PROYECTO DELFIN: Etapa 2 – Ventas y Logística

MMIM-013 Devolución a proveedores QX

VIGENCIA: 01.06.2004 VERSION: 0.1

Procedimiento: Devolución a proveedores

1. OBJETIVO
El objetivo del procedimiento de devolución a proveedores es describir la secuencia de las actividades a
ser ejecutadas por los involucrados al requerirse materiales por las líneas o al ser enviados
directamente desde nuestras instalaciones.

2. ALCANCE
Al ser entregada la mercadería al proveedor por devolución, sea esta en buen o mal estado, el
representante de ventas negociará con el área de compras QX para compensar los materiales
devueltos, a través de una nota de crédito o por canje de mercadería. Para cualquiera de los casos se
creará un pedido de devolución tipo ZDEV al que el verificador de facturas hará referencia para el
ingreso de los documentos entregados.

3. DEFINICIONES
3.1. Persona contacto con la línea:
Persona relacionada permanentemente con la línea como actividad principal de su función
diaria, puede aplicar a Jefes de Línea, Compradores. Para el caso aplica a quien ejecutará
la devolución como receptor de la solicitud de la representada.

3.2. Pedido de compra de devolución:

Orden de compra invertida, que implica devolución al proveedor. Se obtiene al ejecutar la
transacción de compras ME21N.

3.3. Entrega:
Documento que da origen a la expedición (salida) de materiales.

3.4. Obligación de la representada

Forma de pago de la línea al devolverse los materiales, puede ser con nota de crédito,
mismos materiales o diferentes materiales.

Devolución de mercadería por solicitud el proveedor

Área de Compras
El comprador creará un pedido de devolución ZDEV (Transacción ME21N o ME21) por solicitud del
proveedor, en este especificará: código del material, cantidad a ser devuelta, indicador de flag
de devolución, el centro y almacén del que saldrán estos materiales. (El almacén al que se hará
referencia, será al de buen estado)
Al grabar el pedido el sistema asignará un número automático de devolución que será entregado al
proveedor.

Área de Almacén
El encargado de bodega, mediante reporte deberá establecer los pedidos de devolución pendientes,
para separar la mercadería a hacer la respectiva entrega, este proceso es automático, cada 10
minutos el sistema genera entregas automáticas ( Transacción VL01N en caso de realizarlo
manualmente) luego se crea la orden de transporte que se genera automáticamente después de 10
minutos (Transacción LT03 manual ) se confirma las ordenes de transporte ( Transacción LT12) y
se realiza el picking de los productos a devolverse al proveedor.
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Seguimiento
El área de compras hará el respectivo seguimiento al proveedor para la reposición de la mercadería
entregada, que puede ser reconocida con nota de crédito, o canje de mercadería
 Si el proveedor envía nota de crédito en compensación por la mercadería, entonces el pedido
no se deberá realizar ninguna modificación al pedido
 Si el proveedor realiza un canje de mercadería, entonces el comprador deberá adicionar
posiciones de compra ( sin marcar el flag) correspondientes a los materiales y cantidades
que ingresarán por canje, modificando el pedido.
 Si es que la devolución fuese de productos consignados, se deberá colocar el tipo de
posición “C” para determinar como material en consignación ( tanto en compras como en
bodega para este tipo de pedido.

Devolución de Mercadería de Productos en mal estado, caducados

Área de Almacén
Para las devoluciones de almacén , que se produzca por la identificación de artículos que requieran
ser devueltos al proveedor, el encargado de bodega de devoluciones creará este pedido ZDEV
(transacción ME21N) de acuerdo a la cantidad y producto a devolverse, activando el flag de
devolución e indicando el centro correspondiente de Quito o Guayaquil según corresponda, así como
el almacén de devoluciones que es donde está ubicada esta mercadería.
Cuando la mercadería no debiera estar disponible para la venta pero aún no cumple con las
exigencias el proveedor para ser considerada como devolución, almacén realizará un traspaso
(Transacción MB1B)al tipo de almacén de devolución en el que permanecerá hasta devolverse. Esta
mercadería destinada a ser devuelta al proveedor se la ubicará en lugares donde se pueda realizar
el control de ubicaciones por mes es decir habrán 12 ubicaciones dentro del almacén de
devoluciones para suplir un tipo de almacén próximo vencimiento y otro para suplir al tipo de almacén
de remate.
El encargado de bodega deberá hacer la respectiva entrega al proveedor de estos materiales,
realizando la entrega, este proceso es automático, cada 10 minutos el sistema genera entregas
automáticas ( Transacción VL01N en caso de realizarlo manualmente) luego se crea la orden de
transporte que se genera automáticamente después de 10 minutos (Transacción LT03 manual ) se
confirma las ordenes de transporte ( Transacción LT12) y se realiza el picking de los productos a
devolverse al proveedor
El sistema emite una guía de remisión en la que constan todos los materiales entregados así como la
conformidad del transportista del proveedor de haber recibido estos. Bodega deberá hacer llegar a
compras una copia de la guía de remisión con las firmas de coformidad.

