DIVISIÓN CONTROL DE CALIDAD – ELAPAS Código: PR-001

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PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES CON LA ALTA 1 1-4
DIRECCIÓN

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES

CON LA ALTA DIRECCIÓN

PR – 001

Elaborado Revisado Aprobado

Dra. Marioly Paravicini V.

Nombre Ing. Eric Chavarría F. Ing. Enzo Porcel A.
Ing. Romer Méndez B.
Técnico Control de Calidad
Técnico Control de Calidad
Cargo Microbiológico Gerente Técnico
Fisicoquímico
Jefe de Control de Calidad
Fecha 16/07/2019 16/07/2019

Firma

Última revisión: (1): 16/07/2019

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PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES CON LA ALTA 1 2-4
DIRECCIÓN

CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS....................................................................... 3
3.1. Definiciones............................................................................................................. 3
3.2. Abreviaciones ......................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES.............................................................................................. 3
5. DESARROLLO ............................................................................................................. 3
5.1. Organización de la Reunión .................................................................................. 3
5.2. Convocatoria a Reunión a la Alta Dirección ....................................................... 3
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................... 4
7. REGISTROS ................................................................................................................. 4
8. ANEXOS ........................................................................................................................ 4

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PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES CON LA ALTA 1 3-4
DIRECCIÓN

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para el desarrollo de reuniones con la Alta Dirección para garantizar la
uniformidad, eficiencia y buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la División
Control de Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Alta Dirección y a todo el personal de la División Control de
Calidad.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. Definiciones
Alta Dirección: Constituido por el Gerente General de la organización (MAE) y Gerencia Técnica.
Quorum: Es el número de individuos que se necesita para que un cuerpo deliberante o
parlamentario trate ciertos asuntos y pueda tomar una determinación válida.
Acta de Reunión: Es un documento escrito que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en
una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
3.2. Abreviaciones
MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
AD: Alta Dirección
JCC: Jefe de Control de Calidad
4. RESPONSABILIDADES
La realización de las reuniones con Alta Dirección es responsabilidad del Jefe de Control de
Calidad, así como el control y cumplimiento de este procedimiento.
5. DESARROLLO
5.1. Organización de la Reunión
La Alta Dirección y el personal de la División Control de Calidad se reunirán cada tres meses y en
forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo ameriten, conforme a los requerimientos del
SGC.
5.2. Convocatoria a Reunión a la Alta Dirección
La citación a la AD se hará a través de correos electrónicos o vía telefónica por parte del JCC o por
quien este delegue. La citación se realizará según el Formato de Citación a Reunión con la Alta
Dirección FO-001.

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PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES CON LA ALTA 1 4-4
DIRECCIÓN

Las personas citadas a las reuniones con la AD, deben garantizar su asistencia y disposición de
trabajo en la reunión.
Los miembros de la AD, serán autónomos de extender la invitación a las reuniones a otras personas,
cuya intervención sea necesaria para el desarrollo del mismo, debiendo notificar previamente al
JCC.
5.3. Ejecución de la Reunión
Durante la reunión se desarrollarán los siguientes puntos:

 Instalación de la reunión con la Alta Dirección. (Verificación del Quorum)

 Lectura del Orden del Día.
 Análisis de los puntos considerados en el Orden del Día.
 Divulgación de documentos o decisiones con respecto a las acciones correctivas y
preventivas a partir de los resultados de las auditorías internas y de la identificación de
oportunidades de mejora en los procesos y otros.
 Al finalizar la reunión, se firmará el Acta de Reunión que ratifica el compromiso de
cumplimiento de los puntos analizados en el Orden del Día (Anexo 2).

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas Técnicas de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009
Norma ISO 17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de
Ensayo y Calibración.
7. REGISTROS
RG-001 Registro de Citación a Reunión con la Alta Dirección
RG-002 Registro de Acta de Reunión
8. ANEXOS
Anexo 1: Formato de Citación a Reunión con la Alta Dirección FO-001
Anexo 2: Formato de Acta de Reunión FO-002

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FORMATO DE CITACIÓN A REUNIÓN CON LA 1 1-1
ALTA DIRECCIÓN

ANEXO 1

CITACIÓN DE REUNIÓN CON LA ALTA DIRECCIÓN

CITANTE

Carácter de la Reunión
Citación a Reunión N°
Ordinaria Extraordinaria
Fecha de Reunión
Lugar de Reunión Hora de inicio Hora Final
Día Mes Año

ORDEN DEL DÍA

1.
2.
3.
4.
5.

LISTA DE PARTICIPANTES
NOMBRE CARGO FIRMA

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FORMATO DE ACTA DE REUNIÓN 1 1-1

ANEXO 2

ACTA DE REUNIÓN
FECHA HORA LUGAR
N° DOCUMENTOS ANALIZADOS

ACCIONES CORRECTIVAS
N° ACCIÓN INMEDIATA/
OBSERVACIÓN TAREA
ACCIÓN CORRECTIVA

LISTA DE PARTICIPANTES
NOMBRE CARGO FIRMA

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