U.T.8 BPM Clase Del 20.06.2019 PDF

Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, Universidad de la República, Uruguay Unidad Académica Sistemas
Introducción a BPMS Simón Mario Tenzer

Mayo 2014
Introducción a BPMS
Solución informática para análisis, diseño, simulación,
documentación y ejecución de procesos de negocio.
Simón Mario Tenzer1 2

Mayo 2013
Mayo 2014
Unidad Académica Sistemas asociada al Departamento de Administración
Unidad Académica Administración y Gestión de las Organizaciones
Departamento de Administración
1
stenzer@ccee.edu.uy. Se agradecen comentarios y aportes.
2
Se agradecen los aportes de Nelson Pequeño, Natalia Botto, Claudia Sarubbo, Carlos Moirano,
Gisela Arbiza, María del Rosario López Moroy y José Luis Vera. Se agradecen los comentarios de
Silvina Nápoli.
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Contenido
0 Prólogo .............................................................................................................................................3
1 ¿Qué es BPMS? ................................................................................................................................5
2 Utilidad de BPMS..............................................................................................................................8
3 Organizaciones con o sin BPM ...................................................................................................... 12
4 Evolución forma de hacer negocios .............................................................................................. 13
5 BPM y otras soluciones ................................................................................................................. 16
5.1 BPM & Workflow ........................................................................................................................... 16
5.2 BPM & EAI (Enterprise Application Integration) ........................................................................... 18
5.3 BPM & CRM (Customer Relationship Management) .................................................................... 19
5.4 Conclusiones .................................................................................................................................. 20
6 Elección del BPMS para la organización ........................................................................................ 21
7 Arquitectura del BPMS .................................................................................................................. 22
7.1 Diagramador de procesos............................................................................................................. 22
7.2 Definición de reglas de negocio .................................................................................................... 22
7.3 Consola de administración de actividades humanas .................................................................... 23
7.4 Motor de ejecución ....................................................................................................................... 23
7.5 Administración de usuarios ........................................................................................................... 23
7.6 Núcleo de Servicios........................................................................................................................ 24
8 BPMN............................................................................................................................................. 25
8.1 Objetos de Flujo............................................................................................................................. 26
8.2 Objetos de Conexión ..................................................................................................................... 27
8.3 Swimlanes (Carriles de Nado en una piscina)................................................................................ 28
8.4 Artefactos ...................................................................................................................................... 28
8.5 Ejemplos de diagrama de proceso de negocio .............................................................................. 29
9 Ejemplo de dos herramientas BPM ............................................................................................... 30
9.1 BizAgi ............................................................................................................................................. 30
9.2 BONITA .......................................................................................................................................... 33
10 Casos de éxito de BPM en Uruguay .......................................................................................... 36
11 Referencias ................................................................................................................................ 37
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0 Prólogo
En el siguiente texto se espera explicar, de la forma más sencilla posible la
tecnología y solución informática de administración de procesos de negocio – BPM.
El tema BPM / BPMS es bastante complejo, por lo que para comprenderlo no es
suficiente con una lectura secuencial única del texto. Se requieren varias lecturas,
algunas en secuencia y múltiples en forma salteada hacia adelante y hacia atrás.
Se ha hecho el mayor esfuerzo posible en presentar de manera simple y
comprensible el tema para estudiantes de las ciencias económicas, en una extensión
apropiada. De todos modos se debe reconocer que entender lo que aquí se expresa
no es fácil. .
Si bien hoy en día es común el uso de términos técnicos informáticos, por lo que no
están restringidos al ámbito profesional, es frecuente que haya diferentes
interpretaciones e incluso interpretaciones erróneas. Por eso, se incluyen llamadas a
pie de hoja de las expresiones que se considera ameritan ser aclaradas. También se
utilizan para algunos conceptos generales relevantes.
Existen términos en Organización y Procesos que se interpretan de diferente forma
en Sistemas de Información y recíprocamente. Esto ocurre en varias disciplinas.
Por lo tanto, se deben considerar los términos en el contexto que se expresan.
No es posible encontrar una nomenclatura única inequívoca para todas las
disciplinas. Intentar hacerlo creará más confusión que tener presente cuándo se está
en un contexto de Organización y Procesos y cuándo en uno de Sistemas de
Información.
Se verá más adelante que BPM y BPMS se confunden como metodología y como
solución informática, que sirve para el análisis3, el diseño4, la simulación5, la
documentación6 y la ejecución de procesos de negocio.
El tema es complejo y para ser comprendido se requieren conocimientos de cómo
funcionan las organizaciones y los negocios, como así también sobre la utilización
de sofisticadas herramientas informáticas.
En el mundo real, se suele expresar un mismo concepto con definiciones diferentes.
También ocurre que un término o una expresión, puede tener diferentes
interpretaciones. En temas complejos, novedosos, no existe una definición única ni
tampoco expresiones que se puedan clasificar en válidas o inválidas.
3
Análisis (según la Real Academia Española): distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a
conocer sus principios o elementos. En informática: estudio, mediante técnicas informáticas, de los límites,
características y posibles soluciones de un problema al que se aplica un tratamiento por ordenador.
4
Diseño (según la Real Academia Española): Traza o delineación de un edificio o de una figura. Proyecto, plan.
5
Simulación: http://es.wikipedia.org es el proceso de diseñar un modelo de un sistema real y hacer
experiencias con él, con la finalidad de comprender el comportamiento del sistema o evaluar nuevas
estrategias, dentro de límites impuestos por un conjunto de criterios, para el funcionamiento del
sistema.
6
Documentación: en este contexto, es el registro de cuáles y cómo son los procesos de negocio,
legibles para personas, sea en forma gráfica, textual, en tablas o cualquier otra forma, tal que pueden
ser completamente conocidos y comprendidos. La documentación está siempre actualizada en BPMS.
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Muchas veces, las definiciones dependen del lugar geográfico y del momento en el
tiempo en que se utilizan. Además, dependen del contexto en que se emplean.
Todo esto, que es válido en general, con relación a BPM también lo es.
Si bien en este texto se ha tratado de mantener una nomenclatura consistente con
otros textos de la unidad curricular Procesos y Sistemas de Información, tener
presente que en la propia área especializada BPM/BPMS de la informática en las
organizaciones, hay diferentes interpretaciones o definiciones, como se explicó
antes.
Es relevante que el estudiante tenga siempre juicio crítico y tome en consideración el
contexto en que se redacta el texto.
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1 ¿Qué es BPMS?
BPMS es Business Process Management System, en español: un sistema de
administración de los procesos de negocio.
Se puede definir como un software7 de Gestión Empresarial8 o de procesos9 con
reglas de negocio10, que proporciona la capacidad de definir procesos de negocio11,
y automatiza transacciones12, genera la documentación, los flujos y otras acciones
requeridas con procesos de negocio diarios. Incluye tareas integradas y libres que
aumentan la potencia del sistema, así como también incluye características
innovadoras y exclusivas.
El BPMS requiere un apropiado equipamiento físico (hardware), un gestor de base
de datos13 y una red de computadoras sobre la cual operar.
Trabaja con modelos gráficos de los procesos de negocio, como el ejemplo que
sigue en la hoja siguiente.
Es una solicitud de licencia (vacaciones) de un empleado de la organización.
7
Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático. Comprende el conjunto
de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware.
8
Gestión Empresarial: es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización,
dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento,
etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible (puede ser económico o
social, dependiendo de los fines perseguidos).
9
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman
entradas en salidas. ISO 9000:2000 Son eventos organizados que se realizan bajo ciertas circunstan-
cias con un fin determinado.
10
Reglas de Negocio: describen las políticas, las normas, las operaciones, las definiciones y las
restricciones presentes en una organización y que son de vital importancia para alcanzar sus objetivos.
Las organizaciones funcionan siguiendo múltiples reglas de negocio, explícitas o tácitas, que están
embebidas en procesos. Las reglas especifican en un nivel adecuado de detalle lo que una organización
debe hacer.
11
Procesos de negocio: conjunto de actividades interrelacionadas con un propósito definido, que
transforman entradas en salidas valiosas para el cliente.
12
Transacciones: interacciones con una estructura de datos (usualmente compleja) donde se aplican
procesos en determinada secuencia, de una sola vez. Ejemplo de transacción: una venta.
13
Base de datos: abreviado bd, es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
relacionados entre sí y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Existen los sistemas
gestores de bases de datos, abreviado SGBD (DBMS en inglés), que se encargan de almacenar y
recuperar los datos de forma rápida y estructurada, con independencia del software de aplicación y del
hardware. Si contiene datos personales, éstos se encuentran regulados por la ley 18.331 de Habeas
Data.
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Rápida interpretación del modelo del ejemplo

