Principios de Administración de Procesos

MATERIA: Principios de administración de procesos

SEMANA 05
TEMAS SEMANA 5:
a) Reingeniería de procesos
a. Características de la reingeniería
b. Principios fundamentales de la reingeniería
c. Implantación de la reingeniería
d. Rediseño de procesos en México

 ¿Cómo nace la reingeniería de procesos?

También denominada BPR “Business Process Reengenieering”, nace como una

alternativa que permitirá diseñar y operar empresas que enfrentaban grandes
desafíos en un mercado competitivo denominados las “3 C”:

a) Clientes, un mundo moderno y

cambiante donde estos mandan,
determinan lo que quieren y
disponen de información al
momento al tener acceso a internet
y un teléfono inteligente.
b) La competencia intensa
produciendo e innovando a gran
velocidad para obtener la fidelidad
de los clientes y atraer a los de su
competencia.
c) El cambio es constante y continuo, el ciclo de vida de un producto e
más corto, y estos se vuelven obsoletos y obsolescentes.
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 ¿Cuál es la definición y los objetivos de la reingeniería de

procesos?
Herramienta de gestión, que nace a finales de los años ochenta, siendo sus
autores Michael Hammer y James Champy que la diseñan para enfrentar los
retos de los clientes, las barreras de la competencia y los riesgos que implican
los cambios profundos de la realidad empresarial. Es un enfoque sin
restricciones, para mirar más allá de los límites definidos y traer cambios a
otra escala.
Se define como:

“La revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para

alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, como costos, calidad, servicio y
rapidez”.

Para entender con mayor profundidad se presentan las siguientes analogías:

a) Replantear el funcionamiento de un motor y cambiarlo todo, ya que

mejorar la eficiencia de este, solo representaría una mejora del proceso
b) Se rechaza las reglas existentes, para tomar un camino no convencional
para rehacer los procesos desde la perspectiva de gestión de alto nivel
c) En un plano personal, si se quiere tener un estilo de vida saludable,
habrá que cambiar el estilo de vida, la forma de comprar comida,
incorporar nuevos hábitos como, hacer ejercicio y técnicas para reducir
el estrés.

Los objetivos de esta herramienta son los siguientes:

1. Elevar la calidad del proceso
2. Aumentar la eficiencia del proceso
3. Reducir los costos relativos al proceso
4. Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso
5. Hacer el trabajo más seguro
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Estos se pueden lograr mediante los siguientes puntos:

1. Eliminación de burocracia
2. Eliminación de la duplicación
3. Aseguramiento del valor agregado
4. Simplificación
5. Prevención de errores
6. Reducción de tiempos de ciclo
7. Estandarización
8. Alianzas con proveedores
9. Automatización y/o mecanización

 ¿Cuáles son los conceptos clave de la definición reingeniería de

procesos?
a) Fundamental, al hacer la revisión de los procesos se deberán hacer
preguntas básicas sobre la organización y su funcionamiento: ¿por qué se
hacen las cosas de esa manera?, ¿habrá una forma mejor de hacerlas? Esto
permite cuestionar los supuestos básicos que son pilares del negocio y se
consideran incuestionables. Así, la reingeniería determina qué es lo que se
debe hacer y cómo hacerlo; esto evitará centrarse en <el cómo hacer las
cosas, sin considerar el dejar de hacer lo que se está haciendo e iniciar
actividades completamente nuevas>. Concentrarse en lo que <<debe
ser>>.
b) Radical, el rediseño deberá ser literalmente radical, para llegar a la raíz del
problema y no hacer cambios superficiales o tratar de arreglarlo. Habrá que
descartar las estructuras y procedimientos actuales, para llegar de una
forma totalmente distinta a realizar el trabajo; será un proceso de
reinvención del negocio no un intento de mejorar.
c) Espectacular y no marginal o incremental deberán de ser las mejoras en
los procesos. Se pretende obtener cambios gigantescos en el rendimiento.
d) Procesos, es la palabra clave de la definición; antes de la BPR, las
organizaciones se centraban en tareas, oficios, cargos, responsables,
estructuras organizativos, pero nunca en procesos. Siendo estos un
conjunto de actividades que reciben uno o más insumos y crea un producto
de valor pare el cliente; así en cada proceso confluyen una o varias tareas
que pueden ser individuales o en equipo, en consecuencia, estas deberán
de funcionar de manera global para dar valor al cliente.
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 ¿Qué empresas pueden implementar la reingeniería de procesos?

