Jared Emilio Flores Espinoza

Manual para el nuevo encargado de tienda en Casa Ayala del Noroeste

Este es un manual para introducir al nuevo gerente en las actividades que se

deben realizar para el correcto manejo de la sucursal.

Hay actividades y procesos que se deben realizar en un orden específico, en este

manual se encontrara el orden en el que se deben hacer.

Nos referiremos a la empresa CASA AYALA DEL NOROESTE S.A. DE C.V.

como CANSA para efectos prácticos.

Índice
1. Manejo del edificio
A. Apertura de tienda
B. Sistema PV-CANSA
1. Dar de alta a un Cliente*

2. Como hacer pedidos y mantenimiento de precios actualizados

A. Como hacer Pedidos
B. Actualizar precios

3. Reportes
A. Margen de Utilidad.
B. Ventas de productos Kcheton.
C. Recepción de retiros en efectivo
D. Entrega de efectivo a custodios
E. Reporte diario de cortes de caja.
F. Nomina

4. SAP
A. (ME27) Crear pedido de traslado
B. (ME28) Liberar pedido
C. (MB51) Lista de documento de material
D. (ME21N) Crear pedido
E. (MIGO) Movimiento de mercancía
F. (MB1B) Traspaso
G. (MB5T) Stock en transito
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1. MANEJO DEL EDIFICIO

Apertura de tienda.

A) Al obtener las llaves del local, el nuevo encargado debe verificar el correcto
funcionamiento de los candados y cerraduras que se encuentren en el
edificio y señalar para saber la correspondencia de cada llave.

Una vez que se hace la apertura de la tienda en forma puntual, se debe iniciar
con:

1. Encendido de luces de piso de venta y bodegas

2. Encendido de equipo para la venta y la atención al cliente, (cajas de cobro,
verificador de precios, impresora y computadora de gerente.)
3. Proporcionar los fondos a las cajeras ($500.00 en monedas)
4. Abrir el sistema de cobro PVCANSA
5. Abrir la caja de gerente con un centavo ($0.01)

Una vez abierto el negocio lo siguiente es verificar el estado de la tienda, se

recomienda hacer un breve recorrido por todo el local, es decir, todas las áreas del
establecimiento para ver el estado de la tienda. Se verifican puntos débiles ante
atracos y robos, oportunidades de mejora, y corrección y mantenimiento del
edificio (baños, bodegas, área de cajas, basculas, selladoras, cerraduras y
puertas).

Después de hacer el recorrido del local se debe empezar con la limpieza, se debe
barrer y trapear diariamente, cada empleado es responsable de su área de
trabajo, así como de la limpieza.

B) Sistema PV-CANSA

El sistema PV-CANSA es el punto de venta mediante el cual se cobra la

mercancía que se vende en la sucursal, nada debe salir de la sucursal sin su
debida transacción, ya sea una compra regular o un traspaso a matriz mediante el
SAP. Una de las cosas que podemos hacer en el punto de venta además de
cobrar es facturarles a los clientes. Para dicho propósito primero se debe dar de
alta en el sistema PV-CANSA para después poder realizar la factura
correspondiente a la compra del cliente.

Para poder darlo de alta se deben seguir los siguientes pasos:

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1. Menú de opciones.
2. Catálogos.
3. Clientes.
4. Se presiona “nuevo” para capturar los datos del cliente.
5. Una vez que este dentro de esta opción se debe llenar el siguiente
formato con la información que el cliente proporcione:
Botón para agregar un
registro nuevo.

Se escribe el nombre del cliente, ya

sea empresa o persona física.

Se transcribe el RFC tal cual

lo proporciona el cliente

Se transcribe el correo electrónico tal

cual lo proporcione el cliente

Se transcribe la dirección tal cual

la proporcione el cliente

6. Cuando se termina de capturar la información necesaria se debe

hacer click en el botón “guardar cambios.”

Una vez que se terminen estos pasos se da por terminado el proceso de registrar
a un cliente para facturación.
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2. ¿CÓMO HACER PEDIDOS Y MANTENIMIENTO DE PRECIOS

ACTUALIZADOS?

3. REPORTES

Los reportes que se deben enviar son:

1. Margen de Utilidad.
2. Ventas de productos Kcheton.
3. Reporte diario de cortes de caja.
4. Nomina

A continuación se describirá el proceso para enviar los reportes antes

mencionados.