- Intervienen tres usuarios diferentes (actores): el empleado, el funcionario de
RRHH y el jefe de RRHH.
- Hay dos procesos: registro y autorización.
- Hay cinco actividades
- El empleado es quien inicia la cadena de actividades. Lo hace registrando una
solicitud de vacaciones.
- Las actividades terminan una vez que se da una de las dos actividades:
“Notificar rechazo” o bien “realizar trámite administrativo”
- Hay tres actividades que se realizan en secuencia y la cuarta depende de una
decisión.
- El jefe es quien verifica si el funcionario tiene días disponibles de vacaciones.
En base a ello, aprueba o rechaza la solicitud de vacaciones.
- En caso de rechazo, notifica al empleado y termina el proceso definido.
- En caso de aceptación, el personal de recursos humanos hace el trámite
administrativo que corresponda y termina el proceso definido.
Del modelo presentado como ejemplo surgen múltiples preguntas, como ser:
- ¿Por qué el jefe es quien hace la verificación y no lo hace un funcionario y
luego el jefe controla? ¿No sería mejor?
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- El funcionario, ¿no es notificado de la aceptación de su solicitud de

vacaciones?
- Realizar el trámite administrativo se entiende que implica hacer los registros
que correspondan, liquidar salario vacacional, etc.
- ¿No habría que incluir modalidad de pedido de vacaciones, como ser sin goce
de sueldo?
Tener presente que el BPM refleja el proceso que está implementado o que se va a
implementar, en una organización determinada, en un momento dado.
Con el ejemplo se comprueba que no hay una única solución para procesos tan
simples como la gestión de licencia regular de un funcionario.
El ejemplo reafirma la necesidad de contar con herramienta y técnica de modelado
de procesos.
BPMS es la aplicación de BPM a un entorno determinado. BPM – Business Process
Management es una metodología14.
Hay quienes denominan BPMS Business Process Management Suite, donde suite
quiere decir paquete.
BPM, la gestión (o administración) por procesos de negocio - Business Process
Management - es la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño
(eficiencia y eficacia) de la organización a través de la gestión de los procesos de
negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma
continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio
operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de
administrar por procesos15.
Vale aclarar la diferencia entre BPM y BPMS:
BPM es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través

de la gestión sistemática de los procesos de negocio, los cuales han de ser
modelados, automatizados, integrados, monitorizados y optimizados de forma
continua. Se enfoca en la administración de los procesos de negocio.
BPMS es la solución informática para la gestión automatizada de los procesos,

hecha en metodología BPM.
14
Metodología hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen en una investigación científica, una exposición doctrinal o tareas que requieran habilidades,
conocimientos o cuidados específicos. Puede definirse la metodología como el estudio o elección de un
método pertinente para un determinado objetivo. (Wikipedia)
15
Wikipedia.
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2 Utilidad de BPMS
La utilidad del BPMS se puede sintetizar en:
• Optimizar nuevos y mejores procesos.
• Automatizar transacciones, documentación, flujos de procesos.
• Permitir la definición de cada módulo del proyecto de negocio dentro de la
empresa, incluyendo los roles16 responsables de cada iniciativa del mismo y
los parámetros17 utilizados para el seguimiento de todas las actividades.
• Albergar las normas18 y los procedimientos19 de la empresa e integrarse con
los procesos de manera directa sin perder por ello su independencia.
• Entender qué se está haciendo bien o mal en la lectura y comprensión de los
procesos a través del uso de este conjunto de herramientas.
16
Roles: son perfiles que permiten agrupar personas (usuarios) de acuerdo a características comunes.
Los perfiles consisten en permisos y restricciones respecto al manejo de un sistema informático. Suele
haber, al menos, los siguientes roles: administrador, operador, consulta e invitado. Una persona puede
tener el rol de administrador, otra persona el de invitado, etc. Una misma persona puede tener más de
un rol (en diferentes momentos).
17
Parámetros: son valores que se especifican para definir cómo debe operar un sistema. Ejemplos:
porcentaje del impuesto a las ventas (22%), tiempo máximo de espera para una transacción por
Internet (30 segundos), informe detallado o resumido, etc.
18
Normas: reglas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
19
Procedimiento: sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se
cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. (Miguel Penengo).
No confundir proceso, relacionado a, ¿qué se hace? con procedimiento, relacionado a ¿cómo se hace?
(Javier Mari Heller)
Según Wikipedia, procedimiento es el conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de
la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
(http://es.wikipedia.org).
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BPMS cubre las necesidades del medio, tal como se presenta en la imagen20
precedente.
La realidad de muchas organizaciones es la que se presenta en el siguiente

esquema, que se pretende corregir con BPMS con el enfoque del segundo
esquema.21
La realidad de las organizaciones es que cuentan con varios sistemas informáticos
que no están estructurados entre sí. Con respecto a la ineficiencia, sin priorización,
incompleto y sin control, si no se utiliza BPM puede o no ser cierto, dependiendo de
cómo esté organizada y qué registros y controles internos tenga la empresa. La
visibilidad es compleja sin BPM.
El esquema gráfico que se presenta es interesante.
A medida que las organizaciones se hacen más complejas en sistemas de
información, los costos aumentan considerablemente, la complejidad de interacción
es grande. Se generan dificultades y surge insatisfacción.
20
Ricardo Ramos, WebSphere BPM - Client Technical Professional, IBM 2012.
21
Ricardo Ramos, WebSphere BPM - Client Technical Professional, IBM 2012.
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BPM es una aplicación informático-organizacional que vincula las aplicaciones, a

través de los procesos de negocio, permitiendo flexibilidad a la vez de tener
documentación actualizada.
Por lo tanto, facilita la mejora continua, con costos acotados, permitiendo a la
organización adaptarse a los continuos y necesarios cambios, sin afectar la
satisfacción de sus usuarios.
Esto se muestra en el esquema siguiente.
Otra forma de expresar lo mismo que se presentó con los dos esquemas
precedentes se hace con los dos siguientes.
BPMS organiza de manera eficaz y eficiente, a la vez de flexible los procedimientos,
tanto internos como con el medio, como se muestra en las dos imágenes siguientes
del sin BPM y con BPM, desde la visión de la gente de negocio22
22
Francisco Ruiz, Universidad de Castilla-La Mancha (España), 2012.
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El esquema precedente es el de la organización sin BPM.

