GUÍA PRÁCTICA DE FUNCIONES

Microsoft Excel
Supongo que ya sabes que Excel cuenta con cientos de funciones con las que
puedes analizar, auditar y hacer un sinfín de cálculos diferentes. Muchas de estas
funciones de Excel las utilizamos a diario en nuestros empleos y otras están
diseñadas solo para pequeños grupos (financieros, estadísticos, ingenieros), que
realizan tareas muy específicas.

En esta guía no trataré todas las funciones de Excel. Dejaré a un lado las menos
utilizadas. y me ceñiré únicamente a las más usadas y más útiles. Para más
información sobre todas las funciones de hoja que tiene Excel te invito a que
visites la lista completa en la web de Microsoft.
¿Todavía no sabes qué pueden hacer por ti las funciones de Excel? Lee el artículo
hasta el final y te enterarás:

Gracias a las funciones de texto puedes manipular celdas que contienen cadenas
de texto. Estas funciones son algunas de las más importantes:

Función TEXTO

Se utiliza para convertir un número o una fecha en una cadena de texto en un

formato específico. Uno de los usos que yo le doy con más frecuencia es para la
creación de títulos donde han de intervenir fechas dinámicas. Al concatenar una
fecha con un texto, la fecha siempre pierde el formato mostrándose como
número de serie. Con TEXTO se puede evitar esto.

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 =TEXTO(valor;formato)
 valor: Es el valor numérico que quieres convertir en texto.
 formato: Es la máscara de entrada que corresponde al formato que le quieres dar
al texto. Estos son los códigos a introducir:

En la imagen puedes ver unos pocos ejemplos de formatos que se pueden crear.

Función CONCATENAR

Permite combinar el contenido de dos o más celdas (hasta 255) en una sola.
También puedes utilizar el operador de concatenación “&“. Yo personalmente
utilizo CONCATENAR porque le da a la fórmula un aspecto más “ordenado”.
=CONCATENAR(texto1,[texto2],[…])
 Texto1, texto2…: Son las cadenas de texto que se van a unir. Sólo es obligatorio
el primer argumento, admitiéndose hasta 255.

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 Función ESPACIOS

Al extraer información de bases de datos externas u otros programas, a veces se

suelen agregar espacios delante o detrás de los datos. La función ESPACIOS
permite eliminar estos espacios innecesarios, dejando únicamente los propios
entre palabras.
=ESPACIOS(texto)
 texto: Es el texto del que quieres eliminar el exceso de espacios. Normalmente se
suelen introducir referencias a celdas que contienen el texto, pero también
puedes utilizar directamente cadenas de texto (entre comillas).

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 Función SUSTITUIR

Permite sustituir un texto por otro en una cadena de caracteres. Ten cuidado al
utilizarla, ya que diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

En caso de que en vez de sustituir un texto por otro, quieras hacer una sustitución
según la posición del texto, debes utilizar REEMPLAZAR. La verdad es que apenas
he utilizado esta función. Cuando tengo que hacer alguna sustitución de texto,
utilizo la herramienta Buscar y Reemplazar (Ctrl + L).
=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;num_repeticion)
 Texto: Es el texto o la referencia a la celda donde se encuentra el texto a sustituir.
 Texto_original: Es la cadena de texto que se reemplazará.
 Texto_nuevo: Es el texto por el que se va a reemplazar el texto_original.
 Num_repeticion: Es el número de la repetición que se sustituirá. Si escribes un 1,
se reemplazará solamente el texto la primera vez que se encuentre. Si escribes
un 2, se reemplazará la segunda, etc. En caso de dejar el argumento en blanco, se
sustituirán todas las repeticiones que se encuentren en el texto.

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 Función VALOR

Ya has visto que TEXTO convierte números en texto. Pues VALOR hace lo opuesto:
intenta convertir texto en números. Digo “intenta” porque no siempre se
reconocen los formatos de texto.

