UNIVERSITAS VALENTINA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

ANIMA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ET
CATEDRA EN PRESUPUESTO DE EMPRESAS

GUIA DE APRENDIZAJE Nº. 01

BASES TEORICAS

PROF: JULIÁN GUTIÉRREZ MORA

 San Diego, septiembre de 2.005

1- ORIGEN DE LA PALABRA PRESUPUESTO

Se deriva del verbo presuponer que significa; dar por sentado una cosa. Se acepta
también que presuponer es; formar anticipadamente el conjunto de los gastos e
ingresos de un negocio cualquiera.

2- CONCEPTOS VARIOS
 Es una representación en términos cuantitativos de las actividades a realizar
por una organización, para alcanzar determinadas metas y sirve como
instrumento de planificación, coordinación y control.

 Es la realización de cálculos anticipados de gastos de trabajo a efectuarse y de

ingresos según una planificación de gestión financiera a llevarse a cabo y así
alcanzar una meta propuesta a través de la coordinación efectiva y efectiva de
los recursos.

 Es una planificación operativa anual y detallada del negocio donde se estiman

los ingresos y gastos de la organización y se planifican las utilidades y
rentabilidad esperadas.

 Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores

y términos financieros que deben cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.

 Es un plan que se estructura en términos de gastos específicos para propósitos

específicos; se usa tanto para la planeación como para el control.

 Es la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan; un

proyecto o una estrategia.
3- EVOLUCIÓN HISTÓRICA
La planificación presupuestaria se remonta a los años 20 y a la General Motors
Corporatión. Sus programas se desarrollaron por líneas de productos, tipos de
precios y categorías de vehículos. La planificación presupuestaria hasta 5 años en
los años próximos.

Otras empresas que desarrollaron esta práctica fueron la Bell Laboratories en

1.920 y la Ford Motors Company bajo la presidencia de Robert McNamara en los
50.

El gobierno de los Estados Unidos inicio la utilización de esta herramienta

administrativa durante la II Guerra Mundial cuando formo la Comisión nacional
Asesora de la Defensa, con la finalidad de conocer y distribuir sistemáticamente los
vastos recursos del Ministerio de la Defensa. La Nasa inicio su uso en 1.959 y es
solo en 1.965 cuando se extendió esta práctica gerencial a todas las instancias de
gobierno desde la perspectiva del año fiscal hasta una evaluación a largo plazo que
incluso llega a 10 y 20 años.

4- IMPORTANCIA
 Mejora la coordinación, cooperación y comunicación en la organización.
 Facilita la toma de decisiones para cada producto, fase y nivel (investigación,
ingeniería, producción, mercadotecnia, personal y finanzas).
 Tiene un impacto directo sobre las utilidades de la empresa.
 Proporciona un panorama integrado de las operaciones de la empresa como un
todo.
 Es una herramienta de medición, control de resultados y determinación de
recompensas.
 Mejora las operaciones internas y eleva la rentabilidad.
 Determina el plan corporativo a largo plazo.
 Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa
y las coloca en dirección hacia lo que realmente se busca.
 Estimula la correcta utilización del capital de trabajo y los demás recursos de la
empresa.

5- VENTAJAS
 Reduce los costos operacionales.
 Disminuye los desperdicios de materiales y la mano de obra ociosa.
 Ayuda a minimizar los riesgos en las operaciones.
 Permite conocer la capacidad administrativa de los ejecutivos.
 Facilita la delegación de autoridad y la asignación de responsabilidades.
 Permite mantener el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.

6- SISTEMA PRESUPUESTARIO Y EL PLAN OPERATIVO DE NEGOCIOS

El Sistema Presupuestario, es el conjunto de presupuestos que conforman el Plan
Operativo Anual del Negocio (POAN). Definiendo el POAN, como un documento
formal elaborado por escrito que sigue un proceso lógico, progresivo, realista,
coherente y orientado a la acción, en el que se incluyen en detalle las acciones
futuras que habrán de ejecutar todo el personal de la empresa (utilización de los
recursos que disponga la organización), para procurar el logro de determinados
resultados y que al mismo tiempo se establezcan los mecanismos que permitan
controlar dicho logro.

7- LIMITACIONES DEL SISTEMA PRESUPUESTARIO

 Están basados en estimaciones donde se utilizan herramientas estadísticas con

algunos márgenes de error.
 Debe ser revisado y adaptado permanentemente en función de los cambios que
puedan afectarlos.
 Es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización.
 No son automáticos, se requiere de un esfuerzo constante e intenso para su
realización.
 No sustituyen a la administración, se considera como una herramienta de
ayuda al proceso directivo.
 No es estático, debe ser dinámico para que reflejen los cambios que se operan
en la realidad.

