UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTÓBAL DE HUAMANGA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS,

ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESCUELA PROFESIONAL DE
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

INFORME FINAL
DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

DESACTUALIZACIÓN E INCONSISTENCIA DE
INFORMACIÓN: MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE PUCACOLPA - HUANTA

PRESENTADO POR : ALIAGA PAÑAHUA, David Pavel

TUTOR : Sixto AROTOMA C.

HUAMANGA –PERÚ

2017

1
AGRADECIMIENTO

Este informe de prácticas es el resultado del esfuerzo conjunto

de todos los que forman parte de la Municipalidad. Por esto

agradezco al Gerente Municipal, CPCC. Mario Mallcco

Velarde, asi como a Carmen pardo, Abraham tinco, quienes a

lo largo de este tiempo han puesto a prueba mis capacidades

y conocimientos en el área de abastecimiento, el cual ha

finalizado llenando todas mis expectativas. A mis profesores a

quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a

su paciencia y enseñanza y finalmente un eterno

agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abrió

abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos

para un futuro competitivo y formándonos como personas de

bien.

David Pavel Aliaga Pañahua

2
DEDICATORIA

La concepción de este proyecto está dedicada a mis

padres, pilares fundamentales en mi vida. Sin ellos,

jamás hubiese podido conseguir lo que hasta ahora. Su

tenacidad y lucha insaciable han hecho de ellos el gran

ejemplo a seguir y destacar, no solo para mí, sino para

mis hermanos y familia en general. También dedico este

proyecto a mi hija y mi pareja, compañeras inseparables

de cada jornada. A ellos este proyecto, que sin ellos, no

hubiese podido ser.

3
 INTRODUCCIÓN.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA.
3. OBJETO DE PRÁCTICA.
a. MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA – HUANTA
b. CENTRO DE PRÁCTICAS PRE - PROFESIONALES.

I. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL.

1.1. SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA).
1.2. INTERFASE ENTRE SIAF – SIGA.
1.3. INCONSISTENCIA DE DATOS.

II. REVISIÓN LITERARIA.

III. PRACTICAS PRE-PROFESIONALES.

3.1. INGRESO, SALIDA Y TRANSFERENCIA DE BIENES Y SUMINISTROS
DEL ALMACÉN MEDIANTE EL SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA)
3.1.1. INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS AL ALMACÉN MEDIANTE
EL SIGA.
3.1.2. SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS DEL ALMACÉN MEDIANTE
EL SIGA.
3.1.3. INFORMÉ MENSUAL DE INGRESOS Y SALIDA DE BIENES Y
SUMINISTROS DEL ALMACÉN MEDIANTE EL SIGA.
3.1.4. TRANSFERENCIAS DE BIENES Y SUMINISTROS DEL ALMACÉN
DISTRITAL AL ALMACÉN CENTRAL DE HUANTA MEDIANTE EL
SIGA.
3.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS UTILIZADAS.

4
 IV. PRESENTACIÓN, E INTERPRETACIÓN DE LOS HECHOS.
4.1. LOS HECHOS.
4.2. ANÁLISIS DE LOS HECHOS.
4.3. INTERPRETACIÓN DE LOS HECHOS.

V. RESUMEN Y CONCLUSIONES.
5.1. PRINCIPALES HALLAZGOS.
5.2. SUGERENCIAS.
5.3. DIAGNÓSTICOS.

VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

VII. ANEXOS.

5
INTRODUCCIÓN.

Prosiguiendo con la currícula de estudio presento el informe de prácticas pre-

profesionales realizadas en la Municipalidad Distrital de Pucacolpa - Huanta, en
donde se puso a prueba los conocimientos teóricos, técnicos, metodológicos
adquiridos en mi formación profesional.

En los últimos años el avance tecnológico ha generado grandes cambios dentro

de las organizaciones trayendo consigo la mayor productividad, simplificación de
procesos, ahorro de recursos, coordinación entre áreas usuarias, catálogo de
bienes y servicios virtuales haciendo que el trabajo de los colaboradores sea cada
vez más fácil.

La Municipalidad Distrital de Pucacolpa, no es ajena a estos cambios, además es

una Unidad Ejecutora y trabajan con sistemas de información y datos que
coadyuvan al dinamismo de las actividades que realizan a diario. Una de las
dependencias de la Oficina Ejecutiva de Administración seria la oficina de
Abastecimientos y servicios Auxiliares quienes a través del Kardex, Pecosas y el
SIGA modulo logístico, tratan de optimizar el suministro de bienes y servicios a
través de un catalogó no actualizado y poco estandarizado traen consigo
“Desactualización e Inconsistencia de Información” y por ende pérdida de
tiempo y recursos en muchas actividades cotidianas.

El objetivo principal de las prácticas pre-profesionales realizadas es acumular

experiencia laboral, a su vez coadyuvar el logro de las metas trazadas por la
institución.

Como objetivo secundario, reducir las desactualización de datos en el sistema

SIGA a través de sugerencias a los responsables del manejo de dichos sistemas.

