Tomado con objetivos pedagógicos del libro:

El sistema de información contable de Diego Delgadillo. Univalle. 2001

1. DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

EL SISTEMA de información contable es un conjunto de procesos sistémicos

interrelacionados por medio del cual se desarrollan actividades especiales que
requiere la concurrencia de personas, recursos y conocimientos con la función de
manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos
económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero que
sea confiable y útil de manera que los responsables de la administración la
dispongan oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y
operaciones.

Con el propósito de lograr una mayor comprensión y conocimiento del funcionamiento

del sistema contable, nos hemos querido proponer la tarea de concretar el análisis de
cada uno de los aspectos que en general se recomienda para precisar la definición de
un sistema cualquiera 1, por lo que, exponemos a continuación los siguientes:

Primero: caracterización del entorno del sistema contable

Segundo: definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación
del sistema
Tercero: definición de sus componentes
Cuarto: descripción de las relaciones entre los componentes y su entorno
Quinto: descripción de los recursos del sistema
Sexto: efectuar una representación del sistema y,
Séptimo: indicación de los fundamentos conceptuales para su
administración.

2. ENTORNO O MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA CONTABLE

Varios autores y teóricos de la contabilidad y de la teoría general de sistemas2 coinciden

en considerar que el medio ambiente de un sistema condiciona su actuación. Ahora bien,
se considera que el entorno es aquello que se sitúa afuera del sistema y que afecta
sus operaciones y su dinámica general.

El entorno o medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y manejan

el sistema. Por el contrario, hay una relación de dependencia del sistema frente a su
entorno. El sistema de información contable es influido en primera instancia por las
operaciones y características del ente económico por lo cual constriñen su

1 Churchman West, El enfoque de Sistemas. Edit. Diana, México 1978.

2 Ibid.
funcionamiento. La naturaleza de la información contable, su proceso y presentación
están moldeados por las condiciones de la gestión y de operación de la empresa, según
sea su tamaño, actividad y marco jurídico. El entorno, la empresa, es una restricción
permanente para los administradores del sistema de información contable.

El entorno se constituye en un conjunto de factores capaces de afectar la actividad del

sistema, pero lo que en esencia es propio del entorno es que no está bajo el control de
quienes lo dirigen. Al decir de Fernando Cruz, se constituye en centros de poder y de
decisión ajenos relativamente a los procesos de la organización o del sistema.

Examinar con detalle los procesos de trabajo y la naturaleza de la empresa, es un paso

indispensable para comenzar a entender la manera como opera su sistema
contable específico y finalmente para efectuar y comprender la representación financiera
que se efectúe de sus recursos.

Tal como ya se expresó, el ente económico, se constituye en el entorno directo del

sistema contable, pero a su vez, la empresa tiene su entorno que la circunscribe y
limita. Estos dos ambientes o medios, son entonces los determinantes de la operación
del área contable, en ellos se encuentran las oportunidades y amenazas para el
desarrollo del sistema contable. Obsérvese la gráfica Número uno en la cual se
representa al sistema de información contable rodeado de las áreas funcionales o de
responsabilidad generales de una empresa típica de manufactura y estas a su vez
rodeadas del entorno general o entorno de la empresa.

De las actividades económicas del entorno directo o sea de la organización productiva,

el sistema contable debe dar cuenta y para ello debe establecer una red de relaciones -
que le son indispensables para captar sus insumos para la producción y revelación de
la información contable- con las áreas funcionales y los usuarios de la información.

A continuación hacemos una descripción de los dos ambientes: el entorno directo y el

entorno general de la empresa.

2.1 El entorno directo: la empresa o ente económico

La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta se

constituye en el factor preponderante para diseñar el modelo de sistema de información
contable y a la vez para fijar las pautas para su manejo y dirección.

Si suponemos una empresa manufacturera mediana, encontramos centros de operación

similares y con objetivos bien definidos; son las denominadas áreas funcionales o áreas
de responsabilidad especializadas. Típicamente son: el área de producción, el área de
administración de personal, el área de mercadeo y el área de finanzas.

Cada una de ellas tiene su propia historia y desarrollo dentro de la empresa. Usualmente si
la empresa ha ido creciendo, la primera en emerger es obviamente la de producción, luego la
de mercadeo con su departamento o sección de ventas, luego la de administración financiera
y finalmente el desarrollo y crecimiento de las operaciones y por ende de personal, siendo
necesario crear el área de recursos humanos o de administración de personal.

