas de interés personal y


temas técnicos.
3.1 Actividad De Reflexión Inicial

a. ¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de una persona como verdadera?

Respuesta: nadie le pondría cuidado a su información ya que no hay certeza de saber qué tan
confiable sea la información que esa persona otorga.

b. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas como
son: comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del banco? ¿Porque?

Respuesta: SI, porque son las que evidencian todas las operaciones y procesos realizados con las
compras y ventas de productos, también podremos justificar que tales adquisiciones son
legalmente nuestro ante la justicia.

3.2 Actividades de Contextualización e identificación de Conocimientos necesarios para el


aprendizaje.

3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:

 Compra en un supermercado: Factura


 Realizar una transacción en alguna entidad financiera: Consignación
 Entrar a cine a ver una película, o al estadio: Boleto
 Comer en algún restaurante: Factura

Documentos
Contables

Boleto Factura Consignación

3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones, considera revisten de


importancia para conservar alguna prueba que posteriormente valide y certifique dicho hecho?

Registrar todas las compras y las ventas de los productos de los proveedores para tener certeza de
los productos que nos quedan en inventario y así saber cuándo volver a comprar y cuantas
ganancias nos quedan. También se necesita hacer un inventario de recibos, facturas y
consignaciones realizadas por la empresa para poder saber qué cuentas se tienen por pagar y que
cuentas tenemos por cobrar.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1
a) Definición, diferencia y semejanzas entre título valor, Instrumento financiero,
documentos comerciales y soportes contables.- Desarróllelo en un cuadro comparativo

DEFINICION DIFERENCIAS SEMEJANSAS


TITULO VALOR Documento mercantil Tiene un vínculo con
en el que está un derecho privado
incorporado un
derecho privado
patrimonial por lo que
el ejercicio del
derecho tiene una
vinculación jurídica a
la posesión del título
valor.

INSTRUMENTO Es un acuerdo Es un acuerdo


FINANCIERO contractual que da contractual
origen a un activo
financiero de una
entidad y un pasivo
financiero o un
instrumento
patrimonial de otra
DOCUMENTOS Son todos los Son los recibos que la
COMERCIALES comprobantes empresa debe guardar Todos estos
escritos que sirven de para llevar registro de documentos, sirven
evidencia sobre la todo para lograr que la
operación comercial empresa lleve un
que realiza una registro confiable a
empresa, por ejemplo base de recibos,
cuando se hace una facturas e
compra el instrumentos
establecimiento financieros.
comercial tiene la
obligación de
entregarnos una
boleta o una factura,
son documentos que
amparan los
documentos
contables
SOPORTES Son los documentos Son registros que la
CONTABLES que sirven de base empresa debe hacer
para registrar las para llevar inventario
operaciones de todo
comerciales de una
empresa, es por eso
que se debe tener un
cuidado especial en el
momento de
elaborarlos se elabora
en origina y tantas
copias como las
necesidades de la
empresa la exijan.

b) Clasificación de los distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes


criterios (contables-no contables; internos-externos; quien compra-quien vende; salida
dinero-entrada dinero, sin movimiento de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz.

DOCUMENTOS CONTABLES DOCUMENTOS NO-CONTABLES


Son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad y Estos no afectan ni realizan modificaciones en la
los que en algún momento afectan dicha contabilidad contabilidad de nuestra empresa. Remisiones
entre ellos tenemos:
-Cotizaciones
-Factura de venta -Orden de pedido
-Recibo de caja general -Orden de compra
-Recibo de caja menor -Orden de entrega
-Notas debito -Remesa
-Notas crédito -Hojas de vida
-Consignaciones -Solicitudes
-Letras de cambio
-Pagares
-Tarjeta de kardex
-cheque
-Nomina

Adicionalmente debemos saber que los documentos


contables se dividen en dos (2) grupos.

