Repblica Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez !onvenio" #S$%#N !

&tedra" 'ocumentacin de Sistemas

TCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

Facilitador: /ino Simoes

Participantes: 0esi1a /en !232 )425662,74 +ara /pez !232 *2*682**6 9isiu 'az !232 )426782-.. %ania :lvarez !232 )626742)85 !arolina +onterola !232 *247*2*.5 #rnaldo :lvarez !232 )-2-*72*6, !aracas( )* de +arzo de ,--.

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

INTRODUCCIN

En el mundo globalizado de =o> es necesario ?ue las empresas( instituciones pblicas( entre otros( cuenten con un sistema documental de sus procedimientos( servicios > @uncionesA >a ?ue la documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad > plani@icacin( pues en ella se plasman no slo las @ormas de operar de la organizacin sino toda la in@ormacin ?ue permite el desarrollo de todos los procesos( la toma de decisiones > permitir las auditoras2 Existen diversas tBcnicas( elementos > metodologas con los cuales se puede elaborar la documentacin ?ue nos permita atacar las necesidades ?ue tenga cual?uier tipo de organizacin o clienteA de manera tal ?ue la documentacin a implementar cumpla con los re?uisitos( permita el desarrollo > la permanencia en el mercado2 !on la documentacin se puede mantener > actualizar los sistemas de in@ormacin de una empresa @recuentemente( con el @in de brindar e@ectividad en el diseCo de las estrategiasA un buen sistema de documentacin debe desarrollarse utilizando un mBtodo nico( estandarizado ?ue proporcione una comunicacin clara > r&pida( >a ?ue pueden reducir costos en el almacenamiento( personal( ad?uisicin de tecnologas > otros2 # continuacin seCalaremos los aspectos ?ue tienen ?ue ver con las tBcnicas > elementos de la documentacin de sistema( tales como" @unciones de la documentacin( tBcnicas para =allar datos( entre otros adiestramiento de

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

TCNICAS DOCUMENTALES Existe una con@usin de tBrmino > situacin ?ue impide la de@inicin unvoca de la in@ormacin documental2 /os pro@esionales ?ue realizan @unciones o actividades diversas en @ondos documentales reciben nombres distintos como" documentalistas( bibliotecarios( analistas( cient@icos de la in@ormacin( arc=ivistas( in@orm&ticos documentales( etc2 %ambiBn los diversos centros documentales se denominan indistintamente segn sus obDetivos propuestos" centros de documentacin( bibliotecas( bancos de datos( servicios de documentacin( unidades documentales( sistemas documentales( arc=ivos( etc2 Eero estos apelativos( @ruto de necesidades siempre en evolucin( no corresponden( aun?ue pueda perecerse( a actividades diversi@icadas2 Eor el contrario( todas ?uedan englobadas en una ciencia comn" /a !iencia de la in@ormacin2 # continuacin se mencionan algunos conceptos sobre !iencia de la 3n@ormacin" aF !iencia interdisciplinaria ?ue investiga el comportamiento de la in@ormacin( las @uerzas ?ue gobiernan el uso > el @luDo de la misma > las tBcnicas( tanto manuales como mec&nicas( para procesar la in@ormacin para sus ptimos almacenamientos( recuperacin > diseminacin2 GB$RH$( ).*7F bF El campo como particularmente interesado en mensaDes registrados o almacenados( su creacin o marcas distintivas o documentos( su propagacin > uso2 G%#0/$R( ).**F cF El estudio de los procesos productivos de in@ormacin en cual?uier sistema de in@ormacin en ?ue pueden ocurrir2 G9#0ES > BE!HER( ).5-F

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

Eara simpli@icar ambigIedades( se limita el concepto de !iencia de la 3n@ormacin ?ue abarca el conDunto de %Bcnicas 'ocumentales( al tBrmino generalizado de 'ocumentacin2 !"# es la Doc"$entaci%n& En tBrminos generales( la documentacin es el acto de reunir documentos sobre un tema dado > el tratamiento de Bstos en vistas a su di@usin2 Ca$po de la doc"$entaci%n de siste$as: Son a?uellos ?ue espor&dica o peridicamente tienen necesidad de documentarse con motivo de estudio( trabaDo( investigacin( docencia( @ormacin permanente( decisin( etc2 Caracter'sticas de la doc"$entaci%n de siste$as: Pertinencia: los documentos ?ue se proporcionan deben responder a las necesidades espec@icas de los utilizadores2 E()a"sti*idad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos ?ue respondan a sus necesidades2 Rapide+: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente despuBs de su publicacin2 Econo$'a: el coste de la 'ocumentacin debe ser mnimo2