Estas áreas, tienen sus propios procesos de trabajo. Además de que no se encuentran
aisladas unas de otras, sino, por el contrario, el cumplimiento del objeto social y la
búsqueda constante de la eficiencia obligan mantener una red de relaciones o puntos de
contacto que no son más que los denominados procesos operacionales. Los cuales
constituyen la raíz de la gestión empresarial, y son la fuente primaria de la cual se nutre el
sistema contable para el cumplimiento de la misión.

Enseguida haremos una descripción breve de la naturaleza de las operaciones de cada una de ellas.

Área de producción

Las responsabilidades básicas de esta área tienen que ver con la planeación y programación
de la producción, la coordinación y control de las operaciones productivas. Existen
actividades importantes de servicio de ingeniería, de diseño, de mantenimiento y de
almacenamiento. La planeación y programación de producción implican entre otras
actividades, definir el qué, el cuándo y cómo deberá producirse. Igualmente, es necesario
decidir acerca del producto a elaborar: sus detalles y especificaciones físicas, químicas, de
servicio, de uso, etc. La ingeniería de producción deberá establecer para cada producto las
normas de cantidad y calidad de las materias primas a emplearse, las operaciones y pasos
así como el tiempo, equipo y personal requerido. Requisitos indispensables que
corresponden al proceso de producción. Previamente debió diseñarse con igual detalle, el
proceso en general de producción.

El área de manufactura efectúa la programación de actividades de tal forma que dispone de

información sobre las necesidades, prioridades y disponibilidades de recursos tales como:
materia prima requerida, la mano de obra, la tecnología de equipo y capacidad de
producción de la planta, etc. Esta información se constituye en un requisito primario para el
costeo de los productos en forma anticipada mediante la presupuestación o para el costeo
real de los productos, procesos y actividades. Por otra parte, al área de producción le
corresponde, la función de evaluar cotidianamente cada una de las actividades y los
procesos así como la calidad de los productos, para ello deben disponer de normas de
trabajo y calidad como referentes necesarios para el control general de la producción real.

Las actividades y transacciones del área de manufactura que se relacionan con la función
contable son:
Compra de materias primas
Enganche y contratación de personal
Operar el proceso y la planta de producción
Almacenar la materia prima, los productos en proceso y la producción terminada
Cada una de estas actividades y otras que pueden ser accesorias pero no menos
importantes se constituyen en las fuentes necesarias de datos para el trabajo del sistema
de contabilidad.

Área o función de mercadeo

En el área de mercadeo se desarrollan, entre otras, las actividades de ventas, de promoción

y publicidad, de relación y atención al cliente así como de investigación de mercados.

Los esfuerzos de planeación en esta área se relacionan con la programación y la coordinación

de las ventas. Estas, a su vez, incluyen, la fijación de precios, descuentos, términos de
crédito y garantía. La inclusión y reconvención de nuevas líneas de producto. La gerencia
de mercadeo decide sobre estrategias de promoción, de publicidad y del logro de ventajas
competitivas en la distribución de los productos o disposición de los servicios.
Las labores de los vendedores y distribuidores están organizadas a través de canales de
distribución y redes de relaciones con los clientes. Por otra parte, para los funcionarios de
mercadeo la premisa básica de su trabajo es el conocimiento exhaustivo del cliente.

Los análisis de rentabilidad y de contribución que cada vendedor y cada distrito hacen se
constituyen en información necesaria para la evaluación de los esfuerzos y énfasis en las
ventas de los productos.

El área de mercadeo enfrenta también, la tarea de promocionar y publicitar los productos y

servicios o la función de la empresa. Igualmente, le corresponde el manejo y la dirección de
los productos en cuanto a sus especificidades de estilo, empaque y entrega.

La investigación de mercados es una labor que comprende el conocimiento del cliente y su

relación con los productos de la empresa: hábitos de consumo, condiciones de compra, medio
y condiciones de vida, ingreso, ahorro, etc.

Obviamente que la función de mercadeo no es un área de trabajo autónoma sino que sus
actividades están enmarcadas dentro de las políticas generales de la administración por lo
cual muchas actividades de planeación y programación están ligadas a otras en especial con
la función producción y de finanzas.