INTERNOS TENEMOS:
-Recibo de caja
-Recibo de caja menor
-Comprobante de egreso
-Comprobante de diario
-Nominas
-Pedidos
-Notas de contabilidad
-Órdenes de compra
-Entre otras

LOS EXTERNOS TENEMOS:


-Consignaciones bancarias
-Notas bancarias
-Pagares
-Letras de cambio
-Remisiones
-Factura de compra
Entre otros
3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente por
GAES socializar cada uno de los temas acorde a la distribución que realice su instructor.
Para esta presentación puede utilizar estrategias didácticas como mapas mentales,
mapas conceptuales, cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de conceptos,
PNI, etc. Seleccione mínimo tres didácticas para el desarrollo de todos los sub-ítems (son
4) que se presentan:

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección II- Pagare

PAGARE

ART. 711: Normas


Art. 709: Contenido
ARTICULO aplicables del
del pagare
pagare

ART. 710: Posición


jurídica del otorgante
Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección IV- Bonos.

BONOS

ART. 756: Prescripción


ART.752: Definición
ARTICULO de las acciones para
de bonos
cobro de bonos

ART. 753: Títulos


ART. 755: Excepción
Representativos de ART. 754:
a normas anteriores
bono Contenido de los
bonos

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección III- Cheque-
Subsección I

Cheque
Se compone con los siguientes artículos:
ART. 712: ART. 713: ART. 714: ART. 715: ART. 716:
Expedición del Contenido del Provisión de Limitaciones de Cheques a favor
cheque cheque fondos y la negociabilidad del banco
autorización librado

Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección VII-Facturas


Cambiarias.

-ART.772: Factura cambiaria de compra venta.


-ART. 773: Aceptación de la factura cambiaria de
compraventa.
-ART. 774:Requisitos adicionales de la factura
cambiaria de compraventa
FACTURAS Se compone de -ART. 775: Factura cambiaria de transporte
CAMBIARIAS Los siguientes artículos -ART. 776: Contenido de la factura cambiaria
-ART. 777: Pago por cuotas de la factura cambiaria.
Contenido adicional
-ART. 778: Rechazo táctico
-ART. 779: Aplicación de normas relativas a la letra de
cambio
3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes, requisitos
mínimos. etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso
operativo) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de
ellos.

A) Recibo de Caja, extracto bancario.

1. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)


2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo (se coloca con mayúscula
inicial)
3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011
4. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)
5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago
6. valor del pago recibido
7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago
8. se coloca el valor en letras
9. motivo por el cual se recibió el pago
10. número del cheque con el que se recibió el pago
11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de
compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de
dos dígitos)
12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar
el numeral 10, 11 y 12)
14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)
15. nombre de la cuenta
16. valor por el cual se recibe el pago
17. valor por el cual se vendió la mercancía
18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el
número del Nit. de la empresa beneficiaria

B) Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso.

1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento


2. Se coloca un duplicado del cheque se giró para hacer el pago por cualquier concepto
3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la
mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
5. Se coloca firma del beneficiario
6. Por último se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

C) Comprobante de consignación bancaria


1. Escribe la fecha en el campo correspondiente
2. Colocar el nombre de quien consigna y el número de la cuenta
3. Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del recibo de la
consignación, en la sección de EFECTIVO
4. Relaciona cada cheque por separado en la line debajo de la sección de efectivo. Escribe el
apellido del que hizo el cheque en la parte izquierda con la cantidad, incluyendo dólares y centavos
en las 2 columnas de la parte derecha
5. Escribe la cantidad total de los cheques seleccionados
6. Suma de los totales del efectivo y el de los cheques
7. Si deseas que te regresen algo de efectivo, escribe la cantidad en el campo etiquetado como
MENOS EFECTIVO RECIBIDO