A) Margen de Utilidad
1. En el sistema de cobro PVCANSA
 Menú de opciones.
 Mis reportes.
 Margen de utilidad.
 Se selecciona la Fecha del periodo.
 Imprimir (no se imprimirá, se generara un reporte en digital con la
opción de imprimir)
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2. Una vez que se genera el reporte digital se debe exportar en formato PDF,
lo cual se hace como se muestra en la imagen a continuación:

Imagen 1.1.1 Exportar reporte a documentos.

3. Una vez abiertas las opciones del icono de sobre postal se selecciona “OK”
sin modificar nada.
4. Se guarda en una carpeta en donde se mantenga el registro diario de estos
reportes.
5. El reporte se enviara al correo comperecansa@gmail.com, el asunto debe
ser MARGEN DE UTILIDAD seguido de la fecha correspondiente al reporte
a 6 dígitos, por ejemplo “MARGEN DE UTILIDAD 290721”.

Después de hacer esto se da por terminado el proceso.

B) Ventas de productos Kcheton

Para generar este reporte es necesario apoyarse en el formato de Excel

“REPORTE DE VENTAS DE KCHETONES” ya que es necesario vaciar en el
reporte de Excel la información proporcionada por PVCANSA.

1. En el sistema de cobro PVCANSA

 Menú de opciones
 Mis reportes
 Ventas del día
 Se selecciona la fecha del periodo
 Imprimir (no se imprimirá, se generara un reporte en digital con la
opción de imprimir)
 Jared Emilio Flores Espinoza

2. UNA VEZ QUE SE GENERA el reporte se debe filtrar la información que se

necesita a través de la opción buscar, como se muestra en la imagen a
continuación:

IMAGEN REPORTES 1.1.2

3. Esta opción abre un buscador de coincidencias como se muestra en la

imagen a continuación:

IMAGEN REPORTES 1.1.3

En este buscador se escribe la palabra “KCHETON” para buscar todas las coincidencias
en el reporte de venta y así poder extraer la información necesaria para alimentar el
reporte en Excel.
 Jared Emilio Flores Espinoza

IMAGEN REPORTE 1.1.4

4. Una vez vaciada la información en el Excel se envía el reporte por

WHATSAPP al grupo de “GERENTES CANSA” indicando la clave de la
tienda seguida de la fecha de la venta.

Después de hacer esto se da por terminado el proceso.

C) Recepción de retiros en efectivo

Cada cajera realizara retiros de dinero en efectivo cuando este exceda el
fondo de caja en de $5,000.00 (cinco mil pesos) para evitar tener tanto
dinero en las cajas y evitar pérdidas en caso de algún atentado delictivo
como un asalto o boicot. Para hacerlo de forma organizada se llenara la
ficha de retiro que se muestra a continuación.

1. Se llenara una ficha de retiro de efectivo con los datos CORRECTOS como
la que se muestra a continuación.
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1) SE ESCRIBE EL
NUMEDOR DEL RETIRO, ES
DECIR SI ES EL PRIMERO O
EL SEGUNDO QUE SE IMAGEN 1.1.13
HACE.

2) SE ESCRIBE LA FECHA
DEL DIA EN EL QUE SE
ESTA HACIENDO EL
2. Una vez que la
cajera ha hecho su
ficha de retiro se
entregara el dinero
4) SE ESCRIBE LA
en DE LA QUE SE
SUCURSAL efectivo
declarado
ESTA HACIENDO EL en la ficha
RETIRO
y la ficha a la
supervisora de cajas
5) LA CAJERA DESCRIBIRA
quien se encargara
EL TIPO DE RETIRO, ES
de cotejar la
DECIR SI ES UN RETIRO DE
información de la
UN CHEQUE O MONEDAS
ficha con el efectivo
EN EL ESPACIO DE FERIA Y
en mano que
SI ES DE EFECTIVO
entregó la cajera. ESCRIBIRÁ LAS
CANTIDADES DE LOS
3. Si la información y el efectivo son correctos BILLETES
se firmara la ficha como
POR SU
constancia de recibo del efectivo. DENOMINACION Y EL
TOTAL DE LA SUMA DEL
4. El efectivo entregado por la cajera deberá ser DINERO.
introducido en una bolsa
plástica de 10x25 centímetros de preferencia, junto con una fichita donde se
escriben los datos del retiro, se muestra a continuación:

IMAGEN REPORTES 1.1.14

 Jared Emilio Flores Espinoza

5. Se procede a registrar el total del retiro en el cuaderno o formato en el que

se almacena la información.

