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ESTUDIO DE CASO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA S.O.S.
SOLUCIONES DE OFICINA & SUMINISTROS S.A.S.
Estudiante, Ramírez – Díaz J.A., Estudiante, Pachón - Ruíz L.T., Estudiante, Pinzón - Rodríguez K.L.,
(Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano, Calle 57 3 – 00 Este,
lapachon4@poligran.edu.co.)
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RESUMEN
E
De acuerdo con Mintzberg y Quinn (2003) la estrategia se define
como el patrón o plan que integra las principales metas o políticas de
una organización que a su vez establece la secuencia coherente de las
acciones a realizar. Es decir, es un modelo adoptado que especifica
un flujo de acciones para la definición de los planes.
Teniendo en cuenta lo mencionado y según proyectos realizados, este
estudio de caso examinará la estructura de la compañía S.O.S.
Soluciones de Oficina y Suministros S.A.S., que mediante el
desarrollo de una consultoría, buscará promover e implementar
estrategias que permitirán el crecimiento y empoderamiento en el
sector. Los datos surgen de la información suministrada por parte de
la Gerencia. Las fuentes de apoyo existentes facilitarán el proceso de
investigación, debido al avance tecnológico y la experiencia en el
sector público y privado.
PALABRAS CLAVES:
Estrategias, Análisis, Gerencia, Crecimiento, Planeación.
ABSTRACT
According to Mintzberg and Quinn (2003), the strategy is defined as
the pattern or plan that integrates the main goals or policies of an
organization that in turn establishes the coherent sequence of actions
to be carried out. That is, it is an adopted model that specifies a flow
of actions for the definition of plans.
Taking into account the above and according to projects carried out,
this case study will examine the structure of the company S.O.S.
Soluciones de Oficina y Suministros S.A.S., which with the
development of a consultancy, will seek to promote and implement
strategies that will allow growth and empowerment in the sector. The
data is derived from the information provided by Management.
Existing sources of support will facilitate the research process,
owing to technological advances and experience in the public and
private sector.
KEYWORDS:
Strategies, Analysis, Management, Increase, Planning.
1. INTRODUCCIÓN
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Estudiantes de administración de empresas Politécnico Grancolombiano, aplicación caso de
estudio Gerencia financiera período académico 2019-2
n el contexto empresarial actual, es necesario que las
organizaciones estén a la vanguardia de los cambios que se
presentan en un mercado tan competitivo donde es importante
contar con cierta flexibilidad e innovación en cada uno de sus
procesos. (Koontz, 1998) “El proceso común del Desarrollo
Organizacional (DO) incluye la identificación de problemas, el
diagnóstico de una organización, la retroalimentación de
información sobre la organización, el desarrollo de una
estrategia de cambio, intervenciones y medición y evaluación
de las acciones de cambio”.
Según lo expuesto, las estrategias empresariales se basan en
trazar un rumbo por medio de un plan estratégico, donde se
pueda asignar los recursos de forma eficiente con el fin de
alcanzar objetivos a largo plazo, lo que permitirá incorporar
mejores prácticas, que desarrollen elementos competitivos y
diferenciadores, convirtiéndose en una ventaja competitiva. Por
esta razón, el tener una visión clara del entorno interno en
cuanto a comunicación estratégica y cultura organizacional se
refiere, hace que la planificación y la implementación para el
desarrollo propicie un avance y un proceso continuo efectivo.
La planeación de escenarios es una de las mejores
herramientas, que nos dan apoyo para mejorar el proceso,
según los factores mencionados anteriormente, se pretende
hallar las mejores opciones a realizar en un momento dado de
crisis u oportunidad, es necesario que para lograr el éxito de
estos pronósticos, se cuente con los recursos técnicos, humanos
y financieros.
El presente estudio de caso tiene como objetivo identificar
cada uno de los factores internos y externos de la empresa a fin
de proponer objetivos a mediano y largo plazo, es aquí donde
le damos paso a realizar una consultoría en donde se pueda
recopilar una serie de datos e información completa para su
análisis, presentado prontas soluciones y mejoras que le sirvan
al empresario en cuanto a su desempeño y competitividad. El
proceso de consultoría es demasiado útil, dado que las
empresas están en un mercado cambiante y son ellas quienes
deben estar dispuestas a mejorar su desempeño y producción.
Finalmente, el caso de estudio está estructurado de la
siguiente forma: Metodología, describe la metodología
utilizada para la construcción y planeación de escenarios y su
implementación en la empresa analizada. Se encuentran los
resultados del caso de estudio y por último se presentan las
conclusiones y líneas futuras de investigación.
METODOLOGÍA
Para el desarrollo del presente estudio se realizó un sondeo
general sobre las opciones de empresas que clasificaban
dentro de los criterios establecidos, se optó por la selección

