Universidad de Oriente

Núcleo de Sucre
Escuela de Ciencias Sociales
Programa de Gerencia de Recursos Humanos
Prof.: Nancy Blanco

CONTABILIDAD GENERAL.
TEMA N° 04 .- LOS AJUSTES Y LA HOJA DE TRABAJO.

TEMA N° 04: AJUSTES A LAS CUENTAS DE MAYOR

Cuando hablamos de ajustes nos referimos a sincerar los saldos que presentan las cuentas que formaran parte
de los Estados Financieros de la Compañía; es decir mostrar los verdaderos saldos de cada una de las
cuentas; los asientos de ajustes por lo general se realizan al cierre del ejercicio económico, antes de
efectuarse los asientos de cierre de las Cuentas Nominales. Dentro de los ajustes más comunes encontramos:

1.- GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:

Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en
el futuro. Al realizarse la operación se entra en posesión de un activo, que luego de usado, se convierte en
gasto. Al finalizar el ejercicio económico debe analizarse si todo el activo ha sido consumido o si aún queda
parte de éste que no se ha gastado; es allí donde se procede a realizar el respectivo asiento de ajuste.
Dentro de este grupo se encuentran: seguros contra incendio y robo, alquileres e intereses.

Existen dos formas de contabilizarlos:

CASO A: Cargándole originalmente a una cuenta de activo
CASO B: Cargándole originalmente a una cuenta de Gasto.

Ejemplo: El 01-10-14 la empresa “La Esperanza” adquirió una póliza de seguro contra incendio y robo por
Bs. 360.000,00 anual, la cual canceló con el cheque Nº 2030212.

CASO A: Se registra como activo.

-1-
01-10-14 Seguros Pagados por Anticipado 360.000,00
Banco 360.000,00
Para registrar la contratación de una póliza de
seguros pagada con el cheque 2030212.

Asiento de Ajuste:
-2-
31-12-14 Gastos de Seguro 90.000,00
Seguros Pagados por Anticipado 90.000,00
Para registrar la porción del Prepagado que se
gastó en el ejercicio económico 2014.
CASO B: Se registra como Gasto.
-1-
01-10-14 Gastos de Seguro 360.000,00
Banco 360.000,00
Para registrar la contratación de una póliza de
seguros pagada con el cheque 2030212.

Asiento de Ajuste
-2-
31-12-14 Seguros Pagados por Anticipado 270.000,00
Gastos de Seguro 270.000,00
Para registrar la porción del Prepagado que se
gastó en el ejercicio económico 2014.

Cuando aplicamos el CASO A:

- Le cargamos directamente a una cuenta de activo.
- El Ajuste es a la cuenta de Gasto.
- El abono es a la cuenta de activo
- La cantidad del ajuste es lo gastado a la fecha.

Cuando aplicamos el CASO B:

- Le cargamos directamente a la cuenta de gasto.
- El ajuste es a la cuenta de activo.
- El abono es el gasto respectivo.
- La cantidad del ajuste es por lo que aún no se ha gastado al cierre.

2.- INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO:

Se trata de cobros que se hacen por anticipado por contraprestación o servicios que se prestarán en el futuro.
Hasta tanto no se preste el servicio este constituye un Pasivo (Crédito Diferido); al final del ejercicio se debe
determinar cuanto nos hemos ganado para registrarlo como un Ingreso y la diferencia permanece como un
Pasivo.
Dentro de este grupo encontramos. Alquileres e intereses.

Existen dos formas de contabilizarlos:

CASO A: Abonándole originalmente a la cuenta de Pasivo.
CASO B: Abonándole originalmente a la cuenta de Ingreso respectiva.

Ejemplo: Al 30-10-14 la empresa “La Ilusión” alquiló a un cliente un local comercial a razón de Bs.
60.000,00 mensual, cobrándole por adelantado 3 meses, los cuales fueron cancelados con un
cheque.

CASO A: Se registra como Pasivo.

