Planes de emergencia y contingencia

Al finalizar la capacitación…

• Importancia de los planes de emergencia y

contingencia.
• Identificar los elementos claves para
elaborar y mantener los planes de
emergencia y contingencia.
4
Lunes día 19 de diciembre de 2011.

Un usuario enfadado sube un vídeo a YouTube en el que se ve

cómo un empleado de FedEx, la popular empresa de mensajería,
no sólo no llama a su puerta para entregarle un envío sino que
decide tirarlo sin ningún cuidado al jardín de la casa.

El paquete contenía una pantalla para ordenador, que con la caída

queda totalmente dañada.

Un día después, 20 de diciembre, el vídeo llega a Twitter. Muchos

usuarios, indignados con el caso, lo retwittean y se lo hacen llegar a
sus contactos. El boom llega cuando las imágenes aparecen en
agregadores de noticias muy populares, como Reddit a nivel
internacional o Meneame en España.

Las visualizaciones se disparan: más de 4 millones de personas lo

han visto.
Análisis de un caso UNO
Análisis de un caso UNO
Si es el Presidente de Fedex , ¿ Qué haría ?

FedEx reconoció el problema de inmediato.

No buscaron excusas, sino que lo primero que hicieron fue pedir perdón
a sus clientes y a los usuarios que se habían ofendido por el vídeo, para
después proceder a investigar el incidente.

FedEx publicó sus disculpas con cuatro tweets en su cuenta, el 20 de

diciembre, pocas horas después que la polémica había saltado a los
trending topics de Twitter.

El día 21 de diciembre, FedEx publicó un comunicado completo en su

blog y también un vídeo de YouTube, en el que uno de los directivos de
la compañía pedía perdón, afirmaba que habían hablado y solucionado el
problema con el cliente afectado y que, es más, habían aprovechado la
oportunidad para “aprender” y mostrar a todos sus repartidores las
polémicas imágenes para que éstos tomaran ejemplo de lo que no se debe
hacer.

Análisis de un caso UNO

 Lección Aprendida
Actividades
para que no
suceda
(prevención)

Riesgo
Si sucede, Si sucede,
actividades actividades
para para que la
minimizar operación no
impacto se detenga
(imagen) (continuidad)
 Requisitos del SGCS BASC. V4:2012
4.3.1. Generalidades
4.1. Generalidades 4.3.2. Objetivos del SGCS BASC
4.2. Política de Control y Seguridad 4.3.3. Gestión del Riesgo
4.3. Planeación 4.3.4. Requisitos Legales y de otra índole
4.3.5. Previsiones

4.4.1. Estructura, responsabilidad y autoridad

4.4 Implementación
4.4.2. Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia
4.4.3. Comunicación
4.4.4. Documentación del Sistema
4.4.5. Control de los Documentos
4.4.6. Control Operacional // Estándares de Seguridad
4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

4.5.1. Seguimiento y Medición

4.5 Verificar 4.5.2. Auditoría
4.5.3. Control de Registros

4.6.1. Mejoramiento Continuo

4.6. Mejoramiento Continuo 4.6.2. Acción Correctiva y Preventiva
4.6.3. Compromiso de la Dirección
 4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La Organización debe tener

procedimientos documentados para:
a)Identificar y responder oportunamente
ante amenazas y vulnerabilidades.
Procedimiento documentado… Cuando
aparece el término significa que un método
estándar lógico y ordenado sea establecido,
documentado, implementado y mantenido
en la organización.

Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012

Amenaza… Son aquellos factores externos a la organización
que advierten proximidad o propensión a un evento de pérdida
(materialización de un riesgo) sobre los cuales esta no tiene
control.

Vulnerabilidad… Son todos los factores internos a la

organización que facilitan la materialización de un evento de
pérdida (riesgos) sobre los cuales se deberán determinar
alternativas de control.

Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012

 4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La Organización debe tener procedimientos

documentados para:
b) Responder oportunamente ante situaciones
críticas, para mitigar el impacto y efecto que
estos eventos o situaciones puedan generar
sobre las operaciones o la imagen de la
Organización mediante procedimientos de
contingencia y emergencia.
 4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La Organización debe tener procedimientos

documentados para:
c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros
que prueben la eficacia de las medidas de
protección, así como las medidas previstas
para dar respuesta a eventos críticos.
Simulacro… Es la simulación de una situación de
emergencia donde se busca recrear, de una
manera ficticia, las dificultades que se
generarían en una situación real.

Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012

 4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La Organización debe tener procedimientos

documentados para:
d) Investigar todos aquellos elementos del sistema
que tuvieron relación, directa o indirecta, con la
falla presentada.

Nota: La respuesta a eventos críticos, debe estar

sujeta a la gestión de riesgos a través planes de
emergencia y contingencia.
Planes de emergencia… Minimizar en lo posible los daños
generados a la organización como a su cadena de
suministro.

Planes de contingencia… Recuperar el normal

funcionamiento de la organización como a su cadena de
suministro.

Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012

 Enfoque y dinámica

Control
Operacional
4.3.3. Gestión del riesgo
 Ambiente
Ambiente social y Político Tendencias
cultural

Ambiente financiero y Ambiente legal y

económico reglamentario

Ambiente tecnológico Ambiente natural

Factores
EXTERNOS
Responsabilidad en los
actores de la cadena de Relación con partes
suministros involucradas externas,
Ambiente competitivo percepciones y valores
 Estructura de la
organización
Capacidades, recursos
Funciones y
y conocimientos
responsabilidades

Normas adoptadas Planeación

estratégica

Factores INTERNOS
Relaciones
Sistemas y flujo de
contractuales
información
Proceso de toma de
decisiones
Punto de partida…. Conocer la cadena de suministros.. RESPONSABILIDAD
Proveedores
Insumos / Materiales
Materias primas
Servicios
Manufacturero
Exportador

Agencias de Aduanas Transporte Local Patio de Contenedores

Agencia de Carga
Operador Logístico

Autoridades
Escolta Operador Portuario
Monitoreo Agente Marítimo
Aseguradoras Naviera
Transporte Local Puerto de Salida

Autoridades
Agentes
Operadores
Naviera
Puerto de Llegada Buque / Motonave

Manufacturero
Transporte Local Importador / Cliente Exportador
 Característica de los Controles

 Suficientes (cantidad)
 Comprensibles (sencillos) Control Riesgo

 Económicos (costo / beneficio)

 Eficaces (objetivo)
 Eficientes (recursos)
 Efectivos (eficaz + eficiente)
 Oportunos (actuar)
 Inmerso en los procesos (hacen parte)
 Elementos a tener en cuenta dentro del plan

 Riesgo relacionado
 Base de datos de los colaboradores
 Directorio telefónico externo de apoyo
 Recursos financieros, técnicos y humanos (internos – externos)
 Señales de alerta
 Funciones y responsabilidades (internas - externas)
 Asegura la estabilidad de la organización
 Minimiza las potencias pérdidas económicas
 Reduce riesgos potenciales
 Reduce interrupciones las operaciones
 Facilita la recuperación ordenada
 Minimiza las primas de seguros
 Protege los activos de la organización
 Demuestra confiabilidad
Planes de contingencia y emergencia
Planes de contingencia y emergencia
Ejemplo
 Modelo de procedimiento

1. OBJETIVO:

Establecer un plan que permita identificar y responder ante los riesgos que se puedan
presentar en la empresa, ya sea por circunstancias internas, externas o ambientales. Con
el fin de prevenir o disminuir el impacto que estén asociados a éstos.

2. PROCEDIMIENTO GENERAL:

En caso de presentarse alguna de las siguientes situaciones, se debe tener en cuenta:

2.1. PLANES DE EMERGENCIAS

El plan de emergencias está descrito en el área de salud y seguridad industrial

2.2. PLANES DE CONTINGENCIA

En caso de presentarse alguna de las siguientes situaciones, se debe tener en cuenta:

FUGA O ROBO DE INFORMACION

 Verificar la pérdida del documento o de la información, con el responsable directo.

 Informar a la brevedad al jefe inmediato, Gerente General, Gerente Comercial y/o Responsable del Sistema de
Gestión.

 Realizar el denuncio respectivo, si aplica.

 Toma de acciones y medidas por parte de la Gerencia Genera y/o Gerencia Comercial.

ASOCIADOS DE NEGOCIO NO CONFIABLES

 Identificar la causa de la no confiabilidad.

 Informar a la Gerencia General, Gerencia Comercial y/o Responsable del Sistema de Gestión el por qué no se confía
en ese asociado de negocio.

 Seguir las indicaciones de la decisión tomada.

 En caso de necesidad avisar a la autoridad competente.

PROCEDIMIENTO PARA SIMULACROS

Para realizar un simulacro, ya sea organizado por la empresa u organizado por la seguridad del edificio, se debe tener
en cuenta las siguientes actividades:

Los simulacros pueden ser planeados con o sin información sobre el evento a realizar.

