Tipos de documentos administrativos

Los textos administrativos son muy diversos, ya que pueden ser públicos o
privados y varían en su estructura, así como de acuerdo a su intención práctica.
Hay diez tipos más frecuentes, que se detallan a continuación:

INSTANCIA o Se emplea para hacer una petición o demanda en alguna

SOLICITUD administración. Normalmente se encuentran modelos oficiales
normalizados.
CERTIFICADO En este documento una autoridad da fe de un hecho o de una
circunstancia administrativa a requerimiento del interesado.
Generalmente es extendido por un Secretario con el visto
bueno del Presidente o del Director.
ACTA En ella se da cuenta de determinados hechos o circunstancias.
Es frecuente que sirva para dejar constancia de deliberaciones
y acuerdos que se adoptan por parte de un colectivo, una
asamblea, etc. Debe ser aprobada por la mayoría de los
asistentes. Si existe alguna discrepancia, se muestra en
una diligencia.
Son típicas las actas notariales.
CIRCULAR Orden, carta o aviso por el que una autoridad se dirige a
órganos inferiores para transmitirles una directriz. Debe ser
breve y sencilla.
OFICIO Se emplea para la comunicación entre distintas
administraciones o departamentos. Si estos pertenecen a un
mismo órgano o entidad se denomina nota interior.
SALUDA En este documento una autoridad invita a algún acto
protocolario.
DECLARACIÓN Este documento puede acompañar a una solicitud para que
JURADA (O conste su veracidad.
PROMETIDA)
CURRÍCULUM Documento que acompaña a una solicitud o instancia para que
VITAE consten los méritos del demandante de un acto. En él aparecen
 las titulaciones, cursos o experiencias de quien argumenta a su
favor.
CARTA Es la misiva que se dirige a una administración normalmente
COMERCIAL privada y que contiene una demanda, oferta, modificación, etc.
La actividad a que se refiere está regulada por el Derecho
Mercantil.
INFORME Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es el caso
del informe médico. Puede referirse también al terreno
administrativo cuando informa acerca de una operación
comercial.

Entre los documentos de empresa se incluye también el llamado comunicado

de empresa.
Hay otros textos administrativos menos frecuentes que los ya citados. Son los
siguientes:

ANUNCIO En este texto, una autoridad o administración publica expone

informaciones de interés general, como subastas,
convocatorias, etc.
EDICTO Mandato publicado por una autoridad, generalmente un
magistrado. Suele publicarse en diarios oficiales.
ACUERDO Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas,
tribunales, comunidades o juntas. Pueden incluirse en las actas
o redactarse por separado. Los más transcendentes son los que
toman los Consejos de Ministros.
CONTRATO Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos personas,
colectivos o instituciones (que son las partes contratantes), que
se comprometen al cumplimiento de una serie de obligaciones.
Son muy frecuentes, por ejemplo, los de compraventa.
OBLIGACIÓN Documento notarial o privado en que se reconoce una deuda y
se promete su cumplimiento. Su contenido se sustenta en el
Derecho Civil o Mercantil.
ESCRITURA Documento público en el que el notario da fe de otorgamiento,
permiso, etc, por parte de una persona o un colectivo a favor
de otra persona o colectivo. Se inscribe en el Derecho Notarial.
CARTA DE PAGO Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El acreedor
reconoce en ella haber recibido en parte o totalmente lo que se
le debía.
RECLAMACIÓN Con este documento elevamos una queja sobre alguna
actuación administrativa. Se dirige a la autoridad que gobierna
en la institución a la que se dirige.
REQUERIMIENTO Aviso o apelación que se dirige a una persona o institución para
exigirle la ejecución, satisfacción de un derecho o cese de una
actividad contraria a derecho. Suele hacerse bajo fe notarial.
Puede ser judicial.
 RECURSO Con él se reclama contra alguna resolución que se considera
lesiva. El recurso administrativo ordinario se dirige a un
órgano administrativo y el contencioso-administrativo a un
órgano judicial.
AUTORIZACIÓN Documento por el que una autoridad permite una actuación
concreta a un ciudadano o a un grupo.
DENUNCIA Escrito por el que se da cuenta a la autoridad competente de la
comisión de una falta o delito.
PODER Documento en el que consta la cesión o concesión de la
capacidad que una persona da a otra para que pueda actuar en
su nombre. Si se hace ante notario tiene mayor fuerza
resolutiva.
El que recibe el poder es el apoderado y el que lo
confiere poderdante.
TESTAMENTO Documento en el que consta la última voluntad de una persona
(el testador). Suele recoger el fin que se debe dar a bienes,
aunque atiende también otros asuntos para después de la
muerte.