Estudio de caso: Aplicando las normas de contratación de personal

En esta actividad usted deberá aplicar las normas y procesos relacionados con el
reclutamiento del personal de acuerdo con el proceso de aprendizaje propuesto.
Usted se deberá basar en la comprensión del siguiente caso para realizar el
respectivo ejercicio.

Presentación del caso:

Las aspirantes Olga Martínez, Luceli Sánchez, quien cuenta con 30 años de
experiencia en cargos similares, no domina inglés y usa eficientemente los recursos
de ofimática. Por su parte la segunda aspirante al cargo se llama María Antonia
Rojas, tiene 25 años, conoce los recursos de ofimática pero acepta que no los
domina por completo, domina el inglés y las nuevas tecnologías de la información y
la comunicación, tan sólo ha tenido una experiencia de 3 meses en cargos similares.

Ambas se presentan ante la convocatoria al cargo de Secretaria Ejecutiva de la

Empresa ORVIS Internacional. Su rol como administrador del recurso humano será
hacer la selección de la mejor candidata a ocupar el cargo aplicando los procesos,
normas y procedimientos aprendidos en el curso para cumplir con su función,
teniendo en cuenta que el perfil definido para el cargo responde a las siguientes
características:
Secretaria bilingüe con experiencia en relaciones interpersonales y atención al
cliente, con capacidad de ser discreta en el cargo, comprometida con sus funciones
laborales en materia de redacción de documentos, elaboración de informes, archivo
de documentos, elaboración de registros y demás funciones que le sean asignadas.
Apreciado aprendiz, se le aconseja leer y releer el caso para así lograr una
comprensión clara del mismo y poder identificar los retos que presenta el caso. Una
vez asimilado, por favor proceda a dar respuesta enunciando el proceso que usted
realizaría para elegir la mejor candidata al cargo de Secretaria ejecutiva.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES

1. El perfil de una secretaria bilingüe es:
 Realizar a cabo tareas de secretaría que implican el uso de una o más
lenguas extranjeras
 Buenas habilidades de escucha..
 Un trato amable y profesional a la hora de atender al teléfono.
 La capacidad de redactar documentos con iniciativa propia.
 Atención al detalle a la hora de traducir documentos.
 Confianza.
 Conocimientos sobre los negocios del país del cual se habla su idioma.
 Fuertes habilidades de organización, para planificar y priorizar su carga de
trabajo.
 Un enfoque exhaustivo y metódico de su trabajo.
  La capacidad de utilizar su iniciativa propia, por ejemplo, para decidir qué
cartas y llamadas telefónicas debe tratar personalmente su gerente.
 La comprensión de la forma en que trabaja su empresa, por ejemplo, las
funciones de los distintos departamentos y la relación de la empresa con sus
clientes.

Siendo un cargo de responsabilidad, las personas que aspiren al cargo, deberán

ingresar al proceso de selección dirigido por el departamento de Gestión Humana
de la organización, el cual consta de una preselección de aspirantes los cuales
deben aprobar una prueba de aptitud, una de conocimiento y una de personalidad,
los aspirantes se citaran nuevamente donde deberán complementar con todos los
soportes lo reflejado en la hoja de vida y presentar una entrevista de tipo
personal.

NOTA: La oferta o vacante se debe publicar para hacer el respectivo

reclutamiento como el caso nos está presentando ya las finalistas asumimos que
fue un reclutamiento externo.