=VALOR(texto)
 Texto: Es el texto que quieres convertir en número.
Te pongo el mismo ejemplo que con TEXTO. Cuando extraes datos externos de
otros programas, a veces los valores numéricos tienen formato de texto, de forma
que no se pueden hacer operaciones matemáticas con ellos. La función VALOR
soluciona este problema.

Función IGUAL

Permite hacer comparaciones simples de dos valores. Aunque yo prefiero utilizar

directamente el signo igual (=3=2, que devuelve FALSO), IGUAL parece que le da
un aspecto más “ordenado a la fórmula donde la utilices.
Dos de las situaciones en las que te será realmente útil es al utilizar formatos
condicionales y validación de datos. Si no coinciden dos valores (si no son iguales),
la condición no se cumplirá o no permitirá introducir un dato.

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 =IGUAL(texto1;texto2)
 Texto1: Es el primer valor a comparar.
 Texto2: Es el segundo valor a comparar. Tanto éste como texto1 pueden
aceptar texto, valores lógicos y datos numéricos.

Ten cuidado: IGUAL distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Funciones para cambiar el formato del texto

Excel contiene tres funciones que son muy útiles para cambiar la apariencia del
texto de las celdas:

 MAYUSC (texto): Transforma todos los caracteres del texto en letras mayúsculas.
 MINUSC(texto): Transforma todos los caracteres el texto en letras minúsculas.
 NOMPROPIO(texto): Convierte en mayúscula el primer carácter de cada palabra,
y en minúscula el resto.
En las tres funciones, el argumento texto puede ser una cadena de caracteres
entre comillas, una referencia a una celda que contenga texto o una fórmula que
devuelva un texto.

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 Funciones para extraer caracteres del texto

Si necesitas fórmulas para extraer de un texto, un número determinado de

caracteres, aquí tienes las tres funciones más utilizadas:

 IZQUIERDA(texto;[núm_caracteres]): Se utiliza para devolver un número

concreto de caracteres desde el comienzo de la cadena de texto.
 DERECHA(texto;[núm_caracteres]): Devuelve un número concreto de caracteres
desde el final de la cadena de texto hacia atrás.
 EXTRAE(texto;núm_inicial;núm_caracteres): Devuelve un número concreto de
caracteres desde la posición indicada en núm_inicial.
En estas funciones el argumento texto indica el texto sobre el que se va a trabajar
y núm_caracteres es el número de caracteres a devolver desde la izquierda,
derecha o núm_inicial.

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 Para establecer condiciones lógicas puedes utilizar estas funciones, que
proporcionan toda la flexibilidad que necesitas.

Funciones Y, O y XO

 Y(valor_lógico1;[valor_lógico2];…): Devuelve VERDADERO si todos los

argumentos de la función se cumplen.
 O(valor_lógico1;[valor_lógico2];…): Devuelve VERDADERO si uno o varios
argumentos de la función se cumplen.
 XO(valor_lógico1;[valor_lógico2];…): Devuelve un Exclusivo lógico de todos los
argumentos.

Función NO

La función NO se utiliza para negar el resultado lógico de una fórmula, es decir, si

la fórmula de la celda devuelve VERDADERO, la función NO hará que sea FALSO y
viceversa.
Por ejemplo, estas dos fórmulas devuelven FALSO:

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=NO(VERDADERO)
=NO(2*2=4)

Función SI

Es la función lógica más conocida y versátil. A veces se la conoce como “función

condicional” por su capacidad de devolver un valor según una condición que se
especifique:

=SI(condicion;valor_si_verdadero;[valor_si_falso])
La función SI comprueba los criterios expresados en el argumento condicion, y
devuelve un valor (valor_si_verdadero) si se cumplen y otro valor (valor_si_falso)
si no se cumplen.
Por ejemplo, la fórmula =SI(A1<>””;”Bueno”;”Malo”), devuelve el valor “Bueno”
si la celda A1 no está vacía. Si A1 se encuentra vacía, devuelve “Malo”.
Un ejemplo algo más complejo: La
fórmula =SI(F4>9;”¡Perfecto”;SI(F4>6;”Bien”;SI(F4>3;”Mal”;”Muy
mal”))) devolverá “¡Perfecto!” si F4 contiene un número mayor que 9, “Bien” si
el valor se encuentra entre 6 y 9, “Mal”, si se encuentra entre 3 y 6 y “Muy mal”,
si es menor de 3.

