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ZOPP!

Soluciones Reales
Metodologa participativa de diseo de Proyectos
MANUAL DEL PARTICIPANTE

Diseado por:
Olga Clemencia Henao Tobn, ITF 153 (JCI Colombia)
olga.henao@sinergiaconsultoria.net , olga_henao_tobon@hotmail.com
57 310 5977756 / 57 036 332 - 2208


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Crditos:
Desarrollo Rural Regional Principios y
Directrices
GTZ - Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit
Documento Propio de la Agencia
1986

Planificacin de Proyectos Orientado a
Objetivos: El Mtodo ZOPP
Por Jos Manuel Fernndez Fernndez
Universidad Complutense de Madrid, 1999


Planificacin de Proyectos Orientada a
Objetivos. Cooperacin Guatemala - Alemania
http://www.infomipyme.com/Docs/HN/Offline/ManualZOPP.pdf

www.Gettymages.com


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previa autorizacin por escrito del Secretario
General de la JCI.

La JCI es una comunidad mundial de jvenes
ciudadanos activos entre 18 y 40 aos de edad
que comparten la creencia de que con el fin de
crear un cambio positivo, debemos adoptar
medidas colectivas para mejorar nosotros
mismos y el mundo que nos rodea. Con ms de
5.000 organizaciones locales en ms de 115
pases y territorios, la JCI es una vibrante red
internacional con casi 200.000 miembros.
Participando en actividades que van desde el
desarrollo de la comunidad a los proyectos
internacionales, los miembros demuestran su
responsabilidad social y mejoran a travs de la
participacin, el liderazgo y la accin. Los
ciudadanos del mundo de la JCI se han
comprometido a convertirse en mejores lderes
para construir un futuro mejor para todos.

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Taller No. 1
Se busca... Lderes solucionadores de Problemas!

Como sabes, JCI est poniendo en prctica su poltica de incentivar el desarrollo de proyectos que generen impacto
positive en la solucin de problemas en las comunidades. Por lo anterior, estamos en la tarea de identificar lderes con
talento para solucionar problemas y queremos que ustedes participen.

Redacte un anuncio mximo de 75 palabras en el que explique por qu cree usted que sera un buen lder solucionador
de problemas. No incluya ilustraciones ni grficas. Escriba su anuncio en el espacio inferior para atraer a las entidades
que podran contratarlo. No deje de expresar sus aptitudes exclusivas y sus cualidades.

Puesto que la comisin de seleccin quiere escoger al lder nicamente sobre la base de su talento y sus caractersticas,
no incluya su nombre, sino un nmero de identificacin. Escoja cualquier cifra de cuatro dgitos que pueda recordar con
facilidad.


Su nmero de identificacin _____________________

































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Marco Terico:
Metodologa ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung- Planificacin de
Proyectos Orientado a Objetivos)

Los problemas de la desigualdad y la pobreza en el Tercer Mundo suscitaron gran inters y movilizaron considerables
recursos a finales de los aos sesenta y comienzos de los setenta. Para entonces ya se haba hecho evidente que el
mero incremento de la renta per cpita no poda constituir el nico objetivo importante de una poltica adecuada de
desarrollo. El cambio hacia un enfoque ms integral no ha impedido, sin embargo, que el nmero de personas que viven
en situacin de extrema pobreza haya continuado incrementndose. Frente a esta situacin, las agencias internacionales
de cooperacin al desarrollo estn haciendo un esfuerzo continuo para mejorar la calidad y eficacia de sus programas y
proyectos e intentan adecuar las concepciones eminentemente tcnicas a las condiciones bsicas de los destinatarios.
En las pginas siguientes har una breve descripcin de los principales pasos sealados por el mtodo ZOPP para la
planificacin de proyectos de desarrollo. Este mtodo fue introducido oficialmente en 1983 en la cooperacin de la
Repblica Federal de Alemania con los pases subdesarrollados y su aplicacin se hizo obligatoria a partir de 1986.

