GESTIONA LA PREPARACION DE PEDIDOS

ACTIVIDAD IV: DESARROLLA UN CUADRO SINOPTICO DEL TEMA PREPARACION DE PEDIDOS

(PICKING) Y TECNICAS DE PICKING UTILIZADAS

LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS (PICKING)

La Gestión de Pedidos y Distribución consiste en actividades que resultan de la cumplimiento de las ordenes
de pedido del cliente, a la vez que se asegura el máximo valor de la cadena de suministro y servicio al cliente.

Un pedido se puede definir como un compromiso en firme entre dos partes (proveedor y cliente) que reúne
todas las condiciones mínimas necesarias para establecer una relación comercial entre ellas de manera que
una de las partes (el proveedor) pone a disposición de la otra (cliente) los productos o servicios comprometidos,
bajo las condiciones pactadas.

Cabe destacar su distinción respecto a la intención de compra, la cual no implica compromiso firme entre ambas
partes y que por esa cualidad, no forma parte de la Gestión de Pedidos y Distribución, aunque sí para la
realización de previsiones. Es decir, una intención de compra es un pedido en estado potencial.

Así, el proceso comienza con la llegada de un pedido y termina cuando el pedido es enviado, aceptado y
finalmente cobrado.

En la preparación de pedidos comenzamos con el uso del Picking y este en el campo de la

logística, Picking es el proceso de recogida de material extrayendo unidades o conjuntos
empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades que
las extraídas. En general, el proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de
empaquetado.

Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja o un
picking de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor también llamado Picking.

El Picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la
productividad de toda la cadena logística, ya que, en muchos casos, es el cuello de botella de la misma.
Normalmente, es un proceso intensivo en mano de obra y su optimización y mecanización

Técnicas de picking empleadasLos diferentes procedimientos para efectuar el picking de pedidos podríamos
agruparlos de la siguiente forma:

a) Atendiendo al momento en que se realiza:

Picking discrecional: aquel que se realiza de forma inmediata en el momento en que se confirma un pedido.
Este es el caso típico de los almacenes que realizan operaciones de venta.

Se caracterizan porque el picking de los productos se realizan “pedido a pedido” y de una forma inmediata en
el momento en que se solicita la mercancía. El producto se entrega al cliente previa confección y pago de la
factura, siendo habitual que el propio cliente retire el producto adquirido en el almacén.

Picking programado: Este se hace periódicamente según un programa establecido (diario, dos veces al día,
etc.) una vez confirmado el pedido por comercial.

El proceso se inicia en el almacén en el momento en que se recibe el albarán u orden de entrega de materiales
vía comercial o a través de sistemas informáticos. Así antes de que se envié la orden de salida al almacén en
forma de albarán es necesario pasar una serie de trámites tales como:

 Consulta de disponibilidad de stocks

 Aceptación del pedido de clientes (control de crédito)
 Elaboración de albarán de entrega
  Información al departamento de expediciones para que prepare el envio

A partir de este momento, la selección del producto se puede realizar de forma individualizada. “pedido a
pedido” o bien por agrupación de pedidos en lotes de albaranes, formando lo que denominados “hojas de
picking”

Una hoja de picking: es un formulario auxiliar estructurado de tal forma que permite seleccionar de una sola
vez todas las unidades solicitadas de un mimo producto ene l lote de albaranes que lo componen

b) atendiendo a la dinámica organizativa empleada

Picking “in situ” este se puede realizar de dos formas

El picking a bajo nivel: supone que las mercancías se recogen siempre desde el nivel del suelo o máximo
desde la primera estantería, que es una altura accesible manualmente para el hombre. El proceso es manual
con ayuda de una carretilla que transporta el operario

El picking a alto nivel: aquí se basa en que cuando hay muchos pedidos con un stock relativamente pequeño
y de poco movimiento, es más rentable efectuar el picking a alto nivel con ayuda de las llamadas maquinas
recogepedidos, que son carretillas elevadoras en la cuales el operario está situado en una cabina móvil que
se eleva con el mástil, permitiéndole acceder manualmente a cualquier altura del almacén.

Estaciones de picking aquí se engloban diferentes técnicas, basadas en el prindipio de que las mercancías se
sitúan automáticamente en un punto determinado (estación de picking), desde donde se efectúa directamente la
recogida del producto de acuerdo con una información previa que dispone el operario.

c) atendiendo a los recursos informáticos empleados:

Picking manual

Picking asistido por computador

Sistemas basadas en radio – control: los sistemas basados en radio control suponen una integración directa
ente el Sistema Informático Centrales (Host), y una estación base de radio – frecuencia conectada con una
serie de unidades móviles situados en la propias carretillas elevadoras, en las cuales se instala una pequeña
terminal dotada de display y teclado especial industrial.

