INSTRUCTIVO EXCEL 2016 Básico - Intermedio CICR

52
Manual del Usuario I

Excel 2016
Básico e Intermedio
E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

Material Exclusivo para uso de CICR
Manual del Usuario Excel 2016 Básico e Intermedio
Contenido
1. Conceptos Básicos............................................................................................ 6
1.1. Iniciando Excel................................................................................................. 6
1.1.1 Abrir nuevos documentos en Excel .................................................................... 7
1.2. Pantalla Inicio de Excel ..................................................................................... 7
1.3. Cinta de Opciones ............................................................................................ 9
1.3.1. Archivo ............................................................................................................ 9
1.3.2. Pestaña Inicio ................................................................................................ 10
1.3.3. Pestaña Insertar ............................................................................................ 11
1.3.4. Pestaña Diseño de página ............................................................................... 11
1.3.5. Pestaña Fórmulas ........................................................................................... 12
1.3.6. Pestaña Datos ................................................................................................ 12
1.3.7. Pestaña Revisar ............................................................................................. 13
1.3.8. Pestaña Vista ................................................................................................. 14
1.4. Aspectos generales y parámetros de Excel ....................................................... 14
1.4.1. Configuración................................................................................................. 15
1.5. Sección General: ............................................................................................ 15
1.6. Sección Revisión: ........................................................................................... 16
1.7. Sección Fórmulas: .......................................................................................... 16
1.8. Sección Guardar: ........................................................................................... 16
1.9. Sección Idioma: ............................................................................................. 16
1.10. Sección Avanzadas: ........................................................................................ 17
2. Edición de datos en Excel ............................................................................... 18
2.1. Botón Derecho: .............................................................................................. 18
2.2. Elegir de la lista: ............................................................................................ 18
2.3. Formato de celdas .......................................................................................... 18
2.3.1. Fuente........................................................................................................... 19
2.3.2. Alineación ...................................................................................................... 20
2.3.3. Bordes........................................................................................................... 22
2.3.4. Relleno .......................................................................................................... 23

2
2.3.5. Números........................................................................................................ 24
3. Hojas de Cálculo ............................................................................................ 26
3.1. Insertar Hoja ................................................................................................. 26
3.2. Insertar una nueva hoja de cálculo.................................................................. 26
3.3. Cambiar color de etiqueta de la hoja ............................................................... 27
3.4. Mover hojas de un lado a otro ........................................................................ 27
3.5. Copia idéntica dentro del mismo libro .............................................................. 27
3.6. Copia idéntica en otro libro ............................................................................. 27
3.7. Eliminar una o más hojas de cálculo ................................................................ 27
3.8. Ocultar hoja ................................................................................................... 28
4. Insertar celdas en blanco, filas y columnas ...................................................... 29
4.1. Insertar filas en una hoja de cálculo ................................................................ 29
4.2. Insertar columnas en una hoja de cálculo ........................................................ 30
4.3. Eliminar celdas, filas o columnas ..................................................................... 31
5. Formas de Copiado ........................................................................................ 32
5.1. Copiar celdas ................................................................................................. 32
5.2. Copiar celdas utilizando el Portapapeles........................................................... 32
5.3. Copiar celdas utilizando el ratón ...................................................................... 32
6. Formas de pegado ......................................................................................... 33
6.1. Pegados Especiales ........................................................................................ 33
6.2. Operaciones aritméticas al pegar .................................................................... 34
6.3. Opciones de pegado adicionales...................................................................... 34
7. Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo ......................... 35
7.1. Relleno de Datos numéricos ............................................................................ 36
7.2. Relleno de Texto y número ............................................................................. 36
7.3. Relleno de fechas ........................................................................................... 37
7.4. Rellenos rápidos ............................................................................................. 37
7.5. Relleno en listas o bases de datos ................................................................... 37
7.6. Reemplazar valores ........................................................................................ 38
8. Visualizaciones de Excel.................................................................................. 39
9. Impresión de Documentos .............................................................................. 39

3
9.1. Vista preliminar .............................................................................................. 39

10. Ordenamientos de base de datos .................................................................... 43
10.1. Pestaña INICIO y la Pestaña Datos ................................................................. 43
10.2. Ordenamientos múltiples ................................................................................ 43
10.3. Ordenar por varias columnas en Excel ............................................................. 43
10.4. Diferentes niveles de ordenación: ................................................................... 44
11. FILTROS de base de datos .............................................................................. 45
11.1. Herramienta Autofiltro .................................................................................... 45
11.2. Autofiltros ...................................................................................................... 46
11.3. Filtrar por varias columnas .............................................................................. 47
11.4. Eliminar un filtro en Excel ............................................................................... 48
11.5. Filtrar en Excel buscando valores .................................................................... 48
11.5.1. Textos:.................................................................................................... 48
11.5.2. Fechas: ................................................................................................... 49
11.5.3. Números: ................................................................................................ 49
11.6. Filtrar por color en Excel ................................................................................. 49
11.7. Función de SUBTOTALES, con Filtros ............................................................... 50
12. Formatos Condicionales .................................................................................. 52
12.1. ¿Cómo validar si en una hoja hay o no formato condicional?. ............................ 52
12.1.1. Tecla F5 ó Control + I. ............................................................................. 52
12.1.2. Ícono Formato condicional. ....................................................................... 54
12.2. Los 10 pasos del Formato Condicional. ............................................................ 55
12.3. Reglas de formato condicional ........................................................................ 60
12.3.1. Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. ................................. 60
12.3.1.1. Formato de celdas utilizando una escala de dos colores ........................... 60
12.3.1.2. Formato de celdas utilizando una escala de tres colores .......................... 61
12.3.1.3. Formato de celdas utilizando barras de datos ......................................... 63
12.3.1.4. Dar formato a todas las celdas con un conjunto de iconos ....................... 64
12.3.2. Aplicar formato solo a las celdas que contengan ........................................ 66
12.3.3. Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior ......... 68
12.3.4. Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio ........... 70

4
12.3.5. Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados ..................... 72

12.3.6. Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato ................. 73
12.4. Editar una regla ............................................................................................. 75
12.5. Eliminar una regla .......................................................................................... 75
13. Convertir TEXTO EN COLUMNAS ..................................................................... 79
13.1. Quitar duplicados ........................................................................................... 79
14. Funciones ...................................................................................................... 80
14.1. Argumentos de una fórmula de Excel .............................................................. 80
14.2. Constantes y referencias de celda ................................................................... 80
14.3. Referencias de celda en fórmulas .................................................................... 81
14.4. Análisis Rápido en Excel 2016 ......................................................................... 82
14.5. Funciones de texto: ........................................................................................ 84
14.6. Función de Búsqueda y Referencia: ................................................................. 84
15. Validación de datos ........................................................................................ 86
15.1. Lista desplegable en Excel .............................................................................. 86
15.2. Asignar nombre a rangos: .............................................................................. 87
16. Minigráficos ................................................................................................... 89
16.1. Ventajas del uso de minigráficos ..................................................................... 89
16.2. Crear un minigráfico ....................................................................................... 89
16.3. Personalizar minigráficos ................................................................................ 90
16.4. Mostrar u ocultar marcadores de datos ............................................................ 91
17. Análisis Rápido ............................................................................................... 92
18. Hipervínculos ................................................................................................. 93
19. Guardar un documento ................................................................................... 94
19.1. Guardar Documentos con Contraseña.............................................................. 94
20. Eliminar Archivo ............................................................................................. 94
21. Salir de Excel ................................................................................................. 95

5
1. Conceptos Básicos
Con Microsoft Excel 2016, podrá presentar información de forma clara, visual y
agradable, utilizando para ello textos, gráficos, fotos, vídeos, efectos animados, películas
y sonidos, entre otros, adicionalmente se pueden insertar notas para que el orador pueda
tener unas aclaraciones durante la exposición.
Uno de los aspectos en los que hubo mayor cambio entre la versión 2010 y la versión
2016 de Excel, es en la incorporación de herramientas de Análisis mucho más amigables
y que facilitan el manejo de datos y toma de decisiones.
1.1. Iniciando Excel

Existen varias formas de dar inicio al programa, una de ellas es dar clic en:
1. El Botón de Office
2. En Todos los Programas
3. En Microsoft Office
4. En Microsoft Excel 2016
Otra forma de acceder:
1. Dar clic en el botón de Office
2. Escribir en la caja de búsqueda Excel
3. Dar clic en Microsoft Excel 2016
Podría también
Dar clic en Microsoft Excel 2016 del menú de Inicio (Si este programa está anclado
allí)
Dar clic en el Icono de Microsoft Excel 2016 en el Barra de Tareas
Dar clic en el Icono de Microsoft Excel 2016 , que se encuentra en el

Escritorio, si el icono no está en el Escritorio:
a) Dé clic en el Botón de Office

b) Dé clic en Todos los Programas
c) Dé clic en Microsoft Office
d) Dé clic derecho en Microsoft Excel 2016
e) Dé clic Enviar a y luego en Escritorio (Crear acceso directo)
E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 6

Cuando se ingresa al Microsoft Excel 2016 por PRIMERA VEZ aparecerá un cuadro de
texto, en el cual pedirá el nombre y las iniciales del Usuario, esto identificará en la(s)
presentación(es) el AUTOR / CREADOR.
1.1.1 Abrir nuevos documentos en Excel

Con Excel 2016 (al igual que en otras aplicaciones), se ha integrado la posibilidad de
descargar las plantillas de tablas con el fin de evitar el trabajo pesado de diseñar e
introducir las funciones y enfocarse en ingresar los datos. Existe una gran variedad de
plantillas para utilizar.
Algunas de las opciones son las siguientes: Empresa; Personal; Presupuestos;
Calculadora; Pequeñas Empresas; Listas; Registros
Excel se conecta en línea para ofrecer una gran cantidad de opciones, de manera que el
usuario pueda escoger la plantilla que más se ajuste a sus requerimientos.
1.2. Pantalla Inicio de Excel

La siguiente es la pantalla de Inicio del Microsoft Excel 2016:
Pestañas Barra de Título Grupo de Comandos
Barra de Fórmulas
Cinta de Opciones
Botones Minimizar,
Cuadro de
Barra de Herramientas acceso rápido Restaurar, Cerrar y
Nombres
Ayuda
Botón Archivo
Encabezado de Columna
Encabezado de Fila
Barra de Etiquetas / Hojas Barras desplazamiento
Botones de
Zoom
desplazamiento Iconos de
Hojas activas Barra de Estado Vistas

Barra de herramientas de Acceso Rápido:

✓ En esta barra aparecen los doce (12)
iconos más usuales para Microsoft
Excel 2016.
✓ La personalización de la barra se
realiza haciendo clic en el extremo
derecho de la barra y dando clic
sobre los Iconos allí listados.
✓ Para agregar más iconos, dé clic en
Más comandos y allí seleccione los
iconos que desee agregar. Escoger
Todos los comandos en la sección
izquierda de “Comandos disponibles
en”. De esta manera aparecen todos
los comandos disponibles para
agregar. Sugerencia de comandos para agregar: Justificar, Pega Valores,
Propiedades Avanzadas del documento.
✓ Otra forma de agregar íconos, es presionando clic derecho sobre el ícono que se
desee agregar y escoger la opción de “Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido”
✓ La Barra puede colocarse arriba o debajo de la Cinta de Opciones.
1). Barra de títulos: Aparece en la parte superior de la Pantalla e indica el nombre del
documento asignado por el USUARIO o el genérico asignado por la computadora.
Un documento tendrá un nombre diferente al asignado por la computadora sólo
hasta cuando se grabe.
2). Botones de minimizar, restaurar y cerrar: Están ubicados en la esquina
superior derecha de la pantalla de Microsoft Excel 2016.
Al dar clic en el botón cerrar , hará que cierre el archivo si no ha

realizado cambios o, que de manera contraria, le pregunte si desea
guardar la presentación con los cambios realizados.
3). Cinta de Opciones: Aparece en la segunda línea y corresponde a los menús

(Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos).

1.3. Cinta de Opciones

La interfaz de usuario orientada a los resultados, facilita el trabajo en Microsoft Office
Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos. La Barra de Herramientas de
Acceso Rápido ahora es más fácil de encontrar en las fichas orientadas a tareas que
contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han
sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles.
Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo
para ayudarle a elegir la opción adecuada.
Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de

usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que
resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.
La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2016 es la cinta de opciones.

La cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con
un tipo de trabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes
comandos de cada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la
cinta de opciones.
Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los
comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para
trabajar con celdas están en el grupo Celdas.
1.3.1. Archivo
✓ Opción Información: Permite Proteger el libro, Inspeccionar antes de publicarlo

(comentarios, ver propiedades del documento, ruta de acceso a la impresora, nombre
del autor, fechas relacionadas, objetados invisibles y comprobar si hay problemas o
contenido que no puedan leer los usuarios con discapacidades) Además, permite ver
la fecha y hora de las últimas versiones del archivo. Así como, las Opciones de vista

de explorador (El creador del libro elije qué pueden ver los usuarios cuando el libro
se vea en la Web)
✓ Allí puede Guardar, Guardar como, Abrir y Cerrar un archivo existente.
✓ Permite realizar impresiones
✓ Compartir el documento en OneDrive o enviarlo por correo electrónico
✓ Permite Exportar el archivo y crear un documento pdf. o cambiar el tipo de archivo
✓ Cerrar el archivo
✓ Cuenta: Brinda información del producto y permite cambiar el parámetro del tema
para todo el Office
✓ Opciones: Permite realizar parametrizaciones del programa
1.3.2. Pestaña Inicio
Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

✓ Portapapeles: Permite copiar, cortar, pegar, realizar pegados especiales y pegado
de formato
✓ Fuente: Permite escoger el tipo y tamaño de letra, aumentar y disminuir el tamaño
de letra, dar formato de Negrita, cursiva y subrayado. Insertar bordes, poner color
a la celda y a la fuente (caracteres)
✓ Alineación: Permite alinear el contenido de las celdas (hacia la derecha, izquierda,
centrado, dar orientaciones especiales, ajustar el texto y combinar y centrar las
celdas)
✓ Número: Cambia el formato de la celda (números con separador de miles y
decimales, porcentaje, moneda, general, texto, aumenta y disminuye la cantidad
de decimales)
✓ Estilos: Crea formatos condicionales en las celdas de acuerdo a reglas
especificadas, convierte rápidamente un rango de celdas en una tabla con su propio
estilo.
✓ Celdas: Permite ocultar, mostrar, insertar y eliminar: filas, columnas y hojas.
Además, realizar cambios en el alto de las filas y ancho de las columnas. Organizar
las hojas del libro colocando nombre en sus etiquetas, cambiando el nombre
asignado, mover o copiar la hoja y colorear la etiqueta de la misma.
o Permite proteger la hoja y bloquear la celda.
✓ Modificar: Tiene incluidas herramientas con diversas funcionalidades, entre ellas,
la función Sumatoria, Relleno de datos, Borrar, Ordenamientos y filtros, Buscar y
Reemplazar

1.3.3. Pestaña Insertar

Permite insertar:
✓ Tablas Dinámicas: Herramienta que logra resumir fácilmente datos complejos
✓ Tablas Dinámicas Recomendadas: De acuerdo al tipo de datos, Excel
recomienda estructuras de Tablas Dinámicas
✓ Tabla: Crea tablas para administrar y analizar datos relacionados
✓ Ilustraciones: Inserta imágenes que se encuentren guardadas por el usuario,
imágenes en línea, formas, SmartArt y captura de áreas
✓ Aplicaciones: Aplicaciones virtuales
✓ Gráficos recomendados: De acuerdo a los datos, presenta un gráfico que se
ajusta de manera óptima
✓ Gráficos: Presenta diversas opciones de gráficos según el tipo de datos
✓ Gráficos dinámicos: Permite usar gráficos dinámicos para resumir los datos
gráficamente y explorar datos complejos
✓ Informes: Crea informes interactivos
✓ Minigráficos: Facilita detección de patrones y tendencias
✓ Filtros: Segmentación de datos (Inserta una segmentación de datos para filtrar
datos de manera interactiva) y escalas de tiempo (Inserta un control de escala
de tiempo para filtrar fechas de manera interactiva)
✓ Vínculos: Hipervínculos (Crea un vínculo en el documento para el acceso rápido
a páginas web y archivos)
✓ Texto: Inserta cuadros de texto, encabezados y pies de página, WordArt, Línea
de firma y objetos
✓ Símbolos: Inserta ecuaciones y símbolos
1.3.4. Pestaña Diseño de página

Permite realizar la configuración a la hora de imprimir los documentos de Excel.
✓ Temas:
Temas: Permite seleccionar un nuevo tema para proporcionar al documento un
estilo inmediato y exactamente la personalidad que se desea

Colores: Permite cambiar rápidamente todos los colores que se usan en el

documento
Fuentes: Cambiar rápidamente el aspecto de todo el documento seleccionando un
nuevo juego de fuentes
Efectos: Cambia rápidamente el aspecto general de los objetos del documento
✓ Configurar página: Configura área de impresión de acuerdo a los márgenes,
orientación, tamaño de la hoja a imprimir. Definición de área de impresión, saldos
de página, fondos e imágenes insertadas y otros parámetros
✓ Ajustar área de impresión: Reduce el ancho y alto del área de impresión
✓ Opciones de la Hoja: Permite mostrar u ocultar las líneas de división y los
encabezados de la hoja de Excel
✓ Organizar: Realiza cambios en los objetos insertados dentro de la hoja
1.3.5. Pestaña Fórmulas

✓ Biblioteca de funciones: Permite insertar funciones de diferentes categorías
(Financieras, Lógicas, de Texto, Fecha y hora, Búsqueda y Referencia,
Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas, Ingeniería, Cubo, Información,
Compatibilidad y Web)
✓ Nombres definidos: Permite asignar nombres a celdas o rangos de celdas
✓ Auditoría de fórmulas: Permite rastrear precedentes y dependientes para
auditar las fórmulas que tenga una celda, lo cual ayuda a su revisión y edición
✓ Opciones para el cálculo: Permite parametrizar los cálculos de manera
automática, automática excepto en las tablas de datos y manual
1.3.6. Pestaña Datos

✓ Obtener datos externos: Permite obtener datos externos desde otros programas
como Access, desde la web, desde un texto, otras fuentes y conexiones existentes
✓ Conexiones: Actualiza los datos de una tabla dinámica, permite mostrar todas las
conexiones para el libro
✓ Ordenar y filtrar: Realiza ordenamientos de acuerdo al criterio de dato, ordena de
manera personalizada, activa el filtrado de las celdas seleccionadas, borra filtros
aplicados y permite filtrar de forma avanzada
✓ Herramientas de datos:

a) Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias

columnas
b) Relleno rápido: Rellena automáticamente los valores
c) Quitar duplicados: Elimina las filas duplicadas en una hoja
d) Validación de datos: Por medio de reglas permite limitar el tipo de datos que
pueden escribirse en una celda
e) Consolidar: Resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados
en un solo intervalo de resultados
f) Relaciones: Crea o edita las relaciones entre tablas para mostrar los datos
relacionados de distintas tablas del mismo informe
✓ Esquema:
a) Agrupar: Agrupa filas o columnas, o crea automáticamente un esquema
b) Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente
c) Subtotal: Calcula rápidamente las dilas de datos relacionadas insertando
subtotales y totales
✓ Análisis: Contiene herramientas de análisis de datos científicos y financieros
1.3.7. Pestaña Revisar
Grupo de
Comandos de acuerdo a su funcionalidad:
✓Revisión: Permite realizar revisiones de ortografía, referencias y sinónimos
✓Idioma: Traduce el texto seleccionado a otro idioma
✓Comentarios: Permite insertar, modificar, eliminar, mostrar u ocultar
comentarios en las celas
✓ Cambios:
a) Proteger hoja: Impide que otros usuarios realicen cambios no deseados
limitado su capacidad de modificación
b) Proteger libro: Impide que otros usuarios realicen cambios en la
estructura del libro, como mover, eliminar o agregar hojas
c) Compartir libro: Comparte el libro para que otros usuarios puedan
trabajar en el al mismo tiempo
d) Proteger y compartir libro: Comparte el libre y protege el control de
cambios con una contraseña
e) Permite a usuarios modificar rangos: Permite configurar la protección
por contraseña en intervalos y elegir los usuarios que pueden modificar
esos intervalos
f) Control de cambios: Permite estar al tanto de los cambios realizados en
el documento

1.3.8. Pestaña Vista

✓ Vistas del libro: Permite ver el libro de diferentes formas (normal, saltos de página,
diseño de página, vistas personalizadas)
✓ Mostrar: Muestra u oculta las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los títulos
(número de filas y nombre de las columnas)
✓ Zoom: Acerca o aleja el documento a la distancia que sea más cómoda para el usuario
✓ Ventana:
a) Nueva ventana: Abre una segunda ventana del documento para poder trabajar
en distintos sitios al mismo tiempo
b) Organizar todo: Apila las ventanas abiertas para poder verlas todas a la vez
c) Inmovilizar: Congela una parte de la hoja para mantenerla visible mientas se
desplaza por el resto de la hoja
d) Dividir: Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado
e) Ocultar: Oculta la ventana actual
f) Cambiar ventanas: Cambia rápidamente a otra ventana abierta de Excel
✓ Macros: Muestra la lista de macros con la que se puede trabajar
1.4. Aspectos generales y parámetros de Excel

Zona de trabajo: es la que se utiliza para trabajar en el documento de Excel, es una
gran matriz compuesta por columnas y filas, las cuales conforman celdas.
Barra de Herramientas de Acceso Rápidos de desplazamientos: Se encuentran en

el borde inferior y derecha de la pantalla. Su función es desplazar el punto de inserción
(I) con rapidez por la zona de texto.
Agilidad de movimiento y utilización de Excel
La tecla Retroceso (Backspace) sirve para borrar hacia la izquierda.

La tecla SUPR (Delete) sirve para borrar hacia la derecha.
La tecla INTRO/ENTER mueve la selección hacia abajo, por medio de paramétros, se
puede habilitar que al presionar esta tecla, Excel se ubique en la celda de la derecha,
izquierda o arriba.
Para editar una celda que se encuentre con algún dato, se debe presionar la tecla F2.

1.4.1. Configuración
Todos los programas de Microsoft Office cuentan con Opciones para realizar cambios en
la configuración y parametrizar ciertos aspectos, de acuerdo a los requerimientos de cada
usuario.
Para ingresar a la Configuración, se debe dar clic al botón de Archivo, se selecciona en la

sección derecha, el botón
denominado “Opciones” y
desde ahí se configuran los
parámetros (General,
Fórmulas, Revisión, Guardar,
Idioma, Avanzadas,
Personalizar la cinta de
Opciones, la barra de
herramientas de accesos
rápidos, Complementos y
Centro de Confianza)
Desde esta funcionalidad,
podremos cambiar algunos
elementos de la configuración
que tiene el Excel por defecto,
tales como Nombre del Usuario, hacer que podamos ver u ocultar Barra de Herramientas
de Acceso Rápido, cambiar el movimiento del cursor después del ENTER, fijar tiempos
para Autoguardar y otros.
Dentro de la pestaña General es posible definir el color de interfaz de Excel, el cual viene
predeterminado de color gris claro. Este puede ser gris oscuro o blanco. Desde esta
sección también se puede definir el Tipo y tamaño de fuente (letra) que se va a utilizar al
crear nuevos libros. Así como la vista en la que quedará predeterminado al abrir un nuevo
libro y la cantidad de hojas que van a aparecer insertadas.
Otro aspecto que se parametriza es el nombre de Usuario, este es el nombre que van a
tener los comentarios cuando se inserten en las celdas.
Dentro de la pestaña Avanzadas es factible realizar cambios en cuanto a la dirección que
toma el cursor una vez presionado el Enter. Por defecto Excel mueve la selección Hacia
abajo, sin embargo, esta puede ser Hacia Arriba, Derecha o Izquierda.
Seguidamente se detallarán algunos de los parámetros más importantes para el

programa Excel:
1.5. Sección General:

✓ Al crear nuevos libros: Permite configurar el tipo y tamaño de letra que se va a utilizar
siempre al abrir nuevos libros. Define la vista en la que se va abrir el libro (Vista
normal, Vista previa de salto de página y Vista Diseño de página) El usuario define el
número de hojas que tendrán los nuevos libros al abrir, por defecto viene configurado
con tres.
✓ Personaliza la copia del Microsoft Office: Define el nombre de usuario, este aparecerá
en todos los comentarios que se inserte. Permite cambiar el tema de Office, que
representa el color de la Cinta de Opciones, para Excel 2016 se puede escoger entre
Blanco, Gris claro y Gris oscuro
1.6. Sección Revisión:

✓ Opciones de Autocorrección:
a) Esta opción permite cambiar la forma en que Excel corrige y da formato al texto
mientras se escribe. En la pestaña Autocorrección el usuario puede agregar
nuevas siglas que se reemplazarán por lo que se desee. Se utiliza para reemplazar
nombres de personas, de empresas, procedimientos, departamentos, frases
repetitivas, entre otros.
b) Ejemplo: las siglas de un nombre de pila, al digitar en Reemplazar JMC y en Con

digitar José María Castro Madriz, luego presionar el botón Agregar seguido de
, quedará guardada esta autocorrección para todos los programas de
Office, sin importar donde sea ingresada. (Word, Excel, Power Point, Outlook)
1.7. Sección Fórmulas:

Cambia las opciones relativas al cálculo de fórmulas, rendimiento y tratamiento de errores.
Opciones de cálculo: Permite parametrizar los cálculos de manera automática, automática
excepto en las tablas de datos y manual.
1.8. Sección Guardar:

Guardar libros: Guarda información de Autorrecuperación de acuerdo a la cantidad de
minutos que el usuario le asigne.
1.9. Sección Idioma:

Permite agregar idiomas adicionales para editar documentos. Los idiomas de edición
determinan las características específicas del idioma, entre las que se incluyen los
diccionarios, la revisión gramatical y la ordenación.

