Código: HM – PT – 001

Versión: 001
PROTOCOLO PARA REUNIONES EFECTIVAS Vigente desde: Agosto – 15
Página: 001

1. OBJETIVO
Definir parámetros y normas básicas para la ejecución de reuniones efectivas de trabajo que permitan
informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar y resolver situaciones
laborales.
2. ALCANCE
Aplica para todas las reuniones de trabajo que se realicen en el Hospital María Auxiliadora de Mosquera
ESE.
3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
 Acta de Reunión
 Agenda del Día de temas a tratar
4. RIESGOS
 Que no se cumplan los objetivos.
 Que no se cumplan las tareas asignadas en reuniones anteriores.
 Que no se cumpla con los horarios establecido.
 Que no se cumpla con la agenda del día.
 Que no se realice seguimiento a tareas y compromisos asignados previamente.
 Que no se cumpla con el decálogo estipulado
5. POLÍTICAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD Y AUTOCONTROL
 Garantizar que las funciones del Monitor y el Secretario de la reunión se cumplan a cabalidad.
 Que en toda reunión se realice el Acta donde se puedan verificar los compromisos y
responsabilidades de los participantes.
 Respetando tiempos de inicio, intervenciones, descansos y finalización.
 Para iniciar la reunión se debe verificar y cumplir el quorum.
6. FUNCIONES DEL MODERADOR
1. Que la reunión empieza y termina puntualmente.
2. Que el tiempo se consume tratando los temas de la agenda según el orden establecido.
3. Que las discusiones no nos desvían del tema.
4. Que todos los presentes participan activamente.
5. Que si surgen asuntos personales, se tratan con brevedad.
6. Que todas las conclusiones y decisiones, están claras para todos los presentes.
7. Que se repasan las conclusiones y decisiones, antes de que la reunión finalice.
8. Priorizar, si no estuviese ya previsto en la agenda y tratar primero el tema más importante.
9. Posponer los asuntos menos importantes para la próxima reunión, si es necesario para cumplir
con el horario.
10. Tratar conjuntamente los asuntos que tengan relación entre sí.
11. Establecer un límite de tiempo para cada tema y cumplir con la agenda prevista, excepto que
aparezca un imprevisto y se priorice de nuevo.
12. Para cada decisión fijar claramente: qué hay que hacer, quien se hace responsable y para
cuando.
13. Huir de las indecisiones y conclusiones poco claras.
7. FUNCIONES DEL SECRETARIO

El secretario desempeña un papel importante en la reunión, por eso es conveniente que en todas las
reuniones exista esta función. En todas las situaciones, donde se intercambia mucha información, puede
haber distintas interpretaciones, que él debe aclarar.

1. Captar ideas sin desvirtuar y parafrasear.

2. Revisar para comprobar que en todo momento se está tomando nota de la información
adecuada.
3. Ayudar al moderador a conducir la reunión.

DETALLE ELABORO REVISO APROBO

DEPENDENCIA EQUIPO DE CALIDAD GERENCIA
NOMBRE FUNCIONARIO ADRIANA VEGA A PAOLA LINARES
CARGO AUDITORA DE CALIDAD GERENTE
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4. Elaborar las actas.

5. Pide aclaraciones cuando debe comprobar si anotó bien la información.
6. Escribe solo las palabras o frases esenciales
7. Trata de usar las mismas palabras expresadas, no una interpretación propia.
8. No elimina ideas o frases, tan solo porque no está de acuerdo.
9. Si la reunión es larga y técnica, solicita al grupo que revise las notas periódicamente.
10. Registra en l acta los compromisos asignados, responsable y fecha de ejecución.

8. PASOS PARA LOGRAR UNA REUNION EFECTIVA

1. Establecer un objetivo claro y conciso

2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión
3. La citación y/o invitación debe realizarse con mínimo de 10 días de anticipación, incluyendo el
orden del día y agenda proyectada, anexando los documentos que se deben conocer antes de la
reunión.
4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.
5. Al iniciar la reunión poner a consideración y aprobación de los participantes el orden del día u
horario de trabajo asignado para cada tema.
6. Dependiendo del tipo de reunión asignar roles y responsabilidades: Líder, moderador y
secretario.
7. Dar a conocer las reglas y normas básicas a tener en cuenta para el desarrollo de la reunión.
8. Iniciar y finalizar la reunión puntualmente, según la hora indicada, evite que las reuniones se
prolonguen demasiado.
9. En el desarrollo de la reunión hay que promover la participación, ser buena escucha, generar el
debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que
lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacer lo en forma
clara y concreta.
10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanzan las reuniones.
11. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos obtenidos.
12. Asignar las responsabilidades de tareas y establecer fechas de ejecución.
13. Programar otra reunión si fuera necesario.
14. Terminar la reunión a la hora prevista.
15. Realizar seguimiento a tareas anteriores.
16. Quien cita debe ser el responsable de centrar el tema en cuestión e incentivar la participación ce
cada uno de los invitados.
17. Establecer indicadores de cumplimiento de los acuerdos con el objetivo de dar seguimiento a los
responsables.
9. ESTATUTOS DE LA REUNION

1. Para que se dé inicio a la reunión debe existir un quorum del 80% de los participantes o de lo
contrario no se llevará la cabo la reunión y será reprogramada.
2. Para las reuniones del Programa de Humanización y Servicio Superior deben presentarse como
mínimo 3 (tres) personas por Comisión.
3. Se debe iniciar a la hora pactada, el retardo sin causa justificable causará una penalización
económica de $2000.
4. Los tiempos máximos permitidos son: Exposición 1 Hora, Intervención y/o réplica 5 Minutos.
5. Para las reuniones del Programa de Humanización y Servicio Superior, cada comisión establece
el moderador y secretario de cada sesión, el orden será el siguiente Comisión Administrativa,
Comisión Pedagógica, Comisión Comunicaciones, Comisión Retroalimentación y se hará de
manera rotativa.
6. Se controlara el tiempo por medio de un reloj temporizador.
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE MODIFICACIÓN NO. DE REVISIÓN MOTIVO DE CAMBIO

DETALLE ELABORO REVISO APROBO

DEPENDENCIA EQUIPO DE CALIDAD GERENCIA
NOMBRE FUNCIONARIO ADRIANA VEGA A PAOLA LINARES
CARGO AUDITORA DE CALIDAD GERENTE
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PROTOCOLO PARA REUNIONES EFECTIVAS Vigente desde: Agosto – 15
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AGOSTO DE 2015 001 ELABORACIÓN INICIAL

DETALLE ELABORO REVISO APROBO

DEPENDENCIA EQUIPO DE CALIDAD GERENCIA
NOMBRE FUNCIONARIO ADRIANA VEGA A PAOLA LINARES
CARGO AUDITORA DE CALIDAD GERENTE