de la empresa S.O.S Soluciones de Oficina & Suministros
S.A.S, teniendo en cuenta la viabilidad de acceso a la
información no solo externa sino interna. De acuerdo con un
rastreo bibliográfico, se evidenció que a la fecha no se han
realizado análisis similares de la organización.
En este sentido, se proyectó una investigación mixta mediante
la estrategia de estudio de caso que permitirá analizar las
variables cuantitativas y cualitativas aplicables para el
diagnóstico empresarial, la metodología combina
investigación descriptiva e incorpora la revisión de la
literatura. Se realizó un análisis del Macroentorno,
recopilando información relevante mediante el método de
observación e investigación, como primer instrumento, para
este proceso se utilizaron una serie de matrices como apoyo
administrativo y/o financiero.
De igual manera, se realizó un programa de seguimiento y
estudio de los factores, así como también una lista de
chequeo, para el análisis interno, se llevó a cabo una
entrevista con el subgerente de la compañía con el fin de
conocer su perspectiva y visión global del negocio, previa
autorización y acuerdo de confidencialidad se recopiló
información interna de las diferentes unidades
organizacionales, lo cual garantizo el desarrollo de la
investigación y participación consensuada de las partes.
Por último, se prevé la utilización del método Delphi como
técnica de comunicación estructurada y análisis de
prospectiva para las recomendaciones e implementación de
las diferentes estrategias propuestas a largo plazo, donde la
comunicación estrategia y la cultura organizacional, serán los
pilares para la correcta implementación.
2. DESARROLLO DEL CASO
La empresa objeto del presente estudio es la
comercializadora S.O.S. Soluciones de Oficina &
Suministros S.A.S, dedicada específicamente a la prestación
de servicios de útiles de oficina y suministros.
2.1 Descripción general de la empresa
Macrosecto
Empresa Sector Subsector CIIU
r permitan a la organización estar a la vanguardia; se resalta
S.O.S Derivados
soluciones del papel,
de oficina y Terciario Comercial artículos 4690
suministro escolares
S.A.S y de oficina
Tabla 1: Clasificación del sector S.O.S Soluciones de
Oficina y Suministro S.A.S
Es una compañía dedicada a la comercialización (venta y
distribución) de suministros para oficina, que incluye
suministros de papelería, útiles de escritorio, oficina, cafetería,
aseo y elementos de impresión, en los últimos años ha
incorporado nuevas líneas de productos con el objetivo de
proveer una solución integral para las necesidades de las
empresas, como lo son equipos de tecnología informática y
Servicio de Outsourcing de impresión. Cuenta con dos
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segmentos principales de clientes; corporativo, perteneciente
al sector Privado y Estatal.
2.2. Planeación Estratégica
De acuerdo con la información suministrada por la
compañía, se realiza un estudio de su estructura, de la
planificación como base para definir los aspectos esenciales
de funcionamiento como los son el planteamiento de los
objetivos generales y las partes que integran el desarrollo
de su razón de ser. Dentro de su planeación estratégica, se
evidenció la necesidad de realizar un estudio previo
enfocado en la gerencia.
2.3. Misión
S.O.S. Soluciones de Suministros de Oficina S.A.S., se ha
adaptado a los cambios del negocio y a su vez ha logrado
mantenerse fiel a su misión, se ha enfocado en ofrecer
soluciones integrales que amplíen el cubrimiento y cumplan
las expectativas del cliente. En compañía de sus
proveedores se ha propuesto la entrega de productos
originales, de primera calidad con todo el respaldo de sus
fabricantes generando reconocimiento por ser una empresa
segura y confiable en el mercado objetivo.
2.4. Visión
“Para el año 2019 estaremos dentro de las 5
mejores empresas en la prestación del servicio de
comercialización, venta y distribución de
Hardware, Software, insumos de impresión,
accesorios, papelería, útiles de oficina, aseo y
cafetería bajo la modalidad convencional de
venta y el sistema de Outsourcing de suministros
empresarial, así como también para la prestación
del servicio de Outsourcing de impresión,
servicios enfocados a satisfacer las necesidades
de nuestros clientes bajo el compromiso del 100%
de los integrantes de nuestra compañía”.
La visión establecida actualmente por la empresa está
determinada para finales de este año, razón por la cual es
necesario replantear ese objetivo de acuerdo con los
resultados obtenidos en la presente investigación.
En un mercado que se encuentra cambiando constantemente,
se deben diseñar estrategias que promuevan el avance y
el hecho de que SOS ha sabido mantenerse en el mercado
por más de 20 años, y al momento es una de las empresas
reconocidas en el sector, cumpliendo así parte de su visión
establecida, se debe especificar el cubrimiento proyectado,
si su objetivo es posicionarse dentro de las mejores
empresas a nivel departamental, regional, o nacional según
su enfoque.
Es claro que la compañía debe plantearse nuevos objetivos,
con el presente estudio se busca identificar las
oportunidades de negocio, que ayuden a la compañía al
aprovechamiento de estos factores o en su defecto a
anticiparse y contrarrestar las amenazas externas del sector.
3. ANÁLISIS EXTERNO
Partiendo del proceso macro entorno, se procede a analizar
qué factores están directamente relacionados con la
Organización que puedan influir de cierta manera en su