6
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Para plantear el problema se tuvo que analizar las causas y efectos que traen
consigo una inconsistencia y desactualización de datos en el kardex, pecosas
y SIGA. A continuación se mostrara el Árbol de Causa – Efecto.
Fig. N° 01

Ciclo de suministro y
bienes deficiente.

Interfaz deficiente entre el

SIAF y el SIGA.

Pérdida de tiempo en la
búsqueda Ítems inactivos y Kardex desactualizado hasta Catalogo del SIGA
especificaciones técnicas. con 5 días posteriores poco actualizado

Desactualización e Inconsistencia de
Información

Base de datos de los Limitado personal en el Se emiten guías en

productos y bienes área de almacén vez de pecosas a la
desactualizado salida de bienes y
suministros

Manejo de dos actas

La norma de
de verificación en Falta de presupuesto para
transferencia de
especificaciones contratar a personal
bienes de un
técnicas de los
distrito a una
productos
provincia
farmaceuticos

Fuente: Elaboración Propia.

7
2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA.

. En el presente informe de prácticas pre profesionales describiré las funciones

realizadas como apoyo en el Área de Abastecimientos y servicios Auxiliares
de la Municipalidad Distrital de Pucacolpa - Huanta en donde pongo a prueba
todos los conocimientos adquiridos en la Universidad Nacional de San
Cristóbal de Huamanga.

Las actividades que desarrolla como apoyo al personal en esta Oficina, fueron
de generar ingresos, salida, transferencias de bienes y suministros
mediante el modulo SIGA Logístico, a continuación detallare la experiencia
adquirida en el centro de prácticas.

La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, es una unidad orgánica

de apoyo que depende de la Oficina ejecutiva de Administración y cuenta con
tres áreas de las cuales el área de Almacén tiene la función de:
Efectuar el almacenaje y distribución de bienes y suministros del Almacén
Central en la cantidad, calidad y oportunidad requerida, donde se observó
que el flujo de ingreso (KARDEX) y egreso (PECOSA) de los bienes y
suministros de oficina no están actualizados acorde a las normas vigentes y a
la necesidad de atención, generando así pérdida de tiempo en la búsqueda de
Ítems inactivos y especificaciones técnicas. En caso del almacenaje se pudo
observar que cuenta con un Kardex desactualizado debido a que existen
deficiencia de personal, ya que un servidor debe realizar varias tareas a la vez

Con todo lo mencionado se puede inferir la existencia de “Desactualización e

Inconsistencia de Información” generando inconvenientes como duplicación
de trabajo, riesgos de equivocación, pérdida de tiempo en la búsqueda de
Ítems (Existencia de Ítems Inactivos), inconveniencias con la Oficina de Control
Interno (OCI) al pedir las especificaciones técnicas de los Ítems, etc.,

8
3. OBJETO DE PRÁCTICA.

a. MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUCACOLPA - HUANTA

La municipalidad distrital de Pucacolpa, desde su creación, asumió como

misión ser una gestión de modelo y de liderazgo en nuestro distrito y región,
con la participación ciudadana, la promoción de valores y respetando el
Estado de Derecho, y se logre un desarrollo integral y sustentable
El distrito fue creado mediante Nº 30320 el 7 de abril de 2015, en el gobierno
de Ollanta Humala. (Lo cual Pucacolpa, provincia de Huanta, región
Ayacucho) cuenta con 1,278 sufragantes hasta el momento segun la RENIEC-
ONPE aprobado por Resolucion N° 1287-2016-JNE, luego de un intenso y
exhaustivo trabajo de fiscalización emprendido por la Dirección Nacional de
Fiscalización y Procesos Electorales del JNE, tras recibir la lista del padrón
inicial por parte del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
(Reniec)).

El distrito peruano de Pucacolpa es una de los doce distritos pertenecientes a

la provincia de Huanta, en el departamento de Ayacucho, bajo la
administración del Gobierno regional de Ayacucho. Limita por el norte y por el
noroeste con el Distrito de Tintay Puncu; por el noreste con el Distrito de
Pangoa; por el sureste con el Distrito de Canayre; por el sur con los distritos
de Ayahuanco y Pachamarca; y por el oeste con los distritos
de Chinchahuasi y Colcabamba

9
VISION

“Ser una gestión modelo y de liderazgo en nuestro Distrito y región, con la

participación ciudadana, la promoción de valores y respetando el Estado de
Derecho, y se logre un desarrollo integral y sustentable, generando una
identidad propia y orgullo entre sus habitantes"

MISIÓN

Servir a la sociedad a través de un gobierno sensible, con inclusión y de

calidad, que brinde una adecuada prestación de los servicios públicos y el
desarrollo local, apoyado por un equipo profesional eficiente humanista que
genere confianza y logre el bienestar de los habitantes de nuestro Distrito de
Pucacolpa en nuestra región de Ayacucho.

OBJETIVOS

Promover la participación de las diferentes instituciones, organizaciones

sociales de base, gremios, sindicatos, etc en su contexto y forma que conlleve
la participación democrática, flexible, sistemática y abierta; y en el desarrollo
de nuestro distrito y coadyuve en la solución de sus problemas.