NOCIN DE DOCUMENTO 'ocumento proviene del latn documentum( de doceo( es( ere( enseCar2 J Escrito con?ue se prueba( acredita o =ace constar alguna cosa2 'esde un an&lisis administrativo se =ace necesario delimitar la de@inicin o nocin de documento >( a su vez( re@erirse a su naturaleza2

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

El documento es de@inido como el escrito susceptible de poder contribuir como prueba a los =ec=os en un proceso determinado2 En el sentido extenso del vocablo( es un acto =umano perceptible ?ue puede servir de prueba para determinados =ec=os de un proceso2 %odo conocimiento @iDado materialmente sobre un soporte( > susceptible de ser utilizado para consulta( estudio o trabaDo2 Un utensilio irreemplazable para transmitir los conocimientos( las ideas > dar cuenta de los =ec=os2 F"nciones de "n doc"$ento: Eermite la comunicacin =umana2 Es un medio mu> valioso de @ormacin > enseCanza2 Euede materializar todos los conocimientos =umanos @ormando( de este modo( una memoria colectiva2 Un doc"$ento *,lido de-e ser: Ori.inal: Es decir( de primera mano2 Kruto de un estudio o investigacin2 Fia-le: 'igno de crBdito2 3denti@icacin de autores > @uentes2 Utili+a-le: !on posibilidad de di@usin2 'e @&cil acceso a los utilizadores2 Doc"$entos con/idenciales: de utilidad limitada2

FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIN /a documentacin( como concepto generalizado( representa el conDunto de documentos recogidos para @ines determinados2 /a documentacin( como concepto espec@ico( para di@erenciarla de la anterior( consiste en el empleo de %Bcnicas 'ocumentales( es decir( de tratamiento

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

permanente > sistem&tico de documentos o datos para la in@ormacin especializada ?ue re?uieren los utilizadores2 La selecci%n: 'e documentos a partir de conocimientos lo m&s completos posible de cuanto existe( se est& =aciendo o va a producirse2 Recoge( principalmente( documentos de tipo visual( auditivo o audiovisual2 La identi/icaci%n: 'e los documentos consiste en la aplicacin de reglas de escritura > presentacin gr&@icas( simples( normalizadas > unvocas con el @in de asegurar una meDor comunicacin2 El an,lisis doc"$ental: Es un conDunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de @orma distinta al original( con el @in de @acilitar la consulta o la bs?ueda en una etapa posterior2 El al$acena$iento 01stoc2a.e13: Es la acumulacin de documentos originales o reproducidos( introducidos en la memoria documental de modo ?ue permitan las operaciones de recuperacin > bs?ueda @undamentales para localizacin del contenido in@ormativo2 La di/"si%n: 'e los documentos o de la in@ormacin recogida > tratada > analizada2 %iene en cuenta el eDercicio de las tBcnicas de comunicacin entre personas presentes o ausentes en tiempo > espacio2 !"# si.ni/ica doc"$entar& El acto de proporcionar o recibir( en @uncin de una necesidad de@inida > espec@ica @ormulada por un utilizador Gindividuo o grupoF( los elementos de in@ormacin documental correspondientes a su demanda2

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

!"i#n necesita doc"$entarse& #?uel o a?uellos espor&dicamente interesados en un problema > ?ue precisan in@ormacin > documentos para solucionarlo2 #?uel o a?uellos ?ue tienen una necesidad constante de in@ormacin para evolucionar( revolucionar > seguir de cerca el progreso de las ciencias( de las tBcnicas > de las =umanidades2 Nat"rale+a de la in/or$aci%n doc"$ental Est& @uertemente unido al aspecto con ?ue se presentan las in@ormaciones capaces de satis@acer las necesidades b&sicas( espec@icas o generales( para la realizacin de un trabaDo determinado2 #dem&s( la in@ormacin documental vara( no nicamente por el tema ?ue trata( sino tambiBn por su @orma de presentacin > el obDeto del trabaDo2 #s( nos encontramos con ?ue las in@ormaciones pueden tratar desde datos precisos GnumBricos o noF a un conDunto de =ec=os( procedimientos( mBtodos( comparados > estudiados en un contexto determinado2

