Procedimiento de Adquisición de Bienes, Servicios Y Suministros

ADQUISICIÓN DE BIENES Y
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y
SUMINISTROS
Código: GAD-ABS-PR002 Versión: 09 Fecha de Emisión: 01/08/2018 Página 1 de 14
OBJETIVO
Adquirir bienes, servicios y suministros a través de las diferentes modalidades de contratación como son la
licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación de mínima cuantía, contratación
directa, Tienda Virtual del Estado Colombiano, con criterios de calidad, eficiencia, oportunidad y de acuerdo
con lo establecido por la ley y a los principios de selección objetiva, transparencia y publicidad de las
actuaciones contractuales.
ALCANCE
Aplica para todas las necesidades de adquisición de bienes, servicios y suministros generadas en las
dependencias del Invima.
DEFINICIONES
Accesorios: Partes de equipos que se requieren para el adecuado funcionamiento de un equipo.
Acuerdo Marco de Precios: Son herramientas de agregación de demanda que permiten a las Entidades
adquirir de manera ágil los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes1. Corresponde a la
modalidad de contratación entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores, que
contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo
mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al
acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una
manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de
compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo
Adjudicación: Es la decisión final del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima,
expedida por medio de un acto administrativo, que determina el adjudicatario del Proceso de Contratación.
Bien: Objeto material cuya utilidad permite satisfacer una necesidad. En los Laboratorios los suministros
son considerados todos aquellos bienes que afectan la calidad del ensayo. Para los Laboratorios los bienes
son objetos materiales, suministros, insumos y consumibles cuya utilidad permite satisfacer una necesidad y
afectan la calidad del ensayo.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común utilización
con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia
pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el
literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar
productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Colombia Compra Eficiente: Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto
4170 de 2011.
Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en

la que se pueden utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la
conformación de la lista de precalificados se hace mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer
listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad
intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.
Consumible de Laboratorio: Elemento requerido en el análisis de laboratorio que se emplea y se agota

durante el análisis.
Contratación directa: Esta modalidad de selección permite a la entidad adquirir bienes y servicios sin la
necesidad de efectuarse una convocatoria pública.
1
http://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/acuerdos-marco
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Para ver el documento controlado ingrese a https://www.Invima.gov.co/procesos
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Taxativamente la ley prevé los casos para los cuales puede aplicarse esta modalidad en el numeral 4 del
artículo segundo de la Ley 1150 de 2007, tales como contratos interadministrativos, para el desarrollo de
actividades científicas y tecnológicas, cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión y el arrendamiento y adquisición de inmuebles, entre otros.
Contrato: Acuerdo de voluntades generador de obligaciones que celebra la Entidad Estatal previo
agotamiento del procedimiento contemplado en las Leyes, Decretos Reglamentarios y Resoluciones.
Contrato de Agregación de Demanda: Es un instrumento desarrollado por Colombia Compra Eficiente para
agregar la demanda de bienes y servicios de un grupo de Entidades Estatales y hacer una negociación con
uno o varios proveedores para unificar las condiciones de adquisición por parte de los proveedores y mejorar
las condiciones generales de la adquisición.
Contratista: Es el oferente que resulte adjudicatario y suscriba el contrato correspondiente.
Compra: Adquisición u obtención de bienes, servicios y suministros a cambio de un valor comercial

determinado.
Especificación: Documento que establece los requisitos mínimos que debe cumplir un servicio, bien o
suministro.
Estudio de mercado: Permite establecer el presupuesto oficial de la contratación. Comprende la realización

de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado,
que pueden ser consultados a través de mecanismos como solicitud de cotizaciones y análisis de consumos
y precios históricos.Es el resultado del cotejo de los diferentes ofrecimientos recibidos o condiciones del
mercado.
Estudios y documentos previos: Son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración
del proyecto de pliegos, el pliego de condiciones definitivo y el contrato.
Los estudios y documentos previos se ponen a disposición de los interesados de manera simultánea con el
proyecto de pliego de condiciones y deben contener los siguientes elementos: la descripción de la necesidad
que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar, con sus
especificaciones y la identificación del contrato a celebrar, la clasificación de Bienes y Servicios, la modalidad
de selección, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, el análisis que soporta el
valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo, la justificación de los factores
de selección que permitan identificar la oferta más favorable, el soporte que permita la tipificación, estimación,
y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, el análisis que
sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o
extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, y demás
elementos de acuerdo con la reglamentación vigente.
Gran Almacén: Es el establecimiento de comercio que vende bienes de consumo masivo al detal y cuyo
ingresos brutos bimestrales son iguales o mayores a 3.000 SMMLV, incluyendo almacenes de cadena,
almacenes por departamentos, supermercados e hipermercados, llamados también Grandes Superficies.
Grupo: Conjunto de elementos o servicios que se unen por contar con características similares y permiten
así, una contratación más eficiente y la pluralidad de oferentes.
Insumo de Laboratorio: Elemento requerido en el análisis de laboratorio para producir un resultado.
Intervenciones metrológicas: Conjunto de operaciones requeridas para realizar la confirmación metrológica