desarrollo en el mercado actual y futuro, teniendo en cuenta
que están estrechamente conexos en el ciclo comercial
general. Por ello, se propició ensanchar la visión y revisar
los grandes entornos de operación o directamente macro
entornos.
3.1 PESTEL
Se seleccionaron las siguientes variables que tienen mayor
fuerza en el proceso externo. Con relación a lo político, se
menciona la importancia del mismo en el tema de las
contrataciones estatales con empresas, la base fundamental
de este factor es cumplir con cada principio y evitar su
vulneración, ya que el 73% presenta casos de corrupción y
esto hace que muchas empresas no puedan tener presencia
en el sector público.
Económico, la economía en Colombia es un factor clave
para las empresas, dado que si las tasas de interés y la
inflación son estables o moderadas pueden incentivar a que
estas realicen financiación en inversiones, ingreso a la banca
y adquisición de productos ya sea de captación o colocación,
estas son oportunidades que en el entorno empresarial se
deben aprovechar para obtener un crecimiento considerable.
En el tema social, los datos recolectados por Fedesarrollo,
dan a conocer un incremento de la población nacional, donde
las empresas tienen una mayor oportunidad para abordar
nuevos clientes y lograr su pronta fidelización. Por otro lado,
la demanda tiene catalogada sus conductas de consumo en el
mercado pues está cambiando y migrando a lo digital por la
facilidad, comodidad y mayor oferta de productos.
En el análisis tecnológico, se tiene en cuenta los nuevos
modelos de negocio, donde se busca realizar actividades de
negocio a negocio, disminuir costos, lo que promueve una
relación directa, reducción de tiempos y recursos, por ser un
factor cambiante que avanza rápidamente, se debe
implementar su uso para el mejoramiento de las áreas de
producción y comercialización. Así mismo, el ítem
ecológico, nos permite concluir la importancia tener
presente las normatividades para el cuidado, la
sostenibilidad y preservación del medio ambiente, debido a
que pueden alterar la tendencia de consumo en el mercado o
la distribución de mercancía.
Por último, el sistema legal, en cuestión de normas legales
habla del cumplimiento con la reglamentación requerida
para el buen funcionamiento, en este caso se identificó el
cumplimiento de reglamentación tributaria, reglamentación
para acceder a las licitaciones públicas y Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG - SST).
3.2 PORTER
Es así, como dentro del proceso de planeación estratégica,
se da paso al análisis del sector, donde se evaluaran cinco
(05) fuerzas, conocidas como las cinco (05) fuerzas de
Porter.
El mercado comercial de suministros de oficina y papelería
cuenta con una negociación estable con los clientes, debido
a que no ejercen tanto poder sobre la industria. Tiene
oportunidad en aumentar sus consumidores en los últimos
años, gracias a la sistematización en sus procesos y el
avance tecnológico. Se considera un negocio fuerte. Es de
advertir que este poder, se puede volver una amenaza
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cuando los clientes tienden a intervenir y/o a obligar la
disminución de los costos y mayor calidad en los bienes.
En cuanto al análisis del poder de negociación con los
proveedores, indica una fuerte presencia en la parte del
proveedor, lo que evidencia que sus clientes se encuentran
en la escala de satisfacción. Es bastante importante que se
realicen alianzas estratégicas con sus proveedores,
permitiendo estar un paso adelante en el mercado. Siendo
un sector dedicado a la comercialización de suministros de
oficina, son más los proveedores necesarios para el
desarrollo del mismo, por lo tanto, el poder de negociación
de los proveedores es alto.
Además, la amenaza de nuevos competidores, según la
página de EMIS, las empresas distribuidoras de suministros
muestran un crecimiento promedio del 4.83% en sus
ingresos operacionales, lo cual puede permitir aumentar su
cuota de mercado. Según estudios realizados en el sector,
Colombia posee un crecimiento de infraestructura
tecnológica, específicamente en el sector comercial con una
participación del 21%, lo que significa un aumento de la
demanda.
En relación con los productos sustitutos, la reducción en el
sector del uso de impresión, para eliminar duplicidad en
documentos, usando medios electrónicos o servicios de
tercerización, permite un mayor control y seguridad en el
manejo de la información. Las tendencias del sector a
nuevas formas de gestión y almacenamiento de documentos
de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
disminuyen el consumo del papel.
La necesidad de reducir costos y optimizar tiempos y
espacios, dan como resultado más oportunidades al
surgimiento de nuevas ideas que ayuden a mejorar un poco
la forma en la que se llevan a cabo algunos de los
procedimientos, dando como resultado cambios en los
requerimientos del mercado por productos y/o servicios
sustitutos, que pueden representar una disminución en la
comercialización de algunos de los productos en el sector.
Finalmente, revisando la fuerza entre competidores, La
ampliación de las empresas competidoras a través de
aliados estratégicos ubicados en diferentes regiones del
país, pueden permitirles una mayor cobertura en el
territorio nacional. La presencia de nuevas empresas en el
sector muestra un evidente crecimiento del mercado en un
21%, sin embargo, los requerimientos de los clientes,
obliga a contar con una infraestructura fuerte y organizada,
que permita mantenerse en el sector.
3.3 MEFE
Con el fin de hacer un comparativo del sector y la parte
interna de la compañía, la matriz MEFE se evidenciaron
que los factores que intervienen en el funcionamiento y
operación de la organización pertenecientes al entorno.
Responden a variables políticas, económicas, sociales,
tecnológicas y legales las cuales relacionamos en la matriz
PESTEL.
Como resultados obtenidos en la matriz MEFE para la
empresa S.O.S Soluciones de Oficina y Suministros S.A.S,
corresponde a la puntuación de 2.65 donde se observa que
el impacto de las amenazas en cuanto al crecimiento de las

