Unidad 4 Comunicación Efectiva

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
COMUNICACIÓN EFECTIVA. ....................................................................................................... 2
4.1 LA IMPORTANTACIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA. ...................................... 2
4.2 CONCEPTO IMAGEN DIRECTIVA. ................................................................................... 2
4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS. .............................. 4
4.4. CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA. ................................................................................. 11
4.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA. .................................................................................... 11
4.4.2 TÉCNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA. ............................................ 13
4.4.3 PLANEACIÓN Y CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS. ......................................... 15
4.5 CONDUCCIÓN EFECTIVA DE JUNTAS ....................................................................... 17
4.5.1 QUE ES UNA JUNTA.................................................................................................. 20
4.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA .................................................... 20
4.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA.............................................................................. 23
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 26
INSTITUTO TECNOLOGICO DE TANTOYUCA
UNIDAD PLATÓN SÁNCHEZ
INGENIERIA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
INTRODUCCIÓN
"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el
mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con
incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con
otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su
dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros." Debemos
tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a
consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es
un componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería
la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo
es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a
comunicación intergrupal, intergrupal, organizacional y externa. Todos debemos
contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en
cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en
mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra
organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.
UNIDAD 4 COMUNICACIÓN EFECTIVA.
4.1 LA IMPORTANTACIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA.
Es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación,
logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación
efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se
intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.
También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que

hacen posible que la comunicación sea provechosa y eficaz".
Los seres humanos estamos inmersos en la comunicación como peces en el agua,

generalmente nos movemos entre palabra y significados sin ser consciente de las
dinámicas subyacente.
A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos

expresamos, opinamos, nos peleamos e incluso nos distanciamos de lo que
verdaderamente nos interesa.
Según sea la calidad de comunicación que mantengamos con una persona, dentro
de un grupo o en una empresa así será la calidad de la relación que obtendremos.
De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante, todas las personas que
consiguen un éxito solidó y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar,
empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus
ideas, propósitos y emociones.
Solo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva

podemos coordinar, enseñar, aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima
propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que realmente buscamos.
4.2 CONCEPTO IMAGEN DIRECTIVA.

Es un fragmento óptico de la realidad hecho material posee, en su propia
materialidad, una independencia respecto a las apariencias que vehicula (lo que
posibilita la existencia de una historia de las representaciones visuales).
Para tener una imagen directiva se necesita:

1) Las palabras.
2) El tono de las palabras.
3) Lenguaje corporal.
4) Lo que entusiasma al cliente.
5) Los apoyos visuales.
6) La imagen.
7) Comunicación no verbal.
8) La ropa.
9) protocolo.
DIRECTIVA: La directiva es un medio de comunicación muy importante, su uso y

su aplicación hará que una institución marche ordenadamente y por ende el éxito
en su propósito se verá comandado con el prestigio y confianza de la comunidad.
PROTOCOLO DIRECTO
Un protocolo es el conjunto de normas para comunicarse dos o más entidades

(objetos que se intercambian información).
LOS ELEMENTOS QUE DEFINEN UN PROTOCOLO SON:
- Sintaxis: formato, codificación y niveles de señal de datos.
- Semántica: información de control y gestión de errores.
- Temporización: coordinación entre la velocidad y orden secuencial de las señales.
LAS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES DE UN PROTOCOLO SON:
- Directo/indirecto: los enlaces punto a punto son directos pero los enlaces entre dos
entidades en diferentes redes son indirectos ya que intervienen elementos
intermedios.
- Monolítico/estructurado: monolítico es aquel en que el emisor tiene el control en
una sola capa de todo el proceso de transferencia. En protocolos estructurados, hay
varias capas que se coordinan y que dividen la tarea de comunicación.
- Simétrico/asimétrico: los simétricos son aquellos en que las dos entidades que se
comunican son semejantes en cuanto a poder tanto emisores como consumidores
de información. Un protocolo es asimétrico si una de las entidades tiene funciones
diferentes de la otra (por ejemplo en clientes y servidores).
- Normalizado/no normalizado: los no normalizados son aquellos creados

específicamente para un caso concreto y que no va a ser necesario conectarlos con
agentes externos. En la actualidad, para poder intercomunicar muchas entidades es
necesaria una normalización.
4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS.

