Tecnologa

La evolucin de los sistemas ERP: Del MRP al Business Intelligence

Los sistemas ERP son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la toma de decisiones en los niveles directivos de las empresas, ya que se concentra toda la informacin de varias reas de la Compaa para poder pronosticar y mantener una mejor organizacin de los datos actuales y futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas, contabilidad, ventas, mercadotecnia, entre otros. Hablemos entonces de su evolucin.

Imprimir artculo con: El origen de los sistemas ERP se remonta a la dcada de los 70, cuando se comenz a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en Mxico. De la propia naturaleza de los sistemas MRP y sus desarrollos iniciales pueden destacarse los siguientes aspectos: > Los clculos que requiere un sistema MRP para planificar rdenes de compra y produccin, son muy simples, pero han de reproducirse para una gran cantidad de datos. > Los sistemas MRP estn concebidos para su uso mediante un soporte informtico, adoptando la utilizacin de bases de datos compartidas. Los aspectos clave de un sistema MRP estn relacionados con las limitaciones y posibilidades de este tipo de soporte. > Los sistemas MRP han sido desarrollados mediante diferentes formas de estructura modular. Este carcter modular se refiere tanto a la realizacin de procesos, como al software que respalda el funcionamiento de estos sistemas. A comienzos de la dcada de los 80 aparecen los sistemas de planificacin de recursos de fabricacin MRP II (Manufacturing Resources Planning), mediante los que se pretende contrastar la disponibilidad de recursos necesarios para la ejecucin de las rdenes de produccin planificadas. Es por esto, por lo que en ocasiones se les denomina MRP con capacidad finita. Para poder contrastar el plan de produccin con la capacidad existente, en el MRP II se introduce un mdulo de centros de trabajo, donde se define la disponibilidad de recursos del sistema. Para determinar el consumo esperado de recursos por las rdenes de produccin planificadas se introduce en el sistema informacin sobre las rutas, donde se establece qu centros de trabajo y qu intensidad de uso requiere cada artculo de fabricacin. Mediante la planificacin de las necesidades de capacidad, se realiza el contraste entre la capacidad disponible por cada centro de trabajo y la carga resultante del conjunto de rdenes de produccin planificadas para un de perodo determinado. Si bien durante los aos 80 hubo intentos de integracin de la gestin de la empresa (iniciativas como la denominada BRP, Bussiness Resources Planning), este proceso puede considerarse caracterstico de la dcada de los 90, en que termina por imponerse la denominacin ERP (Enterprise Resources Planning). En gran parte, estos sistemas integrados de gestin empresarial pueden ser considerados como la extensin de los sistemas MRP, a partir de su uso en compras, produccin, ingeniera y almacenes, a otras reas de la empresa. El futuro de los sistemas ERP Estudios indican que se vive el final del dominio del ERP!!. A la vez, las empresas pasan del desencanto que les gener ese tipo de sistemas a su revaloracin. En especial, los sistemas para la planeacin de recursos en la empresa (ERPs), tuvieron en 1999 el ltimo ao de su dominio en el mercado de aplicaciones empresariales, como efecto de las sobreinversiones por el cambio de dgitos del ao 2000 y de las promesas y expectativas no cumplidas en su promocin. En el ao 2002, ocurre la recuperacin clara del ERP al dejar los porcentajes negativos. Detrs de ese hecho est el surgimiento de productos enfocados al mercado mediano, tales como los de SSA, Solomon (Microsoft Business Solutions), Exactus, Epicor, Dynaware, Kepler, QAD e Intelesys, y el lanzamiento de productos de Oracle y SAP orientados a empresas medianas.

Hacia el 2003, de nuevo cae el mercado corporativo, y el ERP retorna a crecimientos negativos de -2% -3%. Sin embargo, se puede decir, que en la actualidad los sistemas ERP constituyen la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestin, tal como se muestra en la Figura N 1.