pocas empresas del sector, pueden ser contrarrestadas por
las oportunidades en el tema de comercialización usando
medios tecnológicos como las tendencias E-Business B2B y
compras por E-Commerce.
4. ANÁLISIS INTERNO
S.O.S soluciones de oficina y suministros S.A.S, es una
organización que tiene gran oportunidad en el mercado,
debido a que cuenta con la capacidad de satisfacer las
necesidades y los requerimientos del cliente, basando su
promesa de valor en la calidad de sus productos y servicios,
por medio de la certificación ISO 9001, esto permite operar
de forma eficiente, cumplir con los requisitos
reglamentarios y estatutarios, llegar a nuevos mercados e
identificar nuevos riesgos.
Cuenta con una infraestructura que les permite tener una
amplia capacidad de almacenamiento en stock, la
distribución del local es amplia y gracias a sus vehículos
propios pueden responder a requerimientos de los clientes
más cercanos, dentro del ámbito operativo, una de sus
fortalezas se enfoca en los procedimientos claramente
establecidos, en cuanto a tiempo, funciones y seguimiento
para la recepción, alistamiento y despacho de pedidos.
Para realizar un perfecto engranaje dentro de la
organización, es fundamental contar con un medio donde
los clientes puedan realizas sus pedidos de forma precisa,
concreta y específica por ello la aplicación es una de las
herramientas implementadas, ya que genera impacto en la
compra eficiente de los productos. Todo este trabajo ha
llevado a la Organización al reconocimiento que ha tenido a
través de los años, en su cuanto a su marca. Sin embargo,
no ha sido constante.
Lo anterior, teniendo en cuenta que en el momento de
realizar un diagnóstico no se obtuvo la imagen de
posicionamiento de marca que se requiere actualmente de
acuerdo con la magnitud de la empresa, lo cual genera una
fuerte debilidad para la organización y para la estrategia y
el medio en el cual se quiere incursionar. A nivel
administrativo, se presentan varias falencias, pero si se
lleva una correcta gestión se podría llegar a subsanar varias
debilidades como lo son el posicionamiento de la marca.
Específicamente se presenta la falla en los canales de
comunicación con el mercado objetivo, debido al marketing
digital, según nuestros clientes externos, donde interno
presenta un vacío, frente a la planeación y comunicación
estratégica, por parte de la gerencia, esto con base a la poca
información y alineamientos sobre los objetivos y
estrategias empresariales, adicional a los incentivos,
capacitaciones y funciones financieras y administrativas.
Es importante resaltar que a nivel operativo la
implementación de un sistema de código de barras, es una
herramienta necesaria y urgente de acuerdo con el tamaño y
las necesidades que está supliendo la organización, ya que
les puede generar retrasos y pérdidas en cuanto a tiempo,
inventarios, costos y logística.
S.O.S Soluciones y Suministros de Oficina S.A.S, evidencia
una gran capacidad para afrontar los cambios que se
presentan en el futuro, tanto en el macro entorno como en