Mejorar la calidad de los servicios públicos locales, haciéndolos más

eficientes para una mejor atención al vecino.

Modernizar el servicio de la Administración pública Tributaria, estableciendo

políticas de recuperación de Recursos Públicos

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 OBJETIVOS DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO

Garantizar la disponibilidad adecuada y oportuna de bienes y suministros de

calidad, promoviendo su uso racional, y la implementación de atención rápida
a las diferentes unidades orgánicas

b. CENTRO DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES.

OFICINA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES

Unidad orgánica de apoyo que depende de la Oficina ejecutiva de

Administración, cuenta con tres áreas especializadas (Adquisiciones,
Patrimonio, Almacén), que tienen las siguientes funciones:
 Programas las necesidades de los Bienes y Servicios.
 Elaborar el Plan anual de adquisiciones y Contrataciones.
 Coordinar los procesos de selección de las adquisiciones y
contrataciones de la Unidad ejecutora a su cargo. De acuerdo a la Ley de
Contrataciones del estado.
 Efectuar los trámites de formalización de contratos en base al
otorgamiento de la Buena Pro de los Procesos de Selección.
 Efectuar el almacenaje y distribución de los Bienes en calidad,
cantidad y oportunidad requerida.
 Efectuar el seguimiento y control del cumplimiento de los contratos de
adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras.
 Entre otros.

RESPONSABLE: Cpcc. Mario Felix Mallco Velarde.

CARGO: Gerente Municipal Del Distrito De Pucacolpa.- Huanta
CORREO ELECTRÓNICO: mfelix@pucacolpaayacucho.gob.pe

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 ÁREA DE ALMACÉN
RESPONSABLE: Bach. Abraham Tinco Santiago.
CARGO: jefe de almacén..

INGRESO Y SALIDA DE BIENES Y SUMNISTROS MEDIANTE EL SIGA.

RESPONSABLE: Tec. Carmen rosa pardo valenzuela
CARGO: Auxiliar administrativo.

I. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL.

1.1. SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA)

Es un sistema informático que contribuye al ordenamiento y simplificación de

los procesos administrativos en el marco de las normas establecidas por los
Órganos Rectores de los
Sistemas Administrativos del Estado, permitiendo:
 La programación de Cuadro de necesidades de Bienes y servicios (CN) y
del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).
 El registro de procesos de selección en sus distintas etapas. Seguimiento
de la ejecución del contrato.
 La generación de órdenes de compra y servicios.
 La atención de los pedidos de Bienes y servicios provenientes de las
distintas dependencias de la entidad.
 Registro y contabilización de los movimientos en el Almacén.

El SIGA contiene un catálogo único de bienes, servicios y obras. Su

implementación requiere de una revisión y adecuación de procesos, en la
medida que su operación refuerza el orden y la programación.

12
 Es un sistema que contribuye el ordenamiento y simplificación de los procesos
de la gestión administraba del marco de las normas vigentes. Abarca procesos
técnicos de abastecimientos, la gestión patrimonial y el presupuesto por
resultados.

El siga tiene una estructura por sub módulos que permite que la
implementación sea realizado por etapas. Asimismo, se dice que una de las
principales fortalezas de este sistema es contar con una herramienta de
interface e integración con el SIAF. El Ministerio de Economía y Finanzas
(MEF) es quien proporciona esta plataforma a las Unidades Ejecutoras que
cumplan ciertos requerimientos técnicos, luego de cumplir los requisitos esta
implementación se hace de forma gratuita lo cual supone una gran ventaja
para las Unidades Ejecutoras ya que un sistema similar en el sector privado
tendría un alto costo para la Unidad Ejecutora. Cabe destacar que este
sistema brinda diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones que
realiza cada usuario dentro de la entidad.

Por otro lado, lo que se quiere lograr pronto, es conseguir un interface con el
SEACE, que es la otra plataforma que nos va permitir integrar estos tres
sistemas. El SIAF, SEACE Y SIGA son sistemas que se relacionan para poder
cumplir con la normativa de Entes Rectores del Estado en cuanto a la
normativa de contrataciones del Estado.

MÓDULOS DEL SIGA1

 Módulos de Logística – SIGA ML.

 Módulo de patrimonio – SIGA MP (maneja todas las operaciones de los
activos fijos y sus movimientos como altas y bajas).
 Módulo de Presupuesto por Resultados – SIGA PpR.

1
https://www.mef.gob.pe/es/siga/manuales
MEF (Ministerio de Economía y Finanzas).

13
  Módulo de Bienes Corrientes – SIGA MBC (sirve para controlar aquellos
bienes de difícil control).
 Módulo de Tesorería (controla y maneja el registro de viáticos y caja ch

1.2. INTERFASE ENTRE SIAF – SIGA2.

Ambos sistemas presentan un catálogo estandarizado permitiendo optimizar el
ciclo de bienes y suministros.
Fig. Nº 03

Fuente: Pagina web de la mef

El interfase entre el SIAF y el SIGA tienen como ventaja:

 Conocer los procesos de interfase de certificación , compromiso anual
,compromiso mensual , anulación , rebaja y devengado de ordenes en los
sistema SIGA y SIAF..
 Disminuir la duplicación de trabajo (área logística y almacén de
establecimientos).

https://www.mef.gob.pe/contenidos/sisper/descargas/interfase_siaf.pdf

14
  Mayor nivel de control de inventarios.
 Disminución de costos por menor uso de formatos impresos.
 Disponer de información en línea.