1.10. Sección Avanzadas:

Permite realizar cambios en las opciones de edición de Excel.
En esta sección se parametriza la dirección que toma el cursor una vez presionada la tecla
ENTER (hacia abajo, derecha, izquierda o arriba)
Parametriza el separador de miles y decimales que utiliza el programa. Si se desea cambiar
el que trae por defecto Excel, se debe quitar el “Check (✓)” en Usar separador del sistema
y definir el que para el usuario sea el adecuado.
Además se pueden modificar las listas personalizadas que tiene Excel, de manera que
cada usuario pueda parametrizar las propias, lo que le permite realizar ordenamientos de
acuerdo a ellas. Posteriormente se detallará más esta funcionalidad.

2. Edición de datos en Excel
2.1. Botón Derecho:

Al presionar el botón derecho en una celda o rango de celdas,
aparece una lista con las opciones más utilizadas para editar
datos.
Entre ellas: Cortar, Copiar, Opciones de pegado, Pegados

especiales, Insertar, Eliminar, Borrar contenido, Análisis Rápido,
Filtrar, Ordenar, Insertar Comentario, Formato de celdas, Elegir
de la lista desplegable, Definir Nombre e Hipervínculos.
Aparece también, un cuadro con botones para hacer cambios

de tipos de letra, tamaños, aplicar formatos a celdas con
números (moneda, porcentaje, separador de miles y
decimales), Negrita, Cursiva, Alineación centrada, Definir color
de celda y de fuente, aplicación de Bordes, agregar y disminuir
decimales y copiado de formato.
2.2. Elegir de la lista:

Para mantener la trazabilidad de los datos introducidos en una Base de datos es necesario
garantizarse que los datos sean los mismos, ubíquese en cualquier columna que tenga
datos de TEXTO y presione el botón derecho escoja la opción Elegir de la lista
desplegable y simplemente seleccione lo que necesita (la lista aparece Ordenada).
2.3. Formato de celdas

Existen diferentes opciones disponibles en EXCEL respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
La tecla rápida de acceso a la pantalla de Formato de celda es CTRL+1.

Para cambiar la apariencia de los datos

de nuestra hoja de cálculo, seguir los
pasos a continuación:
1. Seleccionar la celda o el rango de
celdas al cual queremos modificar
el aspecto
2. Seleccionar el grupo de
herramientas Fuente
3. Elegir la opción Celdas
4. Hacer clic sobre la Opción
Fuente
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de
la derecha
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro
7. Una vez elegidos todos los
aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo

quedará la selección en la celda.
2.3.1. Fuente
Excel nos permite cambiar la
apariencia de los datos de una hoja
de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos
de una celda.
Si elegimos un tipo de letra con el
identificativo delante de su nombre,
nos indica que la fuente elegida es
Century Gothic, es decir, que se
usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es
una fuente escalable (podemos
escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo
de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,
Negrita Cursiva.

Tamaño: Permite elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
Subrayado: Efecto que permite ver el contenido de una celda o grupo de celdas
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se puede elegir un color para la letra.
Efectos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer
clic sobre el recuadro de la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
EXCEL tiene por defecto.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece
una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha
de la derecha y elegirlo.
2.3.2. Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los pasos a
continuación:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación
2. Seleccionar el Barra de Herramientas de Acceso Rápido de Formato
3. Elegir la opción Celdas
4. Hacer clic sobre la Opción Alineación
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro
7. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón

A continuación pasamos a explicar

las distintas opciones del recuadro:
Alineación del texto Horizontal:
Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es
decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre
una de las siguientes opciones:
General: Es la opción de EXCEL por
defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo
de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a
la izquierda.
Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato. Observe como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor
en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
Derecha: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato.
Llenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos
la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la
celda.
Justificar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por
la derecha como por la izquierda.
Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene
datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido
si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones:
Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. EXCEL
ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no
ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción
el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
En la Cinta de Opciones, Inicio, disponemos de un grupo de herramientas en la Sección

Alineación, que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y
de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas
pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen
una sola celda, y a continuación centrará los datos.
Este botón permite ajustar el contenido de una celda al ancho que

tenga la columna, de manera que crea renglones de acuerdo a la cantidad de palabras
contenidas. Lo que aumenta es el alto de la(s) fila(s).
La combinación de teclas ALT + ENTER: Permite saltar de renglón en la misma celda.
2.3.3. Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los pasos a continuación:

✓ Seleccionar el rango de celdas al cual

queremos modificar el aspecto
✓ Seleccionar la Barra de Herramientas
de Acceso Rápido de Formato
✓ Elegir la opción Celdas
✓ Hacer clic sobre la Opción Bordes
✓ Aparecerá el cuadro de diálogo de la
derecha
✓ Elegir las opciones deseadas del
recuadro
✓ Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el

recuadro Borde un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
2.3.4. Relleno
Excel nos permite escoger diferentes tipos de relleno para aplicar en las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo rellenos,
seguir los pasos a continuación:
✓ Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto
✓ Seleccionar la Barra de
Herramientas de Acceso Rápido
de Formato
✓ Hacer clic sobre la Opción Relleno
✓ Aparecerá el cuadro de diálogo
de la derecha
✓ Elegir las opciones deseadas del
recuadro

✓ Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Color de fondo: Permite escoger un color en específico para la o las celdas que se hayan
seleccionado.
Efectos de relleno: Permite escoger un color adicional para combinarlo. Además, brinda
la opción de hacer degradaciones con el color, a través de diferentes estilos de sombreado
Más colores: Abre una paleta de colores con mayor cantidad de opciones
Color de trama: Permite escoger otro color para aplicar al relleno de la celda de acuerdo
al estilo de trama que se selecciones
Estilo de trama: Permite escoger tramas para el relleno de la celda (rayas, puntos,
cuadriculados, entre otros
2.3.5. Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir
los pasos a continuación:
✓ Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números
✓ Seleccionar el Barra de Herramientas de Acceso Rápido de Formato
✓ Hacer clic sobre la Opción Número
✓ Elegir las opciones deseadas del recuadro
✓ Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Al elegir cualquier opción, aparecerá

en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la
celda.
A continuación pasamos a explicar las

distintas opciones del recuadro:
Categoría: Se elegirá de la lista una

categoría dependiendo del valor
introducido en la celda. Las categorías
más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda

exactamente el valor introducido.

Número: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros,
con decimales y con punto de miles.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos
permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva
junto con el símbolo monetario el separador de miles.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por
100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fecha: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1
equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.
Otra opción de cambiar el formato de los números digitados en las
diferentes celdas es dar clic en la pestaña Inicio, sección Número
Números con decimales:
Esta herramienta permite disminuir la cantidad de decimales del número que

contenga la(s) celda(s) seleccionada
Esta herramienta permite disminuir la cantidad de decimales del número que

contenga la(s) celda(s) seleccionada

3. Hojas de Cálculo
3.1. Insertar Hoja
De manera predeterminada, Excel proporciona una hoja de cálculo en cada libro, sin embargo, se
pueden insertar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de
macros u hojas de diálogo) o eliminarlas, según sea necesario. También se puede cambiar el
número de hojas de cálculo que aparece de manera predeterminada en un libro nuevo.
El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la etiqueta de hoja correspondiente, en la

parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc. Es
recomendable etiquetar cada hoja con un nombre más adecuado de acuerdo a la información que
esta contenga.
Para digitar nombre a las etiquetas de hoja, se debe dar doble clic en la etiqueta, de manera que
queda el nombre anterior completamente seleccionado, por lo que se permite sobre escribir.
3.2. Insertar una nueva hoja de cálculo
Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:
Opción 1: Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al

final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar
hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.
Opción 2: Para insertar otra hoja de cálculo

delante de una existente, seleccione esta hoja de
cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el
grupo Celdas, haga clic en Insertar y a
continuación, haga clic en Insertar hoja.
Opción 3: También puede dar clic derecho en la

etiqueta de existente y a continuación, dar clic
en Insertar. En la ficha General, dar clic en Hoja de
cálculo y a continuación, dar clic en .
Opción 4: Por medio de la combinación de teclas rápidas, ubicados en cualquier celda dentro de
la matriz, presionar la tecla Shift + la tecla F11. Siempre se insertará la hoja al lado izquierdo
de la que se está trabajando en ese momento.

3.3. Cambiar color de etiqueta de la hoja

Las etiquetas de Hoja pueden tener color de acuerdo al gusto del usuario. Esto se logra
al presionar clic derecho en la etiqueta de la hoja. Escoger la opción “Color de etiqueta”
y luego seleccionar el color que se desea aplicar.
3.4. Mover hojas de un lado a otro

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, dar clic en la pestaña de la hoja
de cálculo que desea mover y a continuación, arrástrela a la ubicación deseada, esto
puede ser a la izquierda o a la derecha de su ubicación actual.
3.5. Copia idéntica dentro del mismo libro

En caso de que se desee hacer una copia exacta de una Hoja de cálculo se debe dar clic
a la pestaña de la hoja que se desea mover y al mismo tiempo presionar la tecla CTRL,
mantenerla presionada, hasta ubicarla en cualquier área del lado izquierdo o derecho.
Posteriormente soltar el ratón y por último la tecla CTRL. De esta manera se copia la hoja
manteniendo formatos y anchos de fila y columna, es una copia idéntica.
3.6. Copia idéntica en otro libro

Excel permite mover y copiar una Hoja de Cálculo en otro libro.
Para realizar este procedimiento se debe proceder como se
indica a continuación:
✓ Abrir el libro “Destino” donde se desea sea insertada la
o las hojas de cálculo existente. (si desea varias hojas
se seleccionan juntas presionando la tecla CRTL)
✓ Presionar clic derecho en la etiqueta de la Hoja que se
desea mover o copiar
✓ Escoger la Opción “Mover o copiar”
✓ En caso de que se desee conservar la hoja en el libro
de donde se origina, dar “Chekc” a la casilla que indica
Crear una copia. De lo contrario, pasa de un libro a otro
✓ En la sección Mover hojas seleccionadas, escoger el libro donde se desea sea
ubicada. En caso de ser un libro no existente se escoge la opción “Libro Nuevo”
✓ Presionar
3.7. Eliminar una o más hojas de cálculo
Seleccionar la o las hojas de cálculo que desea eliminar.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto
a Eliminar y a continuación, en Eliminar hoja.

Otra forma de hacerlo es dar clic derecho a la o las etiquetas de las hojas que desee
eliminar y escoger la Opción “Eliminar”
Excel siempre le va a enviar un mensaje consultando si efectivamente desea eliminar la
o las hojas seleccionas. Esto es un mecanismo de confirmación para evitar errores por
parte del usuario.
3.8. Ocultar hoja
Seleccione la o las hojas de cálculo que desee ocultar.

Opción 1: En Visibilidad, dar clic en Ocultar y mostrar y dar clic en Ocultar hoja.
Opción 2: Presionar clic derecho y escoger la opción “Ocultar”

4. Insertar celdas en blanco, filas y columnas

Excel tiene los siguientes límites de columnas y filas: 16.384 (A a XFD) columnas de ancho
por 1.048.576 filas de alto.
Es posible insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa en

una hoja de cálculo. Cuando inserta celdas en blanco, Excel desplaza las demás celdas en
la misma columna hacia abajo o las celdas en la misma fila hacia la derecha para ajustar
las celdas nuevas. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila seleccionada y
columnas a la izquierda de una columna seleccionada. También puede eliminar celdas,
filas y columnas.
Pasos para insertar celdas en blanco:
✓ Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas
celdas en blanco
✓ Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para
insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas
✓ En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto
a Insertar y a continuación, en Insertar celdas.
4.1. Insertar filas en una hoja de cálculo

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Opción 1:
Para insertar una sola fila, seleccione toda la fila o una celda de la fila encima de la cual
desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 4,
dar clic en una celda de la fila Para insertar varias filas, seleccione las filas encima de las
cuales desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea
insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, debe seleccionar tres filas.
Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona
las filas no adyacentes.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha

situada junto a Insertar y escoger la opción “Insertar filas de
hoja”
Opción 2:
Por medio de combinación de teclas es posible insertar filas:
✓ Seleccionar toda la o las filas sobre las cuales se desea insertar nuevas filas
✓ Presionar las teclas Ctrl y el símbolo +
Opción 3:
✓ Seleccionar toda la o las filas sobre las cuales se desea insertar nuevas filas
✓ Presionar clic derecho y escoger la opción “Insertar”
Nota: si se selecciona más de una fila, Excel insertará la cantidad de filas seleccionadas.
Siempre las a colocar arriba de las seleccionadas.
4.2. Insertar columnas en una hoja de cálculo

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Opción 1:
Para insertar una sola columna, seleccione toda la columna o una celda de la columna
delante de la cual desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva
columna delante de la columna C, dar clic en una celda de la columna Para insertar varias
columnas, seleccione las columnas delante de las cuales desea insertar las nuevas
columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo,
para insertar tres nuevas columnas, debe seleccionar tres columnas.
Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras
selecciona las columnas no adyacentes.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y
escoger la opción “Insertar columnas de hoja”
Opción 2:
Por medio de combinación de teclas es posible insertar columnas:
✓ Seleccionar toda la o las columnas sobre las cuales se desea insertar nuevas
columnas
✓ Presionar las teclas Ctrl y el símbolo +

Opción 3:
✓ Seleccionar toda la o las columnas delante de las cuales se desea insertar nuevas
columnas
✓ Presionar clic derecho y escoger la opción “Insertar”
Nota: si se selecciona más de una columna, Excel insertará la cantidad de columnas

seleccionadas. Siempre las a colocar al lado izquierdo de las seleccionadas.
4.3. Eliminar celdas, filas o columnas

Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, dar clic en la flecha junto a Eliminar y luego
realizar una de las siguientes acciones:
✓ Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en Eliminar celdas.