Finalidad:

1. Lograr una definicin realista y clara de los objetivos en una perspectiva a largo plazo.
2. Mejorar la comunicacin y cooperacin entre las partes implicadas a travs de una planificacin conjunta.
utilizando documentos precisos y definiciones claras.
3. Definir el rea de responsabilidad del equipo del proyecto.
4. Establecer indicadores para el seguimiento y la evaluacin.

Principios:

1. Consenso entre las partes implicadas sobre objetivos formulados claramente
2. Ataque a la raz de los problemas, analizando sus causas y efectos y formulando objetivos factibles y efectivo
3. Participacin de las personas, grupos e instituciones implicadas.
4. El procedimiento de la planificacin por pasos sucesivos
5. La visualizacin y documentacin permanente de los pasos de planificacin mediante tarjetas en las que se
registran las contribuciones del equipo de planificacin y los resultados de las discusiones
6. El enfoque de equipo como marco de referencia para el estudio interdisciplinario de problemas y la participacin
de interesados y beneficiarios.











Pasos para la aplicacin de la metodologa

Identificacin del problema:

1. Anlisis de la participacin:

El objetivo de este primer paso es ofrecer un panorama de todas las personas, grupos organizaciones e instituciones que
de alguna manera estn relacionadas con el proyecto, bien como partici
por l. Para ello se han de tener en cuenta los intereses y expectativas de las personas y grupos que en algn sentido
pueden ser importantes para el proyecto. La participacin local es un requisito vital para
las polticas de desarrollo.

Por qu es importante realizar el Anlisis de
grupos y organizaciones estn directa o indirectamente involucrados en el pro
intentamos resolver, para tomar en consideracin sus intereses, su potencial y sus limitaciones.

Nos interesa esclarecer e identificar:

1. Cmo perciben los diferentes grupos las causas y efectos del problema.
2. Cules apoyaran una determinada estrategia que se propone para superar un problema de desarrollo y qu
grupos se opondran.
3. El poder (mandato legal o estatutario) que tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar la solucin del
problema y los recursos que tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar o impedir la solucin del
problema mediante la estrategia que proponemos. Esto es de vital importancia.
4. Cmo maximizar el apoyo y minimizar la resistencia cuando el proyecto se empiece a ejecutar.

Es muy importante que este paso est permanentemente actualizado durante el diseo y la ejecucin
puede variar por lo cual el anlisis de participantes
revisa y actualiza permanentemente.

1. Anlisis de
la
participacin
2. Anlisis
Del
Problema
La identificacin del problema
Pasos para la aplicacin de la metodologa
Identificacin del problema:
Anlisis de la participacin:
El objetivo de este primer paso es ofrecer un panorama de todas las personas, grupos organizaciones e instituciones que
de alguna manera estn relacionadas con el proyecto, bien como participantes, beneficiarios o simplemente afectadas
por l. Para ello se han de tener en cuenta los intereses y expectativas de las personas y grupos que en algn sentido
pueden ser importantes para el proyecto. La participacin local es un requisito vital para alcanzar un xito duradero de
Por qu es importante realizar el Anlisis de Participantes? Este anlisis se hace para identificar y esclarecer qu
grupos y organizaciones estn directa o indirectamente involucrados en el problema de desarrollo especfico que
ntentamos resolver, para tomar en consideracin sus intereses, su potencial y sus limitaciones.
Cmo perciben los diferentes grupos las causas y efectos del problema.
yaran una determinada estrategia que se propone para superar un problema de desarrollo y qu
El poder (mandato legal o estatutario) que tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar la solucin del
tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar o impedir la solucin del
problema mediante la estrategia que proponemos. Esto es de vital importancia.
Cmo maximizar el apoyo y minimizar la resistencia cuando el proyecto se empiece a ejecutar.
est permanentemente actualizado durante el diseo y la ejecucin
participantes no se hace slo al comienzo del diseo del proyecto sino que se
2. Anlisis
Del
Problema
3. Anlisis de
Objetivos
4. Anlisis de
Alternativas
5. Matriz de
planificacin
del proyecto
La identificacin del problema
Identificacin de un proyecto
Diseo de un
proyecto