Fig. Nº 04

Fuente: Pagina web de la Mef

1.3. INCONSISTENCIA DE DATOS3.

Una base de datos estos inconsistentes si dos datos que deberían ser
iguales no lo son. Por ejemplo un bien aparece en una tabla con una
cantidad y en la otra diferente información.
Solo se produce cuando hay redundancia de datos. La inconsistencia
consiste en que no todas las copias redundantes contienen la misma

3
https://www.mef.gob.pe

15
 información. Así si existe diferentes modos de obtener la misma
información, y esas formas pueden conducir a datos almacenados en
distintos sitios. El problema surge al modificar esa información, si solo
cambiamos esos valores en alguno de los lugares en que se guarden, las
consultas que hagan más tarde podrán dar como resultados respuestas
inconsistentes (es decir diferentes).

II. REVISIÓN LITERARIA.

Eduardo Guerrero Gutiérrez realizaron un artículo de investigación en el

2012 sobre “Inconsistencias en el kardex debido a la carencia de personal
dedicado a ese labor en mexico”

Edwin Walter Tovar Chumpitaz en el 2013 redacta un Informe final sobre

“asistencia técnica en la región cusco para el fortalecimiento y articulación de
los procesos de planificación, presupuesto, logística y prestación de servicios y
bienes, en el marco de desarrollo de la gestión por resultados en el sector
publico en donde hace mención sobre:.
 Situación del SIGA Modulo Logístico.

Nunja, José (2010). Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial.

Actualidad Gubernamental, Nº 17 Marzo 2010.

III. PRACTICAS PRE-PROFESIONALES.

3.1. INGRESO, SALIDA Y TRANSFERENCIA DE BIENES Y SUMINISTROS

DEL ALMACÉN MEDIANTE EL SIGA (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA).

16
Los procedimientos para ingresar bienes y suministros al Almacén son los
siguientes pasos:
Primero. Se ingresa al SIGA (sistema integrado de gestión administrativa)
Segundo. Ingresar al Módulo Logístico.
Tercero. Ingresar al Sub-Modulo Almacén.
Cuarto. Ingresar a Entradas de Almacén (donde se podrá registrar una
entrada al almacén, en la cabecera muestra los filtros de búsqueda: Tipo de
Presupuesto, Almacén, Año, Mes, Tipo de Entrada, Botón así como campo de
búsqueda).
Quinto. Una vez ingresada a Entradas de Almacén el usuario debe activar el
menú contextual haciendo un clic en el botón derecho del mouse y se tendrá
que seleccionar la opción insertar entrada de almacén.
Sexto. Seguidamente el sistema presentara una ventana entrada al almacén,
donde el usuario tendrá que llenar los datos generales de la entrada los cuales
son:

 Correlativo, es el número correlativo de entrada al almacén.

 Año, muestra el año de registro de la entrada.
 Estado, muestra el estado en que se encuentra
 Tipo de Ingreso, pueden ser por Ingreso por Compra o Nota de Entrada al
Almacén –NEA que tiene varios tipos pueden ser por Donación,
Transferencias Externas, Devolución, Otros
 Fecha de Ingreso, se registra la fecha de entrada.
 Tipo de documento, en función al tipo de ingreso seleccionado.
 Clase / Nª de documento o Nota de Entrada, Si el ingreso es por Compra
se registra el número de documento (O/C) si es por NEA se registra el
número de nota de entrada (GUIA/PECOSA o Informe)
 Presupuesto, muestra el tipo de presupuesto que debe de indicarse en el
Ingreso por Compra o NEA.
 Procedencia, en caso de Ingreso por Compra será el “Proveedor” y en
NEA TRANS. Será “Eterna” y para las demás NEAs será “Empleado”.

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  Almacén, se muestra el almacén indicado donde se encontrara.
 Recibido por, Se pondrá el nombre del responsable del almacén
respectivo.
 Destino de Uso, Si es para Consumo o Venta.
 Observación, permite registrar algunas observaciones o comentarios por
lo general se pondrá la misma Nota de Entrada.
 Nº O/C o Nº Documento, El sistema mostrara la relación de orden con su
respectivo observación en casi de Ingreso por Compra tendrá su O/C,
NEA Otros y Trans. Externa (PECOSAS) y en algunas NEAs (Guía)
 Nombre/ Razón Social, en caso de Ingreso por Compra se pondrá el
nombre del proveedor y en algunas NEAs se tendrá que buscar por la
barra de despliegue
 fecha y Orden, en caso de Ingreso por compra se remite la fecha de
emisión de la misma.