Se pueden simular situaciones de emergencias por riesgos de seguridad en salud ocupacional, física o por eventos
naturales o tecnológicos.

PLANEACION

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Evento a simular.

 Recursos a utilizar. Recursos disponibles.

 Información previa a las autoridades o entidades que tengan relación con el evento planeado, si es necesario.

 Generación del informe que contenga todos los detalles previstos en la planeación.

 El responsable del sistema de gestión, realiza la programación de simulacros, la cual debe ser aprobada por la
Gerencia General y/o Gerencia Comercial.
 Nombrar evaluadores quienes serán los encargados de tomar nota de los siguientes aspectos:

• Hora de activación del simulacro.

• Acciones desarrolladas por las personas.
• Errores cometidos por personas o grupos de respuesta
• La seriedad del simulacro.
• Conservación de la calma
• La activación de la alarma.
• El apoyo de los integrantes al simulacro.
• Cumplimiento de normas establecidas para la evacuación, si se requiere.

REALIZACION

Dependiendo si se informó o no sobre el evento, se procede a realizar de acuerdo a lo planeado las actividades
directamente en los procesos que tiene injerencia el simulacro.

RETROALIMENTACION

Una vez concluida la actividad se reúne a todo el personal y se retroalimenta de acuerdo a los aspectos positivos
y por mejorar haciendo énfasis en la necesidad de estar preparados permanentemente.
TEST PARA AFIANZAR
CONCEPTOS
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

1 - ¿ Qué es un evento crítico ?

a. Cuando reportan 20 no
b. Cuando llega la quincena y la
conformidades mayores en
empresa no ha consignado
Auditoría BASC

c. Cuando los taxistas bloquean d. Es un acontecimiento

la ciudad … y debo trabajar imprevisto
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

2 - ¿ Qué es amenaza ?

a. Son aquellos factores externos a la organización

que advierten proximidad o propensión a un b. Llegar tarde a la oficina y saber que tiene
evento de pérdida (materialización de un riesgo)
sobre los cuales esta no tiene control.
dos llamados de atención por la misma razón.

d. Son todos los factores internos a la organización

c. Cuando la exnovia se presenta en mitad de que facilitan la materialización de un evento de pérdida
la boda. (riesgos) sobre los cuales se deberán determinar
alternativas de control.
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

3 - ¿ Qué es Vulnerabilidad ?

b. Son todos los factores internos a la organización

a. Enviar un WHATAPP a mitad de la noche por
que facilitan la materialización de un evento de pérdida
error a mi JEFE, cuando el mensaje esta al novio
(riesgos) sobre los cuales se deberán determinar
(a).
alternativas de control.

c. Son aquellos factores externos a la organización

que advierten proximidad o propensión a un evento de
d. Pasarse de copas en la fiesta de final de año de
pérdida (materialización de un riesgo) sobre los cuales
la empresa.
esta no tiene control.
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

4 - El objetivo de un plan de emergencia es…

a. Minimizar en lo posible los daños b. Llamar al JEFE inmediatamente

generados a la organización como a (mitad de la noche) para excusarme
su cadena de suministro. por el WHATAPP.

d. Recuperar el normal
c. Tener cupo en la tarjeta de crédito
funcionamiento de la organización
y utilizarla cuando no tengo efectivo.
como a su cadena de suministro.
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

5 - El objetivo de un plan de contingencia es…

a. Aprender de memoria todos los b. Recuperar el normal

número telefónicos, en caso de funcionamiento de la organización
robo del celular. como a su cadena de suministro.

c. Minimizar en lo posible los daños d. Divulgar el chisme a todos los

generados a la organización como a compañeros de la oficina para que no se
su cadena de suministro. repita el mensaje errado en el WHATAPP
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

6 - ¿ En su empresa, quiénes deben conocer los

planes de contingencia y emergencia ?

a. El Gerente y los dueños de la b. El Representante ante la

empresa Dirección y el Jefe de Seguridad

d. Solamente las personas que

c. Todos
van a recibir la auditoría BASC
 TEST PARA AFIANZAR CONCEPTOS

7 - ¿ Qué es un simulacro para el SGCS BASC ?

b. Es un requisito que se debe

a. Es una situación que genera
cumplir … de lo contrario, no
estrés
conformidad MAYOR

c. Explicarle al jefe que el

d. Es una situación que busca
mensaje errado en el WHATAPP
recrear un evento crítico
era parte de un simulacro
“ … En la cantidad correcta, en el lugar correcto, en la condición correcta,
en el tiempo correcto, para el cliente correcto, al costo correcto, y el
producto correcto”