PROCEDIMIENTO DE COORDINADOR DE MANTENIMIENTO EN SAP PM

SITUACIÓN ACCION
1. Necesidad de un repuesto y/o activo físico 1.1. Verifico que esté creado en SAP, en caso de
tangible: no estarlo me remito a Cesar Giraldo para que
me mande los 2 formatos de creación de códigos
(para mayor claridad remitirse a AJBP) lo
diligencio y se lo reenvío para que lo cree, esto
normalmente tarda 1/2 día o 1 día.
En caso de que sí esté creado (siendo optimista)
y esté disponible para mi Terminal osea 1250
(mientras estemos aquí en Sabaneta) o 1100
(cuando estemos en Barranquilla), continúo de la
siguiente manera.
1.1.1. Si el activo tiene código de creación en
SAP pero actualmente no lo hay en stock
genero una Solicitud de Pedido (ME51N),
cuando la diligencie debidamente el número que
esta me arroje se lo mando a Ángela Jaramillo
(FERRASA ITAGUÍ) para que ella proceda con la
adquisición mía y un poco más para guardar en
stock de almacén.
1.1.2. Si el activo tiene código de creación en
SAP pero actualmente está en stock de
almacén, genero una reserva (MB21), cuando la
diligencie debidamente el número que esta me
arroje se lo mando a Ángela Jaramillo
(FERRASA ITAGUÍ) para que ella proceda con la
adquisición.
1.2. Cuando el proveedor me mande a mí o a
Ángela la respectiva factura de lo que solicité,
ella me dará un número de aceptación para que
yo proceda a aceptar (transacción ML81N), es
decir, como quien dice “si efectivamente, me
llegó lo que pedí y el señor cumplió por eso
autorizo el respectivo pago de la factura”,
después que la acepte, el número de aceptación
se lo mando a Ángela de vuelta.

2. Necesidad de un servicio, fabricación, y/o 2.1. Exactamente igual a 1.1.1. pero para
contratación. ingresar servicios, fabricación, y/o contratación
(ver procedimiento).
2.2. Exactamente igual a 1.2.

1
  Crear Solicitud De Pedido, Para Cuando
inventario, si la respuesta es si ejecuto 1, si la
respuesta es no ejecuto 2:
Es Un Servicio, Fabricación, O Cualquier
Activo Intangible. Transacción ME51N: 1. Creo una reserva a través de la transacción
MB21 (crear reserva) de la cantidad de
1. Escribo el texto correspondiente a lo que repuestos o activos tangibles que necesite
hace referencia el servicio o lo que se y el número se lo mando a Ángela
fabricó, esto en la casilla blanca grande. Jaramillo.
2. I, escribo la letra “k”. 2. Creo una solicitud de pedido con la
3. P, escribo la letra “f”. transacción ME51N (crear solicitud de
4. Txt. Brv. Operación, escribo brevemente pedido) y el número se lo mando a Ángela
en lo que consistió en servicio o fabricación. Jaramillo.
5. Cantidad, escribo la cantidad de estos
servicios que se hicieron 1, 2, 3,…n. Una vez terminado el procedimiento de creación
6. UM, es la unidad a la cual corresponde lo en SAP de este activo tangible desarrollo el
que se hizo, si fue un servicio y/o fabricación siguiente procedimiento;
la unidad es UN. Me remito a la transacción ME51N para crear
7. T, siempre va a ser “T”. una Sol. Ped. Así:
8. Fecha Entrega, corresponde a la fecha es 1. Escribo el texto correspondiente a lo que
requerido se ejecute este servicio y/o trabajo hace referencia el servicio o lo que se
normalmente puede ser el mismo día que fabricó, esto en la casilla blanca grande.
llegue la factura de lo que se hizo. 2. Material, busco el activo físico en la base de
9. Centro, siempre va a ser 1300 ya que es un datos de SAP hasta que lo encuentre y lo
servicio. selecciono, es muy probable que no esté
10. Almacén, siempre va a ser 0002. creado así que si es así lo mando a crear
11. GCp, siempre va a ser 002. con el procedimiento ya conocido con Cesar
12. Solicitante, es la persona que requiere que Girando de ACASA.
este servicio y/o fabricación sea ejecutada 3. Cantidad, escribo la cantidad de activos
normalmente es el coord. De físicos que se requieren de acuerdo al que
mantenimiento. seleccioné, 1, 2, 3,..n.
13. Enter. 4. UM, es la unidad cuantificable del activo
14. No. Servicio, se le da click al mascode para físico que se requiere, Longitud, Volumen,
que despliegue y se busca *REPAR* y/o Tiempo, Velocidad, Aceleración, Peso, etc.
*FABR*. 5. T, siempre va a ser “T”.
15. Enter. 6. Fecha Entrega, corresponde a la fecha es
16. Selecciono el tipo de servicio que requerido se entregue este o estos activos
corresponda a lo que se hizo o se escoge el físicos.
que más se asemeje. 7. Centro, siempre va a ser 1100 (mientras
17. Cantidad, escribo la cantidad de estos estemos en Medellín) o 1250 (cuando
servicios que se hicieron 1, 2, 3,…n. estemos en Barranquilla.
18. Precio Bruto, se digita el valor que costó 8. Almacén, siempre va a ser 0002.
(cuando ya se tiene el valor por cotización o 9. GCp, siempre va a ser 002.
facturación) o se estima lo que cuesta 10. Solicitante, es la persona que requiere este
(antes de cotizar y/o facturar) sin el IVA es o estos activo(s) físico(s) tangibles(s),
decir, el valor neto. normalmente es el coordinador de
19. Click en el link de la balanza para verificar mantenimiento.
que todo lo que se ha hecho hasta el 11. Click en el link que parece una pequeña
momento está bien digitado. balanza, esto para verificar que la
20. Grabar. transacción se hizo bien y no está haciendo
21. Copio el número de Solicitud de Pedido lo falta nada ni información.
guardo yo y se los mando a Ángela 12. Click en el link de grabar.
Jaramillo para que lo adjunte a la factura y/o 13. Copio el número de Solicitud de Pedido que
remisión. me arrojó la transacción y se lo mando a
Ángela Jaramillo ya sea por internet, en la
factura o en la remisión copiado.