3.1.1. INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS AL ALMACÉN MEDIANTE

EL SIGA.

LOS BIENES E insumos que ingresan al almacén, mediante el SIGA

pueden ser por:

a. Ingresos por Pedidos de Compra (Órdenes de compra).

Una vez seguida los procedimientos para para ingresar bienes al Almacén
se tendrá que insertar los Ítems de los Bienes Y Suministros
Para hacer un ingreso por pedidos de la Municipalidad se realiza de la
siguiente manera:

 En el registro de datos en la ventana de entrada al almacén (sexto

paso) se tiene que registrar en el Tipo de documento Ingreso por
Compra y guardarlo

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  Una vez guardada aparecerá una ventana en donde se visualizara los
siguientes datos: Código Ítem, Descripción, Marca, Indicador del Bien
patrimonial, Cantidad de Compra, Unidad de Medida de Compra,
Cantidad Recibida, Cantidad de Uso, Unidad de medida de Uso, Precio
Unitario y Valor Total. Es en esta ventana donde se ingresan los
productos que deseamos ingresar especificando los datos ya
mencionados.
 Los ingresos por compra tiene como Nº de Documento O/C – Guía de
Internamiento.

b. Ingreso por NEA (Nota de Ingreso).

Una vez seguida los procedimientos para para ingresar bienes y

sumunistros al Almacén se tendrá que insertar los Ítems de bienes,
insumos accesorios.

En el caso de NEA, el usuario tendrá que registra manualmente los Ítems

que conforman la entrada a almacén, para lo cual se tiene que registrar los
datos en Entrada de almacén (sexto paso) especificando Tipo de
Documento ingreso por NEA (Devolución, Trans. Externa, Donación y
Otros) y se tendrá que guardar para que se pueda generar el ingreso.

 Una vez generada se dará un clic en el botón derecho para activar el

menú contextual donde se podrá ingresar los ítems deseados.
 Se mostrara la ventana Ítem de Entrada al Almacén en el cual el
usuario tendrá que registrar los siguientes datos.
o Act/ Proyecto, Seleccionar si es actividad o proyecto.
o Familia. mostrará la relación de las familias en el catalogo
institucional. Se podrá realizar la búsqueda por Ítem, Lote, Marca,
Clasificador, Stock, Precio, Descripción, Unidad de uso, nombre
común, etc

19
 o Item. Se podrá digitar 12 números con los cuales se puede
encontrar el producto.
o Activo Fijo, muestra “S” en caso de un activo fijo y “N” en caso de
que no sea.
o Marca, se podrá poner la marca en caso de que sea exigida.
o Cantidad de uso, se podrá ingresar la cantidad requerida.
o Precio Unitario, se podrá ingresar el precio unitario.
o Cuenta, seleccionar a la cuenta contable que pertenece el producto.

Ingreso por Nea devoluciones.

Los ingresos por Devoluciones son aquellos ingresos provenientes de las
distritos y centro poblados de Huanta que no pudieron consumir los
suministros, insumos o accesorios que les han sido asignadas por la
Municipalidad Provincial De Huanta, en dónde señalan las cantidades y
montos de los medicamentos consumidos y a devolver. Aun que
generalmente no sucede de manera permanente

Ingresos por Donaciones.

Los ingresos por donaciones son aquellas que tiene como procedencia a
instituciones ya sea gobierno nacional, regional o local, en algunos casos
por organizaciones no gubernamentales (ONGs) e instituciones privadas
como Cooperativas, Asociaciones, etc.
Las donaciones por lo general tienen como Nota de Ingreso un informe o
resolución en algunos casos Pecosa dónde se menciona las cantidades y
montos de los medicamentos, insumos o accesorios.

3.1.2. SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN MEDIANTE EL

SIGA.

20
 Los Bienes Y Suministros que salen del almacén mediante el SIGA se
destinan a las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad.
Para dar salida a un medicamento del Almacén mediante el SIGA se sigue
los siguientes pasos.

Primero. Se ingresa al SIGA (sistema integrado de gestión administrativa)

Segundo. Ingresar al Módulo Logístico.

Tercero. Ingresar al Sub-Modulo Pedidos.

a. REGISTRO DE PEDIDO.

Cuarto. Ingresar a Registro de Pedidos (donde se podrá registrar pedidos

de compra de B/S, en la cabecera muestra los filtros de búsqueda: Año,
centro de Costos, Sede, Responsable, Nº de Personas).
Quinto. Una vez ingresada a Registro de pedidos de Compra el usuario
visualizara los siguientes:
 Centro de Costo; donde seleccionara la dirección para la que está
realizando el pedido en el caso nuestro (Dirección De Bienes Servicios)
 Año, seleccionar el año en curso.
 Mes, seleccionar el mes en curso.
 Tipo; si es para consumo o venta.
Sexto. En la parte izquierda de la ventana de registro de pedidos de
Compra se tendrá que insertar un pedido.
Séptimo. Una vez insertada el pedido aparece una nueva ventana donde
se tendrá que llenar los siguientes datos:

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  Meta, en nuestro caso almacén será meta que consiste en brindar
adecuada dispersión de bienes y suministros a las diferentes Unidades
Orgánicas.
 Tarea, si es por gerencia permanente, atención oportuna a los
requerimientos
 Destino, donde se entregara los BIENES

Octavo. Una vez realizada el llenado de datos se procederá a guardar el

registro.

