UD 4

BASES DE DATOS OFIMÁTICAS

ACCESS
 Veremos….
• 4.1 Bases de datos relacionales y sus elementos
• 4.2 El espacio de trabajo
• 4.3 Tablas y tipos de datos
• 4.4 Consultas: tipos y formas de diseñarlas y
emplearlas
• 4.5 Formularios: Introducción y modificación de
la información
• 4.6 Informes
• 4.7 Programación de macros y módulos.
 4.2 El espacio de trabajo
• Access y Base proporcionan varios elementos:

1. Tablas. Elto ppal de la BD. Columnas =campos,

filas=registros.
2. Consultas. Extraer información, que cumpla una
condición, de la BD.
3. Formularios. Muy cómodos para visualizar, insertar y
modificar elementos.
4. Informes. Forma de presentar datos.
5. Macros. Operaciones almacenadas para ejecutar en
una sola acción.
 Archivos para alumnos
• Biblia Access 2007.pdf
• Paso_Modelo_Relacional.pdf
• Relaciones_access.pdf
• BD.pdf
• UD4._EJERCICIOS.pdf
 Tipos de archivo
• Access: .accdb , versiones anteriores .mdb
• Base: .odb. Ha mejorado mucho respecto a versiones
antiguas.

En otras aplicaciones la información se mantiene en

memoria pudiendo deshacer cambios. En Access no, se
realizan los cambios directamente. Para evitar pérdidas
se recomienda realizar backup (copias de seguridad)

Office/Administrar/Realizar copia (Ej)

 Tablas y Tipos de datos
• Las tablas = Colección de datos estructurados en filas y columnas.
• Las columnas se corresponden con los campos que son propiedades del
objeto del que almacenamos información.
• Las filas incluyen la información de los registros guardados.
 Tablas
• Crear tablas

• Insertar elementos en tabla

 Campos y tipos de datos
• El botón nuevo campo: abre un panel con plantillas de
campos con diferentes nombres y características.
• Botón insertar: inserta un nuevo campo allá donde se
encuentre el cursor. Nombre por defecto es “Campo1”
que luego podremos modificar.
• Pero para crear nuevos campos y modificar existentes,
lo mejor es ir Vista Diseño
 Vista diseño
• Parte superior tenemos un listado de los campos de la
tabla: nombre, tipo de datos y descripción.

• Parte inferior aparece un espacio con diversas propiedades

del campo. Veremos más adelante.
 Tipos de datos
• Todos los campos tienen asociados un tipo de
datos.
1. Texto
2. Número
3. Valores lógicos (Si/No)
4. Fecha/Hora
5. Moneda
6. Memo
7. Etc.
 Actividades
Sobre la BD empleados. Una sola tabla.

1. Muévete por los diferentes menús para familiarizarte.

2. En la tabla Empleados, inserta un nuevo registro
rellenándolo con tus datos personales.
3. Modifica el salario de alguno de los empleados.
4. Mediante el botón Nuevo campo, insertaremos un campo
en la tabla Empleados denominado Carné conducir, un
campo de tipo Checkbox (casilla de verificación).
Deberemos crear el campo y posteriormente cambiarle el
nombre. Abre ahora la tabla en vista diseño. ¿Cuál es el
tipo de datos del campo que acabas de crear?
 Actividades
En la vista diseño de la tabla Empleados, crearemos dos
nuevos campos:
• a) Un campo de Notas para incluir observaciones acerca de
dicha persona. ¿Qué tipo de datos emplearemos para dicho
campo?
• b) Un campo denominado Currículum para incluir el
currículum vítae del empleado o empleada. Para ello
utilizaremos el tipo Datos adjuntos, que nos permitirá
adjuntar uno o más archivos de cualquier tipo en los
registros. Regresa a la vista Hoja de datos. ¿Cómo se
representa el campo que acabamos de crear? Prueba a
introducir algún fichero en los registros existentes en la
tabla.
 Propiedades de los datos
• Las principales son:
– Tamaño del campo. Nº de caracteres o cifras de un
campo.
– Formato: modo de presentación de los datos de la tabla.
Ej moneda (€)
– Lugares decimales.
– Máscara de entrada. Limita el tipo de datos de un
campo. 0 numero, L Letra ..
– Titulo.
– Valor predeterminado (valor q tendrá la incluir un nuevo
registro)
– Regla de validación. Condición que deben cumplir los
datos. Ej >=#01/01/1990
– Texto de validación. Texto que se presentará al incumplir
la regla. (en el libro viene mal pág 218)
– Requerido.
– Indexado. Índice que permite agilizar búsquedas.
 Actividades
• Identifica las propiedades de cada no de los
campos de la tabla empleados.
• Incluye un campo que se denomine
extension.las extensiones telefónicas de los
empleados pasan a ser necesariamente de
cuatro cifras. ¿Cómo podríamos asegurarnos
de que la persona que introduzca en la tabla la
extensión de un empleado respete esa
norma?
Objetos de base de datos
 Tablas
• Crear tabla.