El esquema que sigue es con metodología BPM, con la herramienta BPMN, que
organiza los diferentes procesos de la organización y permite visualizarlos en forma
sencilla (gráfica).
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3 Organizaciones con o sin BPM

¿Por qué necesitan las organizaciones BPM? ¿Es posible que existan organiza-
ciones sin BPM?
En la actualidad, en general, las empresas deben actualizarse rápidamente a los

cambios del medio, y en especial a los requerimientos de los clientes23. Dada la
globalización, la competitividad es muy alta y los márgenes de utilidad son cada vez
menores, por lo que las empresas deben ser eficaces y eficientes, con rápida
capacidad de cambio y que sus sistemas de información continúen operando y sean
útiles. En este contexto es que se aplica BPM.
Hoy en día están coexistiendo diferentes familias de soluciones informáticas, porque

no todas las organizaciones ni todos los giros de actividad son iguales. Las
empresas tienen distinto grado de madurez organizacional, tienen diferentes criterios
de gerenciamiento y tienen diferentes dimensiones. Por lo tanto, no hay una
solución informática “universal” válida para todo contexto.
El que una organización utilice BPM no asegura que sea exitosa. Tampoco se
puede asegurar que una organización no sea exitosa por no usar BPM.
Es fundamental que la solución informática que se utilice sea la más apropiada para
cada organización y sea operada correctamente. Esto implica que también sean
bien utilizados los reportes provistos por el sistema informático.
Por lo tanto, hay organizaciones sin BPM que funcionan muy bien. Asimismo hay
organizaciones que tienen BPM y no funcionan bien. El tipo de solución informática
que utiliza una empresa no la define.
La implementación de BPM en una organización implica costos importantes, una
cultura de la organización preparada para este enfoque, un trabajo muy relevante
previo dentro de la organización para la adecuada implementación del BPMS, con
un equipo multidisciplinario, una decisión firme de la dirección en llevar adelante el
proyecto y un contexto que justifique el esfuerzo. Los procesos deben estar
definidos. Se requiere una dedicación intensa durante un período prolongado de
todos los involucrados.
23
Cliente es quien compra o recibe un bien o servicio. Puede ser una persona, organización o un
ciudadano (en caso de gobierno electrónico). Según www.promonegocios.net cliente es la persona,
empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita
o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización, por lo cual, es el motivo
principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios.
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4 Evolución forma de hacer negocios24

Para entender mejor qué es BPM se compara esta solución informática con otras
tres diferentes soluciones informáticas.
A su vez es apropiado hacer un breve repaso de la evolución de la forma de
hacer negocios ya que, el modelado25 del Business Process Management –BPM-
hasta su estado actual es fruto de diversas tecnologías, herramientas,
metodologías y tendencias que le fueron dando forma. Algunas de ellas forman
parte del BPM.
La figura de la página siguiente muestra un cuadro comparativo de la evolución de
las tecnologías y la forma de hacer negocios. Fuente original26:
http://bptrends.com/publicationfiles/06-05%20WP%20ABPMP%20Activities%20-%20Lusk%20et%20al2.pdf
Tener presente que toda clasificación es arbitraria y las fechas son relativas, a modo
de referencia. Diferentes organizaciones han evolucionado de diferente forma, y en
sus propios tiempos.
Se puede, o no, estar de acuerdo con el planteo que se formula, donde lo relevante
no es el detalle sino cómo se llega en el tiempo a la solución del BPM.
La figura distingue la era industrial de la era de la información y dentro de esta última
distingue tres etapas o fases.
Durante la era industrial, el objetivo era maximizar las ganancias y para esto se
apuntaba a mejorar la eficiencia y reducir los costos. Esto se llevaba a cabo
mediante estudios de tiempos y movimientos. Posteriormente se entrenaba a los
trabajadores para seguir los pasos específicos que integraban cada tarea. Las
prácticas se limitaban a la mecanización y estandarización de cada una de las
acciones llevadas a cabo. De esta manera los trabajadores adquirían una gran
especialización y lograban una alta productividad en las tareas que realizaban.
A partir de la década de los sesenta se entra en la era de la información,
particularmente, en la primera etapa de mejora de los procesos. En este período
aumenta el uso de la tecnología como motor de los negocios y el negocio se orienta
hacia el proceso. Surgen tecnologías que permiten automatizar e informatizar
procesos y se hace énfasis en mejorar la calidad de la producción y en reducir las
fallas. Es en esta etapa donde se empieza a recolectar información y a realizar
estudios estadísticos para monitorear y controlar el número de fallas. Así surgen los
primeros sistemas de información que brindaban información sobre la calidad de la
producción y dieron lugar a los primeros métodos de mejora de los procesos.
En la primera parte de la era de la información hay algunas tecnologías y
herramientas que han evolucionado y se mantienen vigentes hasta hoy como: la
24
Parte extraída de la Monografía “Aplicabilidad de BPM en Gobierno Electrónico en Uruguay”,
Jimena Aznarez, Juan Martín Llovet, María Clara Quagliotti. 2010.
25
Modelado viene de modelar que, en este contexto, es representar en forma abstracta parte del mundo
real. Puede ser un modelo matemático, gráfico, u otro.
26
Traducción libre hecha por autores de Aplicab. BPM …, tomado de The evolution of business
Process Management as a professional discipline. Sandra Lusk, Staci Paley and Andrew Spanyi
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automatización computarizada, los sistemas de información gerencial, los procesos

de control estadístico y la mejora de los procesos.
En la década 1990 se entra en la etapa de reingeniería de procesos, segunda de la
era de la información. Surgen los programas de calidad total y las normas ISO.
Luego de que se tomara la iniciativa en la etapa anterior de empezar a medir la per-

formance de las empresas, es en ésta donde se utiliza de manera significativa esta
información para manejar el negocio. El análisis de los datos se vuelve más profundo
y aumentan los objetivos en cuanto a la calidad de la producción y del servicio
brindado. Con tecnologías y herramientas como CRM - Customer Relationship
Management, ERP - Enterprise Resource Planning, SCM - Supply Chain Manage-
ment y Seis Sigma27 se busca reducir al mínimo el número de defectos.
27
Wikipedia: SIX SIGMA es una metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción
de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de
un producto o servicio al cliente. La meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón
de eventos u oportunidades. Defecto es cualquier evento en que un producto o servicio no logra
cumplir los requisitos del cliente. Se utilizan herramientas estadísticas para la caracterización y el
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Esto cambia el foco del producto al cliente. Se entiende que existe un defecto
cuando no se logra cumplir con los requerimientos del cliente.
Para lograr cumplir con este objetivo se realizan revisiones más profundas de los
procesos y se evalúa todo el proceso. No sólo se busca mejorarlo. A través de la
Arquitectura Empresarial y la Reingeniería de Procesos se reconstruyen los
procesos de manera de poder adaptarse a los nuevos estándares, aunque aún no
existía un concepto que lograra integrar las distintas herramientas de forma natural,
mirando a la empresa desde una perspectiva de los sistemas como un todo.
A partir del año 2000 se entra en la tercera etapa de la era de la información y es
donde surge el Business Process Management - BPM. En esta etapa toma
importancia y se vuelve relevante la empresa como un gran sistema y su
relacionamiento con todo su entorno (clientes, proveedores, estado, etc.). También
cambia la forma de ver a los clientes y se pasa de visualizar las necesidades de un
mercado, a visualizar y tratar de cumplir los requerimientos de cada uno de los
clientes por separado y es así que surgen las soluciones a medida. Para poder
lograr esta satisfacción de cada cliente es necesario un permanente seguimiento de
los mismos y un servicio ininterrumpido que se logra a través de herramientas de
control como los Software de Gestión Empresarial o el Balanced Business Scorecard
y a través de una adaptación de los sistemas de información de la empresa que
incluyan al cliente. Se puede lograr a través de SOA (Service Oriented Architecture,
arquitectura orientada a servicios) o de los propios BPMS (Business Process
Management Systems).
Una tecnología que facilita todo esto es la Integración de Aplicaciones Empresariales
que permite la interoperabilidad28 entre los diferentes sistemas de información de la
empresa y permite que la empresa sea un solo sistema.
estudio de los procesos. Sigma es la desviación típica que da una idea de la variabilidad en un proceso
y el objetivo de la metodología seis sigma es reducir ésta de modo que el proceso se encuentre siempre
dentro de los límites establecidos por los requisitos del cliente.
28
Interoperabilidad: Es la habilidad de los sistemas con uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones, y de los procesos de negocios que ellas soportan, de intercambiar datos y posibilitar
compartir información y conocimiento.(Unión Europea, Libro Blanco de Interoperabilidad, CEPAL).
Se distinguen: interoperabilidad técnica, interoperabilidad semántica e interoperabilidad
organizacional.
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5 BPM y otras soluciones29