de equipos de medición directa, indirecta, patrones de referencia y de monitoreo o cualquier otro incluido
dentro de cada Plan de control de equipos e instrumentos para asegurarse de que sean conformes con los
requisitos correspondientes a su uso previsto. Generalmente incluye calibración, verificación externa,
calificación operacional y de desempeño y cualquier inspección, ajuste y reparación necesaria para disponerlo
dentro de especificaciones según el uso, con el fin de establecer si satisfacen las especificaciones para las

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cuales fueron diseñados cumpliendo con parámetros de calidad que contribuyan a garantizar la confiabilidad
de los resultados
Licitación Pública: Es la regla general de contratación. El proceso de selección de contratistas en las

entidades estatales por excelencia, es un proceso totalmente reglado y público que se ciñe al procedimiento
establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, y las disposiciones complementarias de la Ley 1150 de
2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015, que compila el Decreto 1510
de 2013.
Mínima cuantía: Esta modalidad se utiliza para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no
exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su
objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto
1082 de 2015, que compila el Decreto 1510 de 2013.
Oferente: Es quien presenta al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima una
Oferta en el marco de un Proceso de Contratación.
Oferta: Es el ofrecimiento más favorable a los fines que busca el Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos - Invima, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general,
cualquier clase de motivación subjetiva, presentado por los interesados en ser Contratistas.
Ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta los factores de escogencia, tales como
cumplimiento, experiencia, organización, plazo, precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los
mismos, contenida en los pliegos de condiciones o en el análisis previo a la suscripción del contrato, resulta
ser más beneficioso para la entidad.
Orden de Compra: Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de adquirir bienes o

servicios en la TVEC, y es el soporte documental de la relación contractual entre la Entidad Compradora y el
Proveedor o el Gran Almacén.
Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474
de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación
contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto
1082 de 2015 Título I –Contratación Estatal.
Pliego de condiciones: Es el conjunto de normas que rigen el proceso de selección y el futuro Contrato
mediante el cual se detallan los aspectos relativos a la regulación jurídica, las condiciones objetivas, plazos
y procedimientos, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores
objetivos de selección y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren
necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas dentro del proceso de selección y dentro de
los cuales los Proponentes deben formular su Oferta para participar en el Proceso de Contratación y tener la
posibilidad de obtener la calidad de adjudicatarios del mismo.
Presupuesto oficial: Son los recursos con que cuenta el Instituto para adelantar el proceso de selección,
este monto debe incluir la totalidad de los costos del proceso, impuestos y demás costos operativos
relacionados con el cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato.
Proveedor: Persona Natural o jurídica que proporciona o vende bienes y servicios a las Entidades.
Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos
del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato.
RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en
participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos, con excepción de las modalidades de
contratación de mínima cuantía y contratación directa.

