ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

QUE ES ADMINISTRAR?

Es el proceso mediante el cual, una persona efectúa una serie de procesos para encaminar las ideas y objetivos hacia lo
proyectado, en donde se deben mezclar la planeación, organización, dirección y control dentro de una empresa.

QUE ES UNA EMPRESA?

Es un ente económico que busca suplir las necesidades de las personas (productos o servicios), en donde se combinan una serie de
elementos como lo son el recurso humano, técnico (maquinaria y equipos) y la parte económica (dinero), cuya finalidad es la
obtención de beneficios (monetarios o sociales).

- El Recurso Humano: Es el valor más preciado de una entidad, esta conformado por la (s) persona(s) propietarias, así como
por los integrantes que laboran dentro de ella (empleados); es el recurso más complejo para el manejo, pero del que salen la
ideas para el mejoramiento de los procesos empresariales.
- El Recurso Técnico : Está conformado por todos aquellos elementos indispensables para el desarrollo de las actividades de la
empresa, como lo son edificios, muebles, herramientas, maquinaria, patentes, materias primas entre otros.
- El Recurso Financiero o de Capital: Son los fondos necesarios para colocar las operaciones en marcha y desarrollarlas, los
cuales pueden provenir de aportes de los socios o de créditos financieros.
RAZON SOCIAL: ES EL NOMBRE QUE SE LE VA A DAR A LA EMPRESA, PARA ELLO ES NECESARIO CONSULTAR EN LA CAMARA DE
COMERCIO SI EXISTE ALGUNA EMPRESA QUE SE DENOMINE COMO SE TIENE PENSADO LLAMAR A LA NUEVA ENTIDAD.

OBJETO SOCIAL: SE ESPECIFICA A QUE VA ESTAR DEDICADA LA EMPRESA, DE IGUAL FORMO ES NECESARIO ESTIPULAR LAS
FUNCIONES SECUNDARIAS A LAS QUE EN UN FUTURO SE PUEDA AMPLIAR Y NO DEJAR EL OBJETO SOCIAL CERRADO.

MISION: ES EL FIN QUE MUEVE LA CREACION DE LA EMPRESA Y QUE LA REGIRA DE POR VIDA, PARA ELLO ES NECESARIO TENER EN
CUENTA ASPECTOS SOCIALES, ECONOMICOS, TECNOLOGICOS Y EL RECURSO HUMANO COMO MINIMO.

VISION: ES LA PROYECCION QUE LA EMPRESA REALIZA EN UN PERIODO DETERMINADO Y UNA VEZ SE CUMPLA ESTE FIN SE INICIA
UNO NUEVO.

MATRIZ DOFA: ES LA MEZCA QUE SE REALIZA ENTE LOS FACTORES INTERNOS DE UNA EMPRESA COMO LO SON LAS DEBILIDADES Y
FORTALEZAS; ASI COMO LOS FACTORES EXTERNOS EN DONDE SE ENCUENTRAN LAS AMENAZAS Y OPORTUNIDADES.

MANUAL DE FUNCIONES

Documento similar al Manual de Organización. Contiene información valida y clasificada sobre

las funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son y descripción
departamental, de funciones y de productos
 DEBILIDADES FORTALEZAS

MATRIZ Competencia con gran tiempo y Motivados a conquistar el mercado y

consumidores. ofrecer buenos servicios.
Con bajo nivel de empleados para Facilitarlos medios y colaborar en el
DOFA conquistar el mercado . mercado mientras la empresa crece.
Los gustos de la personas y que acepten Dar degustaciones para que acepten el
el producto. producto.
OPORTUNIDADES Estrategias D.O. Estrategias F.O.
fortalicimiento en

AMENAZAS Estrategias D.A. Estrategias F.A.