Se han elegido las siguientes tres soluciones informáticas para comparar con BPM:
Workflow
EAI - Enterprise Application Integration
CRM - Customer Relationship Management
Algunas de estas soluciones son parte integrante del propio BPM, ya que está
integrada a su vez por otras tecnologías.
5.1 BPM & Workflow

Workflow (WF) es parte integrante de BPM. WF por sí solo también es una gran
herramienta. Se trata de la “Automatización de un proceso de negocio, de forma
completa o en parte, en donde documentos, información o tareas son pasadas
desde un participante a otro para que tome acción, de acuerdo a un conjunto de
reglas establecidas” 30
Este proceso de automatización genera una mayor cantidad de transacciones por

tiempo y una reducción del uso del papel y los gastos asociados, lo que a su vez
lleva a una reducción de los costos operativos. También la repetición de las tareas
junto con la informatización de los procedimientos lleva a una reducción del error
29
Parte extraída de la Monografía “Aplicabilidad de BPM en Gobierno Electrónico en Uruguay”,
Jimena Aznarez, Juan Martín Llovet, María Clara Quagliotti. 2010.
30
Workflow Management Coalition.
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humano y por consiguiente una mejora en la productividad. Todo esto lleva a una
mejor prestación de los servicios.
Todas estas características positivas mencionadas también las posee el BPM ya que
el WF forma parte de él.
BPM implica una gestión más profunda de los procesos que incluye, además de la
automatización, el modelado, la integración y el análisis de los mismos. Para
lograrlo, utiliza la tecnología de integración de aplicaciones.
El modelado es una de las diferencias más importantes entre el BPM y WF, porque
existe un mayor uso de las TICs. BPM permite realizar un mapeo del proceso para
testearlo en un ambiente virtual previo a ponerlo en marcha. Esta es una
característica muy valiosa ya que en esta etapa se pueden identificar problemas,
cuellos de botella o ineficiencias que pueda arrastrar el proceso. Esta etapa de
análisis previo permite una evaluación y un posible rediseño, en caso de ser
necesario, previo a la automatización del proceso.
Otra diferencia sustancial con respecto al WF es la integración de aplicaciones. Esto
evita las islas de información y la duplicación de información.
Con WF se puede automatizar los procesos pero si los mismos o las aplicaciones
que los soportan no están integradas, se duplican tareas y recursos, llevando a
pérdidas de tiempo, productividad y eficiencia. Mediante la integración de las
aplicaciones empresariales se logra interoperabilidad entre los distintos sistemas que
integran la empresa más allá del sistema operativo que utilicen. Aquí las
aplicaciones son independientes de los procesos en sí mismos, son simplemente
facilitadores de los procesos. Esta independencia permite adaptabilidad y evita que
el negocio sea “esclavo” de la aplicación. En un entorno empresarial tan cambiante
como el de hoy en día es fundamental la capacidad del negocio para poder
adaptarse y cambiar a medida que su entorno se lo exija.
La última diferencia importante es el énfasis que hace el BPM en la revisión y
optimización de los procesos una vez que ya se pusieron en marcha. Al contar con
aplicaciones integradas y no existir islas de información es posible recolectar
información de todos los sistemas de la empresa y utilizarla de forma conjunta.
BPM provee herramientas de medición y monitoreo continuo que producen reportes
e indicadores sobre el estado y la performance de los procesos. De esta manera se
hace una revisión continua de la eficiencia y se está alerta a posibles cambios o
actualizaciones que puedan ser necesarias en el proceso para adaptarse a los
cambios en el negocio. Esta optimización de los procesos es facilitada por los
sistemas de BPM de manera que los cambios sean en el menor tiempo posible y con
costos reducidos. En otras palabras, BPM permite un gerenciamiento de los
procesos, mientras que las herramientas de WF sólo permiten la automatización de
los mismos, aunque sirve de base para el gerenciamiento de los procesos.
Al ser el BPM más completo y tener más herramientas que el WF, también se vuelve
una solución más compleja de llevar a cabo, que va a requerir de mayores esfuerzos
y recursos. Tiene un costo asociado mayor.
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5.2 BPM & EAI (Enterprise Application Integration)

Se compara al BPM con una herramienta que lo integra, que es el Enterprise
Application Integration – EAI: la Integración de Aplicaciones Empresariales.
EAI permite integrar las diferentes aplicaciones de una empresa más allá del sistema
operativo o el lenguaje que las soporte.
Dejan de existir las islas de información y la duplicación de los datos que éstas
generan logrando consistencia en la información.
Esto tiene un efecto directo sobre la calidad en la prestación del servicio, ya que
reduce los tiempos de los procesos y agiliza cualquier tipo de gestión evitando la ida
y vuelta de papeles y trámites entre distintas unidades generando a su vez, una
disminución en los costos que mejora la eficiencia.
Una característica importante, ya mencionada en la comparación del BPM con WF,
es la independencia que genera entre el proceso y la aplicación. Esto permite mayor
flexibilidad para integrar nuevas aplicaciones o sustituir alguna de las existentes sin
generar dependencia de los proveedores de software. Esta característica es
importante para la adaptabilidad de los procesos a posibles cambios en el futuro.
Otra ventaja importante es la posibilidad de generar una interfaz única que esté
conectada al resto de las aplicaciones. Esta interfaz sería la “cara visible” de todas
las aplicaciones y sería más fácil entrenar a los usuarios en su uso que capacitarlos
para poder hacer uso de la totalidad de las aplicaciones existentes.
Las ventajas del modelado fue vista en la comparación entre BPM y WF. Su punto
más destacable es la posibilidad de testear los procesos en un ambiente virtual
previo a la puesta en marcha. Permite identificar problemas e ineficiencias antes de
que el proceso sea automatizado.
Otro avance del BPM respecto al EAI es el WF. Con la automatización e integración
de los procesos se reducen los tiempos de los mismos, se achican gastos
innecesarios de papel, llamadas telefónicas y otros costos asociados. Esto, sumado
al aumento en la productividad debido a que las tareas repetitivas están
automatizadas, genera una gestión más eficiente y eficaz.
Como última diferencia es la revisión continua y la optimización de los procesos en
marcha que provee BPM. BPM cuenta con herramientas de monitoreo continuo que
producen indicadores y reportes sobre el estado y el rendimiento de los procesos.
Esto permite tener control sobre la situación y estar atentos a cualquier tipo de
indicio sobre problemas o rendimientos inferiores a los establecidos.
Mientras el EAI integra las aplicaciones empresariales generando beneficios para
una buena gestión, el BPM hace una revisión más profunda y global no sólo de las
aplicaciones sino también de los procesos llevándolos a su máximo rendimiento.
Tal vez, en una empresa donde los procesos no son muy complejos ni cambiantes y
funcionan bien, la implementación de una solución EAI produce efectos similares a
los del BPM, ya que no es necesario un cambio importante en los procesos.
Pág. 18
Mayo 2014
5.3 BPM & CRM (Customer Relationship Management)