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Secop I: Sistema Electrónico de Contratación Pública. Plataforma en la cual las Entidades Estatales deben
publicar los Documentos del Proceso, desde la planeación del contrato hasta su liquidación.2
Secop II: Plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de
Contratación en línea donde se puede crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer
seguimiento a la ejecución contractual.3
Selección abreviada: Modalidad de selección objetiva regulada en el numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150
de 2007 reglamentado por el Decreto 1082 de 2015, prevista para aquellos casos en que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o la destinación del
bien, obra o servicio puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión
contractual.
Servicio: Actividad intangible de carácter calificado para cubrir una necesidad específica.
TRM: La tasa de cambio representativa del mercado (TRM) es la cantidad de pesos colombianos por un dólar
de los Estados Unidos. La TRM se calcula con base en las operaciones de compra y venta de divisas entre
intermediarios financieros que transan en el mercado cambiario colombiano, con cumplimiento el mismo día
cuando se realiza la negociación de las divisas. Actualmente la Superintendencia Financiera de Colombia es
la que calcula y certifica diariamente la TRM con base en las operaciones registradas el día hábil
inmediatamente anterior publicada (www.superfinanciera.gov.co)
Sobre la metodología de cálculo puede consultarse la Circular Reglamentaria Externa del Banco de la
República DODM-146 http://www.banrep.gov.co/es/reglamentacion-temas/2163.
Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es un portal web de comercio electrónico a través del cual las
Entidades Compradoras hacen las transacciones de los Procesos de Contratación vinculados a los Acuerdos
Marco de Precios, Instrumentos de Agregación de Demanda y a las adquisiciones en Gran Almacén en la
modalidad de mínima cuantía.
TVEC: Es la Tienda Virtual del Estado Colombiano, portal web de comercio electrónico que hace parte de
Colombia Compra Eficiente, la cual ofrece a las Entidades Estatales para contratar: (i) bienes y servicios a
través de los Acuerdos Marco de Precios; (ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de
Demanda; y (iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Almacenes.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros
Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Dirección
Elaborar los estudios previos y el anexo técnico o fichas general/Director
técnicas de cada uno de los bienes y servicios a adquirir, general/ Secretaria
si hay lugar a ello con base en los parámetros general/
Elaborar los establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1., del Título I Secretario general
estudios previos Contratación Estatal, Capítulo I Sistemas de Compra y Direcciones/
Contratación Pública, Sección 2 Estructura y Documentos Directores
del Proceso de Contratación del Decreto 1082 de 2015, y Oficinas/ Jefes de
en los hipervínculos contenidos en el Formato Estudios y Oficinas
2
http://www.colombiacompra.gov.co/secop/secop-i
3
http://www.colombiacompra.gov.co/secop/secop-ii

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Documentos Previos GAD-ABS-FM011. Para el caso de Grupos/Coordinadores
suscripción de convenios, o contratos interadministrativos de Grupo
cuando el Invima actúa como entidad ejecutora, se deben
diligenciar los Formatos de Estudios y Documentos
Previos para Suscripción de Convenios GAD-ABS-FM024
y Justificación Técnica para Suscripción de Contratos
Interadministrativos cuando el Invima es Ejecutor GAD-
ABS-FM025, respectivamente.
Nota: El estudio de mercado y análisis sectorial es uno de
los soportes para la elaboración de los estudios previos.
El Grupo de Adquisiciones y Suministros brinda el apoyo
necesario para su elaboración.
La oficina de Laboratorios y control de calidad elabora los
estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el
Procedimiento de Adquisiciones, Bienes, servicios y
suministros PA04-GS-LABS-P001.
Revisar y aprobar el Formato Estudios y Documentos

Previos según el tipo de contratación, a través de los
formatos GAD-ABS-FM011, Formatos de Estudios y
Documentos Previos para Suscripción de Convenios
GAD-ABS-FM024 y Justificación Técnica para Dirección
Suscripción de Contratos Interadministrativos cuando el general/Director
Invima es Ejecutor GAD-ABS-FM025. general/ Secretaria
general/
Revisar y aprobar El área solicitante emite, suscribe el Formato Solicitud de
Secretario general
estudios previos y Disponibilidad Presupuestal GAD-ABS-FM022 el cual es
Direcciones/
documentación revisado, aprobado y firmado por el ordenador del Gasto
Directores
soporte y posteriormente dirigido al Grupo financiero y
Oficinas/ Jefes de
presupuestal; adicionalmente se solicita el bien o servicio
Oficinas
a la Secretaría General, mediante el Formato Solicitud de
Grupos/Coordinadores
Contratación GAD-ABS-FM002 suscrito por el titular de la
de Grupo
Dirección u Oficina.
Los estudios previos deben estar suscritos por el Jefe de
Oficina, Director y/o responsable del área que requiera el
bien o servicio.
Una vez se cuente con el estudio previo completamente

elaborado y suscrito por el servidor público solicitante
junto con toda la documentación soporte, se entrega la
carpeta con los documentos previos en el Grupo de
Adquisiciones y Suministros para revisión, y aval. En el
evento de presentarse ajustes, estos se deben informar al Dirección general/
Entregar estudios área solicitante. Director general/
previos y El Grupo de Adquisiciones y Suministros verifica en la Secretaria general/
documentación página de Colombia Compra Eficiente si el bien o Secretario general/
soporte al Grupo elemento a contratar se puede adquirir a través de la
de Adquisiciones y Tienda Virtual del Estado Colombiano, de ser así, solicita Grupo de
Suministros los ajustes necesarios, en concordancia con lo Adquisiciones y
establecido en el Decreto 1082 de 2015. Suministros
Una vez entregados los estudios previos y documentación

soporte en el Grupo de Adquisiciones y Suministros se
verifica que este cumpla con los requisitos dispuestos en
la normatividad vigente y se procede a analizar el objeto
y características de la contratación con relación a lo