Noveno. En la parte derecha de registro de pedido creado se podrá insertar

los bienes y sumnistros deseados dónde aparecerá una ventana donde se
podrá observar los siguientes:

 Campo, señalar el modo de búsqueda si es por Ítem, Lote, Marca,

Clasificador, Stock, Precio, Descripción, Unidad de uso, nombre común,
etc.
 Dato, poner el código Ítem.
 Descripción, donde están establecidos todos los nombres existentes
en el Kardex del Almacén.
 Cantidad, poner la cantidad deseada.

Decimo. Poner V.B que se encuentra en la parte derecha de la ventana de

registro de pedidos de compra.

b. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO.

Onceavo. En el sub-Modulo pedido ingresar a autorización del pedido.

Dónde se podrá observar el centro de costes, descripción, sede,
responsable, otros.

Doceavo. Buscar la dirección donde se realizó el pedido en nuestro caso

dirección de medicamentos insumos y drogas.

22
 Treceavo. En la ventana de Autorización de pedido, se tendrá que buscar
el número de pedido que se dejó en VB, en la parte derecha se observara el
medicamento que se insertó dentro del pedido, se tendrá que llenar los
siguientes datos.

 Cantidad aprobada, se pondrá la cantidad deseada.

 Almacén, se especificara el almacén de donde saldrán los medicamentos
en nuestro caso sub almacén SISMED.

Catorceavo, grabar y autorizar el pedido.

c. ATENCIÓN DE PEDIDO.

Quinceavo. En el Modulo almacén ingresar a atención del pedidos. Dónde

aparecerá una ventana en donde se tendrá que llenar los siguientes datos:

 Año, Mes, Estado, Almacén ( especificar almacén)

 Fecha de Autorización, fecha de Conformidad y fecha de atención.
 Centro de costos

Dieciseisavo, una vez llenada los datos dar un check en atendido,

seguidamente aparecerá una ventana donde pedirá si se desea atender el
pedido al cual se aceptara para que automáticamente se genere la
PECOSA correspondiente.

Diecisieteavo. Una vez realizada las acciones anteriores se confirmara la

atención del pedido.

3.1.3. INFORMÉ MENSUAL DE INGRESOS Y SALIDA DE BIENES Y

SUMINISTROS DE ALMACÉN MEDIANTE EL SIGA.

a. INFORME DE INGRESOS.

23
 Para realizar el informe mensual de ingresos de medicamentos, insumos
y accesorios se tendrá que hacer un reporte de los ingresos por O/C y
NEAs , el reporte se realiza de la siguiente manera:

Primero. Se ingresa al SIGA (sistema integrado de gestión

administrativa)
Segundo. Ingresar al Módulo Logístico.
Tercero. Ingresar al Sub-Modulo Almacén.
Cuarto, dentro del sub-Modulo Almacén ingresar a entrada de almacén.
Quinto, se seleccionara año, mes, seguidamente ir a reporte (icono de
impresora)
Sexto, seleccionar el reporte especificando si es por O/C o NEAs. Y se
generara automáticamente el reporte deseado.
Una vez obtenida el reporte de los ingresos al Almacén se elabora el
informe correspondiente a un mes o trimestre (Evaluación trimestral de
consumo) para saber la cantidad de bienes, suministros y accesorios
ingresados.

3.1.4. TRANSFERENCIAS DE BIENES Y SUMINISTROS DEL ALMACÉN

DISTRITAL AL ALMACÉN CENTRAL DE HUANTA MEDIANTE EL
SIGA.

Las transferencias vendrías hacer movimientos de Ítems por traslado o

asignación temporales o permanentes de stock, de acuerdo a la
disponibilidad de la entidad a sí mismo permite transferir las cuentas
contables de los Ítems a la provincia de Huanta.

24
1. La Provincia De Huanta cuenta con 8 capitales en relación a la demanda
poblacional las cuales son: Ayahuanco, Huamanguilla, Huanta, Iguain,
Llochegua, Luricocha, Santillana, Sivia.

Para realizar la transferencia de los Ítems se realiza los siguientes pasos:

Primero. Se ingresa al SIGA (sistema integrado de gestión administrativa)

Segundo. Ingresar al Módulo Logístico.

Tercero. Ingresar al Sub-Modulo Transferencias en Almacén, al ingresar a

esta opción se mostrara los filtros: año, mes y tipo de transferencias.

 Tipo de transferencia, puede ser interna (transferir Ítems de un almacén

a otro) o contable ( transferir cuanta contable de Ítems a otras cuentas)

Cuarto, Se insertara la transferencia. Dónde se deberá registrar los

siguientes datos:

 Tipo de Origen, si es interna o contable.