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el sector, donde presenta grandes fortalezas que le permiten
dar respuesta a los requerimientos de los clientes, aunque
se considera necesario trabajar en su interior, haciendo
énfasis en cada una de sus áreas.
4.1 MEFI
Con base, en los hallazgos encontrados podemos dar paso
al análisis interno donde se hace un cruce de factores para
determinar las falencias internas con el fin de proponer
acciones de mejora en cada una de las áreas. Por medio de
la matriz MEFI se evidencian los factores que intervienen
en el funcionamiento y operación de la organización.
Responden a variables evidenciadas en las diferentes áreas
como lo son finanzas, producción, mercadeo, talento
humano, administración y tecnológica. Las cuales se
relacionaron en la matriz INTERNA.
De acuerdo con los resultados obtenidos en la matriz MEFI
para la empresa S.O.S Soluciones de oficina y Suministros
S.A.S, corresponde a la puntuación de 2.33 donde se
observa que el impacto de las debilidades en cuanto a las
fortalezas de la organización, pueden ser contrarrestadas, ya
que su peso ponderado es mayor en sus fuerzas internas
favorables, teniendo unas bases sólidas gracias a la
certificación ISO 9001, la eficiencia del área logística y la
capacidad de la organización para adaptarse a las
necesidades del cliente.
4.2 SPACE
La matriz de Posición Estratégica y Evaluación de la Acción
nos permite definir la estrategia desde el punto de vista
conservador, agresivo, defensivo o competitivo. Según los
resultados del estudio se puede determinar que la empresa
S.O.S. Soluciones de Oficina y Suministros de Oficina
representa en los ejes de la matriz una dimensión interna
(Ventaja Competitiva), teniendo como calificación un -3,50.
Gráfico 1 – SPACE S.O.S Soluciones de Oficina &
Suministros S.A.S
El equipo ejecutor planteó de acuerdo a su perfil, fuertes
estrategias defensivas que salen del cruce de las Fortalezas
y Amenazas (FA), denominándose estrategias competitivas,
donde se espera asegurar una ventaja competitiva,
sostenible y duradera frente al sector (competidores).
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Tabla 1, Resultados finales gráfico SPACE.

En este sentido, llegamos a la conclusión de utilizar las

fortalezas de la organización para defenderse de un
lanzamiento y/o ataque de un competidor fuerte, se debe
proteger su cuota de en el mercado y la participación a fin
de mantener a satisfacción y fidelización del cliente.

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Referencias

Velasquez, E.R. (2009). Calidad de la Gestión

Administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa.
Itapúa, Paraguay. Recuperado de
hhtt://www.eumed.net/tesisi-doctorales/2013/erv/#indice

Harol Koontz y Heinz Weihrich, Administración Una

Perspectiva Global, 11ª. Edición ... Don Hellriegel, John W.
Slocum, Administración, 7ª Edición, Año 1998

The Strategy Process: Concepts, Contexts, Cases, (2003).

Henry Mintzberg, S. Ghoshal, & J. Lampel, J. Brian Quinn