Los autores Hammer y Champy expresan que existen tres tipos de compañías
que emprenden la Reingeniería de procesos:
I. Aquellas organizaciones con graves problemas de subsistencia,
que se encuentran en situaciones desesperadas donde peligra la
continuidad de su actividad económica. Necesitan mejoras inmensas
para no ser eliminadas por la competencia. <<Se encuentran en
situación desesperada, es como haber chocado con una muralla y estar
heridas en el suelo. >>
II. Aquellas empresas que aun no están en dificultades, pero en sus
sistemas administrativos permiten visualizar posibles crisis; por lo que
detectan con anticipación la aparición de problemas. Deberán de actuar,
ya que, aunque en ese momento sus resultados son buenos, el
escenario externo se presenta incierto y podrán aparecer amenazas
como nuevos competidores, cambios en el gusto de los clientes, en las
leyes y reglamentos y habrá que implementar una reingeniería de
carácter preventivo, antes que la situación empeore. <<Es como correr
a gran velocidad, pero la luz de los faros permite ver un obstáculo que
se viene encima de manera inminente; entonces están en tipo de
distinguir lo que es y cómo esquivarlo.>>
III. Aquellas organizaciones que se encuentran en óptimas
condiciones. Y aunque pueda parecer contradictorio, representa una
oportunidad para lograr cambios espectaculares y despegarse de sus
competidores; la BPR representa una ventaja competitiva. <<Al salir de
paseo una tarde clara y despejada, no hay ningún obstáculo a la vista,
entonces deciden que es un día perfecto para levantar una muralla que
impida que lo demás intenten seguir sus pasos.>>

Revisemos el siguiente caso para ejemplificar lo mencionado anteriormente:

Zubex Industrial, empresa 100% mexicana fundada en 1984 para cubrir las
necesidades de empaques de la industria alimenticia mediante la producción de
empaques plásticos flexibles de alta barrera y alto nivel tecnológico. Cuenta
con la certificación ISO 9001:2008, SQF nivel 3, HACCP, Kosher y Empresa
Familiarmente Responsable de la STYPS.
Para minimizar el impacto ambiental, desarrollo una línea de empaques bio-
orientados garantizando la inocuidad y seguridad de los alimentos.
El crecimiento de la empresa y la complejidad de operación, genero la
necesidad de contar con un sistema capaz de integrar todos los departamentos
y procesos, que proporcionará la información confiable y oportuna para la toma
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de decisiones; incluyendo el acceso al equipo comercial desde cualquier punto

y que permitiera manejar información en diferentes tipos de divisas; que fuera
escalable en un ambiente amigable y seguro.
Busco un socio tecnológico que le apoyara en la mejor solución; Corponet
Partner Gold de SAP® se encargo de la implementación del proyecto mediante
una Reingeniería de procesos al interior de Zubex para hacer eficiente la
operación. Se implemento SAP® Business One y se obtuvieron los siguientes
beneficios:
a) Cierre contable mensual, bajo de 7 días a 3 días
b) Se cumplió el principal objetivo, contar con información confiable en
tiempo real
c) Mejor control de documentos
d) Historial de operaciones con posibilidad de rastrear cualquier transacción
e) La información que ingresa al sistema no se puede alterar sin dejar
rastro de la transacción
f) El equipo comercial tiene acceso al sistema de manera remota
g) Todos sus procesos pasaron por la optimización para ser más eficientes.