ACTIVIDAD V: ELABORA UN DIAGRAMA O ESQUEMA DONDE INCLUYAS LOS TEMAS DE

PREPARACION DE PEDIDOS O PICKING Y ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE EXPEDICIÓN GESTIÓN
DE SALIDA

La preparación de pedidos o picking

Es el proceso de selección y recogida de las mercancías de sus lugares de

almacenamiento y su transporte posterior a zonas de consolidación con el fin de realizar
la entrega del pedido efectuado por el cliente. Consta, por tanto, de dos actividades
básicas:

1) la recogida de cada una de las mercancías solicitadas por el cliente y

2) la consolidación u agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su envío.

Tradicionalmente el picking se ha realizado de forma manual, siendo el operario (preparador de pedidos) el que
se desplazaba hasta el almacén para recoger el producto. Sin embargo, en la actualidad se tiende hacia la
automatización total de este proceso mediante sistemas mecánicos que permiten que sean los productos los
que se desplacen desde su ubicación en el almacén hasta la zona donde trabaje el preparador de pedidos.

Entre otros mecanismos destacan los paternóster (o sistemas verticales rotativos de

extracción de artículos), los transelevadores o los carruseles (raíles anclados en el techo
por el cual se mueven bandejas que contienen los productos solicitados). La actividad de
preparación de pedidos juega un papel importante en la correcta gestión de inventarios, por
cuanto es el momento en el que se debe dar de baja una mercancía en el almacén. Para
agilizar la gestión de stock, reducir el número de errores y, en definitiva, reducir los costes
logísticos, se tiende a sustituir los papeles por sistemas informáticos que permiten que en
el mismo momento de retirar una mercancía del almacén (o en la zona de consolidación) se
descuente automáticamente del stock del almacén.

Entre estas aplicaciones destacan los lectores de códigos de barras, los terminales de radiofrecuencia
(generalmente llamados pistolas por su forma), los sistemas de reconocimiento de voz (en implantación en los
almacenes de Carrefour- España) o los más modernos visores incorporados a las gafas del operario.

Con el acceso de la población española a Internet, las grandes cadenas minoristas

(Carrefour, Alcampo, El Corte Inglés, etc.) han ido introduciéndose en el negocio del
comercio electrónico, permitiendo a sus clientes realizar la compra desde sus
ordenadores. Suele hablarse de dos modelos logísticos diferentes a la hora de gestiónar
pedidos electrónicos. El modelo picking al lineal consiste en que el pedido electrónico se
hace llegar a un personal especializado (preparadores de pedidos), los cuales recorren
el establecimiento de ventas como si fueran el cliente, buscando y retirando de los
lineales los productos solicitados. Como se puede apreciar, en estos casos el
establecimiento (super o hipermercado) no sólo sirve para abastecer a los clientes físicos, sino también a los
electrónicos.

Por otro lado, el modelo picking al almacén implica la creación de un almacén específico para las peticiones
electrónicas. Los productos de este almacén están reservados única y exclusivamente para atender a los
clientes electrónicos. Se produce, por tanto, una clara separación entre el negocio tradicional (con sus
almacenes y puntos de venta) y el negocio a través de Internet (con su almacén propio).

Actividades en el proceso de expedición

La expedición consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que estos salgan del almacén y
lleguen al cliente en perfecto estado y en las condiciones pactadas de entrega y transporte.

Para poner en marcha el proceso de expedición es imprescindible que un cliente nos envíe un pedido por
escrito. A partir de la recepción de este documento comienza el movimiento de mercancía en el almacén para
proceder a su salida. Y sus actividades son:

Recepción y preparación del pedido.

Supone la localización y recogida de la mercancía solicitada por el cliente. Cuando el
cliente no solicita la unidad de carga completa, sino unidades sueltas, la extracción de la
mercancía se denomina Picking.

Consolidación de la mercancía.
Consiste en el agrupamiento. Primero agrupamos la mercancía que será embalada y después, si fuese
necesario, la agrupamos por destinos o rutas de transporte.
Esta acción se desarrolla en la zona de expedición que está próxima al propio muelle de carga, y permite un
ahorro importante de costes de transporte mediante el agrupamiento.
Sin embargo, a su vez tiene un coste de manipulación más elevado que otras operaciones que se llevan a cabo
en el almacén, ya que las actividades de manipulación son difíciles de automatizar.
Formas de consolidación de la mercancía
Existen dos formas básicas de consolidar la mercancía: agrupación por clientes y por destinos.