Los siguientes son un listado breve de la información que el área de mercadeo origina y que
como ya se ha dicho, conforman las bases documentales para el proceso de la información
contable de esta área y que finalmente se traduce en los informes contables:

Datos y cifras de ventas por vendedor, por producto, por distrito o zona de ventas, por clientes, etc.
Cifras de ventas diarias, semanales o mensuales, etc.
Disponibilidad de inventarios de productos en cada punto de ventas
Términos y condiciones de ventas: políticas de precios, de descuentos, de crédito
Impuestos y legalidad pertinente

El área de finanzas o de administración financiera

Por la administración financiera comienza y termina la razón de ser de la empresa. El plan

financiero del ente económico es vital. En las pequeñas y medianas empresas esta actividad
esta ligada al sistema contable, pero en la medida en que se desarrolla y crecen los productos
así como los procesos de trabajo, se hace necesario que alguna persona o área de trabajo
asuma en forma especializada esta responsabilidad de manejo de los recursos monetarios.

Un empresario siempre tiene que afrontar dos problemas: hacer rentable las actividades y
productos de la empresa y financiarlas, esto es, mantener un grado óptimo de efectivo para
que se lleven a cabo las diferentes funciones de la empresa.

Las actividades más destacables de una gerencia financiera son:

El mantenimiento de información acerca de los recursos de la empresa.
El análisis y continua evaluación de la posición financiera del negocio.
La obtención de fondos de financiamiento de las operaciones.
Estudio de factibilidad para la adquisición de activos, su administración y disponibilidad.
Determinación de la estructura de deuda, o sea la manera de mantener las obligaciones de la
empresa en el corto, en el mediano y en el largo plazo.
 El área de administración de personal

La intervención y participación de personas en una organización productiva implican una

acción administrativa donde la planeación, la coordinación y el control sean el eje de ella.

Las actividades típicas que cubre el manejo de personal son: el reclutamiento o enganche, su
entrenamiento, la proporción de adecuada seguridad social, su promoción así como su
remuneración. Esta función de manejo del recurso humano genera datos e informes que
afectan las finanzas de la empresa y deben ser procesadas mediante el sistema de
información contable.

El vinculo mas evidente de datos del área de recurso humanos con el área contable es la
comúnmente llamada nómina del personal.

Algunos ejemplos de datos e información originados sobre los recursos humanos son: las
tarjetas de control de tiempo de trabajo, los datos subsecuentes sobre su salario diario,
semanal, por proceso, por producto, sus prestaciones sociales, los descuentos de nomina, los
aportes a la seguridad social y aportes patronales, retención en la fuente, parafiscales, etc.

La actividad más recurrente en una empresa formalmente establecida, es como ya se dijo, el

proceso de pago de los salarios, lo cual, genera datos valiosos para darles un significado
financiero mediante el sistema contable, labor que es semanal, quincenal o mensual.

Hay dos etapas básicas: el cálculo del valor devengado y del valor a pagar, y posteriormente su
pago.

2.2 El entorno general del sistema de información contable

El sistema de información contable, además del entorno directo - la empresa - tiene

influencias del medio ambiente que rodea a la empresa, es el entorno general del sistema
contable. El entorno de la empresa constriñe al sistema contable en varios aspectos, su
influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades contables y en el contenido
de los informes financieros. El entorno general de la empresa entonces, circunscribe y
delimita la actividad del sistema contable de manera directa. Como consecuencia de ello,
influye en la definición de su carácter y en las actividades contables cotidianas.

El entorno de la empresa se ha parcelado para facilitar su estudio. A continuación, haremos

una breve presentación de cada uno de las porciones más definidas, a saber: el entorno
económico, el entorno tecnológico, el entorno legal o marco jurídico y el entorno social y
político.

EL Entorno económico

El estudio del entorno económico es una tarea ardua en virtud de la complejidad y de la

variedad de propuestas que se tejen a su alrededor. El funcionamiento del sistema
económico de un país, mediante sus agentes y componentes genera una dinámica productiva
de bienes y servicios que es la que permite dar razón y existencia del sistema contable de la
empresa. Dicho de otro modo, el origen de cualquier sistema contable se fundamenta y
desarrolla únicamente en función de su significado económico, especialmente en lo que a la
contabilidad financiera se refiere. Frente al funcionamiento del sistema económico, la
contabilidad da respuesta concreta con la creación de sistemas de información particulares y
con condiciones de operación específicas tales como, los sistemas de información contable
para el sector agrícola, el ganadero, de la construcción, el bancario, etc.