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral
profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar
una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica.
El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una
presentación efectiva y exitosa.
Presentaciones Orales
Al prepararse para una presentación oral de un trabajo, debe considerar una

minuciosa planificación del esquema a seguir, con la finalidad de encontrar un
óptimo del tiempo de presentación antes de efectuarse la misma. Deje lo menos
posible a la improvisación, ya que por lo general ésta trae consigo pérdida de
tiempo. Si es posible, ensaye su presentación antes de efectuarla, y realice en ese
tiempo los ajustes necesarios. Para improvisar exitosamente es por lo general
necesario un mínimo de experiencia previa en planificación de presentaciones. Siga
las indicaciones a continuación:
1.-El límite de tiempo para las presentaciones será, sin excepción, de 10 min. Un
exceso del tiempo disponible podrá ser penalizado. Al finalizar la presentación, se
abrirá una discusión de no más de 5 min. Al final de la sesión de presentaciones se
abrirá un periodo de discusión general.
2.-Aproveche el equipo audiovisual disponible en su presentación. Este consiste en

proyectores de diapositivas y láminas de acetato. Hacer esto ayuda a: (1) fijar la
atención del auditorio, (2) lograr una mejor transferencia de información, y (3)
ayudarle en la organización y recuerdo de los puntos a comunicar. Una presentación
oral carente de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y
retórica.
3.-Las láminas y/o diapositivas deben contener poca información escrita, ya que un
exceso de texto puede desviar la atención del auditorio, y si existen limitaciones de
tiempo, podría inclusive resultar en pérdida de material. Considere el ejemplo
extremo de presentar en varias láminas un texto extenso, mientras el relato oral se
concentra en resumir este texto: por lo general no habrá tiempo para que el auditorio
tenga oportunidad de leer el texto, al mismo tiempo que su retención del relato oral
será poca, al estar concentrado en la lectura.
4.-La presentación no debe ser una mera lectura de las láminas y/o diapositivas.
Esto da la impresión de que el presentador no sabe de lo que está hablando,
además de que implica no observar al auditorio e inclusive darle la espalda.
5.-En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la información en láminas y/o

diapositivas es mediante el uso de gráficos y esquemas. A menos que sean de
tamaño reducido o sean el punto central de una discusión, las tablas ocasionan el
mismo efecto que el exceso de texto. No incluya la misma información en formato
de gráfico y tabla.
6.-El número total de láminas y/o diapositivas varía según la cantidad de información
en cada una y el uso que haga de ellas el expositor. Sin embargo, considere que
existe un tiempo mínimo para el cambio de láminas, usualmente no aprovechado.
7.-Es convenientes que las láminas, esquemas o gráficos resalten un título conciso
e informativo, que permitan al auditorio en primera instancia decidir si desean
prestarle atención a la lámina, al expositor, o a ambos.
8.-Nunca suponga que el auditorio sabe lo que usted quiere decir, pero tampoco
abunde en explicaciones sobre detalles. Sea concreto en los puntos de su
exposición, y evite usar términos que abran caminos a discusiones que no van a ser
abordadas por usted. Durante la discusión podrá hacerlo.
9.-Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta práctica crea un

puente que facilita con frecuencia la comunicación y el interés, pero no permita que
las expresiones asumidas por las personas frente a usted modifiquen el esquema
previamente establecido.
Presentaciones escritas:
Las presentaciones escritas (ya sean guías de lectura, trabajos prácticos, etc.)
deben ser entregadas en la fecha establecida por el docente, la que es previamente
comunicada.
El mismo día de la presentación, cada grupo deberá presentar al menos una (1)
copia escrita de un resumen de su trabajo, siguiendo las siguientes indicaciones:
1. Los resúmenes deben ser informativos, es decir, no deben fundamentarse en la

discusión de los resultados, sino en los resultados en sí mismos. El aspecto central
del resumen es la exposición de los objetivos, la cual debe ser clara y concisa. Los
resultados deben corresponderse con tales objetivos, y en la mayoría de los casos
es necesaria una breve explicación de la metodología empleada. Asimismo debe
resumirse las principales conclusiones derivadas del estudio, una vez más en
correspondencia con los objetivos planteados.
2. Los resúmenes no deben ser únicamente indicativos. El texto debe hilarse con
coherencia para facilitar su comprensión, y no consistir meramente en una
compilación de frases independientes.
3. El texto debe ser breve. El conjunto de título, autores, y texto del resumen no
deberá exceder una cuartilla, siguiendo las indicaciones de formato.
4. A excepción de circunstancias inusuales, los resúmenes no incluyen referencias
bibliográficas. Un caso común en el cual esto no se cumple es cuando uno de los
objetivos importantes del trabajo está referido al apoyo o la crítica del trabajo citado.
5. El texto debe escribirse en un solo párrafo, sin dejar sangría al inicio.
6. Formato: márgenes de página convencionales (3 cm superior e izquierdo, 2 cm