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programado en el Plan Anual de Adquisiciones de la
Entidad.
Nota: Para los contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, se debe allegar
junto con los estudios previos, el formato de Declaración
de Transparencia y Conflicto de Intereses GDI-DIE-
FM008 debidamente diligenciado, de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento manejo de conflicto de
intereses GDI-DIE-PR005.
Consultar con el Almacén General sobre la existencia de

Certificar la bienes en sus bodegas. Grupo Adquisiciones y
existencia en el Suministros
almacén y verificar En atención a lo anterior el Coordinador del Grupo en /Coordinador de Grupo
en el plan anual de mención procede a firmar el Formato Certificación del de Adquisiciones y
adquisiciones Plan Anual de Adquisiciones y/o Existencia de los Bienes Suministros
en el Almacén General de la Entidad GAD-ABS-FM021.
Una vez se cuente con el estudio previo completamente

revisado, aprobado, firmado y con la Certificación del Plan
Anual de Adquisiciones y/o Existencia de los Bienes en el
Entregar estudios Almacén General de la Entidad GAD-ABS-FM021, se
previos y hace entrega de la carpeta con los documentos en la Grupo Adquisiciones y
documentación Oficina Asesora de Planeación, quien da visto bueno a la Suministros
soporte a la utilización del Proyecto de Inversión, posteriormente hace /Coordinador de Grupo
Secretaría General llegar la carpeta a la Secretaría General. de Adquisiciones y
para Emitir visto Suministros
Si se afectan los rubros de funcionamiento, la carpeta se
bueno o avalar
entrega en el despacho de la Secretaría General.
Nota: El área solicitante realiza seguimiento al proceso
durante todas las etapas de contratación.
Secretaria General/
El Secretario General valida los documentos y la solicitud
Validar Secretario General/
de CDP en el formato de la misma, luego remite la carpeta
documentos y Grupo Financiero y
al Grupo Financiero y Presupuestal para que se expida el
solicitar la Presupuestal/
Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Una vez
disponibilidad Coordinador del Grupo
expedido el CDP se remite la carpeta al Grupo de Gestión
presupuestal Financiero y
Contractual.
Presupuestal
Se recibe en el Grupo de Gestión Contractual la carpeta
que contiene el estudio previo y los documentos soporte.
Se debe percatar que los documentos allegados
contengan la Declaración de Transparencia y Conflicto de
Grupo de Gestión
Intereses GDI-DIE-FM008 debidamente diligenciado, Contractual/funcionari
Recibir las para los contratos de prestación de servicios o
solicitudes para profesionales y de apoyo a la gestión. asignado/Coordinador
trámites de
El Coordinador del Grupo, de conformidad con la del Grupo de Gestión
contratación
Contractual/funcionari
distribución de actividades del área, asigna el proceso a o asignado
uno de los abogados y lo remite al encargado de
actualizar la base de datos llamada Base de Seguimiento
Procesos Contractuales, cuyo fin es llevar control de
todos los procesos contractuales realizados por el Invima.
Revisar los Proceder a revisar los documentos con el fin de Grupo de Gestión
documentos establecer el cumplimiento de los requisitos de acuerdo a Contractual/Abogado
Asignado/cada

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las diferentes modalidades de contratación y organizar el dependencia/acompañ
expediente contractual. ante contractual
En el caso que se requiera solicitar a las dependencias
correspondientes, aclaraciones o documentos que hagan
falta en los estudios previos, se solicita mediante oficio o
correo electrónico dirigido a la persona asignada en el
proceso según el área solicitante, y se hace seguimiento
a las respuestas esperadas.
Nota: Con el fin de dar cumplimiento a los tiempos
contractuales establecidos para cada una de las
modalidades según el Manual de Contratación, la solicitud
de correcciones o de documentación faltante en el estudio
previo, debe realizarse dentro del menor tiempo posible
por parte del área técnica, una vez se aporte la
documentación necesaria para adelantar el proceso, se
reinician los términos contractuales.
Realizar las actividades y procedimientos específicos de

acuerdo a las diferentes modalidades de contratación
definidas en el Manual de Contratación del Invima GAD-
Realizar ABS-MN001.
actividades según Grupo de Gestión
Previo al inicio del trámite para el caso de procesos a Contractual/Abogado
la modalidad de través de la tienda Virtual del Estado Colombiano – Asignado
contratación Colombia Compra Eficiente, se somete a aprobación por
parte del Comité Asesor de Contratación y luego se remite
al Grupo de Adquisiciones y Suministros con el fin de que
se desarrolle el correspondiente proceso contractual.
En el caso de trámites a través de la Tienda Virtual del