Figura N 1. Etapas de la Evolucin de los sistemas ERP Hablemos entonces de los sistemas de Gestin. SCM: La Gestin de la Cadena de Suministro La Gestin de la Cadena de Suministro (SCM, Supply Chain Management) es el trmino utilizado para describir el conjunto de procesos de produccin y logstica cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye las actividades asociadas desde la obtencin de materiales para la transformacin del producto, hasta su colocacin en el mercado. SCM utiliza los conceptos de e-business y tecnologas Web para coordinar y optimizar los procesos de mbito empresarial en todas y cada una de las reas de su empresa: desde el proveedor hasta el cliente. La solucin SCM no deja de tener sus inconvenientes. As, los mercados electrnicos o E-marketplaces, que haban sido considerados como los salvadores de la eficiencia de la cadena de suministro, han resultado menos que fructferos. Asimismo, las incompatibilidades entre empresas vendedoras complican la bsqueda de una combinacin de soluciones adecuada para integrar de extremo-a-extremo la cadena de suministro. Sin embargo, una Compaa puede utilizar una solucin SCM para alcanzar una ventaja competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente. CRM: La gestin con el cliente CRM (Customer Realatioship Management) es una herramienta de ayuda a la venta, que contempla globalmente la relacin Organizacin-Cliente, y que nos permite planificar adecuadamente las gestiones de marketing y comerciales con clientes. Las soluciones CRM fue una de las propuestas ms interesantes. Este hecho respondi a la necesidad por parte de las organizaciones de acceder y compartir fcilmente toda la informacin crtica empresarial, con el fin de desarrollar informes de produccin y sistemas de anlisis que hagan aumentar el negocio y de ofrecer a sus clientes la informacin que necesitan en el momento oportuno. Este tipo de soluciones permiti aprovechar los sistemas y bases de datos ya existentes, en definitiva mejorar las relaciones con los clientes, empleados y colaboradores. Pases como Espaa han optado por desarrollar una solucin CRM ad-hoc con el fin de optimizar la relacin con los clientes. Igualmente, las soluciones CRM con tecnologa Web, han logrado poner en marcha un sistema de anlisis de la estrategia comercial que profundiza en los datos de cliente y que ayuda a mantener una posicin ms competitiva en el mercado. El CRM en la actualidad A pesar de las importantes oportunidades "tericas" que ofrecen los sistemas CRM, estudios demuestran que el 55 al 75 % de los proyectos CRM no alcanzan sus objetivos. Las causas del fracaso de est tecnologa estn principalmente basadas en no alcanzar las expectativas, as como en un aumento importante de los presupuestos iniciales. En la Figura N 2 principales causas de los fracasos de la implantacin de sistemas CRM.

Figura N 2. Causas del fracaso de la implantacin de sistemas CRM BI: Inteligencia del Negocio Muchas empresas cuentan con gran cantidad de datos pero muy poco conocimiento. Los indicadores clave de rendimiento y las fuentes de informacin se pierden en un mar de nmeros y sistemas desconectados. Despus de los sistemas ERP y de soluciones tipo CRM, las tendencias de los proveedores de tecnologa apuntan a las herramientas de Business Intelligence (BI), un concepto que integra la gestin y planificacin del negocio, que ayuda en la toma de decisiones y que permite transformar los datos de una Compaa, en informacin estratgica para conseguir el logro de las metas corporativas reales para tomar decisiones y emprender las acciones necesarias. Los sistemas actuales de BI estn construidos en una moderna infraestructura, que consisten de una arquitectura modular. En Figura N 3 se muestra los componentes de los sistemas BI. Integrar las distintas tecnologas disponibles para hacerlas compatibles con los objetivos propios de una empresa es una cualidad del BI. Considerando que la tendencia apunta a la integracin de los datos, el BI es el futuro si se compara con sistemas operacionales corporativos tales como ERP y CRM, debido a que si antes la idea era acumular datos, ahora se busca darle un sentido de negocio a toda esa informacin. Las empresas tienen ya un ERP que centraliza los procesos, y muchos de ellos pasan a una segunda etapa: al Business Inteligence, independientemente del giro en que se muevan. El ERP crecer con las aplicaciones enfocadas en el mercado medio.