inferior y derecho); si es escrito en computadora, tamaño de letra 12; escrito a doble
espacio; dos espacios entre título y autores, dos espacios entre autores e inicio del
resumen; el título debe centrarse en el tope de la página y escribirse en mayúsculas;
los autores deben centrarse justo debajo del título; el texto del resumen no debe
estar justificado, sino alineado a la izquierda.
7. El título del resumen debe ser informativo. Debe iniciarse con una palabra que
indique el área general dentro de la cual el trabajo puede ser clasificado, con la
finalidad de facilitar su búsqueda en bases de datos indexadas. No debe contener
más de quince palabras.
ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA
* Profundidad de la investigación:
El desarrollo de ideas debe ser mayor que el tiempo dedicado a preparar las
diapositivas. Búsqueda de información.
Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que

cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el tema a tratar.
* Ética:
Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor,

observando a lo largo de la presentación el citar las fuentes de las cuales obtuvieron
todos los elementos utilizados en su presentación (texto, fotografías, imágenes,
mapas, etc.).
* Diseño:
Seleccionar texto e imagen. Utilizar la creatividad.

Se debe tener un guion como base para una estructura lógica, y guion con los temas
y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación.
A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se
incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales.
El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada
diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, no importa que un par de
diapositivas tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla.
Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía.
La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste, debe

hacer comentarios adicionales.
Simplificar, volver a editarla
Armonía
Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación.
Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato.
Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer.
Como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos.
Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón. Las
combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles.
* Eliminar Distracciones.
Los diseños muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto del mensaje.
Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda.
Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda
con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.
Una presentación muy cargada distrae a la audiencia
* Presentación:
Hablar.
Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con

sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza.
El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto
visual con cada miembro.
Actuar.
No se puede olvidar su primera y mas útil herramienta audiovisual: ¡uno mismo!.
Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse más
a su audiencia.
Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del

contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar anécdotas personales.
* La audiencia.
Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia.
Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que

varios de los asistentes den señales de aprobación mediante alguna forma de
lenguaje corporal.
Es importante que dentro del tiempo de la presentación haya espacio para hacer
preguntas.
TECNOLOGÍA PARA UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA
La herramienta tecnológica idónea para apoyar presentaciones es el Power Point.
Existen otro software como: Los procesadores de textos gráficos.,
Procesador de palabras Word, Publisher aplication, Excel, Flash, otras herramientas

menos sofisticadas, como: los retroproyectores, fotografías, vistas fijas,
diapositivas, apuntadores láser, etc.
Seis pasos para lograr una presentación efectiva

1. Empiece por el principio
2. Sea informativo, No abrumador
3. Prepare una visión general de la presentación
4. Prepárese para su presentación como si usted fuera un actor.
5. Párese y haga su presentación de manera clara y comprensible
6. Tenga un plan B.
Conducción de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir

al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes

similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios

al margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse alas

respuestas (Comunicación).
4.4. CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA.
4.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA.
Entrevista
Como una herramienta que permite recabar información e indagar diversas áreas
de un modo detallado como parte de un proceso que conduce a la toma de
decisiones en el ámbito administrativo de la organización. El entrevistador debe
tener bien claros sus objetivos. Una de las partes compra un producto y la otra
vende. Se adapta a diferentes ámbitos y circunstancias, basada en un diálogo
donde sus participantes hablan, intercambian palabras, gestos, silencios. El
entrevistado también evalúa al entrevistador según sus intereses tanto
profesionales como materiales.
Generalmente se habla de asimetría de la entrevista que existe pero de forma

alternada. Si bien hay dentro del imaginario un poder que es asignado al
entrevistador como aquel que puede otorgar, la función medular que le corresponde
es la de dirigir la entrevista según objetivos. Deben tenerse en cuenta las
necesidades del mercado pues en aquellos perfiles con alta demanda y poca mano
de obra, suele invertirse la ilusión de quien detenta el poder. En esos casos es el
entrevistado quien tiende a dirigir la entrevista y a establecer abiertamente las
condiciones.
La función de la entrevista no pasa por la ilusión de un supuesto poder sino por el

relevamiento de información objetiva y sinceridad con la que se manejan los actores.
Ambos actores decidirán sobre la base de sus intereses finalizada la entrevista.
En un mercado deprimido la asimetría tendrá un sustento real pues el entrevistado