Estado Colombiano - Colombia Compra Eficiente,
ingresar la solicitud de cotización en la plataforma y
esperar el tiempo estipulado por Colombia Compra
Solicitar cotización Eficiente para generar la orden de compra. Grupo Adquisiciones y
Suministros
y generar orden de /Coordinador de Grupo
Nota: El Secretario General debe aprobar el formulario
compra. / Secretario General
para generar la orden de compra.
Una vez se surta este paso, se remite la carpeta al Grupo
de Gestión Contractual para generar número de contrato
y continuar con el trámite.
Luego de haber realizado las actividades y

procedimientos específicos de acuerdo a las diferentes
modalidades de contratación definidas en el Manual de
Adjudicar los Contratación del Invima GAD-ABS-MN001, se procede a
procesos la adjudicación según la modalidad escogida para el Secretario General /
contractuales de trámite del proceso, la cual debe ir de la mano con la Grupo de Gestión
las diferentes plataforma del SECOP II. Contractual/Personal
modalidades de Asignado/Proveedores
contratación Nota: La escogencia del contratista en la contratación
directa, se determina de conformidad con lo estipulado
en el artículo 2 numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 y en el
Manual de Contratación de la Entidad.

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SUMINISTROS
Asignar número del contrato o aceptación de la oferta de

acuerdo al libro de consecutivos del Grupo de Gestión
Contractual. Grupo de Gestión
Numerar el
Nota: Tratándose de un proceso realizado a través de la Contractual/Personal
contrato
tienda Virtual del Estado Colombiano – Colombia Compra Asignado
Eficiente, se asigna número de contrato a la orden de
compra generada.
Realizar la solicitud al Grupo Financiero y Presupuestal

de la expedición del registro presupuestal en el Formato Grupo de Gestión
Solicitar registro
presupuestal Solicitud de Registro Presupuestal GAD-ABS-FM010, se Contractual/Personal
entrega el expediente contractual al Grupo Financiero y Asignado
Presupuestal.
Expedir el Registro Presupuestal de acuerdo a lo

establecido en el Procedimiento Gestión Presupuestal Grupo Financiero y
Expedir el registro
Presupuestal/Personal
presupuestal GFP-GPR-PR001 y entregar el expediente contractual al asignado
Grupo de Gestión Contractual.
Elaborar el contrato de acuerdo con lo señalado en la

plataforma del SECOP II, el estudio previo y/o en el pliego
de condiciones y lo ofertado con el contratista.
Acto seguido, se procede a enviar a los respectivos flujos
de aprobación establecidos por la Entidad en la
Elaborar y mencionada plataforma, a través del cual se revisa el Grupo de Gestión
Suscribir contrato Contractual/Abogado
o aceptar oferta contrato resultante y luego se procede a firmar por el Asignado
contratista.
En los procesos de mínima cuantía una vez aceptada la
oferta, se publica la aceptación y la oferta en el SECOP
II, a su vez es numerada con el consecutivo de contratos
y se configura como contrato.
Recibir la póliza a través de la plataforma del SECOP II y

enviar al correspondiente flujo de aprobación, con el fin
de que se verifique que la misma haya sido constituida de
conformidad con lo pactado en el contrato, cuando a ello
haya lugar, dependiendo la modalidad de contrato. Grupo de Gestión
Recibir, revisar y
Contractual/Personal
aprobar la póliza La póliza es aprobada en la plataforma del SECOP II, por Asignado
el coordinador del grupo de Gestión Contractual.
Cuando se trate de un proceso realizado a través de la
tienda Virtual del Estado Colombiano – Colombia Compra
Eficiente, este paso no aplica.
Registrar en la Alimentar la información de los contratos en las Bases de Grupo de Gestión

base de datos de Datos de Contratos Suscritos y de Seguimiento a Contractual/Personal
contratos Procesos Contractuales. Asignado
Comunicar al supervisor a través de oficio o Correo Grupo Gestión

Comunicar al Electrónico, objeto y fecha de finalización del contrato. De Contractual/Personal
supervisor igual manera el supervisor debe ingresar a la plataforma Encargado
del SECOP II con el fin de consultar toda la información

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SUMINISTROS

relacionada con el proceso contractual.
Dentro de la comunicación al supervisor se le remite al
manual de supervisión e interventoría en el que se
contemplan las funciones que debe tener en cuenta para
ejercer el seguimiento y control a los contratos asignados.
El Grupo de Gestión Contractual envía tips tendientes a
recordar a los supervisores las obligaciones descritas en
el manual de supervisión e interventoría, por lo menos dos
(2) veces al año.
Nota: El Grupo de Gestión Contractual envía copia del
Oficio o Correo Electrónico al Almacén General. (No
aplica para prestación de servicios profesionales y/o de
apoyo).
Diligenciar, cuando a ello haya lugar, el Formato Acta de

