CASO PRÁCTICO DD072

¨CASO PRACTICO DD072¨

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Presentado por:

HAROLD SANTOS AVILA

1
 CASO PRÁCTICO

CASO PRÁCTICO

A la organización le han llegado las siguientes propuestas:

 CA – Super Project
 Time Line
 Project Planner
 Project Kick Start
 Fast Track Schedule
 Microsoft Project

¿Cuál de las anteriores herramientas informáticas recomendaría y porque de la

decisión?

La empresa presenta una serie de necesidades en el desarrollo de sus

actividades a nivel operativo por lo cual se propone como herramienta útil a su
situación la CA – Super Project. Ya que cumple con los requerimientos que la
empresa necesita, teniendo en cuenta su fácil interacción con el usuario. Y a
su vez permite trabajar varios proyectos a la vez, con la capacidad de organizar
los recursos compartidos interrelacionando los distintos proyectos y presentar
gráficas, diagramas de Gantt, histogramas, cálculos totales entre todos los
proyectos.

También permite la confección de materiales gráficos tales como diagramas de

Gantt, Pert, relaciones costo/recursos, Este tipo de información permite ver si
estas están dentro del plazo, dentro del costo, control de los recursos, colabora
en el control del proyecto, si tiene desvíos, como recuperar, etc.

Para efectos de cierre de los proyectos el programa cuenta con una base de
datos que respalda la documentación creada, que sirve para comparar con
proyectos futuros. La compatibilidad con otros programas como Excel flexibiliza
el manejo de la información.

2
 CASO PRÁCTICO

Elabore una tabla comparativa entre las diferentes alternativas donde se

evalúen los siguientes criterios:
Utilice una escala de Likert para evaluar cada criterio

CA – Project Project Fast Microsoft

Time
Super Planner Kick Track Project
Criterios Line
Project Start Schedule
Excelente x
Bueno x x
Capacidad
Regular x x
Deficiente x
Medios para Excelente x x
documentación Bueno
y ayuda en Regular x
Línea Deficiente
Excelente x x
Facilidad en Bueno x x x x
uso Regular
Deficiente
Excelente x
Características Bueno x
disponibles Regular x x x
Deficiente x
Excelente x x
Integración con
Bueno x
otros
Regular x x
sistemas
Deficiente x
Excelente x x
Requisitos de Bueno x x x x
instalación Regular
Deficiente

Excelente x x
Bueno
Seguridad
Regular x x x
Deficiente x
Excelente x x
Características Bueno
de Internet Regular
Deficiente x x x x
Excelente x x x
Respaldo del Bueno x x
proveedor Regular
Deficiente x
TOTAL 27 5 22 10 11 15

3
 CASO PRÁCTICO

Realice un reconocimiento de las principales normas técnicas de calidad que la

empresa debería tener presente a la hora de evaluar un software en la gestión de
proyectos.

Las principales normas técnicas de calidad que una empresa debe tener en
cuenta al momento de evaluar un software son las ISO 20000, ISO 25000 y la ISO
27000.

La Norma ISO/IEC 20000 es la que tiene el objetivo de asegurar el planeamiento

y la implementación de los servicios de TI.

La Norma ISO/IEC 25000 es la que tiene el objetivo de marcar los lineamientos

de calidad del software además de evaluar el producto software.

La Norma ISO/IEC 27000 es la que tiene el objetivo de asegurar la gestión de la

calidad en lo que refiere seguridad de información, esto es importante para
controlar el flujo de información que se da en empresas con alto tráfico de
información.

Acorde con la solución planteada, desarrolle un acta de constitución del proyecto o

Project chárter para contratar los servicios, de tal forma que se asegure la calidad,
el tiempo y costo.
Fuente de ayuda: http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-
proyecto.html

4
 CASO PRÁCTICO

Acta de constitución
del proyecto
[SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS]
Fecha: [dd/mm/aaa]

Tabla de contenido

Información del proyecto ................................................................................................................... 6

Datos ............................................................................................................................................... 6

Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................... 6

Propósito y justificación del proyecto................................................................................................ 6

Descripción del proyecto y entregables ............................................................................................ 6

Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................. 7

Requerimientos del producto ........................................................................................................ 7

Requerimientos del proyecto ........................................................................................................ 7

Objetivos ............................................................................................................................................. 7

Premisas y restricciones .................................................................................................................... 8

Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................... 8

Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 8

Presupuesto estimado ....................................................................................................................... 8

Lista de Interesados (stakeholders) ................................................................................................. 9

Requisitos de aprobación del proyecto ............................................................................................ 9

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad ................................................................ 9

Gerente de proyecto....................................................................................................................... 9

Niveles de autoridad ...................................................................................................................... 9

Personal y recursos preasignados .................................................................................................... 9

Aprobaciones ....................................................................................................................................10

5
 CASO PRÁCTICO

Información del proyecto

Datos
Empresa / Organización UNITY S.A.
Proyecto software de gestión de proyectos
Fecha de preparación 14/07/2018
Cliente PMO (Project Management Office)
Patrocinador principal Magnolia Pérez
Gerente de proyecto Harold Santos

Patrocinador / Patrocinadores
Departamento / Rama ejecutiva
Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Magnolia Pérez Gerente Gerencia Gerencia General
Jousep Ávila Gerente D Desarrollo Gerencia Ejecutiva

Propósito y justificación del proyecto

La idea es optimizar los procesos de planificación de los proyectos, y mejorar el control y

seguimiento de los mismos, lográndoles dar a cada uno su respectivo cierre, por lo que se da
la necesidad de contar con una herramienta informática que asista con la gestión de los
proyectos que se llevan a cabo en la empresa. Como serían el desarrollo de cronogramas,
control y seguimiento con la generación de informes.