Por otra parte, la economía nacional comprende varios sectores especializados de

producción de bienes y de prestación de servicios que generalmente son: el sector
agropecuario, el industrial, el financiero, el comercial y de servicios y el sector de la
construcción. Cada uno de estos sectores posee unas condiciones y vida propias que obligan
a que los contadores hayan interpretado y traducido su funcionamiento, por ejemplo,
mediante un conjunto de normas y planes de cuentas especiales. Así por ejemplo se
conocen los planes de cuentas para el sector financiero, para los comerciantes, etc.. los
cuales son una muestra de la normalización que obligadamente ha ido realizándose para cada
sector productivo y sobre los que es necesario una representación contable financiera de su
actividad y recursos.

Las condiciones de operación y la naturaleza de los hechos económicos de cada sector

obligan a que los sistemas contables den respuestas concretas mediante su adecuación y una
interpretación de las variables productivas de cada empresa para satisfacer las necesidades
de los usuarios de la información en forma particular.

El entorno de la tecnología

Para nadie es desconocida la influencia de la ciencia y la tecnología en todas las actividades y

campos del saber humanos. Por tanto, la referencia que hacemos a la tecnología, es para
hacer explícita la notable huella que en todo momento le han dejado al sistema contable los
adelantos tecnológicos y científicos. El sistema de información capta, procesa y suministra
información en forma cuantiosa y con una frecuencia diaria, operaciones que en una empresa
pequeña solo pueden hacerse eficaz y eficientemente con un computador.

El sistema de información contable utiliza a la computación y a las demás tecnologías de

comunicación y transmisión de datos como herramientas propias e inherentes a su
funcionamiento. Esta circunstancia ha convertido al sistema contable en dependiente de la
tecnología que use. Una ponderación en la calificación de qué tan bien opera el sistema
contable debe incluir a la tecnología como fuente del logro de su misión. Por eso es
importante recalcar sobre la frase de que toda empresa grande y exitosa debe haber superado
los problemas de información administrativos.

Históricamente las técnicas de contabilidad, de una parte, han dependido del desarrollo
tecnológico y de otra, su desarrollo y la superación de muchos retos que enfrenta solamente
se han podido llevar a efecto mediante herramientas de computación de tratamiento y
comunicación de datos.

La tecnología al servicio de la empresa modifica entonces las operaciones del área contable, de
modo que cuando se introducen cambios y mejoras tecnológicas en los procesos productivos
y de trabajo, la operación de captar y procesar la información contable se afecta de alguna
manera.

EL Entorno de la legislación

Las relaciones económicas y sociales están regidas y circunscritas por la ley. Los entes
económicos, las instituciones de variada índole tienen un marco legal que rige sus relaciones.
Las relaciones más importantes a las que haremos referencia son las comerciales, las
laborales y las de impuestos.
La legislación comercial se ocupa de regular las relaciones entre los comerciantes y los
asuntos en general del comercio. Es un compendio extenso que define y proporciona los
fundamentos de la naturaleza de los agentes de comercio, sus relaciones y los objetos de
comercio. Entre otras cosas, el código de comercio cubre temas tan importantes para el
trabajo del área contable, como son la clase de empresas que pueden organizarse, la
composición jurídica de su patrimonio, las obligaciones de los comerciantes, los valores y
papeles negociables, etc. De hecho, la legislación contable, que regula la manera como se
debe manejar el sistema contable, los conceptos fundamentales de la contabilidad de
realización y las formalidades del suministro de la información financiera, son un aparte
importante que reglamenta la legislación comercial.

La legislación laboral regula las relaciones entre los empresarios y los trabajadores. Los
términos de referencia de estas relaciones comienzan con la contratación de personal, la
determinación y fijación de su remuneración, siguen, su entrenamiento, seguridad social y
finalmente su desvinculación. Existen obligaciones y derechos tanto del empresario como de
los trabajadores y empleados de la empresa regulados por un orden jurídico, facilitan un
discurrir armónico del trabajo.

La legislación fiscal cubre una amplia gama de temas que normalizan las relaciones entre dos
agentes económicos generales, los contribuyentes y el Estado. Este tiene varias formas reales
de actuación por lo cual el sistema contable está intervenido en todas vertientes técnicas
que implican la valuación de activos, el cálculo de la utilidad y la presentación de información.
La tributación, cubre, además, casi todas las actividades y sujetos de la vida económica. Las
normas contables como las tributarias tienen en este campo de trabajo común un similar
punto de partida para marcar las pautas de suministro de información legal.