tratará por todos los medios de vender su producto aunque sobrepase las
necesidades de la organización.
Puede suceder que el entrevistado considere sus capacidades acordes con un perfil
que no concuerda ni con su experiencia ni conocimientos y basa su demanda en las
necesidades económicas. Le interesa el salario, por lo tanto le falta criterio de
realidad. La asimetría deberíamos ignorarla pues es la trampa que obstaculiza la
objetividad. “necesito trabajar” “estoy harto de que mi perfil sea alto” y “la avaricia”
de explotar conocimiento y experiencia por parte de la organización. Conduce a la
desmotivación, pues una vez lograda la posición el candidato tratará de ocupar una
superior por todos los medios. No son tan pacientes, ocupados respondiendo otras
demandas laborales acordes a sus deseos. Su rendimiento no será el esperado, el
entrevistador erró su cometido.
El rol del entrevistador debe centrarse en los objetivos de la posición y de los

resultados significativos que fueron previstos tanto para el empleado como para la
organización. Pone a prueba su capacidad para discernimiento en la escucha
objetiva, sea ésta verbal o gestual o llena de silencios.
Cuatro tipos de entrevistas:
Selección de personal: Responsabilidad de marcar como positivo a un postulante

para pasar a la categoría de candidato al puesto de trabajo.
Entrevista de ingreso: Establecer la puesta en marcha del contrato psicológico.
Evaluación de desempeño: Enunciar aciertos y defectos del empleado y tener la

capacidad para establecer feedback capaz de neutralizar efectos negativos y
motivar para lograr objetivos esperados.
Entrevista de desvinculación: marcar con pruebas evidentes una decisión de

organización.
Una entrevista es eficaz si logra el objetivo de comunicar mutua información sobre

el tema invocado, dentro de un período de tiempo razonable.
Objetivos:
* Determinar las calificaciones del entrevistado en lo profesional
* Determinar aptitud/actitud del entrevistado para desempeñarse en la tarea
Preparación del entrevistador:

* Conducción de la entrevista
* La técnica de escuchar
* La técnica de interpretar en el momento
* La técnica de evaluar a posteriori
La conducción de la entrevista:
* Las tareas específicas del puesto
* Responsabilidades del cargo
* Esclarecer el tipo de persona más adecuada
* Informar a quiénes deberá reportar
* Salario, horarios y lugar de trabajo
* Preguntas sobre CV poco claras
* Objetivos de la entrevista
4.4.2 TÉCNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA.

Las técnicas que debe desarrollar un entrevistador deben tender como máximo ideal
a predecir, no sólo a describir y justificar
Escuchar es un arte; es necesario un autoanálisis para saber cuáles son nuestros

filtros, conocer los prejuicios, creencias y actitudes que influyen en nuestra
percepción.
El 30% para hablar y el 70% para escuchar, haciendo preguntas referidas al trabajo,
sobre aptitudes y actitudes.
A todos los postulantes se deben preguntar las 2, 3 o 5 preguntas clave que juzga
esenciales para luego poder discernir en igualdad de condiciones.
Dejar unos minutos finales para que el entrevistado pueda agregar algo
Se deben entrevistar tantos candidatos como se requieran para asegurar el éxito
duradero del vínculo entre la empresa y la carrera del postulante.
Se deben realizar tantas entrevistas como se requieran para la toma de una decisión
objetiva.
Clasificación de entrevistas:
Cerradas: Preguntas de respuestas del tipo si/no. Se utilizan cuando se privilegia

cuantitativamente la economía de tiempo y recursos. Por ej.: la selección masiva de
personal.
Pautadas: Entrevista donde se focalizan los objetivos que se ha propuesto el

entrevistador marcando los temas a tratar según un plan de entrevista. Es
aconsejable cuando queremos obtener información cualitativa que permite
profundizar puntos oscuros o dudosos.
Abierta: Es usual en la práctica psicológica clínica o en cualquier otro ámbito donde

lo que se intenta es que el entrevistado elija libremente qué y cómo va a decir.
Modalidad que insume mucho tiempo y poca participación del entrevistador, quien
escucha siguiendo al entrevistado.
Clasificación según cantidad de participantes:
Individuales: Participan entrevistador y entrevistado
Grupales: Participan más de un entrevistador o más de un entrevistado. Permiten

comparar diferentes estilos.
Pasos de la entrevista:
Preparación: Planificación de temas a tratar teniendo la mayor información del

entrevistado. Se decide la estrategia y se organizan las preguntas.
Apertura: Momento en que se recibe al entrevistado y se anticipa qué temas se