TCNICAS PARA 4ALLAR DATOS /os analistas utilizan una variedad de mBtodos a @in de recopilar los datos sobre una situacin existente( como entrevistas( cuestionarios( inspeccin de registros Grevisin en el sitioF > observacin2 !ada uno tiene ventaDas > desventaDas2 Leneralmente( se utilizan dos o tres para complementar el trabaDo de cada una >

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

a>udar a asegurar una investigacin completa( en este para la realizacin de manuales de procesos > procedimientos de sistemas en una organizacin2

Entre*ista Una Entrevista para la recopilacin de in@ormacin es una conversacin dirigida con un propsito espec@ico( ?ue se basa en un @ormato de preguntas > respuestas2 En la entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del entrevistado acerca del estado actual de los sistemas( sus metas personales( de la organizacin > de los procedimientos in@ormales2 Sobre todo esto( se busca la opinin de la persona entrevistada2 /as opiniones pueden ser an m&s importantes > reveladoras ?ue los mismos =ec=os2 'entro de una organizacin( la entrevista es la tBcnica m&s signi@icativa > productiva de ?ue dispone el analista para recabar datos2 En otras palabras( la entrevista es un intercambio de in@ormacin ?ue se e@ecta cara a cara2 Es un canal de comunicacin entre el analista > la organizacinA sirve para obtener in@ormacin acerca de las necesidades > la manera de satis@acerlas( as como conceDo > comprensin por parte del usuario para toda idea o mBtodo nuevo2 Eor otra parte( la entrevista o@rece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpata con el personal usuario( lo cual es @undamental en transcurso del estudio2 Sec"ela de la Entre*ista )2 ,2 82 Escribir los resultados G'ocumentacinF2 Entregar una copia al entrevistado( solicitando su con@ormacin( correcciones o adiciones2 GEro@esionalismoF2 #rc=ivar los resultados de la entrevista para re@erencia > an&lisis posteriores G'ocumentacinF2 Enc"esta )

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

9o> en da la palabra MencuestaM se usa m&s @recuentemente para describir un mBtodo de obtener in@ormacin de una muestra de individuos2 Esta MmuestraM es usualmente slo una @raccin de la poblacin baDo estudio2 El est&ndar de la industria para todas las organizaciones respetables ?ue =acen encuestas es ?ue los participantes individuales nunca puedan ser identi@icados al reportar los =allazgos2 %odos los resultados de la encuesta deben presentarse en resmenes completamente annimos( tal como tablas > gr&@icas estadsticas2 /as encuestas son una @uente importante de conocimiento cient@ico b&sico2 /as encuestas por correo( a travBs de entrevistas tele@nicas o en persona son las m&s comunes2 C"estionario /os cuestionarios constitu>en una tBcnica de recopilacin de in@ormacin ?ue permite a los analistas de sistemas recoger opiniones( posturas( conductas > caractersticas de las diversas personas claves de una organizacin( ?ue se encuentran involucradas en la operacin de un sistema actual o en la implantacin de uno nuevo2 /os cuestionarios proporcionan una alternativa mu> til para la entrevistaA sin embargo( existen ciertas caractersticas ?ue pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra2 #l igual ?ue la entrevista( deben diseCarse cuidadosamente para una m&xima e@ectividad2 O-ser*aci%n $tra tBcnica til para el analista en su progreso de investigacin( consiste en observar a las personas cuando e@ectan su trabaDo2 !omo tBcnica de investigacin( la observacin tiene amplia aceptacin cient@ica2 /os socilogos( siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente Bsta tBcnica con el @in de estudiar a las personas en sus actividades de grupo > como miembros de la organizacin2 El propsito de la organizacin es mltiple" permite al analista determinar ?ue se est& =aciendo( como