El CRM - Customer Relationship
Management, la Administración basada
en la Relación con el Cliente, es
definida por Gartner31 como una
estrategia de negocios diseñada para
optimizar la rentabilidad y la
satisfacción del cliente a través de la
organización de la empresa entorno a
los segmentos de clientes, el fomento
del comportamiento centrado en el
cliente e implementando procesos
centrados en el cliente. Podemos decir
que se trata de una estrategia o un
modelo de negocios que lo que busca
es la satisfacción del cliente para lograr
lealtad y a través de esto mayores
ingresos.
CRM ofrece a los clientes una atención y un seguimiento constante. A través del
marketing, nuevos productos, servicio y soporte, y un buen manejo de la información
recolectada en todo este proceso, el CRM busca identificar las necesidades del
cliente y facilita todos los medios para satisfacerlas.
En CRM el factor humano es fundamental: no se trata solamente de implementar la
herramienta tecnológica, sino además generar en toda la organización una cultura
de servicio. Para el éxito de esta estrategia es necesario que toda la organización
esté convencida y comparta la visión de que el objetivo final es la satisfacción del
cliente y brindarle un buen servicio. Es la combinación de los dos, tecnología y
personas, lo que puede llevar a que la aplicación del CRM sea exitosa.
Al comparar BPM con CRM tener en cuenta que se concentran en aspectos
diferentes del negocio. CRM se trata de una estrategia mientras que BPM se trata
de una metodología. Estas dos soluciones son complementarias.
Para lograr los objetivos del CRM de satisfacción del cliente es necesario que los
procesos que sustentan el servicio funcionen de manera eficiente y eso se logra a
través del BPM.
Siguiendo los lineamientos teóricos de CRM, las interacciones de un cliente con una
organización, son llevadas a cabo a través del sistema de CRM. Para los procesos
que requieren la intervención del cliente, la misma se da en el CRM, pero en el
contexto de un proceso de negocio, que es gestionado por el BPM. Esto muestra la
interacción necesaria y la complementariedad entre el BPM y el CRM. Estas dos
soluciones se ven potenciadas si trabajan juntas y se apoyan entre sí.
31
www.gartner.com empresa consultora especializada en tecnología informática.
Pág. 19
Mayo 2014
Con el modelado de los procesos, la automatización brindada por el Workflow, la

integración de aplicaciones y la optimización continua que brinda el BPM se logra
una eficiencia y eficacia interna que son la base y el sustento de un buen servicio.
5.4 Conclusiones
El BPM se destacó por sus herramientas para encarar cada fase del proceso desde
su diseño, pasando por su puesta a punto, contacto con el cliente, hasta su revisión
y optimización. Otras cosas que se destacaron, y no fueron vistas en las otras
soluciones informáticas, son el modelado y el énfasis en su optimización y
adaptabilidad a los cambios. Ambas características son fundamentales. El modelado
permite la prueba y corrección previa a la puesta en marcha y la optimización
permite una mejora continua de los procesos y su adaptación a los nuevos
requerimientos. Estas cualidades lo diferencian de las demás soluciones y llevan a
concluir que de las soluciones disponibles hoy en día, BPM es la más evolucionada.
De todas formas, las otras herramientas también presentan algunas ventajas con
respecto al BPM: son más simples y requieren menos interacción con el negocio.
Un tema a considerar es el costo asociado a cada solución. BPM cuenta con una
importante cantidad de herramientas y prestaciones, que a la vez de hacerlo mucho
más potente que otras soluciones, tiene su costo, principalmente de consultoría.
La implementación de una solución informática de BPM implica un cambio muy
profundo y complejo, por lo que la organización donde hay que estudiar previamente
la factibilidad, esto es, si es viable, lo cual dependerá de la organización, sea pública
o privada, de mediano o de gran porte, el giro del negocio, el contexto, etc.
Pág. 20
Mayo 2014
6 Elección del BPMS para la organización

Existen en el medio una amplia gama de productos BPMS y empresas que los
proveen con servicios de consultoría y apoyo. Para elegir la solución BPMS
apropiada a la organización o empresa se tienen que considerar, entre otros, los
aspectos de alcance de las necesidades, discriminar lo esencial y saber cuáles son
los requerimientos prioritarios, incluyendo realizar prueba de concepto.
A modo de ejemplo, las preguntas que siguen sirven para definir el alcance de las
necesidades de gestión de procesos:
• ¿Cuáles son los procesos más críticos?
• ¿Cuántos de ellos son humanos o de sistema?
• ¿Cuán compleja es la infraestructura de TI?
• ¿Qué plataformas necesita comunicar?
• ¿Cuáles son sus necesidades a corto y largo plazo?
No perder de vista qué es lo esencial del negocio y cuáles son sus necesidades.
Una suite32 BPM debe ser capaz de abordar tanto los procesos que involucren
tareas humanas como de sistemas, ya que ambos son críticos en el negocio.
El foco debe estar en cuáles son las necesidades de la empresa. ¿Cuáles son los
requerimientos prioritarios?
Se debe contar con un documento centrado en los requisitos funcionales antes de
llevar adelante un proceso de evaluación de propuestas.
Las pruebas de concepto.33 Es importante realizar una prueba de concepto del
producto con el proveedor, para la organización y entorno en que se quiere aplicar.
Una prueba de concepto, PoC - Proof of Concept, es una implementación, en
general resumido o incompleto, de un método o de una idea, realizada con el
propósito de verificar que el concepto o teoría en cuestión es susceptible de ser
aplicada en la realidad. La PoC es un paso importante en el proceso de crear un
prototipo operativo. No es una simple demostración del producto o servicio. Se trata
de una elaboración práctica o teórica específica a un contexto determinado.
32
Suite en SW es un conjunto de aplicaciones, cada una cumple un fin específico, que a su vez forma
parte de un todo. Ejemplo: suite ofimática se compone de procesador de texto, planilla electrónica,
presentaciones, etc. En BPM se trata del conjunto de componentes descripto en el capítulo 7.
33
Prueba de concepto: http://www.wisegeek.com Sirve para demostrar que una empresa o producto es
financieramente viable. Por lo general, se trata de una extensa investigación y revisión.
A veces, hacer una prueba de concepto requiere la creación de un prototipo para mostrar que la idea o
el dispositivo funciona y cómo.
En general, una prueba de concepto incluye un examen del modelo de ingresos, los ingresos proyec-
tados del producto y servicio, los costos de desarrollo y de funcionamiento, con proyecciones a largo
plazo.
Este tipo de análisis sirve a un negocio para evaluarse a sí mismo, así como para evaluar propuestas y
proyectos. Una prueba de concepto sirve para reducir la cantidad de incertidumbre con un nuevo
proyecto o una adquisición.
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Mayo 2014
7 Arquitectura del BPMS

Toda herramienta BPMS debe contar con las siguientes partes, que forman su
arquitectura:
Diagramador de procesos
Definición de las reglas de negocio
Consola de administración de actividades humanas
Motor de ejecución
Administración de usuarios
Núcleo de servicios
7.1 Diagramador de procesos

Es una herramienta gráfica que permite a los diseñadores definir procesos y el flujo
de información entre ellos. Así mismo, esta funcionalidad permite definir
gráficamente el momento en que cada aplicación o actividad debe iniciarse y cuándo
debe terminar.
El diagramador de procesos requiere la utilización de una notación estandarizada

para la definición de los procesos: Business Process Management Notation (BPMN)
soporta dos niveles de detalles. Mediante la utilización de un conjunto de símbolos
básicos los gerentes o conocedores del negocio pueden definir los procesos. Esta
definición puede ser modificada agregando símbolos más detallados que permitan
que el proceso sea interpretado por el motor de ejecución.
7.2 Definición de reglas de negocio

Para la definición de algunos procesos es necesario utilizar algo más que diagramas.
Los diseñadores del proceso necesitarán definir reglas de negocio en las
descripciones de los procesos para manejar decisiones que deben ser tomadas en
el momento de la ejecución. La definición de estas reglas de negocio permite definir
procesos que se ejecutan cada vez de manera diferente dependiendo del valor de
algún dato o la decisión de algún usuario.
La mayoría de las herramientas de BPM permiten definir reglas de negocio

asociadas a las actividades de los procesos. Usualmente esta funcionalidad está
incorporada desde el diseñador gráfico.
Pág. 22
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7.3 Consola de administración de actividades humanas