Nota: Muchas veces al momento de terminar los ítems

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 me manda a una ventana
inferior pequeña en la cual me pide que especifique el
precio estimado o real (por la cotización remisión y/o
 Crear Solicitud De Pedido, Para Cuando factura).
Es Un Compra De Repuesto, Pieza O
Cualquier Activo Tangible. Transacción
ME51N:  Crear una Reserva Para Cuando se
necesita un Repuesto, Pieza O Cualquier
Cuando necesito pedir un repuesto o un activo Activo Tangible que está en el almacén.
tangible, pero no está creado en SAP: Transacción MB21:
1. Lo mando a crear con Cesar Giraldo de
ACASA siguiendo el procedimiento con los 1. Fecha base, corresponde a la fecha actual.
formatos “CREACION DE ITEM 2. Clase Movimiento, siempre va a ser 201.
MANTENIMIENTO” Y “GRUPO DE 3. Centro, siempre va a ser 1100.
ARTÍCULOS-2 “. 4. Enter.
5. Cuenta Mayor, siempre va a ser
Después que lo cree en SAP, me voy a la transacción 7303451500.
MMBE (resumen de stocks) para ver si hay en

2
6. Centro de coste, aquí siempre debe
buscarse la cuenta a la cual se le va a
cargar este o estos activo(s) físico(s),
normalmente se debe seleccionar a través
del centro 1100 (mientras que estamos aquí
en Medellín) o 1250 (cuando estemos en
Barranquilla), luego abrimos todas y
seleccionamos la máquina, proceso y/o
subequipo al que se le debe imputar.
7. Material, busco el activo físico en la base de
datos de SAP hasta que lo encuentre y lo
selecciono, es muy probable que no esté
creado así que si es así lo mando a crear
con el procedimiento ya conocido con Cesar
Girando de ACASA.
8. Cdt, escribo la cantidad de activos físicos
que se requieren de acuerdo al que
seleccioné, 1, 2, 3,..n.
9. Enter.
10. Click en el link de grabar.
11. Copio el número de Solicitud de Pedido que
me arrojó la transacción y se lo mando a
Ángela Jaramillo ya sea por internet, en la
factura o en la remisión copiado.
 Aceptar un Pedido y/o Servicio.
Transacción ML81N:
1. Otro Pedido.
2. En la casilla blanca copio el número de
pedido que Ángela Jaramillo me debe
proveer y que comienza por 45000…..
3. Enter.
4. Click en la hojita blanca cola.
5. Texto Breve, escribo toda la teoría a la cual
corresponde este pedido tangible o
intangible.
6. Select. Serv., selecciono el servicio.
7. Click en el link que tiene un chulito verde.
8. Selecciono toda la fila o filas que tenga este
pedido.
9. Servicios.
10. Click en el link de la banderita verde para
liberarlo.
11. Click en el link de grabar.
12. Me pregunta “¿desea grabar de todos
modos?”, le respondo que si.
13. Copio el número de Aceptación de Pedido
y/o Servicio que me arrojó la transacción y
se lo mando a Ángela Jaramillo por internet
o por teléfono.
 Crear Orden de Trabajo para
Mantenimiento Preventivo Programado.
Transacción IW31:
1. Cl. Orden, abro el mascode y selecciono el
rótulo que dice “Orden de Mtto.
Programado” que es la OTM06.
2. Prioridad, abro el mascode y selecciono el
tipo de prioridad si es ALTA, BAJA o MEDIA.
3. Equipo, abro el mascode y lleno la
información en las siguientes casillas:
3.1. Centro Emplazamiento, aquí siempre va a
ser 1250 que es Barranquilla ya que las
líneas están cargadas en este centro y es
finalmente aquí a donde van a terminar.
3.2. Denominación Equipo, aquí detallo con el
signo “por” (*) primero y continúo con el
nombre de la línea o equipo, ejemplo:
*TEAM* Luego le doy enter para que me
arroje todo el listado el cual posee este
3
nombre (TEAM). Y selecciono la que