Función SI.ERROR

SI.ERROR es una función muy útil que se utiliza para manejar los posibles errores
que se pueden dar en una fórmula.

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=SI.ERROR(formula;valor_si_error)
Comprueba si la fórmula da como resultado un error y, si lo hace, devuelve un
valor en su lugar. Es capaz de identificar los siete errores que se pueden dar en la
fórmula.

Excel también cuenta con muchísimas funciones básicas y avanzadas para

realizar cálculos matemáticos, desde simples sumas y restas hasta operaciones
logarítmicas, factoriales y similares.
Algunas de las operaciones más básicas pueden ser:

Funciones para sumar datos

Sumar es la operación matemática que más se utiliza. Excel cuenta con varias
funciones que te ayudarán en esto:

Función SUMA
Esta función devuelve la suma de los argumentos introducidos. Estos argumentos
pueden ser números, referencias de celdas o resultados de fórmulas que
devuelven números

=SUMA(número1;[número2];…)

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 En esta sintaxis sólo es obligatorio el primero de los argumentos. Los demás,
hasta 255, puedes introducirlos o no.

En la fórmula =SUMA(A4;B6;3), se suman los valores de las celdas A4 y B6 y, a

continuación, se suma 3.
Esta es la forma de suma más sencilla, pero hay otras más completas y complejas.

Funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

Ambas funciones suman las celdas de un rango específico, siempre que los
valores cumplan ciertas condiciones.

La diferencia entre las funciones es que SUMAR.SI sólo puede evaluar una
condición mientras que SUMAR.SI.CONJUNTO, puede hacerlo hasta con 127. Será
complicado que llegues a exceder este número..

=SUMAR.SI(rango,criterio,[rango_suma])
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios_1;criterio_1;[rango_criter
ios_2];[criterio_2];…)
Como ves, las dos funciones tienen los mismos tipos de argumentos pero su
sintaxis es ligeramente diferente:

 rango_suma: es el rango de celdas donde se encuentran los valores a sumar.

 rango y rango_criterios: es el rango de celdas que contiene el criterio a evaluar.
 criterio y criterio_1: es la condición que debe ser evaluada.

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Función SUMAPRODUCTO
SUMAPRODUCTO es una función un tanto especial porque es de las pocas que
trabaja con matrices. Su misión es la de multiplicar los componentes de dos
rangos de datos y sumar su resultado (dos acciones en una).

Uno de los usos que le suelo dar es el de multiplicar cantidades por precios en un
listado de productos, para hallar el importe total.

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 Funciones para generar números aleatorios

Excel tiene dos funciones para generar números aleatorios. A simple vista parece
que no tienen mucha utilidad, pero sirven para muchas actividades: asignar
personas a grupos de forma aleatoria, ordenar datos aleatoriamente o crear
estudios de probabilidades.

 ALEATORIO(): Genera un número aleatorio entre 0 y 1.

 ALEATORIO.ENTRE(valor_menor;valor_mayor): Genera un número aleatorio
entre los límites dados.

Funciones de redondeo

¿Tienes que hacer algún tipo de redondeo a un número? Sin problemas, Excel
cuenta con un sinfín de funciones que permiten crear cualquier redondeo
imaginable:

 REDONDEAR: Redondea un número al número de decimales especificado.

 REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a
cero.
 REDONDEAR.MENOS: Redondea el número hacia abajo, en dirección hacia cero.
 REDOND.MULT: Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.
 MULTIPLO.INFERIOR: Redondea un número hacia abajo, hasta el múltiplo
significativo.
 MULTIPLO.SUPERIOR: Redondea un número hacia arriba, hasta el múltiplo
significativo.
 ENTERO: Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.