Elaborar y Inicio GAD-ABS-FM004 para la suscripción del Grupo Gestión
suscribir el acta de Contratista y el Supervisor del mismo. Contractual/Personal
inicio del contrato Encargado
Nota: El acta de inicio se debe diligenciar en los contratos
de tracto sucesivo.
Ejecutar el objeto del contrato de manera eficiente y

oportuna por parte del contratista.
El supervisor del contrato verifica el cumplimiento de las
obligaciones, de conformidad al Manual de Contratación
GAD-ABS-MN001 y demás normas pertinentes, teniendo
en cuenta las funciones establecidas en el Manual de
Supervisión e Interventoría.
Nota: La oficina de Laboratorios y control de calidad,
Ejecutar el realiza la recepción y verificación de bienes, servicios y
contrato y suministros diligenciando el formato PA04-GS-LABS-
Supervisor del
supervisar el F003. Verificación de recibo de bienes suministros y
cumplimiento de Contrato/Contratista
servicios y/o el formato PA04-GS-LABS-F004 Recepción
las obligaciones de equipos (cuando aplique).
En caso de recibir equipos con consumibles o reactivos
se diligencian los dos formatos, lo anterior con el fin de
verificar las condiciones técnicas.
La verificación incluye solicitud de documentos de
calidad, y certificados, la calidad de los medios, reactivos
y elementos adquiridos por los laboratorios son
controlados durante todo el proceso, una vez se están
utilizando.
El seguimiento o evaluación es realizado por el supervisor

en cumplimiento de sus funciones, teniendo en cuenta el
cumplimiento a satisfacción de las obligaciones
Realizar contractuales.
seguimiento y Supervisor del
evaluar la El registro del informe de supervisión contractual y la
ejecución evaluación son consignados en el Formato Certificación Contrato
contractual de cumplimiento para pago e informe de supervisión
GAD-ABS-FM009. El supervisor debe suministrar al
contratista el formato para que éste lo cargue en el
SECOP II.

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SUMINISTROS

Nota: Los Laboratorios ingresan al Formato Listado de
Proveedores PA04-GS-LABS-F002 los proveedores que
durante la evaluación interna realizada a través del
formato evaluación de Proveedores GAD-ABS-FM023, no
fueron evaluados como MALO, (Es de aclarar que este
formato, será custodiado, diligenciado una vez
terminado el proceso contractual, verificado y será
utilizado únicamente por los laboratorios.)
Verificar, por parte del supervisor del contrato, la

adecuada ejecución del mismo, con base en el informe de
actividades, factura o documento correspondiente, que el
contratista allegue, así como las obligaciones
contractuales y sus resultados.
1. El supervisor debe diligenciar el Formato Certificación
De Cumplimiento Para Pago e Informe De Supervisión
GAD-ABS-FM009, como requisito para el trámite del pago
al contratista y soporte de supervisión contractual.
Seguido a esto el contratista debe cargar en la plataforma
SECOP II los siguientes documentos:
 INFORME DE ACTIVIDADES DEL
CONTRATISTA GAD-ABS-FM027
 FACTURA (CUANDO APLIQUE)
 FORMATO CERTIFICACIÓN DE
CUMPLIMIENTO PARA PAGO E INFORME DE
SUPERVISIÓN GAD-ABS-FM009
Certificar y  SOPORTES SGSSI Y/O PARAFISCALES

recepcionar los Nota: El REGISTRO DE INGRESO A ALMACÉN será
documentos cargado al sistema por el Almacén General de la Entidad. Supervisor del
soportes para Contrato/ Contratista
tramitar el pago a Para cargar los documentos, el contratista debe ingresar
los contratistas con su usuario y contraseña a la plataforma del SECOP
II, dando clic en el contrato suscrito con el Invima.
Ingresar al numeral 7 "Ejecución del Contrato" y en la
sección "Plan de Pagos" dar clic en "Registro";
seguidamente diligenciar la información solicitada y
anexar los documentos mencionados en formato PDF.
Para el caso de los proveedores, deberán adjuntar la
copia de la Factura para pago, la cual debe contar con el
recibido por parte de la Entidad, a través del supervisor.
Nota: Si en la sección Plan de Pagos no aparece el botón
Registro, el contratista debe comunicarse con el Grupo de
Gestión Contractual para que éste genere un código de
autorización para el cargue de la información.
2. Radicar Documentos en físico en el Grupo Financiero
y Presupuestal - GFP para el pago respectivo.
2.1 Si es un Contrato de prestación de Servicios
Profesionales y/o Apoyo el contratista radica en el Grupo
Financiero y Presupuestal el original del FORMATO GAD-
ABS-FM009 y pago de SGSSI (que corresponde a salud,
pensión y riesgos laborales); para el primer pago debe

