TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de
apertura y cierre de la auditoría.

 convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la

“reunión de apertura”.

CODIGO EF-
MEMORANDO REUNION DE VERSION 004
APERTURA DE AUDITORIA FECHA 14- OCT-
INTERNA 2011
Bogotá D.C 15 JULIO 2019
LUGAR: sala de juntas, Instalaciones EF EMPAFLEXCO
Hora: 8:00 a.m.

Cordial saludo, el siguiente memorando va dirigido a la alta dirección, Contador, Jefe de

SGSST- coordinador Operativo, coordinador de calidad, jefe de compras y jefe de ventas,
informando que la auditoría interna dará inicio el día 25 de julio del 2019, con la reunión de
apertura, en la cual se desarrollaran las siguientes actividades:
 presentación del equipo auditor.
 Presentación de los objetivos y el alcance.
 Presentación del plan de auditoria.
 Metodología y procedimientos a aplicar en el desarrollo de la auditoria.
 Recursos técnicos.
 Logística necesaria para el desarrollo de la auditoria.

Cordialmente.

Diana Marcela Peña Gómez- coordinadora SGC

 Código EF-FOR-CA-01
CARACTERIZACIÓN PROCESO
Versión 0.3
RECURSOS HUMANOS
Página 1a1

OBJETIVO DEL
Garantizar el bienestar del personal y fortalecer las competencias laborales
PROCESO
Desde la selección, contratación y permanencia del personal que labora en la
ALCANCE
empresa
LIDER DEL
Director de Recursos Humanos
PROCESO
FECHA DE
27 Julio 2019
AUDITORIA

ENTRADA PHVA PROVEEDOR ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Perfil del cargo y

Necesidad de Gestión Crear perfil Proveedor
P publicación de la
recurso humano Gerencial del cargo externo
oferta

Gestión
Proveedor Seleccionar el Contratación del Gerencial
Aspirantes al cargo P
externo personal personal Mejora
Continua
Gestion Gestion
Comercial Comercial
Recursos Recursos
Humanos Humanos
Gestion Realizar la Evaluación Gestion
Personal Vinculado H Productiva inducción al y/retroalimentación Productiva
Control de personal de la inducción Control de
calidad calidad
Mantenimiento Mantenimiento
Almacen y Almacen y
Despachos Despachos
Gestion
Comercial
Recursos
Resultados de la Gestion
Humanos
Desempeño del Evaluar evaluación Gerencial
H Gestion
personal competencias Necesidades de Mejora
Productiva
capacitacion Continua
Control de
calidad
Mantenimiento
 Almacen y
Despachos

Gestion
Comercial
Recursos
Humanos
Gestion Capacitar y
Necesidades de Personal Mejora
H Productiva formar al
capacitación competente Continua
Control de personal
calidad
Mantenimiento
Almacén y
Despachos
Gestión
Comercial
Recursos
Humanos
Cumplir con
Riesgos presentes Gestión Disminuir los
el Programa Mejora
en las diferentes V Productiva riesgos de
de Salud Continua
áreas de trabajo Control de accidentabilidad
Ocupacional
calidad
Mantenimiento
Almacén y
Despachos

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

OK
7.1.2 Norma ISO 9001:2015

Norma ISO 9001:2015 OK

7.1.2 y
CO--P - Procedimiento recursos
RH -01 humanos
LIDER DE MANTENIMIENTO
7.2 Norma ISO 9001:2015 Educación: ok
Formación: ok
Experiencia: ok
Competencias: no se evidencia evaluación de
competencias

SERVICIOS GENERALES
Educación: nota: se debe actualizar el perfil de cargo
Formación: no se evidencia información según perfil
Experiencia: ok
Competencias: se evidencia la evaluación de
competencias, pero no la evaluación
AUXILIAR CONTABLE
Nota: Actualización del perfil
Educación: ok
Formación: ajustar el soporte que se menciona en el
perfil ok
Experiencia: ok
Competencias: no se evidencia la evaluación de
competencias del año 2018

MOMTAJISTA
Educación: ok
Formación: ok
Experiencia: ok
Competencias: no se evidencia la evaluación de
competencias del año 2018

ALMACENISTA
Nota: se evidencia el perfil desactualizado
Educación: no se evidencio la formación descrita en el
perfil
Formación: se convalida
Experiencia: ok
Competencias: se tiene, pero no se ajusta al perfil.

7.2 Norma ISO 9001:2015 Obs: no se cuenta con el cronograma actualizado, se

evidencia registros, pero no están en el cronograma.

7.1.4 Norma ISO 9001:2015 Ncm: no se evidencia, estudios ambientales, entorno

laboral se realizó unas encuestas, pero no se cuenta con
análisis de las mismas, no se evidencia, precauciones de
ruido iluminación estrés y emociones.