8- FRACASOS PRESUPUESTARIOS

 Incapacidad de la dirección.
 Falta de respaldo.
 Incapacidad de entendimiento del objetivo.
 Excesivo compromiso (Presupuesto supera al juicio).
 Evaluación inadecuada.
 Ejecución sin medida.
 Desajustes sin ajustes.
 Responsabilidad administrativa no definida.
 Fallas en la comunicación
9- FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
 Herramienta analítica, precisa y oportuna.
 Capacidad para predecir el desempeño.
 Soporte para la asignación de recursos.
 Capacidad para controlar el desempeño real y en curso (Control Presupuestario).
 Advertencia de las desviaciones respecto de los pronósticos.
 Indicio anticipado de las oportunidades o de riesgos.
 Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
 Concepción comprensible que conduzca a un consenso y respaldo del presupuesto.
 Desempeña tanto roles preventivos como correctivos dentro de la empresa.

10-DURACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

- Periódicos: Suelen ser de un año y son apropiados para empresas sólidas con trayectoria definida
en el ámbito de los negocios. Se formulan durante el último trimestre del periodo utilizándolo como
año base para el próximo ejercicio.
- Continuos: Periodo menor de un año, por lo general se usa en empresas nuevas o cuyas gestiones
presentan notorios cambios, pueden ser mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales..., donde
termina cada periodo se hacen las revisiones y ajustes necesarios para los periodos siguientes.

11-PRESUPUESTO PRIVADO vs. PRESUPUESTO PÚBLICO

PRESUPUESTO PRIVADO PRESUPUESTO PÚBLICO

- Estima primero los ingresos y después los gastos. - Establece primero sus gastos y luego ajusta los ingresos.
- Es más dinámico y flexible. - Es estándar y rígido.
- Tiene fin de lucro. - Sin fines de lucro, su fin es social, político o económico.
- Sus ingresos provienen de las ventas. - Sus ingresos dependen de la recaudación vía impositiva.

12-RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO

Los Jefes o Gerentes de los distintos departamentos señalan dentro de ciertas condiciones el
volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar al Jefe o Gerente de Presupuesto,
quien dependerá de la información que le brinden los responsables de cada unidad.
13- CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
- Presupuesto de Operaciones:
1- Presupuesto General de Ventas:

a- Presupuesto de Ventas.

b- Presupuesto de Gastos de Ventas y distribución.

c- Presupuesto de Publicidad.

2- Presupuesto de Producción:

a- Presupuesto de Producción e Inventario.

b- Presupuesto de Materiales.

c- Presupuesto de Compras.

d- Presupuesto de Mano de Obra.

e- Presupuesto de Gastos de Fabricación (Carga Fabril).

3- Presupuesto de Gastos de Administración.

- Presupuesto Financiero:
1- Presupuesto de Ingreso.

2- Presupuesto de Tesorería o Caja (Efectivo).

3- Presupuesto de Fondo o de Capital.

4- Presupuesto de Inversiones.

- Estados Financieros Presupuestados:

1- Estado de Ganancias y Pérdidas Presupuestado.

2- Balance General Presupuestado.

 3- Flujo de Caja Proyectado.

14- FASES PARA LA FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA

A- El presupuesto comienza a prepararse varios meses antes de la terminación
del ejercicio en curso (4to. Trimestre del año), estos presupuestos se
definen como Presupuestos Preliminares.
B- Revisión de estos presupuestos mediante un análisis de los factores
limitantes de la gestión.
C- Del paso anterior puede ocurrir:
- Aprobación total.
- Aprobación parcial sujeta a corrección.
- Revisión y ajuste total.
D- Revisión y ajuste recomendado.
E- Aprobación total del presupuesto para el próximo período.

15- CONFLICTOS EN LA REVISIÓN

 Incertidumbre acerca de los acontecimientos futuros.
 Interpretaciones diferentes de la información disponible.
 Diferentes metas personales de los principales directivos.
 Caracteres de los principales directivos.
 Dificultad para enfrentarse abiertamente con las diferencias y opiniones y
estilos para resolverlos.

16-EL PRESUPUESTO Y LA PLANIFICACIÓN

El presupuesto sirve de instrumento para la planificación, y esta no es más que la
selección y organización de las acciones futuras que deberán ejecutar las personas
que trabajan en la empresa, considerando los recursos que se estiman estarán
disponibles y se estructurarán armónicamente con miras al logro de determinados
resultados, previendo el establecimiento de los mecanismos que permitan el
control del cumplimiento de los mismos.
Es evidente la íntima relación entre la planificación y el presupuesto, no es raro
encontrar que se utilicen indistintamente términos como; presupuesto, plan anual,
plan anual de la empresa y plan de negocios. El presupuesto es el resultado de
algún tipo de plan o esta basado en él, pocas empresas pueden operar sin alguna
forma de presupuesto, la única posibilidad imaginable es la de una empresa de
lento crecimiento que opere en un ámbito benigno sin competencia, lo cual resulta
muy poco probable.
17-TIPOS DE PLANES

a- A corto plazo.
1- Según el tiempo: b- A largo plazo.