requiero.
4. Enter.
5. Escribo en la casilla amarilla en donde está
el cursor, el título “Operaciones de
Mantenimiento Preventivo Programado”.
6. Me voy al link en el medio de la pantalla que
dice “Oper”.
7. Psto. Tbjo, aquí abro el mascode para que
me despliegue la ventana, aquí selecciono
lo siguiente:
7.1. Centro, aquí escribo 1100 (mientras
estemos aquí en Medellín) o 1250 (cuando
estemos en Barranquilla), inicialmente debo
escribir 1100 puesto que la máquina o el
equipo aún está aquí en Medellín.
7.2. Luego le doy enter para que me despliegue
a la persona que necesito ejecute este
trabajo, normalmente es o un mecánico o
un electromecánico, aunque si lo que
necesito es algo que me lo ejecute un
contratista o alguien externo a mis
trabajadores esto es considerado como un
servicio por tanto busco lo que más se
amolde a la necesidad.
7.3. Centro, debo cerciórame de que en centro
diga o 1100 o 1250 efectivamente como
anteriormente seleccioné.
8. Clave de Control, aquí debo seleccionar
siempre PM01 ya que es un servicio de
mantenimiento interno o propio que voy a
ejecutar.
9. Txt. brv. Operación, aquí escribo muy
brevemente cada una de las operaciones
que el mecánico y/o electromecánico va a
ejecutar como preventivo y voy bajando de
renglón en renglón hasta terminar con todas
las actividades que requiero sean
ejecutadas.
10. Cantidad, aquí siempre coloco cuantos
recursos estarán ejecutando cada una de
las actividades programadas, es importante
que en cada actividad se diga cuantas
personas se necesitan para ejecutar dicho
trabajo.
11. Dur. , aquí siempre va a ubicarse el número
de horas que se requiere o se estima se
demora cada actividad, es importante que
cada fracción de lo estimado vaya en horas,
así si las actividades duraron 2 horas y
media se diría que fue 2,5 horas.
Este paso siguiente es opcional sólo si ésta
orden de Mtto. Preventivo Programado
implica la utilización de repuestos.
12. Componentes, (ubicado al lado de oper.).
12.1. Componente, aquí detallo cada uno de los
repuestos que necesito para cada actividad
específica o para todo el paquete de la OT,
así:
12.1.1. Texto breve material, aquí busco el
repuesto o activo físico que necesito
anteponiendo el signo por (*) seguida
de las primeras 4 letras del elemento y
lo cierro con el mismo signo por (*) y le
doy enter.
12.1.2. Luego escojo el material o el activo
físico que necesito dándole doble click.
12.2. Ctd. neces., aquí detallo la cantidad que
necesito de este activo físico, insumo y/o
componente.
12.3. UM, es la unidad cuantificable del activo
físico que se requiere, Longitud, Volumen,
Tiempo, Velocidad, Aceleración, Peso, etc.
12.4. TP, abro el mascode y selecciono la
posición del insumo físico y/o componente,
 normalmente es “L” que es Posición de
Almacén.
12.5. Alm., siempre va a ser 0002 siempre y
cuando se saquen los repuestos, insumos
y/o componentes del almacén.
12.6. Ce., Aquí debe aparecer por defecto el
1250 pero se debe verificar esto.
12.7. …….

Click en el link de la calculadora pequeña que aparece

en la barrita superior izquierda. Esto es para
determinar los costos que esto me va a implicar.
Click en la banderita verde para liberar esta orden.
Orden, ubicada en la pestaña superior izquierda y le
doy click en imprimir-orden.
Disp. Salida, digito 0000, le doy enter y me saca por
defecto la impresora local mía.
Impr./Enviar Fax, le doy click en este rótulo.
Luego le doy click en guardar para que me grabe y me
arroje el número de la orden.