De la misma manera como las herramientas muestran a los diseñadores formularios
para definir reglas de negocio, permiten a los usuarios finales acceder a formularios
para completar tareas que forman parte de un proceso. Así mismo las herramientas
BPM pueden enviar información referente a la tarea a los usuarios involucrados.
Usualmente proveen una interfaz similar a la bandeja de entrada de un correo
electrónico donde el usuario encuentra las tareas de pendientes por procesar de
todos los procesos donde él participe.
7.4 Motor de ejecución

El motor de ejecución realiza la invocación a las aplicaciones y actividades
involucradas en el proceso de acuerdo a cómo fueron definidas mediante el uso del
diagramador de procesos.
Se encarga del despliegue (deployment), requerido para ejecutar el conjunto de

procesos definidos.
El despliegue, también conocido como la instalación, suele ser una etapa compleja
en la implementación de sistemas de información. Tener presente las etapas del
ciclo de vida de un sistema de información:
- Definición de objetivos
- Viabilidad preliminar
- Análisis
- Viabilidad
- Diseño
- Desarrollo
- Instalación
- Validación
- Utilización y mantenimiento
- Fin de vida útil.
7.5 Administración de usuarios

En una arquitectura de negocios orientada a procesos, las actividades están
asociadas a cargos y no a personas directamente. Por este motivo las herramientas
de BPM permiten la definición de roles de usuarios y agrupaciones de estas con el
objetivo de controlar el acceso a la información asociada a una actividad de un
procesos. Así mismo, los roles de usuario sirven para controlar quiénes tienen
acceso a realizar ciertas acciones para completar actividades de un proceso.
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Mayo 2014
Una herramienta BPM debe proveer funcionalidades que permitan:

• Definir roles (nombre, descripción y capacidades)
• Capacidad de definir los roles basado en la estructura de la organización
• Poder importar la estructura organizacional desde sistemas ya existentes
• Asignar capacidades a un usuario (permiso a una actividad en específico)
• Asignar usuarios a un rol manualmente
• Asignar usuarios a un rol de manera automática basado en sus capacidades
• Restringir acceso a las actividades basado en los roles
7.6 Núcleo de Servicios

El núcleo (core, en inglés) de servicios consta de los siguientes componentes:
- Portal
- BPMN – notación del modelado de procesos de negocios
- BAM – Business Activity Monitoring
- BRE – Business Rules Engine
- Gestión de documentos
- BPEL – Lenguaje de ejecución de procesos de negocio
- ESB – Bus de servicios empresariales
- Tareas humanas
- BPEL4PEOPLE - Lenguaje de interacciones humanas
Se menciona el propósito del portal y se hace énfasis en la notación estándar. Los

demás componentes, si bien son relevantes, quedan fuera del objetivo del presente
texto introductorio a BPMS.
El Portal es una puerta de entrada única que ofrece al usuario, acceso a una serie
de recursos y servicios relacionados con el mismo tema. Se encarga de la seguridad
y control de acceso. Permite una sola autenticación, con el objeto de acceder a
múltiples recursos.
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8 BPMN
BPMN es la Notación del Modelado de Procesos de Negocios.
Es un estándar mundialmente reconocido, aceptado y aplicado en el mercado, para
la diagramación y especificación de procesos de negocio, desde la modelación de
procesos conceptuales y lógicos, hasta diseños de procesos orientados a
tecnología.
BPMN fue desarrollado por la Business Process Management Initiative (BPMI).34 35
Actualmente el Object Management Group (OMG)36 lo mantiene desde 2005. Está
orientado a toda la organización.
La siguiente figura es un ejemplo de diagrama de proceso en BPMN 2.0 37
BPMN es para dar soporte únicamente a los procesos de negocios.

BPMN no es un diagrama de flujo de datos - DFD.
El estándar BPMN está compuesto por los siguientes elementos:
El modelado en BPMN se realiza mediante diagramas muy simples con un conjunto
muy pequeño de elementos gráficos. Con esto se busca que para los usuarios del
negocio y los desarrolladores técnicos sea fácil entender el flujo y el proceso.
34
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
35
http://es.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Modeling_Notation
36
http://www.omg.org/
37
Fuente: Wikipedia, la enciclopedia libre.
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Hay cuatro categorías básicas de elementos, que son:

• Objetos de flujo. Se compone de: eventos, actividades, y rombos de control
de flujo (Gateways)
• Objetos de conexión. Se compone de: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje
y Asociación
• Swimlanes (carriles de nado en una piscina), compuesto por: Pool y Lane
• Artefactos. Se compone de: Objetos de Datos, Grupo, y Anotación
Estas cuatro categorías de elementos permiten construir un diagrama simple de

procesos de negocio (Business Process Diagram - BPD).
En un BPD se permite definir un tipo personalizado de Objeto de Flujo o un
Artefacto, si con ello se hace el diagrama más comprensible.
8.1 Objetos de Flujo

Objetos de Flujo son los elementos principales descritos dentro de BPMN y consta
de tres elementos principales; Eventos, Actividades y Compuertas (Control de Flujo).
Eventos
Están representados gráficamente por un círculo y

describen algo que sucede (lo contrario de las
Actividades que son algo que se hace). Los eventos
también pueden ser clasificados como Capturado o
Lanzado.
Evento Inicial: Actúa como un disparador de un proceso. Se representa
gráficamente por un círculo de línea delgada y dentro del círculo esta relleno
de color verde. Este evento permite Capturar
Evento Final: Indica el final de un proceso. Está representado gráficamente
por un círculo de línea gruesa y dentro del círculo está relleno del color rojo.
Este evento permite Lanzar
Evento intermedio: Indica que algo sucede entre el evento inicial y el evento
final. Está representado gráficamente por un círculo de doble línea simple y
dentro del círculo relleno de color naranja. Este evento puede Capturar o
Lanzar.
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Mayo 2014
Actividades
Se representan por un rectángulo con sus vértices

redondeados y describe el tipo de trabajo que será
realizado.
Tarea: Una tarea representa una sola unidad de trabajo que no es o no se
puede dividir a un mayor nivel de detalle de procesos de negocio sin
diagramación de los pasos de un procedimiento.
Subproceso: Se utiliza para ocultar o mostrar otros niveles de detalle de
procesos de negocio - cuando se minimiza un subproceso se indica con un
signo más contra de la línea inferior del rectángulo, cuando se expande el
rectángulo redondeado permite mostrar todos los objetos de flujo, los objetos
de conexión, y artefactos. Tiene, de forma auto-contenida, sus propios
eventos de inicio y fin; y los flujos de proceso del proceso padre no deben
cruzar la frontera.
Transacción: Es una forma de subproceso en la cual todas las actividades
contenidas deben ser tratadas como un todo. Las transacciones se
diferencian de los subprocesos expandidos por estar rodeadas por un borde
de doble línea.
Compuertas (Control de Flujo)

Se representan por una figura de diamante y
determinan si se bifurcan o se combinan las rutas
dependiendo de las condiciones expresadas.
8.2 Objetos de Conexión

Permiten conectar cada uno de los objetos de conexión. Hay
tres tipos: Secuencias, Mensajes y Asociaciones.
Flujo de Secuencia
Está representado por línea simple continua y flechada;
y muestra el orden en que las actividades se llevarán a cabo. Puede tener un
símbolo al inicio, un pequeño diamante indica uno de un número de flujos
condicionales desde una actividad, mientras que una barra diagonal (slash)
indica el flujo por defecto desde una decisión o actividad con flujos
condicionales.
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Flujo de mensaje
Está representado por una línea discontinua con un círculo no relleno al inicio
y una punta de flecha no rellena al final. Esto indica que el flujo de mensaje
atraviesa la frontera organizativa (por ejemplo, entre piscinas). Un flujo de
mensaje no puede ser utilizado para conectar actividades o eventos dentro de
la misma piscina.
Asociaciones
Se representan por una línea punteada. Se suele usar para conectar artefac-
tos o un texto a un objeto de flujo.
8.3 Swimlanes (Carriles de Nado en una piscina)