5
Pasos para la aplicacin de la metodologa

El objetivo de este primer paso es ofrecer un panorama de todas las personas, grupos organizaciones e instituciones que
pantes, beneficiarios o simplemente afectadas
por l. Para ello se han de tener en cuenta los intereses y expectativas de las personas y grupos que en algn sentido
alcanzar un xito duradero de
? Este anlisis se hace para identificar y esclarecer qu
blema de desarrollo especfico que
ntentamos resolver, para tomar en consideracin sus intereses, su potencial y sus limitaciones.
yaran una determinada estrategia que se propone para superar un problema de desarrollo y qu
El poder (mandato legal o estatutario) que tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar la solucin del
tienen las organizaciones para apoyar u obstaculizar o impedir la solucin del
Cmo maximizar el apoyo y minimizar la resistencia cuando el proyecto se empiece a ejecutar.
est permanentemente actualizado durante el diseo y la ejecucin del proyecto, pues
no se hace slo al comienzo del diseo del proyecto sino que se
5. Matriz de
planificacin
del proyecto
Diseo de un
proyecto


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No se trata solo de un insumo para el siguiente paso (el Anlisis de los Problemas) ya que es uno de los elementos ms
dinmicos (cambia permanentemente) dado que, hay participantes que desaparecen durante el ciclo del proyecto y
cuando un proyecto est en la etapa de diseo, es fundamental identificar a todos los involucrados que pueden ir
apareciendo.

En segundo lugar, porque, al elaborar los siguientes pasos, volveremos a menudo a revisar el anlisis de participantes
sobre todo al revisar las diferentes alternativas o estrategias para el proyecto, pues cada una de ellas puede afectar de
manera diferente a cada grupo de involucrados.

Cmo definirlos?

1. Registrar todos los grupos importantes, personas e instituciones, relacionados con el proyecto o quienes se
encuentran en su rea de influencia y sealar las influencias externas e internas de todas las partes
involucradas.
2. Formar categoras de los mismos: beneficiarios, grupos de beneficiarios, agentes, etc.
3. Caracterizarlos y analizarlos.
4. Identificar las consecuencias que ello implica para el desenvolvimiento del proyecto. Por ejemplo las posibles
reacciones de los distintos grupos.


2. Anlisis del problema

Hacemos el anlisis de problemas para:

Analizar la situacin actual relacionada con el problema de desarrollo seleccionado, identificar los problemas principales
en torno al problema de desarrollo y las relaciones causa-efecto entre ellos, visualizar las relaciones de causalidad y sus
interrelaciones en un diagrama (rbol de problemas).

El anlisis de problemas se hace en 5 pasos:
1. Escribir el problema de desarrollo (tambin llamado problema principal, central o focal) en una tarjeta y pegarlo
en el centro de una pizarra. Si no hay acuerdo respecto de cul es el problema principal, se deber seguir
discutiendo hasta lograr el consenso.
2. Identificar otros problemas que son causa directa del problema de desarrollo (el cual ahora se convierte en efecto
de esas causas) y colocarlos debajo del problema de desarrollo.
3. Seguir colocando otros problemas con el mismo principio: que sean causas de los problemas anteriormente
encontrados. Proseguir hasta llegar a las causas que son races.
4. Identificar si algunos de los problemas colocados son efectos del problema de desarrollo y colocarlo por encima
de ste. Completar los efectos del problema central. Revisar el rbol, comprobar que es vlido y completo,
haciendo los ajustes necesarios.
5. Trazar lneas con flechas que apunten de cada problema-causa al problema-efecto que producen y asegurarnos
si el diagrama tiene sentido.


Anlisis de las causas y efectos del problema central: En esta fase se utilizan una serie de tcnicas para analizar la
situacin en relacin a un problema, identificar los problemas principales de este contexto, definir el problema central en
la situacin y visualizar las relaciones de causa a efecto en el rbol de problemas. Una vez identificados los problemas
principales y formulados en pocas palabras el problema central, se procede del siguiente modo:

1. Las causas esenciales y directas del problema central se colocan de modo paralelo, debajo del problema central.
2. Los efectos principales y directos del problema central se colocan paralelamente encima del problema central.