• Ordenar y filtrar datos.

• Índices. Permite búsquedas más rápidas y

eficaces. Una tabla puede tener más de un
índice. Ojo¡¡ los índices ocupan más espacio y
por tanto el archivo será mayor.
 Relaciones
• Ya hemos visto la necesidad de tener diferentes
tablas en la BD. Las relaciones entre ellas cobran
vital importancia.
• VER ARCHIVO -> Relaciones_access.pdf
Adobe Acrobat
Document

Reflexiva access
 Actividades
• Realizar los ejercicios de 1 al 6 para así
familizarizarse con la construcción de bases de
datos en access.
• Realizar los ejercicios del 8 al 12. Estos son
más avanzados.
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 4.4 Consultas: tipos y formas de diseñarlas y
emplearlas

• Consulta es una operación con los datos o las

tablas de la BD.
• Mediante estas consultas también es posible
modificar / eliminar campos de las tablas.
• Las consultas se utilizan más comúnmente
para extracción de datos que cumplen unos
criterios.
• Se pueden cruzar datos de tablas diferentes->
consultas complejas.
 Consultas sencillas
1. Asistente consultas
2. Vista diseño consultas
 Consultas sencillas
1. Asistente consultas

Herramienta que permite crear de un modo

sencillo consultas simples y complejas.
Los pasos son:
A. Elegir el nombre de los campos que
deseamos incluir en la consulta.
B. Nombre de la consulta
Paso 1 campos seleccionados
Paso 2: nombre consulta
Paso 2: Resultado- diseño
Paso 2: Resultado- datos
 Operadores
• El uso de ciertos operadores permitirá precisar
más los criterios de selección de datos. Son los
siguientes:
• = igual, > mayor que, < menor que, <>
Comparación distinto
• Ej <> ‘Miami’

• Y, O,
Lógicos
• Ej <> ‘Miami’ Y <> Chicago

Entre • Entre #77777# Y #88888# -> Se usa Fechas

* • *cadena* devuelve aquello q incluya la cadena
• Campo es nulo: para comprobar campos nulos
Es nulo
 Avanzada
• Si queremos que access nos pregunte sobre el valor de una
consulta, en lugar de establecerlo como un valor fijo hemos de
incluirlo entre corchetes.

• Ej: [Introduce la ciudad del cliente]

 Avanzada
• En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas
filas resultantes son un resumen de las filas del origen
de la consulta , por eso las denominamos consultas de
resumen, también seconocen como consultas sumarias
 Avanzada
• La opción Suma calcula la suma de los valores
indicados en el campo. Los datos que se suman deben
ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o
monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque
puede tener una precisión mayor.
• La opción Promedio calcula el promedio (la media
aritmética) de los valores contenidos en el campo,
también se aplica a datos numéricos, y en este caso el
tipo de dato del resultado puede cambiar según las
necesidades del sistema para representar el valor del
resultado.
 Avanzada
• Las opciones Mín y Max determinan los valores
menores y mayores respectivamente de la columna.
• Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener
el primer y último registro del grupo sobre el que se
realizan los cálculos
• La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay
en la columna, los datos de la columna pueden ser de
cualquier tipo, y la función siempre devuelve un
número entero. Si la columna contiene valores nulos
esos valores no se cuentan, si en la columna aparece
un valor repetido, lo cuenta varias veces.
 Actividades Consultas
• Sobre la BD de ejemplo, crea varias consultas:
1. Consulta que genere un listado de clientes de Miami
o Nueva York.
2. Productos cuya categoría sea sopas o salsas
3. Productos cuyo nombre contenga la palabra
“picante”
4. Productos cuyo precio listado esté comprendido
entre 2 y 10 €
5. Empleados de la ciudad (solicitada por pantalla)
6. Empleados cuyo nombre pueda contener “cisc”
solicitado también por pantalla
 Solución a dudas ¡¡
• Consultas sobre campos tipo Si/No , se
indica en Criterio = verdadero.
• Consulta 6 anterior es así:
 Actividades Consultas
• Sobre la BD mundo, construir cada consulta
indicada (sólo son 22). Cada una con el
nombre del número que le corresponda.
• 1 -> Consulta1
• 2 -> Consulta2
• Etc…