Área de Compras
El comprador mediante reporte y entrega de la guía de remisión hará el respectivo seguimiento,
identificando la forma de reconocimiento del proveedor de esta devolución.
En caso de ser la devolución con canje, el comprador modificará el pedido de compras agregando la
posición del material sin el flag de devolución para su respectivo ingreso.
Será el encargado de hacer el seguimiento posterior para la entrega de los documentos.

4. PROCEDIMIENTO 1. Requerimiento de la representada

Ref.
N Frecuenci
Input Tarea / Acción Output Responsables Manual
°. a
usuario
1. Representada solicita Persona contacto con la Generación de pedido Eventual Comprador

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material(es) en línea procesa la de compra (de

devolución devolución. (Comprador ) devolución) transacción
ME21N.
La clase de pedido
(ZDEV).
2. Datos de cabecera del Según corresponda a
Pedido de Devolución los datos del proveedor.
(ZDEV)
3. Datos de Resumen de Además de los datos
posiciones del Pedido de básicos materiales,
Devolución (ZDEV) cantidades, centro,
almacén, considerar:
- En Tipo de posición del
documento de compras
(P) registrar para los
casos de artículos en
consignación: C.
- En Posición de
devolución marcar el
flag en las posiciones de
los materiales que serán
devueltos.
- En Lote registrar el que
corresponda en caso
sea solicitado
expresamente por la
línea.
4. Datos de Posición del En la pestaña de
Pedido de Devolución Comercio registrar el
(ZDEV) Motivo de la devolución.
5. Consulta sobre Persona contacto con la En caso el pago sea con Comprador
compensación (pago) línea en el momento de Nota de crédito el
por el envío de los recibir la solicitud de la Pedido de devolución
materiales al representada confirma la (ZDEV) se mantiene con
proveedor (aplica con forma de pago, siendo las los mismos datos.
artículos en compra posibilidades las
firme, no siguientes:
consignados) - Nota de crédito
- Materiales/Artículos
(los mismos o
diferentes)
6. En caso el pago sea con
Materiales/Artículos el
Pedido de devolución
(ZDEV) tendrá que
incluir nuevas
posiciones por los
artículos que serán
enviados por el
proveedor. En este caso
la(s) Posición(es) de
devolución no llevarán el
flag, pues se espera que
lleguen en forma
semejante a una
compra.
7. Procesamiento de la Ejecución de transacción Salida de los materiales Eventual Responsables
Entrega a partir del VL10B luego del ciclo de SD- de preparación
pedido de compra (de DIS. de pedidos
devolución) generado. (picking)
8. Ingreso de Nota de El verificador de facturas El comprador entregará Frecuente Verificador de
Crédito enviada por el ingresará las notas de al verificador la N/C a Facturas
proveedor. crédito (ZMIRO) ser ingresada
identificando el tipo de
documento a ingresarse
- Actividad 2 Abono
Datos Básicos Se ingresarán los datos Frecuente Verificador de
del documento como Facturas
son: la fecha de
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emisión de la NC,
referencia, importe,
impuesto.
Pago Ref.fact. la N/C, deberá
indicar la referencia de
la factura a afectar.
Clase de documento,
Detalle KG Nota de Crédito
Nacional.
Autorización SRI, 10
dígitos.
Fecha de Validez, no
menor a la fecha de la
emisión de la factura
comercial.
Referencia a Pedido El número de pedido de Frecuente Verificador de
devolución, el proveedor Facturas
deberá colocar en la NC
para identificar el pedido
de devolución que se
está tratando.
Los pedidos de
devolución tienen la
numeración a partir de
3000000000
Este documento hará
referencia a las
posiciones de
devolución.