2- Según las áreas funcionales:
a. Plan de
Producción.
b. Plan de Ventas.
c. Plan Financiero.
d. Plan de Personal.

a- Plan de Nacional.
3- Según la cobertura geográfica: b- Plan de Estadal.
c- Plan Municipal.
d- Plan de Regional.

a- Planes Estratégicos.
(Objetivos, políticas, metas...).
4- Según su naturaleza: b- Planes Operativos.
(Programas, proyectos,
presupuestos, procedimientos,
18. RELACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN

Metas y objetivos
Metas y objetivos
corporativos
corporativos

Plan corporativo a
largo plazo.

Pronóstico de Ventas
a largo plazo.

Estrategia de la
variedad de
productos.

Pronóstico de ventas
a corto plazo.

Normas Manufactura: Políticas de Políticas Investigación Políticas de Control

Presupuesto Producción. Mercadotecnia: y Administración Gral. Financiero:
Presupuesto Materiales. Presupuesto Presupuesto Investigación. Presupuesto Productos.
Presupuesto Personal. Publicidad. Presupuesto Personal Presupuesto Sucursales.
Presupuesto Gastos. Presupuesto Ventas. Ejecutivo. Presupuestos
Presupuesto Capital. Regionales.

Estados Financieros
Presupuestados:
Flujo de Efectivo Presupuestado.
Estado de Resultados Presupuestado.
Balance General Proyectado.
19- ASPECTOS QUE AFECTAN LA PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

1- Aspectos de las Empresas:

a- Futuro del Sistema mercantil:

- ¿Qué tanto (si acaso) va a cambiar la autoridad y la disciplina en contra
del consenso y la burocracia?.
- Supervivencia.
b- Relaciones Gobierno - Empresa:
- Consecuencia de las tendencias políticas para la empresa.
- Problemas públicos con soluciones del sector privado.
- Combinaciones Gobierno – Empresa.
c- Autoridad Empresarial:
- Responsabilidad.
- Toma de decisiones.

2- Aspectos Económicos Nacionales e Internacionales:

a- Interdependencia económica.
- Conflictos este – oeste/ norte – sur.
- Sistema monetario internacional.
- Papel de las empresas multinacionales.

b- Inflación.
c- Energéticos.
d- Problema mundial de alimentos.
e- Crecimiento económico.

3- Aspectos políticos.

4- Aspectos políticos.

5- Aspectos culturales/demográficos.

6- Aspectos tecnológicos.

7- Aspectos de salud y recursos humanos.

8- Reconocimiento de los límites de los recursos mundiales.

20-EL PRESUPUESTO Y LA GERENCIA
El presupuesto es el resultado del proceso gerencial, que consiste en establecer
objetivos, estrategias y planes, encontrándose vinculado con la planificación
financiera. Por lo tanto el presupuesto puede considerarse una parte importante
del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar, más específicamente
como parte de un sistema total de administración que incluye:
 Formulación y puesta en práctica de estrategias.
 Sistemas de planificación.
 Sistemas presupuestarios.
 Organización.
 Sistemas de producción y mercadotecnia.
 Sistemas de información y control.
En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente
definidos y a menudo se entrelazan en mayor o menor grado. En empresas
pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los
presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete
limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y
gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio
es un factor crítico.

21- ACTITUDES GERENCIALES

Las actitudes gerenciales influyen directamente en los procesos de formulación,
revisión y control presupuestario. Estas actitudes pueden variar, según las
responsabilidades, los intereses y la estructura de la empresa. Las principales
actitudes contrastantes entre los directores generales y el resto son:

Directores Generales Otros responsables

- Ven un negocio (Personas, productos, mercados). - Ven un sistema administrativo al cual la empresa
debe conformarse.
- Ven la necesidad de flexibilidad (Contingencias no - ven la necesidad de un rendimiento cuantitativo y de
cuantitativas, supervivencia). resultados para medir avances.
- Buscan varias opiniones, utilizan su intuición. - Favorecen un enfoque racional (Identificación del
problema y métodos para su resolución).
- Tienen un horizonte de tiempo, que varia de corto a - Tienen horizontes de tiempo definido: año fiscal.
muy largo.
- Ven a los competidores como adversarios específicos. - Ven a los competidores como una parte generalizada
del ámbito del negocio.
- Prevén que la información puede ser incierta; saben - Favorecen la reducción de la incertidumbre mediante
que no pueden eliminar toda la incertidumbre. la limitación de las áreas de interés.
- Ven la necesidad de empuje y liderazgo. - Prefieren el status quo.
- Están concesiones de una amplia gama de arreglos y - Limitan el numero de arreglos y concesiones.
 concesiones.
- Poseen un compromiso de desempeño con todos los - Poseen un compromiso de desempeño con un sector
sectores del negocio. específico del negocio.
22- FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y EL PRESUPUESTO
La confección del presupuesto solo es un instrumento a disposición de la dirección
para mejorar la toma de decisiones y lograr resultados favorables. La formulación
de una estrategia sólida es un requisito necesario para la Implementación y
confección de presupuestos eficaces lo cual requiere de un análisis minucioso del
entorno, competidores, clientes, la empresa y los negocios de esta.