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

se est& =aciendo( ?uien lo =ace( cuando se lleva a cabo( cuanto tiempo toma( dnde se =ace > por ?ue se =ace2 NVer es creerO $bservar las operaciones la proporciona el analista =ec=os ?ue no podra obtener de otra @orma2 E(periencia: Gdel /at2 experiri P comprobarF Es una @orma de conocimiento o =abilidad derivados de la observacin( de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas ?ue suceden en la vida2 /a =istoria de esta palabra se alinea con el concepto de experimento2 %anto el ser =umano como tambiBn muc=os animales pueden obtener esta @orma de conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas2 El concepto de experiencia generalmente se re@iere al conocimiento procedimental Gcmo =acer algoF( en lugar del conocimiento @actual G?uB son las cosasF2 /os @ilso@os tratan el conocimiento basado en la experiencia como Mconocimiento empricoM o Mun conocimiento a posterioriM2 'esde el punto de vista de la =ermenButica @ilos@ica GLadamerF( solamente son posibles las experiencias si se tienen expectativas( por eso una persona de experiencia no es la ?ue =a acumulado m&s vivencias GErlebnisF( sino la ?ue est& capacitada para permitrselas2 /a experiencia contribu>e sensiblemente a la sabidura2 #un?ue se puede obtener cierto grado de sabidura al su@rir castigo u observar a otros recibirlo( una meDor manera de ad?uirir sabidura( > ?ue adem&s a=orra tiempo( es bene@iciarse > aprender de la experiencia de los ?ue >a son sabios( pre@iriendo su compaCa a la de los inexpertos 2 Una persona con considerable conocimiento en un &rea determinada puede ganar reputacin como un experto2 )

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

DESARROLLO 5 DOCUMENTACIN DEL SOFT6ARE 'entro de las tBcnicas estructuradas para el diseCo > documentacin del so@tQare se tienen" el mBtodo 93E$( los diagramas de @luDo( los diagramas NassiRSc=neiderman( los diagramas SarnierR$rr > el pseudocdigo2 #?u es donde( el analista de sistemas transmite al programador los re?uerimientos de programacin2 'urante esta @ase( el analista tambiBn colabora con los usuarios para desarrollar la documentacin indispensable del so@tQare( inclu>endo los manuales de procedimientos2 /a documentacin le dir& al usuario cmo operar Bl so@tQare( > as tambiBn( ?uB =acer en caso de presentarse algn problema2 El $#todo 4IPO: consta de un sistema de programacin ?ue

contiene subsistemas( disminu>e la di@icultad obtenida en el diseCo de arriba =acia abaDo >a ?ue los componentes se pueden maneDar por separado2 Dia.ra$a de /l"7o: gua visual( no estructurada( al diseCo > documentacin de programas2 +uestran el @luDo del programa pero no su estructura > son extensos( es decir( ocupan muc=o espacio debido a sus mltiples rami@icaciones2 Dia.ra$a N8S" tambiBn conocido como diagrama de !=apin es una tBcnica de especi@icacin de algoritmos ?ue combina la descripcin textual( propia del pseudocdigo( con la representacin gr&@ica del diagrama de @luDo2 El diagrama NRS cuenta con un conDunto limitado de smbolos para representar los pasos del algoritmo( por ello se apo>a en expresiones del lenguaDe naturalA sin embargo( dado ?ue el lenguaDe natural es mu> extenso > se presta para la ambigIedad( solo se utiliza un conDunto de palabras( a las ?ue se denomina palabras reservadas2

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

Dia.ra$a 6arnier Orr: Es una tBcnica ?ue utiliza una representacin semeDante a la de cuadros sinpticos para mostrar el @uncionamiento > organizacin de los elementos ?ue con@orman el algoritmo2 /os diagramas Sarnier $rr son tiles por?ue son compatibles con las tBcnicas de programacin estructuradaA > adem&s( son @&ciles de desarrollar2 /os diagramas Sarnier $rr son @&ciles de leer > modi@icar > no tienen ?ue completarse antes de ser tiles2 Se van desarrollando =acia otras salidas del sistema2 B&sicamente( utiliza una notacin de llaves para organizar los mdulos > se auxilia en la siguiente simbologa para indicar operaciones de control2

Pse"do8c%di.o: puede ser usado como un paso para desarrollar el cdigo de programa( por lo ?ue no es un tipo particular de cdigo2 Es comn en la industria pero su @alta de est&ndar impide la aceptacin de todos2

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

!$N!/US3TN

El trabaDo realizado provee una clara > precisa idea de lo importante ?ue es el uso de la documentacin >a ?ue esta in@orma de manera detallada la operacin de un sistemaA adem&s a travBs de la documentacin se puede conocer las polticas > normas con las cuales se rige una empresa( puesto de trabaDo o @unciones de dispositivo tecnolgico2 !on la documentacin de sistemas podemos construir > modi@icar nuestros sistemas para poder meDorar las debilidades > o@recer a los clientes calidad en cuanto a servicios( productos > tecnologa2

Sistema de 'ocumentacin

%;!N3!#S 0 E/E+EN%$S 'E '$!U+EN%#!3<N 'E S3S%E+#S

REKEREN!3#S B3B/3$LR:K3!#S