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 TRUNCAR: Trunca un número a un entero.
 REDONDEA.PAR: Redondea un número hasta el entero par más próximo, en
sentido contrario a cero.
 REDONDEA.IMPAR: Redondea un número hasta el entero impar más próximo, en
sentido contrario a cero.

La categoría estadística cuenta con muchas funciones para realizar todo tipo de
cálculos. Seguro que en alguna ocasión has tenido que contar un rango de celdas
o hallar el valor más alto de un grupo de números… Con Excel es posible realizar
estudios estadísticos complejos. A una escala más sencilla, esto es lo que podrías
llegar a necesitar:

Funciones para encontrar valores más altos, más bajos y promedios

 =MIN(numero_1;numero_2;…): Devuelve el valor mínimo de una lista de valores

omitiendo los valores lógicos y los de texto.
 =MAX(número1,[número2],[…]): Devuelve el valor más alto de una lista de
valores omitiendo los valores lógicos y los de texto.
 =PROMEDIO(número1;[número2];[…]): Devuelve la media aritmética de todos
sus argumentos (hasta 255).
 =K.ESIMO.MAYOR(matriz;k): Devuelve el número que se encuentra en la n-ava
posición cuando los valores se encuentran ordenados de mayor a menor.
 =K.ESIMO.MENOR(matriz;k): Devuelve el número que se encuentra en la n-ava
posición cuando los valores se encuentran ordenados de menor a mayor.

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 Funciones para contar celdas

Excel nos ayuda a contar celdas con estas funciones:

 =CONTAR(valor1;[valor2];[…]): Devuelve la cantidad de celdas que contienen

números o fechas.
 =CONTARA(valor_1;valor_2;…): Cuenta el número de celdas no vacías de uno o
varios rangos de datos.
 =CONTAR.BLANCO(rango): Cuenta las celdas que están en blanco.
 =CONTAR.SI(rango;criterios): Cuenta el número de celdas que cumplen con los
criterios de una condición.
 =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterio1;criterio1;[rango_criterio2;criterio2];[
…]): Cuenta el número de celdas que contienen valores según uno o varios
criterios.

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 Una de las tareas que se hacen con más frecuencia es la de buscar un dato. Las
funciones de búsqueda y referencia son realmente útiles cuando necesitas buscar
información o quieres mostrar referencias de celdas

Función BUSCARV

¿Quién no ha oido hablar de BUSCARV o la utiliza todos los días? Es la

protagonista de las funciones de búsqueda y la más utilizada por los que
trabajamos con Excel. BUSCARV te permite buscar un valor en la primera columna
de un rango y devuelve el dato de la misma fila que se encuentra n columnas
hacia la derecha.
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])
 valor_buscado: (obligatorio) Es el valor que quieres buscar.

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 matriz_buscar_en: (obligatorio) El rango de datos o tabla donde se buscará
el valor_buscado.
 indicador_columnas: (obligatorio) El número de columna en la tabla en la que se
encuentra el valor devuelto.
 ordenado: (opcional) El valor lógico que indica si BUSCARV debe buscar una
coincidencia exacta o aproximada.

Función INDICE

INDICE es una de las pocas funciones de Excel que acepta dos sintaxis: una de
referencia y otra matricial. Ambas sintaxis tienen el mismo objetivo: encontrar un
valor en una matriz o rango de celdas, conociendo solo un número de columna y
de fila.
Esta función, junto con COINCIDIR, son las sustitutas perfectas para BUSCARV,
que además tienen una ventaja: la posibilidad de hacer búsquedas hacia la
izquierda.

Función COINCIDIR

La función COINCIDIR devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz

que coincida con un valor específico en un determinado orden. Esto significa que,
dentro de un rango de celdas, es posible conocer la posición exacta del valor
buscado. Esto es realmente útil, por ejemplo, para construir fórmulas complejas
relacionadas con datos que pueden variar de posición (dinámicos).