 Uso Origen, si será para consumo o venta.
 Mes / Fecha /Año.
 Almacén de origen, en nuestro caso es Almacén Central - Pucacolpa
 Almacén de destino, cualquier de las almacenes de la provincia de
Huanta
 Observaciones, toda transferencia se hace mediante una GUIA
 Nº de Transferencia,
 Kardex, si el proceso ha sido consignado en kardex o no.

Quinto, una vez realizado el llenado e datos se tendrá que gravar la

información.

25
 Sexto, seleccionar parte almacén.

Séptimo, Una vez grabada la información se tendrá que insertar los Ítems
deseados a transferir donde el sistema presentara una ventana filtro para
búsqueda en la cual se seleccionara los Ítems que serán transferidos, para
ello se tendrá que seleccionar el filtro de campo donde presentara
búsqueda por Ítem, Lote, Marca, Clasificador, Stock, Precio, Descripción,
Unidad de uso, nombre común, etc.

Posteriormente se tendrá que buscar el campo de dato, una vez obtenida los
Ítems deseados se tendrá que insertar la cantidad deseada a transferir y
grabar.

Octavo, se tendrá que dar conformidad a la transferencia.

3.2 . MÉTODOS Y TÉCNICAS UTILIZADAS.

Para realizar un ingreso, salida o transferencia de bienes y suministros se tiene

que revisar las cantidades, entre otras especificaciones del almacén

 Para que un bien (Ítem) ingrese por Compra o NEA (Nota de Ingreso)
mediante el SIGA se debe verificar si cuenta con los respectivos
documentos adjuntos en este caso de Ingreso por Compra tendríamos que
fijarnos si el documento cuenta con su respectiva Orden de compra, en
caso de NEAs , los documentos adjuntos podrían ser Pecosas (para Nea
Otros, Trans. Externa), Guías, Resoluciones o Informes.
 Para poder generar las Pecosas se tiene que verificar si existe
disponibilidad de la cantidad solicitada en el Kardex del Almacén.
 Cada vez que se realice el informe de consumo sea mensual o trimestral se
tiene que verificar si el Ítem existe en el Kardex del Almacén.

26
  Se realiza este procedimiento para verificar si los productos que fueron
consumidos son o no ajenos al kardex que se tiene.
 Para poder extornar (deshacer) el ingreso o egreso en el SIGA se tiene
actualizar el sistema (F5), posteriormente se digitara un código: Ejemplo en
caso de Trans. Externa. El código seria TREX, posteriormente se tiene que
deshacer la conformidad dada en un inicio para poder eliminar la
transferencia.

IV. PRESENTACIÓN, E INTERPRETACIÓN DE LOS HECHOS.

4.1. LOS HECHOS.

Mantener en stock a las diferentes Unidades Orgánicas por parte de la

Municipalidad Distrital de Pucacolpa - Huanta conlleva a una buena
coordinación entre las dependencias encargadas de la distribución,
almacenaje, programación, etc. Para la cual la Municipalidad Distrital cuenta
con un Almacén Central la cual presenta un Sistema Integrado de gestión
administrativa (SIGA) que trabaja de la mano con el Seace y el Siaf, todas
las transferencias que se hacen a las Unidades Orgánicas mediante un guía
donde se especifica un código, nombre, marca, cantidad, precio, etc. de
cada Ítem que son entregados.
A su vez las Unidades Orgánicas cada mes realizan un informe del
consolidado de consumo de los bienes y suministros y accesorios
consumidos en su dependencia a la Municipalidad Distrital de Pucacolpa
para que la Oficina de Abastecimiento y servicios Auxiliares realice sus
Pecosas correspondientes mediante el Siga, Otro de hechos a observarse
fueron que el personal del almacén especializado entrega una Acta de
verificación Cuali-Cuantitativa al personal que maneja el ingreso y salida de
productos farmacéuticos mediante el Siga.

27
 Dicha acta de verificación contiene algunas especificaciones técnicas, pero
para su manejo interno el personal del almacén maneja dos Actas de
verificación en donde en una de ellas consideran todas las especificaciones
técnicas de los bienes ,suministros y en la otra solo consideran algunas
especificaciones, otro aspecto a señalar es que se realiza ingreso al
almacén de las NEA Devoluciones, más los productos de bienes y
sumininstros siguen en los almacenes donde han sido transferidos por la
Municipalidad Distrital de Huanta. Todos estos aspectos mencionados
generan inconsistencia al momento de llenar los datos.

4.2. ANÁLISIS DE LOS HECHOS.

Lo anterior expuesto, muestra de cómo la Municipalidad Distrital de

Pucacolpa viene trabajando con los sistemas donde al momento de realizar
una verificación del kardex, pecosas y el Siga muestra deficiencias debido
a:
Primero: En el almacén se manejan actas de verificación cuali-cuantitativa
de forma particular, esto crea inconvenientes a la Oficina de Actas. Y Ss.
Auxiliares con la Oficina de Control Interno, debido a que todo Ítem tiene
que tener especificaciones técnicas detalladas que muchas veces solo
maneja dicho almacén especializado.
Segundo: La base de datos de los productos bienes y suministros se
encuentra desactualizado, que trae consigo la pérdida de tiempo en la
búsqueda de Ítems que se encuentran inactivos y especificaciones técnicas.
Tercero: las transferencias la realizan mediante Guías, más no con las
Pecosas como debe corresponder
Quinto: Las NEA devoluciones traen consigo un Kardex incrementado del
Sub-almacén especializado más los productos farmacéuticos siguen en los
Sub-almacenes de las redes

28
 4.3. INTERPRETACIÓN DE LOS HECHOS.