MANUAL DE FUNCIONES: SON LAS LABORES QUE SE LE ASIGNAN A CADA UNA DE LAS PERSONAS DE DESEMPEÑAN UN CARGO
DENTRO DE LA EMPRESA, ESTE DEBE CONTENER POR LO MENOS LO SIGUIENTE;

I. IDENTIFICACIÓN
Día Mes Año Nombre del Cargo:
Gerente y administradora
07 04 2009

Departamento: Administrativo Sección: galleteria

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a:

Todos los emplaedos
Administrador

Naturaleza del cargo:

Realiza labores de recepción, mecanografía, archivo y colaborar en la labores administrativas.

II. FUNCIONES.
Administración de galletería cookies crakh
1. Llevar un registro de proveedores.
2. Organizar y llevar el archivo de la empresa.
3. Llevar los libros de contabilidad reglamentarios.
4. Preparar los documentos e informes reglamentarios para el contador.
5. Efectuar pagos menores.
6. Las demás que sean encomendadas.
III. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación Sexto año de Bachillerato Comercial.

Conocimiento y Habilidades Experiencia Un (1) año de experiencia en cargo similar.

Complejidad El trabajo es rutinario.

tiene personal subalterno a su cargo.

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios Responde por el control y manejo de elementos de

oficina de pequeña cuantía.

Por relaciones con el Público Atiende personal y empresarial telefónicamente

frecuente.

Mental Se requiere esfuerzo mental normal.

Físico visual El esfuerzo físico y visual moderado.

Esfuerzo

Fuente: autores del proyecto

ORGANIGRAMA
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una
empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea

uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

 Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la

organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global,
sus características generales.

 Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la

eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales
de la organización representada.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como

es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

  Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y
la relación entre ellos.
 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
 Debe contener únicamente los elementos indispensables.

 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

JUNTA DE SOCIOS

MIGUEL ANGEL CORDOBA

ALBA LUCIA GARZON

DEYSSI HERRERA

JUNTA DE SOCIOS

MIGUEL ANGEL CORDOBA

ALBA LUCIA GARZON

DEYSSI HERRERA

ADMINISTRADOR Y

JEFE DE COMPRAS

ALBA LUCIA GARZON CONTADOR Y

REPRESENTANTE LEGAL

MIGUEL ANGEL CORDOBA

JEFE DE PERSONAL Y
COMERCIALIZACIÓN

DEYSSI HERRERA

AUXILIAR
OPERADORES PRODUCCION VIGILANTES
MERCADERISTA BODEGA
LILIANA NIÑO FREDDY
ANDREA SANTOS ANDRES
CARDOZO
ERIKA PAEZ QUINTERO
DIEGO MENESES

IV. IDENTIFICACIÓN
Día Mes Año Nombre del Cargo:
Gerente y administradora
07 04 2009

Departamento: Administrativo Sección: galleteria

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a:

Todos los emplaedos
Administrador

Naturaleza del cargo:

Realiza labores de recepción, mecanografía, archivo y colaborar en la labores administrativas.

V. FUNCIONES.
Administración de galletería cookies crakh
7. Llevar un registro de proveedores.
8. Organizar y llevar el archivo de la empresa.
9. Llevar los libros de contabilidad reglamentarios.
10. Preparar los documentos e informes reglamentarios para el contador.
11. Efectuar pagos menores.
12. Las demás que sean encomendadas.

VI. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación Sexto año de Bachillerato Comercial.

Conocimiento y Habilidades Experiencia Un (1) año de experiencia en cargo similar.

Complejidad El trabajo es rutinario.

tiene personal subalterno a su cargo.

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios Responde por el control y manejo de elementos de

oficina de pequeña cuantía.

Por relaciones con el Público Atiende personal y empresarial telefónicamente

frecuente.

Mental Se requiere esfuerzo mental normal.

Físico visual El esfuerzo físico y visual moderado.

Esfuerzo

Fuente: autores del proyecto

Día Mes Año Nombre del Cargo:
ADMINISTRADOR Y JEFE DE COMPRAS
07 04 2009

Departamento: ADMINISTRATIVO Sección: ADMINISTRATIVA

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a: CONTADOR Y REPRESENTANTE LEGAL, Y JEFE DE

PERSONAL Y COMERCIALIZACIÓN

Naturaleza del cargo:

VII. IDENTIFICACIÓN

VIII. FUNCIONES.
ADMINISTRACIÓN DE GALLETERÍA COOKIES CRAKH
13. LLEVAR UN REGISTRO DE PROVEEDORES.
14. ORGANIZAR Y LLEVAR EL ARCHIVO DE LA EMPRESA.
15.