• La agrupación o consolidación por clientes consiste en agrupar los pedidos de un solo cliente en un único
envío. Podemos producir agrupaciones por clientes agrupando distintas líneas de producto y/o agrupando
varios pedidos del mismo cliente.

Las razones para agrupar la mercancía por líneas de productos son la propia naturaleza del artículo y las
exigencias del cliente.
Por otro lado, reunir varios pedidos de un solo cliente reducirá los costes de transporte, ya que al aumentar el
tamaño del envío disminuirá el coste unitario de transporte de los productos. Por ejemplo, podemos reunir los
pedidos no urgentes de tres días consecutivos de un cliente, siempre que cumplamos con nuestras
especificaciones de servicio, y utilizar el mismo medio de transporte para enviarlos, por lo que el coste de envío
de cada pedido sería un tercio del coste del transporte total.

La agrupación por destinos consiste en agrupar la mercancía de distintos clientes que se encuentran en una
única ruta de transporte en el mismo medio de locomoción.
Al igual que ocurre con la agrupación por clientes, los costes de transporte que corresponden a cada uno de los
productos enviados se abaratan, ya que se comparte el medio de locomoción y una parte del recorrido.

Embalaje de la mercancía. Sirve para protegerla de los posibles daños ocasionados

por su manipulación y transporte. Así, el retractilado y el flejado tratan de asegurar la
protección de la mercancía y aumentar la estabilidad de la carga, mientras que el
etiquetado nos permite identificar la mercancía embalada. Además, puede incluir otro
tipo de información, como puede ser la información logística sobre trazabilidad, así
como instrucciones para su manipulación y conservación.

Verificación de la mercancía antes del envío. Del mismo modo que hacemos en el
proceso de recepción, antes de realizar el envío revisamos y cotejamos la mercancía con
el albarán de salida, tanto en cantidad como en calidad, para evitar reclamaciones del
cliente. Algunos almacenes automatizados utilizan sistemas de control por peso, y control
fotográfico, para realizar esta tarea.

Emisión de la documentación. Toda expedición de mercancía debe ir acompañada de

una serie de documentos. Los más utilizados son el albarán o nota de entrega, y la carta
de porte cuando el transporte es efectuado por un tercero.
DOCUMENTOS MÁS UTILIZADOS EN LA SALIDA DE MERCANCIAS

Recepción de pedido Cuando se recibe un pedido en el almacén se hace llegar a los

encargados de picking para que procedan a prepararlo
Orden de picking - picking list Indica al operario el circuito lógico que debe seguir en el almacén para
recoger el producto, así como su ubicación y la cantidad de producto
que debe coger.

Albarán o nota de entrega Es un documento que acompaña a la mercancía en el proceso de

expedición. Su función principal es servir como justificante de la
entrega. En esta fase de expedición se llevará a cabo la confección del
documento
Hoja de ruta La expedición se organiza por rutas de reparto que se asignan a los
transportistas. En ella se indicarán los diferentes destinos que tiene
que atender, junto con el orden de entrega.
Para cada entrega se especificarán los albaranes, los bultos que se
deben entregar y las observaciones que existan

Carta de porte Documento que prueba la existencia del contrato de transporte.

Servirá de acuse de recibo de la mercancía del cargador frente al
transportista.

TAREA III: PARA EL LUNES INVESTIGAR DOS DOCUMENTOS DIFERENTES A LOS ANTERIORES
DESARRARROLLANDO UN EJEMPLO CON SU RESPECTIVO CONCEPTO

Transporte. Esta fase finaliza con la carga de la mercancía en el vehículo y con la

firma de la carta de porte por el expedidor y transportista. La expedición concluye
cuando recibimos el albarán firmado por el cliente, con el que da su conformidad a la
mercancía recibida

Devoluciones. Existen distintas causas por las que la mercancía enviada al cliente
puede ser devuelta a la empresa, como pueden ser errores en el envío o deterioros de
la misma durante su transporte. En determinados casos estas devoluciones pueden
originar nuevas expediciones

GESTIÓN DE SALIDA

Cuando la mercancía (productos) está (n) ya lista (os) para su carga en el camión, se coloca en unos
determinados lugares repartiéndola entre los correspondientes vehículos, y se elabora el albarán.
Las funciones de las salidas son:
Control y verificación de los envíos a expedir:
Verificar contenido de los pedidos.
Estabilizado y acondicionamiento de cargas.
Clasificación por rutas por vehículos, por zonas.
Carga de los vehículos de salida