Los Carriles de Nado son un mecanismo visual de actividades
organizadas y categorizadas, basados en organigramas funcio-
nales cruzados y en BPMN consta de dos tipos:
Piscina (pool)
Representa los participantes principales de un proceso,
por lo general, separados por las diferentes organizaciones. Una piscina con-
tiene uno o más carriles (en la vida real, como una piscina olímpica). Una pis-
cina puede ser abierta (por ejemplo, mostrar el detalle interno), cuando se
presenta como un gran rectángulo que muestra uno o más carriles, o cerrada
(por ejemplo, esconder el detalle interno), cuando se presenta como un
rectángulo vacío que se extiende a lo ancho o alto del diagrama.
Carril (lane)
Usado para organizar y categorizar las actividades dentro de una piscina de
acuerdo a su función o rol; y se presenta como un rectángulo estrecho de
ancho o de alto de la piscina. Un carril contiene objetos de flujo, objetos de
conexión y artefactos.
8.4 Artefactos
Los Artefactos permiten a los desarrolladores llevar algo más de información al
modelo o diagrama, haciéndolo más legible. Son tres artefactos predefinidos y son:
Objetos de Datos
Muestra al lector cual es el dato que deberá ser requerido o pro-
ducido en una actividad.
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Mayo 2014
Grupos
Se representan por un rectángulo de líneas discontinuas y
vértices redondeados. El Grupo se utiliza para agrupar dife-
rentes actividades. No afecta al flujo dentro de un diagrama.
Anotación
Se utiliza para darle al lector una descripción entendible del
modelo o diagrama.
8.5 Ejemplos de diagrama de proceso de negocio
Con uso de pool y lane:
Pág. 29
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9 Ejemplo de dos herramientas BPM

Hay decenas de herramientas BPM disponibles en el medio. Aquí se mencionan
sólo dos a modo de ejemplo. No implica ninguna preferencia por alguna de ellas
respecto a las demás.
9.1 BizAgi38
BizAgi es una herramienta BPM que cuenta con un modelador de uso gratuito (free-
ware), que se integra a otro módulo, que requiere licencia (pago), que controla el
ciclo de vida completo de la administración de procesos de negocios a través de la
realización de los cuatro pasos: modelado,
automatización, ejecución y mejora.
Hay versiones para Windows y para Linux para
ejecutar los procesos de negocio. El modela-
dor está disponible en Windows.
Modelado
El modelado de los procesos se realiza a
través del BizAgi Process Modeler que permite
diseñar gráficamente los procesos mediante la
utilización de BPMN.
El modelado del proceso de negocio abarca la construcción y la documen-
tación en formato de texto MS-WORD o PDF.
El aspecto de la
pantalla del mo-
delador, al co-
menzar a utilizarlo
se muestra en la
figura adyacente.
38
http://www.bizagi.com El sitio está en inglés y en español.
Pág. 30
Mayo 2014
Automatización
Para la automatización de procesos está la herramienta BizAgi Studio.

Los pasos previstos para realizar la automatización de un proceso son:
● Definición del modelo de datos del proceso: creación de un
modelo de datos relacional que almacena toda la información manejada por el
proceso.
● Creación de formularios: permite crearlos sin necesidad de codificar o reali-
zar compilaciones, para cada una de las entidades del modelo de datos.
También se pueden crear formularios “a mano” con un editor WYSWYG39.
● Reglas y políticas del negocio: El motor de reglas de negocio permite defi-
nir: transiciones del flujo del proceso, validaciones de actividades, etc. Tam-
bién permite definir en cada formulario reglas sobre los campos para permitir
su edición, visibilidad o su obligatoriedad.
● Asignación de recursos: permite definir una base de datos de usuario con
información como ser: área, ubicación, cargo, roles, habilidades, propiedades
de usuario, grupos de usuario, esquema de días laborables.
Ejecución
Una vez terminada la automatización del proceso, se obtiene el modelo de negocio
que es ejecutado con el BPM Server de BizAgi, a través de un portal Web llamado
“Work Portal BizAgi”.
El Work Portal muestra a cada usuario un listado de sus actividades pendientes en
orden de prioridad de acuerdo a un sistema de semaforización40. El usuario tiene
desde allí acceso a la ejecución de sus actividades y a organizarlas en carpetas de
manera similar a un programa de correos electrónicos.
Es posible asociar alarmas a cada actividad para controlar que estas sean ejecuta-
das dentro de los tiempos esperados.
Todas las actividades realizadas quedan registradas en BizAgi para llevar un control
de qué usuarios atendieron cuáles solicitudes y quién realizó esas solicitudes.
El portal también provee gráficos y reportes de desempeño sobre cada proceso.
Mejoramiento
Utilizando la información provista por los reportes de desempeño, BizAgi permite
visualizar cuellos de botellas o puntos débiles en los procesos, en base a los cuales
hacer cambios e iniciar de nuevo el ciclo de mejoramiento continuo. Estos cambios
39
WYSIWYG: acrónimo de What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes. Se aplica
a los procesadores de texto y otros editores de texto con formato (como los editores de HTML) que
permiten escribir un documento viendo directamente el resultado final.
40
Semaforización: el uso de semáforos en informática es el manejo de una variable especial para
restringir o permitir el acceso a recursos compartidos en un entorno de multiprocesamiento (en el que
se ejecutarán varios procesos concurrentemente).
Pág. 31
Mayo 2014
deben ser desplegados de nuevo en el BPM Server para hacerlos disponibles a los
usuarios.
Ciclo completo
El ciclo completo del BPMS BizAgi consta de 9 pasos, que son:

1) Diagramar el proceso
2) Definir los datos que intervienen en el proceso
3) Creación de formularios para los datos (formas)
4) Especificar las reglas de negocio
5) Asignación de recursos (personas)
6) Conexión con otros sistemas
7) Verificación del proceso
8) Aplicación WEB e implementación
9) Obtención de los indicadores de gestión y mejoramiento continuo.
La representación gráfica del ciclo es la siguiente:
Pág. 32
Mayo 2014
9.2 BONITA41
Es un producto único que consta de
todos los módulos. Es software libre42.
Para destacar tal característica, El
nombre completo es “Bonita Open
Solution.”
En un mismo programa tiene el modelador y el ejecutor.
Se utiliza para modelar gráficamente un proceso de negocio con la
notación BPMN y generar procesos que permitan automatizar los procesos
de la organización.
Se puede ejecutar bajo plataforma Linux o Windows.
Al arrancar el programa hay que ser paciente porque demora en iniciarse, debido a
su complejidad. La pantalla inicial es la siguiente:
A partir de esta pantalla se pueden hacer todas las tareas que se deseen, incluida la
inscripción a cursos, participación en foros, etc., además de modelar, automatizar,
ejecutar y mejorar procesos de negocio.
41
http://www.bonitasoft.com
42
Software libre: es la denominación del software que respeta las cuatro libertades a quienes
adquieren el producto: uso, copiado, estudio, modificado, y redistribuido. Suele estar disponible
gratuitamente, sin embargo no es obligatorio que sea así, por lo tanto no hay que asociar software libre
a "software gratuito", ya que, conservando su carácter de libre, puede ser distribuido comercialmente.
Pág. 33
Mayo 2014
A continuación se muestra parte de la pantalla inicial del modelador.
Bonita tiene las mismas características que BizAgi, por lo que no se reiteran.
Se presenta a continuación una imagen de modelado de un proceso de negocio.
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Mayo 2014
Para la administración y la ejecución de los procesos, cuenta con Bonita User

Experiences. Esta interfaz contiene una bandeja de entrada, consola administrativa,
un conjunto de indicadores de gestión de procesos, etc. tal como se presentan en la
imagen siguiente.
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Mayo 2014
10 Casos de éxito de BPM en Uruguay

Los casos de éxito son la forma más común de testimonios de clientes. Son
historias de iniciativas comerciales que pueden ayudar a otros clientes a la hora de
tomar decisiones.
Los casos de éxito son referencias, a ser verificadas, pues pueden haber variado a
lo largo del tiempo.
Con relación a utilización de BPM en Uruguay no hay disponible para todo público
muchas referencias. Se mencionan las tres siguientes:
INTEGRADOC – es un gestor de flujos de documentos y trámites electrónicos.