✓ Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja.
✓ Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en Eliminar columnas de hoja.
Nota: Puede presionar clic derecho en una selección de celdas, dar clic en Eliminar y luego
seleccionar la opción que desea. También puede presionar clic derecho en una selección
de filas o columnas y luego hacer clic en Eliminar.
En caso de que se desee eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar
las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la
columna en el cuadro de diálogo Eliminar.
Si se va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán

automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.
Si es necesario, puede restaurar inmediatamente los datos eliminados. En la Barra de

herramientas de acceso rápido, dar clic en Deshacer Escritura o presionar CTRL+Z.
Nota: Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las
propias celdas.

5. Formas de Copiado
5.1. Copiar celdas

Existen diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de
cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
5.2. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de
Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles donde nos encontramos situados.
Para copiar celdas a otra posición, proceder con los siguientes pasos:
1. Seleccionar la o las celdas a copiar
2. Seleccionar la pestaña Inicio en la sección de Portapapeles
3. Elegir la opción Copiar, aparece una línea de marca alrededor de las celdas
copiadas indicando la información situada en el portapapeles
4. Seleccionar las celdas donde desea sean copiadas
5. Seleccionar la pestaña Inicio en la sección de Portapapeles
6. Elegir la opción Pegar
Nota: Al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso 4. no es necesario seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar,
ya que si se selecciona una única celda, EXCEL extiende el área de pegado para ajustarlo
al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior
izquierda del área pegada.
Para eliminar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la línea de marca es posible volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar.
5.3. Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, proceder con los siguientes pasos:
1. Selecciona la o las celdas a copiar
2. Situar el ratón sobre un borde de la selección, mantén presionada la Tecla CTRL.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda, con una pequeña cruz o signo +
3. Pulsar la tecla CTRL
4. Manteniendo pulsada CTRL y simultáneamente el botón izquierdo del ratón,
arrastrar hasta donde se desea copiar el rango
5. Soltar el botón del ratón en el momento en que se encuentre ubicado donde se
desea copiar el rango
6. Soltar la tecla CTRL

6. Formas de pegado
6.1. Pegados Especiales

Excel normalmente copia toda la información de una selección de celdas y pega los datos
en las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas
opciones alternas en el pegado de la información.
El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera

tradicional de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin
aplicar un formato o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.
Para utilizar estas opciones de pegado,

escoger la o las celdas que se desean
copiar y al dar clic derecho se
despliegan las opciones de pegado. A
partir de Excel 2016, se presentan las
opciones en íconos para escoger de
acuerdo a la forma en la que se desea
sea pegado el dato. Para utilizar todas
las opciones de Pegado Especial, se
debe dar clic en el menú desplegable
del Pegado especial.
Opciones de Pegado Especial:
• Todo: Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y formato. Esto
es lo que normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.
• Fórmulas: Pega el texto y las
fórmulas sin el formato de las
celdas.
• Valores: Pega los valores
calculados de las fórmulas, es
decir, remueve la fórmula y
solamente pega los resultados.
• Formatos: Pega solamente el
formato sin el contenido de las
celdas.
• Comentarios: Pega los
comentarios de las celdas.

• Validación: Pega solamente las reglas de validación que se hayan configurado

con el comando Validación de datos.
• Todo utilizando el tema de origen: Pega toda la información y además aplica
el estilo de las celdas de origen.
• Todo excepto bordes: Pega toda la información de las celdas sin copiar los
bordes.
• Ancho de las columnas: Aplica el ancho de las columnas de las celdas copiadas
en las columnas destino.
• Formatos de números y fórmulas: Convierte las fórmulas en sus valores
calculados y pega esos valores incluyendo el formato asignado de las celdas origen.
• Todos los formatos condicionales de combinación: Pega todas las reglas de
formato condicional en las celdas destino.
6.2. Operaciones aritméticas al pegar
Es posible pegar algunos cálculos matemáticos entre las celdas que se han copiado y los valores
de las celdas en donde se pegará la información. Al especificar la operación
(Suma/Resta/Multiplicación/División) se añadirá el valor de la celda original con al valor de la celda
donde se pega la información.
6.3. Opciones de pegado adicionales
En la parte inferior del cuadro de diálogo Pegado especial se tienen algunas opciones
adicionales. La primera es Saltar blancos la cual evitará pegar las celdas de origen que estaban
vacías.
La opción Transponer ayuda a intercambiar la orientación de las celdas pegadas, es decir, si las
celdas originales eran las filas de una sola columna al momento de transponerlas serán las
columnas de una sola fila.
Finalmente el botón Pegar vínculos establecerá un vínculo entre las celdas de origen y las celdas
destino de manera que algún cambio en las celdas de origen actualizará automáticamente las
celdas destino.

7. Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo

En lugar de escribir datos manualmente en una hoja de cálculo,
Excel puede usar la característica Autorrellenar para rellenar
celdas con datos que siguen un patrón o que se basan en datos
de otras celdas.
Rellenar datos en celdas adyacentes mediante el comando Rellenar
Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el

rango seleccionado con el contenido de una celda o rango adyacente,
o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes arrastrando
el controlador de relleno .
También se puede realizar rellenos dando doble clic a la esquina inferior derecha de la celda que
se desee arrastrar, siempre y cuando existan datos adyacentes a esa celda, datos en la columna
de la izquierda o de la derecha, que le indiquen a Excel hasta dónde debe llegar el arrastre.
Presionar doble clic para que rellene hasta la celda en la que al

lado tenga un dato. En este caso se rellena hasta la fila 8.
Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una
combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u
horas no se completan automáticamente.
Después de que Excel completa lo que empezó a escribir, realice uno de los siguientes
procedimientos:
Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTER.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la

entrada existente.
Al arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de

autorrelleno para poder cambiar el modo en que se rellenará la selección. Por
ejemplo, para rellenar solo los formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y
para rellenar solo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.
7.1. Relleno de Datos numéricos
Con la herramienta Opciones de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con
una serie de números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o
años.
✓ Seleccionar la primera celda del rango que desea rellenar

✓ Escribir el valor inicial de la serie
✓ Escribir un valor en la siguiente celda para establecer un modelo
Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si
desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar
en blanco la segunda celda.
✓ Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales

✓ Arrastrar el controlador de relleno por el rango que desea rellenar
Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar
en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
La opción de Autorrelleno, permite rellenar un consecutivo de un número, a pesar de que

se arrastre a partir de una sola celda que contenga un dato. Si la celda que se arrastra
contiene 1, al arrastrar Excel repetirá ese mismo dígito. Sin embargo, en la Opción de
Autorrelleno se puede escoger Rellenar Serie, lo que rellenará la serie de 1 en 1,
(1,2,3,4,5…)
7.2. Relleno de Texto y número

Excel permite realizar rellenos de datos que contengan texto y números, el consecutivo
lo realiza en el número del dato, sin importar si el mismo está al inicio o al final.
Ejemplo: Si se arrastra una celda que contenga Prod-01, Excel creará un consecutivo de
la siguiente manera: Prod-02, Prod-03, Prod-04, etc. Si el dato es 1 Bodega, el consecutivo
que creará es: 2 Bodega, 3 Bodega, 4 Bodega, etc.

7.3. Relleno de fechas

Excel permite realizar rellenos en los datos que corresponde a fechas, por medio de las
Opciones de Autorrelleno.
✓ Rellenar días: Realiza un consecutivo en las
fechas (de uno en uno)
✓ Rellenar días de la semana: Rellena la fecha
en días que son de lunes a viernes, se salta
fechas que sean sábados y domingos
✓ Rellenar meses: Rellena la fecha en el mismo
día haciendo un consecutivo en los meses
✓ Rellenar años: Rellena la fecha en el mismo
día haciendo un consecutivo en los años
7.4. Rellenos rápidos

Para rellenar rápidamente una celda con el contenido de una celda adyacente, puede
presionar CTRL+J (CTRL + D para versiones en Inglés) para rellenar con el
contenido de la celda superior. Este procedimiento permite copiar hacia abajo el contenido
de una o varias celdas de la misma fila.
Se debe seleccionar el área desde la celda que se desea copiar hacia abajo, hasta la celda
donde se quiere sea rellenado.
Presionar CTRL+D (CTRL + R para
Uso de CTRL+ J Esp (Ctrl + D Ing) versiones en Inglés) para rellenar con el
de la celda de la izquierda. Para rellenar una
EXCEL EMPRESARIAL 01/01/2010
celda con el contenido de una celda que está
debajo (es decir, para rellenar hacia arriba),
en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,
haga clic en Rellenar y luego en Hacia
arriba. Para rellenar una celda con el
contenido de una celda que está a la derecha
(rellenar hacia la izquierda), en la
ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic
en Rellenar y luego en Hacia la izquierda.
7.5. Relleno en listas o bases de datos

El rellenado rápido es otra característica interesante que incorpora el Excel 2016, esta cuenta con
un algoritmo que detecta patrones en otras celdas mientras estamos escribiendo, y si
coincide rellena automáticamente las celdas que siguen con los valores detectados.

En el ejemplo que se detalla a continuación, existe una lista de Apellidos y Nombres de pila, que
se desea separar. Cada palabra está dividida por un espacio en blanco, el cual es el parámetro
que le indica a Excel que a partir de ahí se debe crear una lista independiente. Excel marca el
rellenado rápido que luego de activar la tecla de Tabulador, completa las demás celdas con
esos datos.
1. Inserte una columna al lado derecho de la lista existente

2. Digite el primer apellido de la lista
3. Automáticamente Excel rellena toda la lista hasta el final (último dato)
Permite parametrizar el orden de las hojas a la hora de imprimir: Hacia abajo, luego hacia
la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo.
7.6. Reemplazar valores

Para poder reemplazar valores ya sea por una equivocación o simplemente edición de
datos se debe utilizar la herramienta Reemplazar, ubicada en la Pestaña Inicio, Grupo de
Comandos Modificar, Buscar y Seleccionar, opción Reemplazar. También se puede llegar
al cuadro de diálogo Reemplazar por medio de combinación de teclas, presionar CTRL+
L (CTRL + H para versiones en Inglés).
Se escribe el valor erróneo o que desea reemplazar y luego marcar la OPCION BUSCAR
SOLO EN CELDAS COMPLETAS para garantizarse que solamente serán cambiadas las
celdas que contienen ese valor, ya que de otro modo se podrían efectuar cambios en
celdas que contienen alguna parte de los valores por ejemplo si quisiéramos cambiar el
nombre de ANA por ALBERTO, y no seleccionamos BUSCAR SOLO EN CELDAS
COMPLETAS podríamos hacer cambios en otras celdas o TEXTOS por ejemplo si tenemos
un celda que CONTIENE ADUANA parecerá ADUALBERTO

8. Visualizaciones de Excel
Excel presenta la posibilidad de trabajar o visualizar los documentos que realicemos de
diferentes modos o formas. Todas estas formas de visualización lo tenemos bajo la
pestaña de VER o en los botones de visualización que están situados en el extremo inferior
izquierdo de la pantalla junto a la barra de estado.
Podemos visualizar desde el 10% hasta el 500%. Esta opción se encuentra en la parte
inferior derecha de la hoja electrónica
Diferentes Vistas en las que podemos trabajar las hojas de los libros de Excel
Vista normal: Es la página que esta predeterminada de Excel y es la que trabajamos
más habitualmente.
Vista Diseño de Página: Al estar en esta vista se mostrarán los márgenes de cada una
de las páginas a imprimir y en caso de que se tenga algún encabezado o pie de página
también serán mostrados.
Vista Previa Salto de página: Es una vista en la que visualizaremos cómo se va a
imprimir el archivo, es el tercer botón, antes del 100%
9. Impresión de Documentos
Existen diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la
configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes
de mandar la impresión y la operación de imprimir los datos.
Todas las funcionalidades relacionadas con la impresión de documentos se encuentran en
la pestaña Diseño de página.
El primer paso es establecer el ÁREA DE IMPRESIÓN, esto se hace marcando el área que
desea imprimir y luego presionando desde el grupo de iconos “Configurar Página”, el
botón ÁREA DE IMPRESIÓN, la opción Establecer área de Impresión.
9.1. Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página,
el formato completo de la hoja.
Para ir a vista preliminar, proceder con los siguientes pasos:
Desde el grupo de iconos “Configurar Página”, el botón IMPRIMIR TITULOS, aparecerá
entonces el cuadro aquí mostrado, la opción Establecer área de Impresión, o bien, hacer
clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