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3. Las causas y los efectos se presentan siguiendo el mismo principio de este modo se establecen varios niveles
causales y ramificaciones.
6. El anlisis de problemas puede darse por concluido cuando el equipo de planificacin llega al convencimiento de
que ha utilizado la informacin esencial. Para ello es necesario revisar el esquema completo y verificar su validez
e integridad.
7. Debido a las mediaciones culturales en la consideracin de los problemas y a las diferentes maneras en que
stos pueden ordenarse. es necesario tener en cuenta todos los aspectos culturales relacionados con los
miembros del proyecto a fin de asegurar la persistencia del impacto del proyecto.
8. Siempre que resulte posible. han de emplearse indicadores para una descripcin precisa de los problemas.



Identificacin de un proyecto:

3. Anlisis de Objetivos

En este paso se describe la situacin futura que se pretende alcanzar mediante la solucin del problema y se identifican
las posibles alternativas para el proyecto. La tcnica empleada consiste en la transformacin del rbol de problemas en
un rbol de objetivos:

1. Se formulan todos los problemas de arriba hacia abajo convirtindolos en objetivos:

Los problemas formulados como una condicin negativa se reformulan como una condicin positiva en el futuro.
El problema central se transforma en un objetivo como los dems y ya no ser destacado en adelante.

2. Al transformar los problemas en objetivos es necesario prestar especial atencin a las siguientes cuestiones:

Las dificultades en la reformulacin ponen de manifiesto deficiencias en el anlisis de los problemas; en este
supuesto es necesario volver a la discusin del problema y modificar las formulaciones.
El control de la reformulacin es necesario para evitar expresiones que no tiene sentido o que pueden ser
cuestionadas; en estos supuestos es necesario anotar un objetivo dc reemplazo o trasladar el problema sin
cambiarlo.
Si lo expresado en los objetivos no constituye un requisito suficiente para alcanzar el objetivo del nivel inmediato
superior, aadir nuevos objetivos y eliminar aquellos que no sean efectivos o necesarios.

3. Es necesario asegurarse de que las relaciones de causa a efecto se han transformado en relaciones medios-fines:
Si la causa es A. entonces el efecto es E el medio X para alcanzar el fin Y. Sin embargo. hay que tener en cuenta que
no toda relacin causa efecto se torna en relacin medios-fines.

4. Finalmente, el rbol de objetivos se elabora como una visin de conjunto separada e independiente.

El anlisis de objetivos lo usamos para:
Describir una situacin que podra existir despus de resolver los problemas
Identificar las relaciones medio-fin entre objetivos
Visualizarlo en un diagrama








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Cmo lo hacemos?

1. Seleccionamos el problema que est en el nivel ms alto del rbol de problemas y lo convertimos en un objetivo
o manera de abordar el problema.
2. Luego trabajamos hacia abajo, convirtiendo cada causa en un medio de abordar el problema de desarrollo,
formulando cada condicin negativa del rbol de problemas como una condicin positiva, es decir, objetivos que
son deseados y factibles en la realidad.
3. Hecho esto, se revisan todas las relaciones medio-fin y tenemos el rbol de objetivos.


4. Anlisis de Alternativas:

Identificacin de soluciones alternativas potenciales. En esta fase de la planificacin se emplean un conjunto de tcnicas
para identificar soluciones alternativas que pueden llegar a convertirse en estrategias del proyecto. Seleccionar una o
ms estrategias potenciales del proyecto y decidir la estrategia a adoptar. Consiste en identificar estrategias alternativas
a partir del rbol de objetivos, que si son ejecutadas, podran promover el cambio de la situacin actual a la situacin
deseada. Despus de identificadas las distintas estrategias se debe evaluar cada una con varias herramientas de anlisis
que en realidad son filtros para ir seleccionando.

La seleccin debiera hacerse tomando en cuenta:
Los intereses de los beneficiarios del proyecto, los recursos financieros disponibles, los resultados de estudios
econmicos (costos totales, beneficios), financieros, sociales, institucionales y ambientales, impacto social,
sostenibilidad, experiencias previas, los intereses y mandatos de entidades ejecutoras potenciales,


Cmo se hace?