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anexar declaración juramentada de Bienes y Rentas.
2.2 Cuando el contratista es un proveedor debe allegar el
FORMATO GAD-ABS-FM009, las facturas para pago,
pago de parafiscales y SGSSI al Grupo Financiero y
Presupuestal - GFP.
3. INFORME FINAL, será diligenciado como soporte final
de la ejecución contractual y se diligenciará junto
FORMATO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
PARA PAGO E INFORME DE SUPERVISIÓN.
Nota: El cargue de los documentos de la ejecución
contractual mencionados, lo seguirá asumiendo el Grupo
de Gestión Contractual, hasta tanto se complete
totalmente la implementación del SECOP II en la entidad.
Cuando un contrato requiera una modificación, adición,

prórroga o aclaración, debe ser solicitado a la Secretaría
General mediante el Formato Solicitud de Trámite
Contractual GAD-ABS-FM007 y teniendo en cuenta los
lineamientos en el Manual de Contratación GAD-ABS-
MN001, por parte del (los) Supervisor (es) del contrato.
Modificar, Supervisor (es) de
adicionar, Cualquiera de las solicitudes descritas deberá radicarse
prorrogar y/o contrato
en el Grupo de Gestión Contractual debidamente
aclarar contratos justificadas con una antelación no inferior a diez (10) días
hábiles.
tienda Virtual del Estado Colombiano- Colombia Compra
Eficiente, también se deben tener en cuenta los formatos
establecidos por Colombia compra Eficiente.
Cuando un contrato requiera una terminación anticipada,

debe ser solicitado a la Secretaría General mediante el
Formato solicitud de terminación anticipada GAD-ABS-
FM028 teniendo en cuenta los lineamientos del Manual
de Contratación GAD-ABS-MN001 y el Manual de
Supervisión e Interventoría GAD-ABS-MN002
En caso de requerir una cesión de contrato, solicitarla
diligenciando el Formato Solicitud Cesión de Contrato
GAD-ABS-FM029
Terminar
anticipadamente el Para las suspensiones de contrato se diligencia el
Supervisor (es) de
contrato, cesionar Formato Acta de Suspensión GAD-ABS-FM005, en la
y Suspender, el contrato
fecha establecida y se da reinicio mediante el Formato
contrato Acta de Reinicio GAD-ABS-FM006.
Cualquiera de las solicitudes descritas debe radicarse en
el Grupo de Gestión Contractual debidamente justificadas
con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles.
tienda Virtual del Estado Colombiano – Colombia Compra
Eficiente, también se deben tener en cuenta los formatos
y condiciones establecidas por Colombia compra
Eficiente.

SERVICIOS
SUMINISTROS
Liquidar el contrato, cuando se requiera, diligenciando por

parte del supervisor o interventor del mismo, el Formato
Acta de Liquidación GAD-ABS-FM008 una vez ejecutado
el contrato.
Enviar proyecto de acta para consideración del
contratista.
Convenir con el contratista los ajustes, revisiones y
reconocimientos a que haya lugar y dejando constancia
de ellos en el acta. Así como de los acuerdos,
conciliaciones y transacciones que se realicen para poner Supervisor (es) de
Elaborar y fin a posibles divergencias. contrato/ Grupo
suscribir el acta de
liquidación del Gestión
Remitir para revisión y suscripción del Secretario General
contrato Contractual/Personal
el acta de liquidación una vez firmada por el contratista y
Encargado
el supervisor.
El acta de Liquidación se publica en la plataforma de
Colombia compra Eficiente – SECOP II.
El grupo de gestión contractual en cabeza de la persona
designada realiza revisión semestral de los contratos con
el fin de identificar que contratos están pendientes por
actas de liquidación.
Seguido a esto se inicia con el proceso de liquidación
pertinente.
Archivar las carpetas de los contratos en el Grupo de