7.1.5.2 ISO 9001:2015 Ncm: no se evidencia indicadores de evaluación de

competencias.
 ISO 9001:2015 OK
4.1 Contexto de la
organización
6. ISO 9001:2015 OK
planificación
7.2 ISO 9001:2015 NCm: no se evidencia registro de las evaluaciones de
Competencias competencias.

b- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

la comunicación en español

c- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

La metodología implantada para ejecutar la auditoría interna, fue por medio de

evidencias físicas, entrevistas, evidencias magnéticas.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 27 Jul-2019 Auditor (es):Diana Peña
Proceso Auditado: Recursos Auditado (s):
Humanos
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
Se revisaron
los perfiles de
cargo, Norma ISO Cumple según la
1 x
capacitaciones 9001:2015 norma
y las hojas de
veda
Se verificaron Norma ISO
3 perfiles de 9001: 7.1.2 y
RH-P-01 Cumple según la
2 cargo, el de x
Procedimiento norma
coordinador de recursos
calidad, humanos
 compras y
montaje.
LIDER DE
MANTENIMIENTO
Competencias: no se
evidencia evaluación
de competencias
SERVICIOS
GENERALES
Educación: nota: se
debe actualizar el
perfil de cargo
Formación: no se
evidencia
información según
perfil
Competencias: se
evidencia la
evaluación de
competencias, pero
no la evaluación
Perfiles
evaluados: AUXILIAR
CONTABLE
Líder de Nota: Actualización
mantenimiento, del perfil
3 Norma ISO Formación: ajustar el
Servicios x
9001:2015 7.2 soporte que se
generales, menciona en el perfil
auxiliar Competencias: no se
contable, evidencia la
montajista y evaluación de
almacenista. competencias del
año 2018

MOMTAJISTA
Competencias: no se
evidencia la
evaluación de
competencias del
año 2018

ALMACENISTA
Nota: se evidencia el
perfil desactualizado
Educación: no se
evidencio la
formación descrita
en el perfil
Formación: se
convalida
 Competencias: se
tiene, pero no se
ajusta al perfil.

4
Se verifico el Obs: no se cuenta
cronograma de Norma ISO con el cronograma
9001:2015 7.2 actualizado, se
capacitaciones evidencia registros,
y las pero no están en el
capacitaciones cronograma.
realizadas al
personal.
5
Se verifico la Norma ISO NCm: no se
matriz 9001:2015 evidencia, estudios
7.1.4 ambientales, entorno
ambiental, laboral se realizó
estudios unas encuestas, pero X
previos del no se cuenta con
ambiente análisis de las
laboral. mismas, no se
evidencia,
precauciones de
ruido iluminación
estrés y emociones.

6
Se verificaron 7.1.5.2 ISO NCm: no se
los indicadores 9001:2015 evidencia X
de evaluación 7.1.5.2 indicadores de
del proceso. evaluación de
competencias.

7
Se preguntó al
personal ISO 9001:2015 Cumple según la
auditado que 4.1 Contexto norma
era la matriz de de la
riesgos y como organización X
estaba
compuesta.
8
Se preguntó la ISO 9001:2015 Cumple según la
misión, visión 6. planificación norma
y política de X
calidad.
9
 Cronograma de ISO 9001:2015 NCm: no se
evaluación de 7.2 evidencia registro de
competencias Competencias las evaluaciones de X
al personal competencias.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
 Se evidencia un compromiso de la gerencia por que el sistema de gestión de
calidad funcione y la implementación se realice de manera adecuada.
 Se debe mejorar la cultura del sistema de gestión de calidad,
 Fomentar un ambiente laboral agradable que facilite el proceso de gestión de
calidad en la compañía.
 Comprometer a los líderes en las oportunidades de mejoras y que los
departamentos tengan un acompañamiento permanente de ellos.
 Se debe mejorar en la organización de la documentación, ya que se maneja
muchos documentos físicos los cuales son administrados según sea el caso
por muchas áreas de la compañía debe realizarse un mayor control y
determinar los filtros adecuados.
 El compromiso con el sistema de gestión de calidad y la cultura de calidad
de la gerencia de la entidad y del personal entrevistado.
 El enfoque al cliente en la presentación del servicio identificado en los
procesos auditados.
 La ejecución de los procesos y el control de los registros que facilita la
trazabilidad de la información y el seguimiento y control de los procesos de
la prestación del servicio y de los indicadores que miden el desempeño de
los procesos entre otros.
 El compromiso del personal con el sistema de gestión integrado, así como la
competencia y experticia del mismo.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
 Es fundamental que al momento de incluir nuevas actividades a las labores
de los operadores de la compañía, estas sean actualizadas en los
respectivos procedimientos y manuales, ya que estos documentos son de
gran ayuda para el desempeño de los empleados estandarizando el
método de ejecución de sus tareas.

 Los registros se deben diligenciar correctamente y sin tachones, ni

enmendaduras, adicionalmente deben ser legibles y estar en condiciones
adecuadas sin rupturas por lo que se debe prestar más atención a este
tema y llevar un adecuado almacenamiento de los mismos.