tratarán, duración y dinámica. Así se reduce la ansiedad.
Desarrollo: Se abordarán temas de interés de acuerdo a los objetivos procurando
preguntas claras, concisas. La escucha es un arte que permite tomar el tiempo
necesario antes de pasar de un tema al otro.
Devolución: Consideraciones preliminares y puntos de vista, que el entrevistado

recibe con respecto a su actuación. Esto baja ansiedades y evita la generación de
expectativas infundadas. Un entrevistador debe poseer la idoneidad para poder
neutralizar, minimizar, ansiedad, angustia y expectativas que trae todo sujeto
convocado y que concurre porque es algo que desea, más en el caso de selección
de personal, evaluaciones técnicas o promociones. En el caso de evaluación de
desempeño y desvinculación la devolución es imprescindible.
Cierre: Se despide al entrevistado y se le informa los pasos a seguir
Evaluación: Se plasma el resultado de la entrevista. Nuestras consideraciones, las

que incluyen dudas, afirmaciones y puntos negativos del entrevistado.
4.4.3 PLANEACIÓN Y CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS.

Preparación de la entrevista:
La preparación es fundamental para lograr el objetivo. Se debe recordar las normas

básicas de cortesía y consecuencias legales que pudieran derivarse de este trabajo.
Preparar una estrategia a través de la lectura del CV, se debe contar con los
antecedentes del empleado en la desvinculación como en la evaluación de
desempeño.
Se debe realizar en privado, el entrevistado debe abrirse al entrevistador quien debe

propiciar su apertura y espontaneidad. Se debe sentir cómodo ya así mostrar su
verdadero perfil y que piense menos en las consecuencias negativas que puedan
tener sus comentarios acerca de sí mismo.
El entrevistado debe sentirse cómodo, las técnicas son variadas y depende del
entrevistador. Es aconsejable invitar al entrevistado a que se exprese con total
libertad desde el inicio de la entrevista. Hay que dejarlo hablar, sin intervenciones
demasiado largas. Tomarse el tiempo necesario para reflexionar sobre la persona,
evaluar la información e interpretar los hechos.
Errores en la entrevista:
El más habitual es hablar demasiado lo cual imposibilita recabar los datos

necesarios para tomar una decisión lógica y objetiva.
Algunos toman una actitud parca, creando incomodidad, aumentando la ansiedad y

provocando pérdida de información valiosa.
Tratar al postulante como a un nombre en una ficha es deshumanizarlo lo que

provocará reticencias.
Es importante aportar una pizca de intuición sin confundirlo con juicio apresurado.
El entrevistador debe poder predecir con razonable procesión el futuro desempeño

del postulante y tomar registro de su impresión como dato.
Cuidado con prejuicios y estereotipos que afloran de manera inconsciente.
Efecto de halo consiste en la tendencia natural de juzgar por inferencia las

contestaciones que el postulante da a preguntas no directas y expresamente
formuladas por el entrevistador y a las que éste confiere una carga subjetiva fuerte.
Esto puede llevar a desear a alguien en un puesto cuando quizás no sea la mejor
elección.
No conviene hacer:
* Preguntas de respuestas si/no – Mejor preguntas abiertas
* Preguntas de respuesta breve
* Preguntas sugerentes que den por seguro la respuesta
* Preguntas frontales
* Preguntas capciosas
4.5 CONDUCCIÓN EFECTIVA DE JUNTAS
Cuántas veces hemos llevado a cabo juntas de trabajo en las que el común
denominador es pérdida de tiempo y falta de solución del problema a tratar. Una
junta de trabajo es una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un
objetivo común, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de
trabajo pueden llevarse a cabo para solucionar algún problema, revisar resultados,
darle seguimiento a planes anteriores o generar algún nuevo plan.
“Vamos a la junta semanal, ¡otra vez!, ¿Tú sabes para que vaya a ser? Sólo es para
perder el tiempo, ya que nunca llegamos a nada” ¿Le suena conocida la historia?
Muchas juntas de trabajo son altamente improductivas porque los que acuden a
ellas adolecen de cuatro factores indispensables para que se de una buena junta
de trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo
común, un moderador/facilitador y una conclusión con su minuta.
El antecedente es la invitación, o la minuta de anterior junta, de tal manera que el

participante sepa que pasó antes de la reunión. El objetivo es la razón por la que se
está realizando la junta y cuál será el parámetro para medir si la junta terminó y para
evaluarla. Durante el desarrollo de la reunión, deberá haber una persona que facilite
dicha junta. Facilitar significa hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo
propuesto. Finalmente la conclusión es el resumen dónde se comenta lo que se hizo
en la junta, y cuál será el siguiente paso. Junto con la conclusión deberá elaborarse
una minuta para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante la reunión.
El facilitador es la personalidad central de una junta de trabajo, a continuación