El entorno social y político

La referencia al entorno social y político entraña reconocer formalmente la influencia directa

que ejerce el comportamiento del Estado y más precisamente, de señalar el peso e
importancia de las decisiones de quienes lo manejan en un momento dado para la vida de las
organizaciones productivas, y también, desde otro ángulo, reconocer que diferentes
agrupaciones sociales los organismos políticos poseen una dinámica y un comportamiento
en la defensa de sus intereses y en la búsqueda del poder que necesariamente afectan
también a las empresas y organizaciones productivas.

Tal como se mencionaba al referirnos al entorno económico, existen unos actores del
escenario político - los partidos, los gremios, las agencias e instituciones estatales que
alimentados con el juego de voluntades e intereses completan un escenario imposible de
ignorar toda vez que alimentan el riesgo y la incertidumbre de la empresa.

“El entorno socio-político está definido no con relación a criterios económicos, sino en termino
de poder social. Comprende los actores privados, públicos o colectivos que disponen de la
capacidad de pesar sobre la decisión de la empresa con medios diferentes a aquellos puestos a
su disposición por el mercado. Los medios de esa acción social son múltiples y tienden a
desarrollarse: leyes, reglamentación pública, órdenes judiciales, contra-publicidad, campañas
en los medios. Para simplificar es útil descomponer el entorno socio-político en tres
elementos: el Estado, los grupos de presión (sindicatos, consumidores, ecologistas, pacifistas
y otros grupos de iniciativa social o líderes de opinión), y las poblaciones circundantes.”3

3 Carvajal B. Rafael. Cuadernos de Administración No. 21. Facultad de Ciencias de Admón. Univalle, Nov. 1995
3. MISIÓN Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El objetivo de la contabilidad y de la información contable es suministrar información útil para

tomar decisiones de carácter económico. Para cumplir este objetivo es preciso tener en cuenta
los siguientes aspectos: los usuarios generales y particulares de la información, los usos
posibles que se le dé a la información contable, y la comunidad que se ve afectada de alguna
manera por la gestión y operación de la empresa. Igualmente se deben tener en cuenta los
atributos que debe tener la información contable, es decir, los requisitos de calidad como
producto que es, es decir, su pertinencia, relevancia, confiabilidad y en fin su grado de
utilidad y razonabilidad e integridad.

La determinación de los objetivos del sistema contable, es una tarea que debe consultar los
recursos disponibles del área contable así como las políticas administrativas generales. Es
necesario que el director del área contable conteste las siguientes cuatro preguntas:

Primera: ¿cuáles y quienes son los usuarios de la información contable?

Segunda: ¿qué información necesitan los usuarios?

Tercera: Cuál de la información requerida por los usuarios puede ser suministrada
por el sistema Contable?
Cuarta: ¿Qué marco de referencia se requiere para suministrar la información contable
requerida?

Los usuarios de la información contable están ubicados dentro y fuera de la empresa. El grupo
de mayor magnitud son las agencias de Estado. Hay un mandato legal en el suministro de
la información contable a las agencias gubernamentales, por lo cual el director de contabilidad
debe estar atento y actualizado frente a este tipo de requerimientos El suministro de los
informes solicitados por las entidades de control, de impuestos y en general por las entidades
de gobierno económico entraña el cumplimiento de un mandato legal. Pero se reduce a eso,
a estar al día con la ley. Sin embargo, el papel fundamental del sistema contable se juega
frente al empresario o a los administradores del ente económico. La misión o razón de ser de
la contabilidad se cumple en buena medida al satisfacer las demandas cotidianas de
información de los usuarios que están al interior del ente productivo.