IX. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER TECNICO COMERCIAL.

Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

TIENE PERSONAL SUBALTERNO A SU CARGO.

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios

Por relaciones con el Público ATIENDE PERSONAL Y EMPRESARIAL

TELEFÓNICAMENTE FRECUENTE.

Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo

16. Llevar los libros de contabilidad reglamentarios.

17. Preparar los documentos e informes reglamentarios para el contador.
18. Efectuar pagos menores.
19. Las demás que sean encomendadas.
X. IDENTIFICACIÓN
Día Mes Año Nombre del Cargo:
CONTADOR Y REPRESENTANTE LEGAL
07 04 2009
Departamento: Administrativo Sección: ADMINISTRATIVA

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a:

JEFE DE PERSONAL Y COMERCIALIZACION

Naturaleza del cargo:

XI. FUNCIONES.
MESCLAS DE PRODUCTOS PARA CADA GALLETA
MANEJO DE MAQUINARIA
CONOCIMIENTOS DE HORNEADO

XII. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación Sexto año de Bachillerato Comercial.

Conocimiento y Habilidades Experiencia Un (1) año de experiencia en cargo similar.

Complejidad El trabajo es rutinario.

tiene personal subalterno a su cargo.

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios Responde por el control y manejo de elementos de

oficina de pequeña cuantía.

Por relaciones con el Público Atiende personal y empresarial telefónicamente

frecuente.

Mental Se requiere esfuerzo mental normal.

Físico visual El esfuerzo físico y visual moderado.

Esfuerzo

Día Mes Año Nombre del Cargo:

OPERARIA DE PRODUCCION
07 04 2009

Departamento: PLANTA Sección :PRODUCCION

Cargo Jefe Inmediato: DEISSY HERRERA Supervisa

Naturaleza del cargo:

Operaria de maquinaria
XIII. IDENTIFICACIÓN

XIV. FUNCIONES.
Manejo de maquinaria
1-MESCLA DE MATERIAS PRIMAS NECESARIAS DE CADA PRODUCTO
2- TODO LO RELACIONADO CON EL COCIMIENTO DE LAS GELLETAS
3-EMPAQUETADO Y EMBALAJE DE LAS MISMAS.

XV. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER .

Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

TIENE DE JEFE DE PERSONAL

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios NO

Por relaciones con el Público NO.

Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo

Día Mes Año Nombre del Cargo:

OPERARIA DE PRODUCCION
07 04 2009

Departamento: PLANTA Sección :PRODUCCION

Cargo Jefe Inmediato: DEISSY HERRERA Supervisa

Naturaleza del cargo:

Operaria de maquinaria

XVI. IDENTIFICACIÓN

XVII. FUNCIONES.
Manejo de maquinaria
1-MESCLA DE MATERIAS PRIMAS NECESARIAS DE CADA PRODUCTO
2- TODO LO RELACIONADO CON EL COCIMIENTO DE LAS GELLETAS
3-EMPAQUETADO Y EMBALAJE DE LAS MISMAS.
XVIII. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER .

Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

TIENE DE JEFE DE PERSONAL

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios NO

Por relaciones con el Público NO.

Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo

Día Mes Año Nombre del Cargo:

OPERARIA DE PRODUCCION
07 04 2009

Departamento: PLANTA Sección :PRODUCCION

Cargo Jefe Inmediato: DEISSY HERRERA Supervisa

Naturaleza del cargo:

Operaria de maquinaria

XIX. IDENTIFICACIÓN

XX. FUNCIONES.
Manejo de maquinaria
1-MESCLA DE MATERIAS PRIMAS NECESARIAS DE CADA PRODUCTO
2- TODO LO RELACIONADO CON EL COCIMIENTO DE LAS GELLETAS
3-EMPAQUETADO Y EMBALAJE DE LAS MISMAS.