Permite modelar los procesos de negocio basados en documentos, automatizarlos y
analizarlos para su mejora. Integra los documentos, las personas y los procesos en
que participan.
Clientes: AGESIC, ASSE, ANCAP, Arnaldo C. Castro, Banco Surinvest, Consejo de
Educación Inicial y Primaria, Corte Electoral, Corporación Nacional para el
Desarrollo, Ministerio de Salud Pública, Porto Seguro – Seguros, Universidad ORT y
otros.
APIA DOCUMENTUM – Gestión de expediente electrónico.

Clientes: AGESIC, BPS, Instituto Nacional de Colonización, Banco Central del
Uruguay, URSEC, INAU y otros.
Genexus BPM Suite: “todo se conecta, todo se ve y se colabora, todo se analiza y

optimiza en un ambiente claro y suave” Automatizar, ejecutar y monitorear los
procesos. Conectar todo con todo. Manejo de documentos, herramientas de
colaboración, análisis del negocio, portal.
Clientes: Banco de la República Oriental del Uruguay (gestión de tarjetas de crédito,
600 usuarios en 120 sucursales), Corte Electoral (inscripción cívica, 100 usuarios
concurrentes, 23 oficina distribuidas en el país, 4:000.000 de registros con 500.000
nuevas inscripciones por período).
Pág. 36
Mayo 2014
11 Referencias
Aplicabilidad del BPM en el Gobierno Electrónico en Uruguay. Jimena Aznarez, Juan
Martin LLovet, María Clara Quagliotti. Monografía FCEA, 2010. 244p.
BizAgi. “Bizagi, descripción funcional”. www.bizagi.com
BizAgi. “BPMN Business Process Modeling Notation”.
http://www.bizagi.com/docs/BPMNbyExampleSPA.pdf
Bizagi BPM Suite. Guía del Usuario. 2013. 1844p.
Bizagi BPMN 2.0 Ejemplo. Bizagi Process Modeler.23p.
Bizagi Wiki http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Main_Page
BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocios BPM. Paola Alvarado. 2011. 79p.
Bonita Open Solution 5.2 Quick Start Guide. Bonita Soft, 2010. 54p.
Bonita Soft http://www.bonitasoft.com/
BPMN ORG: http://www.bpmn.org/
BPMS, Tecnología para la Integración y Orquestación de Procesos, Sistemas y
Organización. Renato de Laurentiis.
Business Process Management (BPM) Desafíos de los Procesos de Negocios y de
las Tecnologías de la Información. Sigifredo Laengle. 2007.
Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa: una visión
integradora. Carmen de Pablos Hredero et al. Universidad Rey Juan Carlos.342p.
Enterprise Architecture Planning. Developing a Blueprint for Data, Applications and
Technology. Steven H. Spewak y Steven C. Hill. John Willey & Sons. 367p.
Evaluación desde la visión del profesional de las CCEE de las metodologías para la
determinación de los Requerimientos de Sistemas de Gestión. Leticia Chapuis,
Nicolás Ugarte, María Sofía Ugarte. Monografía FCEA, 2010. 160p.
Herramientas BPMS. Jesús Graterol, Francisco Hernández, Yamil Orozco
http://kuainasi.ciens.ucv.ve/adsi2010-2/HTML_Herramientas_BPMS/BPM.htm
Postgrado en Ciencias de la Computación, Facultad de Ciencias, Escuela de
Computación, Universidad Central, Caracas, Venezuela.
Interoperabilidad en los Sistemas de Información. Valentina Frugoni, Estefany Di
Petta, Alexsandra Correa. Monografía FCEA, 2011. 170p.
Introducción a Bonita Open Solution. Víctor Javier Madrid.
http://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales.php?pagina=bonita
Los negocios en la era digital. Bill Gates. Sudamericana, 1999. 527p.
Los procesos y los procedimientos administrativos en las organizaciones. 2da. Ed.
Javier Mari Heller. Marzo 2013, 38p.
Pág. 37
Mayo 2014
Sistemas de Información Gerencial. Administración de la empresa digital. Kenneth

Laudon, Jane Laudon. Pearson Prentice Hall, 2008. 700p.
Tecnologías de Información y Comunicaciones: aplicación en los Procesos de
Negocios de las PYMEs. Una aproximación empírica. María José Berrondo, Daniel
Gallego, Carla Macedo. Monografía FCEA, 2005. 236p.
Wikipedia, la enciclopedia libre. http://es.wikipedia.org
Pág. 38

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Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, Universidad de la República, Uruguay Unidad Académica Sistemas

Introducción a BPMS Simón Mario Tenzer

Simón Mario Tenzer1 2

Unidad Académica Sistemas asociada al Departamento de Administración

Unidad Académica Administración y Gestión de las Organizaciones

Rápida interpretación del modelo del ejemplo

- El funcionario, ¿no es notificado de la aceptación de su solicitud de

BPM es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través

BPMS es la solución informática para la gestión automatizada de los procesos,

La realidad de muchas organizaciones es la que se presenta en el siguiente

BPM es una aplicación informático-organizacional que vincula las aplicaciones, a

El esquema precedente es el de la organización sin BPM.

3 Organizaciones con o sin BPM

En la actualidad, en general, las empresas deben actualizarse rápidamente a los

Hoy en día están coexistiendo diferentes familias de soluciones informáticas, porque

4 Evolución forma de hacer negocios24

automatización computarizada, los sistemas de información gerencial, los procesos

Luego de que se tomara la iniciativa en la etapa anterior de empezar a medir la per-

5 BPM y otras soluciones29

5.1 BPM & Workflow

Este proceso de automatización genera una mayor cantidad de transacciones por

5.2 BPM & EAI (Enterprise Application Integration)

5.3 BPM & CRM (Customer Relationship Management)

Con el modelado de los procesos, la automatización brindada por el Workflow, la

6 Elección del BPMS para la organización

7 Arquitectura del BPMS

7.1 Diagramador de procesos

El diagramador de procesos requiere la utilización de una notación estandarizada

7.2 Definición de reglas de negocio

La mayoría de las herramientas de BPM permiten definir reglas de negocio

7.3 Consola de administración de actividades humanas

7.4 Motor de ejecución

Se encarga del despliegue (deployment), requerido para ejecutar el conjunto de

7.5 Administración de usuarios

Una herramienta BPM debe proveer funcionalidades que permitan:

7.6 Núcleo de Servicios

Se menciona el propósito del portal y se hace énfasis en la notación estándar. Los

BPMN es para dar soporte únicamente a los procesos de negocios.

Hay cuatro categorías básicas de elementos, que son:

Estas cuatro categorías de elementos permiten construir un diagrama simple de

8.1 Objetos de Flujo

Están representados gráficamente por un círculo y

Se representan por un rectángulo con sus vértices

Compuertas (Control de Flujo)

8.2 Objetos de Conexión

8.3 Swimlanes (Carriles de Nado en una piscina)

8.5 Ejemplos de diagrama de proceso de negocio

Con uso de pool y lane:

9 Ejemplo de dos herramientas BPM

Para la automatización de procesos está la herramienta BizAgi Studio.

El ciclo completo del BPMS BizAgi consta de 9 pasos, que son:

La representación gráfica del ciclo es la siguiente:

A continuación se muestra parte de la pantalla inicial del modelador.

Se presenta a continuación una imagen de modelado de un proceso de negocio.

Para la administración y la ejecución de los procesos, cuenta con Bonita User

10 Casos de éxito de BPM en Uruguay

INTEGRADOC – es un gestor de flujos de documentos y trámites electrónicos.

APIA DOCUMENTUM – Gestión de expediente electrónico.

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