Entre las ventajas que tiene las pecosas el kardex y Siga tenemos:

 La generación de pecosas con consumos reales; más en la práctica

se muestra que no se generan Pecosas de los consumos de aquellos
bienes y suministros ajenos al kardex del almacén
 Disponer de la información en línea, teniendo así información
actualizada de la base de datos, pero al momento de realizar las
prácticas se perdió tiempo en la búsqueda de algunos Ítems que se
encontraban inactivos y especificaciones técnicas que no se nos
propició en su debida oportunidad.
 Disminuir la duplicidad de trabajo, en el centro de prácticas se tenía
que ingresar los datos de forma manual en caso de NEAs (Otros y
Trans. Externas)

Con todo lo señalado se puede mencionar que las ventajas que presenta
no se están cumpliendo en la realidad debido a las falencias ya
mencionadas.

V. RESUMEN Y CONCLUSIONES.

5.1. PRINCIPALES HALLAZGOS.

 Existencia de actas de verificación cuali-cuantitativas en el almacén,

creando así desconfianza entre el almacén y la Oficina de
Abastecimientos y servicios auxiliares. .
 Consumo bienes y suministros ajenos al Kardex del almacén
especializado, trayendo consigo que el Kardex no registre el ingreso de
dichos productos consumidos.

29
  Las transferencias de bienes y suministros que realiza la Municipalidad
Distrital de Pucacolpa - Huanta lo realiza mediante Guías de Remisión
(Guías), cabe mencionar que las guías de remisión son empleadas para
el transporte de los productos..
 Existencia catálogos del Siaf y Siga con variación en los Ítems (Cód. Siaf-
Cód. Siga).
 Poco ingreso de personal nuevo propicia un ambiente de estabilidad.
 Mínimos índices de rotación de personal
 Conflictos laborales y/o personales, como también burlas, rumores y
acusaciones infundadas

5.2. SUGERENCIAS.

 La municipalidad Distrital de Pucacolpa-Huanta debería de transferir los

bienes y suministros mediante Pecosas y no mediante Guías, esto
propiciara mayor control de los bienes suministros y accesorios que
están saliendo del almacén especializado, parte contable sin variaciones,
a su vez el consolidado de consumo de las redes se realizaría de forma
directa hacia la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares evitando
así la pérdida de tiempo en la búsqueda de Ítems inexistentes o inactivos
en el Kardex del -almacén especializado generando así obtener un
kardex actualizado.
 El catalogó de Ítems de los sistemas de Siga deberían ser semejantes en
casi todas las especificaciones, empezando del código de Ítem,
descripción del nombre de los bienes y suministros , las marcas
existentes, los precios entre otros; al tener un catálogos similares los
usuarios no tendrán problemas de inconsistencia de datos porque al
momento de ingresar los datos de un sistema a otro lo podrá realizar sin
inconvenientes puesto que la información que se ingresara tendrá
similitud casi en todas sus formas.

30
 5.3. DIAGNÓSTICOS.

 Si se sigue transfiriendo los bienes y suministros mediante Guías no se

tendrá un control adecuado de los bienes suministros y accesorios que
salieron a su vez las redes seguirán devolviendo lo realizaran mediante
NEA devoluciones y el consumo mensual o trimestral

 Si no actualizan el catalogó de Ítems de ambos sistemas donde haya una

semejanza casi en su totalidad se seguirá cometiendo los errores ya

 mencionados anteriormente, al mantener un catálogo actualizado evitaría

encontrar ítems inactivos, ítems similares, ítems sin marca entre otros.

VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

 DECRETO SUPREMO Nº 039-98-PCM que reglamentaba la Ley Nº 26850

Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

 Ley de Contrataciones del Estado D.L. N° 1017.

 Res. Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA aprobó el Manual de Administración

de Almacenes para el Sector Público Nacional.

 El Sistema Nacional de Abastecimiento Decreto Legislativo N° 22056 de

fecha 29 de diciembre de 1977.

 Resolución de Contraloría Nº 320-2006 Aprueba Normas de Control

Interno.

 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014. Ley Nº
30114.

 Ley N° 29151 Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales

 D.S. N° 007-2008-Vivienda Reglamento de la ley general del sistema

nacional de bienes estatales

http://www.monografias.com/trabajos100/sistema-nacional-
abastecimiento/sistema-nacional-abastecimiento.shtml#ixzz51jLq4Xre

31
  https://www.mef.gob.pe/es/siga/manuales
MEF (Ministerio de Economía y Finanzas)./Manuales SIGA Modulo
Logístico.

VIII. ANEXOS.

32
33