XXI. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER .
 Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

TIENE DE JEFE DE PERSONAL

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios NO

Por relaciones con el Público NO.

Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo

Día Mes Año Nombre del Cargo:

MERCADERISTA
07 04 2009

Departamento: ADMINISTRATIVO Sección: VENTAS

Cargo Jefe Inmediato: DEISSY HERRERA Supervisa a: LOS NEGOCIOS PARA QUE NO FALTE NUESTROS
PRODUCTOS EN LAS DESPENSAS Y MOSTRARIOS

Naturaleza del cargo:

MERCADERITA Y PREVENTISTA

XXII. IDENTIFICACIÓN

XXIII. FUNCIONES.
VISITAR A LOS CLIENTES PARA SU PEDIDOS
LLEVAR Y SURTIR LOS PRODUCTOS PARA QUE ESTEN SIEMPRE A LA VISTA DEL CLIENTE
TOMAR PEDIDOS PARA ALISTARLOS PARA SU ENTREGA

XXIV. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER TECNICO COMERCIAL.

Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

 NO

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios SI

Por relaciones con el Público ATIENDE PERSONAL Y EMPRESARIAL

TELEFÓNICAMENTE FRECUENTE.

Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo

XXV. IDENTIFICACIÓN
Día Mes Año Nombre del Cargo:
AUXILIAR DE BODEGA
07 04 2009

Departamento: Administrativo Sección: PRODUCCION

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a:

NINGUNO
DEISSY HERRERA

Naturaleza del cargo:

BODEGA

XXVI. FUNCIONES.
BODEGAS de galletería cookies crakh
20. Llevar un registro de proveedores.
21. Organizar y llevar el inventario de bodega de la empresa.
22. Llevar los libros de entada y salida de productos tanto internos como externos
23. Preparar los documentos e informes reglamentarios para el administracion
24. Las demás que sean encomendadas.

XXVII. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación Sexto año de Bachillerato Comercial.

Conocimiento y Habilidades Experiencia Un (1) año de experiencia en cargo similar.

Complejidad El trabajo es rutinario.

DEISSY HERRERA
Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios Responde por el control y manejo de elementos de

BODEGA
 Por relaciones con el Público Atiende personal y conductores de entrega, recibido de
cajas y demas objetos

Mental Se requiere esfuerzo mental normal.

Físico visual El esfuerzo físico y visual moderado.

Esfuerzo

Día Mes Año Nombre del Cargo:

GUARDIA DE SEGURIDAD
07 04 2009

Departamento: ADMINISTRATIVO Sección: VIGULANCIA

Cargo Jefe Inmediato: Supervisa a: TODA PERSONA QUE ACCEDE A AL EMPRESA

Naturaleza del cargo:

VIGILANCIA PERMANENTE

XXVIII. IDENTIFICACIÓN

XXIX. FUNCIONES.
ADMINISTRACIÓN DE GALLETERÍA COOKIES CRAKH
25. LLEVAR UN REGISTRO DE PROVEEDORES.
26. ORGANIZAR Y LLEVAR EL ARCHIVO DE LA EMPRESA.
27.

XXX. REQUISITOS.
Factores Especificaciones

Educación BACHILLER TECNICO COMERCIAL.

Conocimiento y Habilidades Experiencia UN (1) AÑO DE EXPERIENCIA EN CARGO SIMILAR.

Complejidad EL TRABAJO ES RUTINARIO Y TIENE GRANDES CARGAS

TIENE PERSONAL SUBALTERNO A SU CARGO.

Responsabilidad
Por Supervisión

Por Manejo Varios

Por relaciones con el Público ATIENDE PERSONAL Y EMPRESARIAL

TELEFÓNICAMENTE FRECUENTE.
 Mental SE REQUIERE UN GRAN ESFUERZO MENTAL.

Físico visual EL ESFUERZO FÍSICO Y VISUAL MODERADO.

Esfuerzo