1. Eliminar los objetivos que no son ticamente deseables o polticamente factibles, o aquellos que ya estn siendo
perseguidos por otros proyectos de la institucin o el rea.
2. Evaluar las alternativas respecto de los recursos disponibles, la viabilidad poltica, los intereses de los
beneficiarios, de la entidad ejecutora prevista y de las fuentes de financiamiento.
3. Se identifican en el rbol de objetivos las ramas medios-fines que guardan relacin entre s. Estas pasan a
constituir las soluciones alternativas.
4. Las diferentes alternativas son designadas con nmeros o expresiones descriptivas.
5. Se evalan y seleccionan las alternativas de acuerdo con criterios de efectividad: recursos disponibles,
probabilidad de alcanzar los objetivos, factibilidad poltica, relacin costo/beneficio, riesgos sociales, horizonte del
proyecto, impacto duradero, etc.
6. Anlisis beneficio-costo de alternativas preparadas en el marco de informes de evaluacin y estudios de
factibilidad; pasos analticos adicionales, por ejemplo anlisis de grupos interesados y grupos beneficiarios,
discusin de grupo y decisiones de la gestin. Incluso en el caso de no existir soluciones alternativas viables
deben considerarse enfoques alternativos como opciones de la fase de implementacin.
7. Decidir cul es la estrategia o combinacin de estrategias (alternativas) ms apropiada para ser la del proyecto








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Diseo de un proyecto:

5. Matriz de Planificacin del Proyecto:

En esta etapa final se elaborar la estrategia del proyecto (jerarqua de objetivos, mecanismos de ejecucin y recursos).
Debe definirse con claridad:

1. Cul es la meta o fin del proyecto?

Todo proyecto responde a un problema u obstculo al desarrollo, que ha sido detectado. El Fin expresa la solucin
del problema de desarrollo que ha sido diagnosticado. Es muy importante delimitar el grado en que el proyecto
contribuye a dicho fin.

2. Cul es el propsito o propsitos?

El logro del propsito contribuir a alcanzar el Fin. Es el efecto directo que se espera a partir del perodo de
ejecucin. Es el cambio que fomentar el proyecto. Es un efecto de nuestros productos o componentes y puede y
debe ser medido. Se expresa como un resultado, Ejemplo: Mejora la calidad de la enseanza, Mejora el
desempeo del docente (y no, mejorar). Es lo que esperamos que ocurra cuando los beneficiarios del proyecto
utilicen los productos que les entregamos.

3. Cules son los productos necesarios?

Son los resultados especficos del proyecto: obras, estudios, servicios, capacitacin, etc., que debe producir el
ejecutor con el presupuesto asignado. Cada componente debe ser necesario para lograr el propsito y debe ser
razonable suponer que si todos los componentes son producidos de la manera planeada se cumplir el propsito.
La gerencia o administracin del proyecto tienen la responsabilidad de producir los componentes. Deben ser
redactados claramente y como resultados o productos finales: escuelas terminadas, estudios realizados, capacitacin
realizada, etc.

4. Cules son las actividades?

Son aquellas que la gerencia o conduccin del proyecto debe asegurar que se lleven a cabo para producir cada uno
de los componentes. Es necesario tener una lista detallada de las actividades pues ser la base para la elaboracin
de Plan de Ejecucin, calendario o Plan Operativo del proyecto. Se coloca cada actividad requerida para un
componente en orden cronolgico y se estima el tiempo y recursos requeridos para realizarla. En la Matriz la
ejecucin est directamente relacionada con el diseo.

5. Existe lgica en la jerarqua de objetivos.

Existen situaciones que estn fuera del control de la gerencia o entidad ejecutora del proyecto y que suponen riesgos
para ste , es decir, es posible que aun cumpliendo nuestras actividades, por ejemplo, no podamos cumplir con
producir resultados (productos) si estos riesgos ocurren. La columna de supuestos se refiere a la pregunta, cmo
podemos manejar los riesgos?