-1-
30-10-14 Banco 180.000,00
Alquileres Cobrados por Adelantado 180.000,00
Para registrar el cobro de 3 meses de
arrendamiento de un local comercial.
Asiento de Ajuste
-2-
31-12-14 Alquileres cobrados por Adelantado 120.000,00
Ingresos por Alquileres. 120.000,00
Para registrar el Ingreso correspondiente al
ejercicio económico por alquiler de un local.

CASO B: Se registra como Ingreso.

-1-
30-10-14 Banco 180.000,00
Ingresos por Alquileres 180.000,00
Para registrar el cobro de 3 meses de
arrendamiento de un local comercial.

Asiento de Ajuste
-2-
31-12-14 Ingresos por Alquileres. 60.000,00
Alquileres cobrados por Adelantado 60.000,00
Para registrar el Ingreso correspondiente al
ejercicio económico por alquiler de un local.

Cuando aplicamos el CASO A:

- Se abona al Pasivo.
- El ajuste se carga al Pasivo.
- El abono es a la cuenta de Ingreso.
- El monto del ajuste es lo ganado al cierre.

Cuando aplicamos el CASO B:

- El abono es a la cuenta de Ingreso.
- El ajuste se carga a la cuenta de Ingreso.
- El abono es a la cuenta de Pasivo.
- El monto del ajuste es lo que falta por ganarnos a la fecha.

3.- GASTOS ACUMULADOS O CAUSADOS POR PAGAR.

Son una serie de gastos que para la fecha de cierre se han causado, consumido o nos han prestado el servicio,
pero no los hemos cancelado; es decir, los vamos a pagar a corto plazo. Dentro de este grupo encontramos:
alquileres, sueldos y salarios, intereses, obligaciones acumuladas, comisiones.

Ejemplo: El 15-12-14 se alquiló un local a razón de Bs. 800.000,00 mensual, pagadero al vencimiento; es
decir el 15-01-2015.

Al cierre del ejercicio debemos ajustar para registrar el gasto causado y no pagado del año.
Asiento de Ajuste
-1-
31-12-14 Gastos por Alquiler 400.000,00
Alquileres Acumulados por Pagar 400.000,00
Para registrar la porción del gasto causada en
ejercicio económico; equivalente a 15 días.

Asiento al vencimiento del Alquiler:

-2-
15-01-15 Alquileres Acumulados por Pagar 400.000,00
Gastos por Alquiler 400.000,00
Banco 800.000,00
Para registrar el cobro del mes por alquiler de un
local, a razón de Bs. 800.000 mensual.

4.- INGRESOS ACUMULADOS O DEVENGADOS POR COBRAR:

Dentro de este grupo se van a incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado; es decir,
han sido ganados, pero aún no se han cobrado, entre estos se encuentran: alquileres, intereses y comisiones.

Ejemplo: El 15-11-14 alquilamos un local de nuestra propiedad a la empresa “La Victoria” a razón de Bs.
500.000,00 mensual, el cual se cobrará cada 2 meses vencidos.

Al 31-12-14 nos hemos ganado los Ingresos correspondiente a un mes y medio; pero no lo hemos cobrado, ya
que corresponde hacerlo el 15-01-2015.

Asiento de Ajuste:
-1-
31-12-14 Alquileres Acumulados por Cobrar 750.000,00
Ingresos por Alquileres 750.000,00
Para registrar el ingreso devengado y no cobrado
de un mes y medio de alquiler de un local a “La
Victoria”, a razón de Bs. 500.000 mensual.

5.- ARTICULOS DE ESCRITORIO:

Todas las empresas necesitan para realizar sus operaciones, estar lo suficientemente dotadas de los artículos
de escritorio, tales como: papel, sobres, grapas, clips, lapiceros, lápices, gomas, corrector, etc. Los cuales
pueden ser contabilizados en el momento de su adquisición como Activo o como Gasto.

El tratamiento contable a seguir será el siguiente:

Ejemplo: El 24-05-14 la empresa “La Victoriana” adquirió artículos de Escritorio por Bs. 1.200.000,00.
Asiento al momento de la Compra si se registra como Activo:
-1-
24-05-14 Artículos de Escritorio 1.200.000,00
Banco 1.200.000,00
Para registrar la adquisición de artículos de
escritorio.