2. Publicación de la oferta: Se realiza la publicación de la oferta en pagina

web, agencia pública de empleo Sena.
La publicación que se realizo fue la siguiente:

Salario
A convenir

Localización
Valledupar, Cesar

Descripción

Empresa ORVIS INTERNACIOANAL requiere Secretaria bilingüe con experiencia

en servicio al cliente. Debe cumplir con los siguientes requerimientos:
 Educación minima: Técnico / Tecnólogo
 Idiomas: Ingles
 Disponibilidad de viajar: No
 Disponibilidad de cambio de residencia: No

Aplicar bajo los siguientes requisitos:

Buena actitud.
Iniciativa propia.
Creativo, innovador.
Atención al detalle.
Trabajo en equipo.
Capacidad de resolver problemas.
Alta capacidad de atención.
Planificación y organización del trabajo.
Capacidad de escucha.
Buenas relaciones interpersonales.
Excelente presentación personal.
Experiencia en comercialización de productos en inglés.
Habilidades comunicativas

Habilidades
Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes
 Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los clientes
 Habilidades de comunicación verbal y escrita, tanto en su lengua materna como
en sus otras lenguas.
 Habilidades de mecanografía y de TIC, y habilidades de transcripción taquigráfica
o de audio

Funciones:
Como Secretaria Bilingüe, deberá cumplir con funciones como:

Preparar, leer y traducir cartas y otros documentos, y se encargan de hacer y recibir

llamadas telefónicas y de atender consultas por correo electrónico, así como de
atender a los visitantes. Atender a los clientes y proveedores.
Tomar notas en reuniones e interpretar en conferencias. También se ocupan de
otras funciones de secretaría, por ejemplo, la organización de reuniones y los
trámites para el viaje de un gerente o director.
Entre otras.

 Fecha de contratación: 25/07/2017

 Cantidad de vacantes: 1

Recolección hojas de vida: pasado los 5 días para recoger las hojas de vida se
cierra esta parte del proceso inicial

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Teniendo en cuenta las características exigidas para el cargo se escogen 10 hojas
de vida para el cargo de secretaria bilingüe, de los cuales 5 aprobaron con un
puntaje de 40 sobre 50
SELECCIÓN DE PERSONAL
Luego de la entrevista se escogieron 2 aspirantes que cumplen con algunos de los
requisitos mínimos para el cargo., la Señora Olga Martínez Sánchez y la señora
María Antonia Rojas

Siguiendo los procedimientos en el área de gestión humana de la compañía ORVIS

Internacional. Se comprueba la veracidad de la información proporcionada por el
candidato en la hoja de vida y en la entrevista.

DECISIÓN DE CONTRATACIÓN
De acuerdo a los resultados de las pruebas y procedimientos realizados en el
proceso de selección, la aspirante seleccionada finalmente para desempeñar el
cargo en de secretaria Bilingüe es la señora María Antonia Rojas, quien aprobó
cada una de las pruebas con un sobresaliente puntaje, y quien en la entrevista de
final cumplió con el perfil que se está solicitando.

ASPECTOS EVALUADOS

Iniciativa propia.
Creativo, innovador.
Atención al detalle.
Trabajo en equipo.
Capacidad de resolver problemas.
Alta capacidad de atención.
Planificación y organización del trabajo.
Capacidad de escucha.
Buenas relaciones interpersonales.
Excelente presentación personal.
Experiencia en comercialización de productos en inglés.
Habilidades comunicativas
Manejo de emociones
Se puede determinar que la señora María Antonia Rojas quien tiene 25 años,
aunque solo 3 meses de experiencia certificada para el perfil solicitado, cuenta con
las habilidades necesarias, posee buena redacción en el idioma requerido, sus
estudios en Secretariado Bilingüe, además cuenta con formación no formal en
servicio al cliente, técnicas de archivo, manejo de proveedores entre otros.
Una vez seleccionada María Antonia Rojas, se procede a enviar sus exámenes de
ingreso al respectivo laboratorio autorizado por la compañía, con el fin de dar por
terminado el proceso de selección.

CONTRATACION
La compañía ORVIS Internacional firma formalmente el contrato con la señora
María Antonia Rojas, y se inicia el proceso de afiliaciones, encargándose el
área de gestión humana que cumpla con el plan de capacitaciones establecido por
la organización.

ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO

ESTUDIANTE: ELIANA MARGARITA HERRERA VILLAR