6. Una vez hecho esto se da por terminado el proceso.

D) Entrega de efectivo a custodios

Cuando se hacen varios retiros de cajas se deben guardar en un lugar
seguro y discreto del público en general, para mantenerlo lo más seguro
posible hasta que los custodios lleguen por el dinero y se lo lleven a
depositar al banco. Al llegar los custodios se debe tener listo el registro de
los retiros que se han hecho en el día para que el encargado de recibir los
retiros pueda cotejarlos con el efectivo que se está reportando.

1. Se deben apartar a un lugar privado de la sucursal llevando consigo

el dinero y el registro de los retiros.
2. El encargado de recibir el dinero usara el registro para cotejar los
paquetes que se entregan, cada uno con su fichita a la vista dentro
del paquete del dinero.
3. Una vez entregado el dinero, el custodio deberá firmar el registro
donde se especifique el recibo de dicho dinero.
4. Una vez hecho esto se da por terminado el proceso.

E) Reporte diario de cortes de caja

1. El reporte diario de cortes de caja se realiza para poder reportar en su
totalidad las operaciones monetarias ante el departamento de contabilidad.
Para este propósito se deberá usar un archivo de Excel para expresar
claramente las operaciones. El archivo se llama “REPORTE DIARIO”
seguido de la fecha del día correspondiente” a continuación se darán los
pasos para realizar dicho reporte:

 En el sistema de cobro PVCANSA

 Menú de opciones
 Mis reportes
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 Ventas netas
 Se seleccionara la fecha del periodo
 Imprimir (Se generara un reporte en digital con la opción de imprimir
y se va a imprimir la ultima hoja del reporte.)

IMAGEN REPORTES 1.1.5

Esta opción abre un cuadro para seleccionar las opciones de impresión, el cuadro
es el siguiente.
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IMAGEN REPORTES 1.1.6

2. Después de generar este reporte se debe sacar el reporte de margen de

utilidad siguiendo estos pasos:
 En el sistema de cobro PVCANSA
 Menú de opciones
 Mis reportes
 Margen de utilidad
 Se seleccionara la fecha del periodo

Imprimir (Se generara un reporte en digital con la opción de imprimir y se va a

imprimir la ultima hoja del reporte.) Esta opción abre un cuadro para seleccionar
las opciones de impresión, el cuadro es el siguiente.
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IMAGEN REPORTE 1.1.7

Esta opción abre un cuadro para seleccionar las opciones de impresión, el cuadro
es el siguiente.
 Jared Emilio Flores Espinoza

IMAGEN 1.1.6

Una vez que se generaron estas dos impresiones se procede a imprimir las
facturas del día del cual se está realizando el “REPORTE DIARIO DE CORTES
DE CAJA” de la siguiente manera:

 En el sistema de cobro PVCANSA

 Menú de opciones
 Movimientos
 CFDIs emitidos
 Se selecciona la fecha inicial del día a reportar como se muestra en
la siguiente imagen:

Imagen reportes 1.1.8

 Jared Emilio Flores Espinoza

 Una vez que ya se muestran las facturas del día se precede a imprimirlas
de la siguiente manera como se muestra en la siguiente imagen:

IMAGEN REPORTES 1.1.9

 Jared Emilio Flores Espinoza

 Cuando se tiene el archivo digital se procede a imprimir la factura de la

siguiente manera:

IMAGEN REPORTES 1.1.10

 Este proceso se repite con cada factura del día.

Una vez que se imprimió el reporte de margen de utilidad, el reporte de ventas

netas y todas las facturas incluyendo la factura global se hará uso del formato de
Excel “REPORTE DIARIO” y se llena como se muestra en la imagen.
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SUMA TOTAL DEL EFECTIVO DE LDIA,
BOUCHERS, TRANSFERENCIAS Y
VALES. (AUTOMATICO)

Paso 1) ESCRIBIR LAS

VENTAS NETAS DEL DIA
DIFERENCIA DE
LA SUMA ENTRE
EL DINERO EN
EFECTIVO Y EL
TEÓRICO
(AUTOMATICO)

PASO 2) ESCRIBIR
LOS IMPORTES DE
LOS RETIROS DE
CAJAS QUE SE
HICIERON EN EL DÍA.

PASO 3) SE HACE LA
SUMA DE TODAS LAS
VENTAS DE PAGO
CON TARJETA
REPORTADO EN CADA
CORTE DE CAJA
INDIVIDUAL.

PASO 4) MARGEN
DE UTILIDAD
GLOBAL DEL DÍA.