Excel abre un cuadro de diálogo que permite

definir algunos parámetros necesarios a la hora de
realizar la impresión de documentos. En la parte
inferior de la ventana se informa cuál Hoja
estamos visualizando dentro del total de hojas del
Documento. (1 de 2)
Desde esta ventana se puede realizar lo siguiente:
✓ Imprimir el documento
✓ Indicar la cantidad de copias que se desean
✓ Escoger la impresora
✓ Configurar de dónde a dónde se desea
imprimir
✓ Si se desean las hojas intercaladas
✓ Orientación de la impresión (Vertical u Horizontal)
✓ Tamaño de Hoja (usualmente Carta u Oficio)
✓ Márgenes personalizados
✓ Personalizar la escala
En caso de desear volver a la hoja en su vista normal, dar clic sobre cualquier pestaña de
la Cinta de Opciones.
Al regresar a la hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que indicarán dónde
EXCEL hará los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.
Antes de imprimir una hoja de
cálculo, EXCEL nos permite
modificar factores que afectan
a la presentación de las
páginas impresas, como la
orientación, encabezados y
pies de página, tamaño del
papel, etc.
Si se desea modificar algunos
de los factores anteriores, se
debe dar clic a la pestaña
Diseño de Página en la que se
definen ciertos parámetros de
acuerdo a lo siguiente:
✓ Página
o Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se
colocará el papel siempre de la misma forma).
o Permite seleccionar la Escala, pues se indica si se desea que la salida a
impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%,

200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de

páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría
en una sola hoja,...)
✓ Márgenes: En esta opción se podrá modificar los márgenes superior, inferior,

derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0. Si la hoja
tiene encabezado o pie de página, también permite indicar a cuántos centímetros
del borde del papel se desea que se sitúe. Permite que la salida tenga centradas
las hojas tanto vertical como horizontalmente, EXCEL lo realizará automáticamente
activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.
✓ Encabezado y pie de página: Para

modificar el encabezado, dar clic sobre el
botón Personalizar encabezado... Para
modificar el pie de página, hacer clic sobre el
botón Personalizar pie de página...
Los encabezados o pies de página presentan las

mismas opciones a la hora de parametrizarlos:
Tienen 3 secciones definidas
✓ Permite cambiar el tipo de fuente
✓ Indicar el número de hoja
✓ Indicar el total de hojas del documento
✓ Insertar la fecha de impresión del documento
✓ Indicar la ruta donde se encuentra el Libro
✓ Insertar el nombre de la Hoja
✓ Insertar imágenes
✓ Hoja:
Se define el área de impresión.

Permite repetir filas (en el extremo superior)
y/o columnas (a la izquierda) que se desee
sean repetidas en todas las hojas que se
imprimen.
En el recuadro Imprimir activar cualquiera de
las siguientes opciones:
Líneas de división: para imprimir las líneas que
delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro: En caso de tener asignados
colores en la hoja y se va a utilizar una
impresora en blanco y negro.

Calidad de borrador: para realizar una impresión rápida. Sólo tendrá sentido si la
impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas: para imprimir los encabezados de filas (los números de filas
de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
hoja.
Permite imprimir los comentarios que contenga el archivo. Estos se pueden imprimir
como aparecen en la hoja de cálculo o bien al final del documento, como un anexo. Indica
la celda donde se ubica el comentario la(s) letra(s) y el número de fila. Por este motivo
se recomienda que se escoja la opción de imprimir Encabezados de filas y columnas, pues
esta determina los títulos de Columna y fila dentro de la matriz que se va a imprimir, por
lo tanto será fácil ubicar el comentario en el documento impreso.
Permite definir la forma en la que quedarán impresos las celdas que contentan Error:
Puede seleccionarse la opción de que la celda aparezca en Blanco, con guiones (---),
#N/A.

10. Ordenamientos de base de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una
lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
No es necesario MARCAR ningún área, simplemente se debe ubicar debajo de la columna
o criterio que necesite ordenar y presionar el botón AZ o ZA, en caso de necesitar
ordenamientos múltiples utilizar La opción ORDENAR de la pestaña DATOS. Desde este
cuadro se selecciona los campos a ordenar así como su criterio (ascendente o
descendente)
Excel tiene tres criterios de ordenamiento según el tipo de dato:
✓ Textos: Alfabéticamente de AZ o ZA
✓ Números: De Mayor a menor o de Menor a mayor
✓ Fechas: De más antiguo a más reciente o de más reciente a más antiguo
Esta funcionalidad, puede ser utilizada desde cualquiera de las siguientes pestañas:
10.1. Pestaña INICIO y la Pestaña Datos
Pestaña INICIO Pestaña DATOS
10.2. Ordenamientos múltiples

Este comando abrirá el cuadro de diálogo Ordenar el cual nos permitirá ordenar los datos
por múltiples columnas e inclusive ordenarlas por el color de las celdas. También
podremos crear un orden personalizado para cualquiera de las columnas basándonos en
una lista personalizada.
10.3. Ordenar por varias columnas en Excel
Al trabajar en Excel es muy fácil ordenar una tabla de datos por cualquiera de sus columnas, ya
sea de manera ascendente o descendente, sin embargo, en algunas ocasiones es necesario

ordenar por varias columnas y la única manera de hacerlo es utilizando el cuadro de

diálogo Ordenar.
Para Bases de Datos con varias variables, es necesario utilizar esta herramienta. Se debe
seleccionar cualquiera de las celdas de datos y abrir la pestaña Inicio, en la sección Modificar,
Ordenar y Filtrar, dar clic a Orden personalizado.
Una vez que se abre el cuadro de diálogo se deben elegir las opciones para el primer nivel que
son tres: Columna, Ordenar según y Criterio de ordenación. Dentro de la opción Columna se
encuentra la lista con todos los encabezados de columna de la tabla de datos, se debe elegir
aquella por la cual se realizará el ordenamiento.
Se puede ordenan según lo siguiente:

✓ Valores
✓ Color de Fuente
✓ Color de Celda
✓ Iconos
Excel respeta el criterio de ordenamiento según el tipo de dato (Textos, Números y

Fechas)
10.4. Diferentes niveles de ordenación:

Estos pueden ser agregados por medio
del Botón “Agregar Nivel” y Eliminados
por medio del Botón “Eliminar Nivel”
En caso de que se desee ordenar otro

nivel de una misma variable, se puede
escoger la opción de “Copiar Nivel”.
Normalmente se utiliza al ordenar una
variable de acuerdo a su color de
fuente o celda.

11. FILTROS de base de datos

Cuando en una tabla, lista u hoja de cálculo creada con Excel se cuenta con información
variada y abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la
tabla de datos, el análisis de la información puede llegar a complicarse, al estar presentada
de una sola vez toda la información disponible.
Excel dispone de ciertas herramientas
en la pestaña de Datos, llamadas
Filtros, las cuales facilitan
grandemente el análisis de la
información, mediante la aplicación de
criterios específicos indicados por el
usuario para presentar solamente la
información que cumple con dichos
criterios.
La información filtrada mediante uno
o más criterios se puede visualizar de
inmediato por medio de una nueva
tabla, de un nuevo gráfico o de ambas
formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de
origen, sin más que desactivar el filtro aplicado.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de los datos indicando que está habilitada la herramienta de los
filtros. El comando Filtro también se puede seleccionar desde la pestaña Inicio, sección
Modificar, Ordenar y filtrar, Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo
cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
11.1. Herramienta Autofiltro

Adicionalmente a la aplicación de los filtros, en los cuales se debe escoger el(los) dato(s) que se
desea filtrar, existe una herramienta que nos permite filtrar únicamente el dato en donde se
encuentre ubicado el cursor dentro de la matriz de Excel.
Esto facilita el proceso de filtrado, pues permite de manera rápida escoger el criterio a filtrar.
Para utilizarla, se debe agregar a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, pues no se
encuentra adicionada a la Cinta de Opciones.

Pasos para agregarla:

1. En la Barra de herramientas de Acceso Rápido, dar clic a la
opción de “Más Comandos”
2. Escoger la Opción “Todos los Comandos” en “Comandos
disponibles en”
3. De las opciones de comandos dar clic a “Autofiltro”
4. Agregar
5.
Esta herramienta permite filtrar un dato a la vez, sin necesidad de escogerlo entre las opciones
que despliega cada variable, al intentar filtrar algún dato. Solamente se debe estar posicionado
en la celda que contenga el dato a filtrar y presionar la herramienta “Autofiltro”.
11.2. Autofiltros
Los Autofiltros permiten aplicar varios filtros simultáneamente sobre una columna de una
lista o sobre varias columnas a
la vez, incluyendo la posibilidad
de usar los conectivos lógicos Y
(conjunción) y O (disyunción),
todo ello con mayor sencillez
que con la herramienta Filtros
Avanzados
Al utilizar los filtros, esta
funcionalidad nos permite hacer
un amplio análisis de datos,
pues ahora se pueden hacer
selecciones múltiples de
variables, así como por color de
celdas.
Para filtrar la información se
debe elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar
las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de
valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que se tiene para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos
valores que se desean visualizar en pantalla. También se puede utilizar la
opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista.
En la esta imagen se ha elegido el nombre Daniela de manera que el filtro mostrará
solamente las filas con dicho nombre.
Siempre que se filtre una de las variables de la base de datos la
Hoja de Cálculo presentará los números de fila de color azul, y a
parecerán únicamente las filas que contengan el dato filtrado. Las
demás filas se encuentran ocultas.
11.3. Filtrar por varias columnas
Cuando se desea segmentar aún más los datos mostrados en pantalla, es posible filtrar por varias
columnas. En el ejemplo anterior se filtró las filas pertenecientes a Daniela, pero si además se

requiere saber las que pertenecen a los países Argentina y Brasil, se debe seleccionar dichas
opciones dentro del filtro de la columna País:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios.
Las columnas habrán cambiado sus iconos para indicar que se ha aplicado un filtro en
cada una de ellas.
11.4. Eliminar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar
la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos
elegido.
Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si se tienen

filtros aplicados a varias columnas y se desea eliminar todos con una
sola acción, se debe pulsar el comando Borrar que se encuentra en la
pestaña Datos, sección Ordenar y filtrar. Se recomienda agregar esta
herramienta a la Barra de herramientas de acceso rápido.
11.5. Filtrar en Excel buscando valores
Los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de
ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite
hacer una búsqueda
Al igual que en el caso de los Ordenamientos, Excel tiene tres criterios de filtrado según el tipo de
dato:
11.5.1. Textos:
En el caso de los textos, las opciones que presenta
el filtro van relacionadas con palabras incluidas
dentro de la celda.

11.5.2. Fechas:
Excel presenta diferentes opciones de filtros de fecha, las cuales son muy útiles para el
análisis y toma de decisiones.
El requerimiento es que el dato esté insertado como fecha.
Dentro de las opciones se encuentran las siguientes:
Es igual a…
Antes de…
Después…
Entre… (permite filtrar dentro de un rango de fechas)
Próximo mes…
Este mes…
Mes pasado…
Próximo trimestre…
Este trimestre…
Trimestre pasado…
Entre otras formas de filtrado de fechas.
11.5.3. Números:
Para filtrar números, se cuenta con diferentes opciones.
Entre las cuales destaca: Mayor que, menor que,
superior e inferior al promedio.
11.6. Filtrar por color en Excel
Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas

tengan aplicado un color de relleno o de fuente ya sea por
una regla de formato condicional o modificando
directamente con las herramientas de formato.
Al tener aplicado el color, la opción de Filtrar por color se

habilita. Solamente es posible filtrar un color de fuente o de
relleno a la vez.

11.7. Función de SUBTOTALES, con Filtros
Para aprovechar al máximo

la herramienta de Filtros,
es recomendable utilizar la
función Subtotales como
un tablero de control que
permita hacer resúmenes
de datos (totalizaciones),
solamente de los datos
filtrados.
Pasos:
✓ En la parte superior de la base de datos, se debe colocar el nombre de algún

campo que se desee SUBTOTALIZAR, luego en la celda adjunta presionar la
combinación de TECLAS Ctrl+F3, aparecerá el cuadro de diálogo de Funciones,
buscar en Categoría Matemáticas la función SUBTOTALES, argumentos:
• Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de

función que debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO,
etc.
• Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
• Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este
argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos
adicionales.

Luego en el campo Ref1, marca el rango que

quieres subtotalizar, que debe de coincidir con
el nombre del campo a totalizar.
Luego presiona , a partir de este

momento, sólo tendrás que utilizar el Filtro
simple, y automáticamente, obtendrás el
resultado a subtotalizar.
Lista de número de función de acuerdo a lo que

se desee subtotalizar (este número se digita en
el argumento Num_funcion: Ejemplo: Digitar 9
cuando se quiera realizar una SUMA de los
datos de la variable a resumir.