Al 31-12-14 la empresa realiza un Inventario para determinar cuanto de lo adquirido ya fue gastado y
reflejarlo en la cuenta correspondiente. El Inventario realizado mostró Bs. 300.000,00 en Artículos de
Escritorio.
1.200.000,00 Artículos adquiridos el 24-05-14
(300.000,00) Monto del Inventario.
900.000,00 Monto Gastado.

Asiento de Ajuste:
-1-
31-12-14 Gasto de Artículos de Escritorio 900.000,00
Artículos de Escritorio 900.000,00
Para registrar la porción de Artículos de
Escritorio gastada en este periodo contable.

Asiento al momento de la Compra si se registra como Gasto:

-1-
24-05-14 Gasto de Artículos de Escritorio 1.200.000,00
Banco 1.200.000,00
Para registrar la adquisición de artículos de
escritorio.

Asiento de Ajuste:
-2-
31-12-14 Artículos de Escritorio 300.000,00
Gasto de Artículos de Escritorio 300.000,00
Para registrar la porción de Artículos de
Escritorio disponible al cierre del ejercicio 2014.

6.- DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES:

Antes de comenzar a estudiar la depreciación de los activos fijos, es necesario tener claro algunos
conceptos relacionados con los Activos Fijos, los cuales se plantean a continuación:

Definición de Activos Fijos:

Los activos fijos representan el conjunto de bienes que posee una empresa para producción y venta de
otros activos o servicios. Generalmente, son utilizados en las operaciones durante lapsos de tiempo
superiores a un periodo contable.
Características de los Activos Fijos:
Entre las características que distinguen a los activos fijos se tienen:
1. Son propiedad de la empresa.
2. Tienen carácter permanente
3. Contribuyen a la generación de ingresos.
4. No están sujetos a ventas.
5. Su costo debe asignarse a los diversos ejercicios en los cuales se utiliza.

Clasificación de los Activos Fijos:

1. Activos Fijos Tangibles: Tienen propiedades físicas.

1.1. Terrenos. No se deprecian.
1.2. Propiedades, plantas y equipos. Son depreciables.
1.3. Recursos Naturales. Se agotan.

2. Activos Fijos Intangibles.: No tienen propiedades físicas tangibles, son derechos y se amortizan.
2.1. Patentes
2.2. Marcas de fábrica.
2.3. Derechos de autor.
2.4. Crédito Mercantil, etc.

Costo de un Activo Fijo:

Los activos fijos deben registrarse al costo, el cual está compuesto por: el precio pagado, más todos
los gastos necesarios e indispensables para poner al activo en condiciones de producir. Entre estos se pueden
mencionar: los fletes, gastos de instalación, gastos de pruebas, etc.

Depreciación de los Activos Fijos Tangibles:

La depreciación consiste en la distribución del costo de un activo a través del transcurso de su vida útil.

Para estimar las cantidades que deben cargarse al gasto debe tenerse en cuenta lo siguiente:
a. Costo: valor de registro del activo.
b. Valor Residual: valor que se estima que tendrá el activo al final de su vida útil.
c. Vida útil: Tiempo que se estima que el activo será útil o productivo para la empresa.
d. Costo Depreciable: diferencia entre el costo y el valor residual, valor que realmente se
cargará a gasto del activo.
e. Valor en Libros: valor contable del activo en una fecha determinada y viene dado por la
diferencia entre el Costo del activo y su depreciación acumulada.

Métodos para el Cálculo de la Depreciación.

Entre los métodos para determinar la depreciación anual de un activo se encuentran.
1. Métodos basados en el Tiempo: Línea Recta.
2. Métodos basados en la Producción: Unidades Producidas, Horas Trabajadas, Kilómetros Recorridos .
3. Métodos Acelerados: Doble Saldo Declinante y Suma de los Números Dígitos.

En nuestro caso solo estudiaremos el método de Línea Recta.