IMAGEN REPORTES 1.1.11

 Jared Emilio Flores Espinoza

Una vez que se alimenta el reporte con la información correspondiente se debe

imprimir para adjuntarlo con los demás documentos.

Se deben escanear todos los Boucher antes de unirlos al corte de caja

correspondiente, y enviar por correo electrónico a OFLM2020@HOTMAIL.COM.

Al realizar el llenado del reporte en Excel lo siguiente es unificar todas las partes
poniendo como caratula el reporte de documento “REPORTE DIARIO”

Después se acomoda de la siguiente manera:

 Reporte de margen de utilidad.

 Reporte de ventas netas.
 Factura global.
 El resto de las facturas emitidas a los clientes.
 Los cortes de cajas.
 El reporte diario de ventas (formato en Excel)

Unificado el reporte se debe enviar en una bolsa plástica, y se debe escribir la

fecha correspondiente al reporte, no a la del día en el que se hizo.

Se termina el proceso de “REPORTE DIARIO.”

 Jared Emilio Flores Espinoza

F) REPORTE DE NOMINA

El reporte de nomina es la información generada por las asistencias, faltas,

incapacidades, permisos sin goce de sueldo, medios días trabajados y demás
opciones que pueden aplicar al personal de Casa Ayala del Noroeste SA de CV
(CANSA). Este se genera a través de un formato de Excel que lleva por nombre
“NOMINA” el cual se muestra a continuación.

AQUÍ SE ESCRIBE LA FECHA

CORRESPONDIENTE AL
PERIODO DE LA NOMINA

AQUÍ SE ESCRIBE
EL NOMBRE DE
CADA EMPLEADO

EN ESTE APARTADO SE
ESCRIBEN NOTAS
REFERENTES A LA NOMINA

IMAGEN REPORTES 1.1.12

Las opciones para llenar el formato son:

 BAJA: Se representa con la letra B y se aplica desde el último día

trabajado de un empleado que dejo de laborar en la empresa.
 ASISTENSIA: Se representa con la letra A se utiliza para expresar que un
empleado ha asistido al trabajo en tiempo y forma.
 FALTA: Se representa con la letra F y se aplica cuando un empleado no se
presenta a trabajar, lo cual representara el descuento de un día y medio en
el sueldo del trabajador en cuestión.
 DESCANSO TRABAJADO: Se representa con las letras D/T y se aplica
cuando un empleado trabaja el día de su descanso y no descansa en el
periodo de nomina correspondiente. Se utiliza comúnmente en temporadas
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altas y cuando hay poco personal, se le solicita con antelación al

departamento de Recursos Humanos, no puede ser una decisión no
planificada.
 FESTIVO TRABAJADO: Se representa con las letras F/T y se utiliza
cuando un empleado trabaja en un día festivo, por ejemplo el 16 de
septiembre se celebra el día de la revolución mexicana y es un día en el
que no se labora en el país lo cual representa para la empresa que el
empleado que trabaje ese día recibirá un pago extra.
 DESCANSO: Se representa con la letra D y significa que el empleado no se
presentara para laborar ese día sin repercusión alguna debido a su derecho
laboral.
 VACACIONES: Se representa con la letra V y se aplica cuando un
empleado goza de su periodo vacacional, motivo por el cual se ausentará
de su lugar de trabajo por el periodo correspondiente a su tiempo laborado
en la empresa conforme a la ley.
 INCAPACIDAD: Se representa con la letra I y se utiliza para justificar la
ausencia del trabajador por motivos de salud, la cual solo se usará en el
archivo de Excel cuando el trabajador avise y presente en tiempo y forma el
formato de incapacidad emitido por el seguro social.
 MEDIO DIA: Se representa con las letras M/D y se usara cuando el
empleado labore 4 horas y tenga que dejar de laborar por motivos
personales o ajenos a la empresa y estarán sujetos al criterio de su jefe
inmediato.
 PERMISO SIN GOCE DE SUELDO: Se representa con las letras P/S y se
aplica cuando hay un acuerdo entre el trabajador y el jefe inmediato en el
que no se podrá asistir por fuerza de causas mayores pero no se aplicara
una falta en la nomina.

4. SISTEMA SAP

El sistema de SAP en CANSA se utiliza para muchas funciones como inventarios,

compras, pagos y contabilidad entre otras funciones que esta plataforma ofrece,
sin embargo el gerente utiliza una parte de esta plataforma para hacer pedidos y
traspasos de mercancía para la sucursal y atender la demanda de los clientes.