Gestión Contractual con la documentación requerida y
pertinente. Conforme a las normas del archivo general
vigente.
Nota: Los Laboratorios generan una carpeta por año en
la cual se condensa el proceso de compra incluyendo:
Copia de contrato, copia de acta de inicio (cuando
aplique), copia de factura, formato PA04-GS-LABS-F003
verificación de recibo de bienes suministros y servicios
(cuando aplique), copia de PA04-GS-LABS-F004
recepción de equipos (cuando se reciban equipos) ,
Evaluación de Proveedores GAD-ABS-FM023 (Es de Grupo de Gestión
aclarar que este formato, será custodiado, Contractual/Personal
Archivar las diligenciado una vez terminado el proceso Asignado / Oficina de
carpetas contractual, verificado y será utilizado únicamente Laboratorios y Control
contractuales por los laboratorios.) y copia de la Certificación de de
Calidad/Supervisores
Cumplimiento para Pago GAD-ABS-FM009. Personal encargado
Los soportes de los procesos contractuales y su ejecución
deben ser custodiados por el Grupo de Gestión
Contractual, en la plataforma de Colombia Compra
Eficiente SECOP II y/o la carpeta contractual.
En el caso de los contratos para los Laboratorios del
Invima, adicional a lo anterior, los mismos llevan los
registros requeridos de acuerdo con el procedimiento
establecido por la Oficina de Laboratorios y Control de
Calidad En caso de que el contrato tenga varios
supervisores, es responsable el laboratorio líder del
proceso quien responde por la guardia y custodia de dicha
información. Los procesos en los que participan 2 o más

SERVICIOS
SUMINISTROS

Laboratorios se archivan en la Oficina de Laboratorios y
Control de Calidad. Los correspondientes a los procesos
de un solo laboratorio se archivan el en Grupo respectivo.
TIEMPO MÁXIMO PROCEDIMIENTO
El tiempo de ejecución depende de la modalidad de contratación, dichos tiempos son establecidos por la Ley,
así como el plazo de ejecución de los contratos.
PUNTO DE CONTROL
CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA

Revisar y aprobar el Formato Grupo de Cada vez que se requiera Correos electrónicos
Estudios y Documentos Adquisiciones y de acuerdo a los términos
Previos según el tipo de Suministros / Grupo contractuales.
contratación. de Gestión
Contractual
Proyectar y revisar el pliego Grupo de Gestión Cada vez que se requiera Correos electrónicos
de condiciones y la Contractual de acuerdo a los términos Expediente
convocatoria pública. contractuales. Contractual.
Verificación y seguimiento a Grupo de Gestión Cada vez que se Plataforma de
los flujos de aprobación. Contractual requiera. Colombia Compra
Eficiente SECOP II.
REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento Gestión Presupuestal GFP-GPR-PR001
Procedimiento manejo de conflicto de intereses GDI-DIE-PR005.
Procedimiento Elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones GAD-ABS-PR001
Manual de contratación del Invima GAD-ABS-MN001
Manual de Supervisión e Interventoría GAD-ABS-MN002
Instructivo Adquisición de bienes y servicios por Caja Menor GAD-GBS-IN002
Formato Solicitud de Contratación GAD-ABS-FM002
Formato Acta de Inicio GAD-ABS-FM004
Formato Acta de Suspensión GAD-ABS-FM005
Formato Acta de Reinicio GAD-ABS-FM006.
Formato Solicitud de Trámite Contractual GAD-ABS-FM007
Formato Acta de Liquidación GAD-ABS-FM008
Formato Solicitud de Registro Presupuestal GAD-ABS-FM010
Formato Estudios y Documentos Previos GAD-ABS-FM011
Formato Certificación del Plan Anual de Adquisiciones y/o Existencia de los Bienes en el Almacén General de
la Entidad GAD-ABS-FM021
Formato Evaluación de proveedores GAD-ABS-FM023
Formato de estudios y documentos previos para suscripción de convenios GAD-ABS-FM024
Formato certificación de cumplimiento para pago e informe de supervisión GAD-ABS-FM009
Formato informe de actividades del contratista GAD-ABS-FM027
Formato solicitud de terminación anticipada GAD-ABS-FM028
Formato solicitud cesión de contrato GAD-ABS-FM029
Justificación Técnica para Suscripción de Contratos Interadministrativos Cuando el Invima es Ejecutor GAD-
ABS-FM025
Formato Declaración de transparencia y conflicto de intereses GDI-DIE-FM008
Formato Plan de necesidades por presupuesto de funcionamiento y proyectos de inversión GAD-ABS-FM001

SERVICIOS
SUMINISTROS
ANEXOS
Compra de servicios, bienes y suministros PA04-GS-LABS-P001 (Aplica para el Proceso Control de Calidad
de Productos).
Plantillla de Lista de Chequeo Verificación Hoja de Vida Contratista
Plantilla Formato Verificación Técnica


Procedimiento de Adquisición de Bienes, Servicios Y Suministros

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Una vez se cuente con el estudio previo completamente

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