describo algunas sugerencias para mejorar el desempeño del mismo. También
incluyo una guía para detectar los diferentes tipos de participantes en las juntas.
El factor más importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas.
Cada día la tendencia es hacer las juntas más interactivas, de tal modo que quienes
acuden a ellas, puedan tener un mayor provecho de la interacción con el expositor.
Anteriormente las juntas eran para oír que decía el jefe, pero ahora, además de oír
la opinión de jefe, él también escucha la de nosotros.
Para que los participantes a una junta puedan llegar al objetivo propuesto, deberán
estar en un ambiente cálido y a su gusto.
Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deberá ayudar

a que el grupo supere los siguientes estereotipos:
* Vaciladores: divagaciones, bromas, pérdida de tiempo improductivamente.

Comprende a las personas que constantemente están hablando de otra cosa: futbol,
el huracán o la última versión del software. Son los típicos que opinan sólo para
contar chistes, relacionados o no al tema de la junta.
* Despóticos: no aceptan ideas, usan su poder para opacar opiniones, no comparten

con los demás. Es el típico “jefe” que regaña al ayudante: “¡cómo crees!” “¡eso está
mal, a quién se le ocurre!” “¡de plano, sólo a ti se ocurre eso, ¿qué no piensas?!”
* Dominantes: Hacen menos a los demás, acaparan el tiempo, imponen sus ideas.
Usan frases como: “¡estoy seguro de lo que les estoy diciendo!” “¡Lo he probado
miles de veces! ¿Crees que no se?
* Reacios: están callados, se conforman con todo lo que pasa, no opinan. Sólo
mueven la cabeza esporádicamente aseverando o negando, pero nunca hablan.
Este tipo de participantes, es muy común que al salir de la junta se quejen de todo
y exterioricen todos los errores que detectaron en la junta. Están en un rincón,
callados.
* Apresurados: Tienen urgencia de terminar, apresuran las presentaciones, cierran

las sesiones de preguntas. Constantemente comentan: “bueno, pues con esto
terminamos”
* Sordos: No atienden más que a sus opiniones, no escuchan al moderador.
* Desviadores: sacan al grupo del tema, mueven la conversación a otro tema.
* Rivales: exteriorizan conflictos anteriores, usan el foro para aclarar problemas

anteriores.
El facilitador deberá identificar rápidamente a los participantes con estas
características, para poder contrarrestarlas y así interaccionar con todos ellos en la
junta.
Las siguientes sugerencias pueden ayudarle a manejar a los participantes de cada

tipo:
* Vaciladores: hacerles preguntas directas.
* Despóticos: hacerles preguntas directas sobre su opinión, reconocer cuando

tienen un acierto.
* Dominantes: hacerles preguntas con respuesta negativa como: ¿entonces usted

lo que dice es que…? Es importante para este tipo de preguntas conozcamos que
la respuesta va a ser negativa, de tal modo que el participante acepte decir no.
* Reacios: hacerles preguntas dicotómicas (SI/NO), para que se vayan integrando.

Al participar reconocer dicha participación ante el grupo: ¡muy bien!, ¡excelente
opinión!
* Apresurados: Identificar algún tema de interés relacionado con la presentación e

involucrarlos. Preguntarles: ¿de qué forma se relaciona este tema con su área de
competencia?, ¿nos podría platicar un poco más de…?
* Sordos: Realizar preguntas guiadas: “¿verdad que es mejor?… ¿está usted de

acuerdo que…?”, reconocer las intervenciones que tengan.
* Desviadores: Hacer preguntas de regreso a tema como: “¿de que forma se

relaciona su comentario con…? ¿Podríamos utilizar lo que usted comenta para…?”.
* Rivales: Evitar que se confronten, desviando las preguntas directas de un rival a

otro, contestándolas usted mismo, o invitando a otro participante a opinar. Usar
frases como: “un momento, de lo que usted acaba de comentar me gustaría conocer
la opinión de…”
Definitivamente el manejo de participantes difíciles no es fácil, pero de esto depende

que la junta de trabajo pueda ser altamente efectiva, y no se vea opacada por
participantes atípicos y apáticos. Estos puntos que se mencionaron deberán
practicarse, tanto la identificación del tipo de participante como el manejo del mismo.
La repetición y práctica de los anteriores puntos harán que se desarrolle en ustedes

una habilidad para manejo de grupos y conducción de reuniones de trabajo.
4.5.1 QUE ES UNA JUNTA