Figura N 3. Componentes de un sistema BI

Jorge Ros

Especializacin y profundidad en un ERP para manufactura

CDe Vicente Plsticos, Virutex Ilko, Grupo IMSA, Oxiquim, Sherwin Williams, General Electric, Black&Decker, y muchos otros ms, son nombres que tienen algo en comn: han confiado en QAD y disfrutan de los beneficios que hoy les entrega el ERP MFG/PRO del fabricante. Ellos son parte del xito que esta herramienta ha tenido en el mercado nacional debido a su diseo especialmente orientado a resolver la problemtica de gestin de empresas del rea de manufactura y de distribucin. Ahondamos en este enfoque con Jorge Ros, Gerente General de QAD Chile. Cul es la visin de QAD del mercado de los ERP? Aqu se han definido cuatro posiciones especficas que agrupan los diferentes tipos de ERP. Existen las megasuite, software con gran apertura que se aplican a cualquier mercado, principalmente a grandes empresas; y las herramientas locales, creadas en cada pas, que integran las normas nacionales y que por sus particularidades no pueden aplicarse en otros mercados. Tambin estn aquellos ERP que en algn momento fueron buenos, pero no han tenido evolucin tecnolgica. Finalmente, los nich players, soluciones enfocadas a un rea de negocio y dentro de sta a uno o varios verticales. La visin de QAD apunta a lo mismo, y as diseamos nuestro ERP, siempre orientado a manufactura, profundizando sus funcionalidades sobre este eje y el de distribucin. Dentro de stos, definimos seis verticales: alimentos y bebidas, bienes de consumo, automotriz, mdico, industrial y electrnico. En qu ventajas redunda esta verticalizacin? Cuando un software est bien enfocado a pocos verticales su profundidad aumenta, porque el esfuerzo se centra en cubrir especficamente las necesidades de esas industrias. Eso nos ha dado muy buenos resultados, ya que el cliente ve reflejada en la solucin su realidad y existe una mayor adherencia a ste, que se observa al lograr que sus procesos fluyan con ms eficiencia. Es ms sencillo tambin reunir una mayor expertise, que se grafica en consultores con vasta especializacin en las industrias que abordamos y en un menor perodo de implemen-tacin. Como resultado de esto, todos nuestros proyectos son llave en mano, pues tenemos la certeza de que estamos abocados al vertical indicado, con la herramienta y consultores apropiados, lo que tambin nos da la capacidad de crear mdulos para necesidades especficas. A qu enfoque responde esta profundizacin?

Para aumentar la eficiencia de los procesos productivos integramos el concepto de Lean Manufacturing (LM), metodologa de sistemas de produccin creada por Toyota, que apunta a evitar cualquier tipo de desperdicio dentro del proceso productivo, a fin de no sumar los mayores costos resultantes al precio final. Aunque el ERP logr hacer ms eficiente el uso de los recursos y aumentar la productividad, disminuyendo costos e incrementando ingresos, por cmo ha sido concebido, el ahorro que se genera tiene un lmite y la segunda derivada de este tope es LM, que robustece y eficienta las diferentes reas del proceso. La evolucin de QAD es tambin tecnolgica? Evolucionamos desde dos perspectivas: tecnolgica y funcional. Esta ltima es la ms importante, pues implica cumplir con las necesidades del cliente. Sin embargo, no hemos dejado fuera la parte tcnica, estando a la par con las tendencias. Nuestra solucin opera full web y en sus ltimas versiones incorpora el concepto de pantallas simplificadas, para personalizar la visualizacin del software; diagramas funcionales, es decir, un workflow que permite seguir el flujo del proceso; y alarmas para advertir diferentes eventos. Adems, la integramos con aplicaciones de BI (Bitam) y Factura Electrnica (F@cture y Sign@ture).

El control de la planta minuto a minuto

Jorge Ros, Gerente General de QAD Chile.

Ser un ERP orientado exclusivamente a las empresas de manufactura le ha permitido a QAD Chile anclarse fuertemente en el nicho de empresas dedicadas a la produccin. Ah ha desarrollado distintas expertises, entre ellas, la interconexin de su software con el piso de planta de las compaas, para entregar toda la informacin de la produccin y adelantarse a cualquier imprevisto, mejorando las eficiencias detectadas y haciendo mantenimiento correctivo de los equipos. Sobre las capacidades que este ERP tiene para hacer una unin perfecta entre software de gestin

y piso de planta, conversamos con Jorge Ros, Gerente General de QAD Chile.
Por qu es ventajoso unir el piso de planta con el ERP? Por varias razones. Una de las principales es tener en lnea los datos que se encuentran en el piso con el sistema de informacin, ya que permite reaccionar ms rpido frente a cualquier eventualidad. Si se producen eficiencias importantes o bajas de productividad es posible tomar medidas para sacarle mayor provecho en el primer caso y para implementar medidas correctivas, en el segundo. Otra ventaja es que al estar integrados los datos del piso al ERP, la informacin que se recibe en el software es de mejor calidad en relacin a la que se digita luego de que los datos se han generado, garantizando un anlisis ms fidedigno. El ERP de QAD, es apto para esta integracin? Por supuesto. QAD es una empresa de produccin de software ERP que tiene 26 aos de experiencia cubriendo las necesidades de las industrias de manufactura. Adems de ser un ERP anclado en este nicho, cubrimos otras cinco verticales de la industria: automotriz, bienes de consumo, alimentos y bebidas, elctrica-electrnica y mdica. Eso nos da una gran ventaja con los ERPs ms grandes que existen a nivel mundial -a los que se les ha llamado mega-suites- que se aplican a cualquier industria, pero con soluciones generales y poco profundas. En qu se traduce la ventaja de que QAD sea una herramienta especfica? En mayores beneficios para el usuario final, al entregar mayores funcionalidades de acuerdo a las necesidades especficas de cada industria. Asimismo, el tiempo de imple-mentacin es ms corto y eficiente, porque el ERP de QAD no necesita de configuraciones complejas; slo requiere de pequeas customiza-ciones. Tampoco se trata de un software pre hecho, sino que de un sistema desarrollado especialmente para la industria. Cmo aporta QAD a la integracin con los sistemas de automatizacin? QAD cuenta con distintas herramientas para conectarse directamente a la planta. Una de ellas es CIM, Com-puter Integrated Manufacturing, que nos permite recibir los datos de la planta, ya sea de mquinas de control numrico y PLCs, e indexarlas directamente al sistema. Asimismo, manejamos la administracin electrnica de bodega, que a travs de la tecnologa de radiofrecuencia y dispositivos PDA nos permite entregar una completa solucin de conectividad a la planta y a las reas de despacho y bodegas de las distintas industrias. La tendencia es un control minuto a minuto de la planta? Sin duda. Las empresas buscan ser ms eficientes minuto a minuto y encontrar el punto exacto dentro de las distintas reas donde puedan maximizar los ahorros y aumentar la eficiencia. En pos de ese objetivo el ERP tradicional est evolucionando hacia el concepto E-Manufacturing, que tiene como eje fundamental el "Just-intime", es decir, tener la informacin de produccin justo a tiempo, lo que slo se logra conectando el ERP a los sistemas de automatizacin de la empresa.