Estudiar con detenimiento cuáles son los informes que necesitan, saber cuándo los
requieren, qué datos o información deben contener y a quién se les debe suministrar, son
los elementos que debe conocer el director del sistema contable para cumplir con éxito su
función. La contestación y respuestas a estos interrogantes definen las características y
atributos de los productos del sistema de información contable. La secuencia lógica en la que
se basan los usuarios de la información contable para tomar las decisiones puede servir de
guía para responder a la clase de información que requieren:

Una decisión, requiere tener unos criterios sobre los cuales basarse y a su vez estos criterios
obligan a disponer de información pertinente. Por ejemplo, la decisión de fabricar o comprar
un determinado producto puede basarse en el costo de fabricarlo dentro de la empresa o
comprarlo, lo cual, obliga a que la persona que decide tenga a mano un informe de costos de
producción para compararlo con los costos de comprarlo. En este punto nacen los
requerimientos de información que pueden ser satisfechos por el sistema contable.
Es importante pues, estudiar detenidamente el tipo de decisiones, la naturaleza de las
decisiones y los criterios en que se basan los administradores, para brindar información útil.
La contabilidad ha tenido como objetivos implícitos la valuación de los recursos de la
empresa al costo histórico, medir los resultados de las operaciones y cumplir con el mandato
legal de registrar las actividades y hechos económicos.

4. COMPONENTES DEL SISTEMA CONTABLE

El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que este cumpla su
misión y objetivos. Así por ejemplo, el corazón, el hígado, los riñones, los pulmones, los
órganos de los sentidos, etc. son componentes esenciales del organismo humano. En una
empresa manufacturera las materias primas, la planta y equipo, el personal de ingenieros,
empleados y personal general de la planta de producción así como el diseño de los productos,
son entre otros, partes fundamentales para que esa misma organización productiva pueda
cumplir su objeto social.

Con referencia al sistema de información contable en seguida se presenta una lista general
de componentes que constituyen su estructura de funcionamiento, a saber:

1. Los documentos de soporte de las transacciones de la empresa y de los hechos

económicos.
2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.
3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y
almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de
información.
4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable y financiero.
5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.
6. Los recursos financieros y materiales necesarios.
7. El sistema o subsistema de control interno contable.

Esta lista no es exhaustiva, pero es una muestra básica de los elementos indispensables que
se reúnen y relacionan con el fin de suministrar un valor agregado para la empresa,
constituido por la información contable. Listar los componentes es útil para el estudio del
sistema, pero, además, es esencial para el administrador del sistema contable, pues,
permite demarcar los límites del sistema y el alcance así como el significado y magnitud de
esfuerzos del personal contable de la empresa.

5. LAS RELACIONES ENTRE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA

Las relaciones son los puntos de contacto entre dos componentes, o las conexiones y
correspondencias entre varios componentes y elementos de un sistema. En un sistema
cualquiera las relaciones conforman redes, las cuales deben estar articuladas a los
propósitos y a la misión del sistema. Las relaciones o puntos de contacto entre los
componentes se justifican únicamente en razón de los procesos y actividades propios del
sistema en consideración. Las actividades y los procesos de trabajo son el campo propicio y
único en el cual se definen las relaciones entre los elementos. Por este motivo, para hacer un
análisis de las relaciones entre los componentes, nos referiremos inicialmente a los procesos
básicos de trabajo que tienen lugar recurrentemente en el área contable.
 En un ente económico, un proceso de trabajo se define como un conjunto de pasos o
actividades coherente y lógicamente ordenados con el propósito de prestar un servicio o
fabricar un producto. También, se define como la manera en que se manejan los recursos. En
suma, son actividades claves necesarias para manejar una empresa Tal como lo expresa el
profesor H.J. Harrington no existen productos o servicios sin procesos.4

Enseguida presentamos brevemente un conjunto de procesos generales de trabajo comunes

a todo sistema contable y que constituyen un grupo clave de actividades centrales del
procesamiento y producción de informes para la administración de un ente productivo en las
cuales se dan, de una manera u otra, las relaciones entre los componentes mencionados.
Algunos se dan en el orden en que los presentamos otros se dan simultáneamente.

Los procesos básicos del área contable son:

Primero: Proceso de captación y clasificación de datos

Segundo: Proceso de registro contable de datos
Tercero: proceso de acumulación y asignación de valores
Cuarto: proceso de control de calidad de la información
Quinto: proceso de preparación de informes
Sexto : proceso de análisis y evaluación de la información
Séptimo: proceso de suministro y presentación de la información

Este listado de procesos es un indicativo de las actividades centrales del área contable en
cualquier ente productivo, pero obviamente, cada empresa organiza el área contable y le da
una estructura a los procesos de trabajo de modo que interprete la realidad de las
operaciones, su tamaño y el requerimiento de los usuarios.