Una junta es el acto de reunir o congregar a un número determinado de personas
para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos. Una junta se
sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Hay que definir de
forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunión y hay que hacer una
correcta preparación de los temas. Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y
prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida
de lo posible, la improvisación.
Dirigir una junta, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se
exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la
formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre
todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos
aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos
rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.
4.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA

Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de trabajo
en un grupo de autoayuda. Se suele variar el tipo de reunión conforme a las
necesidades de cada situación. Aunque es común tener varias formas de trabajo,
frecuentemente hay una que se aplica en la mayoría de los casos.
En algunos grupos el formato más usado es flexible y abierto. En otros, lo normal

puede ser la junta de estudio, llevada con base en una lectura hecha entre todos.
Se genera así una situación que permite a cada uno compartir distintas experiencias
personales. La forma de trabajo que se aplica define el tipo de trabajo a realizar, la
manera de tratar los temas e inclusive la manera de sentarse. Sin embargo, es poco
frecuente que el plan de junta se especifique por escrito. Generalmente se establece
cada tipo de junta como parte de los usos y costumbres aprendidos con la
participación.
En algunos casos puede ser que en los últimos minutos de la que termina se prepare
la junta siguiente. En otros casos se llega a planear con anticipación el trabajo de
varias semanas o meses, por ejemplo usando propuestas hechas primero por un
comité y luego acordadas por todos.
Mucho se ha hablado sobre cómo realizar juntas de trabajo efectivas. En realidad

es muy sencillo poder llevarlas a cabo, sólo debemos de tomar en consideración
algunos puntos. Que a continuación se describen:
Prepara la agenda de la junta por escrito: Especifica claramente lugar, fecha, hora
de inicio y término de la junta, así como las personas que tomaran parte en la junta
de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión, los tiempos
asignados para cada tema, el objetivo o propósito de la junta. Bastará con un par
de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para
todos.
En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo,

ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto
con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas
a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan.
Envía una copia de la agenda, ya sea por vía correo electrónico, fax o copia
fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión.
Cerciórate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias más a la junta de
trabajo, debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su
agenda.
Empieza y termina la junta a la hora pactada: Por respeto a las personas que
llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo,
para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo, como
podrían ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio
de tiempo a que todas las personas lleguen.
Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema, así como la hora de
finalización de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus
tiempos.
Repasa la agenda con el grupo: Mediante una breve introducción repasa con el
grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, así como los objetivos o
propósito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los miembros
tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren
en la misma sintonía.
Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la
sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda, así como con los tiempos
previamente establecidos. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un
tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a
consideración de la persona responsable o líder de la junta. Debido a que un tema
puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión.
Evita las desviaciones: Es muy común que durante las juntas de trabajo, las
personas se desvíen con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al
objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atención a los
comentarios de los participantes e intervenir rápidamente, para evitar así una mayor
desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Si durante la realización
de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza
algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión.
Diversifica la participación: Permite que todas las personas asistentes participen y

colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las
ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona monopolice la
conversación. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignación de un
orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas.
Resume los temas tratados: Una vez que todos los temas de la junta sean
abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques
claramente, que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las
acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta, en
donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas,
ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores, y
enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente. Para poder dar
seguimiento a los temas tratados.
4.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA

PREPARARSE PARA UNA JUNTA
1. Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr
si es que tienen una junta.
2. Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas
juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo
haber sido la mejor opción.
3. Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir
cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta.
4. Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la

junta.
5. Crear una agenda que está muy bien programada.
6. Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo
de planear y se preparen para la junta.
7. Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada

educación en un tema.
8. Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y

divertida… hacer que los vecinos estén entretenidos.
EMPEZAR LA JUNTA
1. Comunicar el propósito y el resultado deseado para todos los participantes.
2. Aclarar el tipo de participación e interacción deseada.

3. Poner las reglas: cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que
es lo que se espera.
4. Demostrar que sus ideas, opiniones, y preguntas tienen valor.
ASIGNAR ALGUIEN QUE TOME NOTAS
1. Quien atendió.
2. Cuáles fueron los problemas que se discutieron.
3. Decisiones que se tomaron.
4. Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara
y que es lo que exactamente se necesita.
CONDUCIR LA JUNTA
1. Tomar el tiempo y escuchar historias.
2. Aclarar y parafrasear ideas.
3. Preguntar por diferentes puntos de vista.
4. Usar técnicas juntando ideas.
5. Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse.
6. Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado para
después discutirlas.
7. Asignar los siguientes pasos durante la junta.
MANTENER LA JUNTA ENFOCADA
1. Apuntar información y datos de la junta. Asegurarse que todos sean escuchados.
2. Dejar que la gente entienda el contenido. Usted guié el proceso.
3. Reconocer y reinformar contribuciones constructivas.
4. Usar la agenda para mantenerse en el mismo tema.