  Método de la Línea Recta.
Con este método se busca distribuir el costo depreciable de un activo de forma uniforme a lo largo de la
vida útil del mismo. Es uno de los métodos más utilizado, así como el que acepta la Ley de Impuestos
Sobre la Renta . La formula para determinar la depreciación anual del activo se plantea a continuación:

Costo – Valor Residual

Depreciación anual =
Vida útil

Ejemplo: La empresa Las Marías C.A. adquirió un vehículo el 30-08-2013 por Bs. 24.000.000 con un valor
de rescate de Bs. 6.000.000 y una vida útil de 6 años.

D = 24.000.000 – 6.000.000 = Bs. 3.000.000 anual

6 años
Depreciación 2.013 = 3.000.000 / 12 meses = Bs. 250.000 mensual
Depreciación 2.013 = 250.000 * 4 meses = Bs. 1.000.000,00

Asiento de Ajuste :
-2-
31-12-13 Depreciación Vehículo 1.000.000,00
Depreciación Acumulada Vehículo 1.000.000,00
Para registrar la porción gastada del vehículo
correspondiente a 4 meses del ejercicio 2.013.

Nota: Para el cierre del ejercicio del año 2014, el asiento de ajuste involucrará a las mismas cuentas,
pero el monto será el correspondiente al año completo, es decir, por Bs. 3.000.000,00.

7.- AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES:

Definición de Amortización:
Este término se aplica a los Activos Fijos Intangibles, con el propósito de trasladar al gasto el costo de
dicho activo en partes proporcionales; es decir, se va a aplicar un procedimiento similar al usado para la
Depreciación de los Activos Fijos Tangibles.

Dentro de los Activos Fijos Intangibles, vamos a encontrar que la Patente de Invención y el Derecho
de Autor son los que se amortizan por considerarse que tienen una actividad de vida limitada. La formula
aplicada para el calculo de la Amortización es:

Costo del Activo

Tasa de Amortización =
N° de años a Amortizar
Ejemplo: El 30-06-13 se pagan Bs. 1.800.000 por una Patente de Invención, que será utilizada por un tiempo
de 6 años.

Bs. 1.800.000,00
Tasa de Amortz. = = Bs. 300.000 anual
6 años

Amortización 2.013 = 300.000 / 12 meses = Bs. 25.000 mensual

Amortización 2.013 = 25.000 * 6 meses = Bs. 150.000,00

Asiento de Ajuste :
-1-
31-12-13 Amortización Patente de Invención 150.000,00
Amortiz. Acumulada Patente de Invención 150.000,00
Para registrar la porción gastada de la Patente de
Invención correspondiente a 6 meses del ejercicio
del año 2013.

Nota: Para el cierre del ejercicio del año 2014, el asiento de ajuste involucrará a las mismas cuentas,
pero el monto será el correspondiente al año completo, es decir, por Bs. 300.000,00.

TEMA N° 04: LA HOJA DE TRABAJO CON AJUSTES

1.- DEFINICIÓN:
Es un instrumento del cual se vale el Contador, es un borrador extracontable en el cual se resume la
información antes de operar en los Libros y es de mucha ayuda para formular los Estados Financieros.

Este borrador facilita la agrupación, el análisis y el ordenamiento de todas las Cuentas que conforman
la Contabilidad, así como también permite formular loa Asientos de Ajustes y los de Cierre antes de
asentarlos en el Libro Diario; además representa una guía que permite al Contador la elaboración de los
Estados Financieros. No es obligatoria llevarla y generalmente está formada por 12 columnas.

2.- ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO

La estructura es la siguiente: El Espacio grande (a la izquierda) permite anotar el nombre de las
Cuentas, luego le siguen un aserie de columnas (12) que las utilizaremos destinando 2 columnas (Debe –
Haber) para cada uno de los siguientes conceptos:
- Balance de Comprobación
- Ajustes
- Balance de Comprobación Ajustado
- Costo de Ventas
- Ganancias y Pérdidas
- Balance General.

3.- CASO PRÁCTICO

El siguiente es el Balance de Comprobación al 31-12-2014, fecha de cierre de la Empresa “LAS
ROSALES” propiedad de la Sra. Carmen Rosales.