6. LOS RECURSOS DEL SISTEMA

Los recursos de un sistema son los elementos que están bajo su control, es decir, son los
medios que legítimamente puede disponer para lograr su misión y objetivos.
Se distinguen cuatro grupos de recursos disponibles para el procesamiento y suministro de la
información contable. Son las personas, grupo conocido como el recurso humano. Siguen
luego, los recursos materiales entre los que se distinguen el presupuesto de asignación
salarial y prestacional así como honorarios de asesoría profesional, es decir, el presupuesto de
erogaciones al personal que interviene laboralmente en el área contable. Se suma a esta
lista la tecnología o conjunto de medios electrónicos y de comunicación así como los equipos
de oficina y el acondicionamiento de los lugares de trabajo.

Los administradores deben de adecuar todos los recursos necesarios para que la misión y
objetivos que se han asignado al sistema de información contable se desarrollen de la mejor
manera. La dirección de la empresa debe comprender que sin un adecuado presupuesto para
incorporar los recursos necesarios para el funcionamiento del área contable no es posible la
obtención de informes financieros útiles. La información contable confiable y segura que sea
relevante y oportuna para administrar tiene un costo.

La labor de los administradores de la empresa y en particular la dirección del área contable

es vigilar que la relación beneficio/costo sea positiva. El estudio del presupuesto para el

4 Harrington H.J. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Edit McGraw Hill 1993.
funcionamiento del sistema contable obliga a que se haga un examen continuo de la eficiencia
y efectividad de la operación contable de la empresa. Por este motivo es importante
interrogar continuamente acerca del valor agregado que proporciona la contabilidad a la
organización a fin no solo de justificar su presupuesto sino de evaluar su desempeño en
términos de los objetivos de operación logrados.

7. REPRESENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

A continuación se hace una representación del sistema contable. Con base en la tradicional
representación de la caja negra tradicional para explicar el funcionamiento de un sistema de
transformación, representamos cada una de las etapas generales que cubre la operación del
sistema e intentamos precisar el origen y destinos de sus productos. Véase gráfico No. 2

En el gráfico se observa en primera instancia, las tres fases fundamentales de operación del
sistema, es decir, el proceso de captación de datos provenientes tanto de la operación de las
distintas áreas de responsabilidad de la empresa así como del entorno general de la misma.
Después se señala la segunda etapa que cubre el desarrollo de los procesos básicos
generales y comunes en la transformación de datos e información contable financiera útil y
confiable y finalmente la etapa de la revelación financiera que tiene que ver con las
actividades de suministro de la información así como de asesoría a los usuarios de los
informes.

La representación que hacemos ahora es complementaria a la del gráfico uno en el cual se

ubica al sistema contable con sus entornos directo y general así como una indicación de las
relaciones con cada uno de los componentes.
 1. 2. 3.
CAPTACION DE DATOS PROCESO DE SUMINISTRO DE
TRANSFORMACION DE INFORMACIÓN UTIL
DATOS

Datos sobre las Procesos de trabajo del

operaciones transacciones área contable: Suministro de información útil a
y en general hechos Captación y diferentes usuarios tanto
económicos que afectan la clasificación documental internos como externos
empresa provenientes Registro (estados e indicadores
tanto del exterior de la contable financieros):
empresa como de las áreas Asignación de
funcionales y procesos de datos. La dirección de la empresa, el
trabajo: Control de Estado, las entidades de
calidad del registro. crédito, los accionistas, los
Ventas, compras, Preparación de futuros inversionistas, los
recaudos, pagos, áreas de informes. acreedores, el sindicato, la
marketing, finanzas, Análisis de las comunidad en general.
producción, de personal, cifras e informes.
etc. Y datos económicos Suministro de
como la inflación, la tasa información útil de
de cambio, la regulación naturaleza económica.
económica, etc.

8. LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

El responsable o responsables de que el sistema contable logre su misión y objetivos se

enfrenta a la pregunta general de todo administrador, ¿Qué acciones debo ejecutar? ¿Cómo
las debo llevar a cabo? ¿Con qué recursos? ¿Cuándo y Por qué? ¿Con qué marco de
referencia?

Las respuestas están ya elaboradas. Han sido contestadas de manera explícita y en forma
abundante. Los administradores y gestores empresariales, como los estudiosos y académicos
de los asuntos organizacionales así como del área del comportamiento, han formulado
propuestas que sirven de base para que los responsables del sistema contable las consulten y
las apliquen y lleven a cabo en forma eficiente.