5. Varié el Paso: rápido, despacio y tomar descansos.
6. De vez en cuando resuma los puntos más importantes y pregunten si están de

acuerdo.
7. Ayudar al grupo que alcancé conclusiones.
CONCLUSIÓN:
La comunicación, antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica
disponibilidad generosa para compartir, es decir para dar y recibir. Sin embargo,
ésta no es fácil; es un arte que se debe practicar continuamente para desarrollarlo
en toda su plenitud y poder así obtener el mejor provecho de él. Nosotros como
seres humanos necesitamos practicar al máximo y mejorar cada día la calidad de
nuestra comunicación. Y hablamos de calidad cuando nos referimos a que estamos
llamados a compartir con las otras personas no solamente las cosas que hacemos
durante el día y lo que hemos aprendido, sino ir más al fondo de nosotros mismos.
El que verdaderamente quiere comunicarse sabe escuchar, inclusive el silencio,
porque éste también forma parte de la comunicación. Un oído abierto es el único
signo fidedigno de un corazón abierto. Y escuchar constituye el noventa por ciento
de una buena comunicación, porque todos necesitamos desesperadamente que se
nos escuche. Ésta también constituye un elemento fundamental en toda la vida
social. Si se la suprime en un grupo, éste dejará de existir como tal.
BIBLIOGRAFÍA
clubensayos. (08 de 05 de 2017). Obtenido de https://www.clubensayos.com/Temas-
Variados/Habilidades-Directivas-2-Unidad-5/403053.html
documents. (08 de 05 de 2017). Obtenido de http://documents.mx/documents/habilidades-

directivas-ii-unidad-5.html
gestiopolis. (09 de 05 de 2017). Obtenido de www.gestiopolis.com

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ÍNDICE

También tenemos que la comunicación efectiva es "Explorar las condiciones que

Los seres humanos estamos inmersos en la comunicación como peces en el agua,

A través de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos

Solo conociendo y practicando los principios de una comunicación efectiva

4.2 CONCEPTO IMAGEN DIRECTIVA.

Para tener una imagen directiva se necesita:

2) El tono de las palabras.

4) Lo que entusiasma al cliente.

5) Los apoyos visuales.

DIRECTIVA: La directiva es un medio de comunicación muy importante, su uso y

Un protocolo es el conjunto de normas para comunicarse dos o más entidades

LOS ELEMENTOS QUE DEFINEN UN PROTOCOLO SON:

- Sintaxis: formato, codificación y niveles de señal de datos.

- Semántica: información de control y gestión de errores.

- Temporización: coordinación entre la velocidad y orden secuencial de las señales.

LAS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES DE UN PROTOCOLO SON:

- Normalizado/no normalizado: los no normalizados son aquellos creados

4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS.

Al prepararse para una presentación oral de un trabajo, debe considerar una

2.-Aproveche el equipo audiovisual disponible en su presentación. Este consiste en

5.-En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la información en láminas y/o

9.-Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta práctica crea un

1. Los resúmenes deben ser informativos, es decir, no deben fundamentarse en la

5. El texto debe escribirse en un solo párrafo, sin dejar sangría al inicio.

6. Formato: márgenes de página convencionales (3 cm superior e izquierdo, 2 cm

ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA

Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que

Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor,

Seleccionar texto e imagen. Utilizar la creatividad.

Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía.

La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste, debe

Simplificar, volver a editarla

Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación.

Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato.

Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer.

Como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos.

Una presentación muy cargada distrae a la audiencia

Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con

No se puede olvidar su primera y mas útil herramienta audiovisual: ¡uno mismo!.

Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia.

Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que

TECNOLOGÍA PARA UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA

La herramienta tecnológica idónea para apoyar presentaciones es el Power Point.

Existen otro software como: Los procesadores de textos gráficos.,

Procesador de palabras Word, Publisher aplication, Excel, Flash, otras herramientas

Seis pasos para lograr una presentación efectiva

2. Sea informativo, No abrumador

3. Prepare una visión general de la presentación

4. Prepárese para su presentación como si usted fuera un actor.

5. Párese y haga su presentación de manera clara y comprensible

1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).

2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir

3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes

5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).

7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios

8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse alas

4.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA.

Generalmente se habla de asimetría de la entrevista que existe pero de forma

La función de la entrevista no pasa por la ilusión de un supuesto poder sino por el