12. Formatos Condicionales

Formato condicional es utilizado para:
• Explorar y analizar datos visualmente,
• Detectar problemas importantes e identificar modelos y tendencias,
• Facilitar el proceso de resaltar de forma dinámica / variable celda o rangos de
celdas,
• Destacar valores inusuales y ver datos empleando rellenos de celda, barras de
datos, escalas de colores y conjuntos de iconos que se correspondan con las
variaciones / condiciones específicas de los datos.
Un formato condicional:
a) Puede aplicarse a una celda o a un rango de celdas (tanto a una selección
como a un rango con nombre), a una tabla de Excel y, a un informe de tabla
dinámica (explicado en el capítulo de Tablas Dinámicas).
b) Cambia la apariencia de la(s) celda(s) en función de la(s) condicione(s)
que se especifiquen; SI LAS CONDICIONES SON VERDADERAS, el rango
de celdas recibirá formato, y si son falsas, el rango de celdas no tendrá formato.
c) Resalta los datos más importantes que el usuario desee, ya sea mediante
la herramienta Análisis rápido (la cual se explicará más adelante y que permite
realizar el procedimiento de “manera más rápida / abreviada” y obteniendo una
vista previa activa), o bien, desde la pestaña INICIO, Grupo de Comandos
ESTILOS, la opción Formato Condicional.
d) Podrá configurar algunas opciones/características de Número, Fuentes, Bordes,
Relleno o Tramas.
12.1. ¿Cómo validar si en una hoja hay o no formato condicional?.

A continuación se presentan 2 formas mediante las cuales se puede determinar si hay
formato condicional en una hoja, o en varias hojas, y en que celda / rango de celdas está
aplicado.
12.1.1. Tecla F5 ó Control + I.
Paso 1. Haga click en la Tecla F5, o presione las

teclas Ctrl + I, o en la pestaña inicio, grupo
de comandos Edición, ícono Buscar y
Seleccionar, y haga click en .

Paso 2. Aparece la ventana de , donde debe

hacer click en el botón Especial
Paso 3. Seleccione la opción de Celdas con

formatos condicionales y haga click en
Se sombreará la(s) celda(s) que tiene(n) formato condicional (ver imagen, todas las celdas
de la Columna Monto)

12.1.2. Ícono Formato condicional.

Paso 1. Haga click en la pestaña Inicio, Grupo de Comandos Estilos, la opción
Formato Condicional.
Paso 2. Haga click en Administrar reglas.
Aparece la ventana de Administrador de reglas de formato condicional
Paso 3. Se puede validar que celda(s) tiene(n) o no formato condicional si:

a) Previamente se ha posicionado en una celda o ha seleccionado un rango de
celdas que tengan formato condicional y en Mostrar reglas de formato
para: está en Selección actual:
b) Ubicados desde cualquier celda, cambiar Mostrar reglas de formato

para: en Esta hoja

De acuerdo a alguna de las opciones antes mencionadas, se mostrará en la ventana de

Mostrar reglas de formato para: la(s) regla(s) de formato condicional del rango de la
hoja activa:
Donde mostrará:
a) El tipo de regla utilizada / configurada:
b) El formato creado
c) Rango de celdas al cual se aplica el formato
d) La opción de es muy útil cuando se tienen varias reglas que

coinciden con las condiciones y se desea solo aplicar la que se encuentre con el
check activo, deshabilitando la ejecución
12.2. Los 10 pasos del Formato Condicional.
Paso 1. Seleccione la/las celda/celdas que desea examinar

(Sin títulos de columnas o filas).
Paso 2. Haga click en la pestaña INICIO, Grupo de Comandos ESTILOS, la opción

Formato Condicional.

Paso 3. Aunque existen otras opciones “rápidas”,

desplegando el menú desde el cual podrá
escoger que tipo de formato desea aplicar, el
procedimiento aquí indicado, presenta el acceso
detallado en el que le sugeriremos hacer click en
Administrar reglas. (de esta manera podrá
tener el control de todas las reglas creadas en
la/las celdas (rango) seleccionado y
posteriormente podrá con mayor criterio hacer
las configuraciones “rápidas”)
Paso 4. Haga Click en Nueva Regla.
Paso 5. Seleccione la regla que desea aplicar a la celda / celdas (rango) (adelante se
explicará cada una de las diferentes opciones).

Paso 6. Configure la regla (A continuación, se muestra solo una de las imágenes de

ejemplo pues son demasiadas para referirlas todas en este apartado del
instructivo, más adelante se detallarán una a una)
Paso 7. Configure el Formato que desea aplicar.
Considere que podrá dar formato a: Número, Fuente (No puede cambiar la
Fuente y el tamaño, si el Estilo, Subrayado, Color y Efectos), Borde, Relleno /
Trama

Paso 8. Una vez configurado el formato (Número, Fuente, Bordes y/o Relleno), haga
click en la opción de para salir del Formato de celdas:
Se cerrará la ventana del formato de celda e ira a la ventana Nueva Regla de

formato, donde luego de validar que todo está según lo ha configurado, haga
click en

Así regresará al Administrador de reglas de formato condicionales
Considere que la ventana cuenta con secciones importantes:

a) Selección Actual: Indica la(s) celda(s) a las que se configurará, modificará,
auditará el formato condicional.
b) Regla aplicada en el orden mostrado: Mostrará la regla utilizada. Excel
resuelve/prioriza de arriba hacia abajo las reglas creadas, siendo la primera
visible, la última creada (a no ser que haya sido cambiada de lugar mediante
los botones de movimiento , que están a la derecha de Eliminar
Regla o Regla Duplicada (dependiendo de la versión de excel)).
c) Formato: Indica el formato configurado.
d) Se aplica a: Indica la(s) celda(s) a las cuales se aplica el formato creado.
e) Detener si es verdad: Al activar la casilla, dará la instrucción a excel, que
si existe debajo de esa regla, alguna otra que coincida, no la ejecute.
Paso 9. Haga click en , para poder visibilizar el formato configurado y validar
en la(s) celda(s) que el formato se está aplicando corresponde a lo que usted
espera de ello.
Paso 10. Haga click en , y así cerrar la ventana de formato condicional.

Paso 11.
12.3. Reglas de formato condicional

Se detallará a continuación y de forma genérica, cada una de las 6 opciones de formato
condicional (Pasos 5 y 6, recuerde que es importante cumplir con los pasos 1 a 4 de este
documento).
12.3.1. Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.
Aquí encontrará 4 opciones para configurar el Formato Condicional.
12.3.1.1. Formato de celdas utilizando una escala de dos colores
• Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos.
• Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas usando una
gradación de dos colores.
• El tono del color representa los valores superiores o inferiores, Por ejemplo, en una
escala de Amarillo (Mínima = Valor más inferior) y Azul (Máximo = Valor más alto):
• Se sugiere que, en cada una de las reglas, al concluir su configuración (regla y

formato), haga click en el botón de para tener una vista previa de la regla
creada, y después dar click en .

• El resultado de la regla es el siguiente:
Siendo los valores mas altos en color azul, los medios en verde y los mas bajos en amarillo.
12.3.1.2. Formato de celdas utilizando una escala de tres colores
• Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de tres colores.
• La sombra del color representa los valores superiores, medios o inferiores (considere
que, por default, excel utiliza Percentil como su método de evaluación, si usted
desea, cambie a Número para que peda configurar los valores de acuerdo a su
necesidad).
• Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo.

• Puede especificar que las celdas de valor alto/superior tengan un color verde, las
celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor bajo/inferior
tengan un color rojo (considerando distribución percentil en éste ejemplo).
• Al configurar la regla y el formato, haga click en

• Seguidamente, se despliega la ventana Administrador de reglas de formato
condicional, donde sugerimos dar click en el botón para tener una vista
previa de la regla creada, y después dar click en

12.3.1.3. Formato de celdas utilizando barras de datos
• Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás.
• La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda.
• Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos (Barra más grande),
y más bajos (Barra más corta), especialmente con grandes cantidades de datos, como
las mayores y menores ventas en un informe de ventas, ya sea de forma Automática
o que pueda configurar en Número, Porcentual, Fórmula o Percentil.
• Puede formatear las barras de datos de tal modo que la barra empiece en mitad de la
celda y se extienda hacia la izquierda para mostrar los valores negativos.
• Puede también hacer que solo sea visible la barra y no el dato de la celda, para ello
active el check Mostrar solo la barra.

• Una vez “configurada la regla”, haga click en el botón de

• Sugerimos que cuando regrese a la ventana Administrador de reglas de formato
condicional, haga click en el botón para tener una vista previa de la regla
creada.
• Una vez observe de forma previa que la formula se ejecutó, haga click en el botón
, y el resultado de la regla es el siguiente:
12.3.1.4. Dar formato a todas las celdas con un conjunto de iconos
• Cada icono representa un rango de valores.

• Esta opción permite utilizar desde 3 y hasta 5 categorías de iconos.
3 , 4 o 5 Iconos

• Por ejemplo, en el conjunto de iconos “Estilo Semáforo”, en el

cual se utilizarán los siguientes valores y se configurarán según
el caso:
• Importante: cambie la configuración de la casilla Tipo (por default (porcentaje), a

Número) y luego indique el operador lógico y el valor que determinará la condición:
• Pueden invertirse el orden de los colores, haciendo click en
• Puede activarse que solo se vea el ícono, por lo cual debe activar el check de Mostrar
Icono únicamente
• Una vez “configurada la regla”, haga click en el botón de

• La vista de la ventana donde se aprecia(n) la(s) regla(s) configurada(s) es la siguiente,

(reiteramos la sugerencia de dar click en el botón para tener una vista previa
de la regla creada, antes de dar click en
MUESTRA Sem1 Sem2 Sem3

Muestra1 2.385 2.190 1.947
Muestra2 1.168 1.203 1.469
Muestra3 2.362 2.873 2.887
Muestra4 2.401 1.594 2.380
Muestra5 2.167 1.777 1.688
12.3.2. Aplicar formato solo a las celdas que contengan
• Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede
aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación,
dentro de las opciones siguientes:

o Valores de celda (número, texto, fecha, hora).

o Texto específico.
o Fechas.
o Celdas en blanco.
o Sin espacios en blanco.
o Errores.
o Sin Errores.
• Por ejemplo, en una hoja de cálculo, columna Monto, donde se quiere resaltar en
color azul los valores mayores a 2500.
• En la configuración de la condición, puede
a) Digitarse el valor de 2500 en la casilla respectiva,
b) Se sugiere que sea referenciado a una celda (Ejemplo celda $D$3), para poder
hacer dinámico el formato condicional, de tal forma que varíe al cambiar
el valor de la celda.
A continuación, los ejemplos de loe se acaba de mencionar:
MONTO
3.500
5.200
2.356
3.589
2.800
2.387

• Una vez configurada la regla, haga click en .

creada.
• Haga click en .
12.3.3. Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior
• Por ejemplo, en un rango de datos donde se quiere mostrar los 5 números

altos/superiores/los de arriba (podría también elegir los Últimos/inferiores/los de
abajo).
• Luego de configurar la regla, configure el formato.

• Una vez configurada la regla y el formato, haga click en .

creada.
• Haga click en , donde el resultado de la regla es el siguiente:

Muestra1 1.205 1.826 1.205
Muestra2 2.271 1.832 2.392
Muestra3 1.205 1.205 2.166
Muestra4 1.857 2.874 2.978
Muestra5 2.459 1.880 2.205
• Existe un procedimiento abreviado para obtener el mismo resultado, para ello en la

pestaña Inicio / Formato Condicional / Reglas para valores superiores o
inferiores / Seleccione la opción que requiere, para este ejemplo haga click en
10 Superiores:

• Modifique el valor, que para el ejemplo es 5 (que por default está en 10)
• Confirme el formato que desea o personalícelo (como se ha venido haciendo en
ejercicios anteriores):
12.3.4. Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio

• Puede buscar en un rango de celdas que indique las celdas que estén por encima, por
debajo, mayor igual o menor igual del promedio o diversos valores por encima de la
desviación estándar.
• Por Ejemplo, en un rango de datos queremos seleccionar la(s) celda(s) que estén por
encima del promedio.

creada.
• Haga click en , donde el resultado de la regla es el siguiente (Se muestra el

promedio para visualizar que datos son mostrados = Promedio 1.971
Promedio 1.971

Muestra1 1.205 1.826 1.205
Muestra2 2.271 1.832 2.392
Muestra3 1.205 1.205 2.166
Muestra4 1.857 2.874 2.978
: Muestra5 2.459 1.880 2.205

12.3.5. Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados
• Por ejemplo, el formato condicional se utiliza en el siguiente rango de datos para

encontrar los valores duplicados (Pueden ser textos o números),
creada.

Muestra1 1.205 1.826 1.205
Muestra2 2.271 1.832 2.392
Muestra3 1.205 1.205 2.166
Muestra4 1.857 2.874 2.978
Muestra5 2.459 2.205 2.205
• Existe un “procedimiento abreviado” para obtener el mismo resultado, para ello en la

pestaña Inicio / Formato Condicional / Reglas para Resaltar celdas / Valores
duplicados, para éste ejemplo haga click en 10 Superiores y modifique el valor y
confirme la opción:

• Seleccione la opción requerida (Únicos o Duplicados), y confirme el formato que desea

o personalícelo (como se ha venido haciendo en ejercicios anteriores):
12.3.6. Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato
• Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula lógica
para especificar los criterios de formato, pudiendo anidar varias funciones en una sola,
por ejemplo utilizando las funciones Y, O, SI, etc.