Comprobante de retiro

1. Consigue un formulario oficial de retiro bancario en tu sucursal bancaria. Debe tener impreso
claramente el nombre del banco.
2. Escribe tu nombre en el espacio proporcionado. Debes colocarlo exactamente como está
anotado en tu cuenta, incluyendo una inicial si es así como lo escribiste en tu solicitud. No utilices
un apodo.
3. Escribe tu dirección si el formulario requiere una. Incluye el número de apartamento y el código
postal.
4. Escribe la fecha. Precisa el mes porque los meses escritos hacen que sea más fácil leerlos. En
ocasiones, un mes indicado por un número puede confundir a la persona cuando ingresa la fecha.
5. Escribe la cantidad de dinero que quieres en la larga línea en blanco que tiene la palabra
"dólares" al final. Escribe cualquier cambio de moneda como una fracción. Si no quieres ningún
cambio de moneda, escribe la fracción con un cero en ésta.
6. Escribir la cantidad de dinero que deseas en números. Escribe esto al lado de la línea donde
escribiste el importe en letras. La cantidad en número debe coincidir con la cantidad escrita en
palabras.
7. Firma el formulario. Tu firma debe coincidir con la versión impresa de tu nombre en la parte
superior de la solicitud. La firma hace que el recibo sea legal y en caso de cualquier controversia, el
banco va a comparar la firma del formulario con la firma que está archivada en tu cuenta.
8. Escribe tu número de cuenta en el espacio designado para "Número de cuenta" en la solicitud.
Escribe con cuidado cada número y no olvides ninguno. Este número debe coincidir exactamente
con el número de tu cuenta registrada.

D) Notas de crédito y Notas de debito

Notas de crédito

1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración


2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

Notas de debito
1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el
documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

E) Factura de venta y Factura de compra

Factura de venta

1. Se coloca la
fecha de entrada de la mercancía
2. Se coloca la sección de donde sale las mercancías
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Factura de compra
1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
2. De qué persona o empresa se recibe la mercancía
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

F) Cheques, Pagares y Letras de cambio

Cheques

1. Escribe la fecha en la línea que se encuentra en la esquina superior derecha.


2. Escribe el nombre del receptor.
3. Escribe la cantidad del cheque a la derecha del símbolo de la divisa.
4. Escribe el valor del cheque en letras debajo del texto
5. Firma el cheque en la línea que se encuentra en la esquina inferior derecha.
6. Diligencia la sección de memorando que se encuentra en la esquina inferior izquierda
del cheque.

Pagares
1- Denominación de la entidad y oficina librada.
2- El vencimiento es una de las más partes más importantes.
3- Identificación de la persona a la cual se debe dirigir el pago.
4- Número de serie y número de documento del pagaré.
5- Codificación del número de serie y documento.
6- La fecha y lugar de emisión del pagaré.
7- La promesa de pago y el importe consignado en cifras.
8- Cuenta del cliente y código IBAN de la cuenta librada.

Letras de cambio

1. Se coloca la fecha como siempre primero


2. Se coloca la cantidad de dinero
3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata
4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero

G) Tarjeta de Kardex
H) Cotización y pedidos

Cotización

1. datos del emprendedor


2. datos del cliente
3. descripción
4. tiempo
5. precio
6. sub-total, impuesto y total
7. otras cosas que debes tener en consideración

Pedidos

1. Selección de artículos
2. Datos de envío
3. Forma de pago y gastos de envío
4. Pago y formalización del pedido
 

I) Acciones y cdt
CDT

1. Patrimonio: si es familiar, reparta la


carga
2. Solo lo estrictamente laboral
3. Casi todos los pensionados tienen rentas
exentas
4. Si tiene ingreso adicional, es rentista de
capital
5. No laboral o ninguna de las anteriores
6. A los dividendos les aplican normas
nuevas y viejas
7. Haga las mezclas si tiene ingresos de
diferente naturaleza
8. ¿Qué debe reportar como ganancias
ocasionales y cómo se gravan?
9. Sumando en parejas, pero los
dividendos por aparte
10. Casilla de descuentos, aunque poco
frecuente

J) Orden de compra y remisiones


1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.
2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la empresa
3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del vehículo donde se lleva
la mercancía
4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada
5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.

3.3.4 Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente alrededor del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los
documentos vistos que responda a:

Soporte Cuando se Emisor y Cuentas Normatividad


Contabilidad emplea receptor Contables
Y/o
Instrumento Para el emisor y
financiero para el receptor

3.3.5 Su instructor presentará de manera didáctica los temas ya indagados y desarrollados por
usted en los ítems anteriores para profundizar, aclarar y resolver sus inquietudes y
deficiencias, Este atento a su intervención, tome notas, participe por medio de aportes y
preguntas en lo posible.

3.3.6 Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el


área financiera y contable de las empresas” que contenga:

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