Descripción del proyecto y entregables

Se debe contemplar que el software cumpla con los requerimientos necesarios para la
correcta ejecución de los diferentes proyectos a gestionar la empresa.
Los entregables serán:
-Informes.
-Software.
-Manual de usuario.
-Manual de instalación.
-Plan de capacitación al personal.

6
 CASO PRÁCTICO

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Etapa de planificación:
-Identifique tareas.
-EDT.
- Secuenciación de actividades.

Etapa de control y seguimiento:

-Seguimiento técnico del proyecto. Control de avance de tareas.
-Seguimiento económico.

Etapa de finalización:
-Documentación útil para el cierre del proyecto.
-Informes

Requerimientos del proyecto

Lo que se busca es optimizar la ejecución de las tareas con el fin de mejorar los procesos en
los diferentes proyectos que se lleven a cabo como sería el de:
Mejorar los controles de ejecución durante el ciclo de vida de los proyectos.
Mejorar la capacidad administrativa de la PMO.

Objetivos

Objetivo Indicador de éxito

Alcance
Software y capacitación Cumple Si o No
Puesta en marcha y seguimiento Cumple Si o No
Cronograma (Tiempo)
Software y capacitación en cuatro semanas Cumple Si o No
Puesta en marcha y seguimiento en cuatro semanas Cumple Si o No
Costo
Software y capacitación – 50.000 dólares No excede 10% presupuesto
Puesta en marcha y seguimiento – 30.000 dólares No excede 10% presupuesto
Calidad
Software y capacitación – N.C. menor a 5 Cumple Si o No
Puesta en marcha y seguimiento – N.C. menor a 15 Cumple Si o No
Otros
Quejas de usuarios - puesta en marcha – Menor a 10% Cumple Si o No

7
 CASO PRÁCTICO

Premisas y restricciones

Desarrollar el proyecto según los requerimientos solicitados. Se disponen de 80.000 dólares

para la ejecución del proyecto los cuales serán entregados a medida que se cumpla con
cada hito.

El plazo máximo para hacer la respectiva entrega del proyecto es de 12 semanas luego de
firmada el acta de inicio.

Se deben contemplar tareas que se lleven a cabo en los diferentes puntos de obra.
Los procesos de adjudicación y compras se han de tener en cuenta en el sistema de gestión
de calidad que la empresa certificó.

Riesgos iniciales de alto nivel

Mala comunicación: Lo que puede generar incumpliendo de algunas tareas asignadas ha

dicho equipo interfiriendo en el logro de los objetivos.

Problemas técnicos: Se deben tener en cuenta fallas en los equipos.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope

Apertura y adjudicación de Licitación de software.
Instalación de equipos e instalación de software
Puesta en marcha
Cierre de proyecto.

Presupuesto estimado

El presupuesto estimado es de 80.000 dólares permitiendo un desvío del 10% en

imprevistos debidamente justificados.

Se estima en 50.000 dólares para adquisición de software y 30.000 dólares para la puesta
en marcha y seguimiento del proyecto.

8
 CASO PRÁCTICO

Lista de Interesados (stakeholders)

Departamento / Rama ejecutiva

Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Magnolia Pérez Gerente Gerencia Gerencia General
Jousep Santos Gerente D Desarrollo Gerencia Ejecutiva
Plutarco Contreras Gerente Admin Administración Gerencia Ejecutiva
Santiago Espinosa Gerente RR.HH Administración Gerencia Ejecutiva
Carlos Angarita Gerente IT IT Gerencia Ejecutiva
Ruth Ascanio Gerente Compras Administración Gerencia Ejecutiva
Armando Solano Director Construcción Gerencia Ejecutiva

Requisitos de aprobación del proyecto

La decisión final en la aprobación del proyecto será dada por la Gerencia basándose en los
indicadores y requerimientos obtenidos.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto
Departamento / Rama ejecutiva
Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Carlos Ortega Gerente PMO Desarrollo Gerencia Ejecutiva

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Es la parte que maneja la vinculación o
Decisiones de personal (Staffing)
desvinculación de personal en el proyecto.
Gestión de presupuesto y de sus variaciones Manejo del presupuesto.
Responsable de todas las decisiones y
Decisiones técnicas requerimiento pertinentes de la parte
técnicas del proyecto.
Resolver conflictos generados en el
Resolución de conflictos
transcurso del proyecto.
Ruta de escalamiento y limitaciones de Manejo de personal según organigrama de la
autoridad empresa.

Personal y recursos preasignados

Departamento / Rama ejecutiva

Recurso
División (Vicepresidencia)
1 Contador Administración Gerencia ejecutiva
1 Ingeniero y 2 administrativos Gerencia D. Gerencia ejecutiva
1 ingeniero sistemas y 3 técnicos IT Gerencia ejecutiva
2 Arquitectos y 10 ayudantes Construcción. Gerencia ejecutiva

9
 CASO PRÁCTICO

Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

Magnolia Pérez 15/07/2018

Jousep Santos 15/07/2018

Referencias:

- SUPERPROJECT 5 - http://www.abox.com

- PROJECT KICK START - http://www.projectkickstart.com

- PROJECT PLANNER - http://www.oracle.com

- MICROSOFT OFFICE - https://products.office.com/es/project/project-and-portfolio-

management-software?tab=tabs-1

- Norma ISO 9001 - https://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9001

- Norma ISO/IEC 20000 - https://www.dnvgl.es/services/iso-20000-gestion-de-servicios-

de-ti-tecnologias-de-la-informacion--3347

- Norma ISO/IEC 25000 - https://iso25000.com/

- Norma ISO/IEC 27000 - http://www.iso27000.es/iso27000.html

10