6. Cmo se verificar el logro de los objetivos propuestos?

Es la especificacin cuantitativa o cualitativa utilizada para medir el logro de un objetivo. Debe ser aceptada
colectivamente por los involucrados como adecuada para medir los logros del proyecto. Especifican de manera
precisa cada objetivo a nivel de componentes (productos), a nivel de propsito y a nivel de fin.


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A nivel de actividad, contiene los costos de cada actividad y en conjunto, el costo de cada componente, lo cual
constituye el presupuesto del proyecto. Adems, a nivel de propsito miden el efecto directo despus de completada
la ejecucin del proyecto.


Elaboracin integral del proyecto. La matriz de Planificacin del Proyecto resume en una pgina los siguientes aspectos
esenciales de ste:

Porqu se lleva a cabo el proyecto
Qu se desea lograr con el proyecto
Cmo se alcanzarn los resultados/productos del proyecto
Qu factores externos son imprescindibles para el xito del proyecto
Cmo se puede evaluar el xito del proyecto
Dnde se pueden conseguir los datos necesarios para evaluar el xito
del proyecto
Cunto costa ni el proyecto.

La Matriz de Planificacin de Proyecto debe satisfacer los tres requerimientos bsicos de un proyecto que realmente
genere el impacto positive que se busca: Coherencia, Evaluabilidad y Viabilidad

Recuerde que la estrategia de un proyecto slo funciona bien si es lgica. Para ello se requiere que todos los productos
necesarios para alcanzar un determinado propsito se hayan identificado correctamente, y que se hayan determinado
tambin las actividades necesarias para obtener un producto





















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Taller No. 2
5 pasos de la Metodologa ZOPP

PROBLEMA IDENTIFICADO: ____________________________

1. Anlisis de la Participacin:

Liste en la siguiente tabla los posibles actores o STACKEHOLDERS del proyectos que como equipo definieron
desarrollar

Stackeholder Intereses Problemas
Percibidos
Necesidades Expectativas Posibles
Reacciones al
proyecto












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2. Anlisis del problema Situacin Actual:

































Primer nivel
Segundo nivel
Primer nivel
Segundo nivel


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3. Anlisis de Objetivos Situacin Futura Deseada:

































Primer nivel
Segundo nivel
Primer nivel
Segundo nivel


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4. Anlisis de Alternativas











5. Matriz de Planeacin del Proyecto

Jerarqua de objetivos Preguntas e
indicadores de
desempeo
Mecanismos de
seguimiento y
fuentes de informacin
Supuestos y riesgos
Meta
Propsito
Productos
Actividades

Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa 3
Alternativa 4


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Definiciones:

Decisin: Son combinaciones de situaciones y conductas que pueden ser descritas en trminos de tres componentes
esenciales: acciones alternativas, consecuencias y sucesos inciertos

Resultados: Son situaciones que ocurriran cuando se llevan a cabo las conductas alternativas que se han generado.

Consecuencias: Son las reacciones evaluativas medidas en trminos de bueno o malo, ganancias o prdidas,
asociadas con cada resultado

Incertidumbre: Se refiere a los juicios de quien toma la decisin de la propensin de cada suceso de ocurrir. Se describe
con medidas que incluyen probabilidad, confianza, y posibilidad



CONCLUSION

El mtodo ZOPP debe aplicarse como un proceso integral, con rigor y flexibilidad a la vez. No se trata de elaborar un
rbol de problemas en un punto cero del tiempo para luego archivarlo y limitarse a hablar de objetivos e insumos. Ambos
deben revisarse continuamente en cuanto a su idoneidad para resolver problemas y su compatibilidad con el medio
ambiente del proyecto. Sin embargo, no siempre se podrn ejecutar todos los pasos del ZOPP con la misma intensidad y
detalle. Cuando se aplique el mtodo a una situacin o necesidad especfica, debe asegurarse que los resultados sern
ms slidos y confiables en el transcurso del tiempo; de este modo aumentar tambin el trato de compromiso de los
beneficiarios. El anlisis y la planificacin deben establecer una relacin entre accin y aprendizaje, haciendo perceptible
este nexo.