• Esta opción se utiliza cuando se quiere aplicar el formato condicional a toda la fila de
un rango de celdas/data/base de datos.
• Asegúrese, como lo hemos indicado en todo lo referente a Formato condicional,
seleccionar únicamente las celdas con valores, sin tomar en cuenta los títulos de la
data/base de datos/rango de datos.
• Por ejemplo, se desea que en un rango de datos, marque toda la fila de un color
determinado, de acuerdo al nombre del agente vendedor, en este caso, Alberto, el
formato que se configurará será = Color Amarillo, con texto color negro y con negrita
(Configuración del formato de la regla).
• Considere que SIEMPRE:

a) La fórmula se desarrollará haciendo click en la primera celda de la columna que
determina la condición, en este caso Vendedor = $I13,
b) La celda debe mantener fija la columna (I) y variable la fila, iniciando en la 13=
$I13, así excel podrá internamente evaluar las filas subsiguientes dentro del rango
seleccionado (para el ejemplo hasta la fila 18)


creada.

MES VENDEDOR PRODUCTO TIPO MONTO
ene-13 Juan PR-MOD-A Tarjeta 3.589
ene-13 I sabel PR-MOD-C Contado 2.387
ene-13 Alberto PR-MOD-A Tarjeta 3.589
ene-13 I sabel PR-MOD-C Contado 2.387
ene-13 Juan PR-MOD-A Tarjeta 3.589
ene-13 Juan PR-MOD-C Contado 2.387
12.4. Editar una regla

• En la ventana de Administrar de reglas de formato condicionales,
a) Haga doble click en la regla que desea editar,
b) Seleccione la regla y haga doble click o click en Editar regla.
• Realice las modificaciones que requiera, de acuerdo a las diferentes opciones indicadas
anteriormente.
12.5. Eliminar una regla

Si quiere desactivar/borrar/eliminar el formato condicional, existen varias métodos:

Método 1:
• Selecciona las celdas en donde deseas desactivar el formato condicional.
•
• Paso 2:
• Haz clic en el comando Formato condicional, que estará en la Cinta de opciones en la
pestaña Inicio.
•
• Paso 3:
• Se desplegará un menú. Allí selecciona la opción Borrar reglas.
•
• Paso 4:
• Verás que se abrirá un nuevo menú con las opciones Borrar reglas de las celdas
seleccionadas y Borrar reglas de toda la hoja. Haz clic sobre la opción que se acomode
al resultado que desees obtener y el formato será eliminado.En la ventana de
Administrar de reglas de formato condicionales, a) Haga doble click en la regla
que desea editar, b) Seleccione la regla y haga click en Eliminar regla.

Nota: En caso de necesitar Editar o Cambiar, un Formato Condicional debe de marcarse

la Celda o rango ORIGINAL, bajo el cual el Formato fue
✓ Ubicarse en la celda que desea introducir su nota o cometario y presionar el botón derecho
insertar comentarios o presionar Shift + F2.
✓ Digitar el comentario deseado. Por defecto, Excel inserta los comentarios con un nombre,
el cual aparece en negrita. Este nombre corresponde al que el programa tiene
parametrizado como Nombre de Usuario. Para cambiarlo, se debe realizar desde Botón
de Archivo, Opciones, “Más Frecuentes”, Nombre de usuario. Este cambio no
modificará el nombre de usuario que contengan los comentarios previamente insertados,
Excel cambia a partir de la modificación, todos los comentarios nuevos que se inserten.
Cuando se necesite ver en forma simultánea todos los comentarios, se debe presionar en la
pestaña de Revisar, Grupo de Comandos COMENTARIOS, escoger opción Mostrar todos los
comentarios. Desde este grupo de herramientas
es posible editar e incluso podrían eliminar
comentarios.
El formato de un comentario se puede modificar
al seleccionar el borde del comentario y presionar
clic derecho sobre el mismo. Escoger la opción
“Formato de comentario” y realizar los cambios
deseados. Es permitido cambiar el color de los
bordes del comentario, el color de relleno, el tipo
y tamaño de fuente, así como la alineación.
La celda que contenga comentarios aparecerá con un triángulo pequeño de color rojo en
la esquina superior derecha.
Los comentarios se pueden imprimir (ver sección de Impresión)
Para poder ver el comentario de una celda solamente deberás posicionar el puntero del
ratón sobre dicha celda y Excel mostrará el comentario.

13. Convertir TEXTO EN COLUMNAS

Esta opción se ubica en la Pestaña Datos, Grupo de comandos Herramientas de Datos, el
botón TEXTO en COLUMNAS.
Esta herramienta permite dividir el contenido de una celda en diferentes celdas ubicadas
en columnas separadas. Según cómo se organicen los datos, puede dividir el contenido
de las celdas en función de un delimitador, como un espacio o un carácter (como una
coma, un punto o un punto y coma) o puede dividirlo en función de la ubicación específica
de un salto de columna en los datos.
En este ejemplo se tienen datos separados por coma, punto y coma, punto.
No aplica en este caso el
espacio en blanco.
El cuadro de diálogo va
guiando al usuario en la
separación y en la
aplicación de formatos
deseados para cada tipo
de datos. Es posible
colocar en una columna
fechas con formato de
fecha de acuerdo a la necesidad (Día, Mes, Año o Mes, Día, Año)
Excel solicita que se le indique un lugar destino donde va a quedar insertada la

información.
13.1. Quitar duplicados

Esta funcionalidad, permite eliminar de una base de datos, duplicados, de cualquier tipo, ya sea
duplicados específicos de alguna columna, o Duplicados por línea o fila de la base de datos.
Se accesa a esta funcionalidad, desde la pestaña DATOS, y en el Grupo de Comandos

“Herramientas de Datos”, Quitar Duplicados. Se debe escoger la o las variables (columnas) a las

cuales se desea quitar los duplicados existentes, de manera que queden solamente registros
únicos.
14. Funciones
Excel posee una gran cantidad de Funciones insertadas de acuerdo al usuario. Dentro de
las categorías que se puede escoger se tiene las siguientes: Financieras, Texto, Fecha y
Hora, Lógicas, de Búsqueda y Referencia, Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas,
Ingeniería, Cubo, Información.
14.1. Argumentos de una fórmula de Excel
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 5. Un texto también

puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado
por dobles comillas como “Seminario”.
• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de las fórmulas, se
puede utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor
que se desea incluir en la fórmula
• Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para
la multiplicación.
14.2. Constantes y referencias de celda

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente se debe
introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Enter y Excel calculará el
resultado.

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula
siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no se modifiquen los números. Sin
embargo, una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que es posible
utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.
14.3. Referencias de celda en fórmulas
Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas.
La celda A3 tiene el valor 2, la celda B3 el valor 4 y la celda C3 el valor 6. En la celda D3 se creará

la siguiente fórmula =A3+B3+C3 y al pulsar la tecla Enter se obtendrá el resultado de la
operación:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda, es que el resultado de una

fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de
cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula
también será actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B3 por 10, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá
dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la
celda B3 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D3 también será
actualizado.
El resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre

constantes.

14.4. Análisis Rápido en Excel 2016

La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla
en dos pasos
o menos. Es
posible
obtener una
vista previa
de los datos
con formato
condicional,
minigráficos
o gráficos, y
hacer que la
elección se
mantenga
con solo un
clic del ratón.
1. Seleccione las celdas que contiene los datos que desea analizar.
2. Dar clic en el botón Análisis rápido en la parte inferior derecha de los datos seleccionados
(o presionar Ctrl + Q).
En la galería Análisis rápido, se debe seleccionar la pestaña deseada, entre las siguientes
opciones:
✓ Formato (Formatos condicionales)

✓ Gráficos
✓ Totales
✓ Tablas
✓ Minigráficos
Formato: permite resaltar parte de los datos agregando aspectos como colores y barras de datos,
lo cual permite ver con rapidez valores altos y bajos. (Ver formatos condicionales)

Gráficos: permite insertar diferentes tipos de Gráficos. En caso de que la opción deseada no se
encuentre para escoger, se debe presionar: Más gráficos.
Totales: permite calcular los números en columnas y filas. Permite totalizar a nivel de columnas
o filas, introducir promedios, cuenta de las celdas que contienen datos, % de representación
dentro del total, entre otros.
Tablas: facilita el filtrado y la ordenación de los datos, al insertar Tablas o Tablas Dinámicas.
Minigráficos: son similares a gráficos diminutos, los cuales se pueden mostrar junto con los
datos. Proporcionan una manera rápida de ver tendencias.

14.5. Funciones de texto:

Estas funciones son de una gran utilidad, y sumamente intuitivas, pueden ser aplicadas
para la extracción de algún dato específico, y que se encuentre en medio de una serie de
caracteres
Derecha: Extraer la cantidad de valores que necesite y que estén ubicados a la derecha.
Izquierda: Extraer la cantidad de valores que necesite y que estén ubicados a la izquierda.
Extrae: Extrae aquellos
valores que se encuentran en
medio de una serie de
caracteres, primeramente
debemos de indicarle a Excel
que lea de izquierda a
derecha, una posición
determinada a partir de la
cual queremos extraer los valores, luego le indicamos el número de registros que
deseamos obtener, incluida la posición inicial.
14.6. Función de Búsqueda y Referencia:
BUSCARV (Para algunas versiones de Excel 2016 en Español esta función se llama
CONSULTA V)
Buscar Vertical: Dada una matriz (área compuesta por varias FILAS y COLUMNAS),
buscar un valor que coincida con un valor en forma exacta con un valor BUSCADO de
forma que dependiendo la columna en la que esté ubicado aparezca los valores
coincidentes.
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor
en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de

BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la

izquierda de los datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV:(valor_buscado; matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación: es el conjunto de información donde se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del
argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1;
0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un
valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar de la pestaña
de Datos y seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto,
números o valores lógicos.
El texto escrito en
mayúsculas y minúsculas
es equivalente.
Indicador_columnas: es
el número de columna de
matriz_de_comparación
desde la cual debe
devolverse el valor
coincidente. Si el
argumento
indicador_columnas es
igual a 1, la función
devuelve el valor de la
primera columna del
argumento
matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!;
si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de
matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Se verbaliza de la siguiente forma:
En el campo Valor Buscado: “Cada vez yo introduzco o aparezca un valor en..”
Matriz Buscar en: “Este valor tiene que ser buscado en la matriz que se encuentra
en..”
Indicador de Columnas: “Y arrastre los valores que se encuentran en la columna
Número”
Ordenado: Se coloca un cero (0) para que se encuentren solamente valores EXACTOS.
Para valores aproximados se digita 1
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el
valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el
valor de error #N/A.
15. Validación de datos

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios
pueden escribir en una celda. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para
restringir la entrada de datos a un intervalo de fechas determinado, para limitar las
opciones usando una lista o para asegurarse de que solo se escriben números enteros
positivos.
15.1. Lista desplegable en Excel
Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un valor
dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:
En Pestaña DATOS, Grupo de comandos Herramientas de datos, presionar el botón

Validación de datos, pestaña Configuración.
En el cuadro Permitir, dar clic en Lista.

En el cuadro Origen, introduzca una referencia a lista de datos válidos. (se puede
seleccionar el área donde se encuentran ubicados $A$10:$A$27
De esta manera en la celda donde se creó la validación se genera una lista desplegable
con las opciones a escoger. Esto disminuye la probabilidad de cometer errores de
digitación, facilita la integridad de los datos y convierte las tareas más eficientes.
Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas
incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las pestañas Mensaje entrante
y Mensaje de error.
Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda en la pestaña Mensaje entrante y Mostrar mensaje de
error si se introducen datos no válidos en la pestaña Mensaje de error.
Sugerencias
Si la lista de entradas válidas es corta, pueden escribirse las entradas en el cuadro Origen
en lugar de hacerlo en una hoja de cálculo, separadas por el carácter de separación de
listas de Windows (como valor predeterminado, comas, o punto y coma). Por ejemplo,
puede escribir Inferior,Promedio,Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres
palabras en una hoja de cálculo. (no deben digitarse espacios en blanco)
Si la lista de entradas válidas puede cambiar, asigne un nombre al rango de lista y a
continuación, escríbalo en el cuadro Origen. Si el rango al que se haya asignado el nombre
crece o disminuye debido a los cambios que se realicen en la lista en la hoja de cálculo,
éstos se reflejarán automáticamente en la lista de entradas válidas de la celda.
15.2. Asignar nombre a rangos:

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de
la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos:
✓ Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre

✓ Dar clic en el Cuadro de Nombres que se encuentra en el extremo izquierdo de

la barra de fórmulas
Los nombres que se inserten en el cuadro de nombres no

pueden tener espacios en blanco, ni caracteres especiales,
como por ejemplo: $%&/
Para editar celdas o rangos de celdas con nombres

asignados, se debe buscar el Administrador de Nombres que
se encuentra en la pestaña Fórmulas, Grupo de Comandos
“Nombres definidos”, Administrador de Nombres.
Por medio de combinación de letras se puede accesar al

mismo, presionando CRTL + F3.
En este cuadro de diálogo también se pueden crear nuevos nombres a celdas o a rangos
de celdas.
Es posible editar los nombres asignados, cambiar el nombre, la referencia
También se pueden eliminar nombres creados.
Para llamar a un nombre de celda, se debe presionar simplemente la tecla F3.