QAD Enterprise Applications Solucin ERP

QAD Enterprise Applications es la solucin ERP de mayor aplicabilidad en empresas de productos de consumo, alimentos y bebidas, productos industriales, autopartes y del sector mdico; cubriendo las necesidades de las reas de Manufactura, Distribucin y Financiera. QAD Enterprise Applications es un sistema de informacin integral e integrado, diseado y desarrollado teniendo como objetivo apoyar las operaciones y la direccin de empresas del sector real de la economa. QAD propone la administracin de procesos y procedimientos aplicando las mejores prcticas de gestin para la competitividad de Clase Mundial. EN PLANEACION

Apoya el ciclo de procesos dirigidos a tomar decisiones de impacto en la gestin de la cadena de suministro: Qu, Cuanto y Cuando comprar, fabricar y despachar, con base en polticas y parmetros que se definen para cada artculo y para cada planta o bodega en la organizacin, dentro del modelo de Plan Maestro y de la Planeacin de Materiales que promueven organizaciones como APICS y el Consejo de la Cadena de Suministro. Las funciones de Planeacin de Distribucin (DRP) permiten modelar cadenas con mltiples localidades de fabricacin y distribucin.

EN PRODUCCION

Procesos discretos, continuos o combinados, ofreciendo la mayor flexibilidad para el desarrollo del proyecto en cada uno de nuestros usuarios, tanto en produccin contra pedido como para inventario. Se ofrece la capacidad de secuenciar la produccin en una lnea de fabricacin, con base en prioridades relativas entre los artculos, por defecto o actualizadas para reflejar cambios en la demanda, en un momento dado, bajo capacidad finita (real) y tomando en consideracin los tiempos de alistamiento relativos a la secuencia de los artculos, para reflejar la realidad de la ejecucin y sincronizar oferta y demanda. Las operaciones de CALIDAD estn integradas con la operacin bsica.

EN DISTRIBUCION Y VENTAS

El ciclo de proceso puede incluir actividades como Cotizar - Vender - Despachar - Facturar y el manejo de devoluciones. La flexibilidad para definir aspectos como listas de precios y condiciones comerciales, incluyendo promociones, manejo de inventarios reservados y en consignacin, trazabilidad, tiempos de entrega, que integrados a las funciones de planeacin crean una oportunidad real de incrementar los niveles de servicio al cliente, con flexibilidad y cumplimiento. En COMPRAS, el proceso incluye el flujo de requisiciones y cotizaciones, de bienes y servicios, junto con listas de precios de proveedores, la recepcin y las devoluciones de artculos de forma integral e integrada. Las operaciones de Comercio Exterior se apoyan con Impo/ Expo incluyendo funciones de Plan Vallejo.

EN FINANZAS

Todas las operaciones generan su asiento contable en la Contabilidad General, integrada con cuentas por pagar, por cobrar, la administracin de efectivo, y la parametrizacin de mltiples monedas y los impuestos aplicables. Se elimina la doble digitacin y se automatizan los asientos contables para reducir errores y agilizar la administracin. Se administran proyectos, presupuestos, centros de costos y modelos de rentabilidad por artculo y cliente, incluyendo la gestin de varias empresas consolidadas en una entidad corporativa con la misma licencia de MFG/PRO.