Banco Bs. 2.200.000,00 Seguro Prepagado Bs. 740.000,00

Cuentas por Cobrar 1.300.000,00 Ingresos por Intereses 700.000,00
Compras 12.500.000,00 C. Rosales, Cuenta Capital 26.620.000,00
Inventario Inicial de Mercancías 1.000.000,00 C. Rosales, Retiro Personal 400.000,00
Ventas 15.500.000,00 Vehículo 24.500.000,00
Gastos de Importación 700.000,00 Gastos Varios de Administración 800.000,00
Alquileres Cobrados p/Ant. 1.600.000,00 Artículos de Escritorio 280.000,00

INFORMACIÓN ADICIONAL PARA LOS AJUSTES:

1.- El Seguro contra robo fue adquirido el 01-09-2014 y tiene una vigencia de un año.

2.- El Vehículo fue adquirido el 15-05-2014 y se depreciará por el método de Línea Recta, estimándole un
valor de rescate de Bs. 4.500.000 y una vida útil de 5 años.

3.- No se registró Compra a crédito que tenía como soporte la Fact. 802 por Bs. 260.000.

4.- El 01-11-2014 se cobró el Alquiler correspondiente a 4 meses a razón de Bs. 400.000 mensual.

5.- Al realizar el Inventario de Artículos de Escritorio se determinó que se habían consumido Bs. 120.000.
6.- El Inventario Final de Mercancías alcanzó a Bs. 620.000

ASIENTOS DE AJUSTES AL 31-12-2014:

-1-
31-12-2014 Gastos de Seguro 246.666,67
Seguro Prepagado 246.666,67

-2-
31-12-2014 Depreciación Vehículo 2.500.000,00
Deprec. Acumul. Vehículo 2.500.000,00

-3-
31-12-2014 Compras 260.000,00
Cuentas por Pagar 260.000,00

-4-
31-12-2014 Alquileres Cobrados por Anticipado 800.000,00
Ingresos por Alquileres 800.000,00

-5-
31-12-2014 Gastos de Artículos de Escritorio 120.000,00
Artículos de Escritorio 120.000,00

ASIENTOS DE CIERRE
Los asientos de cierre se elaboraran con las cuentas nominales, las cuales tienen carácter temporal; es decir
que su vida es igual al periodo contable. Una vez cumplida la función de estas cuentas, como lo es la
determinación de los resultados de la empresa, se debe proceder a cancelar en la contabilidad todas las
cuentas de ingresos y egresos, y por supuesto trasladar luego al Capital la Ganancia o Pérdida ocurridas
durante el ejercicio. Este registro de eliminación al final del periodo de las cuentas nominales, es lo que
conocemos como ASIENTOS DE CIERRE.

En términos generales, los asientos de cierre no son otra cosa que registrar las cuentas de gasto (que son
deudoras) por el Haber y las de Ingreso (que son acreedoras) por el Debe, con el fin de cancelarlas y su
diferencia trasladarla al Capital.

Para realizar el cierre se elaboraran varios asientos, entre los que se encuentra:

1.- Se cierran las cuentas deudoras del Costo de Ventas (se abonan) contra la Cuenta de Costo de Ventas (Se
carga).

2.- Se cierran las cuentas acreedoras del Costo de Ventas (se cargan) contra la Cuenta Costo de Ventas (Se
abona).

3.- Se cierran las Cuentas deudoras del Estado de Resultados (Se abonan) incluyendo el Costo de Ventas
contra la Cuenta Ganancias y Pérdidas (Se carga).

4.- Se cierran las Cuentas acreedoras del Estado de Resultados (Se cargan) contra la Cuenta de Ganancias y
Pérdidas (Se abona).

5.- La Ganancia o Pérdida del ejercicio se cierre contra la Cuenta Retiro Personal. (Cuando existe dicha
cuenta). Para que quede reflejado el aumento neto del Capital.

6.- La Cuenta retiro Personal se cierra contra la Cuenta Capital.

NBBN/nbbn
Julio 2015.