5. PROCEDIMIENTO 2. Envío directo de los CDs

Ref.
Frecuenci
N°. Input Tarea / Acción Output Responsables Manual
a
usuario
1. Identificación de Separación manual Lista de materiales por Mensual- Responsable de
materiales a ser (próximos vencimientos, (Grupo de artículos) a A partir de materiales
enviados en vencidos dentro de ser enviados en la segunda próximos a
devolución plazos, otros según devolución semana vencer, vencidos
política/negociación) todos los y/o mal estado.
meses ( 15
al 25)
2. Responsable de Control Generación de pedido Eventual Responsable de
logístico procesa la de compra (de Control logístico
devolución. devolución) transacción
ME21N.
La clase de pedido que
debe considerarse es el
Pedido de Devolución
(ZDEV).
3. Datos de cabecera del Según corresponda a
Pedido de Devolución los datos del proveedor.
(ZDEV)
4. Datos de Resumen de Además de los datos
posiciones del Pedido básicos materiales,
de Devolución (ZDEV) cantidades, centro,
almacén, considerar:
- En Tipo de posición del
documento de compras
(P) registrar para los
casos de artículos en
consignación: C.
- En Posición de
devolución marcar el
flag en las posiciones de
los materiales que serán
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devueltos.
5. Datos de Posición del En la pestaña de
Pedido de Devolución Comercio registrar el
(ZDEV) Motivo de la devolución.
6. Identificación de Persona contacto con la Generación de la Diario/ Comprador
Pedidos de línea procesa la transacción ME80F(nivel Interdiario
devolución (ZDEV) transacción Documento cabecera) y ME2L (nivel
para control de la de compras posición)
forma de
compensación –
pago- por la línea
(aplica con
artículos en
compra firme, no
consignados)
7. Compensación con En caso el pago sea con Comprador
Nota de crédito Nota de crédito el
Pedido de devolución
(ZDEV) se mantiene con
los mismos datos.
8. Compensación con Persona contacto con la En caso el pago sea con Comprador
Materiales/Artículo línea modifica Pedido de Materiales/Artículos el
s devolución (ZDEV) Pedido de devolución
(ZDEV) tendrá que
incluir nuevas
posiciones por los
artículos que serán
enviados por el
proveedor. En este caso
la(s) Posición(es) de
devolución no llevarán el
flag, pues se espera que
lleguen en forma
semejante a una
compra.
9. Procesamiento de Revisar la correcta Creación de entrega Eventual Supervisor de
la Entrega a partir creación de la entrega, despacho
del pedido de mediante el JOB de
compra (de creación de entregas,
devolución) que corre cada hora.
generado. (Contingencia VL10B)
10 Procesar la OT en Revisar la correcta Creación de OT Eventual Supervisor de
almacenes con creación de la orden de despacho
WM transporte mediante
JOB de creación de OT,
que corre cada 10
minutos.
(Contingencia LT03)
11 Asignación Visualización de orden Inicia proceso de Continuo Operario de
automática de las de transporte en recolección y confirma picking
órdenes de handheld. OT
transporte en RF
12 Verificación de la Con la transacción Entrega ya preparada e Continuo Operario de
entrega ZSDP0002 el verificador identificada, lista para verificación
ingresa en el sistema el poder imprimir la G/R
número de la entrega; por sistema
éste número viene con
cada orden de
transporte (OT) a la que
ya se ha realizado el
picking
13 Impresión de G/R Con la transacción G/R ya impresa Continuo Supervisor de
ZIDCP se genera la G/R despacho
correspondiente
14 Envío de copia Entregada y firmada la Copia G/R ya impresa Continuo Supervisor de
adicional de la G/R G/R por el proveedor, se despacho
al área de compras procederá a entregar
una copia para el área
de compras.
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14 Asignación al Con transacción VT01N Documento de Continuo Encargado de

transporte (de ser se genera el documento transporte generado e despacho
necesario) de transporte impreso
15 Envío de Nota de El verificador de facturas El comprador entregará Frecuente Verificador de
Crédito o Canje de ingresará los al verificador los Facturas
Mercadería por documentos emitidos documentos con los que
devolución por el proveedor el proveedor asumirá la
(ZMIRO) estos pueden devolución, de acuerdo
ser: a contrato o negociación
- Nota de Crédito con el proveedor.
- Factura
16 Ingreso de Se identificarán los
Documentos en el documentos así.
sistema Actividad
- Factura 1 Factura
- N/C 2 Abono
17 Datos Básicos Se ingresarán los datos Frecuente Verificador de
del documento como Facturas
son: la fecha de
emisión de la NC,
referencia, importe,
impuesto.
Pago Ref.fact. se ingresará de
N/C de acuerdo al
número de referencia
indicada en este
documento
Detalle Clase de documento,
KG Nota de Crédito N.
KR Factura Acreedor
según corresponda.
Autorización SRI, 10
dígitos.
Fecha de Validez, no
menor a la fecha de la
emisión de la factura
comercial.
18 Referencia a Pedido El número de pedido de Frecuente Verificador de
devolución, el proveedor Facturas
deberá colocar en la NC
para identificar el pedido
de devolución que se
está tratando.
Los pedidos de
devolución tienen la
numeración a partir de
3000000000

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VIGENCIA: 01.06.2004 VERSION: 0.1

5. FLUJOGRAMA 1

6. FLUJOGRAMA 2

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