Una estrategia distingue a la empresa por la vía de sus ventajas comparativas y es

una condición necesaria para el éxito; el desarrollo de una estrategia sólida, pero
sin una Implementación eficaz, es igual de ineficaz que no elaborar ninguna
estrategia. La Implementación requiere una detallada comprensión, diseño y
utilización de los recursos (humanos, estructura, cultura organizacional y procesos
de dirección). Es evidente que su coordinación es conjunta y como tal debe ser
considerado, tal como se refleja en la gráfica siguiente:

ESTRATEGIA/IMPLANTACIÓN/PRESUPUESTO

Definición Empresa RR.HH

Implementació
Entorno Clientes
n
Dirección Cultura
Estrategi
a
CompetidorUno mismo
Organización
Ventajas Comparativas

Toma de
Decisiones

Resultados
23- LA VISIÓN ESTRATEGICA Y EL PRESUPUESTO

La Visión estratégica es la gran fuerza impulsora que integra todas las decisiones a
nivel operativo y responde a los elementos principales.

La Visión define una dirección estratégica

enfocada.

Debe ser traducida en planes y presupuestos

operativos por segmento de negocio.

La alta gerencia debe asegurar que la estrategia

se implemente efectivamente y sea revisada.
continuamente.

24- EL CONTROL PRESUPUESTARIO

Es un procedimiento continuo de observación que revisa y evalúa los resultados
con referencia a los estándares previamente establecidos. El control adecuado de
la relación entre los ingresos y los costos proporciona una estructura general de
referencia a fin de coadyuvar a los patrones de rentabilidad que se han fijado
como metas.

25- PROCESO BÁSICO DE CONTROL

Estándares, objetivos, normas, etc.

Proceso u operación. Detección de la

desviación.
 Proceso de corrección.
26- EL PROCESO PRESUPUESTARIO Y EL CONTROL

El proceso presupuestario proporciona un análisis detallado en relación al control

de ingresos y costos, este proceso visto como un sistema se inicia con
una serie de estándares de resultados o metas. Dichas metas
constituyen, en efecto, el plan financiero de la empresa. Las cifras
presupuestadas se comparan con los resultados reales; esta es la fase de
control del sistema presupuestario, y constituye un paso crítico en las
compañías bien administradas.

A medida que las empresas crecen también deben descentralizar sus operaciones
en cierto grado, requiriendo en consecuencia centralizar el control
presupuestario para asegurar el logro de las metas previstas.

27- OBJETIVOS DEL CONTROL

 Contribuir al proceso de planificación de las utilidades.
 Proporcionar a la administración la base para entender las operaciones de la
empresa con relación a la situación general.
 Permitir que la empresa reacciones rápidamente a los acontecimientos que se
desarrollan.
 Incrementar la habilidad de la empresa para lograr resultados efectivos.
 Establecer estándares realistas para el desarrollo de las operaciones de la
empresa.
 Minimizar los costos de operación y producción de la empresa.
 Detectar las desviaciones y sus responsables.

28- TÉCNICAS DE CONTROL

- Técnicas Tradicionales:
a- El Presupuesto.
b- Análisis del Punto de Equilibrio.
c- Auditoría Operacional.

- Técnicas Especiales:
a- Método PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas).
b- Sistemas de Información.
29- PRINCIPIOS DE CONTROL
1- Garantía del objetivo: Asegurar que los planes tengan éxito a través de la
identificación oportuna de las desviaciones respecto a los planes y correcciones
adecuadas.

2- Controles dirigidos hacia el futuro: Cuanto mas se basa un sistema de

control en información real, mayor serán las oportunidades de prevenir
situaciones favorables o no antes de que ocurran.

3- Responsabilidad de control: Cada administrador responsables de la

ejecución de los planes es responsable de su control.

4- Control directo: Cuanto mas clara sea la estructura de la organización y

mejor definida estén las funciones, mas fácil será identificar la responsabilidad
de la desviación y proceder a su corrección oportuna.

5- Adecuación organizacional: Cuanto mas adecuado este el presupuesto a

las necesidades reales de la organización, mayor será la garantía de logro en
las metas previstas.