Función INDIRECTO

¿El dato que estás buscando puede encontrarse en un rango de celdas o en otro?
INDIRECTO te ayuda a construir referencias de celdas dinámicas para que hagas

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la búsqueda en el sitio correcto. Particularmente yo la suelo utilizar para crear
referencias a otras hojas del libro de Excel.

Función DESREF

DESREF es de las funciones de referencia favoritas. Desde una referencia de celda

dada, permite desplazarte un número de filas y un número de columnas, para
devolver el valor que se encuentre en esa celda.

Normalmente suele utilizarse en combinación contras funciones

como INDICE o INDIRECTO.

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Función TRANSPONER

TRANSPONER te permite cambiar las filas por columnas y las columnas por filas,
modificando así la posición de los datos. Se trata de una función matricial.

La sintaxis es muy sencilla, simplemente hay que aplicar la matriz que se desea
transponer. Pero previamente a introducir la fórmula, debes seleccionar el rango
de celdas de destino (ya transpuesto) donde quieres pegar los datos.

La verdadera potencia de las funciones de búsqueda y referencia se encuentra en

combinarlas adecuadamente.

Las operaciones con fechas y horas suelen ser también bastante habituales
(tareas como sumar o restar días o tiempos, cálculos con días laborables o hallar
fechas en función de determinados parámetros).

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 Algo importante que debes saber es que el formato de las celdas que contienen
fechas y horas juega un papel muy importante. A veces un simple cambio de
formato te da la respuesta que estabas buscando. Esto es porque Excel almacena
las fechas y las horas como números de serie. Por ejemplo, el 02/06/2018 a las
15:37, Excel lo guarda como 43253,65069 (43253 son los días transcurridos desde
el 01/01/1900 hasta el 02/006/18 y 0,65069 es la fracción del día transcurrido
desde las 0:00 hasta las 15:37). Excel trabaja de esta manera para poder realizar
cálculos con este tipo de datos de forma más eficiente.

Funciones para crear fechas

 FECHA: Para crear fechas recopilando los diferentes componentes (día, mes y
año).
 FECHA.MES: Devuelve una fecha según un número de meses antes o después.
 FECHANUMERO: Convierte una cadena de texto en una fecha.

Fecha y hora actuales

En ocasiones puede que necesites conocer la hora y la fecha actuales para hacer
algún cálculo de vencimientos o de control horario.

 HOY(): Devuelve la fecha actual

 AHORA(): Devuelve la fecha y hora actuales. Modificando el formato puedes
mostrar únicamente la hora.

Extracción de fechas y componentes de fecha

Dada una fecha, es posible obtener mucha información de forma individual:

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 DIA: Devuelve el número del día de la fecha especificada.
 MES: Devuelve el número del mes.
 AÑO: Devuelve el año.
 FIN.MES: Devuelve el último día del mes, un número de meses antes o después
de la fecha.
 DIASEM: Devuelve el día de la semana, según el parámetro especificado.
 NUM.DE.SEMANA: Devuelve el número de la semana del año en la que se
encuentra la fecha.
 SIFECHA: Devuelve la diferencia entre dos fechas.
 FRAC.AÑO: Calcula la fracción del año que hay entre dos fechas

Operaciones con días laborables

Para operaciones relacionadas con días laborables tienes a tu disposición estas

funciones:

 DIA.LAB: Calcula la fecha resultante de agregar o quitar un número de días

laborables a una fecha inicial.
 DIAS.LAB: Calcula el número de días laborables entre dos fechas.
 DIA.LAB.INTL: Calcula la fecha resultante de agregar o quitar un número de días
laborables a una fecha inicial, utilizando parámetros de fin de semana
personalizados.
 DIAS.LAB.INTL: Calcula el número de días laborables entre dos fechas, utilizando
parámetros de fin de semana personalizados

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