En este caso, al crear la lista, en el
argumento Origen, (una vez creado el
nombre del rango “Países”), se presiona
F3 y este permite Pegar el nombre
asignado a esa área.
En caso de que existan más celdas o
rangos de celdas con nombres
asignados, éstos aparecerán en el
cuadro de diálogo. El usuario debe
escoger el que le corresponda.

16. Minigráficos
Un minigráfico, novedad en Microsoft Excel 2010, es un pequeño gráfico

en una celda de una hoja de cálculo que ofrece una representación visual
de los datos. Use minigráficos para mostrar tendencias en una serie de
valores, como aumentos o reducciones periódicos, ciclos económicos o
para resaltar valores mínimos y máximos. Coloque un minigráfico cerca
de sus datos para lograr un mayor impacto.
16.1. Ventajas del uso de minigráficos
Los datos que se presentan en una fila o columna son útiles, pero los patrones pueden resultar
difíciles de reconocer a simple vista. El contexto de estos números se puede proporcionar
insertando minigráficos junto a los datos. Al ocupar una pequeña cantidad de espacio, un
minigráfico puede mostrar una tendencia basándose en datos adyacentes en una representación
gráfica clara y compacta. Aunque no es obligatorio que una celda de minigráfico esté directamente
junto a los datos subyacentes, es muy recomendable.
Puede ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes y, cuando los
datos cambian, puede ver el cambio en el minigráfico de inmediato. Además de crear un
minigráfico único para una fila o columna de datos, puede crear varios minigráficos al mismo
tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a los datos subyacentes, como se muestra
en la siguiente imagen.
16.2. Crear un minigráfico
Seleccione una celda vacía o un grupo de celdas vacías en las que desee insertar uno o más
minigráficos.
En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en el tipo de minigráfico que desea
crear: Línea, Columna o Ganancia o pérdida.
En el cuadro Datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar
los minigráficos.
Cuando se seleccionan uno o más minigráficos, aparecen las Herramientas de minigráficos, que
muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño, puede elegir uno o más comandos entre los

siguientes grupos: Minigráfico, Tipo, Mostrar u ocultar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para
crear un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en
un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigráficos. Estas opciones
se describen detalladamente en la siguiente sección.
16.3. Personalizar minigráficos
Después de crear minigráficos, puede controlar qué puntos de valor se muestran (como alto, bajo,
primero, último o cualquier valor negativo), cambiar el tipo de minigráfico (Línea, Columna o
Pérdida y ganancia), aplicar estilos de una galería o establecer opciones de formato individuales,
establecer opciones en el eje vertical y controlar cómo se muestran los valores vacíos o cero en
el minigráfico.
Controlar qué puntos de valor se muestran
Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigráfico de línea haciendo

que algunos o todos los marcadores queden visibles.
29
En este minigráfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de
color naranja. El resto de los marcadores es de color negro.
1. Para mostrar todos los valores, active la casilla Marcadores.
2. Para mostrar los valores negativos, active la casilla Puntos negativos.
3. Para mostrar los valores más bajos o más bajos, active las casillas Punto alto o Punto bajo.
4. Para mostrar el primer o el último valor, active las casillas Primer punto o Último punto.
5. Cambiar el estilo o el formato de los minigráficos
Use la Galería de estilos en la pestaña Diseño, que está disponible cuando selecciona una celda
que contiene un minigráfico.
1. Seleccione un minigráfico
único o un grupo de
minigráficos.
2. Para aplicar un estilo
predefinido, en la pestaña
Diseño, en el grupo Estilo,
haga clic en un estilo o en la flecha en la esquina inferior derecha del cuadro para ver estilos
adicionales.
3. Para aplicar un formato específico a un minigráfico, use los comandos Color de minigráfico o
Color de marcador.

16.4. Mostrar u ocultar marcadores de datos
En un minigráfico con estilo de Línea, puede mostrar marcadores de datos de manera que pueda
resaltar valores individuales.
Seleccione un minigráfico.
6. En la pestaña Mostrar u ocultar, en la pestaña Diseño, active cualquiera de las casillas para
mostrar marcadores individuales (como alto, bajo, negativo, primero o último) o active la
casilla Marcadores para mostrar todos los marcadores
7. Al desactivar una casilla se oculta el marcador especificado
8. Mostrar y personalizar la configuración de ejes
9. Puede seleccionar Tipo de eje de fecha (en el grupo Grupo,
haga clic en Eje) para aplicar formato a la forma del gráfico en
un minigráfico a fin de reflejar los períodos de tiempo
irregulares en los datos subyacentes
10. En un minigráfico de línea, la aplicación de un tipo de eje de
fecha puede cambiar la pendiente de una línea trazada y la posición de los puntos de datos
entre sí.
11. En un minigráfico de columna, la aplicación de un tipo de eje de fecha puede cambiar el
ancho de las columnas, así como aumentar o disminuir la distancia entre estas, tal como se
muestra en la imagen siguiente.
En el ejemplo que se muestra aquí, hay dos minigráficos de columna que usan datos del mismo
rango. El minigráfico con la etiqueta “Tendencia” usa el tipo de eje general y el minigráfico con la
etiqueta “Tendencia (Tipo de datos de fecha)” usa el tipo de datos de fecha. En cada minigráfico,
los primeros dos puntos de datos se separan por dos meses y el segundo y tercero se separan
por siete meses. Al aplicar un tipo de eje de fecha, el espacio entre las tres columnas cambia de
manera proporcional para reflejar los períodos de tiempo irregulares.
También puede usar estas opciones de eje para establecer valores mínimos y máximos para el
eje vertical de un minigráfico o grupo de minigráficos. Establecer estos valores ayuda
explícitamente a controlar la escala de manera que la relación entre los valores se muestre de
una forma más lógica.
1. Con el minigráfico o grupo de minigráficos seleccionado, en el grupo Grupo, haga clic en
Eje.
2. 2. En Opciones de valor mínimo del eje vertical u Opciones de valor máximo del eje vertical,
haga clic en Valor personalizado.
3. 3. Establezca los valores mínimos o máximos que, a su criterio, enfatización mejor los
valores de los minigráficos.

Puede aumentar la altura de la fila que contiene el minigráfico para destacar de manera
más dramática la diferencia entre los valores de datos si algunos son muy pequeños o
muy grandes.
17. Análisis Rápido
Nota: Análisis rápido no está disponible en Excel 2010 y versiones anteriores.
Utilice el botón Análisis rápido botón Análisis rápido para aplicar el formato condicional
seleccionado a los datos seleccionados. El botón Análisis rápido aparece automáticamente
al seleccionar datos.
Seleccione los datos donde quiera aplicar el formato condicional. El botón Análisis rápido
aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
Datos seleccionados con el botón Análisis rápido
Haga clic en el botón Análisis rápido botón Análisis rápido o presione Ctrl+Q.
En la ventana emergente, en la pestaña Formato, pase el puntero del mouse por las
diferentes opciones para visualizar una Vista previa dinámica de los datos y haga clic en
la opción de formato que desee.
Pestaña de formato en la galería Análisis rápido
Notas:
Las opciones de formato que aparecen en la pestaña Formato dependerán de los datos
que haya seleccionado. Si la selección contiene solo texto, a continuación, las opciones
disponibles son Texto, Duplicar, Único, Igual que y Borrar. Cuando la selección contiene
solo números, o texto y números, las opciones son Barras de datos, Colores, Conjuntos
de iconos, Mayor que, Superior 10 % y Borrar.
La vista previa dinámica solo se representará para las opciones de formato que pueden
usarse en sus datos. Por ejemplo, si las celdas seleccionadas no contienen de coincidencia
de datos y selecciona Duplicar, la vista previa dinámica no funcionará.
Si aparece el cuadro de diálogo Texto que contiene, escriba la opción de formato que
desea aplicar y haga clic en Aceptar.
Si desea ver un vídeo que muestra cómo usar el Análisis rápido para aplicar formato
condicional, vea Vídeo: Usar formato condicional.
18. Hipervínculos
El ícono, se encuentra en la pestaña INSERTAR.
Básicamente esta función, crea un acceso directo o salto que abre un documento
almacenado en un servidor de red, intranet o Internet. Cuando haga clic en la celda que
contenga la función HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en
ubicación_del_vínculo.
Sintaxis
HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
Ubicación_del_vínculo es la ruta y el nombre de archivo del documento que se desea
abrir como texto. Ubicación_del_vínculo puede hacer referencia a un lugar en un
documento, como por ejemplo una celda específica o un rango con nombre en una hoja
de cálculo de Microsoft Excel o libro, o a un marcador en un documento de Microsoft
Word. La ruta puede ser a un archivo almacenado en una unidad Nombre_descriptivo es
el texto o valor numérico de celda al que se salta.
El nombre_descriptivo se muestra en azul y está subrayado. Si contenido_de_celda se
pasa por alto, la celda muestra ubicación_del_vínculo como texto de salto.
Observaciones
Ubicación_del_vínculo puede ser una cadena de texto encerrada entre comillas o una
celda que contiene el vínculo como cadena de texto.
Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que
contiene el texto o valor al que se salta.
Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #¡VALOR!), la celda
mostrará el error en lugar del texto de salto.
Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está permito desplazarse
por él, aparecerá un error cuando se haga clic en la celda.
Para seleccionar una celda que contenga HIPERVINCULO, haga clic en una celda al lado
de ésta y a continuación, utilice una tecla de dirección para desplazarse a la celda.
ELEGIR DE LA LISTA: Para mantener la trazabilidad de los datos introducidos en una Base
de datos es necesario garantizarse que los datos sean los mismos, ubíquese en cualquier
columna que tenga datos de TEXTO y presione el botón derecho escoja la opción ELEGIR
DE LA LISTA DESPLEGABLE y simplemente seleccione lo que necesita (la lista aparece
ORDENADA).
19. Guardar un documento

Para guardar o grabar un documento se realizará de la
siguiente forma:
Presionar en el Botón Office.
A continuación elegir una de estas dos opciones:
Guardar como: Cuando se realiza por primera vez
Guardar: Las veces restantes
Cuando elegimos "Guardar como" aparece un cuadro
para especificar el nombre del documento y donde va
a estar su ubicación.
19.1. Guardar Documentos con Contraseña.

Presione el botón Guardar, luego la opción Herramientas, Opciones Generales, aparecerá
un cuadro de diálogo, en el que se debe introducir la contraseña.
20. Eliminar Archivo

Para borrar o eliminar un Archivo se debe realizar los siguientes pasos:
✓ Presionar en la pestaña de Archivo
✓ A continuación elegir la opción Guardar como
✓ Localizar el archivo a borrar
✓ Una vez localizado dar al botón derecho del ratón para que nos salga un barra de.
Dentro de este, elegir Eliminar

21. Salir de Excel

Para finalizar la sesión con Excel, tenemos que seguir cualquiera de estas opciones:
✓ Ir al botón de OFFICE y dentro de este elegir Cerrar
✓ Dar un doble clic a la X de la esquina superior izquierda

INSTRUCTIVO EXCEL 2016 Básico - Intermedio CICR

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Manual del Usuario I

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

9.1. Vista preliminar .............................................................................................. 39

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

12.3.5. Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados ..................... 72

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica

1.1. Iniciando Excel

Dar clic en el Icono de Microsoft Excel 2016 en el Barra de Tareas

Dar clic en el Icono de Microsoft Excel 2016 , que se encuentra en el

a) Dé clic en el Botón de Office

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 6

1.1.1 Abrir nuevos documentos en Excel

1.2. Pantalla Inicio de Excel

Pestañas Barra de Título Grupo de Comandos

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 7

Barra de herramientas de Acceso Rápido:

Al dar clic en el botón cerrar , hará que cierre el archivo si no ha

3). Cinta de Opciones: Aparece en la segunda línea y corresponde a los menús

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 8

1.3. Cinta de Opciones

Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de

La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2016 es la cinta de opciones.

✓ Opción Información: Permite Proteger el libro, Inspeccionar antes de publicarlo

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 9

1.3.2. Pestaña Inicio

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 10

1.3.3. Pestaña Insertar

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

1.3.4. Pestaña Diseño de página

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 11

Colores: Permite cambiar rápidamente todos los colores que se usan en el

1.3.5. Pestaña Fórmulas

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

1.3.6. Pestaña Datos

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 12

a) Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias

1.3.7. Pestaña Revisar

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 13

1.3.8. Pestaña Vista

Grupo de Comandos de acuerdo a su funcionalidad:

1.4. Aspectos generales y parámetros de Excel

Barra de Herramientas de Acceso Rápidos de desplazamientos: Se encuentran en

Agilidad de movimiento y utilización de Excel

La tecla Retroceso (Backspace) sirve para borrar hacia la izquierda.

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 14

Para ingresar a la Configuración, se debe dar clic al botón de Archivo, se selecciona en la

Seguidamente se detallarán algunos de los parámetros más importantes para el

1.5. Sección General:

1.6. Sección Revisión:

b) Ejemplo: las siglas de un nombre de pila, al digitar en Reemplazar JMC y en Con

1.7. Sección Fórmulas:

1.8. Sección Guardar:

1.9. Sección Idioma:

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 16

1.10. Sección Avanzadas:

E: cddm ____Cámara de Industrias de Costa Rica 17

2. Edición de datos en Excel