Ver archivo Consultas.pdf

Consulta con campo calculado
 Consultas
• Seleccionar
• Actualizar
• Eliminar
• Crear tabla
• Consulta cruzada
Anexa el campo nº empleado al
campo ID de la Tabla1
Consulta cruzada: General

Igual que anterior pero otra vista

 Actividades
• Realiza sobre la tabla de paises:

– Consulta con campo calculado

– Consulta de actualización
– Consulta de eliminación
– Una consulta que genere una nueva tabla
– Consulta cruzada
 Formularios
• Los formularios nos permiten diseñar ventanas
de trabajo que, habitualmente, contienen datos
extraídos de tablas o consultas para trabajar más
cómodamente con ellos.
• Asistente de crear formularios
• Formularios automáticos
– Formulario: contiene datos en forma de ficha
– Dividido: ficha arriba, forma de tabla abajo
– Varios: en forma de tabla
• Formularios dinámicos: Crear/Mas formularios
Formularios
Para desplazarnos por ellos

Para su creación tenemos diversos modos. Asistentes,

manual, preconfigurados, etc.
 Diseño formularios
• Cuando abrimos un formulario tenemos dos
fichas:
– Diseño
– Organizar
 Crear formularios
Asistente
1. Tabla o consulta que vinculamos con el
formulario. Indicamos los campos que
deseamos mostrar
2. Distribución deseada
3. Estilo a aplicar
Registros
• Operaciones sobre registros

• Propiedades del formulario

Evita borrados, edición etc.
Este es el grupo Permitir
que ayuda a controlar dichas
acciones sobre el formulario
 Actividades de toma de contacto
• En la base de datos Northwindt prepara mediante
el asistente de Access dos formularios, uno para
visualizar, modificar y añadir los datos de los
clientes y otro para visualizar y modificar los
datos de los pedidos. Introduce cinco o seis
registros en la tabla clientes mediante el
formulario que acabas de crear.
• Crea un formulario en tabla países a tu gusto
• El formulario debe permitir editar registros pero
no eliminar. Crea un nuevo campo y aplica un
cuadro de tipo lista o grupo de opciones
 Subformulario
• Cuando creamos un formulario con tablas
relacionadas, tiene sentido la existencia de un
subformulario
Para ello debemos incluir campos de las tablas
implicadas y así el asistente nos ofrece la
opción de crear un subformulario.
Subformulario
 Actividades
• Ejercicios-formulario.pdf
 Informes
• Los informes constituyen una manera de
presentar los datos de las tablas y consultas
en impresora, en forma de documento de
texto
• Para su creación debemos de partir de una
tabla o consulta.
Asistente para informes
Asistente para informes
 Contraseña
• Abrir la base de datos en modo exclusivo. En
la opciones de abrir aparece.

• Una vez abierta, establecemos la contraseña

mediante esta opción
Importación y exportación
 Actividades
• Crear informes distintos para algunas de las bases
de datos creadas por ti.
• Si quieres también puedes utilizar la base de
datos de ejemplo que he facilitado. Sobre la tabla
clientes, pedidos o productos y de manera que
realices alguna agrupación con sentido
• Pon contraseña a una de tus bases de datos.
Contraseña=“ciclo”
• Más informes…
 Actividades
• 1) A partir de la BD mundo.accdb realizar un informe
que muestre el nombre del país, continente, religión,
lengua, superficie y capital de cada uno de los países,
agrupado por continentes y después por religión, en
orden ascendente de nombre de país.
• 2) Realizar un informe que muestre el nombre del país,
capital, población y lengua de los países del continente
Europa, agrupados por lengua y en orden ascendente
de nombre de país. Mostrar en dicho informe el
promedio de la población para cada lengua.